Giáo trình Quản lý và phát triển tổ chức hành chính nhà nước: Phần 1 - PGS. TS. Võ Kim Sơn

Giáo trình Quản lý và phát triển tổ chức hành chính nhà nước: Phần 1 cung cấp cho người học những kiến thức như: lý luận cơ bản về tổ chức; tổ chức hành chính nhà nước; tổ chức hành chính nhà nước trung ương; tổ chức hành chính nhà nước ở địa phương. Mời các bạn cùng tham khảo!

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

KHOA KHOA HỌC HÀNH CHÍNH

GIÁO TRÌNH QUAN LY VA PHAT TRIEN

TO CHUC HANH CHÍNH

NHA NUGC

(Bao tao Dai hoc Hanh chinh)

NHA XUAT BAN DAI HOC QUOC GIA HA NOI

MỤC LỤC

Lời sói đầu

"Quên lý uà phát triển tổ chức hành chính nhà nước" 7

Chương I Lý luận cơ bản về tổ chức

Đặc trưng cơ bản của một tổ chức

Chưng II Tổ chức hành chính nhà nước

của các cơ quan hành chính nhà nước

Các nguyên tắc cơ bản trong mối quan hệ

giữa tổ chức hành chính nhà nước ở Trung ương

và tổ chức hành chính nhà nước ở địa phương

Các chức năng cơ bản của tổ chức

Chương III Tổ chức hành chính nhà nước

1 Quan niệm chung về tổ chức hành chính

IV Các cơ quan thuộc chính phủ 189

Chương IV Tổ chức hành chính nhà nước ở địa phương 193

Chương V Thiết kế tổ chức các cơ quan

1 Khái niệm, quan điểm thiết kế tổ chức các cơ

Il Cơ sở lý luận của thiết kế tổ chức 259

Ill Các phương pháp, hình thức thiết kế tổ chức 263

Chuong VI Hiéu qua t6 chite hanh chinh nha nuéc 289

1 Quan niệm về hiệu quả tổ chức 289

Il Các yếu tố xác định một tổ chức hiệu quả 292

Chương VII Phát triển tổ chức hành chính nhà nước 335

LOI NOI ĐẦU

Té chite hanh chính nhà nước là mét trong nhitng van dé được (uan tâm trong tiên trình cái cách hành chính nhà nước cua cce nước

T( chức hành chính nhà nước được tiếp cận từ phương điện @ quan hành chính nhà nước là một tổ chức uà do đó nhiềwuấn đề thuộc lý thuyết tổ chức được uận dụng vao thiét lập, qiản lý các cơ quan hành chính nhà nước Mặt khác, các

cơ quín hành chính nhà nước là một loại tổ chức hoạt động theo rhững nguyên tắc đặc thù Từ đó, nghiên cứu tổ chức hành thính nhà nước được tiếp cận trên cả hai góc độ trên Món học "Quản lý oà phát triển tổ chức hành chink nhà nước" nghiên cứu những uấn đề chung nhất uê

tớ chức hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước trên cở

sở lý khuyết chung uê tổ chức uà những nét đặc trưng riêng

của lại hình tổ chức này Nội dung môn học này có thể chia thành hai phan:

Plần thứ nhất, nghiên cứu những kiến thức chung nhất

uẻ tổ chức làm cơ sở cho uiệc tìm hiểu các nội dung liên quan đến tóchức các cơ quan hành chính nhà nước (Chương l)

Phân thứ hai, nghiên cứu tổ chức các cơ quan hành chính

nhò nước trên cơ sở những nguyên tắc, quan điển hoạt động quản ý hành chính nhà nước trong tổng thể chung của thể

chế nhà nước (các chương còn ÌqU

Trong quá trình biên soạn tài liệu này, nhóm tác giả đã

bế thừa một số tài liệu đã uà đang được sử dụng tại Học uiện

Hành chính Quốc gia để biên soạn thành tập bài giảng cho

đào tạo Đại học Hành chính

Tòi liệu được xuất bản lần thứ hai, nhưng nội dung gồm những kiến thức còn mới mẻ, do uậy khó tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót Rất mong nhận được góp ý của

người học uà bạn đọc

Khoa Khoa học Hành chính

"QUẢN LÝ VÀ PHÁT TRIỂN

TÔ CHỨC HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC"

1 Mục đích chung của chương trình

Tổ chức là một từ mang tính đa nghĩa Khi nói đến tổ chức thường được hiểu là tập thể gồm hai hay nhiều người

liên kết lại với nhau vì một mục đích chung (ví dụ bẩy hòn đá

tầng thường được các nhà nghiên cứu sử dụng để khái quát

tổ chức) Tổ chức cũng có nghĩa là cách thức để thành lập một

cơ quan, một tổ chức Tổ chức trong nhiều trường hợp được

gọi là cơ quan: Tổ chức hành chính nhà nước cũng có thể hiểu

là các cơ quan hành chính nhà nước”

Môn học "Quản lý và phát triển tổ chức hành chính

nhà nước" nhằm làm cho người học hiểu được cách thức tổ

chức các cơ quan quản lý hành chính nhà nước trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan đó Vận dụng lý thuyết

chung về tổ chức để nghiên cứu tổ chức một loại hình tổ chức

đặc biệt - các cơ quan quản lý hành chính nhà nước, cơ quan

thực thi quyền hành pháp Học viên cần phân biệt và hiểu

được cách thức tổ chức các cơ quan quản lý hành chính nhà

"Một s của Việt Nam sử đụng các từ như: Tổ chức chính trị tổ chức đính trị xã hội cơ quan quản lý nhà nước: đơn vị sự nghiệp nhà nước Tất cả đểu chỉ là một loại hình tổ chức có sự liên kết của hai hay nhiều tổ chức

7

nước trong tổng thể chung của các cơ quan nhà nước và có sự phân biệt được cách thức tổ chức các tổ chức nói chung

Khái niệm cơ quan nhà nước tương đối rộng, do đó trong chương trình này chỉ nghiên cứu các cơ quan quản lý hành chính nhà nước, không nghiên cứu tổ chức các cơ quan thuộc hệ thống lập pháp cũng như các cơ quan thuộc

hệ thống tư pháp

Tuy nhiên, nhiều nội dung trong chương trình này

không chỉ áp dụng cho các cơ quan quản lý hành chính nhà

nước mà cũng được vận dụng cho các loại cơ quan nhà nước

khác Việc áp dụng cho các cơ quan khác cần chú ý đến đặc điểm cơ bản của các cơ quan cũng như môi trường trong đó các cơ quan đó hoạt động

2 Yêu cầu cần có khi nghiên cứu môn học này

1 Nắm được những lý thuyết chung về tổ chức một tổ chức nói chung nhằm làm cơ sở cho việc nghiên cứu tổ chức

các cơ quan quản lý hành chính nhà nước Trong giáo trình này trình bày những nét chung nhất về lý thuyết tổ chức do

đó đây chỉ mới là những kiến thức cơ bản, học viên phải tìm đọc các tài liệu tham khảo

2 Nắm được những đặc trưng cơ bản về tổ chức của các

cơ quan quản lý hành chính nhà nước trên cơ sở vận dụng các nguyên tắc tổ chức nói chung

