Giáo trình Quản lý và phát triển tổ chức hành chính nhà nước: Phần 2 - PGS. TS. Võ Kim Sơn

Tiếp nội dung phần 1, Giáo trình Quản lý và phát triển tổ chức hành chính nhà nước: Phần 2 cung cấp cho người học những kiến thức như: thiết kế tổ chức các cơ quan hành chính nhà nước; hiệu quả tổ chức hành chính nhà nước; phát triển tổ chức hành chính nhà nước. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chuong V THIET KE TO CHUC

CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

I KHÁI NIỆM, QUAN ĐIỂM THIẾT KẾ TỔ CHỨC

CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

1 Khái niệm về thiết kế tổ chức

Nhu đã nêu trong chương I, cơ cấu và xác định cơ cấu của

tổ chức là một trong những nội dung quan trọng nhằm bảo

đảm để tổ chức hoạt động có hiệu quả

Xác định cơ cấu tổ chức tốt nhất trong những điều kiện cụ thể đã được các nhà quản lý coi đó là một trong những nhiệm

vụ quan trọng của tổ chức Nhiều tổ chức cả trong khu vực tư

nhân và nhà nước đã coi việc thiết kế lại tổ chức là một trong những nỗ lực, cố gắng để tạo ra được một cơ cấu tổ chức thích ứng với điều kiện mới

Cơ cấu tổ chức là một trong những vấn đề ảnh hưởng đến

hoạt động của tổ chức, nhưng không có một cơ cấu tổ chức trong một cấu hình chung phù hợp với mọi tổ chức Mỗi một loại cơ cấu tổ chức như đã nêu trên đều có tính hai mặt: Ưu điểm và hạn chế Nhà thiết kế phải làm sao khai thác được

253

tối đa những lợi thế mô hình để tạo cho tổ chức một "cấu hình riêng" Một tổ chức sẽ không đạt được kết quả hoạt động tối ưu nếu như họ luôn giữ một cơ cấu để có sẵn khi mời trường đó tổ chức tổn tại, vận động và phát triển đã, đang

thay đổi

Thiết kế tổ chức (bao gồm cả thiết kế mới và thiết kế điều chỉnh) là tạo ra được một cơ cấu tổ chức phù hợp với những gì thay đổi với tổ chức như: Môi trường bên ngoài, chiến lược phát triển tổ chức; quy mô tổ chức; công nghệ được sử dụng Thiết kế tổ chức là một quá trình xây dựng (mới) hoặc thay đổi cơ cấu tổ chức®),

Với cách định nghĩa thiết kế tổ chức đó, thiết kế tổ chức không phải chỉ tiến hành một lần, mà thường xác định ở một

số giai đoạn phát triển của tổ chức

Trong giai đoạn đầu của phát triển, tổ chức mới được hình thành, thiết kế tổ chức mới ở dạng sơ khai Cùng với sự

phát triển của tổ chức, thiết kế thay đổi, điều chỉnh để có

được cơ cấu tổ chức tối ưu là công việc quan trọng

Như đã nêu trong chương l, các tổ chức tồn tại dưới nhiều dạng cơ cấu Thiết kết tổ chức tạo ra tác phẩm cuối cùng là

các cơ cấu đó Tuy nhiên, điều quan tâm của thiết kế tổ chức không chỉ là tạo ra cơ cấu - tức phân chia các hoạt động và hình thành các bộ phận mà quan trọng hơn là xác định các

mối quan hệ, cơ chế phối hợp giữa các bộ phận đó với nhau

Sản phẩm của thiết kế tổ chức chính là một sơ đồ bố trí các

bộ phận và mối quan hệ giữa các bộ phận đó với nhau

+? Xem Management S Robbins, 1994, trang 251

254

“Thông qua sơ đồ bố trí các bộ phận và mối quan hệ càng

có thể tìm kiếm được những yếu tố chưa hợp lý của cơ cấu tổ

chức để điều chỉnh

Trong chương I đã nghiên cứu nhiều cơ cấu tổ chức Nét

đặc trưng chung của việc thiết kế cơ cấu tổ chức đó đều xoay quanh 8 yếu tố quan trọng sau:

1 Phân công lao động Đó là quá trình hình thành các công đoạn khác nhau để thực thi một công việc, tạo ra một sản phẩm và các công đoạn đó được trao cho mỗi một người cụ thể với mức độ chuyên môn hóa cao

2 Thống nhất chỉ huy Đây là một trong những nguyên tắc

được quan tâm khi thiết kế Mỗi cấp dưới chỉ nghe mệnh lệnh trực tiếp của một cấp trên trực tiếp và chỉ có một

người trực tiếp phải báo cáo và chịu trách nhiệm trước

người đó

3 Quyền hạn và trách nhiệm Đó là quyền của những người

ở từng vị trí trong tổ chức được quyền làm (đưa ra các quy định) và những người khác phải tuân thủ Trong khi đó

trách nhiệm là những gì người nắm giữ vị trí đó phải làm

4 Không gian kiểm soát: Tức khả năng kiểm soát hoạt động của các đầu mối cấp dưới

ð Phân chia thành các bộ phận: Phân chia thành các bộ phận tuỳ thuộc vào mục đích, chức năng, sản phẩm, khách hàng

Ngoài 5 nội dung mang tính truyền thống phải quan tâm trong thiết kế tổ chức, cách thức tiếp cận mới trong thiết

kế tổ chức cần quan tâm đến một số yếu tố sau:

6 Môi trường trong đó tổ chức tổn tại Môi trường được chia thành hai nhóm yếu tố: Môi trường bên trong và môi

255

trường bên ngoài Môi trường bên trong của một tổ chức

bao gồm những yếu tố như con người, công nghệ, nhiệm vụ

và chính bản thân cơ cấu tổ chức Môi trường bên trong này biểu hiện những điểm mạnh, yếu của tổ chức Đồng thời thể hiện mục tiêu, mục dích, giá trị của tổ chức Môi trường bên ngoài của tổ chức có thể là những yếu tố về

kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội Các yếu tố này tạo nên

cơ hội, thách thức đối với từng tổ chức Môi trường bên trong, bên ngoài của tổ chức luôn thay đổi và đó cũng chính là nguyên nhân đòi hỏi cơ cấu tổ chức phải có những

sự thay đổi

7 Quy mô của tổ chức quyết định việc lựa chọn cơ cấu tổ chức hợp lý Tổ chức càng lớn, mức độ chuyên môn hóa, sự phân biệt giữa các nhóm theo cơ cấu ngang, thẳng đứng sẽ khác

hóa cao, sản phẩm mang tính cơ khí hay thủ công

Thiết kế và các nhà thiết kế phải nghiên cứu 8 yếu tố trên, đặc biệt các nhóm yếu tố có mức độ biến đổi cao để có

được mô hình cơ cấu tổ chức hợp lý

Các cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước chịu sự tác

động rất lớn của các yếu tố môi trường do tính quy mô của

các tổ chức hành chính Do đó, yếu tố môi trường luôn là

thách thức đối với các nhà thiết kế cơ cấu tổ chức các cơ quan

hành chính nhà nước

256

2 Quan điểm thiết kế tổ chức

Nghiên cứu các quan điểm thiết kế tổ chức các cơ quan

hành chính nhà nước xuất phát từ việc nghiên cứu các quan

điểm có tính chất chung cho mọi cơ quan và những quan

điểm riêng đối với các cơ quan hành chính nhà nước

2.1 Quan diém chung

2.11 Sự hình thành cơ cấu tổ chức được bắt đầu từ uiệc

phân tích mục tiêu phát triển tổ chức

Theo cách tiếp cận này, sự hình thành tổ chức xuất phát

từ việc xác định mục tiêu, phương hướng phát triển, trên cơ

sở đó tập hợp những hoạt động cụ thể, các yếu tố của cơ cấu

tổ chức, tiến hành xác lập mối quan hệ qua lại giữa hoạt

y Đây là cách tiếp cận đi từ tổng thể đến chỉ tiết Lối diễn giải này thường ứng dụng đối với những đối

tượng là các tổ chức đang hoạt động và việc thiết kế này xảy

động và các yếu tí

ra trong ba trường hợp sau:

- Thiết kế nhằm cải tiến, hoàn thiện, đổi mới tổ chức hiện có

- Thiết kế khi có nhu cầu sáp nhập, hợp nhất, nâng cấp,

hạ cấp các tổ chức hiện hành

- Thiết kế chia tách hoặc chuyển đổi tổ chức hiện hành

thành các tổ chức với chức năng, nhiệm vụ mới

9.1.2 Tổ chức được thiết hế trên cơ sở quy nhóm các hoạt

là cách tiếp cận đi từ chỉ tiết đến tổng thể Theo cách tiếp cận

này, thiết kế tổ chức bao gồm các hoạt động mang tính chu trình sau;

- Xác định mục tiêu của tổ chức

- Xác định nhiệm vụ để thực hiện mục tiêu

- Phân nhóm các nhiệm vụ, khái quát, hình thành nên chức năng chính của tổ chức

- Xác định cơ cấu phối hợp các nhóm chức năng

- Xác định nhu cầu về các nguồn lực và các tiêu chuẩn

và quan điểm thứ hai Cách tiếp cận này bắt đầu từ việc định

hướng nhằm hình thành hoặc hoàn thiện tổ chức với một cơ cấu tổ chức tổng quát, sau đó mới tiến hành công việc nghiên cứu, phân tích chỉ tiết cho từng bộ phận trong cơ cấu Cách tiếp cận này giúp tránh khỏi sự thái quá khi thiết kế tổ chức:

Quá thiên về tổng thể mà bỏ qua việc xác định nội dung chỉ

tiết cho các bộ phận thực hiện chức năng cụ thể hoặc quá chỉ

tiết đối với các hoạt động nhưng lại không nhìn thấy tính

toàn diện của từng hệ thống

3.2 Các quan điểm riêng đối uới các cơ quan hành

chính nhà nước

Các cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước có những nét đặc trưng phân biệt với các loại hình tổ chức khác nên quan điểm thiết kế tổ chức hành chính nhà nước cần chú ý là:

258

>e¢ quan hành chính nhà nước được thành lập trên cơ

sở pháp lý, do hệ thống văn bản pháp luật nhà nước quy định, Không có một cơ quan nào được thành lập mà không

có một cơ sở pháp lý quy định

Ø Phân công, phân cấp hoạt động quản lý hành chính nhà nước được pháp luật quy định, do đó chức năng, nhiệm vụ của từng loại cơ quan cũng được pháp luật quy định

Nhân sự của cơ quan hành chính nhà nước chịu tác động của nhiều yếu tố, đặc biệt các yếu tố mang tính chính trị

4 Mục tiêu của các tô chức hành chính nhà nước nói riêng và

các tổ chức nhà nước nói chung thường khó cụ thể: khó đo

1 Lý thuyết quản trị khoa học

Nền tảng khoa học thiết kế tổ chức là học thuyết về quan trị khoa học của F.W Taylor Theo ly thuyét nay, mục tiêu duy nhất của tổ chức là hiệu quả Để đạt được hiệu quả, việc phân tích, mô tả từng đầu công việc để bố trí

và phân công lao động cho hợp lý phải dựa trên những

nguyên tắc khoa học

Tổ chức được mô tả trong lý thuyết Taylor như là một hệ thống trong đó sự phối hợp giữa các bộ phận và con người với

trình độ văn hóa, phong tục, tập quán, kiến thức và kỹ năng

hoàn toàn khác nhau Song, một điều đáng tiếc là các tổ chức của Taylor hoạt động như những cỗ máy Yếu tố con người,

sự đa đạng trong lao động hoàn toàn bị lãng quên trong khi

259

người ta chỉ chú trọng đến lập kế hoạch, công tác kế toán, phân công chuyên môn hóa lao động, kiểm tra và đánh giá kết quả thực thi

2 Lý thuyết các mối quan hệ con người

Sự không hoàn thiện của Taylor trong việc động viên, thúc đẩy mọi người trong tổ chức đã được phân tích và giải

đáp khá rõ ràng trong những giả thuyết về tổ chức từ góc độ các mối quan hệ con người

Ngay từ những năm 30, Chester Barnard - một nhà kinh doanh đã rút ra kinh nghiệm từ công việc kinh doanh của mình rằng tổ chức là một cộng đồng, trong đó, mọi người đều

có những mối liên hệ khăng khít và phối hợp với nhau chứ không phải như là một cỗ máy Con người trong tổ chức, vì

thế, cÂn phải được thuyết phục để cùng đạt được mục đích chung Quyền lực không phải nằm trong tay cấp trên mà

xuất phát từ các thành viên trong tổ chức Theo lý thuyết này, các nhóm không chính thức trong một tổ chức đóng vai

trò quan trọng Chúng ảnh hưởng không nhỏ đến bầu không

khí tâm lý, đến văn hoá và hiệu quả của tổ chức Trường phái này kêu gọi các nhà quản lý phải đặc biệt chú trọng đến trái tim và khối óc của mọi người trong tổ chức nếu muốn đạt

được hiệu quả quản lý cao

3 Lý thuyết tổ chức thư lại (quan liêu): Các nguyên tắc, trật tự và thủ tục

Max Weber viết về tổ chức thư lại ở Đức từ 1910, song cho tới những năm 40 cuốn sách của ông mới được dịch sang tiếng Anh và đã gây nên những cuộc tranh luận ở Mỹ và các nước nói tiếng Anh lúc bấy giờ

260

Max Weber da m6 ta kha ty my vé hệ thống mô hình của một tổ chức thư lại Ông khẳng định sự cần thiết của nó trong bất kỳ một xã hội nào Theo ông, tất cả các tổ chức đều

phải cần đến những bộ phận quan liêu như vậy Trong tổ

chức quan liêu (thư lại) bao giờ cũng tồn tại: Một hệ thống

thứ bậc rõ ràng; sự phân công lao động có hệ thống và mọi

hoạt động trong tổ chức đều tuân theo các điều luật, qui tá qui định rõ ràng Đây là một lý thuyết hấp dẫn về tổ chức, một lý thuyết bảo vệ một mô hình tổ chức mà trong đó tất cả

các thành viên đều quan tâm đến vị

việc trong phạm vì trách nhiệm của mình và thụ động tuân theo các nguyên tắc, luật lệ

xí của mình, thích làm

4 Lý thuyết quyền lực và mâu thuần

Theo Philip Selznick”, các tổ chức đều không thuận lợi như chúng ta tưởng Trong mỗi tổ chức, theo ông, đều tổn tại những bộ phận với những mục tiêu và lợi ích khác nhau

và họ luôn luôn có xu hướng đấu tranh bảo vệ chúng Vì

vậy, khi nghiên cứu, phân tích một tổ chức người ta cần chú trọng tới quá trình ra các quyết định của tổ chức, bởi trong các quyết định của tổ chức bao giờ cũng thể hiện

những biện pháp giải quyết các mâu thuẫn và cân bằng quyển lực, quyền lợi giữa các bộ phận và các nhóom khác

nhau Mỗi một tổ chức đều có những tiếng nói riêng và

những đặc thù riêng thông qua các phương thức giải quyết

các mâu thuẫn và đưa ra các quyết định

“" Xem chỉ tiết tư tưởng vẻ quyền lực và mâu thuẫn trong "Leadership and

Administration”, Evanston III Row Peterson, 1957 của Philip Selznick

261

ð Lý thuyết công nghệ

Sự áp dụng công nghệ trong công việc đã tạo ra sự khác nhau lớn giữa các tổ chức Các hoạt động mang tính chất thụ động, máy móc, dập khuôn và ít linh hoạt, thường phù hợp với những tổ chức quan liêu hơn là những hoạt động mang tính chất năng động và trong môi trường luôn thay

Cách tiếp cận này đặc biệt nhấn mạnh tới vai trò của môi trường tổ chức và kết luận rằng một môi trường ổn định cần một tổ chức quan liêu trong khi một môi trường luôn siến động lại cần một kiểu tổ chức linh hoạt để dễ dàng đối phó với những thay đổi

