Tài liệu hướng dẫn học tập Sử dụng trình chiếu nâng cao: Phần 1 cung cấp cho người học những kiến thức như: Lập kế hoạch cho việc trình chiếu; trang thuyết trình chủ và các mẫu; các đối tượng đồ họa. Mời các bạn cùng tham khảo!
Trang 1TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN HỌC TẬP
SỬ DỤNG TRÌNH CHIẾU NÂNG CAO
NĂM 2018 140219
Trang 2MỤC LỤC
CHƯƠNG 1 LẬP KẾ HOẠCH CHO VIỆC TRÌNH CHIẾU 1
1.1 Tìm hiểu về bối cảnh trình chiếu 1
1.1.1 Người nghe 1
1.1.2 Người trình bày 1
1.1.3 Trang thiết bị hỗ trợ trình chiếu 2
1.1.3.1 Một số phương tiện kỹ thuật hỗ trợ trình chiếu 2
1.1.3.2 Một số phần mềm hỗ trợ soạn thảo và trình chiếu 5
1.2 Thiết kế nội dung và hình thức bài trình bày hiệu quả 8
1.2.1 Chuẩn bị nội dung 8
1.2.2 Xây dựng dàn bài 8
1.2.3 Một số lưu ý giúp buổi trình chiếu đạt hiệu quả 9
CHƯƠNG 2 TRANG THUYẾT TRÌNH CHỦ VÀ CÁC MẪU 11
2.1 Trang thuyết trình chủ (Trang chủ - Slide Master) 11
2.1.1 Sắp xếp và định dạng Placeholder trên các Slide Master 11
2.1.2 Thêm và xóa Placeholder 13
2.1.3 Chèn/Xóa Slide Layout 14
2.1.4 Chèn và xóa Slide Master 16
2.1.5 Đóng cửa sổ Slide Master trở về chế độ soạn thảo 17
2.2 Mẫu (Template) 17
2.2.1 Sử dụng mẫu có sẵn 17
2.2.2 Tạo mẫu mới 20
2.2.3 Sửa đổi thiết kế nền cho mẫu đang dùng 22
2.2.3.1 Định dạng màu nền 22
2.2.3.2 Chọn hình ảnh làm hình nền 24
2.3 Bài tập cuối chương 2 26
2.3.1 Bài tập 1 26
2.3.2 Bài tập 2 29
2.3.3 Bài tập 3 30
2.3.4 Bài tập 4 30
2.3.5 Bài tập 5 30
2.3.6 Bài tập 6 32
2.3.7 Bài tập 7 33
2.3.8 Bài tập 8 33
2.3.9 Bài tập 9 34
2.3.10 Bài tập 10 34
CHƯƠNG 3 CÁC ĐỐI TƯỢNG ĐỒ HỌA 36
3.1 Chèn đối tượng đồ họa, hình ảnh 36
3.2 Định dạng các đối tượng đồ họa, hình ảnh 38
Trang 33.2.1 Thay đổi độ sáng – tối 38
3.2.2 Thay đổi gam màu 38
3.2.3 Hiệu ứng nghệ thuật 39
3.2.4 Hiệu ứng hình ảnh 39
3.2.5 Sao chép định dạng 40
3.3 Xử lý các đối tượng đồ họa 41
3.3.1 Bố trí hình ảnh 41
3.3.2 Di chuyển hình ảnh 42
3.3.3 Chọn kiểu trình bày 42
3.3.4 Sắp xếp hình ảnh 43
3.3.5 Cắt xén hình ảnh 44
3.3.6 Chỉnh sửa Shape 44
3.3.7 Sáp nhập Shape 44
3.3.8 Lưu đối tượng đồ họa 45
3.4 Sử dụng lược đồ, biểu đồ, bảng 46
3.4.1 Lược đồ (SmartArt) 46
3.4.1.1 Chèn SmartArt 46
3.4.1.2 Hiệu ứng cho SmartArt 48
3.4.2 Biểu đồ (Chart) 49
3.4.2.1 Chèn biểu đồ 49
3.4.2.2 Hiệu chỉnh số liệu cho biểu đồ 50
3.4.2.3 Hiệu ứng cho biểu đồ 50
3.4.3 Bảng (Table) 51
3.4.3.1 Tạo bảng mới 51
3.4.3.2 Thay đổi cấu trúc bảng 51
3.4.3.3 Định dạng bảng 53
3.4.3.4 Hiệu ứng cho bảng 54
3.5 Đa phương tiện trong trang chiếu 54
3.5.1 Âm thanh (Audio) 54
3.5.1.1 Chèn đối tượng âm thanh 54
3.5.1.2 Xử lí đối tượng âm thanh 54
3.5.1.3 Đánh dấu vị trí phát 55
3.5.1.4 Cắt xén âm thanh 56
3.5.2 Phim (Video) 56
3.5.2.1 Chèn đối tượng phim 56
3.5.2.2 Xử lí đối tượng phim 57
3.5.2.3 Đánh dấu vị trí phát trên thanh thời gian 58
3.5.2.4 Cắt xén phim 58
3.6 Bài tập cuối chương 3 59
3.6.1 Bài tập 1 59
3.6.2 Bài tập 2 59
3.6.3 Bài tập 3 60
Trang 43.6.4 Bài tập 4 62
3.6.5 Bài tập 5 63
3.6.6 Bài tập 6 65
3.6.7 Bài tập 7 66
CHƯƠNG 4 LIÊN KẾT, NHÚNG, NHẬP/XUẤT CÁC TRANG CHIẾU, BẢN TRÌNH CHIẾU 67
4.1 Liên kết, nhúng 67
4.1.1 Tạo liên kết dữ liệu 67
4.1.1.1 Tạo liên kết đến các tập tin có sẵn hay trang web 67
4.1.1.2 Tạo liên kết đến địa chỉ email 68
4.1.1.3 Tạo liên kết slide trong cùng một bài trình chiếu 68
4.1.2 Tạo nút lệnh (Action) 69
4.1.3 Nhúng dữ liệu từ tệp khác 70
4.1.3.1 Chèn tệp khác vào slide như đối tượng 70
4.1.3.2 Nhúng dữ liệu từ Excel vào PowerPoint 73
4.1.3.3 Nhúng dữ liệu từ Violet vào PowerPoint 75
4.2 Nhập, xuất 76
4.2.1 Thêm trang trình chiếu từ tệp khác 76
4.2.2 Lưu tệp trình chiếu với nhiều định dạng 77
4.2.2.1 Thao tác Save as 78
4.2.2.2 Thao tác Export 79
4.3 Bài tập cuối chương 4 80
4.3.1 Bài tập 1 80
4.3.2 Bài tập 2 81
4.3.3 Bài tập 3 81
4.3.4 Bài tập 4 81
4.3.5 Bài tập 5 81
4.3.6 Bài tập 6 81
4.3.7 Bài tập 7 82
4.3.8 Bài tập 8 82
4.3.9 Bài tập 9 82
CHƯƠNG 5 QUẢN LÝ VIỆC TRÌNH CHIẾU 84
5.1 Thiết lập các tùy chọn khi trình chiếu 84
5.1.1 Thiết lập các tùy chọn mặc định cho chế độ Slide Show 84
5.1.2 Thiết lập các tùy chọn cho bài trình chiếu 85
5.2 Thao tác khi trình chiếu 86
5.3 Sử dụng các nút điều khiển trong chế độ Slide Show 87
5.4 Sử dụng các tổ hợp phím tắt 87
5.5 Tạo Custom Show 89
5.6 Chuyển đến một Custom Show 90
Trang 55.7 Tạo chú giải trong khi trình chiếu bài thuyết trình 90
5.7.1 Tùy chọn con trỏ 90
5.7.2 Sử dụng con trỏ chuột Laser 91
5.7.3 Làm nổi nội dung trên slide trình chiếu 91
5.8 Bài tập cuối chương 5 93
5.8.1 Bài tập 1 93
5.8.2 Bài tập 2 93
5.8.3 Bài tập 3 94
5.8.4 Bài tập 4 94
5.8.5 Bài tập 5 95
5.8.6 Bài tập 6 95
CHƯƠNG 6 MỘT SỐ HIỆU ỨNG, TÙY CHỌN NÂNG CAO 96
6.1 Thực hiện hiệu ứng cho đối tượng khi nhấp chuột lên đối tượng khác trên slide (Trigger) 96
6.2 Các tùy chọn nâng cao cho hiệu ứng 97
6.3 Điều chỉnh trình tự xuất hiện các hiệu ứng 99
6.4 Tìm kiếm và thay thế phông chữ 100
6.5 Thêm các ghi chú 100
6.6 Thiết lập số bắt đầu cho Slide Number 101
6.7 Bài tập cuối chương 6 102
6.7.1 Bài tập 1 102
6.7.2 Bài tập 2 103
6.7.3 Bài tập 3 103
6.7.4 Bài tập 4 103
6.7.5 Bài tập 5 104
6.7.6 Bài tập 6 104
6.7.7 Bài tập 7 104
CHƯƠNG 7 BÀI TẬP TỔNG HỢP 105
7.1 Bài tập 1 105
7.2 Bài tập 2 107
7.3 Bài tập 3 109
7.4 Bài tập 4 110
7.5 Bài tập 5 112
7.6 Bài tập 6 114
7.7 Bài tập 7 116
7.8 Bài tập 8 118
7.9 Bài tập 9 120
7.10 Bài tập 10 122
Trang 6DANH MỤC HÌNH
