QUY CHẾ TÀI CHÍNH NỘI BỘ CHƯƠNG I QUY ĐỊNH CHUNG 1 Cơ sở để xây dụng quy chế tài chính nội bộ Quy định chung của pháp luật nhà nước và bộ tài chính về các chính sách thuế, chính sách tiền lương, tiền.
Trang 1QUY CHẾ TÀI CHÍNH NỘI BỘ
CHƯƠNG I:
QUY ĐỊNH CHUNG
1/ Cơ sở để xây dụng quy chế tài chính nội bộ:
- Quy định chung của pháp luật nhà nước và bộ tài chính về các chính sách thuế, chính sách tiền lương, tiền thưởng và các quy định hợp lý, hợp lệ trong doanh ngiệp;
- Căn cứ vào quy chế tổ chức hoạt động, quy định chức năng nhiệm vụ các phòng ban của Công ty;
- Quy định về các định mức kinh tế kỹ thuật trong hoạt động sản xuất lĩnh vực thi công xây dựng, mức lương tối thiểu và giá cả thị trường thời điểm hiện tại.
2/ Nguyên tắc quản lý tài chính:
- Đảm bảo an toàn pháp lý: Chi phí phải có đủ chứng từ thanh toán hợp lý, hợp lệ, và hợp pháp;
- Chi tiêu phải tiết kiệm, đề cao tính hiệu quả trong công việc, không gian lận, không lãng phí;
- Việc kiểm soát, ghi chép phải chặt chẽ, khoa học, chính xác tuyệt đối;
- Trách nhiệm cá nhân trong quản lý tài chính:
a) Người duyệt chi có trách nhiệm cao nhất trong kiểm duyệt nội dung thanh toán, nếu vô trách nhiệm để xảy ra hậu quả gây mất tiền hoặc tổn thất cho Công ty, tùy theo mức độ, phải chịu kỷ luật khiển trách hoặc đền bù thiệt hại do hành vi thiếu trách nhiệm của mình gây ra
b) Nếu người ứng tiền đi chi mà chi sai nguyên tắc, cài đặt giá, cài đặt khối lượng, thừa không trả lại Khi bị phát hiện phải đền bù 100% thiệt hại và phạt tiền, đồng thời cho nghỉ việc và có thể bị truy tố nếu giá trị chiếm đoạt lớn theo quy định của pháp luật
CHƯƠNG II:
CÁC KHOẢN CHI CHO CÁN BỘ NHÂN VIÊN
1 Chi lương: Việc tính lương và thanh toán lương được quy định chi tiết tại quy chế lương của Công ty Các quy định chính như sau:
- Việc theo dõi chấm công do cán bộ quản lý tại từng bộ phận chấm công khai hàng ngày, cuối tháng lãnh đạo bộ phận ký bảng chấm công chuyển cho bộ phận kế toán lập bảng lương trình giám đốc ký duyệt
- Quy định về thời gian duyệt và trả lương: Căn cứ vào bảng công, bộ phận kế toán lương làm bảng thanh toán lương trình giám đốc duyệt trước ngày 05 hàng tháng Việc trả lương thực hiện vào trước ngày 15 hàng tháng
- Hình thức trả lương: Chuyển khoản vào tài khoản cá nhân người lao động
- Khi trả lương, phải thu giữ các khoản: bảo hiểm phải nộp, nợ tạm ứng đến kỳ thanh toán, tiền phạt nếu có
-
2 Chi thưởng cuối năm:
Trang 2- Căn cứ vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, nếu có lãi Công ty sẽ trích từ lợi
nhuận để thưởng cuối năm cho Người lao động, mức thưởng tùy thuộc vào kết quả lợi nhuận của năm đó
- Mức thưởng cụ thể từng NLĐ tùy thuộc vào sự đóng góp công sức, chất lượng công việc, tham gia chấp hành đầy đủ các nội quy, quy định của Công ty
- Mức thưởng do Tổng Giám đốc quyết định và không bắt buộc công khai với toàn thể người lao động
3 Chi phí bảo hiểm xã hội và các khoản trợ cấp:
- Người lao động đủ điều kiện quy định, nếu có nguyện vọng tham gia đóng BHXH phải
có đơn đề nghị được Tổng Giám đốc phê duyệt, và cùng Công ty đóng phần nghĩa vụ bảo hiểm phải nộp kịp thời;
- Khi ốm đau, thai sản hoặc tai nạn phải nộp đủ giấy tờ cần thiết để Công ty làm thủ tục với cơ quan bảo hiểm, được duyệt thanh toán bao nhiêu, Công ty sẽ chi trả bấy nhiêu
3 Thanh toán nghỉ phép:
- Người lao động được nghỉ phép hưởng nguyên lương theo quy định tại quy chế lương của Công ty, cụ thể tiêu chuẩn như sau:
+ Người lao động làm đủ 01 năm trở lên: Được nghỉ 12 ngày/năm;
+ Thâm niên đủ 03 năm tính thêm 01 ngày, số ngày nghỉ tối đa không quá 18 ngày/năm
+ Ngày đi đường trong nghỉ phép theo quy định tại quy chế lương
- Công ty khuyến khích và tạo mọi điều kiện để người lao động nghỉ đủ số ngày phép theo quy định;
- Nếu do nhu cầu công tác CBNV không nghỉ hết những ngày nghỉ phép trong năm, thì không được cộng dồn phép cho năm tiếp theo
4 Chi tham quan nghỉ mát:
- Hàng năm căn cứ vào kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty, Giám đốc sẽ có quyết định cụ thể về thời gian, địa điểm, mức chi cho một người đi du lịch, nghỉ mát
- Khi tập hợp chứng từ, bảng kê để thanh quyết toán chi phí, phải phân định rõ:
+ Phần chi trong tiêu chuẩn của người lao động: Thanh toán bằng quỹ phúc lợi;
+ Phần chi của người đi theo không thuộc tiêu chuẩn: Phải thu theo bình quân đầu người;
+ Phần khách mời: Đề nghị Tổng giám đốc Công ty duyệt chi
- Người lao động không đi thì tùy theo lý do, Công ty có thể bố trí chuyến đi khác, chi trả một phần hoặc không chi trả tiêu chuẩn nghỉ mát đã công bố
5 Chi hiếu hỉ, thăm hỏi:
- Đối với tứ thân phụ mẫu, chồng, vợ hoặc con của người lao động, mức chi như sau: + Chi đám hiếu: một vòng hoa và phong bì 500.000đ
+ Chi đám cưới con: Phong bì công ty 500.000đ
+ Chi thăm hỏi ốm đau: Túi quà và phong bì tổng 500.000đ/lần
- Đối với bản thân cán bộ nhân viên Công ty:
+ Nếu mất: một vòng hoa và phong bì 2.000.000đ
+ Nếu cưới: Phong bì công ty 3.000.000đ
+ Chi thăm hỏi ốm đau: Túi quà và phong bì tổng 800.000đ/lần
6 Chi các ngày lễ tết:
- Bao gồm các ngày sau:
Trang 3+ Tết dương Lịch 01/01
+ Ngày 1/5 và 30/4 chi chung một lần;
+ Ngày quốc khánh 2/9;
+ Tết âm lịch;
- Mức tiền chi tuỳ thuộc vào kết quả kinh doanh của Công ty và được Tổng Giám đốc phê duyệt trên cơ sở đề xuất của phòng kế toán tại thời điểm chi thưởng
7 Chi các ngày lễ khác.
- Bao gồm các ngày sau:
+ Quà ngày quốc tế Phụ nữ 8/3: Túi quà hoặc phòng bì trị giá 200.000 đồng/ người + Quà ngày phụ nữ Việt Nam 20/10: Túi quà hoặc phòng bì trị giá 200.000 đồng/ người
+ Quà Ngày tết thiếu nhi 1/6 và Trung thu 15/8(AL): Túi quà hoặc phòng bì trị giá 100.000 đồng/ Cháu
8 Chi sinh nhật cán bộ nhân viên:
- Quà tặng sinh nhật có thể là tiền mặt, tặng phẩm với mức chi 200.000đ/người
- Về tổ chức sinh nhật: Có thể tổ chức và chi trả cho một nhóm người theo tháng, hoặc theo quý, mức tổ chức theo tháng 300.000 đ/ Lần tổ chức
9 Chi phí đào tạo:
- Công ty chi trả toàn bộ chi phí đào tạo cho cán bộ nhân viên khi được cử đi học để đáp ứng yêu cầu bắt buộc của một lĩnh vực hoạt động của công ty;
- Công ty hỗ trợ một phần kinh phí hoặc tạo điều kiện thời gian cho cán bộ nhân viên muốn học tập nâng cao trình độ chuyên môn và cam kết làm việc cho Công ty tối thiểu năm năm sau khi hoàn thành khóa học;
- Chứng từ thanh toán gồm: Thông báo nhập học, hoá đơn, chứng từ thực tế từng khoá học
10 Chi trang phục CBNV:
- CBNV Công ty được cấp đồng phục theo mẫu chung của Công ty:
+ Bộ phận văn phòng: Cty trang bị đồng phục theo mẫu đảm bảo tính trang trọng, lịch sự, thể hiện hình ảnh tác phong chuyên nghiệp của Công ty
+ Các công trường, đơn vị có trang phục bảo hộ riêng đảm bảo mục đích: Nhận diện thương hiệu, tiện lợi thoải mái trong làm việc, kết hợp bảo hộ trong lao động
- Trang phục được Công ty đặt may theo mẫu quy định, và định kỳ thay mới hàng năm
- Phòng Tổ chức hành chính chịu trách nhiệm tổ chức liên hệ may và quản lý quá trình sử dụng đồng phục của CBNV
11 Chi ăn trưa cho Cán bộ nhân viên:
- Cán bộ nhân viên làm tại văn phòng Công ty được Công ty ứng trước bữa ăn trưa mức
ăn 20.000đ/bữa; Và sẽ khấu trừ vào lương hàng tháng.
- Cán bộ nhân viên làm và ở lại tại công trường mức chi 60.000đ/ngày (03 bữa)
- Định mức chi trên bao gồm toàn bộ các chi phí gạo, thức ăn, gia vị Không bao gồm thuê đầu bếp, chi phí điện, ga
- Nếu Cán bộ nhân viên về nhà không ăn thì không được thanh toán chi trả tiền ăn trên
Trang 4CHƯƠNG III:
CÁC KHOẢN CHI PHÍ HÀNH CHÍNH
I/ QUẢN LÝ SỬ DỤNG XE Ô TÔ
1 Quy định chung về quản lý xe Ô tô
- Xe ô tô con là tài sản của Công ty dùng làm phương tiện đưa đón lãnh đạo, cán bộ công nhân viên, vận chuyển hàng hóa vật tư phục vụ hoạt động quản lý và sản xuất kinh doanh của Công ty
- Phòng hành chính (hoặc cán bộ chuyên trách) được giao quản lý sử dụng xe đúng mục đích, an toàn, hiệu quả đảm bảo tôn trọng các quy định về quản lý sử dụng xe ô tô theo quy chế này
2 Quy định về tiêu chuẩn sử dụng xe:
- Xe đưa đón hàng ngày đối với Tổng Giám đốc;
- Xe đi công tác đối với Phó TGĐ, các trưởng phòng
- Các trường hợp cán bộ, nhân viên được sử dụng xe: Do tính cấp bách của công việc, do đặc thù công việc, do cự li xa
- Khi có việc cần sử dụng xe, trưởng bộ phận thông báo và đề xuất lãnh đạo xin lệnh điều
xe, khi có chỉ đạo mới được sử dụng
3 Quy định về trách nhiệm người lái xe:
- Khi tham gia ký hợp đồng và nhận xe, phải ký một bản cam kết về nội quy quy định trách nhiệm của lái xe theo mẫu của Công ty;
- Sử dụng xe an toàn, bảo vệ xe tốt, tiết kiệm chi phí;
- Tạm ứng tiền và thanh toán chi phí xăng dầu kịp thời, đúng quy định
4 Quy định về định mức xăng dầu:
- Việc quy định định mức thanh toán xăng dầu căn cứ vào thông số của nhà sản xuất của từng loại xe, theo dõi tiêu hao thực tế, tình trạng vận hành của xe, và hệ số hao hụt, nghỉ chờ
- Việc quy định định mức là để xác định mức tiêu hao tối thiểu và tối đa để làm căn cứ thanh toán chi phí nhiên liệu cho lái xe
- Việc xác định số lượng xăng dầu thanh toán dựa trên chỉ số contermet, sổ nhật trình sử dụng xe và hóa đơn xăng dầu
Định mức số lít xăng dầu/100km cụ thể cho các xe của Công ty như sau:
+ Xe 7 chỗ máy dầu: Dầu diezel định mức 12 lit/100km
+ Xe 7 Chỗ máy xăng: Xăng 13 lít/100km
+ Xe 4 chỗ máy xăng: Xăng 8 lít/100km
(Định mức cụ thể sẽ được ghi trong quyết định khi giao xe cho lái xe)
5 Quy định vê thanh toán chi phí xe:
- Thanh toán chi phí định ký:
+ Các chi phí cầu đường, xăng dầu, rửa xe, gửi xe phát sinh thường xuyên thực hiện thanh toán theo định kỳ 15 ngày một lần
+ Bộ phận hành chính (quản lý xe) cùng lái xe chốt chỉ số contermet và sổ nhật trình
sử dụng xe làm căn cứ thanh toán
Trang 5+ Lái xe có trách nhiệm lập bảng đề nghị thanh toán kèm bảng kê và chứng từ nếu có;
+ Bộ phận kế toán tiếp nhận đề nghị thanh toán, kiểm tra đối chiếu với định mức để thanh toán cho lái xe
Lưu ý: Không thanh toán các khoản tiền phạt, tiền mua phụ tùng thay thế do lỗi của của lái xe gây ra.
- Chi phí sửa chữa bảo dưỡng:
+ Khi có hỏng hóc hoặc đến kỳ bảo dưỡng, lái xe phải lập kế hoạch và báo cáo bộ phận quản lý xe biết
+ Sau khi gara kiểm tra, đánh giá tình trạng và phương án sủa chữa, thay thế, phải có báo giá đề nghị Tổng giám đốc Công ty phê duyệt đồng ý;
+ Sau khi hoàn thành sửa chữa, bảo dưỡng, làm nghiệm thu bàn giao, lấy hóa đơn để
thanh toán Lưu ý: các phụ tùng thay thế ra phải đem về để trình báo khi thanh toán.
+ Các hỏng hóc do tai nạn, va quệt, lái xe phải có trách nhiệm làm việc cơ quan bảo hiểm để làm thủ tục thanh toán bảo hiểm theo quy định hợp đồng bảo hiểm
- Chi phí đăng kiểm, mua bảo hiểm, và nộp phí sử dụng đường bộ:
+ Lái xe là người trực tiếp đi làm đăng kiểm định kỳ đúng thời hạn;
+ Các chi phí được thanh toán theo phiếu thu, hóa đơn và chi phí giao dịch hợp lý;
II/ CHI PHÍ HÀNH CHÍNH
1 Quản lý và thanh toán chi phí hành chính:
- Các loại chi phí hành chính bao gồm: Chi phí văn phòng phẩm, chi phí điện nước, chi phí chuyển phát tài liệu, chi phí điện thoại
- Bộ phận hành chính kết hợp với phòng kế toán theo dõi, quản lý việc mua bán, cấp phát
sử dụng và thanh toán các chi phí trên bằng chứng từ, hóa đơn, hợp lệ
- Nếu phát hiện các hành vi sai phạm, thiếu trách nhiệm gây lãng phí chi phí hành chính, phải nhắc nhở, chấn chỉnh kịp thời
2 Quản lý văn phòng phẩm:
- Việc mua bán, cấp phát văn phòng phẩm tại văn phòng hoặc đội thi công do kế toán đảm nhiệm;
- Tận dụng giấy đã in một mặt, văn bản giấy tờ không còn sủ dụng để in ấn Chỉ sử dụng giấy mới khi in văn bản chính thức phát hành ra bên ngoài, văn bản hồ sơ đóng dấu Công
ty
- Các loại sổ, giấy, bút cặp tài liệu giao cho cá nhân sử dụng phải bảo quản cẩn thận, nếu xảy ra mất mát, không được cấp lại
3 Quản lý sử dụng thiết bị văn phòng, điện, nước:
- Sử dụng thiết bị điện, nước một cách tiết kiệm, chỉ sử dụng khi cần thiết, tắt hết thiết bị điện khi đi vắng hoặc hết ngày làm việc
- Nếu phát hiện bộ phận nào vi phạm như quên tắt điện, nước, sử dụng điều hòa lãng phí thì Phòng hành chính phải nhắc nhở, nếu vi phạm nhiều lần thì đề xuất Tổng Giám đốc
có hình thức sử phạt hành chính thích đáng
4 Chi phí thư tín, chuyển phát:
- Tận dụng tối đa công nghệ thông tin, các phần mềm hỗ trợ để gửi, truyền tải tài liệu, thông tin
Trang 6- Chỉ thuê dịch vụ chuyển phát, bưu chính khi cần thiết, cố gắng sử dụng dịch vụ hợp lý
có giá thành rẻ nhất để giảm chi phí cho Công ty
5 Sử dụng điện thoại:
- Điện thoại của Công ty trang bị cho văn phòng chỉ sử dụng cho công việc của Công ty
do Công ty thanh toán 100% cước phí;
- Một số vị trí và chức danh phải giao dịch nhiều, Tổng Giám đốc Công ty có thể xem xét định mức thanh toán cước phí hàng tháng
III/ CHI TIẾP KHÁCH ĂN UỐNG, PHONG BÌ
1 Chi tiếp khách:
a) Những trường hợp được thanh toán tiếp khách:
- Chỉ thanh toán các chi phí giao dịch tiếp khách khi các giao dịch đó được xác định là phục vụ lợi ích của Công ty trong hiện tại hoặc tương lai và phải được sự chỉ đạo thống nhất của Tổng giám đốc Công ty
- Hạn chế đến mức tối đa việc tiếp khách, Chỉ được chi tiếp khách ăn uống khi:
+ Không thể từ chối;
+ Cuộc họp hoặc buổi làm việc đến đúng thời gian bữa ăn;
+ Công việc thấy cần thiết ăn uống để trao đổi đạt mục tiêu công việc, hoặc cảm ơn khi công việc hoàn thành
- Tại hiện trường: Chỉ huy trưởng công trình, Phó TGĐ có thể quyết chi theo quy định tiếp khách, giao dịch tại hiện trường
- Tuyệt đối không thanh toán tiền tiếp khách khi không nằm trong quy định này
- Chi phí giao dịch tiếp khách được thanh toán theo số tiền chi thực tế, phù hợp với nguyên tắc chi và định mức chi và phải được giám đốc Công ty phê duyệt
b) Định mức tiếp khách:
- Tổng GĐ, Phó GĐ, Kế toán trưởng tiếp:
+ < 02 người 01 bữa (chưa bao gồm người tiếp) <= 1.000.000 đ cho cả bữa
+ <= 05 người 01 bữa (chưa bao gồm người tiếp) <= 2.000.000 đ cho cả bữa
+ > 06 người 01 bữa (chưa bao gồm người tiếp) <= 400.000 đ/người
- Các vị trí còn lại (không bao gồm người tiếp)
+ < 02 người 01 bữa <= 500.000 đ
+ Từ 03 người đến 05 người 01 bữa < =250.000 đ/người
+ Từ 05 người 01 bữa trở lên < =200.000 đ/người
- Nếu chi quá mức trên thì người quyết định tiếp khách phải tự trả bằng tiền của mình
c) Những điều chú ý:
- Tất cả các khoản chi tiếp khách bắt buộc phải có hoá đơn và ticke các đồ ăn kẹp cùng nhau mới được thanh toán
- Kế toán chỉ thanh toán tiền chi phí tiếp khách trong định mức quy định
- Tất cả các cá nhân tự ý tiếp khách khi không xin ý kiến cấp quy định thì tuyệt đối không được thanh toán
- Hạn chế tối đa ăn uống không cần thiết
2) Chi phong bì giao dịch.
- Chỉ chi phong bì khi đi giao dịch với các cơ quan quản lý để giải quyết công việc được
trót lọt, cần tiến độ nhanh hơn so với thời hạn quy định
- Các phong bì tổng từ 1 triệu trở lên phải xin ý kiến của Tổng GĐ
Trang 7- Các phong bì mà tổng chi các phong bì dưới 1 triệu thì phó GĐ và Kế toán trưởng duyệt nhưng phó GĐ và Kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm về tính thực tiễn, hiệu quả của nó
IV/ CHI QUẢNG CÁO TIẾP THỊ, LIÊN HOAN, HỘI NGHỊ
1 Chi phí quảng cáo tiếp thị:
- Quảng cáo tiếp thị được thực hiện dưới nhiều hình thức và phải được bộ phận kinh doanh xây dụng kế hoạch riêng cho từng hoạt động, từng lĩnh vực để trình Giám đốc ký duyệt
- Việc hạch toán, thanh toán các khoản chi phí quảng cáo tiếp thị theo đúng quy định hiện hành về chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp
2 Chi phí liên hoan, hội nghị:
- Việc tổ chức liên hoan, hội nghị phải theo chỉ đạo của Tổng Giám đốc;
- Phòng hành chính tổ chức phải lập chương trình, chọn địa điểm và dự trù kinh phí trình Tổng giám đốc phê duyệt trước khi tổ chức;
- Sau khi liên hoan, hội nghị xong, phải tập hợp bảng kê để duyệt thanh toán trong vòng không quá 05 ngày
V/ CHI CÔNG TÁC PHÍ
1 Được thanh toán công tác phí, khi hội tụ đủ các điều kiện sau:
- Có nhiệm vụ được phân công (Nếu là Phó TGĐ hoặc Kế toán trưởng thì Tổng GĐ phân công; nếu là các cấp dưới thì Phó TGĐ, Kế toán trưởng hoặc Trưởng phòng phân công theo nhiệm vụ bắt buộc của doanh nghiệp)
- Đối với công tác phí là tiền nhà nghỉ thì bắt buộc phải có hoá đơn đỏ
2 Thanh toán công tác phí:
- Việc thanh toán công tác phí dựa trên hóa đơn, chứng từ chi thực tế, trên cơ sở định mức chi phí Công ty ban hành
- Các đợt công tác đặc biệt theo chỉ đạo của giám đốc, chi phí được thanh toán 100% theo chi thực tế
- Đối với cán bộ, nhân viên đi làm việc ngoài Công ty được thanh toán công tác phí theo định mức quy định
3 Định mức thanh toán công tác phí:
- Tiền đi lại: + Nếu dùng phương tiện cá nhân được thanh toán tiền xăng xe và phí cầu đường;
+ Sử dụng phương tiện công cộng: xe bus, xe khách, tàu thì thanh toán theo vé;
+ Đi máy bay hoặc đi taxi phải được sự đồng ý của Tổng Giám đốc
- Tiền thuê phòng nghỉ:
+ Tổng GĐ: 500.000 đ/phòng
+ Các bộ phận còn lại: 400.000 đ/phòng
Nếu nghỉ chung phòng thì chỉ thanh toán cho 01 người có tiêu chuẩn cao nhất
- Tiền ăn trong chuyến công tác: Bữa sáng 30.000đ, bữa trưa và bữa tối 50.000đ
- Tiền sinh hoạt phí: Thanh toán theo thực tế định mức không quá 50.000đ/ngày
4) Một số trường hợp đặc biệt được thanh toán công tác phí:
Trang 8- Các cán bộ đi xử lý các công việc gấp phải đi ra khỏi Công ty có cự ly cách Công ty từ 25km trở lên dùng phương tiện cá nhân được thanh toán tiền xăng và ăn uống với mức 200.000 đồng
- Trường hợp công việc đòi hỏi phải thường xuyên đi lại giao dịch, Công ty xét hỗ trợ tiền chi phí xe theo tháng
Lưu ý: Trường hợp chi công tác vượt định mức, phải có giải trình và phải được Tổng giám đốc phê duyệt đồng ý mới được thanh toán
VI/ CHI TẠM ỨNG CÁ NHÂN
1 Điều kiên được tạm ứng cá nhân:
- Đối tượng được tạm ứng: Chỉ chi tạm ứng tiền mặt cho những cá nhân là cán bộ nhân viên của Công ty
- Chỉ chi tạm ứng cá nhân cho các công việc sau:
+ Ứng lương: Khi Công ty chậm lương theo quy định từ 01 tháng chở lên mà người tạm ứng có công việc đột xuất của bản thân hoặc gia đình Mức tạm ứng nhỏ hơn lương tháng được hưởng
+ Ứng đi công tác: Khi có lịch công tác và có dự trù chi phí;
+ Ứng định kỳ của lái xe: Dùng để mua xăng dầu và chi phí đi lại trong một kỳ thanh toán của xe
+ Ứng mua bán vật tư nhỏ lẻ hoặc chi mua dịch vụ: Có dự trù, báo giá và khoản cần chi >= 1.000.000đ
+ Ứng mua vật tư, thiết bị lớn: Có hợp đồng kinh tế, có thỏa thuận đặt cọc hoặc ứng trước bằng tiền mặt
+ Tạm ứng sửa chữa: Có dự trù kinh phí, có báo giá vật tư phụ tùng thay thế
- Chi tạm ứng cho cá nhân có thể bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản vào tài khoản cá nhân của người được tạm ứng
2 Thủ tục tạm ứng:
- Khi có nhu cầu tạm ứng thì người tạm ứng làm giấy tạm ứng theo mẫu quy định của phòng kế toán, kèm theo bản dự trù kinh phí của khoản chi;
- Trưởng phòng quản lý trực tiếp xác nhận việc tạm ứng của nhân viên;
- Phê duyệt tạm ứng: Thẩm quyền phê duyệt tạm ứng
+ Phó TGĐ : Phê Duyệt chi tạm ứng các khoản tạm ứng có giá trị dưới mức lương tháng của người tạm ứng
+ Tổng giám đốc phê duyệt các khoản tạm ứng trên mức duyệt của phó GĐ
3 Thanh toán hoàn ứng:
- Các khoản tạm ứng sau 30 ngày mà không chi, dùng đến thì người tạm ứng phải nộp hoàn trả lại cho Công ty;
- Sau khi công việc hoàn thành, chậm nhất không quá 10 ngày, người tạm ứng phải làm
hồ sơ thanh toán chi phí để thực hiện hoàn ứng
Lưu ý: Việc thanh toán hoàn ứng phải thực hiện đúng thời hạn quy định, nếu để lâu quá thì người tạm ứng phải chịu trách nhiệm kỷ luật hoặc không cho tạm ứng kỳ tiếp theo.
- Người tạm ứng: Kê khai đầy đủ nội dung đề nghị thanh toán theo mẫu để nghị thanh
toán của Công ty, kèm các chứng từ để diễn giải nội dung đã chi theo quy định thanh toán
Trang 9- Phòng kế toán có trách nhiệm kiểm tra, hướng dẫn người làm thanh toán hoàn thiện thủ tục hoàn ứng, xác định rõ số đã tạm ứng, số đã chi, số tiền còn lại phải nộp trả hoặc số tiền còn thiếu phải chi nốt cho người thanh toán
- Với tạm ứng lương: tạm ứng lương của tháng nào thì khi Công ty chi trả lương của tháng đó bộ phận kế toán tự động trừ lương để thu nợ tạm ứng
- Nếu phải nộp lại tiền ứng thừa, mà người tạm ứng không có tiền nộp, kế toán thực hiện việc trừ vào lương khi chi trả lương tháng gần nhất của người tạm ứng
CHƯƠNG V ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
1 Quy chế này có hiệu lực từ ngày ký, các quy định trước đây trái với Quy định này đều không còn hiệu lực
2 Nội dung Quy chế tài chính liên quan tới cá nhân, bộ phận nào thì phải được trưởng bộ phận truyền đạt, nhắc nhở và yêu cầu thực hiện nghiêm túc, nếu thực hiện sai, sẽ không được thanh toán hoặc bị phê bình khiển trách
3 Trong quá trình thực hiện, các phòng ban tham gia đóng góp, để quy chế này ngày càng hoàn thiện và phù hợp
TỔNG GIÁM ĐỐC
Đinh Phúc Hậu