6 Lý thuyết hệ thống

Cách tiếp cận này xem các tổ chức như những hệ thống

mở Hệ thống này huy động tất cả các nguồn lực của tổ

chức, xử lý và thay đổi chúng nhằm phục vụ mục tiêu chung của tổ chức

Theo thuyết hệ thống, tất cả các sự vật đều liên quan

và gây ảnh hưởng lẫn nhau Mỗi một hệ thống đều 14m

trong một hệ thống lớn hơn và tất cả đều không thể tổn tại

một cách riêng biệt Cũng giống như cách tiếp cận trên,

cách tiếp cận này đặc biệt nhấn mạnh vai trò của môi

trường tổ chức cũng như vai trò, vị trí, tầm quan trọng của

từng yếu tố riêng biệt

7 Lý thuyết thể chế

Các nhà xã hội học và nhân chủng học đã khẳng tịnh rằng mỗi một tổ chức là một mô hình tế bào của lịch sử Miỗi một tổ chức đều tổn tại trong một môi trường có những đặc

trưng, mục đích và phong cách hoạt động riêng

262

Theo lý thuyết này, các tổ chức về bản chất đều không

phong cách làm việc riêng, tất nhiên chúng đều không phải

là duy nhất và tối ưu nhất Điều quan trọng là chúng phù hợp với sự tổn tại và phát triển của tổ chức theo các tập quán, truyền thống tốt đẹp đã được tạo lập trong quá khứ

Các trường phái lý thuyết trên đều thể trở thành

những căn cứ quan trọng để thiết kế các tổ chức Mỗi một tổ

chức được thiết kế phải phù hợp với môi trường, loại hình

hoạt động, chức nàng và nhiệm vụ mà nó phải gánh vác, vì

ây đủ các yếu tố

vậy không phải tất cả các tổ chức đều mang

bản chất như đã nêu trong các trường phái lý thuyết trên Các tổ chức hành chính mang nhiều tính chất của mô hình

thư lại, thể chế trong khi các tổ chức doanh nghiệp lại thiên

về những tính chất quản lý khoa học Tuy nhiên, dù tổ chức

là hành chính hay kinh doanh, chính thức hay phi chính thức thì thuyết hệ thống, các mối quan hệ con người 0à công nghệ đều phải được xem là những căn cứ khoa học khi

thiết kế và hoàn thiện thiết kế tổ chức

II CÁC PHƯƠNG PHÁP, HÌNH THỨC THIẾT KẾ TỔ CHỨC

1 Các phương pháp thiết kế tổ chức

€ó nhiều phương pháp thiết kế tổ chức Tùy thuộc vào điều kiện cụ thể có thể áp dụng một phương pháp nhất định

263

Hiện nay, thiết kế tổ chức thường áp dụng hai phương pháp thiết kế: Phương pháp tương tự và phương pháp phân tích 1.1 Phương pháp tương tự

Đây là phương pháp thiết kế tổ chức mới, dựa vào việc

thừa kế những kinh nghiệm thành công, gạt bỏ những yếu tố

bất hợp lý hoặc không tương thích của một tổ chức có sẵn

Việc lựa chọn một tổ chức tương tự cần tuân theo những tiêu

chuẩn nhất định Chẳng hạn, thiết kế thành lập một Bộ mới

- trước hết Bộ mới thành lập này là cơ quan quản lý nhà nước

của chính phủ trên một lĩnh vực mới Bộ đó, phải thực hiện

những nội dung quản lý nhà nước đích thực, đặc trưng với

những chức năng có tính luật định như:

- Xây dựng thể chế, quy hoạch, kế hoạch, chiến lược trình Chính phủ

- Xem xét, hướng dẫn, hỗ trợ dự án và sáng kiến của dân, của tổ chức và tổ chức xã hội phù hợp với chiến lược phát triển kinh tế, xã hội bằng một cơ chế hiệu quả

- Trực tiếp thực hiện một số nhiệm vụ bắt buộc, không thể ủy thác hoặc xã hội hóa

- Quần lý cơ quan sự nghiệp công, cung cấp dịch vụ cho

dân

- Thanh tra toàn bộ xã hội trên lĩnh vực mà Bộ quản lý Như vậy, trong cơ cấu tổ chức, sẽ có các vụ như: Vụ quy

hoạch, kế hoạch, Vụ xây dựng thể chế hoặc Vụ pháp chế, Vụ

thanh tra, Vụ tổ chức cán bộ Các cục quản lý chuyên ngành

mà Bộ có sẵn được chia ra quá nhỏ, chuyên ngành quá sâu,

không hướng theo lĩnh vực tổng hợp và rộng thì không thừa

kế, cần loại bỏ

264

Ưu điểm nổi bật của phương pháp thiết kế tổ chức này là quá trình hình thành để án tô chức nhanh, chỉ phí thiết kế it, thừa kế có phân tích những kinh nghiệm quý báu của quá khứ Tuy nhiên, luôn luôn ngăn ngừa sự sao chép máy móc kinh nghiệm, mà môi trường hiện tại và dự báo tương lai không thể chấp nhận dược Phương pháp thiết kế tổ chức này

đã được áp dụng khá phổ biến ở nhiều nơi, nhiều nước trên

thế giới

1.3 Phương pháp phán tích

Đây là một phương pháp khoa học được ứng dụng rộng

rãi cho mọi cơ quan hành chính nhà nước Để thiết kế cơ

quan hành chính cấp Bộ hoàn chỉnh cần phải;

- Phân định rõ ràng thuật ngữ "nhiệm vụ" với thuật ngữ

"chức năng" Nhiệm vụ là việc cần phải đạt tới, còn chức

năng là những hành động cần phải làm để thực hiện tốt

nhiệm vụ

- Ngăn ngừa sự chồng chéo trùng lặp chức năng, Bộ có

quá nhiều việc, Bộ quá ít việc thì cần phải phân chia các Bộ

thành trục ngang; chia các cấp độ chức năng và quản lý rõ

ràng từ cao đến thấp (định chế hoạch định chính sách - tư

vấn và hỗ trợ, giám sát - sản xuất hàng hóa công cộng - phân

phối hàng hóa công cộng) Nếu hai tổ chức cùng sản xuất một

loại sản phẩm, cùng địa bàn thì hai tổ chức đó có nhiệm vụ

và chức năng giống hệt nhau và dẫn đến sự chồng chéo lên

nhau Ngoài ra, cũng cần mô tả chỉ tiết bản chất các chức năng; chức năng độc lập tương đối, chức năng tầm vĩ mô và

vi mô, chức năng tổng hợp

- Trên cơ sở đó lựa chọn tên của cấu trúc Bộ như Ban, Vụ, Cục, Văn phòng đại diện

265

- Từ đó đưa ra những đặc điểm tên tổ chức về chức năng

chính, chủ yếu; cơ cấu lãnh đạo; cơ cấu quản lý và các mối

quan hệ tổ chức

Theo kinh nghiệm của nhiều nước trên thế giới, để bộ

máy hoạt động nhịp nhàng, cân đối, có hiệu quả là phải phân

tích bản chất và sắp xếp tốt các chức năng theo trình độ yêu

cầu chất lượng công việc Một số nội dung chức năng sau đây

cần phân tích:

- Tư vấn về chính sách;

- Hình thành đường lối, quan điểm, chính sách;

- Triển khai thực hiện chương trình, dự án, cụ thể hóa

chính sách;

- Điều phối chương trình, dự án;

- Giám sát chương trình, dự án;

- Đánh giá chương trình, dự án;

- Nghiên cứu phát triển chính sách;

- Phát triển và duy trì hệ thống thông tin;

- Thực hiện các dịch vụ công cộng;

- Xây dựng quy chế hướng dẫn chuyên môn - nghiệp vụ;

- Thúc đẩy và phát triển thị trường;

- Phân phối dịch vụ và sản xuất hàng hóa công

Các chức năng nói trên gắn liền với các phạm vi hoạt động:

1 Diện hoạt động theo ngành (toàn ngành, tiểu ngành, chuyên ngành)

9 Diện hoạt động theo địa lý (toàn quốc, khu vực, tiểu khu vực hoặc ngoài lãnh thổ quốc gia)

266

Thực hiện chức nàng của cơ quan hành chính phải gan

Loại quyền tương tự như quyển lập pháp;

- Loại quyền tương tự như quyền tư pháp;

- Loại quyền chỉ đạo, điều hành:

- Loại quyền triển khai;

- Loại quyền giám sát:

- Loại quyền cố vấn;

- Loại quyền trợ giúp

2 Các hình thức thiết kế tổ chức

Như đã nêu trong phần khái niệm thiết kế tổ chức, thiết

kế tổ chức là nhằm tìm ra một cơ cấu tổ chức hợp lý nhất của

tổ chức để thực hiện được mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ của

tổ chức đã vạch ra Do đó, thiết kế tổ chức có thể đi từ thiết

kế một tổ chức mới; thiết kế điều chỉnh cơ cấu tổ chức đến thiết kế lại tổ chức trên cơ sở sáp nhập hai hay nhiều tổ chức

để tạo nên một tổ chức mới và tách một tổ chức đang có thành hai hay nhiều tổ chức độc lập Mỗi một loại thiết kế tổ chức đều có những nét chung của lý thuyết xác định cơ cấu tổ

chức, đồng thời do đặc trưng của tổ chức nên có những dấu

hiệu riêng

3.1 Thiết kế tổ chức mới

Thiết kế tổ chức mới là loại thiết kế cơ bản, thường được

xây dựng thành quy trình nhiều bước:

Bước 1; Luan chứng sự cần thiết khách quan sự hình

thành tổ chức mới Đây là bước quan trọng, chứng minh được

267

sự hợp lý của việc hình thành tổ chức mới: Liệu xã hội có nhu cầu thực không? Tổ chức ra đời là để giải quyết vấn để bức xúc trong lĩnh vực hiện hành?