Hình 1.1 Máy vi tính 3
Hình 1.2 Tivi thông minh 3
Hình 1.3 Máy chiếu 4
Hình 1.4 Bảng tương tác 4
Hình 1.5 Màn hình khởi động PowerPoint 5
Hình 1.6 Màn hình ứng dụng Prezi 6
Hình 1.7 Màn hình ứng dụng Impress 6
Hình 1.8 Màn hình phần mềm LectureMaker 7
Hình 1.9 Màn hình phần mềm Presentation Wizard 7
Hình 1.10 Màn hình ứng dụng WPS Presentation 8
Hình 2.1 Minh họa bước chuyển sang chế độ Slide Master 11
Hình 2.2 Chọn Slide Layout cần thực hiện 12
Hình 2.3 Cách thay đổi kích thước của Placeholder 12
Hình 2.4 Minh họa bước định dạng lại cho font chữ, size chữ cho Placeholder 13
Hình 2.5 Minh họa bước chọn Placeholder 13
Hình 2.6 Minh họa bước vẽ một Placeholder Picture 14
Hình 2.7 Minh họa bước chèn Layout 14
Hình 2.8 Minh họa chèn Placeholder trên Layout 15
Hình 2.9 Minh họa thao tác đặt tên cho Layout 15
Hình 2.10 Áp dụng Layout vừa tạo cho slide mới 16
Hình 2.11 Thao tác chèn Slide Master 16
Hình 2.12 Thao tác đóng chế độ Master View 17
Hình 2.13 Các cách chọn mẫu có sẵn trong PowerPoint 18
Hình 2.14 Mở mẫu có sẵn trong PowerPoint 19
Hình 2.15 Chọn màu nền cho mẫu 19
Hình 2.16 Màn hình soạn thảo sau khi đã chọn mẫu 20
Hình 2.17 Thao tác tạo file trình chiếu rỗng 20
Hình 2.18 Thao tác chọn hình nền cho Template trong chế độ Master View 21
Hình 2.19 Thao tác thêm hình nền cho slide đầu tiên trong chế độ Master View 21
Hình 2.20 Lưu Template vừa tạo 22
Hình 2.21 Chọn Format Background 22
Hình 2.22 Chọn màu với Eyedropper 23
Hình 2.23 Chọn Gradient fill 23
Hình 2.24 Chọn Pattern fill 24
Hình 2.25 Nhấp chuột phải, chọn Format Background 24
Hình 2.26 Chọn Picture or texture fill 25
Hình 2.27 Chọn hình ảnh kết cấu ở Texture 25
Hình 2.28 Yêu cầu cho Title Slide Layout 26
Hình 2.29 Yêu cầu cho Title and Content Layout 27
Trang 7Hình 2.30 Layout vidu 27
Hình 2.31 Mẫu chèn hoa theo yêu cầu 28
Hình 2.32 Mẫu chèn hình nền theo yêu cầu 28
Hình 2.33 Chèn hình nền và trình bày slide theo yêu cầu 29
Hình 2.34 Layout Picture 29
Hình 2.35 Mẫu Title Slide của bài tập 5 31
Hình 2.36 Mẫu Layout nội dung của bài tập 5 31
Hình 2.37 Slide 1 bài tập 5 31
Hình 2.38 Slide 2 của bài tập 5 32
Hình 2.39 Slide 3 của bài tập 5 32
Hình 2.40 Slide 4 của bài tập 5 32
Hình 2.41 Layout mẫu 33
Hình 2.42 Layout mẫu 35
Hình 3.1 Các bước chèn Picture 36
Hình 3.2 Các bước chèn Shape 37
Hình 3.3 Cửa sổ sử dụng Screenshot 37
Hình 3.4 Cửa sổ thay đổi độ sáng cho hình ảnh 38
Hình 3.5 Cửa sổ thay đổi gam màu 39
Hình 3.6 Cửa sổ tạo hiệu ứng nghệ thuật 39
Hình 3.7 Cửa sổ tùy chọn hiệu ứng hình ảnh 40
Hình 3.8 Sao chép định dạng đối tượng đồ họa 40
Hình 3.9 Kết quả thực hiện sao chép định dạng 41
Hình 3.10 Sử dụng Picture Layout 41
Hình 3.11 Mở cửa sổ có các đường lưới 42
Hình 3.12 Cửa sổ có đường đóng hiển thị 42
Hình 3.13 Bước chọn kiểu trình bày cho hình ảnh 43
Hình 3.14 Cửa sổ hỗ trợ sắp xếp hình ảnh 43
Hình 3.15 Các bước thực hiện cắt xén hình ảnh 44
Hình 3.16 Các tùy chọn chỉnh sửa Shape 44
Hình 3.17 Các bước sáp nhập Shape 45
Hình 3.18 Lưu hình ảnh 45
Hình 3.19 Chọn kiểu file khi lưu ảnh 46
Hình 3.20 Cửa sổ tạo lược đồ 47
Hình 3.21 Một SmartArt vừa được tạo 47
Hình 3.22 Cửa sổ Change Colors cho SmartArt 48
Hình 3.23 Layout của SmartArt 48
Hình 3.24 SmartArt Styles 48
Hình 3.25 Minh họa chèn Chart 49
Hình 3.26 Minh họa bước nhập liệu tạo Chart 50
Hình 3.27 Mở lại cửa sổ nhập dữ liệu cho Chart 50
Hình 3.28 Minh họa thêm dòng, cột 52
Hình 3.29 Cửa sổ Split Cells 52
Trang 8Hình 3.30 Tab Layout cho Table 53
Hình 3.31 Table Styles 53
Hình 3.32 Các bước chèn Audio 54
Hình 3.33 Công cụ xử lí Audio 55
Hình 3.34 Công cụ tùy chỉnh Audio khi trình chiếu 55
Hình 3.35 Tab PLAYBACK 55
Hình 3.36 Add Bookmark cho Audio 55
Hình 3.37 Công cụ Trim Audio 56
Hình 3.38 Các bước chèn Video 56
Hình 3.39 Chọn khung hình Video được chèn 57
Hình 3.40 Các công cụ định dạng Video 57
Hình 3.41 Video khi trình chiếu 57
Hình 3.42 Các công cụ hỗ trợ xử lí Video 58
Hình 3.43 Add Bookmark cho Video 58
Hình 3.44 Các bước cắt xén Video 59
Hình 3.45 Kết quả bài tập 1 59
Hình 3.46 Kết quả bài tập 2 60
Hình 3.47 Slide 1 60
Hình 3.48 Slide 2 60
Hình 3.49 Slide 3 61
Hình 3.50 Slide 4 61
Hình 3.51 Slide 5 61
Hình 3.52 Slide 6 62
Hình 3.53 Nội dung slide 1, 2 62
Hình 3.54 Nội dung slide 3, 4 63
Hình 3.55 Nội dung slide 5, 6 63
Hình 3.56 Nội dung slide 1, 2 64
Hình 3.57 Nội dung slide 3, 4 64
Hình 3.58 Nội dung slide 5, 6 64
Hình 3.59 Nội dung slide 7, 8 65
Hình 3.60 Slide mẫu 65
Hình 4.1 Màn hình chèn liên kết 67
Hình 4.2 Nhập địa chỉ trang web muốn liên kết đến 68
Hình 4.3 Các bước tạo liên kết đến địa chỉ email 68
Hình 4.4 Các bước chèn liên kết đến slide 69
Hình 4.5 Màn hình xác lập thuộc tính Action 69
Hình 4.6 Chọn nơi liên kết đến trong Action Settings 70
Hình 4.7 Tùy chọn Run program 70
Hình 4.8 Tùy chọn thêm âm thanh 70
Hình 4.9 Tab Insert 71
Hình 4.10 Biểu tượng Object 71
Hình 4.11 Cửa sổ Insert Object 71
Trang 9Hình 4.12 Thay đổi biểu tượng cho đối tượng Object 72
Hình 4.13 Chọn đối tượng được chèn 72
Hình 4.14 Chèn file Excel 73
Hình 4.15 Chèn Action cho biểu tượng 73
Hình 4.16 Vùng dữ liệu Excel cần chèn 74
Hình 4.17 Tùy chọn khi sao chép 74
Hình 4.18 Cửa sổ chọn Paste link 74
Hình 4.19 Kết quả hiển thị 75
Hình 4.20 Đóng gói bài giàng 75
Hình 4.21 Các bước thêm trang trình chiếu có bố cục mới 77
Hình 4.22 Các bước Reuse Slides 77
Hình 4.23 Các kiểu định dạng khi lưu file 78
Hình 4.24 Các tùy chọn định dạng khi xuất file 80
Hình 4.25 Slide 7 83
Hình 5.1 Cửa sổ xác lập các tùy chọn nâng cao trong PowerPoint 84
Hình 5.2 Các tùy chọn trong Set Up Show 85
Hình 5.3 Màn hình Presenter View 87
Hình 5.4 Các tiện ích hỗ trợ trong khi trình chiếu 87
Hình 5.5 Chọn Custom Show 89
Hình 5.6 Các bước tạo Custom Show 89
Hình 5.7 Chuyển nhanh đến một Custom Show 90
Hình 5.8 Arrow Options 90
Hình 5.9 Tùy chỉnh con trỏ laser trong Set Up Show 91
Hình 5.10 Những tùy chọn khi cần làm nổi bật nội dung lúc trình chiếu 92
Hình 5.11 Thông báo lưu những ghi chú trên slide khi kết thúc trình chiếu 92
Hình 5.12 Show Markup 92
Hình 5.13 Show/Hide Ink Markup 93
Hình 6.1 Thiết lập hiệu ứng cho đối tượng 96
Hình 6.2 Thực hiện Trigger 97
Hình 6.3 Điều chỉnh một số thuộc tính trong hiệu ứng 97
Hình 6.4 Tùy chọn thêm thuộc tính cho hiệu ứng 98
Hình 6.5 Settings trong Effect 98
Hình 6.6 Enhancements trong Effect 99
Hình 6.7 Text Animation 99
Hình 6.8 Cửa sổ thiết lập hiệu ứng 100
Hình 6.9 Các bước tìm kiếm và thay thế font chữ 100
Hình 6.10 Các bước viết ghi chú dùng trong thuyết trình 101
Hình 6.11 Nhóm lệnh Page Setup 101
Hình 6.12 Custom Slide Size 102
Hình 6.13 Cửa sổ Slide Size 102
Hình 6.14 Slide yêu cầu của bài tập 1 103
Hình 7.1 Nội dung slide 1, 2 105
Trang 10Hình 7.2 Nội dung slide 3, 4 106
Hình 7.3 Nội dung slide 5, 6 106
Hình 7.4 Nội dung slide 1, 2 107
Hình 7.5 Nội dung slide 3, 4 107
Hình 7.6 Nội dung slide 5 108
Hình 7.7 Nội dung slide 1, 2 109
Hình 7.8 Nội dung slide 3, 4 109
Hình 7.9 Nội dung slide 1, 2 111
Hình 7.10 Nội dung slide 3, 4 111
Hình 7.11 Nội dung slide 5, 6 111
Hình 7.12 Nội dung slide 1, 2 112
Hình 7.13 Nội dung slide 3, 4 113
Hình 7.14 Nội dung slide 5, 6 113
Hình 7.15 Nội dung slide 1, 2 114
Hình 7.16 Nội dung slide 3, 4 115
Hình 7.17 Nội dung slide 5, 6 115
Hình 7.18 Nội dung slide 7 115
Hình 7.19 Nội dung slide 1, 2 116
Hình 7.20 Nội dung slide 3, 4 117
Hình 7.21 Nội dung slide 5, 6 117
Hình 7.22 Nội dung slide 7, 8 117
Trang 11DANH MỤC BẢNG
Bảng 3.1 Mô tả các tùy chọn hiệu ứng cho SmartArt 49Bảng 3.2 Mô tả các tùy chọn hiệu ứng cho Chart 51Bảng 4.1 Mô tả định dạng có thể chọn khi lưu file 78Bảng 5.1 Mô tả các phím tắt được sử dụng trong môi trường làm việc PowerPoint 88Bảng 7.1 Mô tả các slide theo yêu cầu 118Bảng 7.2 Mô tả các slide mẫu 120Bảng 7.3 Mô tả các slide mẫu 123
Trang 12CHƯƠNG 1 LẬP KẾ HOẠCH CHO VIỆC TRÌNH CHIẾU
Chương này giới thiệu các bước cần thiết để chuẩn bị cho việc trình chiếu Các bước này được mô tả chi tiết từ việc chuẩn bị bối cảnh, tìm hiểu về người nghe, cách thức thiết kế nội dung đến hình thức trình bày có tính khoa học nhằm giúp độc giả lập
kế hoạch trình chiếu một cách hiệu quả
Từ khóa: kế hoạch trình chiếu, bối cảnh trình chiếu, trình bày hiệu quả
1.1 Tìm hiểu về bối cảnh trình chiếu
1.1.1 Người nghe
Khi là người lập kế hoạch cho việc trình chiếu, chúng ta phải biết được những thông tin cơ bản liên quan đến người nghe: tuổi, vùng miền, giới tính, nghề nghiệp, mục tiêu khi đến với buổi thuyết trình, … Việc này giúp chúng ta hiểu về người nghe, từ đó,
có thể chuẩn bị tốt cho nội dung và chọn phong cách trình bày phù hợp khi thuyết trình Chúng ta cần khái quát về độ tuổi, nghề nghiệp của người nghe để biết được kiến thức nền mà họ đã có, dự đoán mức độ tiếp thu và cách tư duy của họ để biết mình cần bắt đầu trình bày nội dung từ đâu
Khi xác định được giới tính, vùng miền của người nghe sẽ giúp ta giao tiếp phù hợp với phong tục, tập quán của họ và giữ cho mình những cử chỉ đúng mực nhất Điều này giúp tạo thiện cảm với người nghe
Điều quan trọng nhất là ta phải xác định được người nghe muốn biết gì, học được
gì từ bài thuyết trình của mình Hay, bản thân muốn truyền tải thông điệp gì, nội dung
gì đến người nghe Hãy thể hiện rõ điều đó với người nghe bằng phương pháp hứng thú, hấp dẫn nhất có thể
1.1.2 Người trình bày
Khi chúng ta là người trình bày thì phải chắc rằng mình đã nắm vững nội dung, chỉ nói những vấn đề mà mình am hiểu nhất Điều này giúp bản thân tự tin, thoải mái khi đứng trước đám đông
Cần phải suy nghĩ kĩ, chọn lọc câu nói cẩn thận và cần thời gian tập thử nhiều lần trước khi thực hiện chính thức Đặc biệt là hãy chú ý đến ngôn ngữ cơ thể của mình, ta nên tập trước gương nhiều lần để có được phong thái trình bày tốt nhất Nhiều người đã trải qua bài thuyết trình với rất ít giờ tập luyện sẽ thường nói nhiều những từ dư thừa như “ờ”, “à”, có thể kèm theo những động tác thể hiện sự lúng túng Những biểu hiện
đó làm giảm mức độ tin cậy trong lời nói, giảm hứng thú cho người nghe
Chúng ta cần học cách sử dụng một số công nghệ hỗ trợ giúp cho bài thuyết trình sinh động, trực quan hơn Đôi khi, một bức ảnh đúng nghĩa còn hơn “vạn” lời nói Ví
dụ, khi muốn nói về ô nhiễm môi trường, ta nói rất nhiều về những tác hại của nó nhưng
Trang 13sẽ không ấn tượng với người nghe bằng hình ảnh mặt biển cá chết trắng, bãi biển đầy rác, … Hãy cho những hình ảnh, những minh họa xuất hiện đúng lúc thì phần trình bày của mình sẽ lôi cuốn hơn Bản thân phải làm chủ công nghệ để thao tác linh hoạt khi chuẩn bị, thực hiện phần trình chiếu cho bài thuyết trình
Chúng ta hãy tìm hiểu một số phương pháp nói thích hợp Ta có thể nói những điều từ trong suy nghĩ của mình (không có ghi chú trên giấy hay bất cứ nơi đâu) hay nhìn những ghi chú mà nói hoặc đọc những gì đã được ghi sẵn ra giấy, trên màn hình Điểm thuận lợi khi nói những gì từ trong suy nghĩ là ta không cần chuẩn bị những ghi chú hay kịch bản; điều này giúp mình có thể di chuyển đến gần và duy trì tiếp xúc mắt với người nghe Nhưng cách này cũng có điểm bất lợi, khi ta quên đi một phần nội dung cần nói thì không có gì gợi ý để nhớ ra Một số người thích trình bày những điều đã được ghi chú sẵn Những ghi chú này chứa những từ khóa liên kết đến thông tin cần đưa đến người nghe Phương pháp này có vẻ khá tốt vì ta cũng có thể giao tiếp tự nhiên, duy trì tiếp xúc mắt với người nghe nhưng khi muốn phát triển thêm ý trong lúc trình bày thì
sẽ khó thể hiện ý đó một cách mạch lạc được Đối với phương pháp đọc những gì đã được ghi sẵn, ta sẽ cảm thấy an tâm vì mọi nội dung, câu chữ trình bày đã có sẵn theo
kế hoạch và chỉ cần đọc chúng Nhưng, điều này có thể gây hạn chế vì ta không thể tiếp xúc mắt với người nghe và không thể duy trì sự quan tâm của họ; dẫn đến bài thuyết trình không đạt hiệu quả cao Tóm lại, chúng ta có thể lựa chọn phương pháp thích hợp với nội dung trình bày hoặc kết hợp các phương pháp với nhau để giúp bài thuyết trình tốt như mong đợi
Ngoài ra, cũng cần quan tâm đến nơi tổ chức buổi thuyết trình của mình Chúng ta cần biết vị trí, cách bố trí ghế ngồi, trang thiết bị trong phòng như thế nào để tổ chức hoạt động, kết nối các thiết bị cần thiết cho phù hợp Người thuyết trình nên đến sớm để sắp xếp và sử dụng thử các thiết bị trong phòng Ta phải đảm bảo mọi thứ được chuẩn
bị chu đáo cho buổi thuyết trình
1.1.3 Trang thiết bị hỗ trợ trình chiếu
1.1.3.1 Một số phương tiện kỹ thuật hỗ trợ trình chiếu
Máy vi tính: là thiết bị phổ biến nhất hiện nay mà hầu hết người đi làm hay sinh
viên đều có
Chức năng:
Trang 14• Công cụ trình diện nội dung thông tin (dạng văn bản, bảng, hình ảnh, âm thanh, video…)
• Hướng dẫn thực hành
• Kiểm tra đánh giá
• Khám phá nguồn tư liệu
• Trao đổi thông tin
Tivi thông minh (Smart Tivi):
• Có các tính năng thông minh (điều
khiển bằng điện thoại, chiếu màn hình
điện thoại lên tivi, tìm kiếm bằng giọng
nói, nhận diện…)
• Hỗ trợ dùng chuột, bàn phím, dùng remote thông minh…
Chức năng:
• Hỗ trợ trong hội thảo, giảng dạy: trình chiếu văn bản, phim ảnh, tư liệu…
• Hướng dẫn thực hành trong giờ dạy học, buổi tập huấn
Máy chiếu đa phương tiện (Multimedia Projector):
Chức năng:
Hình 1.2 Tivi thông minh Hình 1.1 Máy vi tính
Trang 15• Dùng để phóng to và chiếu các nội dung từ các nguồn tín hiệu điện khác nhau như tín hiệu Video, tín hiệu Audio, tín hiệu S-
Video, tín hiệu RGB từ các thiết bị điện tử
như máy radio cassette, đầu video, máy tính
phục vụ cho việc trình bày;
• Được sử dụng rộng rãi trong các trường học,
tiên phong trong phong trào dạy học tích cực;
• Là công cụ không thể thiếu trong các buổi hội
thảo, thuyết trình, dạy học tích cực;
• Là chiếc cầu nối thông tin giữa người trình bày và người nghe
Bảng tương tác thông minh (Activboard) 1 : là thiết bị chỉ mới xuất hiện trong
mấy năm gần đây, hỗ trợ đắc lực cho người trình bày tương tác trực tiếp trên màn hình chiếu
Đặc điểm:
• Mặt bảng có sức bền cao, chống va đập, độ
lóa thấp nên không gây phản chiếu và sử
dụng như một giao diện máy tính;
• Sử dụng công nghệ cảm biến cảm ứng hồng
ngoại Điều hành bởi một cây bút điện tử
hoặc ngón tay, phát hiện vị trí vẽ trên bề
mặt một cách nhanh chóng và chính xác,
gửi thông tin cho máy tính cùng một lúc;
• Người dùng có thể viết, vẽ, chỉnh sửa, chú
Trang 16• Người dùng có thể viết hoặc vẽ trên bảng tương tác bằng tay Có chức năng cảm ứng đa điểm (hai người có thể tương tác trên bảng cùng lúc khi máy tính sử dụng hệ điều hành win 7 trở lên);
• Tính năng hiển thị Zoom to, zoom nhỏ;
• Có thể truy cập vào google trực tiếp từ phần mềm tích hợp của bảng tương tác;
• Người dùng có thể thao tác thoát ứng dụng hay trở lại các thao tác đang dùng một cách dễ dàng;
• Có các phím nóng để người dùng có thể sử dụng các phím nóng này để viết, dùng bút màu vẽ, chèn hình khối, các ký tự đặc biệt…;
• Giáo viên dễ dàng chèn các sách điện tử vào phần mềm của bảng tương tác để giảng dạy;
• Người dùng dễ dàng sao lưu các thao tác, ghi âm phần thuyết trình, giảng dạy
và sau đó phát lại thông qua phần mềm giành riêng cho bảng;
• Chỉnh sửa một đối tượng như Sao chụp, xóa, di chuyển Có thể sử dụng bút dạ viết thường để thao tác trên bảng;
• Chèn files FLASH, PPT, WORD, Video và các tập tin
1.1.3.2 Một số phần mềm hỗ trợ soạn thảo và trình chiếu 2
Microsoft PowerPoint 2013 3 là một ứng dụng nằm trong bộ cài Office cùng phiên bản, mang tới cho người sử dụng
các tính năng giúp việc trình
chiếu thuyết trình trở nên dễ dàng
hơn khi làm việc trên máy tính
Windows PowerPoint 2013
cung cấp cho người dùng giao
diện nổi bật và gần gũi với mọi
người để họ không gặp khó khăn
khi thao tác làm việc, tối ưu cả
thời gian, công sức bỏ ra đạt
được hiệu quả nhất định PowerPoint là một trong sản phẩm tích hợp của Microsoft được cải tiến về chất lượng, được liên tục bổ sung có thêm nhiều chức năng, đồng thời loại bỏ hết lỗi, thiếu sót ở phiên bản cũ trước đó Hầu hết trong những buổi hội thảo, buổi
Trang 17giảng dạy trên lớp thì PowerPoint vẫn là chương trình được người dùng sử dụng nhiều nhất trong tất cả phần mềm trình chiếu nói chung vì tính thân thiện và dễ sử dụng Link: https://products.office.com/vi-vn/powerpoint
Prezi: Cũng giống như
