(TIỂU LUẬN) lập kế HOẠCH tổ CHỨC hội THẢO QUỐC tế CHUYÊN đề “tác ĐỘNG của COVID 19 đến HOẠT ĐỘNG DU LỊCH ở VIỆT NAM” (THE IMPACT OF COVID 19 ON TOURISM IN VIETNAM)

TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO NHÓM Tập đoàn Du lịch và Lữ hành TravelOne- Viện Văn hóa Du lịch Hàn Quốc LẬP KẾ HOẠCH TỔ C

TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÁO CÁO NHÓM Tập đoàn Du lịch và Lữ hành TravelOne- Viện Văn hóa Du lịch Hàn Quốc

LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC HỘI THẢO QUỐC TẾ CHUYÊN ĐỀ

“TÁC ĐỘNG CỦA COVID-19 ĐẾN HOẠT ĐỘNG DU LỊCH Ở VIỆT NAM” (THE IMPACT OF COVID-19 ON TOURISM IN

VIETNAM)

Giảng viên hướng dẫn: ThS Trịnh Thị Hạ Huyền Nhóm: 01 – Ca 2 Thứ 5

Danh sách sinh viên thực hiện:

Thái Thị Hồng Cẩm- 719H0621 Trương Mỹ Na- 719H0674 Nguyễn Thị Thảo Vy- 719H1199 Dương Minh Hùng- 719H0649 Lâm Hoàng Lam- 719H1158 Trần Lê An Nhiên- 719H1175

MỤC LỤC

1 KẾ HOẠCH SƠ BỘ :

1.1 Trước hội thảo:

1.2 Trong hội thảo

1.3 Dự phòng và rủi ro

1.4 Tổng kết, đánh giá sau khi hội thảo kết thúc

2 KẾ HOẠCH CHI TIẾT CỦA TỪNG BAN:

2.1 Ý TƯỞNG VÀ TRUYỀN THÔNG:

2.1.1 Lên ý tưởng

2.1.2 Concept và trang trí:

2.1.3 Kịch bản

2.1.4 Thư mời

2.2 HẬU CẦN:

2.2.1 Trách nhiệm:

2.2.2 Chi tiết:

2.2.3 Kinh phí dự trù của cho việc dàn dựng, tổ chức hội thảo:

2.3 ĐIỀU HÀNH:

2.3.1 Chuẩn bị nội dung hội thảo:

2.3.2 Thành phần tham dự:

2.3.3 Kinh phí dự trù cho việc tổ chức nội dung hội thảo

2.3.4 Tổ chức thực hiện:

2.3.5 Tiến hành:

2.3.6 Xin giấy phép:

2.3.7 Dự phòng, rủi ro:

2.3.8 Sau hội thảo:

1 KẾ HOẠCH SƠ BỘ:

2.3.1 Trước hội thảo:

- Xác định mục đích, mục tiêu sẽ đạt được trong buổi hội thảo

- Buổi hội thảo diễn ra với nội dung chính là gì?

- Thời gian, địa điểm sẽ diễn ra hội thảo là ở đâu?

- Danh sách khách mời gồm những ai?

- Xác định kinh phí dự trù cho việc tổ chức hội thảo

- Đơn vị phụ trách tổ chức hội nghị hội thảo

- Chương trình của hội thảo + kịch bản của sự kiện

- Booking công ty sự kiện

- Chuẩn bị:

 Chuẩn bị đầy đủ tài liệu liên quan tới nội dung hội thảo

 Phát thư mời cho khách mời

2.3.2 Trong hội thảo

- Tổ chức hội thảo:

 Tiến hành tổ chức hội thảo

 Đón tiếp khách mời và người tham dự hội thảo

 Khai mạc hội thảo và điều phối hội thảo diễn ra theo như kịch bản của sự kiện

- Kết thúc hội thảo:

 Bế mạc chương trình

 Tặng quà lưu niệm

 Ghi biên bản hội thảo

- Gala dinner

2.3.3 Dự phòng và rủi ro

2.3.4 Tổng kết, đánh giá sau khi hội thảo kết thúc

2 KẾ HOẠCH CHI TIẾT CỦA TỪNG BAN:

2.3.5 Ý TƯỞNG VÀ TRUYỀN THÔNG:

2.3.6 Lên ý tưởng

“DU LỊCH VÀ NHỮNG TÁC ĐỘNG TỪ ĐẠI DỊCH COVID-19 (TOURISM AND THE IMPACTS FROM COVID-19 PANDEMIC)”