3 Nắm được cách thức tổ chức các cơ quan quản lý hành chính nhà nước ở Trung ương cũng như địa phương

4 Biết được một cách cơ bản thiết kế một cơ quan hành chính nhà nước

$ Phương pháp học tập

1 Giảng viên giới thiệu nội dung chủ yếu học viên đọc tau liệu tham khảo

+ Tìm kiếm thông tin thực tế về tổ chức các cơ quan

quuản lý hành chính nhà nước để hiểu rõ nội dung lý thuyết

¿ Vận dụng hình thức trao đổi mô phỏng để tìm ra nét

hệ thống của hai hay nhiều người, phối hợp với nhau nhằm

đạt được những mục tiêu chung" Sự phối hợp của hai hay

nhiều người với nhau tạo nên một tổ chức với những mục tiêu

chung thông qua ở những mức độ khác nhau của sự phân công lao động giữa những con người đó

Xét trên tổng thể, tổ chức đòi hỏi có ít nhất 2 người trở lên, có sự liên kết với nhau nhằm hướng đến mục tiêu chung Như vậy, xét về bản chất, tổ chức do con người tạo nên Tuy nhiên cách tiếp cận này mang tính tương đối, vì

trong thực tế có những tổ chức vốn tạo hóa sinh ra: Tổ chức

cơ thể sống bao gồm rất nhiều yếu tố cấu thành một cách

Tổ chức với cách quan niệm trên có mặt ở mọi nơi, mọi lúc Khi con người cần có sự liên kết với nhau để đạt mục tiêu

nhất định họ lập nên tổ chức; khi mục tiêu đã thành công,

con người tự giải tán tổ chức đó Để bẩy được hòn đá nặng,

một người không thể làm được, họ cần liên kết nhiều người

và khi đẩy xong hòn đá, những người đó có thể tự giải tán

Trong tài liệu tham khảo, tổ chức được hiểu theo một số

cách sau:

- Tổ chức là một nhóm người hợp tác lại với nhau để đạt

mục đích chung (nhà thờ, câu lạc bộ, tổ chức chính trị )

- Tổ chức là "một hệ thống gồm nhiều phân hệ có những mối quan hệ hữu cơ hợp lý, rõ ràng, hợp tác và phối hợp chặt chẽ, tác động lẫn nhau trong một tổng thể, phát sinh một lực tổng hợp tác động cùng chiều lên một đối tượng nhằm đạt

những mục tiêu chung đã định"”),

- Tập hợp người được tổ chức theo cơ cấu nhất định để hoạt động vì lợi ích chung (tổ chức công đoàn ).`

- Tổ chức là một tổng thể kết hợp có nhiều phân hệ tương

tác và truyền tin cho nhau

Từ những định nghĩa ở trên, có thể hiểu: Tổ chức là một

hệ thống tập hợp của hai hay nhiều người, có sự phối hợp một

cách có ý thức, có phạm ui (lĩnh uực, chức năng hoạt động) tương đối rõ ràng; hoạt động nhằm đạt được một hoặc nhiều mục tiêu chung

Từ định nghĩa trên, khi các tổ chức liên kết với nhau tạo

thành một tổ chức lớn hơn cũng là một tổ chức, nhưng yếu tố

"Tit dién Pháp - Việt Pháp luật - Hành chính NXB Thể giới H 1992

tr.208

cấu thành tổ chức đó phải được hình thành từ tổ chức nhỏ

nhất của hai hay nhiều người

2 Một số cách tiếp cận "tổ chức"

Trong tài liệu tham khảo nhiều nhà nghiên cứu xem xét

tổ chức đưới nhiều cách tiếp cận khác nhau và đo đó cũng có những cách tiếp cận về thuật ngữ "tổ chức" không giống

nhau Nhiều cách tiếp cận đó làm cho chúng ta rõ thêm cách hiểu từ "tổ chức" và cho thấy tính đa dạng của từ này

Cách đưa ra cách tiếp cận khác nhau về tổ chức cũng

xuất phát từ cách nghiên cứu tổ chức từ nhiều giác độ

2.1 Tổ chức được xem như là một "cỗ máy"

Xét theo cơ cấu và chức nàng của một tổ chức thì mỗi tổ

chức, dù ở lĩnh vực hoạt động nào cũng được miêu tả là: Một tập hợp các vị trí công tác được xác định rõ ràng, được sắp

xếp thành thứ bậc theo các phương pháp quyết định hay liên lạc Nếu xem xét tỷ mỹ các nguyên tắc này, chúng ta nhận thấy những người bảo vệ cho trường phái lý luận cổ điển đã

quan niệm tổ chức như một cỗ máy Mục đích của tổ chức là

phối hợp những chức năng này nhằm đạt được kết quả cuối

cùng của tổ chức một cách có hiệu quả Đó là sự hoạt động

bên trong của tổ chức

3.3 Tổ chức được xem xét như một "cơ thể sống"

Khi xem xét tổ chức là một cơ thể sống người ta chú trọng nhiều hơn đến yếu tố nhu cầu của tổ chức và mối quan

hệ của tổ chức với môi trường bên ngoài

Cũng như sự phong phú đa dạng của các cơ thể sống,

các tổ chức cũng da dạng về hình thức tổn tại và mỗi loại tổ

chức cần có một môi trường tổn tại riêng Cách nhìn nhận

này cho phép chúng ta hiểu được các tổ chức ra đời, lớn lên

và phát triển, suy tàn và tiêu vong như thế nào cũng như nó thích nghỉ như thế nào với những thay đổi của môi trường

Phát hiện các nhu cầu của tổ chức vào những năm 20 -

30 của thế kỷ XX (qua các công trình của Elton Mayo;

Abraham Maslow) cùng với cách tiếp cận hệ thống được hoàn chỉnh ở Bắc Mỹ và Châu Âu (thập niên 0-60) đã thúc đẩy coi tổ chức như một quá trình tương tác (nhấn mạnh tính linh hoạt của các hoạt động bên trong của tổ chức), phải có sự cân bằng bên trong cũng như bên ngoài và có cách nhìn tổng thể về sự thích ứng của các loại tổ chức đối

với từng loại môi trường của nó

2.3 Tổ chức được nhìn nhận như một "bộ não”

Tổ chức như một hệ thần kinh, trong đó mọi hoạt động

đều do thần kinh trung ương - não bộ - chỉ huy và mọi phần

hổi đều tác động quay trở lại não để từ đây nhận "quyết định" mới thích hợp hơn với tình huống mới