Powerpoint, Prezi là một ứng dụng
trình chiếu giúp tạo ra những bài thuyết
trình hấp dẫn Prezi là một ứng dụng
miễn phí, nó sẽ giúp ta tạo ra những
slide chuyên nghiệp năng động dưới
dạng hoạt hình, thay vì tạo ra hàng loạt
những slide điển hình Prezi là một ứng
dụng tương thích cho nhiều hệ điều
hành, được tích hợp nhiều chức năng,
hiệu ứng hỗ trợ, những template độc đáo cho ta thoải mái lựa chọn Tuy nhiên Prezi sẽ hơi phức tạp và gây khó khăn cho những ai không rành về công nghệ, bên cạnh đó, mặc
dù được sử dụng miễn phí nhưng dung lượng tối đa được sử dụng là 100 MB cho một
bài thuyết trình
Link: http://taimienphi.vn/download-prezi-10991
Impress là một ứng dụng trình
chiếu miễn phí trong bộ ứng dụng
OpenOfice.org, tương tự Powerpoint
nó cũng có chức năng để tạo những
slide, layout, hình động, hiệu ứng,
đẹp độc đáo cho người dùng thỏa sức
sáng tạo Với giao diện được Việt hóa
Google Presentation là một ứng dụng dùng để tạo, chỉnh sửa những slide trình
chiếu miễn phí Chỉ cần có kết nối internet là có thể đăng nhập, tạo tài khoản là có thể
sử dụng ứng dụng để tạo ra những bài thuyết trình cho mình Cũng giống những ứng dụng trên, Google Presentation có thể nhờ những hiệu ứng, layout, tạo ra bài thuyết trình độc đáo, ấn tượng Link: https://www.google.com/slides/about/
Hình 1.6 Màn hình ứng dụng Prezi
Hình 1.7 Màn hình ứng dụng Impress
Trang 18LectureMaker 4 là phần mềm
của hãng Daulsoft – Hàn Quốc và được
Cục Công nghệ thông tin (Bộ GD&ĐT
Việt Nam) khuyến khích sử dụng để
tạo các bài giảng điện tử Lecture
Maker (LM) là phần mềm khá dễ dùng,
giao diện thân thiện và có cấu trúc gần
giống chương trình Power Point (phiên
bản 2007) Bên cạnh đó, LM có một số
điểm mạnh như chèn được nhiều định
dạng file (Power Point, Flash, PDF,
website, video, hình ảnh…), có thể thu
âm trực tiếp và video (nếu có webcam),
xuất ra nhiều định dạng (exe, web, gói SCORM, …), có tính năng tương tác cao Link: http://www.lecturemaker.co.kr/LectureMaker/LectureMaker2EnglishSetup.exe
Presentation Wizard 5 là một trong
những phần mềm giúp chúng ta xây dựng
một bài thuyết trình Chương trình hỗ trợ
chèn vào các nội dung đa phương tiện như
chèn video, âm thanh hình ảnh, vào bài
thuyết trình, nó cũng có nhiều mẫu, hiệu ứng
chuyển đổi trang, chuyển đổi chữ khác nhau
để người dùng lựa chọn Presentation Wizard
tạo ra tương tác với các ứng dụng đa phương
tiện tích hợp trên Windows như đồ họa, âm
thanh, video và các nội dung khác Chương
trình được dùng trong việc hiển thị, thiết kế
catalog, tờ rơi, quảng cáo; sử dụng dễ dàng chỉ bằng vài thao tác đơn giản Phần mềm hoạt động, hiển thị trên bất kì hệ điều hành của Windows mà không cần bổ sung bất kì chương trình nào khác Mỗi trang trình bày bao gồm hình ảnh, ảnh động, âm thanh đều được Presentation Wizard thực hiện trên các nút điều khiển của Windows Giao diện của Presentation Wizard được thiết kế gọn gàng, các nút, menu nhỏ gọn
Trang 19WPS Presentation 6 một ứng dụng
tương tự Microsoft PowerPoint nằm trong bộ
ứng dụng văn phòng cho Microsoft
Windows, Linux, iOS và Android, được phát
triển bởi Kingsoft một công ty phần mềm
Trung Quốc Một số tính năng nổi bật của
WPS Presentation:
• Giao diện ribbon giúp ta dễ dàng
thao tác và thiết kế slideshow một
cách thuận tiện nhất;
• Hoàn toàn tương thích với các file PPT và PPTX;
• Hỗ trợ số lượng lớn các mẫu (templates);
• Hỗ trợ đa dạng các ảnh động, hiệu ứng và các chuyển cảnh;
• Hỗ trợ chèn nhiều định dạng file khác nhau như Flash SWF và các định dạng video khác
1.2 Thiết kế nội dung và hình thức bài trình bày hiệu quả
1.2.1 Chuẩn bị nội dung
Trong quá trình chuẩn bị nội dung, ta cần phải xác định rõ các ý chính mà mình sẽ trình bày, phải biết cách để truyền đạt những ý đó đến người khác một cách rõ ràng, dễ hiểu nhất Trước hết, chúng ta hãy viết nội dung chính thành những mục tiêu cụ thể Mục tiêu này cần xác định chính xác những gì mà ta muốn người nghe nhận được từ bài thuyết trình của mình Sau đó, ta căn cứ vào mục tiêu, lượng thời gian cho phép và kiến thức nền của người nghe để xây dựng dàn bài, phát triển ý, phân bổ thời gian trình bày cho hợp lí
1.2.2 Xây dựng dàn bài
Một bài thuyết trình thông thường gồm 3 phần: phần giới thiệu, phần thân, phần kết luận
Phần giới thiệu phải thu hút được sự quan tâm của người nghe bằng những câu
khẳng định mạnh mẽ hoặc những câu nói mang tính gợi mở liên quan đến chủ đề Chúng
ta có thể mở đầu bằng nhiều cách khác nhau: kể một câu chuyện thú vị có liên quan, xem đoạn video, nghe đoạn nhạc, xây dựng tình huống, … để gây sự chú ý đến người nghe giúp họ bước đầu tập trung vào chủ đề mà ta sẽ trình bày Lưu ý, ta cần làm cho phần giới thiệu phù hợp với mục tiêu, giá trị và nhu cầu của người nghe; thường đặt câu hỏi để kích thích tư duy, chia sẻ trải nghiệm cá nhân, tạo tuyên bố truyền cảm hứng giúp
Hình 1.10 Màn hình ứng dụng WPS Presentation
Trang 20người nghe có sự tập trung và không chuyển sự chú ý đi nơi khác Ở phần này, ta nên đưa ra các thông tin như: giới thiệu bản thân, thông báo chủ đề, những phát biểu liên quan đến chủ đề và xác định độ tin cậy về những khẳng định của mình
Phần thân là nơi ta trình bày những ý tưởng chính của mình Để những ý tưởng
đó có tính thuyết phục thì ta cần phải có những minh họa, những minh chứng cụ thể Các chiến lược giúp ta hoàn thành tốt điều này bao gồm: ta phải có dữ liệu, sự kiện hiện tại thực tế có liên quan được nhiều người biết đến; đọc những trích dẫn từ những chuyên gia trong lĩnh vực; nêu lên những trải nghiệm của bản thân Lưu ý, ta cần cung cấp, mô
tả những minh họa, bằng chứng một cách sinh động; trách gây nhàm chán cho người nghe bằng những dữ liệu khó nhớ, khó hiểu Tùy vào nội dung chủ đề, ta có thể tổ chức các hoạt động cho người nghe tham gia và lấy kết quả hoạt động đó để khẳng định thêm cho những phát biểu của mình Người nghe khi tham dự buổi thuyết trình thì họ có thể tiếp thu nội dung thông qua hoạt động nghe, nhìn thấy và làm Điều này giúp mọi giác quan của họ trở nên linh hoạt hơn, tránh cảm giác mệt mỏi, thiếu tập trung Phần thân chiếm lượng thời gian nhiều hơn hai phần còn lại Tùy theo số lượng mục tiêu cần đạt
mà ta phân bố thời gian cho chính xác Bản thân nên tập trình bày nhiều lần để cân đối
và điều chỉnh theo lượng thời gian được cho phép
Phần kết luận là phần củng cố lại các ý tưởng chính mà mình đã truyền đạt Người
nghe không thể nhớ hết toàn bộ bài thuyết trình nên việc củng cố lại sẽ giúp họ nhớ những ý chính của phần trình bày Phần này thường gồm những hoạt động như sau:
• Tóm tắt các điểm chính;
• Tổ chức những hoạt động củng cố;
• Cung cấp các tài liệu tham khảo của bài thuyết trình hoặc những tài nguyên có thể chia sẻ;
• Có thể cung cấp mẫu đánh giá buổi thuyết trình cho người nghe;
• Dành thời gian cho những câu hỏi từ phía người nghe và phần trả lời của người trình bày
1.2.3 Một số lưu ý giúp buổi trình chiếu đạt hiệu quả 7
Về Microsoft PowerPoint:
• Cần có slide tiêu đề (nội dung được trình chiếu trong file PowerPoint theo từng slide) Trong slide này, ta trình bày tên chủ đề thuyết trình, người trình bày, nơi
tổ chức, … để giới thiệu đến người nghe;
• Không đặt quá nhiều thông tin trên mỗi slide Nếu ghi quá nhiều thông tin sẽ làm người nghe mất tập trung vì họ có thể gặp khó khăn khi vừa đọc thông tin
Trang 21trên màn hình trình chiếu vừa nghe ta nói Trên mỗi slide, ta chỉ nên ghi những
ý chính;
• Cẩn thận với kích cỡ và màu sắc của phông chữ Ta phải đảm bảo phông chữ
đủ lớn để người nghe có thể đọc được và màu sắc của chữ không quá xung đột, sặc sỡ gây chói mắt;
• Đừng lạm dụng hình động, tránh tạo nhiều hiệu ứng bay từ nhiều phía trên màn hình hoặc chèn nhiều tiếng động có thể gây mất tập trung, khó nhìn Hãy sử dụng hình động phù hợp với nội dung ta đang đề cập, đơn giản nhưng hiệu quả;
• Cần trình bày hình ảnh, biểu đồ rõ ràng Ta phải đảm bảo mọi người trong phòng đều có thể quan sát và hiểu được hình ảnh;
• Cần thống nhất cùng một kiểu hình nền (background), kiểu bố trí (layout) cho cùng một phần trong nội dung Ta không nên trộn nhiều kiểu cho nhiều slide trình bày cùng một vấn đề vì điều đó làm mất tính thống nhất trong bố cục trình bày các slide, có thể gây khó chịu cho người theo dõi;
• Chúng ta nên lưu file thuyết trình bằng nhiều thiết bị lưu trữ (máy tính cá nhân, smartphone, usb, google drive, …) để tránh thất lạc file, có file dự phòng khi thiết bị đang sử dụng xảy ra sự cố
• Không nên đứng ngay trước hay sau màn hình, đảm bảo rằng người nghe luôn nhìn thấy mình;
• Chúng ta hãy nói chậm rãi, không vội vàng Hãy tập luyện thường xuyên để kết thúc đúng thời gian cho phép;
• Chúng ta cần có vài giây tạm dừng và hít thở để giữ tâm trạng thoải mái, lựa chọn câu chữ giúp nói một cách lưu loát;
• Bản thân nên có những giấy nhỏ (notes) ghi chú những ý chính để nơi dễ thấy giúp ta tránh quên ý và tự tin hơn khi trình bày;
• Phải luôn giữ thái độ lịch sự khi nhận và trả lời câu hỏi từ người nghe
Trang 22CHƯƠNG 2 TRANG THUYẾT TRÌNH CHỦ VÀ CÁC MẪU
Chương này cung cấp những kiến thức giúp người đọc biết cách sử dụng trang thuyết trình chủ (Slide Master), thực hiện việc biên tập trang chủ một cách linh hoạt Ngoài ra, người đọc còn nắm được các bước thao tác với mẫu (Template) và thiết kế nền (Theme) cho mẫu đang dùng Phần cuối chương là các bài tập thực hành nhằm rèn luyện các kĩ năng sử dụng Slide Master, Template, Theme
Từ khóa: Trang thuyết trình chủ, Slide Master, Template, Theme
2.1 Trang thuyết trình chủ (Trang chủ - Slide Master)
Slide Master là slide nằm vị trí đầu tiên trong các Slide Master, nó chứa thông tin
về Theme và Layout của một bài thuyết trình bao gồm nền slide, màu sắc, các hiệu ứng, kích thước và vị trí của các Placeholder trên slide
Mỗi bài thuyết trình có ít nhất một Slide Master Điểm hữu ích chính khi sử dụng Slide Master là chúng ta có thể thay đổi toàn bộ kiểu dáng và thiết kế của bài thuyết trình nhanh chóng Khi muốn một hình ảnh hay thông tin nào đó xuất hiện trên tất cả các slide thì nên thêm chúng trong Slide Master để tránh phải nhập các thông tin trùng lặp ở các slide
Do các hiệu chỉnh và thay đổi trong Slide Master ảnh hưởng đến toàn bộ bài thuyết trình nên chúng ta chỉ thực hiện các hiệu chỉnh và thay đổi trong chế độ màn hình Slide Master
Lưu ý: Trong Slide Master, chúng ta không được nhập nội dung mà chỉ thay đổi
định dạng
Để chuyển sang cửa sổ Slide Master, vào View, nhóm Master Views và chọn Slide Master
Hình 2.1 Minh họa bước chuyển sang chế độ Slide Master
2.1.1 Sắp xếp và định dạng Placeholder trên các Slide Master
Trang 23Thực hiện các bước như sau:
(1) Chọn Slide Master hoặc Slide Layout cần sắp xếp các Placeholder Ví dụ như
ta chọn Title Slide Layout
Hình 2.2 Chọn Slide Layout cần thực hiện
(2) Dùng chuột chọn Placeholder và giữ trái chuột kéo đến vị trí khác theo nhu
cầu Để thay đổi kích thước Placeholder, chúng ta di chuyển chuột đến vị trí một trong 8 nốt tròn xung quanh Placeholder đang chọn Sau đó giữ trái chuột
và kéo lên, xuống, trái hoặc phải để điều chỉnh kích thước Placeholder
Hình 2.3 Cách thay đổi kích thước của Placeholder
(3) Định dạng lại phông (font) chữ và cỡ (size) chữ cho Placeholder, chúng ta
vào ngăn (Tab) Home
o Tại nhóm Font: chọn lại font chữ, chọn size chữ và chọn kiểu chữ;
o Tại nhóm Paragraph: giúp canh lề, thêm các ký hiệu đầu dòng, đánh số
thứ tự,… cho các đoạn văn bản chứa trong Placeholder
Trang 24Hình 2.4 Minh họa bước định dạng lại cho font chữ, size chữ cho Placeholder
(4) Thực hiện việc điều chỉnh tương tự cho tất cả các Placeholder trên các Slide
Master và Slide Layout nếu cần
2.1.2 Thêm và xóa Placeholder
Có nhiều kiểu Placeholder trong PowerPoint như là Content, Text, Picture, Chart,… Tuy nhiên, chúng ta sẽ chỉ thực hành minh họa thêm một Placeholder kiểu Picture để cho phép người dùng chèn một hình ảnh, logo,… vào trong slide khi biên soạn
Các bước thực hành như sau:
(1) Chọn Slide Master hoặc Slide Layout cần bổ sung Placeholder Ví dụ: chọn
Title Slide Layout
(2) Trong ngăn Slide Master, đến nhóm Master Layout, chọn Insert
Placeholder và chọn Picture
Hình 2.5 Minh họa bước chọn Placeholder
Trang 25(3) Vẽ một Placeholder với kích thước theo nhu cầu trên cùng của slide
Placeholder Picture này sẽ xuất hiện khi ta chèn thêm slide mới có layout là
Title Slide trong quá trình biên soạn sau này
Hình 2.6 Minh họa bước vẽ một Placeholder Picture
(4) Muốn xóa Placeholder nào thì chúng ta chọn nó và nhấn phím Delete trên bàn
phím
2.1.3 Chèn/Xóa Slide Layout
Nếu nhận thấy các kiểu Slide Layout hiện có trong Slide Master không đáp ứng đủ các kiểu bố cục khi biên soạn bài thuyết trình thì ta có thể tạo thêm kiểu Slide Layout mới
Các bước thực hành như sau:
(1) Chọn vị trí đặt Slide Layout mới trong danh mục Slide Layout
(2) Vào ngăn Slide Master, đến nhóm Edit Master, chọn Insert Layout
Hình 2.7 Minh họa bước chèn Layout
Trang 26(3) Tiến hành chèn các Placeholder và sắp đặt chúng theo nhu cầu của mình Ví
dụ như ta chèn vào 3 Placeholder (gồm 2 Picture và 1 Text) được bố trí như
sau:
Hình 2.8 Minh họa chèn Placeholder trên Layout
(4) Đặt tên cho Slide Layout này bằng cách nhấp chuột vào nút Rename tại nhóm Edit Master trong ngăn Slide Master và đặt tên là “Two Picture & Text” trong hộp Layout name Nhấn nút Rename để hoàn tất
Hình 2.9 Minh họa thao tác đặt tên cho Layout
(5) Sau đó, trong chế độ soạn thảo Normal View, ta có thể chèn slide mới với
kiểu layout vừa tạo
Trang 27Hình 2.10 Áp dụng Layout vừa tạo cho slide mới
2.1.4 Chèn và xóa Slide Master
Một bài thuyết trình có tối thiểu một Slide Master, chúng ta có thể tạo thêm các Slide Master khác Với nhiều Slide Master trong bài thuyết trình, chúng ta có thể áp dụng mỗi Slide Master cho mỗi chương hoặc phần trong bài thuyết trình của mình sau này
Các bước thực hành như sau:
(1) Vào ngăn View, nhóm Master Views, chọn Slide Master để mở cửa sổ Slide
Master
(2) Vào ngăn Slide Master, đến nhóm Edit Master, chọn Insert Slide Master
Một Slide Master mặc định được chèn vào ngay sau Slide Master hiện có
Hình 2.11 Thao tác chèn Slide Master
Trang 28(3) Có rất nhiều kiểu Slide Layout được chèn, ta có thể xóa bớt các kiểu không
sử dụng bằng cách chọn Slide Layout và nhấn Delete trên bàn phím để xóa (4) Để xóa Slide Master và các Slide Layout vừa tạo thì ta chọn Slide Master
và nhấn phím Delete trên bàn phím để xóa
2.1.5 Đóng cửa sổ Slide Master trở về chế độ soạn thảo
Để trở về màn hình soạn thảo ta nhấp vào nút Close Master View trong Tab Slide Master
Hình 2.12 Thao tác đóng chế độ Master View
2.2 Mẫu (Template)
Template (mẫu) là mẫu thiết kế trước cho một hoặc tập hợp các slide, được lưu
lại dưới dạng tệp potx để tái sử dụng nhiều lần Các mẫu có thể được sử dụng và chia
sẻ tự do trên Internet Lợi ích của Template là giúp tiết kiệm thời gian hơn bởi vì kiểu chữ, màu chữ, hình nền, kiểu bố trí trên slide đã được chuẩn bị trước và chỉ bằng vài nhấp chuột đơn giản, chúng ta có thể thay đổi đồng thời định dạng cho hàng chục slide trong bài thuyết trình của mình Người sử dụng PowerPoint có thể tạo mẫu tùy chỉnh của riêng mình và lưu trữ chúng, sử dụng lại hay chia sẻ chúng với người khác
2.2.1 Sử dụng mẫu có sẵn
Các bước thực hiện như sau:
(1) Khởi động PowerPoint và chọn mẫu theo 1 trong 5 cách sau:
Trang 29Hình 2.13 Các cách chọn mẫu có sẵn trong PowerPoint
1 Có thể tìm
(search) mẫu theo từ
khóa ở đây
2 Có thể chọn mẫu theo từ chủ đề ở đây
3 Chọn mẫu có sẵn ở vùng này
4 Chọn tab Personal, chọn nền
tự thiết kế đã lưu từ trước
5 Chọn Open Other Presentation,
chỉ đường dẫn đến nơi đã lưu mẫu
trước đó
Trang 30(2) Chọn mẫu thích hợp rồi nhấn nút Open
Hình 2.14 Mở mẫu có sẵn trong PowerPoint
(3) Chọn màu nền cho mẫu và nhấn Create
Hình 2.15 Chọn màu nền cho mẫu
(4) Tiến hành soạn thảo tệp (file) trình chiếu
Chọn mẫu rồi nhấn Open
Trang 31Hình 2.16 Màn hình soạn thảo sau khi đã chọn mẫu
2.2.2 Tạo mẫu mới
Các bước thực hành như sau:
(1) Khởi động trang PowerPoint, chọn Blank Presentation để tạo một tệp trình
chiếu rỗng
Hình 2.17 Thao tác tạo file trình chiếu rỗng
(2) Vào View Mater Views Slide Master, định dạng chung cho các slide
trong Template Chọn slide đầu tiên trong danh sách các slide thu nhỏ phía bên trái Tại đây, chúng ta có thể định dạng chung cho slide: Màu chữ, cỡ
chữ, kiểu chữ, căn lề… trong tab Home, định dạng này được áp dụng cho các
slide khác;
(3) Chèn hình nền cho Template, ta chọn kiểu nền trong phần Background Styles, cũng có thể chọn hình nền do mình tạo bằng cách chọn tab Slide
Trang 32Master Background Styles Format Background Xuất hiện cửa
sổ Format Background ở phía bên phải, ta chọn Picture or texture fill, sau
đó chọn File và tìm đến hình nền cần chèn cho Template Để áp dụng hình nền cho tất cả các slide đang có hay thêm mới thì chọn Apply to All
Hình 2.18 Thao tác chọn hình nền cho Template trong chế độ Master View
(4) Tạo trang bìa cho mẫu PowerPoint, slide thứ hai trong Slide Master chính là
trang bìa của PowerPoint (trang đầu tiên trong file PowerPoint) Trang này thường sẽ được thiết kế khác, hình nền khác (hình nền nên tương đồng về chủ
đề với hình nền của các slide khác) so với các slide sau Để thêm hình nền
cho trang bìa thì chúng ta thực hiện tương tự, chọn Slide Master Background Styles Format Background Xuất hiện cửa
sổ Format Background, ta chọn Picture or texture fill, chọn hình nền cần chèn Vì hình nền này chỉ áp dụng cho trang bìa nên không cần chọn Apply
to All Chúng ta cũng có thể định dạng lại trang bìa, với cỡ chữ tiêu đề lớn
hơn cỡ chữ tiêu đề của các slide khác và có thể di chuyển nội dung tùy ý;
Hình 2.19 Thao tác thêm hình nền cho slide đầu tiên trong chế độ Master View
Trang 33(5) Sau khi tạo xong, chọn Slide Master Close Master View để đóng cửa sổ thiết kế Slide Master
(6) Lưu Template vừa tạo: chọn File Save (tổ hợp phím Ctrl + S), với PowerPoint 2013, chọn File Save Computer Browse Xuất hiện hộp thoại Save As, ta tìm đến đường dẫn lưu file và nhập tên cho Template trong ô File name, trong ô Save as type thì chọn PowerPoint
Template rồi chọn Save để lưu Lưu ý: nên lưu Template vào thư mục mặc định tại C:\Users\ten-may\Documents\Custom Office Templates để dễ tìm
kiếm (có thể lưu ở thư mục tùy ý) Để sử dụng Template của mình, ta chỉ cần Open đến đường dẫn lưu Template
Hình 2.20 Lưu Template vừa tạo
2.2.3 Sửa đổi thiết kế nền cho mẫu đang dùng
2.2.3.1 Định dạng màu nền
Các bước thực hiện như sau:
(1) Nhấp chuột phải lên một slide, chọn Format Background
Hình 2.21 Chọn Format Background
Trang 34(2) Nếu muốn chọn một màu đơn làm màu nền thì ta chọn Solid fill Sau đó nhấp chọn màu tại hộp Color, mở More Colors để được lựa chọn nhiều màu hơn
Khi muốn sử dụng lại một màu nào đó được thấy trên cửa sổ làm việc, ta chọn
Eyedropper rồi nhấp vào màu đó Đây là công cụ mới rất hay mà Microsoft
đã học từ các phần mềm đồ họa khác
Hình 2.22 Chọn màu với Eyedropper
(3) Nếu muốn chọn hiệu ứng chuyển tiếp màu thì ta chọn Gradient fill Sau đó chọn mẫu phối màu sẵn ở mục Preset gradients, chọn kiểu phối màu ở Type, chọn hướng phối màu ở Direction, có thể thêm bớt các vị trí chuyển tiếp màu
ở Gradient stops, chọn màu cho mọi vị trí chuyển tiếp ở Color, chọn vị trí chuyển tiếp cho các Gradient stops, thiết lập độ trong suốt ở Transparency
và thiết lập độ sáng ở Brightness
Hình 2.23 Chọn Gradient fill
Trang 35(4) Nếu muốn chọn một mẫu có sẵn làm màu nền thì ta chọn Pattern fill Sau đó,
ta nhấp chọn mẫu mô hình theo yêu cầu, có thể chọn màu nét mô hình ở mục
Foreground và chọn màu nền mô hình ở Background
Hình 2.24 Chọn Pattern fill
2.2.3.2 Chọn hình ảnh làm hình nền
Các bước thực hiện như sau:
(1) Nhấp chuột phải lên slide cần chèn hình làm nền, chọn Format Background
Hình 2.25 Nhấp chuột phải, chọn Format Background
Trang 36(2) Chọn Picture or texture fill
Hình 2.26 Chọn Picture or texture fill
(3) Chọn file hình ảnh ở Insert picture from, File Ta có thể chọn hình ảnh từ Internet nếu nhập nút Online;
(4) Hoặc chọn hình ảnh kết cấu minh họa từ mặt vải, đá, gỗ, … ở mục Texture
Hình 2.27 Chọn hình ảnh kết cấu ở Texture
Theo mặc định, các thiết lập của chúng ta có hiệu lực ngay cho slide hiện tại,
nếu muốn áp dụng cho tất các slide hãy chọn Apply to All; chọn Reset Background để
hủy bỏ
Trang 37Trong phiên bản này, ta thấy Microsoft đã trang bị cho bộ Office những công cụ đồ họa chuyên nghiệp hơn nhiều so với các phiên bản trước, cách bố trí cũng khoa học hơn, mang phong cách của các phần mềm đồ họa chuyên nghiệp như Photoshop, Corel, AI… giúp cho người dùng có thêm nhiều lựa chọn để cụ thể hóa ý tưởng của mình đáp ứng tốt nhất các yêu cầu công việc
2.3 Bài tập cuối chương 2
Dữ liệu bài tập chương 2 tải tại link: http://tiny.cc/f2h62y
2.3.1 Bài tập 1
Hãy thực hiện các yêu cầu sau:
(1) Chọn Theme tên Organic cho file C2_1.pptx cho sẵn trong dữ liệu
(2) Vào View Master Views Slide Master, thiết đặt cho 3 mẫu layout như
sau:
- Title Slide Layout:
Hình 2.28 Yêu cầu cho Title Slide Layout
- Title and Content Layout:
Font: Times New Roman;
size: 54; in đậm
Trang 38Hình 2.29 Yêu cầu cho Title and Content Layout
- Chèn thêm 1 Layout đặt tên lại là “vidu”, chèn Placeholder vào 2 vị trí như hình (Picture, Chart), thiết đặt định dạng như hình mẫu bên dưới
Hình 2.30 Layout vidu
(3) Áp dụng Layout Title Slide cho slide 1, Title and Content cho slide 2, 3, 4, 5
và vidu cho slide 6;
(4) Vào Master View, chèn hình hoa1.jfif cho slide 2, 3, 4, 5 như mẫu
Font: Tahoma; size: 44; in
đậm; màu đỏ Font: Times New Roman