 Do tình hình covid-19 diễn ra phức tạp, ảnh hưởng nhiều đến nền kinh tế nói chung và ngành du lịch nói riêng, do đó buổi hội thảo quốc tế này nhằm mục đích tìm kiếm, thảo luận và đưa ra các ý tưởng cũng như cách thức để phát triển ngành du lịch trong và sau thời kì covid-19

- Xác định mục đích, yêu cầu của buổi hội thảo

 Mục đích: Đánh giá về thực trạng hiện nay của ngành du lịch hiện nay sau đại dịch Covid-19 và trao đổi, thảo luận và đưa ra những sáng kiến đề xuất hỗ trợ cho công tác hoàn thiện chính sách, chiến lược, kế hoạch phục hồi và phát du lịch sau đại dịch

 Yêu cầu: Tổ chức hội thảo chất lượng, hiệu quả, an toàn, tiết kiệm và phù hợp với quy định phòng chống dịch Covid-19 trong giai đoạn bình thường mới

- Mục tiêu của hội thảo

 Giúp cho ngành du lịch phục hồi và phát triển

 Đưa ra được các định hướng chung cho toàn cục ngành du lịch trong thời gian tới (tập trung phát triển đẩy mạnh du lịch trong và ngoài nước)

 Đưa ra được các biện pháp phòng ngừa dịch bệnh và quy trình đảm bảo an toàn khi du khách từ nơi, vùng, thành phố, quốc gia khác đến du lịch

 Đưa ra các biện pháp thực hiện khi phát hiện ra F0 và quy trình cách ly bảo đảm an toàn cho cộng đồng

 Phong tác phòng, chống dịch cho các phương tiện di chuyển công cộng

2.3.7 Concept và trang trí:

- Hội thảo: Ngày 19-20/02/2022

 Tông màu vàng đồng -trắng

 Tạo không khí sang trọng, lịch sự và thoải mái cho khách mời

 Trang trí địa điểm tổ chức hội nghị hổi thảo: Treo băng rôn đón tiếp khách, banner dọc theo lối đi và địa điểm xung quanh, dải thảm đỏ trên lối đi,…

 Trang trí sân khấu bằng thảm đỏ, hoa tươi, backdrop,…

 Khu vực dành cho đại biểu: Đặt biển tên, nước uống, hoa tươi, khăn chải bàn, sắp xếp ghế ngồi ngay ngắn,…

 Khu vực dành cho khách tham dự khác: Sắp xếp ghế ngồi ngay ngắn,…

 Khu vực lễ tân: Sắp xếp bàn ghế, nước uống, bánh khẹo, tài liệu,… cho khách trong lúc tham dự hội thảo

- Gala dinner: Đêm 20/02/2022

 Tông màu đen tím

 Đèn vàng

 Không gian thoải mái sau buổi hội thảo để các khách mời được thư giản và hài lòng

 Bàn tròn tạo giác ấp cúng, dễ chịu

 Sắp xếp số thứ tự bàn để hướng dẫn khách ngồi vào vị trí

2.3.8 Kịch bản

- Hội thảo:

 Ngày 18/02/2021: đón khách mời nước ngoài từ sân bay sau đó chở về khách sạn

Sofitel Sai Gon Plaza

Thời gian Nội dung Chi tiết

Ngày 19/02/2022

7g30-9g00

Đón khách

Đo nhiệt độ

Lễ tân hướng dẫn khách mời đến khu vực đo nhiệt độ, khát khuẩn trước khi vào hội thảo Kiểm tra thư mời và check số lượng thư kí đi cùng

8g00 Cho xe đi đón

khách Đón những khách mời từ nước ngoài đang ở địađiểm khách sạn

9g15 Khai mạc hội

thảo

Thực hiện nghi lễ khai mạc

9g15-10g30 Diễn ra hội thảo Thực hiện chủ đề trong hội thảo

10g30 – 10g45 Giải lao Nhân viên phục vụ trà bánh cho khách mời

10g45-11g30 Tiếp tục và kết

thúc hội thảo Thực hiện chủ đề trong hội thảo

Ngày 20/02/2022

7g30-9g00

Đón khách

Đo nhiệt độ

Lễ tân hướng dẫn khách mời đến khu vực đo nhiệt độ, khát khuẩn trước khi vào sảnh

Khách mời ngồi vào vị trí cũ

8g00 Cho xe đi đón

khách

Đón những khách mời từ nước ngoài đang ở địa điểm khách sạn

9g15- 10g30 Tổng kết Ban tổ chức và khách mời đưa ra các ý kiến

đóng góp sau khi hội thảo diễn ra và tổng kết

10g30 Bế mạc Phát biểu bế mạc và ra về

2.3.9 Thư mời

From:

Ms Ha Huyen Trinh

President

TravelOne Travel and Tourism Group

January 19, 2022

To:

Mr/ms:………

………

INVITATION TO SEMINAR ON TOURISM AND THE IMPACTS FROM COVID-19 PANDEMIC

Dear Madam/Sir,

I am pleased to invite you so seminar for TOURISM AND THE IMPACTS FROM COVID-19 PANDEMIC on Sofitel Saigon Plaza 17 Le Duan, District 1 Ho Chi Minh City, VietNam in February 19 and 20, 2022 A draft Agenda is attached for

your perusal

This Seminar is hosted by TravelOne Travel and Tourism Group and is aimed at

Assess the current situation of the current tourism industry after the Covid-19 pandemic and exchange, discuss and give recommendations to support the completion of policies, strategies, recovery plans and develop tourism after the pandemic.

As space is limited, your confirmation of attendance will be greatly appreciated

Please fill your information at the link below.

Please feel free to contact Ms Thao Vy Nguyen at: thaovy1199@gmail.com if you require additional information

I very much look forward to hearing from you and hope that you would be willing to accept our invitation to this very important event

Your sincerely,

2.3.10 HẬU CẦN:

2.3.11 Công tác thu thập bài tham luận

Tổng số lượng bài tham luận: 20 bài

Timeline tổng hợp bài tham luận:

 Thời gian nhận bài tham luận về chủ đề của buổi hội thảo: 27/12/2021 – 9/01/2022

 Gửi bài tham luận đến các chuyên gia đầu ngành để góp ý: 10/01/2022 –

 Gửi kết quả bài tham luận để người viết chỉnh sửa: 27/01/2022 – 06/02/2022

 Cập nhật số bài tham luận cuối cùng: 07/02/2022 – 10/02/2022

2.3.12 Nhiệm vụ mời – đón khách mời:

- Gửi mail mời diễn giả đến tham gia buổi hội thảo (trước 1-2 tháng, nội dung mail

có đề cập yêu cầu diễn giả response trong vòng 1 tuần nếu có thể tham gia được hoặc không)

- Lấy thông tin số người tham gia hội thảo và chức vụ của những người tham gia thông qua việc điền form online qua mail hoặc trên website của tập đoàn (sau khi lấy thông tin sẽ được khoảng 100 người tham gia bao gồm khách mời và các thành viên của tập đoàn) Trong lúc điền form phải xác nhận tiêm chủng đủ 2 mũi (scan thẻ xanh/hộ chiếu Covid và đính kèm vào form)

- Khi đã chốt danh sách đăng ký thì sẽ tiến hành gửi mail xác nhận cho mọi người cùng với mã QR để scan trước khi tham gia hội thảo

- Tập đoàn sẽ chủ động cho xe đưa đón khách mời, nếu khách muốn tự di chuyển đến hội thảo thì vẫn có bãi đổ xe miễn phí cho khách

2.3.13 Chi tiết:

- Thời gian, địa điểm sẽ diễn ra hội thảo và Gala dinner:

 Thời gian: từ ngày 19/02/2022 – 20/02/2022

 Địa điểm tổ chức sự kiện tại Sofitel Sai Gon Plaza quận 1

 Địa chỉ: 17 Lê Duẩn Quận 1 TP Hồ Chí Minh

 Tọa lạc trên đại lộ lịch sử Lê Duẩn gần Nhà thờ Đức Bà, Dinh Độc Lập và Thảo Cầm Viên

- Lý do:

 Sảnh đại yến lớn rộng 400m2 với sức chứa lên đến 350 khách

 Trang thiết bị hiện đại thích hợp cho không gian tổ chức các buổi hội thảo, tiệc tất niên,…

 Có phòng chức năng khác dành cho các dịch vụ hội họp và sự kiện trong năm

 Phòng được thiết kế riêng cho những bữa tiệc lớn

 Phòng đa chức năng cho các sự kiện và hội họp

 Kết nối Internet miễn phí

 Được offer mỗi khách mời một kính chống giọt bắn và cồn xác khuẩn

 Bãi đỗ xe miễn phí

2.3.14 Kinh phí dự trù của cho việc dàn dựng, tổ chức hội thảo:

- Thuê VietPower để tổ chức buổi hội thảo: 50.000.000đ

- Chi phí thuê phòng tổ chức hội thảo, các phòng chức năng: 200.000.000đ (bao gồm Gala dinner)

- Chi phí thuê phòng cho một đêm (hồ bơi, quầy bar): 36,400,000đ/13 phòng đơn dành cho khách chính (1.820.000/1 phòng đơn)