Tổ chức ở giác độ này được nhấn mạnh tầm quan trọng

của xử lý thông tin, sự học hỏi và trí thông minh (khả năng

tự tổ chức của tổ chức) Nó thích hợp với các tổ chức ngày

nay, khi mà công nghệ tin học trở nên phổ biến, chú trọng

đến tầm quan trọng của hệ thống xử lý thông tin và trị thức

của một tổ chức

3.4 Tổ chức là một nền "uăn hóa"

Tổ chức, trước hết là một tập hợp một cộng đồng gồm

những con người, vì thế, nó là một hệ thống tổng hợp các mối

quan hệ tập quán và xã hội Đây là một cách nhìn tạo dựng

hiện thực xã hội Quan điểm này cho ta một phương pháp mới để hiểu và quản lý một tổ chức bằng cách sử dụng các giá

trị các tín ngưỡng và các mô hình có ý nghĩa chung khác chỉ

đạo đời sống tổ chức Chính vì vậy, các tổ chức trở thành

những thực thể xã hội cực kỳ quan trọng Bản thân tổ chức là một hiện tượng văn hóa, thay đổi và phát triển cùng với sự thay đổi và phát triển của xã hội Các dân tộc đều in các dấu

trọng và nhạy cảm trong tổ chức, đó là tập hợp các lợi ích,

xung đột và loại quyền lực Những yếu tố này có liên quan,

ảnh hưởng tới các hoạt động của tổ chức và do đó có tác động

đến hiệu quả của tổ chức

Tổ chức được xem như là hệ thống có tính chính trị giúp

ta nhận ra những yếu tế quyền lợi, mâu thuẫn và quyền lực

có liên quan, ảnh hưởng tới các hoạt động của tổ chức Nó cũng giúp các nhà quản lý tìm ra những giải pháp để cân

bằng quyền lợi và quyền lực trong một tổ chức để giải quyết

các mâu thuẫn nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức

9.6 Tổ chức là một "yếu tố tỉnh thần"

Cách tiếp cận này đề cập đến những lo toan suy nghĩ và

niềm tin của các thành viên đối với tổ chức Trong mỗi tổ chức đôi khi người ta bị ức chế về mặt tỉnh thần bởi ảnh hưởng của

các ý tưởng, tư tưởng và quan điểm của người khác Trong

những trường hợp như vậy luôn luôn tổn tại những mâu

thuẫn giữa bầu không khí tâm lý chung của tổ chức và nội tâm của mỗi cá nhân Đây là một cách nhìn vô cùng quan

trọng và cần thiết cho các nhà quản lý nếu họ muốn thúc đẩy

mọi người trong tổ chức để đạt được mục tiêu chung

Từ góc độ tiếp cận này giúp ta nghiên cứu những ý nghĩa

bị che giấu của thế giới mà ta tưởng như nắm chắc và hiểu

những khó khăn trên con đường đổi mới của các tổ chức

2.7 Tổ chức được nhìn nhận như một dòng chảy 0à sự

biến hóa

Tất cả mọi sự thay đổi của xã hội bên ngoài đều tác động

và gây nên những thay đổi mang tính tất yếu của tổ chức Quan niệm này dựa trên những lôgic cơ bản sau đây:

- Tổ chức là một hệ thống tự vận động nhằm thực hiện

mục tiêu của tổ chức

- Sự tồn tại của tổ chức là kết quả của các luéng phan

hồi tích cực và tiêu cực

- Tổ chức là sản phẩm của lôgic biện chứng: Sự vật

luôn có khuynh hướng làm nảy sinh những mặt đối lập Từ quan điểm biện chứng giúp chúng ta hiểu được những đối lập cơ bản của sự thay đổi và cách thức quản lý sự thay đổi

trong tổ chức

Theo cách tiếp cận này, có các quá trình ẩn dưới bể mặt

thực tế, các quá trình được gọi là "lôgic của sự thay đổi" và

giúp việc giải thích hình thức cụ thể của thế giới vào bất cứ thời điểm nào Những tư tưởng đó gợi lên cho chúng ta cách

tốt nhất để hiểu bản chất của tổ chức là tìm ra lôgic biến hóa

và thay đổi mà theo đó thực tế được mở ra

Tất cả cách tiếp cận trên có những điểm chung khi nhìn nhận tổ chức, nhưng cũng có những nét riêng Tất cả các cách tiếp cận đó, dù từ ý tưởng về văn hóa, chính trị hay

dòng trao đổi thông tin đều có thể dựa trên quan điểm lý

thuyết hệ thống để giải thích

- Tổ chức là một hệ thống, do được hình thành ít nhất từ hai yếu tố (hai con người, bai tổ chức con, )

- Tổ chức luôn vận động

- Tổ chức luôn hướng đến mục tiêu

1I PHÂN LOẠI TỔ CHỨC

Những dấu hiệu và cách hình thành tổ chức rất khác nhau về chủ thể liên kết với nhau mà còn có thể khác nhau

cả về cơ cấu, mục đích Phân loại tổ chức nhằm hiểu hơn bản chất của tổ chức và trên cơ sở thực hiện tiến hành hoạt động quản lý tổ chức tốt hơn, nhằm làm cho tổ chức đạt được mục

tiêu của tổ chức đề ra

Phân loại tổ chức có thể dựa trên nhiều tiêu chí khác

nhau Mỗi mục đích nghiên cứu tổ chức có thể đưa ra một

cách phân loại Trong các tài liệu tham khảo, phân loại tổ chức có thể dựa vào một số nhóm tiêu chí sau:

- Theo mục tiêu của tổ chức

- Theo lĩnh vực hoạt động của tổ chức

- Theo quy mô

- Theo mối quan hệ với bên ngoài

1 Phân loại theo mục tiêu của tổ chức

Mỗi một tổ chức có những mục tiêu khác nhau do đó có

thể phân loại theo:

- Các tổ chức hoạt động vì lợi nhuận Đây là loại mục

tiêu mang tính chất tương đối phổ biến của nhiều tổ chức

- Tổ chức hoạt động từ thiện, nhân đạo là những loại tổ

chức thành lập với mục tiêu giúp đỡ người, tổ chức khác

- Tổ chức tự nguyện và tổ chức cưỡng bức

- Tổ chức chính thức và tổ chức không chính thức

Phân loại tổ chức theo mục tiêu chỉ mang tính tương

đối do khó có thể xác định mục tiêu của các tổ chức một

cách cụ thể Trên thực tế, tổ chức có nhiều loại mục tiêu

khác nhau nên việc xếp tổ chức vào nhóm nào chỉ mang ý nghĩa tương đối

Nhiều tổ chức được thành lập mang tính bắt buộc để

thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể Các thành viên của tổ

chức bị ràng buộc với nhau bởi quy tắc, quy chế, thủ tục do

người thành lập tổ chức đề ra Ví dụ, lớp học là một loại hình

tổ chức bắt buộc, không phải do sinh viên, học viên tạo ra mà

là do các nhà quản lý học tập thành lập Các tổ chức nhà

nước (quản lý nhà nước) được thành lập để thực thi các mục

tiêu của nhà nước

Một doanh nghiệp nhà nước không phải tự bản thân

công nhân trong doanh nghiệp nhà nước đó thành lập mà

do nhà nước- cơ quan chủ quản của doanh nghiệp đó thành lập và trao cho các tổ chức (doanh nghiệp nhà nước) những nhiệm vụ Các nhà quản lý doanh nghiệp nhà nước

có trách nhiệm phải thực thi các hoạt động để hoàn thành

nhiệm vụ được giao

92 Phân loại tổ chức theo lĩnh vực

Đây là cách phân loại phổ biến nhất Việc phân chia lĩnh vực giống như nhiều trường hợp khác Có thể chia

thành các nhóm:

- Tổ chức hoạt động trên lĩnh vực kinh tế;

- Tổ chức hoạt động trên lĩnh vực chính trị;

- Tổ chức hoạt động trên lĩnh vực nhà nước;

- Tổ chức hoạt động trên lĩnh vực văn hóa;

