Tài liệu hướng dẫn học tập Xử lý văn bản nâng cao Microsoft office 2013: Phần 1 cung cấp cho người học những kiến thức như: Thiết đặt môi trường làm việc tối ưu; Định dạng nâng cao; Tham chiếu và liên kết. Mời các bạn cùng tham khảo!
Trang 1TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN HỌC TẬP
XỬ LÝ VĂN BẢN NÂNG CAO
NĂM 2018190219
Trang 2MỤC LỤC
Chương 1 Thiết đặt môi trường làm việc tối ưu 7
1.1 Lựa chọn chế độ và thiết đặt phù hợp 7
1.1.1 Một số thiết lập trong Word Options 7
1.1.2 Các tùy chọn kiểm lỗi 31
1.1.3 Công cụ autotext 31
1.2 Áp dụng mẫu 32
1.2.1 Khái niệm Word Template 32
1.2.2 Áp dụng mẫu có sẵn 32
1.2.3 Tạo mẫu mới 33
1.3 Bài tập cuối chương 1 34
1.3.1 Bài tập 1: Thiết lập các tùy chọn trong Word Options 34
1.3.2 Bài tập 2: Thao tác với Quick Access Toolbar 35
1.3.3 Bài tập 3: Tùy chỉnh thanh Ribbon 35
1.3.4 Bài tập 4: Tạo một số tổ hợp phím tắt sau: 35
1.3.5 Bài tập 5: Tạo một số AutoCorrect (xem Hình 1.36) 35
1.3.6 Bài tập 6: Tạo một số AutoText (xem Hình 1.37) 36
Chương 2 Định dạng nâng cao 37
2.1 Văn bản 37
2.1.1 Áp dụng cuộn văn bản (text wrapping) 37
2.1.2 Sao chép định dạng 38
2.1.3 Dán đặc biệt (Paste Special) 39
2.1.4 Đóng dấu chìm (watermark) 39
2.1.5 Áp dụng định dạng văn bản tự động 42
2.2 Đoạn 43
2.2.1 Đặt cách dòng trong một đoạn 43
2.2.2 Đánh số nhiều mức trong đoạn 50
2.2.3 Kiểu dáng (style) ký tự - kiểu dáng đoạn 51
2.3 Cột 53
2.3.1 Phân cột cho văn bản 53
2.3.2 Định dạng phân cột 54
2.4 Bảng 55
2.4.1 Định dạng tự động bảng 55
2.4.2 Ghép, tách các ô trong một bảng 56
Trang 32.4.3 Định dạng trong ô 57
2.4.4 Lặp lại tự động tiêu đề bảng 60
2.4.5 Cắt dòng khi sang trang 61
2.4.6 Sắp xếp dữ liệu trên bảng 62
2.4.7 Chuyển đổi văn bản thành bảng và ngược lại 63
2.4.8 Nhúng một tập tin bảng tính vào văn bản 66
2.4.9 Tính toán trên bảng nhúng 66
2.5 Bài tập cuối chương 2 67
2.5.1 Bài tập 1: Chuyển đổi bảng thành văn bản 67
2.5.2 Bài tập 2: Lặp lại tiêu đề bảng 67
2.5.3 Bài tập 3: Tính toán trên bảng 68
2.5.4 Bài tập 4: Đóng dấu văn bản 68
2.5.5 Bài tập 5: Tạo mẫu định dạng 70
Chương 3 Tham chiếu và liên kết 71
3.1 Tiêu đề, chân trang, chân bài 71
3.1.1 Thêm – xóa – định dạng tiêu đề cho đối tượng 71
3.1.2 Chân trang (footnote) - chân bài (endnote) 76
3.2 Mục lục và chỉ mục 79
3.2.1 Mục lục tự động 79
3.2.2 Danh mục hình – bảng – biểu đồ 82
3.2.3 Chỉ mục (index) 83
3.3 Đánh dấu, tham chiếu 86
3.3.1 Điểm đánh dấu văn bản (bookmark) 86
3.3.2 Tham chiếu đến (Cross-reference) 87
3.4 Kết nối, nhúng dữ liệu 89
3.4.1 Siêu liên kết trong văn bản 89
3.4.2 Liên kết đối tượng (Object) 92
3.4.3 Cập nhật, xóa bỏ liên kết 94
3.4.4 Nhúng dữ liệu vào tài liệu như một đối tượng 95
3.4.5 Biên tập, xóa dữ liệu nhúng 97
3.5 Bài tập cuối chương 3 97
3.5.1 Bài tập 1: Tạo bookmark & hyperlink 97
3.5.2 Bài tập 2: Tạo mục lục như HÌNH 3.49 98
3.5.3 Bài tập 3: Tạo nhãn tiêu đề & tạo danh mục hình 98
3.5.4 Bài tập 4: Tạo mục lục cho văn bản 98
Trang 43.5.5 Bài tập 5: Tạo mục lục và danh mục hình 99
Chương 4 Trường và biểu mẫu 101
4.1 Trường văn bản 101
4.1.1 Tạo trường (field) trong văn bản 101
4.1.2 Xóa các trường 103
4.1.3 Đặt tên, thay đổi định dạng trường 103
4.1.4 Khóa/mở khóa, cập nhật một trường 105
4.2 Biểu mẫu văn bản 105
4.2.1 Cách dùng biểu mẫu (form) 105
4.2.2 Tạo biểu mẫu 106
4.2.3 Thêm hướng dẫn cho một trường 109
4.2.4 Đặt/hủy chế độ bảo vệ cho biểu mẫu 110
4.3 Phối thư (Merge) 112
4.3.1 Tạo tài liệu chính và danh sách 112
4.3.2 Biên tập, sắp xếp một danh mục người nhận 116
4.3.3 Chèn các trường điều kiện 117
4.3.4 Chèn trường thông tin 122
4.3.5 Thực hiện phối thư và xem kết quả phối thư 122
4.4 Bài tập cuối chương 4 124
4.4.1 Bài tập form 1 124
4.4.2 Bài tập form 2 125
4.4.3 Bài tập form 3 125
4.4.4 Bài tập form 4 125
4.4.5 Bài tập phối thư 1 126
4.4.6 Bài tập phối thư 2 126
4.4.7 Bài tập phối thư 3 126
Chương 5 Biên tập văn bản trong chế độ cộng tác 129
5.1 Lần vết và rà soát 129
5.1.1 Thực hiện lần vết 129
5.1.2 Thực hiện ra soát 132
5.1.3 Nhận xét – ghi chú (Comments) 133
5.1.4 So sánh văn bản 133
5.2 Tài liệu chủ 135
5.2.1 Khái niệm và cách tạo tài liệu chủ 135
5.2.2 Thêm, bớt một tài liệu con cho tài liệu chủ 136
Trang 55.3 Bảo vệ tài liệu 137
5.3.1 Gắn/gỡ bỏ mật khẩu cho việc mở, thay đổi một văn bản 137
5.3.2 Giới hạn chỉnh sửa trên văn bản 139
5.4 Bài tập cuối chương 5 140
5.4.1 Bài tập 1: Tạo tài liệu chủ 140
5.4.2 Bài tập 2: Chèn thêm tài liệu con 140
5.4.3 Bài tập 3: Bảo vệ văn bản không cho phép mở 141
5.4.4 Bài tập 4: Bảo vệ văn bản không cho phép sửa 141
5.4.5 Bài tập 5: Gỡ bỏ mật khẩu bảo vệ 141
Chương 6 Chuẩn bị in 143
6.1 Phân đoạn (section) 143
6.1.1 Tạo, thay đổi, xóa các dấu phân đoạn trong văn bản 143
6.1.2 Thay đổi hướng trang, căn lề dọc, đặt lề cho phân đoạn 145
6.1.3 Đầu trang – cuối trang cho phân đoạn, trang đầu, trang chẵn/lẻ 147
6.2 Bài tập cuối chương 6 148
6.2.1 Bài tập 1: Định dạng trang theo section 149
6.2.2 Bài tập 2: Header & Footer theo section 150
6.2.3 Bài tập 3: Header & Footer theo trang chẵn-lẻ 151
6.2.4 Bài tập 4: Canh lề theo trang chẵn-lẻ 152
Chương 7 Bài tập tổng hợp 153
7.1 Bài tập tổng hợp 1 153
7.2 Bài tập tổng hợp 2 153
7.3 Bài tập tổng hợp 3 154
7.4 Bài tập tổng hợp 4 154
7.5 Bài tập tổng hợp 5 154
7.6 Bài tập tổng hợp 6 155
7.7 Bài tập tổng hợp 7 155
7.8 Bài tập tổng hợp 8 156
7.9 Bài tập tổng hợp 9 157
Trang 7DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1.1: Word Options - General 7
Hình 1.2: Mini Toolbar (hộp công cụ định dạng nhanh) 8
Hình 1.3: Screentip của lệnh canh lề trái 8
Hình 1.4: Tùy chọn kiểu thông báo chỉ dẫn 9
Hình 1.5: Tùy chọn hiển thị nội dung (Display) 10
Hình 1.6: Ẩn/ hiển thị khoảng cách và header/footer giữa các trang 10
Hình 1.7: tooltip của hyperlink 11
Hình 1.8: Tùy chọn kiểm tra chính tả & định dạng 13
Hình 1.9: Bảng thống kê về độ dễ đọc của văn bản 14
Hình 1.10: Tùy chọn về lưu trữ tập tin văn bản 15
Hình 1.11: Tùy chọn thiết lập ngôn ngữ 17
Hình 1.12: Chọn ngôn ngữ mặc định 18
Hình 1.13: Chọn ngôn ngữ cho hộp trợ giúp nhanh 19
Hình 1.14: Tùy chọn Editing options 20
Hình 1.15: Tùy chọn Advanced - Cut, copy and paste 21
Hình 1.16: Tùy chọn kích thước và chất lượng hình ảnh 21
Hình 1.17: Tùy chọn thuộc tính cho biểu đồ 21
Hình 1.18: Tùy chọn Advanced – Show document content 22
Hình 1.19: Tùy chọn Advanced - Display 23
Hình 1.20: Tùy chọn Advanced - Print 23
Hình 1.21: Tùy chọn Advanced - Save 24
Hình 1.22: Tùy chọn giao diện hiển thị trên các phiên bản Word 24
Hình 1.23: Tùy chọn Advanced - General 24
Hình 1.24: Tùy chọn Advanced – Layout options for 25
Hình 1.25: Phân cấp trên ribbon 25
Hình 1.26: Tùy chọn danh mục lệnh Ribbon 26
Hình 1.27: Ẩn/ hiện thẻ trên ribbon 26
Hình 1.28: Thêm thẻ - nhóm mới 27
Hình 1.29: Chỉnh sửa phím tắt cho lệnh 27
Hình 1.30: Hộp thoại Customize keyboard 28
Hình 1.31: Tùy chọn thanh công cụ truy cập nhanh 29
Hình 1.32: Tùy chọn các tiện ích mở rộng 30
Hình 1.33: Tùy chọn an toàn và bảo mật 31
Hình 1.34: Tạo AutoText 32
Hình 1.35 Chọn mẫu văn bản có sẵn 33
Hình 1.36: Bài tập tạo AutoCorrect 35
Hình 1.37: Bài tập tạo AutoText 36
Hình 2.1: Hiển thị Styles Pane 42
Trang 8Hình 2.2: Hiệu chỉnh cách hiển thị style trên Style Pane 43
Hình 2.3: Danh sách các mẫu trên Mini Toolbar 43
Hình 2.4: Điều chỉnh giản cách dòng trong đoạn (Line spacing) 45
Hình 2.5: Căn lề trái thụt vào cho dòng đầu của đoạn văn bản 46
Hình 2.6: Căn lề trái thụt vào cho dòng thứ hai của đoạn trở đi 46
Hình 2.7: Căn chỉnh lề phải cho đoạn 47
Hình 2.8: Nhóm công cụ định dạng đoạn 47
Hình 2.9: Hộp công cụ định dạng đoạn 48
Hình 2.10: Hộp công cụ căn chữ đoạn 48
Hình 2.11: Hộp công cụ thay đổi bậc đề mục cho đoạn 48
Hình 2.12: Hộp công cụ chọn lề hiệu chỉnh đoạn 49
Hình 2.13: Hộp công cụ điều chỉnh khoảng cách dòng trong đoạn 49
Hình 2.14: Các bộ danh sách thứ tự nhiều mức 50
Hình 2.15: hộp công cụ tạo style định dạng 51
Hình 2.16: hộp công cụ chọn loại định dạng style 52
Hình 2.17: hộp công cụ format trong tạo style 52
Hình 2.18: Chỉnh sửa style 53
Hình 2.19: Công cụ chia cột cho văn bản 54
Hình 2.20: Hộp công cụ chia cột cho văn bản 54
Hình 2.21: Điều chỉnh độ rộng cột bằng thanh thước 55
Hình 2.22: Công cụ định dạng tự động bảng 55
Hình 2.23: Chọn khối dãy ô trong bảng (a) 56
Hình 2.24: Chọn khối dãy ô trong bảng (b) 56
Hình 2.25: Hộp công cụ tách ô 57
Hình 2.26: Nhóm công cụ Alignment cho bảng 57
Hình 2.27: Hộp công cụ tùy chỉnh bảng 58
Hình 2.28: Các loại canh lề văn bản trong ô 59
Hình 2.29: Công cụ thay đổi hướng văn bản trong ô 59
Hình 2.30: Hộp công cụ Text Direction – Table Cell 60
Hình 2.31: Công cụ lặp lại tiêu đề bảng 60
Hình 2.32: Bảng được lặp lại tiêu đề 61
Hình 2.33: Dòng văn bản trong table bị tách ra khi qua trang mới 61
Hình 2.34: Bật/ tắt tính năng đưa dòng văn bản nằm cùng nhau 62
Hình 2.35: Lệnh sắp xếp trên table 62
Hình 2.36: Hộp công cụ sắp xếp trên bảng 63
Hình 2.37: Công cụ chuyển từ văn bản sang bảng 64
Hình 2.38: Hộp công cụ chuyển đổi văn bản thành bảng 64
Hình 2.39: Công cụ chuyển đổi bảng thành văn bản 65
Hình 2.40: Hộp công cụ chuyển đổi bảng thành văn bản 66
Hình 2.41: Chế độ bảng tính Excel trong Word 66
Trang 9Hình 2.42: Bảng tính ở chế độ bảng thường trong word 67
Hình 2.43: Bài tập chuyển đổi bảng thành văn bản 67
Hình 2.44: Bài tập tính toán trên bảng 68
Hình 2.45: Bài tập đóng dấu chìm bằng hình 69
Hình 2.46: Bài tập đóng dấu chìm bằng text 70
Hình 3.1: Lệnh thêm tiêu đề cho đối tượng 71
Hình 3.2: Hộp công cụ thêm tiêu đề cho đối tượng 72
Hình 3.3: Hướng dẫn xóa tiêu đề cho đối tượng 73
Hình 3.4: Hộp công cụ chỉ dẫn tạo nhãn mới 73
Hình 3.5: Hộp công cụ tạo nhãn mới 74
Hình 3.6: Hộp công cụ chọn nhãn cho tiêu đề 74
Hình 3.7: Hộp công cụ hướng dẫn xóa nhãn 75
Hình 3.8: Hướng dẫn thay đổi định dạng số cho nhãn 75
Hình 3.9: Hướng dẫn định dạng số cho nhãn 76
Hình 3.10: Nhóm công cụ chân trang – chân bài 76
Hình 3.11: Hướng dẫn nhập giải thích cho chân trang – chân bài 77
Hình 3.12: Hướng dẫn mở hộp công cụ chân trang – chân bài 77
Hình 3.13: Hộp công cụ thiết lập định dạng chân trang – chân bài 78
Hình 3.14: Hộp hoán đổi chân trang – chân bài 78
Hình 3.15: Các cách đánh số thứ tự cho chân trang – chân bài 79
Hình 3.16: Hộp công cụ thiết lập mục lục 80
Hình 3.17: Hộp tùy chọn mục lục 80
Hình 3.18: Hộp tùy chọn mẫu định dạng của mục lục 81
Hình 3.19: Hộp công cụ cập nhật mục lục 82
Hình 3.20: Công cụ chèn danh mục đối tượng 82
Hình 3.21: Hộp công cụ thiết lập danh mục hình 83
Hình 3.22: Công cụ cập nhật danh mục đối tượng 83
Hình 3.23: Công cụ tạo đánh dấu chỉ mục 84
Hình 3.24: Hộp công cụ đánh dấu chỉ mục 84
Hình 3.25: Công cụ tạo bảng chỉ mục 85
Hình 3.26: Công cụ cập nhật bảng chỉ mục 86
Hình 3.27: Công cụ tạo bookmark 86
Hình 3.28: Hộp công cụ tùy chọn tham chiếu chéo 88
Hình 3.29: Công cụ chèn tham chiếu chéo 88
Hình 3.30: Loại tham chiếu chéo 88
Hình 3.31: Thông tin chèn tham chiếu chéo 89
Hình 3.32: Chèn tham chiếu chéo là tiêu đề hình 89
Hình 3.33: Ví dụ về hyperlink 90
Hình 3.34: Chọn văn bản tạo hyperlink 90
Hình 3.35: Công cụ tạo hyperlink 90
Trang 10Hình 3.36: Hộp công cụ tạo hyperlink 91
Hình 3.37: Menu chuột phải trên hyperlink 92
Hình 3.38: Công cụ chèn ứng dụng vào tài liệu 93
Hình 3.39: Hộp công cụ chèn đối tượng 93
Hình 3.40: Hộp chọn đối tượng chèn 93
Hình 3.41: Hộp công cụ chèn sau khi đã chọn file 94
Hình 3.42: Kết quả chèn đối tượng 94
Hình 3.43: Menu chuột phải trên biểu tượng liên kết file 95
Hình 3.44: Hộp công cụ chỉnh sửa liên kết file 95
Hình 3.45: Nhúng trực tiếp đối tượng 96
Hình 3.46: Nhúng đối tượng mới 96
Hình 3.47: Kết quả nhúng dữ liệu 97
Hình 3.48: Bài tập tạo hyperlink 98
Hình 3.49: Bài tập mục lục 98
Hình 3.50: minh họa bài tập tạo danh mục hình 98
Hình 3.51: Minh họa bài tập 3.5.4 (tiếp tục cho các đề mục khác) 99
Hình 3.52: Minh họa bài tập 3.5.4 (tiếp tục cho các đề mục khác) 99
Hình 3.53: Minh họa danh mục hình bài tập 3.5.5 100
Hình 4.1: Chức năng Insert 101
Hình 4.2: Chức năng chèn Field 102
Hình 4.3: Hộp công cụ Field 102
Hình 4.4: Chèn field đếm số lượng từ 103
Hình 4.5: Kết quả chèn field đếm số lượng từ 103
Hình 4.6: Cách mở Field Codes 104
Hình 4.7: Sao chép mã định dạng field 104
Hình 4.8: Cập nhật field 105
Hình 4.9: Kết quả sau khi cập nhật file đếm số lượng từ 105
Hình 4.10: Cách mở tab Developer 107
Hình 4.11: Tab Developer 107
Hình 4.12:Chế độ thiết kế các điều khiển (Design Mode) 108
Hình 4.13: Các loại điều khiển nội dung 108
Hình 4.14: Hộp công cụ Legacy Forms 109
Hình 4.15: Hộp thêm hướng dẫn cho điều khiển 110
Hình 4.16: Công cụ chọn toàn bộ văn bản 111
Hình 4.17: Chọn loại bảo vệ Filling in forms 111
Hình 4.18: Chấp nhận bảo vệ biểu mẫu 112
Hình 4.19: Hộp thoại đặt mật khẩu bảo vệ biểu mẫu 112
Hình 4.20: Mẫu giấy báo (dạng Letters) 113
Hình 4.21: Hộp thoại Envelope Options 114
Hình 4.22: Hộp thoại Label Options 114
Trang 11Hình 4.23: Hộp thoại Label Details 115
Hình 4.24: Minh họa danh sách dạng bảng tính Excel 116
Hình 4.25: Hộp thoại chọn bảng dữ liệu dùng để phối thư 117
Hình 4.26: Trạng thái các công cụ phối thư sau khi kết nối dữ liệu 117
Hình 4.27: Công cụ chèn quy tắc khi phối thư 118
Hình 4.28: Danh sách các quy tắc 118
Hình 4.29: Chèn trường thông tin vào tài liệu chính 122
Hình 4.30: Xem trước kết quả phối thư 123
Hình 4.31: Xuất kết quả phối thư 123
Hình 4.32: Xuất kết quả phối thư ra tập tin 124
Hình 4.33: In kết quả phối thư ra giấy 124
Hình 4.34: Gửi kết quả phối thư qua thư điện tử 124
Hình 4.35: Mẫu phối thư bài tập 1 126
Hình 4.36: Mẫu phối thư bài tập 2 126
Hình 4.37: Mẫu phối thư bài tập 3 127
Hình 5.1: Track Changes đang bật 129
Hình 5.2: Track Changes đăng tắt 129
Hình 5.3: Các loại dấu vết hiển thị 130
Hình 5.4:Ví dụ về Baloons 130
Hình 5.5: Chọn cách hiển thị baloon 131
Hình 5.6: Chọn công cụ Reviewing Pane 131
Hình 5.7: Reviewing Pane nằm bên trái 131
Hình 5.8: Reviewing Pane nằm bên dưới 132
Hình 5.9: Công cụ xử lý các lưu vết trên tài liệu 132
Hình 5.10: Công cụ ghi chú - comments 133
Hình 5.11: Ví dụ một ghi chú 133
Hình 5.12: Công cụ so sánh hai tài liệu 134
Hình 5.13: Hộp thoại so sánh hai tài liệu 134
Hình 5.14: Kết quả so sánh hai tài liệu 135
Hình 5.15: Công cụ Show Document 136
Hình 5.16: Công cụ thiết lập tại liệu chủ mở rộng 136
Hình 5.17: Hộp thoại General Options 138
Hình 5.18: Hộp thoại Confirm Password (open) 139
Hình 5.19: Hộp thoại Confirm Password (modify) 139
Hình 5.20: Hộp thoại Start Enforcing Protection 140
Hình 6.1: Các lệnh phân đoạn 144
Hình 6.2: Văn bản ở chế độ nháp (Draft) 145
Hình 6.3: Hộp thoại Page Setup 146
Hình 6.4: Chức năng liên kết các phân đoạn 147
Hình 6.5: Áp dụng Header & Footer chỉ cho trang đầu 148
Trang 12Hình 6.6: Áp dụng Header & Footer trang chẵn/ lẻ khác nhau 148
Hình 6.7: Minh họa bài tập 6.2.1 (a) 149
Hình 6.8: Minh họa bài tập 6.2.1 (b) 150
Hình 6.9: Minh họa bài tập 6.2.2 151
Hình 6.10: Minh họa bài tập 6.2.3 (a) 151
Hình 6.11: Minh họa bài tập 6.2.3 (b) 152
Hình 7.1: Mẫu bài tập tổng hợp 5 155
Hình 7.2: Mẫu bài tập tổng hợp 6 155
Hình 7.3: Mẫu bài tập tổng hợp 7 156
Trang 13CHƯƠNG 1 THIẾT ĐẶT MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TỐI ƯU
Phần đầu của chương này giới thiệu về các thiết lập cơ bản và thường
sử dụng trong Microsoft Office Word (MOW) (phiên bản 2013), giúp đọc giả
có thể tùy biến giao diện làm việc của MOW phù hợp Tiếp đến, Phần tiếp theo của chương sẽ cung cấp cho độc giả phương pháp tạo văn bản tự động, giúp tái sử dụng các đoạn văn bản, hình ảnh, bảng biểu,… tiết kiệm thời gian và công sức khi soạn thảo văn bản Phần cuối của chương sẽ trình bày về mẫu văn bản, cách áp dụng mẫu có sẵn cũng như cách tạo, chỉnh sửa và lưu mẫu mới
Từ khóa: Word Options, AutoText, AutoCorrect Options, Word Templates
1.1 Lựa chọn chế độ và thiết đặt phù hợp
1.1.1 Một số thiết lập trong Word Options
Vào thẻ FILE / Options (hoặc bấm lần lượt các phím Alt / F / T), hộp thoại Word Options xuất hiện: (xem Hình 1.1)
Hình 1.1: Word Options - General
4
Trang 14 User Interface options
Show Mini Toolbar on selection: Bật / tắt hộp công cụ định dạng nhanh
Khi được bật, hộp công cụ này sẽ hiển thị ngay sau khi chọn khối văn bản để người dụng có thể thao tác nhanh một số định dạng như: In đậm, in nghiêng, chọn màu chữ,… (xem Hình 1.2)
Hình 1.2: Mini Toolbar (hộp công cụ định dạng nhanh)
Enable Live Preview: Bật / tắt chế độ “xem trực tiếp” sự thay đổi của
văn bản khi các con trỏ chuột lướt qua các mục định dạng Khi chức năng này được bật, vùng văn bản bị tác động (đang được chọn) sẽ thay đổi trạng thái ngay khi người soạn thảo lướt chuột qua các tùy chọn định dạng mà không cần bấm chọn Ví dụ: Khi lướt chuột qua bảng màu chữ thì màu của văn bản được chọn sẽ thay đổi theo màu tại vị trí con trỏ chuột
Update document content while dragging: Bật/ tắt chế độ cập nhật
trạng thái nội dung văn bản khi một đối tượng đồ họa1 được di chuyển, thay đổi kích thước hoặc xoay
ScreenTip style: ScreenTip là thông báo chỉ dẫn được hiển thị khi con
trỏ chuột chỉ đến một đối tượng lệnh làm việc trong word, giúp người sử dụng biết thêm thông tin về lệnh đó, như: Lệnh đang xem tên gì, phím tắt sử dụng là gì và dùng để thực hiện công việc gì (xem ví dụ ở Hình 1.3)
Hình 1.3: Screentip của lệnh canh lề trái
1 Hình ảnh, Hộp văn bản, Shapes,…
Trang 15- Các dạng tùy chọn ScreenTip:
Hình 1.4: Tùy chọn kiểu thông báo chỉ dẫn
- Show fearture descriptions in ScreenTips: Hiển thị mô tả chỉ dẫn
chi tiết
- Don’t show feature descriptions in ScreenTips: Không hiển thị mô
tả chỉ dẫn chi tiết
- Don’t show ScreenTips: Không hiển thị thông báo chỉ dẫn
Personalize your copy of Microsoft Office (xem Hình 1.1)
User name: Đặt tên người dùng Mặc định là tên tài khoản đăng nhập
Microsoft Office
Initials: Chữ viết tắt của User name
Always user these values regardless of sign in to Office: Luôn chọn
thông tin những thông tin trên cho file văn bản word bất kể có đăng nhập tài khoản hay không
Office Background: Chọn kiểu phối nền cho chương trình ứng dụng
Word
Office Theme: Chọn chủ đề cho chương trình ứng dụng Word
Start up options (xem Hình 1.1)
Choose the extensions you want Word to open by default: Chức năng
này cho phép chọn loại tập tin nào sẽ được mặc định mở bằng Microsoft Word (dựa trên phần mở rộng của tập tin)
Tell me if Microsoft Word isn’t the default program for viewing
and editing documents: Bật / tắt thông báo cho người dùng biết mỗi khi Microsoft
Word không phải là chương trình mặc định xem hoặc chỉnh sửa văn bản
Open e-mail attachments and other uneditable files in reading
view: Thiết lập mở tập tin văn bản ở chế độ đọc cho những văn bản đính kèm từ thư
điện tử hoặc những văn bản không thể chỉnh sửa (văn bản được thiết lập ở chế độ khóa – xem chi tiết ở mục 5.3)
Show the Start screen when this application starts: Bật/ tắt giao
diện khởi động Khi chức năng này được bật, mỗi khi Microsoft Word khởi động sẽ hiển thị màn hình nhỏ kèm theo thông tin khởi tạo các phần bổ trợ ứng dụng
(addins)
Mục Display (Hình 1.5)
Tùy chỉnh cách hiển thị nội dung văn bản trên màn hình máy tính hoặc khi được in
Trang 16Hình 1.5: Tùy chọn hiển thị nội dung (Display)
Page display options
Show white space between pages in Print Layout view: Bật/ tắt chức
năng hiển thị khoảng hở phân cách giữa các trang (kể cả Header/Footer) khi xem văn bản ở chế độ Print Layout Có thể thao tác nhanh chức năng này bằng cách nhấp đôi chuột (double click) vào cạnh trên hoặc cạnh dưới của trang
Hình 1.6: Ẩn/ hiển thị khoảng cách và header/footer giữa các trang
1 2
Trang 17 Show highlighter marks: Hiển thị/ ẩn màu đánh dấu văn bản (Font/
Text Hightlight Color – tương tự như màu bút dạ quang tô trên giấy) trên màn hình máy tính và cả khi in Chức năng này không làm mất những đánh dấu đã được thực hiện trên văn bản
Show document tooltips on hover: Chọn tùy chọn này để hiển thị
thông tin như url và bình luận của người đánh giá trong hộp bật lên màu vàng các chú giải công cụ, còn được gọi là screentips, xuất hiện khi bạn đặt con trỏ chuột của bạn trên siêu liên kết (hyperlink), nhãn tham chiếu nhận xét hoặc nội dung tương tự (xem Hình 1.7)
Hình 1.7: tooltip của hyperlink
Always show these formatting mars on the screen
Tab characters: Chọn tùy chọn này để hiển thị các ký tự tab dưới
dạng mũi tên
Spaces: Chọn tùy chọn này để hiển thị dấu cách giữa các từ dưới dạng
dấu chấm
Paragraph marks: Chọn tùy chọn này để hiển thị ký hiệu kết thức
đoạn ở cuối mỗi đoạn văn (được kết thúc bởi phím Enter)
Hidden text: Chọn tùy chọn này để hiển thị đường chấm chấm bên
dưới văn bản được định dạng là ẩn
Optional hyphens: Chọn tùy chọn này để hiển thị dấu gạch nối cho
biết vị trí để chia một từ ở cuối dòng dấu gạch nối tùy chọn không được in trừ khi
từ thực sự bị ngắt ở cuối dòng khi một từ ngắt ở cuối dòng, dấu gạch ngang tùy chọn được in dưới dạng dấu gạch nối thông thường
Object anchors: Chọn tùy chọn này để hiển thị các biểu tượng neo
của đối tượng (bảng, hình ảnh, …), cho biết rằng một đối tượng được gắn vào một đoạn cụ thể
Show all formatting marks: Chọn tùy chọn này để hiển thị tất cả các
ký tự định dạng được liệt kê trong phần “Always show these formatting marks on the screen” cho dù hộp kiểm tương ứng với từng ô ở phía trên có được chọn hay
Trang 18không khi bạn tắt tùy chọn này, chỉ các ký tự định dạng được chỉ định bởi các hộp kiểm đã chọn ở trên được hiển thị
Printing options
Print drawings created in Word: Các bản vẽ in được tạo ra trong từ
chọn tùy chọn này để in tất cả các đối tượng vẽ, chẳng hạn như các hình dạng và các hộp văn bản thanh toán bù trừ hộp kiểm này có thể tăng tốc quá trình in của bạn, bởi vì từ in một ô trống thay cho từng đối tượng vẽ
Print background colors and images: In màu nền và hình ảnh chọn
tùy chọn này để in tất cả các màu nền và hình ảnh thanh toán bù trừ hộp kiểm này
có thể tăng tốc quá trình in của bạn
Print document properties: In tài liệu tài sản chọn tùy chọn này để
in thông tin tóm tắt của tài liệu trên một trang riêng biệt sau khi tài liệu được in thông tin tóm tắt từ cửa hàng trên bảng thông tin tài liệu
Print hidden text: In văn bản ẩn chọn tùy chọn này để in tất cả văn
bản được định dạng là ẩn từ không in gạch chân chấm chấm xuất hiện dưới văn bản
ẩn trên màn hình
Update fields before printing: Cập nhật các trường trước khi in, chọn
tùy chọn này để cập nhật tất cả các trường trong tài liệu trước khi in
Update linked data before printing: Cập nhật dữ liệu được liên kết
trước khi in, chọn tùy chọn này để cập nhật tất cả thông tin được liên kết trong tài liệu trước khi in
Mục Proofing (Hình 1.8)
Trang 19Hình 1.8: Tùy chọn kiểm tra chính tả & định dạng
AutoCorrect options
Công cụ này để thay đổi cách word tự động chỉnh sửa từ và định dạng khi nhập văn bản (sẽ được trình bày chi tiết trong 1.1.2)
When correcting spelling in Microsoft Office programs
Ignore words in UPPERCASE: Bỏ qua các từ trong đó tất cả các chữ
cái đều là chữ hoa ví dụ: Nếu bạn chọn tùy chọn này, trình kiểm tra chính tả không gắn cờ ABC là lỗi
Ignore words that contain numbers: Bỏ qua các từ chứa số ví dụ:
Nếu bạn chọn tùy chọn này, trình kiểm tra chính tả không gắn cờ a1b2c3 là lỗi
Ignore internet and file addresses: Bỏ qua các từ là địa chỉ internet
và tập tin một số ví dụ về từ mà trình kiểm tra chính tả bỏ qua khi tùy chọn này được chọn là: http://www.abc.com/, \\abc\public\, mailto:andy@project.com
Flag repeated words: Cảnh báo bạn lặp lại các từ ví dụ: Nếu bạn
chọn tùy chọn này, trình kiểm tra chính tả sẽ đánh dấu bíp bíp là lỗi
Enforce accented uppercase in French: Cảnh báo bạn với các từ
tiếng pháp có chứa các chữ cái hoa bị thiếu dấu trọng âm
Trang 20 Suggest from main dictionary only: Có thể có những lúc bạn chỉ
muốn sử dụng từ điển chính khi kiểm tra chính tả một tài liệu từ điển tùy chỉnh của bạn có thể bao gồm các thuật ngữ chuyên ngành không phù hợp với tài liệu hiện tại Nếu tùy chọn này được chọn, Word chỉ sử dụng từ điển chính và bỏ qua các từ điển tùy chỉnh của bạn khi thực hiện kiểm tra chính tả
Custom Dictionaries: Thêm từ điển tùy chỉnh cho việc kiểm lỗi chính tả French modes: Tùy chỉnh chế độ kiểm lỗi cho tiếng Pháp
Spanish modes: tùy chỉnh chế độ kiểm lỗi chính tả cho tiếng Tây Ban
Nha
When correcting spelling and grammar in Word
Check spelling as you type: Tự động đánh dấu các lỗi chính tả khi gõ
văn bản Các lỗi này được đánh dấu bằng các đường gạch chân gợn sóng màu đỏ dưới các từ
Mark grammar errors as you type: Tự động đánh dấu lỗi văn phạm
khi đang gõ văn bản Các lỗi này được đánh dấu bằng các đường gạch chân gợn sóng màu xanh dương
Frequently confused words: Đánh dấu những từ dễ gây nhầm lẫn Check grammar with spelling: Kiểm tra lỗi ngữ pháp đồng thời rà
soát lỗi chính tả
Show readability statistics: Hiển thị thống kê về độ dễ đọc (xem
Hình 1.9)
Hình 1.9: Bảng thống kê về độ dễ đọc của văn bản
Writing Style: Chọn kiểu kiểm lỗi là kiểu gì Có 2 tùy chọn Grammar
Only được chọn, thì word chỉ kiểm tra những lỗi về văn phạm nói chung
Trang 21 Mục Save
Chức năng này dùng để tùy biến cách lưu tập tin Word
Hình 1.10: Tùy chọn về lưu trữ tập tin văn bản
Save documents:
Save files in this format: Chọn kiểu mặc định khi lưu tập tin văn bản
(docx, docm, doc,…)
Save AutoRecover information every 5 minutes: Thiết lập tự động
lưu tập tin dự phòng (có kiểu là wbk) sau chu kỳ 5 phút Tuy nhiên, số phút có thể thay đổi từ 0 đến 120
Keep the last autosaved version if I close without saving: Dùng bản
dự phòng được lưu gần nhất để lưu cho tập tin chính nếu người soạn thảo đóng tập tin mà không thực hiện thao tác lưu tập tin Mục này chỉ có hiệu lực khi mục “Save AutoRecover information every…” được đánh dấu chọn
AutoRecover file location: Chọn vị trí lưu tập tin dự phòng ở mục (1)
Trang 22 Don’t show the Backstage when opening or saving files: Tắt chế độ
xem Backstage, nơi bạn có thể quản lý các tập tin của mình và dữ liệu về chúng
Show additional places for saving, even if sign-in may be required:
Hiển thị thêm các tùy chọn lưu tập tin,
Save to Computer by default: Các tập tin được lưu vào thư mục mặc
định trên máy tính, thay vì OneDrive hoặc các vị trí mạng
Default local file location: Nhập đường dẫn hoặc bấm Browse để định
vị thư mục mà bạn muốn Word sử dụng làm vị trí lần đầu tiên bạn sử dụng lệnh
Open, Save hoặc Save as khi bạn khởi động Word Nếu bạn muốn nhập đường dẫn
đến vị trí máy chủ mạng cho vị trí mặc định lưu tập tin, hãy nhập đường dẫn bằng cách sử dụng cú pháp UNC: \\ servername \ foldername Bạn phải khởi động lại Word để áp dụng vị trí mặc định mới để lưu tập tin trên máy chủ mạng
Default personal templates location: Nhập đường dẫn Word sử dụng
làm vị trí lưu khi cập nhật hoặc tạo một mẫu mới
Offline editing options for document management server files
Save checked-out files to: Tùy chọn này chỉ định vị trí bạn muốn lưu tài
liệu đã kiểm xuất
The server drafts location on this computer: Nhấp vào đây để lưu các tập tin đã kiểm xuất vào thư mục được chỉ định trong hộp Server drafts location
The Office Document Cache: Nhấp chọn mục này để lưu tập tin đã
kiểm xuất vào bộ nhớ đệm của Office
Server drafts location: Hiển thị vị trí thư nháp của máy chủ mặc định
Trong hộp văn bản, nhập đường dẫn mà bạn muốn sử dụng làm máy chủ lưu trữ vị
trí hoặc nhấp vào Browse để định vị vị trí của Server drafts location
Preserve fidelity when sharing this document
Chọn tên của tài liệu đã được mở hoặc nhấp vào All New Documents
để thực hiện cài đặt độ trung thực, chẳng hạn như lưu trữ phông chữ với tập tin, áp dụng cho tất cả tài liệu mà bạn sẽ tạo
Embed fonts in the file: Chọn tùy chọn này để lưu các phông chữ
được sử dụng trong tài liệu với tập tin, nếu các phông chữ được phép nhúng Khi tùy chọn này được bật, những người đọc khác có thể xem và có thể sử dụng phông chữ trong tài liệu của bạn, ngay cả khi họ không cài đặt phông chữ trên máy tính của họ Bật tùy chọn này sẽ tăng kích thước tập tin
Embed only the characters used in the document (best for reducing file size): Chọn tùy chọn này để chỉ nhúng các phông chữ mà bạn thực sự
sử dụng trong tài liệu Nếu bạn sử dụng ít hơn 32 ký tự của một phông chữ, Word
sẽ chỉ nhúng các ký tự đó Tùy chọn này hữu ích nhất đối với các tài liệu mà người dùng khác có kế hoạch xem hoặc in chỉ vì các ký tự và kiểu phông chưa được nhúng
Trang 23sẽ không có sẵn để chỉnh sửa Tùy chọn này chỉ khả dụng khi bạn chọn tùy chọn
Embed fonts in the file
Do not embed common system fonts: Chọn để nhúng phông chữ chỉ
khi chúng không thường được cài đặt trên các máy tính chạy Windows và Word
Tùy chọn này chỉ khả dụng khi bạn chọn tùy chọn Embed fonts in the file
Phần này giúp bạn thiết lập ngôn ngữ trong Word Do phần này trình bày theo từng mục không có ý nghĩa thực tế nên tác giả sẽ trình bày theo từng yêu cầu cụ thể Trong Office 2016, Office 2013 và Office 2010, các tùy chọn
ngôn ngữ nằm trong hộp thoại Set the Office Language Preferences Ngôn
ngữ hiển thị và trợ giúp có thể được đặt độc lập Ví dụ: Bạn có thể có mọi thứ khớp với ngôn ngữ của hệ điều hành hoặc bạn có thể sử dụng kết hợp ngôn ngữ cho hệ điều hành, chỉnh sửa, hiển thị và Trợ giúp của bạn
Hình 1.11: Tùy chọn thiết lập ngôn ngữ
Thêm một ngôn ngữ
- Bạn có thể thêm ngôn ngữ vào chương trình Office bằng cách thêm ngôn ngữ soạn thảo Ngôn ngữ soạn thảo bao gồm bố cục bàn phím và công cụ
Trang 24kiểm lỗi cho ngôn ngữ đó Các công cụ kiểm tra bao gồm các tính năng dành riêng cho ngôn ngữ, chẳng hạn như từ điển để kiểm tra chính tả và ngữ pháp hoặc các nút chỉ hướng đoạn văn (Ngôn ngữ soạn thảo mặc định xuất hiện ở đầu danh sách
in đậm Nếu cần, điều này có thể được thay đổi bằng cách chọn ngôn ngữ bạn
muốn và bấm Set as Default.)
+ Nhấp vào File > Options > Language
+ Trong hộp thoại Set the Office Language Preferences, trong Choose Editing Languages, hãy chọn ngôn ngữ chỉnh sửa mà bạn muốn thêm từ danh sách Add additional editing languages, sau đó bấm Add
+ Ngôn ngữ được thêm sẽ xuất hiện trong danh sách các ngôn ngữ chỉnh sửa
+ Nếu Not enabled xuất hiện trong cột Keyboard Layout, hãy làm như
sau:
- Nhấp vào liên kết Not enabled
- Trong hộp thoại Add Languages, bấm Add a language, chọn ngôn ngữ của bạn trong danh sách, rồi bấm Add
- Đóng hộp thoại Add Languages Ngôn ngữ của bạn sẽ hiển thị là Enabled trong Keyboard Layout trong phần Choose Editing Languages
+ Nếu Not Installed xuất hiện trong cột Proofing, bạn có thể cần lấy
gói ngôn ngữ hoặc gói giao diện ngôn ngữ để có được các công cụ kiểm tra cho ngôn ngữ của mình
+ Để truy cập trực tuyến và nhận gói ngôn ngữ bạn cần, hãy nhấp vào
liên kết Not installed
Choose Display and Help Languages
Thiết lập ngôn ngữ hiển thị và trợ giúp mặc định
Hình 1.12: Chọn ngôn ngữ mặc định
Choose ScreenTip Language
Thiết lập ngôn ngữ hộp trợ giúp nhanh - ScreenTip
Trang 25Hình 1.13: Chọn ngôn ngữ cho hộp trợ giúp nhanh
Editing options
Bao gồm những thiết lập cách bạn chọn, thay thế và định dạng từ hoặc đoạn Những thiết lập thường dùng:
+ Typing replaces selected text: Nhập văn bản vào vùng chọn thì văn
bản tại vùng chọn sẽ được thay thế bởi văn bản nhập vào
+ When selecting, automatically select entire word: Tự động chọn cả
từ khi chọn khối văn bản
+ Allow text to be dragged and dropped: Có thể chọn khối – kéo – thả
văn bản để di chuyển văn bản
+ Use CTRL + Click to follow hyperlink: Bấm Ctrl + nhấp chuột để
mở được siêu liên kết
+ Use the Insert key to control overtype mode 2 : Dùng phím insert để
bật/ tắt chế độ nhập ghi đè
Trang 26
Hình 1.14: Tùy chọn Editing options
Cut, copy and paste
Lưu chọn cách mặc định bạn muốn dán nội dung và định dạng trong cùng văn bản hay giữa nhưng văn bản khác nhau Một số mục cần chú ý:
+ Keep bullets and numbers when pasting text with Keep Text Only option: Vẫn giữ ký hiệu hoặc số thứ tự đầu đoạn khi dán văn bản không định dạng
+ Use the Insert key for paste: Dùng phím Insert trên bàn phím để
dán
+ Show Paste Options button when content is pasted: Hiển thị bảng
điều khiển tùy chọn dán khi dán văn bản
+ Use smart cut amd paste: Tự động căn chỉnh định dạng cho phù hợp
với nơi dán Nếu bị lỗi tự động cách ký tự trong từ khi dán văn bản thì nên tắt chức năng này trước khi dán
Trang 27Hình 1.15: Tùy chọn Advanced - Cut, copy and paste
Image size and quality
Thiết lập kích thước và chất lượng hình ảnh mặc định cho tài liệu đang
mở hoặc tất cả các tài liệu được tạo mới sau này
Hình 1.16: Tùy chọn kích thước và chất lượng hình ảnh
Chart
Thiết lập cho phép những định dạng tùy chỉnh và nhãn tiêu đề luôn ở cạnh điểm dữ liệu
Hình 1.17: Tùy chọn thuộc tính cho biểu đồ
Show Document Content
Thiết lập các tùy chọn về định dạng, văn bản và hình ảnh Một số mục cần lưu ý:
Show picture placeholders: Hiển thị khung tượng trưng ở những vị trị chèn hình (ở chế độ inline with text) thay vì hiển thị hình (Nhằm mục đích tăng
hiệu năng duyệt kiểm tra nội dung văn bản)
Show text boundaries: Hiển thị đường lưới xung quanh trang văn bản Show field codes instead of their values: Hiển thị mã lệnh của trường
văn bản thay vì hiển thị giá trị của chúng
Trang 28Hình 1.18: Tùy chọn Advanced – Show document content
tối đa đã mở được hiển thị để truy cập nhanh
Show measurements in units of: Thay đổi đơn vị đo
3 Các tập tin này được hiển thị ở dưới mục Options khi bạn bấm chọn menu File
Trang 29Hình 1.19: Tùy chọn Advanced - Display
Tối ưu hiển thị văn bản in hoặc thay đổi kích thước giấy in
Hình 1.20: Tùy chọn Advanced - Print
Save
Trang 30Sao lưu bản dự phòng, tự động lưu những thay đổi của những mẫu văn bản, hoặc cho phép tự động sao lưu
Hình 1.21: Tùy chọn Advanced - Save
Preserve fidelity when sharing this document
Bảo đảm tài liệu giao diện tài liệu của bạn được giữ nguyên khi được
mở trên những phiên bản word khác nhau
Hình 1.22: Tùy chọn giao diện hiển thị trên các phiên bản Word
General
Trong số các tùy chọn trong phần này, bạn có thể thay đổi nơi Word
lưu thay đổi của bạn bằng cách chọn File Locations Hoặc chọn mở tài liệu trong chế độ xem nháp (Allow opening a document in Draft view)
Hình 1.23: Tùy chọn Advanced - General
Trang 31 Layout options for
Sửa đổi bố cục, chẳng hạn như khoảng cách ký tự, đối với tài liệu mở hoặc tất cả tài liệu mới
Hình 1.24: Tùy chọn Advanced – Layout options for
Ribbon được phân làm 3 cấp chính là Tab > Group > Command (Thẻ
> Nhóm > Lệnh) (xem Hình 1.25)
Hình 1.25: Phân cấp trên ribbon
Bạn có thể tùy chỉnh ribbon theo phong cách làm việc của bạn: Bật tắt các thẻ, thay đổi thứ tự các thẻ, thêm thẻ mới, thêm nhóm mới, bổ sung lệnh vào nhóm hay thay đổi/ bổ sung phím tắt cho lệnh (xem Hình 1.26)
Tab – Thẻ
Command – lệnh Group - nhóm
Trang 32Hình 1.26: Tùy chọn danh mục lệnh Ribbon
Ẩn/ hiện một tab (xem Hình 1.27)
Tích chọn vào thẻ cần hiện
Bỏ tích nếu muốn ẩn thẻ
Hình 1.27: Ẩn/ hiện thẻ trên ribbon
Trang 33 Thêm tab mới
Bấm chọn New Tab sau đó đặt tên cho thẻ mới (xem Hình 1.28)
Trong thẻ mới thêm bạn bấm tiếp New Group để thêm nhóm và đặt tên cho nhóm (xem Hình 1.28)
Bổ sung thêm lệnh bằng cách chọn ở khung lệnh bên trái và bấm Add (xem Hình 1.26)
Hình 1.28: Thêm thẻ - nhóm mới
Thay đổi/ bổ sung phím tắt cho lệnh
Bạn bấm Customize bên phải mục Keyboard shortcuts (xem Hình 1.30)
Hình 1.29: Chỉnh sửa phím tắt cho lệnh
Xuất hiện hộp thoại (xem Hình 1.30)
+ Categories: Chọn danh mục chứa lên cần tạo/chỉnh sửa phím tắt + Commands: Chọn lệnh cần tạo/ chỉnh sửa phím tắt
+ Current keys: Phím tắt hiện tại (nếu trống nghĩa là lệnh hiện tại chưa
Trang 34Hình 1.30: Hộp thoại Customize keyboard
Mục Quick Access Toolbar
Dùng để tùy chỉnh thanh truy cập nhanh ở khu vực thanh ribbon
Thêm lệnh cho Quick Access Toolbar
Tại mục Choose command from, bạn chọn nhóm lệnh Chọn All Commands nếu không chắc chắn vị trí lệnh cần thêm
Chọn một lệnh ở danh sách lệnh bên dưới và bấm nút Add >>
Lặp lại bước (2) đến khi bạn không muốn thêm lệnh nữa
Nhấp chọn OK để hoàn tất
Trả lại mặc định cho Quick Access Toolbar
Tại mục Customizations: bạn chọn mục Reset Only Quick Access Toolbar
Nhấp chọn OK để hoàn tất
Trang 35Hình 1.31: Tùy chọn thanh công cụ truy cập nhanh
Mục Add-Ins
Dùng để bổ sung hoặc gỡ bỏ các ứng dụng bổ sung như: trình kiểm tra chính tả tiếng Việt, trình bổ trợ định dạng pdf (foxit reader),…
Trang 36Hình 1.32: Tùy chọn các tiện ích mở rộng
Mục Trust Center
Dùng để thiết lập chế độ tin cậy, để bảo vệ tài liệu và các tài nguyên trên máy tính
Trang 37Hình 1.33: Tùy chọn an toàn và bảo mật
1.1.2 Các tùy chọn kiểm lỗi
Bạn vào File > Options > Proofing
+ Thẻ Check spelling with spelling: Kiểm tra chính tả + Thẻ Check grammar as you type: Kiểm tra ngữ pháp + Bỏ chọn các thẻ trên để tránh bị gạch chân đỏ đối với văn bản tiếng Việt do trong Word chỉ kiểm tra được đối với tiếng Anh
1.1.3 Công cụ autotext
Auto Text là tính năng tiện lợi cho phép Word nhớ rất nhiều khối text
để điền vào tài liệu
Cách tạo
+ Chọn khối văn bản muốn Word ghi nhớ + Chọn Insert Quick Parts AutoText Save Selection to Autotext Gallery (Alt +F3)
Trang 38Hình 1.34: Tạo AutoText
+ Đặt lại tên tại ô Name + Đặt con trỏ đến nơi muốn điền nội dung
Sử dụng
Đặt con trỏ văn bản ở nơi muốn dùng
Gõ đầy đủ tên AutoText đã đặt nhấn phím F3
1.2 Áp dụng mẫu
1.2.1 Khái niệm Word Template
Word Template là công cụ lưu trữ những mẫu văn bản đã được thiết kế sẵn, rất đa dạng và phong phú Nếu bạn làm trong lĩnh vực kinh doanh bạn có thể tìm trong các mục như: Business, Business Brochure, hoặc bạn đang cần một mẫu thư mời cho một sự kiện nào đó bạn có thể tìm trong mục Events, hay đơn giản bạn cần soạn một tờ đơn xin việc thì hãy vào mục Resume để tìm một mẫu phù hợp, Ngoài việc chọn từ hàng trăm mẫu có sẵn, bạn cũng có thể tự thiết kế mẫu của riêng mình và lưu lại trong mục Word Template, những mẫu văn bản do bạn tạo sẽ được tự động đưa vào nhóm Personal
1.2.2 Áp dụng mẫu có sẵn
File / New / Xuất hiện cửa sổ (như Hình 1.35), chọn một mẫu có sẵn, hoặc
có thể tìm kiếm mẫu trong ô search
Trang 39Hình 1.35 Chọn mẫu văn bản có sẵn
Sau khi chọn mẫu / Create (như hình)
1.2.3 Tạo mẫu mới
Khi ta thiết xong một văn bản dưới dạng tổng quát gồm: Phông chữ, kích thước trang, lề trang, các đối tượng đồ họa, Ta có thể lưu lại làm mẫu
để tái sử dụng như sau:
File / Save As / Browse: Tìm nơi lưu tập tin mẫu:
Trang 40File name: Đặt tên cho mẫu và Save as type: Chọn Word Template (*.dotx) > bấm Save
1.3 Bài tập cuối chương 1
1.3.1 Bài tập 1: Thiết lập các tùy chọn trong Word Options
Bật/ tắt hộp công cụ định dạng nhanh khi chọn văn bản
Bật/ tắt chế độ xem trước trực tiếp các định dạng trước khi thực hiện định dạng đó trên văn bản
Bỏ chế độ kiểm tra chính tả, văn phạm
Cho phép tạo bản sao lưu dự phòng (Backup) khi lưu văn bản
Tự động lưu văn bản khi làm việc trong thời gian 5 hay 10 phút
Cho phép hiển thị tối đa 20 tập tin văn bản trong lịch sử truy cập (recent document) khi mở file