- Chi phí tổ chức tiệc trà: Miễn phí

- Chi phí buffet sáng, tối: Miễn phí

- Chi phí gửi xe: Miễn phí

- Chi phí phát sinh (sự cố mất điện, lỗi âm thanh, ): 5-10% tổng chi phí sự kiện

- Chi phí quà tặng tri ân khách mời và diễn giả (Bao gồm 1 phần hoa, tượng thủy tinh mang biểu tượng công ty và có khắc tên công ty ở dưới, Gift Voucher 1.000.000 khi sử dụng dịch vụ du lịch của công ty): 170.000.000đ/20 phần

- Các hạng mục khác:

Stt Hạng mục sự kiện Đơn giá (chưa VAT)

I Các hạng mục cơ bản

1 Backdrop (khung sắt, bạt hiflex) 2,5 x 2,3m 863.000đ

2 Backdrop (Màn hình led P3) 2,2 x 2,4m 3.696.000đ

3 Pháo bắn kim tuyến (4 máy) 8.000.000đ

14.179.000đ

II Các hạng mục nhân sự

1 MC dẫn chương trình (1 người) Nhân viên công ty

2 PG sự kiện (1.65m – 1.7m) (2 nam 2 nữ) 2.800.000đ

Phương Ly (2 bài)

Bích Phương (1 bài)

4 Nhóm nhảy chuyên nghiệp (Vũ đoàn ABC) 3.500.000đ

51.300.000đ III Các hạng mục tham khảo khác

1 Cổng hoa hội thảo (4m – 6m) 1.500.000đ

3 Cổng hoa hội thảo (10m – 15m) 3.000.000đ

5 Treo graphic quảng cáo sự kiện 660.000đ

7.860.000đ

Tổng chi phí: 359.793.000đ

Chi phí phát sinh (5-10% tổng chi phí): 37.684.000đ

TỔNG CỘNG: 418.683.000đ

2.3.15 ĐIỀU HÀNH:

2.3.16 Đơn vị đồng tổ chức:

Tổ chức Travel & Tourism Research Association (TTRA) – một trong những đơn vị đứng đầu trong nghiên cứu, phân tích và tiếp thị liên quan đến du lịch và du lịch tại Mỹ

2.3.17 Chuẩn bị nội dung hội thảo:

- Phiên thảo luận 1: Ảnh hưởng của đại dịch Covid-19 tại Việt Nam và trên thế

giới:

 Thực trạng hiện nay của ngành du lịch thời hậu Covid-19

 Tác động đến nền kinh tế-xã hội và đời sống người dân

 Chính sách nhà nước ứng phó với đại dịch

 Tác động đến khối doanh nghiệp vừa và nhỏ

 Tác động đến doanh nghiệp du lịch (hãng hàng không và vận chuyển, cơ sở lưu trú, cơ sở ăn uống, điểm thu hút khách, công ty lữ hành)

 Tác động đến nhân lực ngành du lịch

- Phiên thảo luận 2: Du lịch Việt Nam nói riêng và nền kinh tế-xã hội của Việt

Nam nói chung cần những thay đổi gì để Việt Nam trở thành điểm đến an toàn

và lựa chọn hàng đầu của du khách thời Covid-19?

 Giải pháp đặt ra để thích nghi với đại dịch Covid-19 và đón đầu thời kỳ hậu COVID-19

 Vai trò của Nhà nước trong việc xử lý và khắc phục những thiệt hại

 Nghiên cứu so sánh giữa Việt Nam và mô hình các nước trên thế giới

2.3.18 Thành phần tham dự:

a Các chuyên gia đầu ngành

1 Bà Esra Calvert – Phó chủ tịch TTRA (đơn vị đồng tổ chức)

2 Ông Zhu Shanzhong - Giám đốc Điều hành Tổ chức Du lịch Thế giới (UNWTO)

3 TS Nguyễn Anh Tuấn - Viện trưởng Viện Nghiên cứu Phát triển Du lịch (ITDR)

4 Ông Hà Văn Siêu - Phó Tổng cục trưởng Tổng cục Du lịch

b Khách mời trong nước:

1 Ông Đinh Việt Thắng - Cục trưởng Cục Hàng không Việt Nam

2 Ông Nguyễn Văn Huyện - Tổng cục trưởng Tổng cục Đường bộ Việt Nam

3 Ông Vũ Quang Khôi - Cục trưởng Cục Đường sắt Việt Nam

4 Ông Lê Hồng Hà - Tổng giám đốc công ty Hàng Không Việt Nam

5 Ông Trịnh Văn Quyết - Chủ tịch kiêm Tổng Giám đốc hãng hàng không Bamboo Airways