- Tổ chức hoạt động trên lĩnh vực giáo dục;

- Các lĩnh vực khác

Thân loại theo lĩnh vực cũng mang ý nghĩa tương đối

Trên lĩnh vực quản lý nhà nước, có các nhóm tổ chức thuộc về

nhón các tổ chức, cơ quan thực thi quyền lập pháp; có những

tổ chĩc thực thi quyền hành pháp và có những tổ chức thực

thi quyển tư pháp Nhưng trong điều kiện cụ thể của từng nước phân theo lĩnh vực tư pháp, lập pháp hay hành pháp cũngmang tính tương đối

3 Plan loại theo quy mô

"ùy thuộc vào quy mô của lĩnh vực hoạt động cũng như

- Trường học

- Khác

Có nhiều tổ chức có quy mô rất lớn như tổ chức Liên Hợp Quốc Đó là tổ chức của 192 nước thành viên, liên kết với nhau nhằm hướng đến mục tiêu chung là hòa bình, hữu nghị

Cũng có những tổ chức mang tính khu vực và có ảnh hưởng đến sự phát triển của các nước trong khu vực và quốc

tế Hiệp hội quốc gia các nước Đông Nam châu Á (ASEAN);

Liên minh châu Âu (EU) là những tổ chức khu vực nhưng có

vai trò rất lớn trong phát triển kinh tế - xã hội của các nước

và khu vực

Tong Công ty, tập đoàn kinh tế là những tổ chức kinh tế

có quy mô lớn và có thể hoạt động trên một hay một vài lĩnh

vực và có thể có mặt không phải ở một quốc gia mà trên

nhiều quốc gia Công ty xuyên quốc gia có trụ sở tại nhiều nước và hoạt động trên nhiều lĩnh vực

Nhà nước là một tổ chức lớn nhất trong tất cả các loại tổ chức cả về quy mô, lãnh thổ cũng như nguồn lực

Quy mô của tổ chức sẽ quyết định nhiều vấn đề liên

quan đến đặc trưng, đặc điểm của tổ chức được bàn đến trong

phần sau Tổ chức càng lớn càng đòi hỏi hoạt động quản lý phức tạp hơn

4 Nhận biết tổ chức theo dấu hiệu

Định nghĩa tổ chức đã nêu trên được tiếp cận theo nhiều

cách khác nhau Tuy nhiên, trong không ít trường hợp một

nhóm, tập hợp của nhiều người chưa tạo thành tổ chức

Nhiều ý kiến che rằng tập hợp của nhiều người có thể trở thành tổ chức kh: tìm thấy trong nó một số dấu hiệu sau:

5 chức được

hình thành để làm gì - giống như khi hai người liên kết với

- Có mục tiêu, hay có thể trả lời câu hỏi: '

nhau để đẩy một hòn đá nặng

- Điều gì liên kết hai người hay nhiều người lại với nhau

Sự cam kết, quy tắc, quy chế

AI có quyển chỉ huy, ra lệnh hay chỉ là một sự thoả thuận

phối hợp trong tổ chức là một ví dụ như vậy Càng phát triển

sự phân công càng thể hiện rõ

III DAC TRUNG CO BẢN CỦA MỘT TỔ CHỨC

1 Mục tiêu của tổ chức

1.1 Định nghĩa mục tiêu

Thuật ngữ mục tiêu trong khoa học tổ chức được hiểu là

đích mà tổ chức phải đạt đến Đích mà tổ chức phải vươn đến

hay đạt đến được biểu hiện dưới nhiều dạng khác nhau Mục

tiêu của hai người hợp tác với nhau là đẩy được hòn đá và

đích mà họ vươn đến là hòn đá được đẩy ra khỏi vị trí cần

đẩy Như vậy, xét trên một giác độ cụ thể, mục tiêu cũng: có thể hiểu như là sự mong muốn đạt đến của tổ chức (đẩy được

hòn đá) nhưng đích của tổ chức là hai người hợp tác để đạt

được mục đích (mục tiêu)?',

- Mục tiêu của tổ chức;

- Mục tiêu của từng thành viên hình thành nên tổ chức;

- Mục tiêu của những người có liên quan đến tổ chức;

- Các cấp độ của mục tiêu;

- Cây mục tiêu

Mục tiêu của tổ chức là cái đích mà tổ chức mong muốn

đạt đến Mục tiêu của bất kỳ tổ chức nào trong xã hội cũng đều có vai trò quan trọng đối với sự hình thành, tổn tại, vận động và phát triển của tổ chức

Trong nghiên cứu khoa học mục tiêu là cái đích về nội

dung mà người nghiên cứu vạch ra để định hướng nỗ lực tìm

kiếm Mục tiêu là những điều cần làm trong công việc nghiên

cứu Mục đích là ý nghĩa thực tiễn của nghiên cứu, là đối

° Thuật ngữ mục tiêu được hiểu theo nhiều cách: Kết quả cuối cùng, ‹đích

phải đến hướng phải đưa đến Trong tiếng Anh các tiếng nước ngoài |khác cũng có nhiều từ chỉ I khái niệm là mục tiêu

2

tượng phục vụ của sản phẩm nghiên cứu Mục đích trả lời

hệ chung hoặc riêng biệt, trong khi đó ý nghĩa của mục đích

(lại giống như chỉ tiêu) hầu như là một trong những tiêu thức

bất biến về số lượng hoặc chất lượng đặc trưng Tuy nhiên, trong thực tế người ta thường ít quan tâm đến sự phân biệt này, do đó những thuật ngữ này vẫn được dùng như nhau trong một số tác phẩm

~ Mục tiêu của ngành y tế xóa bỏ bệnh sốt rét ở Việt Nam trong giai đoạn

2001

~ Mục liêu của chúng ta ở châu Á cũng giống như ở châu Âu là duy trì quan

hệ ngoại giao và tham gia vào các hoạt động kinh tế (nhà ngoại giao);

- Mục liêu của đội tuyển bóng đá Việt Nam là giành được huy chương tại

Mục tiêu được xác định khi thành lập tổ chức và được phát triển,

bổ sung cùng với sự trưởng thành của tổ chức

Cùng với việc thành lập tổ chức, mọi tổ chức đều phải xác định, hoạch định mục tiêu của mình, nó cũng chính là

nội dung bao quát xác định lý do tồn tại của tổ chức

Mục tiêu của tổ chức được xác định tương đối ổn định, song mục tiêu không phải là bất biến trong quá trình vận động của tổ chức Trong thực tiễn hoạt động của các tổ chức,

mục tiêu đặt ra có thể xác đáng, phù hợp với quy luật khách quan cũng có thể không phù hợp với quy luật khách quan, thậm chí có thể có những mục tiêu viển vông, phi thực tế

Thông thường, mục tiêu hàng năm của tổ chức không

hoàn toàn mới, các mục tiêu chuyển tiếp từ năm trước được

dùng làm xuất phát điểm cho việc xác định mục tiêu của năm tiếp theo Trong từng giai đoạn của quá trình vận động

của tổ chức, mục tiêu của tổ chức cũng được điều chỉnh, bổ

sung cho phù hợp với sự thay đổi của thực tiễn nhằm bảo đảm cho tổ chức tổn tại và phát triển Một số yếu tố tác động

cần chú ý:

+ Những thay đổi từ những yếu tố: Công nghệ mới,

những chính sách, quy định của nhà nước và sự vận động của

thực tiễn nên cho dù mục tiêu đúng cũng có thể trở mên lỗi

thời và cần được điều chỉnh, bổ sung

+ Nếu mục tiêu của tổ chức không đạt được, người ta

thường tái tổ chức hoặc phát triển tổ chức hoặc điều chỉnh

mục tiêu

+ Những thay đổi lớn trong mục tiêu thường do: Cá: đối tượng hữu quan bên ngoài và trong nội bộ tổ chức có những đòi hỏi cao hơn; thay đổi về mức độ ước vọng của các cán bộ

quản lý của tổ chức; khủng hoảng lớn của tổ chức hoặc biến

động lớn của chính trị

Mục tiêu là một sự mong muốn, đòi hỏi phải xác định có

cơ sở khoa học uà biết cách thức để đạt được

Bất kỳ một tổ chức nào muốn hoạt động tốt cũng diéu

phải để ra mục tiêu hết sức rõ ràng cho mình Xác địnhh lược

mục tiêu xác đáng, rõ ràng đòi hỏi phải có sự phân tíca và

lựa chọn từ một khối lượng lớn những yếu tố, nhân tố diiễn ra

trong môi trường hoạt động tương lai

Không có một ai có thể chỉ rõ sẽ làm cách nào mà tÈàmh

đạt được mục tiêu mơ hồ và không xác định Mục tiêu ›hiải

được nhận biết rằng bằng cách nào mà sự thành công hay thất bại có thể xác định được

Để xác định được mục tiêu chính xác là công việc đòi hỏi phải ý thức được vận hội, nghĩa là vừa tạo ra thời cơ trong tượng lai, vừa sản đón và nắm bắt thời cơ một cách kịp thời Điều đó đòi hỏi phải thực hiện một quá trình phân tích các

điều kiện hiện tại của tổ chức, vừa phải dự đoán các biến cố

diễn ra trong chuỗi thời gian vào tương lai bằng khả năng tư

duy và lý luận lôigic khoa học Xác định được mục tiêu chính

là tìm được hướng di tới để đạt được ước muốn Đúng như

triết lý của L Tôn-xtôi: "Điều quan trọng không phải là chỗ chúng ta đang đứng, mà quan trọng là phương hướng chúng

ta đang đi tới" Việc hoạch định mục tiêu thể hiện qua mối tương tác quan trọng giữa bốn phạm trù: Các ngoại lực của

môi trường; các nguồn lực của tổ chức; mối quan hệ quyên lực

uà chính sách đối nội của tổ chức; phẩm chất của người lãnh

đạo cao nhất của tổ chức

Một mục tiêu là xác đáng nếu đứng tại một thời điểm

chuẩn đích nào đó trong tương lai chúng ta có thể nhìn lại và

nói một cách chắc chắn rằng: "Vâng, mục tiêu đã đạt được"

hay "không, mục tiêu chưa đạt được" Ngược lại, nếu mục

tiêu không rõ ràng sẽ làm cho chúng ta không thể biết, liệu

chúng ta có đang hoàn thành một mục tiêu hay không

1.2, Làm thế nào để có thể xác định được mục tiêu của

tổ chức

quan trọng Nó không chỉ để cho tổ chức có thể vận hành tốt, hướng đến mục tiêu mà tổ chức đã đề ra

Mục tiêu ban đầu

Mục tiêu của tổ chức được xác định khi hình thành tổ

chức Đó được gọi là mục tiêu ban đầu, mục tiêu khởi điểm

Những người sáng lập ra tổ chức - những sáng lập viên

là những người xác lập mục tiêu ban đầu Thông thường khi

thành lập tổ chức, những sáng lập viên phải trả lời câu hỏi:

Tổ chức ra đời để làm gì Ví dụ, việc thành lập một trường

đại học dân lập mới để làm gì

Trả lời câu hỏi này là một vấn đề rất phức tạp Trong khá nhiều trường hợp, nhiều người không muốn chỉ ra trực tiếp mục tiêu của mình Họ có thể sử dụng nhiều loại mục

tiêu khác nhau để che đậy mục tiêu chính của họ Họ cũng có thể công khai cho những ai quan tâm đến tổ chức biết rõ mục

tiêu của họ Ví dụ, các tổ chức phi chính phủ được thành lập

thường công khai nêu rõ mục tiêu hoạt động của tổ chức này

như là một hiến chương để mọi người có thể hợp tác với họ,

kể cả Chính phủ

Trả lời câu hỏi ban đầu: Tổ chức thành lập ra để làm øì

cũng là một quá trình vận động Nếu như một tổ chức đơn giản, tổn tại trong thời gian nhất định nhằm giải quyết một công việc cụ thể, mục tiêu dễ dàng thống nhất Hai người đẩy

một hòn đá là ví dụ Nhưng đối với tổ chức lớn, hoạt động

rộng, việc xác định mục tiêu ban đầu thường khó khăn hơn

và đòi hỏi một quá trình trao đổi, bàn bạc giữa các thành

viên sáng lập tổ chức Một công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên dễ thống nhất mục tiêu hơn là công ty trách nhiệm hữu hạn có 5 thành viên với tương quan cổ phiếu

giống nhau

Quá trình trưởng thành của tổ chức, cùng với sự thay đổi

của môi trường bên trong và bên ngoài, mục tiêu của tổ chức

sẽ thay đổi và xuất hiện nhiều mục tiêu mới Đó là những

loại mục tiêu phát triển

Mục tiêu phát triển

Đó là những mục tiêu được hình thành và phát triển

theo sự trưởng thành của tổ chức Khi ra đời tổ chức có thể

thành công thông qua việc bán các sản phẩm trên thị trường do chưa có nhiều nhà sản xuất cạnh tranh Trong

quá trình phát triển nhiều nhà sản xuất mới ra đời, cạnh

tranh với nhà sản xuất làm cho khả năng thu lợi nhuận khó

có thể đạt được Để có thể tìm kiếm sự chuyển đổi khác, các

nha san xuất đặt ra mục tiêu: Cố gắng để tổ chức tổn tại

(khéng bi pha san) trong giai đoạn 2002 - 2003 Sau giai

đoạn này là giai đoạn đầu tư mới, mở rộng cạnh tranh Tạo

ra thị trường mới

Mục tiêu phát triển là những mục tiêu mà hướng đến đó

để tổ chức có thể tổn tại và tăng trưởng phát triển Tùy thuộc vào yếu tố nội lực bên trong của tổ chức cũng như môi trường

bên ngoài, các tổ chức tìm kiếm xác định cho mình những mục tiêu phát triển thích hợp Một công ty sản xuất, cung

cấp hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng trong điều kiện cạnh tranh, họ có thể phải lựa chọn các mục tiêu:

© — Cung cấp dịch vụ chất lượng cao cho khách hàng

hiện tại và các khách hàng lớn

© Giảm chỉ phí sản xuất

° Khác

Hệ thống các mục tiêu trên đòi hỏi các nhà lãnh đạo phải xác định thứ tự ưu tiên Trong không ít trường hợp,

Trong bối cảnh hiện nay, các tổ chức tổn tại, vận động và

phát triển trong môi trường phức tạp, xác định đúng mục

tiêu phát triển của tổ chức cả trên phương diện mục tiêu chiến lược, mục tiêu phối hợp, mục tiêu tác nghiệp có ý nghĩa

mang tính chiến lược cho sự phát triển tổ chức

1.8 Các loại mục tiêu của tổ chức

Mục tiêu chiến lược

Đó là những gì đặt ra nhằm để tổ chức vận hành tốt

nhất trong môi trường bên ngoài hạn chế Đối với nhiều tổ chức xác định mục tiêu chiến lược có ý nghĩa sống còn với tổ chức Những mục tiêu chiến lược nói chung phản ánh một

tầm nhìn vĩ mô và do đó không nhất thiết phải được thể hiện thành những chỉ số, hoạt động cụ thể Ví dụ, mục tiêu chiến

lược của một hãng bảo hiểm là làm thế nào để cán bộ, công

chức luôn khoẻ mạnh và họ sẽ không phải chi trả phí bảo

hiểm Những chỉ số, thước đo cụ thể có thể trình bày thông qua các mục tiêu khác Hãng Hàng không Quốc gia Việt Nam

xác định mục tiêu chiến lược là: Nhanh, thuận lợi, an toàn khi vận chuyển hành khách từ nơi này sang nơi khác Để đạt

được mục tiêu này, Hãng Hàng không quốc gia Việt Nam tiếp

tục cụ thể hóa thành nhiều nội dung khác

Mục tiêu mang tính phối hợp

Đó là loại mục tiêu cụ thể hóa các bộ phận của tổ chức

phải phối hợp với nhau như thế nào để có thể đạt được như tổ

chức mong muốn Mục tiêu này cụ thể hơn mục tiêu chiến

lược đã nêu trên và bao gồm nhiều hoạt động được mô tả cụ

thể đối với người lao động trong tổ chức Ví dụ, đưa ra một

loại sản phẩm mới có thể chiếm lĩnh thị trường khu vực là

loại mục tiêu đồi hỏi sự phối hợp của nhiều bộ phận

2úc mục tiêu tác nghiệp, hoạt động

Đây là nhóm mục tiêu cụ thể nhất trong hệ thống ba nhón mục tiêu nêu trên Đây cũng có thể xem như loại mục tiêu ngắn hạn Ví dụ, doanh nghiệp có kế hoạch tăng thu thập trong tháng giáp tết

Trong tổ chức, nhóm các mục tiêu của tổ chức có thể

chiara:

Mục tiêu hữu hình

Mục tiêu vô hình

Nhiều nhà quản lý quan tâm nhiều đến mục tiêu hữu

hìn!: ví dụ, tăng năng suất 10%; doanh thu tăng 3%; trong

khi ló hoàn thiện điều kiện làm việc, tính kỷ luật thường khôrg thực sự quan tâm để đánh giá ví theo chỉ số đo nó

Mục tiêu của tổ chức cũng có thể chia thành mục tiêu churg, tổng quát và mục tiêu cụ thể Ví dụ, cải cách hành

chín ở nước ta giai đoạn 2001 - 2010 xác định mục tiêu tổng quá: là "Xây dựng một nền hành chính dân chủ, trong sạch, vững mạnh, chuyên nghiệp, hiện đại hóa, hoạt động có hiệu lực, hiệu quả theo nguyên tắc của nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa dưới sự lãnh đạo của Đảng; xây dựng đội ngũ

cần ›ộ, công chức có phẩm chất và năng lực, đáp ứng yêu cầu

của :ông cuộc xây dựng, phát triển đất nước Đến năm 2010,

hệ tống hành chính về cơ bản được cải cách phù hợp với yêu

cầu quản lý nên kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ

ngha Trên cơ sở mục tiêu tổng quát, các nhà hoạch định để

tổ chức là doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh kiếm lời, mục tiêu chung là lợi nhuận Nhưng để đạt được lợi nhuận, doanh

nghiệp phải đề ra nhiều nhóm mục tiêu khác

Thường thì các loại mục tiêu khác nhau ở số năm thực

hiện Mục tiêu ngắn hạn thường được thực hiện trong một

năm, mục tiêu đài hạn được thực hiện trong thời gian từ ð

- 10 năm Đôi khi người ta còn để ra loại mục tiêu thứ ba là

mục tiêu trung hạn Mục tiêu này có thể kéo dài từ 1 đến 5

năm Tuy nhiên, phương pháp phân chia đơn giản như vậy chưa làm rõ được mọi sự khác biệt giữa mục tiêu ngắn hạn

và mục tiêu dài hạn Thời gian thực hiện của mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài hạn còn phụ thuộc theo khoảng

thời gian của một chu kỳ quyết định cụ thể thông thường

của một tổ chức

Mục tiêu dài hạn là các kết quả mong muốn được đề ra

cho một khoảng thời gian tương đối dài Số năm thực hiện mục tiêu này thường là dài hơn một chu kỳ quyết định Mục tiêu này được xây dựng dùng làm định hướng cho tổ chức

Thông thường, các kế hoạch dài hạn được xây dựng nên để

thực hiện các mục tiêu này thường kém chắc chắn hơn cho

một tương lai gần Các mục tiêu dài hạn được thể hiện qua:

- Mục tiêu chiến lược;

- Mục tiêu kế hoạch dài hạn;

- Mục tiêu phát triển

Mục tiêu trung hạn nhằm làm thế nào để phát triển

tổ chức và điều chỉnh tổ chức phù hợp với sự thay đổi của

môi trường

Mục tiêu ngắn hạn phải hết sức cụ thể và phải nêu ra

được các kết quả tiêu đích một cách chi tiết Đó là các mục

tiêu mà tổ chức dự định đạt được trong chu kỳ quyết định Các mục tiêu ngắn hạn giúp cho việc thực hiện các mục tiêu trung hạn và dài hạn Thông thường, để thực hiện được vào một năm nào đó của một kế hoạch dài hạn thì các mục tiêu

ngắn hạn dường như phải rất chi tiết một số việc cần phải

hoàn thành trước vì chúng cần để thực hiện các việc khác Để

lựa chọn các mục tiêu ngắn hạn, thường thì người ta phải đánh giá mức độ ưu tiên nhằm:

- Thoả mãn các đòi hỏi của những người và tổ chức có liên quan

- Hiệu quả;

- Năng suất:

Bảng 1

Khách hàng Chất lượng sản phẩm; giá cả hợp lý; phân phối thuận tiện;

các dịch vụ sau khi mua hang

Người lao động _ Tiến lương hợp lý; điều kiện làm việc bảo đảm an toán, được

đối xử bình đẳng, dân chủ

nộp thuế đầy đủ, đúng hạn

Cac ban hang Cạnh tranh lành mạnh, trung thực và hợp tác

Nhiều người khác _ Tổ chức phải đáp ứng các đòi hỏi của họ và đó như là mục

tiêu cụ thể của tổ chức

- Được xây dựng dựa trên các kết quả hoặc hành vi quan

sát được, hoặc nếu có thể cần được lượng hóa:

- Có thời hạn:

- Phù hợp với các nguồn lực;

- Phải động viên được mọi người;

- Mỗi một nhóm người trong tổ chức, có thể có những mục tiêu không giống nhau (xem bắng ])

Các cấp độ của mục tiêu:

Trong tổ chức người ta còn phân chia các cấp độ mục

tiêu khác nhau Cấp độ mục tiêu có thể nhận ra một cách rô ràng ở các tổ chức lớn mà trong đó có một số cấp quản lý

Các mục tiêu do cấp trên chủ quản đề ra thường bao quát và dài hạn hơn Các mục tiêu để ra ở cấp dưới thường

hẹp và ngắn hạn hơn Mục tiêu ở cấp trên thường là điểm

mốc cho các mục tiêu cấp dưới Sự phân cấp này bao hàm từ

chức năng nhiệm vụ cho đến mục tiêu ở các cấp bên dưới của

tổ chức Nó giúp ta thấy rõ ai là người đề ra mục tiêu và mục tiêu được đề ra như thế nào Các cấp độ của mục tiêu có thể`

mình họa thông qua:

1.4 Mâu thuần trong khi xác định mục tiêu 0à các

cách giải quyết

hay bộ phận cấu thành tổ chức đều có những mục tiêu khác

nhau, do vậy việc xuất hiện mâu thuẫn và xung đột trong khi

xác định mục tiêu của tổ chức là điều khó tránh khỏi Một mục tiêu có thể thuận lợi cho bộ phận này song có thể khó

khăn, thậm chí rất khó khăn cho bộ phận khác Những mâu

thuẫn trong khi xác định mục tiêu luôn chứa đựng trong

chính cấu trúc của mục tiêu:

- Mục tiêu của tổ chức là một hệ thống của nhiều mong muốn:

- Tổ chức có nhiều người có liên quan và mỗi người đều

cố mục tiêu cá nhân riêng, đặc biệt đối với người có quyền

quyết định;

- Các mục tiêu của các tổ chức hữu quan, nhà đầu tư;

- Mâu thuẫn từ các nguồn lực của tổ chức;

- Mâu thuẫn thông qua cơ cấu tổ chức

Mục tiêu của tổ chức được xác định theo nhiều cách khác nhau, phụ thuộc vào hình thức lĩnh vực hoạt động và phong cách quản lý trong tổ chức Mục tiêu có thể do chủ thể quản

một yếu tố quan trọng quyết định hiệu quả quản lý của một

tổ chức

Tuy nhiên, trong một tổ chức, mục tiêu cá nhân, mục

tiêu bộ phận và mục tiêu tổ chức khó có thể đồng hướng hoàn

toàn Vì vậy việc tìm các giải pháp giải quyết các xung đột,

mâu thuẫn là một nhu cầu khách quan khi xác định mục tiêu Có thể xem xét một số cách giải quyết mâu thuẫn và các vấn để không thống nhất sau đây:

- Áp dụng lý thuyết giải quyết vấn để (cách giải quyết

thông qua cây vấn đề và cây nguyên nhân) (cause - effect

tree);

- Mặc cả tập thể,

- Liên hiệp;

- Tập trung vào những mục tiêu quan trọng;

- Hợp lý hóa mục tiêu, không đạt được tối ưu toàn bộ, mà

cục bộ

1.5 Đo lường hết quả theo mục tiêu

Một mục tiêu là xác đáng vẫn có thể trở nên lỗi thời, lạc

hậu trong những điều kiện thay đổi của môi trường và bản thân tổ chức Vì vậy, việc xem xét, đánh giá để xác định mức

độ hoàn thành mục tiêu là một yêu cầu khách quan Đánh giá, đo lường kịp thời các kết quả theo mục tiêu có thể giúp cho các nhà quản lý lường trước được những khó khăn trước khi xảy ra hoặc những khó khăn có thể xảy ra trước khi một

tình huống trở nên nghiêm trọng Tuy nhiên, các mục tiêu định tính thường mơ hồ hơn các mục tiêu định lượng hoặc khó khăn trong việc đo lường thực hiện các mục tiêu cũng như các chuẩn mực Việc đo lường mục tiêu càng khó khăn hơn trong các tổ chức hành chính vì thường có quá nhiều mục

tiêu và tiêu chuẩn (hiệu quả công bằng, bình đẳng xã hội trách nhiệm công khai và giải trình trước sự kiểm soát của

công chúng các nhu cầu xung đột của các cử trí và các tổ

chức chính trị khác nhau)

Việc đo lường kết quả theo mục tiêu bao gồm các hoạt

mục tiêu: so sánh những mong muốn của mục tiêu với những

kết quả thu được trong hoạt động: tiếp nhận những hoạt

động mang lại kết quả mong muốn, tìm nguyên nhân thất bại và điều chỉnh mục tiêu tổ chức

9 Cơ cấu của tổ chức

'Tổ chức có thể đơn giản như ví dụ đầu tiên về thuật ngữ

tổ chức được các nhà nghiên cứu sử dụng: Hai người hợp tác

bẩy một hòn đá mà nếu chỉ một người không thể nào làm

gồm nhiều con người, nhiều bộ phận hợp nên và hoạt động trên nhiều lĩnh vực với một hệ thống các mục tiêu khác nhau

Nhà nước là một trong những loại tổ chức lớn nhất, có cơ

cấu hết sức phức tạp

3.1 Khái niệm cơ cấu của một tổ chức

Các cá nhân, yếu tố bộ phận tạo nên một tổ chức có thể

có nhiều Việc bố trí sắp xếp các yếu tố cấu thành tổ chức

theo những cách thức khác nhau tạo nên một tổng thể gọi chung 1a cd cấu của tổ chức

tế chức cũng như thiết lập các mối quan hệ giữa các yếu tố đó với nhau Ví dụ, cơ thể con người được hình thành do sự sắp xếp tự nhiên của nhiều yếu tố, bộ phận Mỗi bộ phận có chức

nang, nhiém vụ cụ thể nhưng có mối quan hệ chặt chẽ với

nhau Cơ thể con người là một cơ cấu hoàn chỉnh nhất của tất

cả các loại cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức được hiểu như là cấu trúc bên trong uà

các quan hệ giữa các cá nhân, bộ phận cấu thành tổ

chức nhằm bảo đảm cho tổ chức oận hành tốt, đạt được các mục tiêu của tổ chức

Cơ cấu tổ chức theo định nghĩa trên có một số yếu tố cần

chú ý:

- Các cá nhân và các yếu tố cấu thành tổ chức Số lượng

cá nhân (thủ trưởng, nhà quản lý ) cũng như các yếu tố, bộ

phận cấu thành tổ chức khác nhau giữa các tổ chức

- Các mối quan hệ giữa các cá nhân, các yếu tố cấu

thành tổ chức

Dựa vào định nghĩa đã nêu trên, cơ cấu của tổ chức có

thể khái quát hóa bằng sơ đồ hình 1.3

Các õ trên sơ đồ là các yếu tố cấu thành tổ chức và các mũi tên chỉ mối quan hệ

Hình 1.3: Sơ đồ nguyên tắc cơ cấu của tổ chức

Mỗi một tổ chức dù lớn hay bé đều có sự phân chia nhất

định những hoạt động của tổ chức để đạt đến mục tiêu của tổ chức đã để ra ếu tổ chức càng có nhiều hoạt động và càng

có nhiều người cùng tham gia, việc bố trí, chia nhóm thành các bộ phận khác nhau có ý nghĩa ảnh hưởng đến năng suất, hiệu quả của tổ chức Các nhóm hay từng bộ phận ấy nhằm

thực hiện một công việc hay nhiều công việc giống nhau do

những người có trình độ nhất định đảm nhận Như vậy nhóm thực chất là tạo thành một tổ chức nhỏ bên trong tổ chức lớn Mỗi một nhóm đó có thể có người đứng đầu nhóm, nhằm phối

hợp nhiều người lại với nhau Đây là một trong những quá trình phát triển của tổ chức

Sự hình thành các nhóm hoạt động lớn hay bé đòi hỏi

phải có sự sắp xếp các yếu tố bộ phận này như thế nào để bảo đảm hiệu quả nhất việc sử dụng các yếu tố đầu vào của tổ chức để đạt được mục tiêu của tổ chức

«e Sắp xếp các yếu tố, bộ phận theo đường nằm ngang Cách bố trí nằm ngang (thể hiện tương đương nhau về cấp bậc trong tổ chức) chỉ ra sự khác nhau không có thể hợp nhất vào một yếu tố của các nhóm yếu tố Các yếu tố đó đòi hỏi trình độ hiểu biết, kỹ năng khác nhau Nếu càng nhiều yếu

tố sắp xếp nằm ngang, mức độ phức tạp của tổ chức càng lớn

Đối với các tổ chức như trên, nhiều chi phí phát sinh trong quá trình giao tiếp; chỉ phí cơ hội cho việc lựa chọn quyết định khi các bên chưa thật hiểu nhau, đòi hỏi phải trao đổi

trục thẳng đứng Số lượng bậc càng lớn thể hiện độ sâu của

quan hệ thứ bậc Và điều đó càng đễ bị quan liêu: tính gần và

nắm bắt được tình hình cấp dưới càng khó hơn vì có quá nhiều cấp Sắp xếp theo mô hình thẳng đứng có thể hạn chế

một số điểm của bố trí nằm ngang, nhưng cũng có thể tạo cho

tổ chức sức ì lớn hơn do tốc độ truyền thông tin và độ sai lệch của thông tin khi đi từ dưới - lên và phản hồi ngược lại từ trên - xuống

© Một cách sắp xếp khác cũng đang được quan tâm là bố

trí các yếu tố cấu thành tổ chức (lớn) theo các khu vực địa lý

Một tổ chức có quy mô lớn, đặt nhiều nhà máy ở nước ngoài

thậm chí ở một số nước tạo nên một mô hình công ty xuyên quốc gia Do tính chất phức tạp của các mối quan hệ giữa các

bộ phận hợp thành tổ chức, phân bổ theo không gian, địa

phương là cần thiết nhưng đòi hỏi phải thiết lập một trật tự giao tiếp hợp lý

Trên thực tế, không có một tổ chức nào có thể sắp xếp

các yếu tố chỉ theo một cách này hoặc cách khác Điều quan

tâm nhất là sự kết hợp của các cách sắp xếp đó để có được

một cơ cấu hợp lý, khoa học nhất và phù hợp nhất với môi

trường trong đó tổ chức đang vận động nhằm đạt được mục

tiêu của tổ chức để ra

9.2 Các yếu tố cơ bản ảnh hưởng đến uiệc lựa chọn cơ

cấu tổ chức

Nhiều người đặt ra câu hỏi tại sao các tổ chức lại có cơ

cấu tổ chức khác nhau Tại sao tổ chức này lựa chọn một hình thức sắp xếp khác với tổ chức kia và tại sao cơ cấu tổ chức thay đổi khi có sự thay đối môi trường bên trong và bên

ngoài tổ chức

Nghiên cứu để trả lời câu hỏi trên cũng chính là nghiên cứu trả lời câu hỏi: Những yếu tố nào ảnh hưởng đến việc xác định cơ cấu tổ chức hợp lý, khoa học:

Chiến lược phát triển tổ chức hay chính là tập hợp hệ

thống các mục tiêu của tổ chức;

- Quy mô tổ chức;

- Công nghệ mà tổ chức sử dụng:

- Môi trường;

- Quyền và sự kiểm soát quyền lực

Chiến lược phát triển tổ chức

Cơ cấu tổ chức được coi như là một công cụ quan trọng

giúp cho hoạt động quản lý tổ chức đạt được mục tiêu để ra Nguyên tắc chung thừa nhận mục tiêu của tổ chức đều được

hình thành từ chiến lược tổng thể phát triển tổ chức Tùy

theo giai đoạn phát triển của tổ chức, chiến lược của tổ chức

sẽ có những nội dung cũng như tính chất phức tạp khác

nhau Nhiều nhà nghiên cứu dựa trên chiến lược đều cho rằng có sự liên kết rất chặt chẽ giữa cơ cấu tổ chức và chiến lược và hình thành mô hình "cơ cấu tổ chức - chiến lược",

"Theo quan điểm này, nếu chiến lược phát triển tổ chức thay

nhằm thích ứng và hỗ trợ cho sự thay đổi tổ chức

Cùng với sự phát triển của tổ chức, chiến lược của tổ

chức trở nên phức tạp hơn, đòi hỏi phải hoàn thiện hơn Mở rộng sản xuất theo hướng tập trung, chuyên môn hóa cao hay

Những tổ chức theo chiến lược đổi mới, nhấn mạnh hay

tập trung vào những sản phẩm hay dịch vụ mới thường có

một cơ cấu tổ chức cụ thể phù hợp với chiến lược đó Các cơ cấu tổ chức đòi hỏi một sự linh hoạt hơn, phân công lao động giữa các bộ phận lỏng lẻo hơn và tạo cho các bộ phận đó dễ

dàng thích ứng với sự đổi mới sản phẩm hay dịch vụ

Những tổ chức theo chiến lược cắt giảm chỉ phí - một con

đường để tăng thu nhập khi không thể đẩy giá lên cao Nhiều

cơ chế kiểm soát chặt chẽ chỉ tiêu được quy định và nhiều

thủ tục được để ra Đa số những tổ chức theo chiến lược cất

giảm chỉ phí thường lựa chọn cơ cấu tổ chức liên kết chặt chẽ,

đúng quy định và mức độ tập trung quyền quyết định cac

Các tổ chức có chiến lược "bắt chước" tức chỉ có thể tiến

hành sản xuất nếu như tìm kiếm để loại trừ một số yếa tố

Nhiều tổ chức với chiến lược bắt chước thường ít quan tâm

đến những sự đổi mới mà chủ yếu quan tâm đến các hoạt

động hiện tại (bắt chước)

Chiến lược phát triển tổ chức và hệ thống các mục tiêu

của tổ chức (mục tiêu chiến lược; dài hạn, trung hạn hay ngắn hạn) chính là những đích mà các nhà quản lý tổ shức

mong muốn đạt được Do hoàn cảnh thay đổi, chiến lược shiát

triển tổ chức cũng có những thay đối, điều chỉnh cần thiết

Chính vì vậy cũng có ý kiến cho rằng không chỉ dựa vào chiến lược hay mục tiêu để xác định cơ cấu tổ chức