Ví dụ: Năm 1998 Bộ Tài chính khởi xướng việc thành lập

cơ quan kiểm toán nhà nước Việc hình thành một cơ quan nhà nước mới như cơ quan kiểm toán vào khởi điểm đó phải giải trình ba vấn đề:

- Kiểm toán là gì? Tại sao đã có cơ quan thanh tra tài

chính lại vẫn cần thành lập cơ quan kiểm toán?

- Phân biệt chức năng kiểm toán và chức năng thanh tra

tài chính như thế nào?

- Xác định phạm vi hoạt động của cơ quan kiểm toán?

Từ năm 1988 - 1991, đã tiến hành nghiên cứu, thu thập

và xử lý thông tin Để tăng tính thuyết phục chứng minh sự

cần thiết khách quan, sự hình thành tổ chức mới này, đã thí điểm thành lập tổ chức kiểm toán, mời một số hãng kiểm

toán quốc tế sang Việt Nam Tổ chức hội thảo, giới thiệu

hoạt động kiểm toán, quy trình kiểm toán, tiêu chuẩn kiểm toán viên

Trên thực tế, do nhiều yếu tố tác động mang tính chính trị, một số tổ chức nhà nước, hành chính ra đời nhưng chưa

đủ luận cứ khoa học cho sự cần thiết

Bước 2: Xác định tính hợp pháp của tổ chức: Liệu tổ chức

ra đời có hợp pháp không? Đây là bước xác định đường lối, quan điểm của Đảng cầm quyền, các văn bản pháp lý có liên quan đến lĩnh vực hoạt động của tổ chức, đến chế độ, chính

sách, chế độ của nhà nước liên quan trực tiếp và gián tiếp

đến việc thành lập tổ chức mới

268

Về nguyên tắc nội dung của bước hai đảm bảo việc thiết

kể tổ chức nằm trong khuôn khổ của thể tô chức, cho

phép khởi thảo về cơ quan lãnh đạo, cơ cấu giúp việc, cơ chế

hoạt động, đội ngũ công chức

Bước 3: Điều tra, khảo sát, xác định mục tiêu và thẩm quyền tổ chức mới Đây là bước quan trọng để lựa chọn cơ

cấu tổ chức,

Thiết kế tổ chức hành chính là công việc tốn rất nhiều

công sức, tiền của và thời gian Thiết kế cơ quan kiểm toán từ

năm 1988 đến năm 1994 Chính phủ mới ra Nghị định số 70 -

CP ngày 11/7/1994 về thành lập cơ quan kiểm toán nhà nước Việt Nam

Bước 4: Xác định cơ cấu tổ chức Trên cơ sở của những

phân tích trên, việc xác định một cơ cấu tổ chức phù hợp để đạt được mục tiêu của tổ chức là quan trọng

Bước 5: Dự thảo đề án tổ chức cơ cấu tổ chức

Việc thiết kế một đề án tổ chức nói chung và tổ chức cơ quan hành chính nhà nước nói riêng, cũng bao gồm các khoản mục sau:

1 Mục đích, ý nghĩa thành lập tổ chức

Điều kiện thành lập (khách quan, chủ quan)

Tên gọi, địa điểm cơ quan

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm

Địa vị pháp lý

Cơ cấu tổ chức, chức danh, định biên

Cơ sở vật chất, kỹ thuật, trang thiết bị

10 Dự báo thuận lợi, khó khan khi triển khai thực hiện

11 Kiến nghị cơ quan có thẩm quyền

Trong các khoản mục trên thì cơ cấu tổ chức, chức danh

và định biên là phức tạp nhất, đòi hỏi cần phải được :ính toán một cách chỉ tiết

Bước 6: Tổ chức lấy ý kiến các cơ quan có liên quar, tổ

chức hội thảo, tọa đàm khoa học, trưng cầu ý kiến chuyêr gia

để sửa chữa, nâng cao chất lượng đề án Đây cũng là bước quan trọng trong thiết kế tổ chức, nâng cao tính khoa học của dự án là một giai đoạn chuẩn bị quan trọng trong việc đưa tổ chức vào hoạt động Bất cứ tổ chức hành chính ao, cũng có những chức năng liên quan với chức năng của mét số

cơ quan khác Lấy ý kiến rộng rãi cũng là cách thức nhằm hạn chế (xoá bỏ) trùng lặp, chẳng chéo, tạo bầu không khí

thuận lợi cho sự hợp tác và phối hợp giữa các cơ quan lành chính nhà nước

Bước 7: Chỉnh lý, trình dự án, bảo vệ dự án và quyết định

thành lập tổ chứ cơ quan có thẩm quyền

Một kinh nghiệm quan trọng ở bước này là tờ trình thành lập tổ chức phải tóm lược quá trình xây dựng đề án, những

thuận lợi và một số khó khăn, kèm theo giải pháp Những vướng mắc thuộc vào phạm vi pháp lý đòi hỏi những vănbản

bổ sung và đôi khi phải chờ đợi, trình văn bản hàng năm mới

có nghị định thành lập (cơ quan thuộc Chính phủ)

Bước 8: Xây dựng điều lệ tổ chức và hoạt động để trìn cơ quan có thẩm quyền phê duyệt

Tùy theo địa vị pháp lý của tổ chức, sau khi có rghị định thành lập, phải tiến hành xây dựng điều lệ tổ đức

và hoạt động để cơ quan có thẩm quyển cấp trên ra quyết định ban hành Khoảng cách thời gian giữa nghị ánh 270

thanh lập và quyết định ban hành điều lệ tổ chức có khi kéo đài hàng năm

Bước 9: Triển khai quyết định thành lập và quyết định ban hành điều lệ tổ chức

Bước triển khai tổ chức gồm nhiều công việc cụ thể:

+ Quyết định nhân sự:

+ Đăng ký con đấu

+ Mỏ tài khoản:

+ Đăng ký chữ ký lãnh đạo;

+ Thông báo thành lập đến các cơ quan liên quan;

+ Xây dựng chương trình công tác;

+ Lập dự toán kinh phí;

+ Xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị;

+ Bố trí chức danh, tuyển chọn, đào tạo nhân sự;

+ Xây dựng quy chế, nội quy hoạt động cho từng lĩnh vực, từng bộ phận cơ quan;

+ Thiết lập mối quan hệ công tác

9.9 Thiết kế hoàn thiện tổ chức

Nội dung cơ bản thiết kế hoàn thiện tổ chức trong trường hợp này bao gồm các vấn để sau đây:

Một là: Tiến hành đánh giá một hoạt động tổ chức gắn

liền với đổi mới Muốn vậy, phải tiến hành phân tích tổ chức hiện hành:

- Phân tích tình hình thực hiện các chức năng đã quy định cho từng bộ phận, từng chức danh của đội ngũ cán bộ

sông chức, phân ra những chức năng, chức danh thực hiện

chức năng tốt, đạt và không đạt, nguyên nhân của từng tình huống

271

- Phân tích khối lượng công vụ thực tế mà mỗi bộ phận,

mỗi cá nhân đảm trách, phân loại theo mức độ khối lượng và xác định nguyên nhân

- Phân tích chức năng cho từng bộ phận, từng cá nhân, mối quan hệ ngang, dọc trong tổ chức

- Phân tích việc phân chia quyển hạn và trách nhiệm, phân loại mức độ thực hiện quyền hạn trách nhiệm và xác định nguyên nhân

- Phân tích tình hình tăng giảm, giảm số lượng công chức, mức độ đảm nhiệm khối lượng công tác, phát hiện các nhân

tố tích cực và tiêu cực trong quản lý nhân sự

- Phân tích trình độ, kỹ năng, kỹ xảo công chức so với yêu cầu của công cuộc đổi mới

- Phân tích điều kiện và phương tiện làm việc, những nhân tố tổ chức, nằm ngoài sự điều chỉnh, kiểm soát của cơ quan

Hai la: Định hướng những mặt, những khía cạnh cần đổi

mới, hoàn thiện tổ chức Chẳng hạn, sau khi phân tích, rút

ra được những kết luận mang tính chất chỉ đạo cho đổi mới,

hoàn thiện tổ chức đó là:

- Xiết chặt chế độ thủ trưởng và trách nhiệm cá nhân

- Điều chỉnh để cân bằng những nhiệm vụ với quyền hạn

cần phân bổ và phân cấp lại chức năng

- Bổ sung một số chức năng đã bị bỏ sót và loại bỏ một số chức năng đã trùng lặp

- Cần rút gọn thang bậc quản lý, giảm bớt đầu mối

- Điều chỉnh cơ cấu tổ chức hiện có đối với một số bộ phận

không còn khả năng thích nghỉ với sự thay đổi của môi

trường trong nước và quốc tế

272

Ea là: Chuẩn bị một văn bản quyết định đổi mới tổ chức,

kế hoạch triển khai

Trong văn bản này là những vấn để thuộc thẩm quyền

của :ở quan, quyết định rõ những nội dung đổi mới tổ chức,

dự tnh mặt có lợi và những hậu quả có thể có và các giải

“hiết kế sáp nhập hai hay nhiều tổ chức thành một tổ

chức cần quan tâm các bước sau:

1 Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của hai (nhiều) đơn vị đang tồn tại trước khi sáp nhập

£ Mục tiêu của việc sáp nhập

¡ Chức năng, nhiệm vụ của tổ chức mới

Hình 5.1: Hợp nhất hai đơn vị thành 1 đơn vị mới

4 Những loại chức năng, nhiệm vụ nào từ các đơn vị trướ: khi sáp nhập được chuyển vào tổ chức mới

£ Cơ cấu tổ chức đơn vị mới: Bao nhiêu phòng, ban, cục,

vụ (ên gọi tùy thuộc vào từng loại đơn vị tổ chức)

273

6 Các đầu mối từ các tổ chức trước sáp nhập được chuyển

sang

7 Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng đầu mối

8 Xác định kế hoạch sử dụng nguồn nhân lực của tổ chức (người nào tiếp tục, người nào phải thuyên chuyển, người nào

phải thực hiện); kế hoạch đào tạo, bổi dưỡng

9 Xác định địa điểm chính của tổ chức mới

10 Làm các thủ tục liên quan đến việc đăng ký tổ chức

mới (dấu, tài khoản, chữ ký )

Thiết kế hợp nhất hai hay nhiều cơ quan tổ chức thành một tổ chức mới là một công việc phức tạp Đó không phải là

phép "hợp" đơn thuần Chính vì vậy, một số chức năng,

nhiệm vụ trước đây của các tổ chức không được chuyển thành

chức năng, nhiệm vụ (mới) của tổ chức mới; đồng thời một số chức năng, nhiệm vụ được giao thêm

Do sáp nhập không phải là phép cộng đơn thuần nên một

trong những vấn đề phức tạp nhất khi thiết kế hợp nhất là tìm kiếm phương án tối ưu vấn đề sử dụng nguồn nhân lực, đặc biệt là những người có chức vụ lãnh đạo, quản lý trong

các tổ chức trước khi sáp nhập

Đối với những tổ chức thực hiện cơ chế làm việc theo

công việc, theo hợp đồng, việc giải quyết các vấn để liên

quan đến nhân sự theo quy định của hợp đồng Trong khi

đó, cơ chế làm việc theo mô hình chức nghiệp, bổ nhiệm, để

bạt mang tính thâm niên, vấn để sử dụng nguồn nhân lực

gặp khó khăn

Ví dụ: Sáp nhập hai bộ thành một Theo quy định

chung, mỗi bộ có các đơn vị văn phỏng, thanh tra, các cục,

vụ, viện Khi sáp nhập sẽ có: 2 chánh văn phòng > 1

274

chánh văn phòng 4-6 Phó chánh Văn phong - 2-3 Phó

chánh văn phòng

Nếu như các Phó Chánh văn phòng mới đều là người mới, đôi hỏi phải giải quyết vấn để chính sách nhân sự cho 6-

8 chánh, phó văn phòng trước đây: hoặc phải giải quyết một

số trong số đó Ví dụ trên minh họa cho khó khăn phải giải

ự khi sáp nhập Khó khăn này làm cho cơ cấu

mới của tổ chức sau khi sáp nhập có một "độ trễ" để đi vào

am hiểu thiết kế mới

3.4 Thiết kế chia tách tổ chức thành hai hay nhiều tổ

Chia tách một tổ chức thành nhiều tổ chức là một quy

luật tất yếu của sự phát triển tổ chức Một tổ chức có quy mô

quá lớn cả về chức năng, nhiệm vụ cũng như nhân sự có thể không đem lại hiệu quả, đặc biệt, do năng lực quản lý của các

275

nha quản lý khó có thể quản lý được một tổ chức có quy mô

quá lớn Tách tổ chức thành hai hay nhiều tổ chức có thể tạo

điều kiện để từng tổ chức hoạt động hiệu quả hơn

Tách tổ chức thành hai hay nhiều tổ chức, đòi hỏi phải

giải quyết các vấn đề:

1 Xác định việc chia tách chức năng, nhiệm vụ

w Xac định chức năng, nhiệm vụ của từng tổ chức mới

3 Xác định các cơ cấu tổ chức của đơn vị mới

4 Xác định chia tách nhân sự, tài sản

5 Xác định nhu cầu nhân sự

6 Xác định địa điểm đóng cơ quan

7 Xác định các thủ tục gắn liền với việc hoạt động của tổ chức (tài khoản, dấu, chữ ký)

Trong hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước, tách một cơ quan hành chính nhà nước (Bộ, UBND tỉnh ) thành hai hay nhiều cơ quan mới (ngang cấp) thường chú ý:

1 Một trong hai (hay nhiều) tổ chức tách ra thường giữ nguyên địa điểm Ví dụ hai tỉnh tách ra, thủ phủ của tỉnh

trước khi tách trở thành một trong thủ phủ tỉnh mới

2 Xây dựng địa điểm làm việc mới cho đơn vị mới tách (văn phòng Bộ, thị xã mới UBND tỉnh đóng )

3 Giải quyết vấn để nhân sự

4 Giải quyết vấn đề cơ cấu tổ chức

5 Đối với các đơn vị hành chính lãnh thổ khi chia tách cần chú ý về mặt địa giới hành chính

6 Các thủ tục cần thiết để các đơn vị mới hoạt động (tài khoản dấu, chữ ký, trụ sở trang thiết bị )

276

Chia tách tô chức là một hoạt động có tính quy luật của phát triển tổ chức, tuy nhiên là một quá trình tốn kém và có

thể xuất hiện nhiều vấn để đặc biệt là vấn để nhân sự Nếu

như sắp nhập sẽ là hiện tượng dư thừa "lãnh đạo" thì chia tách tổ chức lại là quá trình xuất hiện các vị trí mới để bổ

sung lãnh dạo Nhiều người hy vọng dược thăng tiến; đồng

thời cũng sẽ là cơ hội cho những người cơ hội, những người

muốn kéo bè cánh Các nhà thiết kế tổ chức cần xây dựng dược tiêu chí để phân chia nhân sự một cách hợp lý, để người

ở từng đơn vị phát triển tốt nhất năng lực của mình

Trong hệ thống các cơ quan nhà nước, có một số dạng chia

Định biên là xác định số lượng và cơ cấu nguồn nhân lực

cần cho một tổ chức để tổ chức hoạt động đạt hiệu quả cao

nhất

Định biên phải trả lời được các câu hỏi sau:

- Tổ chức cần bao nhiêu người (số lượng)

- Loại người nào (chất lượng, chuyên môn, nghề nghiệ

3 ¬ ¬

- Cơ cấu của nguồn nhân lực (bao nhiêu CV, CVC, CVCC;

cán sự, nhân viên )

Trong ngôn ngữ, định biên và số lượng biên chế của một

tổ chức thường được hiểu gần nhau Biên chế muốn nói đến

số lượng người được tuyển dụng vào làm việc trong tổ chức chính thức (biên chế chính thức) và biên chế tạm thời (hợp

đồng) Giao chỉ tiêu biên chế chính là giao định biên cho tổ chức đó

2 Vi tri của công tác định biên trong thiết kế tổ chức

Như đã nêu trên, thiết kế tổ chức (bao gồm cả thiết kế tổ

chức mới, thiết kế tách, nhập) bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau, trong đó có thể quy thành ba nhóm:

- Nhóm định uiệc: Chức năng, nhiệm vụ cho từng công việc, nhóm công việc, cho từng tổ chức

- Nhóm định tổ chức: Xác định cơ cấu của tổ chức, các mối quan hệ có liên quan

- Nhóm định người ác định số lượng, cơ cấu nhân sự

- Định biên là cơ sở để xây dựng kế hoạch ngân sách tiền

lương, các chỉ phí xã hội khác có liên quan đến con người (chế

độ bảo hiểm, phúc lợi xã hội)

Mỗi một loại hình tổ chức đều có những nguyên tắc riêng

để xác định định biên của tổ chức mình trên cơ sở kết hợp

những nguyên tắc phổ biến khoa học chung cho các tổ chức

Trong các cơ quan quản lý nhà nước (Chính phủ, UBND các cấp) một số định biên (số lượng Phó Thủ tướng số lượng

Hộ trưởng Phó Chủ tịch, thành viên UBND) đã được luật

quy định Ví dụ, Luật Tổ chức Chính phủ năm 2001, quy định số lượng Phó Thủ tướng là 3; Tại kỳ họp thứ nhất của Quốc hội Khoá XI, Nghị quyết quy định số lượng Bộ trưởng của chính phủ là 26

Định biên cho từng bộ phận (Bộ, các Sở, Ban, Ngành)

được quy định trong các văn bản pháp quy

Do điều kiện hoạt động của các tổ chức thay đổi nên công tác định biên xác định số lượng người cần thiết cho tổ chức

trong từng thời kỳ, là công việc quan trọng nhằm bổ sung thêm nhân sự cho chức năng nhiệm vụ mới; bổ sung những

người nghỉ hưu, bị sa thải

Định biên gắn liền với phân cấp quản lý nhân sự trong các cơ quan nhà nước Hàng năm, từng tổ chức nhà nước nói chung và các cơ quan hành chính nhà nước nói riêng đều

phải xem xét, để nghị lại nguồn nhân lực của tổ chức mình

279

để trên cơ sở đó xác định lại định biên cần thiết và tùy thuộc vào sự phân cấp quản lý để xây dựng kế hoạch bổ sung”)

8 Các yếu tố ảnh hưởng đến định biên

Như trên đã nêu, định biên là xác định số lượng và cơ cấu nhân lực cần cho một tổ chức để tổ chức đạt được mục tiêu đã vạch ra

Trong thiết kế tổ chức, mục tiêu là nền tảng rất cơ bản

cho việc thiết kế một cơ cấu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và số lượng con người Xác định định biên phụ thuộc vào

các yếu tố sau:

a Quy mô hoạt động của tổ chức Quy mô được xác định

cả trên phương diện không gian lãnh thổ và quy mô các hoạt động

b Công uiệc cụ thể: Công việc phức tạp, có dung lượng nhiều hay ít sẽ quyết định số lượng, cơ cấu người

c Điêu kiện công nghệ ứng dụng: Công nghệ tiên tiến;

công nghệ lạc hậu, thủ công Sự thay đổi công nghệ đã tạo ra

sức đào thải người và đòi hỏi người có chất lượng cao hơn

d Múc độ chuyên môn hóa: Mức độ chuyên môn hóa càng

cao, đồi hỏi cơ cấu nhân sự càng chi tiết, khả năng thay thế

khó hơn

e Tính ổn định của tổ chức: Tổ chức càng ổn định càng có

ít cơ hội để xác định lại, bổ sung thêm biên chế

Trong môi trường hiện nay, do tác động của nhiều nhân

tố mang tính toàn cầu, khu vực; gây khủng hoảng kinh tế (Sự kiện 11/9; sự kiện ving vinh Pecxic; Sars ) lam cho

** Trong môn học "Nhân sự trong tổ chức hành chính nhà nước” nghiên cứu

phân cấp quản lý nguồn nhân lực

280

nhiều tổ chức sản xuất, kinh doanh gặp nhiều khó khăn

àm cho số lượng biên chế đã có Cát

trong việc duy trì v

giảm đã trở thành phổ biến

“Trong các cơ quan quản lý hành chính nhà nước, cũng do

các yếu tố xã hội, quốc tế tác động nên không ít chính phủ rơi vào khủng hoảng trong việc thực thi các hoạt động quản lý nhà nước và nhiều vấn để như tách, nhập, giải tán, thành lập thêm bộ phận mới (Bộ An ninh Nội địa của nước Mỹ là ví dụ)

đòi hỏi vấn để nhân sự, định biên phải được quan tâm

4 Một số nguyên tắc cơ bản xác định định biên cho

các cơ quan quản lý hành chính nhà nước

Tổ chức nhà nước nói chung và tổ chức hành chính nhà nước nói riêng là những tổ chức có tính chất đặc biệt hơn so với các tổ chức khác Tính chất đặc biệt đó thể hiện cụ thể ở việc xác định định biên cho cả hệ thống nói chung và cho

từng cơ quan quản lý hành chính nhà nước nói riêng

Người lao động làm việc trong các cơ quan hành chính nhà nước là người của nhà nước, được nhà nước trao quyền lực (nhất định) để thực thi các công việc của nhà nước, được nhà nước trả công (lương, các chế độ khác); phải thực hiện

các công việc đó theo quy định của nhà nước (quy tắc, quy

chế ) Do đó, xác định định biên của các cơ quan quản lý hành chính nhà nước từ Trung ương đến cơ sở phải tuân thủ những nguyên tắc cụ thể

Nguyên tắc pháp luật Định biên của cơ quan quản lý hành chính nhà nước do pháp luật quy định và chỉ được thực hiện theo đúng quy định đó Mợi sự vi phạm, bổ sung, thêm bớt đều vi phạm pháp luật và đó là định biên không hợp

pháp Nguyên tắc này áp dụng cho mọi tổ chức hành chính

nhà nước

281

Vi du 1: Trong Hiến pháp, không quy định số lượng Phó Thủ tướng; số Bộ trưởng nhưng Nghị quyết của Quốc

hội chỉ đồng ý có 3 Phó Thủ tướng, 26 Bộ trưởng thì Chính

phủ phải tuân thủ trong việc xác định nhân sự cho cơ cấu

đó Nếu luật tổ chức Chính phủ quy định cụ thể số lượng

Bộ (Luật 1983) thì không thể có số Bộ trưởng lớn hơn số

lượng Bộ đã quy định trong luật Muốn thay đổi (tách, nhập) phải sửa đổi luật

Vi dụ 2: Nghị định 12/2001/NĐ - CP quy định số lượng đầu mối của Phòng (và gắn liền với số lượng đó là định biên

số Trưởng phòng) từ 8 - 10 đơn vị một huyện Tất cả các huyện, tùy thuộc vào điều kiện cụ thể của mình để lựa chọn

8, 9 hay 10 phòng, nhưng không vượt quá 10 phòng (11) hay

định biên chức Trưởng phòng huyện không quá 10 người

Nguyên tắc pháp luật này bảo đảm tính thống nhất trong việc xác định cơ cấu tổ chức, định biên (các chức danh) cho từng cơ quan nhà nước; tránh tùy tiện thêm đầu mối Đó cũng là cơ sở để xây dựng các chính sách khác

Nguyên tắc có uiệc mới cần người: Nếu có công việc mới (xem phần mô tả công việc) xuất hiện mà không thể giao thêm cho một người nào đó trong tổ chức thì đòi hỏi phải có thêm "biên chế" để đảm nhận công việc này Nếu một công

việc trước đây chỉ do 1, 2 người đảm nhận, nhưng tính chất

công việc đó; quy mô công việc mở rộng, gia tăng, nếu không

bổ sung thêm người thì không thể hoàn thành nhiệm vụ

Nguyên tắc này nhằm ngăn chặn việc lợi dụng cơ quan nhà nước để đưa người vào một cách tùy tiện do thân, quen Nguyên tắc tương đồng thống nhất Nguyên tắc này xuất phát từ quan điểm cho rằng, hệ thống các cơ quan quản

lý hành chính nhà nước được tổ chức theo thứ bậc bao gồm cả 282

chiều dọc và chiều ngang Ở mỗi cấp hành chính (tỉnh) có

nhiều tổ chức (61 tỉnh và 61 UBND tỉnh) Về chức năng,

nhiệm vụ, quyền hạn của UBND tỉnh được quy định thống

ật tổ chức HĐND và UBND Do đó, định

biên (tương đối) của các tỉnh có tính tương đồng nhau Ví dụ

số lượng Sở (tương đương); số lượng Phó Chủ tịch tỉnh; số lượng biên chế

hất chung trong L

Nguyên tắc này bảo đảm cho các tổ chức địa phương (tỉnh) có thể thực thi các hoạt động quản lý hành chính nhà nước thống nhất trên các lĩnh vực chung nhất

Nguyên tắc có tính đến yếu tố đặc thủ Đây là nguyên tác thể hiện đặc trưng của hoạt động quản lý hành chính nhà

nước theo lãnh thổ Mỗi một vùng lãnh thổ có những nét đặc trưng riêng, đòi hỏi phải có người, có bộ phận đảm nhận nhiệm vụ quản lý đó Do đó, không thể máy móc, đập khuôn

tỉnh nào cũng phải có Sở Thủy sản Trong văn bản pháp luật,

nguyên tắc này thường để mở cho các địa phương để trình cấp có thẩm quyển xem xét, phê duyệt cơ cấu, tổ chức, chức

năng, nhiệm vụ và định biên

Nguyên tắc khoa học tổ chức nhà nước nói chung và

tổ chức hành chính nhà nước nói riêng có những nét đặc trưng riêng, nhưng khi xác định định biên (cũng như cả các giai đoạn thiết kế tổ chức) đều phải tuân thủ những nguyên

tác khoa học về tổ chức Xác định số lượng, cơ cấu nguồn

nhân lực của tổ chức hành chính nhà nước trong thiết kế tổ

chức phải tuân thủ những nội dung của kế hoạch hóa nguồn

nhân lực nói chung và nguồn nhân lực tổ chức hành chính nhà nước Đó là việc vận dụng các quy luật khách quan để xác định nhu cầu nguồn nhân lực; khả năng đáp ứng nguồn nlhan luc cha quốc gia, khu vực, quốc tế Nếu không quan tâm đến những nội dung đó, định biên chỉ là "bản vẽ"

283

5 Quy trình xác định định biên của tổ chức hành chính nhà nước

Xác định định biên của tổ chức hành chính nhà nước phụ thuộc vào việc thiết kế tổ chức đã nêu trên Đối với

việc thiết kế một tổ chức mới (bao gồm nhiều công đoạn)

thì xác định định biên phải đi từ những bước đầu tiên Trong khi đó, xác định định biên cho một tổ chức đã có, ở giai đoạn mở rộng, phát triển lại có những nét riêng Đối với hình thức tách, nhập, do chức năng nhiệm vụ có sự thay đổi (hoặc bổ sung) nên xác định định biên mang tính chất bổ sung (xác định lại)

Mặt khác, có nhiều loại tổ chức hành chính và được phân theo nhiều cấp khác nhau, để đảm bảo tính tương đồng, thống nhất và tính đặc thù, xác định định biên có thể tiến hành chung cho các loại tổ chức cùng cấp (Bộ) và xác định

định biên cho từng loại trong cùng một cấp (hệ số đặc thù)

Quy trình chung để xác định định biên của một tổ chức

chức hành chính nhà nước (nghị định hay quy định), nhưng

nhiều vấn để mới chỉ mang tính định hướng, chưa cụ thể Các nhà thiết kế tổ chức phải nghiên cứu, hiểu rõ chỉ tiết, nội

dung, chức năng, nhiệm vụ để xác định định biên

9 Trên cơ sở thiết kế cơ cấu tổ chức, phân tích, mô tả công việc của từng vị trí trong tổ chức theo cơ cấu tổ chức đã

có (nhóm công việc) Phân tích, mô tả công việc nhằm trả lời 284

chc câu hỏi: công việc (nhóm công việc) đó cân bao nhiêu

người (số lượng): những loại người nào (cơ cấu)

3 Phân tích nguồn nhân lực hiện có của tổ chức theo

đưa ra các

từng nhóm công việc để tìm ra thừa, thiế

chính sách thuyên chuyển (đối với tổ chức mới không có giai đoạn này)

4 Xác định định biên chung cho tổ chức và định biên cho từrg nhóm công việc

5 Xác định các chính sách cần thiết để đáp ứng định biên chc tổ chức

bắc đảm có đủ số lượng và chủng loại nhân lực cần thiết

chc tổ chức nhằm giúp tổ chức đạt được mục tiêu Đó cũng chíah là một trong những giai đoạn của kế hoạch hóa

Trén cơ sở các chính sách vĩ mô của nhà nước, cơ quan

quén lý nguồn nhân lực Trung ương phê chuẩn định biên

che ting co quan

Quy trình vĩ mô xây dựng định biên cho một cấp hành chíah bao gồm một số bước sau: (Ví dụ cho tổ chức hành chhíah nhà nước cấp tỉnh)

285

a Xác định định biên chung cho một tổ chức hành chính nhà nước cấp tỉnh Việc xác định này dựa trên nhiều tiêu chí chung của cấp hành chính này

- Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức

- Số lượng các đầu mối và công việc

- Quy mô dân số bình quân của đơn vị hành chính (cấp

tỉnh); (cả nước có 80 triệu với 61 tỉnh bằng bình quân khoảng

1,3 triệu) Với quy mô dân số đó cần bao nhiêu biên chế

- Diện tích lãnh thổ bình quân: Bình quân mỗi tỉnh

khoảng 5,5 ngàn km? - số lượng biên chế bao nhiêu?

- Mức thu nhập bình quân đầu người 500 USD/người

- Mức tăng trưởng kinh tế bình quân chung cả nước:

7,8%/năm

- Mức độ đô thị hóa bình quân (cả nước): 21%

- Mức độ chung về nguồn lực (tỉ lệ bình quân các cấp học, ngành học )

- Mức độ phát triển hạ tầng kinh tế - xã hội (tỉ lệ bình

quân trường học; bệnh viện; nước sạch; điện; nước )

Ví dụ: Luật tổ chức HĐND và UBND sửa đổi (1994) quy định định hướng cho việc tổ chức UBND; Nghị định

174 quy định cơ cấu tổ chức của UBND chung cho cả nước

bao gồm: Số lượng Phó Chủ tịch; Số lượng Uỷ viên UBND;

các Sở, ngành?),

b Xác định hệ số định biên cho từng đơn vị trong cùng một cấp

* Xem chỉ tiết Điều 1, Nghị định 174/Chính phủ ngày 29/9/1994 quy định cơ

cấu thành viên UBND và số Phó Chủ tịch UBND các cấp

286

Đây là công việc tương đối phức tạp và đòi hỏi phải

ố điều chỉnh tối ưu

Nguyên tac cd ban để đưa ra hệ số điều chỉnh là tính chất

nghiên cứu cụ thể để đưa ra được hệ

- Mật độ dân cư của địa phương

- Mức độ phát triển kinh tế - xã hội gắn liền với hoạt động

cung cấp dịch vụ của nhà nước

Hệ số điều chỉnh định biên cho các đơn vị hành chính trong cùng một cấp (cấp tỉnh), có thể dao động trong khoảng

1 <h<I1 (trong đó h gọi là hệ số điều chỉnh)

Trên thực tế của hoạt động quản lý nguồn nhân lực, hệ số

h thường lớn hơn hoặc bằng 1 (h > 1); không có trường hợp nào nhỏ hơn 1 Ví dụ, Nghị định 174 đã nêu trên, quy định

ngoại trừ Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh, các tỉnh đều có

(tối thiểu - chung) 1 Chủ tịch, 3 Phó Chủ tịch, 5 Uỷ viên Đối

với các tỉnh có số dân trên 1,õ triệu người, số lượng Uỷ viên

của Uỷ ban có thể lên đến 11 người (hệ số h = 1,2); gắn liền

với vấn để này sẽ gắn liền với cơ cấu tổ chức các ngành (Sở)

và biên chế (định biên) cho các Sở đó

287

Chuong VI

HIỆU QUẢ TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

Mục đích của việc nghiên cứu hiệu qua tô chức là để quản

lý và phát triển tô chức theo hướng mục tiêu đã được xác định Nghiên cứu hiệu qua tố chức nhằm chỉ ra:

- Những yếu tổ ảnh hưởng tới hoạt động của tổ chức trong mot tinh huong;

- Dự báo được những hậu quả có thểa

thay đổi của các yếu tố trên;

u nghĩa khác nhau Sự khác nhau cách hiệu có thê

1 Kết quả và hiệu quả

Kết quả là một sản phẩm (cuối cùng) được tạo ra của một,

tổ chức (sản xuất cung cấp địch vụ) Kết quả được lượng hóa

về số lượng chất lượng cũng như nhiều chỉ số đo khác

Bên cạnh thuật ngữ kết qua trong hoạt động quản lý

đụng thuật ngữ (effeeienD nhằm chỉ một hoạt động quản lý

289

tạo ra một kết quả nhất định, nhưng được xem xét cả khía cạnh tác động của kết quả quản lý tạo ra Quyết định quản lý hành chính nhà nước có thể tạo ra một sản phẩm là tất cả người dân chấp hành, nhưng sự tác động của quyết định đó đến đời sống của người dân nói chung rất hạn chế, Trong trường hợp đó, hiệu lực của quyết định đạt ở mức độ thấp Trong khi đó, hiệu quả là một khái niệm mang tính chất

tương đối nhằm chỉ sự so sánh các hoạt động tạo ra những

sản phẩm với nhiều cách thức khác nhau và chi phi khác nhau Hiệu quả là một khái niệm nhằm xác định mức độ chỉ

phí đạt được hiệu lực đã nêu trên Nếu đạt được mức độ hiệu

lực như nhau, chi phí thấp hơn có nghĩa hoạt động có hiệu

quả hơn Nếu tiêu tốn một lượng lao động vật hóa và lao

động sống như nhau nhưng tạo ra nhiều sản phẩm (như nhau) thì hoạt động nào tạo ra nhiều sản phẩm hơn thì hoạt động đó có hiệu quả hơn

Trong hoạt động sản xuất, hiệu quả có thể được đo bằng:

- Giá thành của một đơn vị sản phẩm khi chất lượng của sản phẩm đó tương đương với các loại sản phẩm đo các đơn vị khác sản xuất ra;

- Năng suất lao động, tức số lượng sản phẩm được tạo ra trong một đơn vị thời gian tương ứng với chi phí như nhau về lao động sống và lao động vật hóa

Hiệu quả như đã nêu trên chỉ xem xét trên khía cạnh cụ thể của từng sản phẩm hoặc cho từng hoạt động cụ thể Một

sản phẩm tạo ra với chỉ phí thấp sẽ có hiệu quả cao

2 Hiệu quả tổ chức

Hiệu quả tổ chức hay tổ chức có hiệu quả được xem xét

mang tính tổng thể trên tất cả hoạt động của tổ chức

290

Tổ chức với những tiêu chí cụ thể đặc trưng cho tổ chức

đã trình bày trong chướng 1, hiệu quả của tổ chức hay tổ

chức hiệu quả khi các tiêu chí đặc trưng cho tổ chức được thể

hiện một cách đầy đủ nhất

Trong quan điểm truyền thống, hiệu quả của một tổ chức thường được định nghĩa thông qua việc đạt được các mục tiêu

mà tổ chức đã để ra với chỉ phí tối thiểu, thấp nhất Cách

hiểu này đã được nhiều tổ chức cũng như các nhà lý luận

nghiên cứu và sử dụng để đánh giá một tổ chức hiệu quả Tuy nhiên, khái niệm chỉ phí thấp nhất, tối thiểu trong đánh giá hiệu quả của tổ chức đã có những sự thay đổi Trước đây

để đạt được mục tiêu tổ chức xem xét hay để xuất chỉ phí thường dựa vào chỉ phí thấp nhất Hiện nay, khái niệm chỉ

phí hợp lý đã được sử dụng thay thế cho chỉ phí thấp

Cách tiếp cận trên thường gắn liền với các hoạt động của

tổ chức Trong khi đó tổ chức đặt trong môi trường thường xuyên thay đổi cả các yếu tố bên trong và bên ngoài nên cách tiếp cận trên không phan anh hết hiệu quả hoạt động

của tổ chức

Hiệu quả của tổ chức trong cách tư duy mới được xem xét,

được định nghĩa không chỉ liên quan đến tổ chức mà còn gắn liển với sự vận động và phát triển cuả tổ chức trong môi

trường bên trong và bên ngoài tổ chức thay đối Tổ chức hiệu quả là tổ chức đạt được mục tiêu của tổ chức uà thích ứng

một cách tốt nhất uới sự thay đổi (môi trường)

Cách tiếp cận này của tổ chức hiệu quả không chỉ xem

xét tính hiện tại của tổ chức mà còn quan tâm cả đến tiểm năng phát triển của tổ chức, tức tính thích ứng của tổ chức đối với sự thay đổi

291

II CÁC YẾU TỔ XÁC ĐỊNH MỘT TỔ CHỨC HIEU QUA

Trên nguyên tác chung, hiệu quả hoạt động của tổ chức

hay một tổ chức hiệu quả được xác định thông qua ba nhóm

yếu tố:

- Đạt được mục tiêu của tổ chức đã vạch ra;

- Duy trì được sự phát triển bền vững, ổn định của tổ chức

(bao gồm cả các vấn để về cơ cấu tổ chức; nhân sự tổ chức,

văn hóa tổ chức )

- Thích ứng với sự thay đổi của môi trường bên ngoài

thông qua việc điều chỉnh một cách hợp lý, khoa học các mục

tiêu của tổ chức

1 Đạt được mục tiêu của tổ chức đề ra trong từng giai đoạn cụ thể (mục tiêu ngắn hạn, trước mắt, cụ thể; mục tiêu đài hạn, mục tiêu chiến lược) có thể lượng hóa thông qua một

số chỉ tiêu mang tính định tính uà định lượng như:

- Sản phẩm (số lượng ô tô được sản xuất, lắp ráp trong tháng, quý, năm );

: Số lượng lao động sống đã đầu tư cho một đơn vị sản phẩm:

- Năng suất lao độn

- Chi phí / giá thành trên một đơn vị sản phẩm

- Chất lượng của các loại sản phẩm được tạo ra (bao nhiêu

phần trăm được đánh giá chất lượng tốt; chưa tốt; phải làm

lại, không xuất xưởng )

292

chi phan ảnh sự bên vững của tô chức Thông thương nó được thê hiện băng những chỉ tiểu thê hiện các yêu tổ môi trường bên trong của tô chức, Một số tiệu chí sau cần quan tâm

- Bự vắng mat khong có ly do của công chức trong công sở

công Vụ:

- Số lượng người xin rời khỏi cơ quan, công vụ chuyển

sang ngành nghề khái

- Mức độ hài lòng của công chức đối với công vụ:

- Mối quan hệ giữa các thành viên trong tô chức với nhau

thông qua các biểu hiện xung đột mâu thuẫn:

Sự tham gia của đội ngũ cán bộ công chức trong các

quyết định của tô chức:

- Kỹ năng quản lý thay đổi;

- Ky nang quản lý con người:

- Ky nang quan ly va trao doi thong tin:

- Các giá trị nguồn nhân lực của tổ chức

3 Thích ứng tới sự thay đổi của môi trường bên ngoài thông qua uiệc điều chỉnh một cách hợp lý, khoa học các mục

tiêu của tổ chức Đây là một trong những nhóm tiêu chí quan

trọng nhằm đánh giá hiệu quả tổ chức trên quan điểm phát

triển u tổ chức có thể thích ứng được với sự thay đổi môi

trường bên ngoài tổ chức thể hiện tổ chức đó được đánh giá hiệu quả hơn những tổ chức khác Một số tiêu chí cu thể sau

đây thường được chú ý:

- Mức độ kiểm soát của tổ chức

- Linh hoạt, thích ứng

- Sự hợp tác với các tổ chức bên ngoài:

293