1 Bà Poonam Khetrapal Singh - Giám đốc WHO khu vực Đông Nam Á

2 Bà Emmanuelle Peyvel - Research Institute on Contemporary Southeast Asia (IRASEC – thuộc Ủy ban NCKH quốc gia CNRS Pháp)

3 Giáo sư Badaruddin Mohamed - Trường Đại học Sains Malaysia

4 TS Kim Dae Kwan – Viện trưởng Viện Văn hóa Du lịch Hàn Quốc

d Báo cáo viên: Các nhà khoa học trong và ngoài nước; các nghiên cứu sinh, học

viên cao học; các bán bộ đang làm việc, công tác và hoạt động trong lĩnh vực

Du lịch

e Các thành phần khác: Các cơ quan báo chí, truyền thông và các nhà tài trợ.

2.3.19 Kinh phí dự trù cho việc tổ chức nội dung hội thảo

Nội dung Đvt Đơn giá Số lượng Tổng cộng ( dự kiến)

Cùng với chi phí chuẩn bị hội thảo của team hậu cần

Tổng cộng: 475.937.000đ

2.3.20 Tổ chức thực hiện:

- Hoàn thành công tác thu thập bài nghiên cứu tham gia hội thảo

- Họp Ban Chỉ đạo và Ban Tổ chức hội thảo

- Hoàn thành công tác thẩm định và biên dịch bài hội thảo sang tiếng Anh (tiếng Việt đối với bài của các nhà khoa học quốc tế); thông qua kỷ yếu hội thảo; kiểm tra công tác chuẩn bị và thông qua kịch bản tổ chức hội thảo

- Tổng kiểm tra công tác chuẩn bị hội thảo

2.3.21 Tiến hành:

- Quy định về thời gian:

 Thông qua kỷ yếu hội thảo; kiểm tra công tác chuẩn bị và thông qua kịch bản tổ chức hội thảo: 19/01/2022 - 27/01/2022

 Hoàn thành công tác thu thập bài nghiên cứu tham gia hội thảo: 10/02/2022

 Tổng kiểm tra công tác chuẩn bị hội thảo: trước 17/02/2022

- Trên cơ sở nội dung nhiệm vụ được giao, các Ban lập kế hoạch cụ thể phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận và từng cán bộ, nhân viên

- Hằng tuần, trong giao ban từng Tiểu ban báo cáo tiến độ công việc để trưởng phòng nắm và kết luận, giải quyết những vấn đề cần tiếp tục phối hợp triển khai

- Trong quá trình triển khai thực hiện nhiệm vụ, nếu có thay đổi hoặc khó khăn, vướng mắc phát sinh, các Tiểu ban cùng nhau bàn bạc, trao đổi; đồng thời kịp thời báo cáo xin ý kiến Chủ tịch và Ban chỉ đạo giải quyết, kịp thời, hiệu quả nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao

2.3.22 Xin giấy phép:

Phòng Nhân sự Tập đoàn Du lịch và Lữ hành TravelOne đã gửi xin phép tổ chức hội thảo quốc tế cho Thủ trưởng cơ quan Trung ương, địa phương Hồ sơ bao gồm:

 Công văn xin phép tổ chức

 Đề án tổ chức theo Mẫu 01 tại Quyết định 06/2020/QĐ-TTg ngày 21/02/2020 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam

 Văn bản có ý kiến của các cơ quan liên quan trong trường hợp các quy định pháp luật khác có yêu cầu

2.3.23 Dự phòng, rủi ro:

- Tất cả các khách mời, nhân viên và ban tổ chức đều sẽ được xét nghiệm

Covid-19 đầy đủ vào trước 1 ngày diễn ra sự kiện

- Sẽ có chuẩn bị áo mưa cho nhân viên phòng điều kiện thời tiết mưa bão

- Sẽ có chuẩn bị 20 ô che mưa để phía ngoài sảnh ra vào cho khách mời có thể sử dụng

- Máy phát điện sẽ được phía bên khách sạn cung cấp nhằm đảm bảo cho buổi hội thảo diễn ra suôn sẻ, không bị gián đoạn

- Số lượng ghế ngồi sẽ tăng thêm 20 chỗ nhằm trường hợp các khách mời có dẫn theo thư ký hoặc người trong gia đình

- Tổng duyệt sự kiện trước ngày diễn ra hội thảo: Vào ngày 18/02/2022 sẽ buổi tổng duyệt trước khi diễn ra buổi hội thảo

- Các công việc cần thực hiện: