Vìvậy, công tác tổ chức quản lý sản xuất, quản lý lao động hạch toán kế toán tiềnlương và các khoản trích theo lương thực hiện đúng nguyên tắc chế độ hạchtoán, quản lý phù hợp với tình h
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ TIỀN LƯƠNG, CÁC KHOẢN TRÍCH
Tiền lương là khái niệm rất đa dạng với nhiều tên gọi khác nhau như tiền công, thù lao lao động và thu nhập lao động Theo Tổ chức Lao động Quốc tế (ILO), tiền lương là sự trả công hoặc thu nhập biểu thị bằng tiền, được ấn định dựa trên thỏa thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động thông qua hợp đồng viết hoặc bằng miệng cho một công việc đã thực hiện hay sẽ làm.
Tiền lương là giá cả của lao động, được xác định bởi quan hệ cung cầu trên thị trường lao động Trong thời kỳ kế hoạch hoá tập trung ở Việt Nam, tiền lương được hiểu như một phần thu nhập quốc dân để bù đắp hao phí lao động và do Nhà nước phân phối cho công nhân viên chức bằng tiền tệ, theo quy luật phân phối theo lao động Hiện nay, theo Điều 55 của Bộ Luật Lao Động Việt Nam, tiền lương do hai bên thỏa thuận trong hợp đồng lao động và được trả dựa trên năng suất lao động, chất lượng và hiệu quả công việc.
Tiền lương là bộ phận cơ bản duy nhất trong thu nhập của người lao động, quyết định mức sống và động lực làm việc của họ Đồng thời, nó là một trong những yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất và hoạt động kinh doanh tại doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí lao động và hiệu quả sản xuất Việc quản lý và tối ưu mức lương không chỉ tác động đến năng suất làm việc mà còn củng cố khả năng cạnh tranh và đóng góp vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
+Tiền lương danh nghĩa: là thu nhập mà người lao động nhận được khi làm việc dưới hình thức tiền tệ.
Tiền lương thực tế: là khối lượng tư liệu sinh hoạt và dịch vụ mà người lao động có thể mua bằng tiền lương danh nghĩa.
Người lao động quan tâm đến tiền lương thực tế hơn tiền lương danh nghĩa, vì tiền lương thực tế phản ánh đúng mức sống và khả năng chi tiêu thực tế của họ Tiền lương thực tế được điều chỉnh theo lạm phát và chi phí sinh hoạt, nên khi giá cả tăng nhanh mà mức lương danh nghĩa không điều chỉnh kịp, sức mua của người lao động sẽ giảm Trong bối cảnh thị trường lao động, một mức tăng tiền lương danh nghĩa cao không nhất thiết cải thiện chất lượng cuộc sống nếu lương thực tế không tăng tương ứng Vì vậy, việc đo lường và tối ưu tiền lương nên dựa trên tiền lương thực tế để đánh giá và cải thiện mức sống cho người lao động.
Tiền lương tối thiểu là mức lương thấp nhất được dùng làm căn cứ để xây dựng các mức lương khác, từ đó hình thành hệ thống tiền lương thống nhất trên toàn quốc Việc xác định mức lương tối thiểu tạo khung tham chiếu cho thu nhập của người lao động và làm nền tảng để điều chỉnh các khoảng lương phù hợp với từng ngành nghề, đảm bảo sự công bằng trong thị trường lao động và sự ổn định kinh tế của đất nước.
Tiền lương kinh tế là một khái niệm trong kinh tế học mô tả mức lương được hình thành bởi cung cầu lao động trên thị trường Các doanh nghiệp, để đáp ứng yêu cầu về nguồn nhân lực, thường phải trả mức lương cao hơn tiền lương tối thiểu nhằm đảm bảo có đủ nhân sự và thu hút người có kỹ năng Việc trả lương ở mức cao hơn tối thiểu phản ánh giá trị công việc, chi phí tuyển dụng và cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trên thị trường lao động Do đó, tiền lương kinh tế vừa phản ánh nhu cầu về lao động vừa giúp tối ưu hóa hiệu quả làm việc và chi phí nhân sự.
Tiền lương là một bộ phận của sản phẩm xã hội, được trả bằng tiền cho người lao động dựa trên số lượng và chất lượng lao động của họ để bù đắp hao phí và đảm bảo đời sống thực tế cho mỗi công nhân Nó cũng là yếu tố kích thích sản xuất mạnh mẽ, thúc đẩy người lao động làm việc chăm chỉ, nâng cao trình độ tay nghề và cải tiến kỹ thuật nhằm nâng cao năng suất lao động.
Tiền lương là thù lao bằng tiền do doanh nghiệp trả để đền bù hao phí lao động sống cần thiết mà người lao động đã bỏ ra, dựa trên thời gian làm việc và khối lượng công việc mà họ đã cống hiến cho doanh nghiệp Nó phản ánh giá trị của công sức và sự đóng góp của người lao động đối với quá trình sản xuất kinh doanh và sự phát triển của tổ chức.
2.1.1.2 Các hình thức trả lương
Việc tính lương có thể thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau, tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động kinh doanh, tính chất công việc và trình độ quản lý của mỗi doanh nghiệp Mỗi tổ chức cần chọn hình thức trả lương cho người lao động sao cho hợp lý và phù hợp với thực tế, nhằm đảm bảo động viên nhân viên, nâng cao hiệu quả công việc và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.
Các doanh nghiệp tuyển dụng lao động theo hợp đồng lao động, và người lao động phải tuân thủ các cam kết đã ký trong hợp đồng; doanh nghiệp có trách nhiệm bảo đảm quyền lợi cho người lao động Theo Nghị định số 03/2003/NĐ-CP ngày 15/01/2003 của Chính phủ, quy định chi tiết thi hành tại Điều 58 Bộ Luật Lao động, các doanh nghiệp có thể áp dụng hai hình thức trả lương.
-Hình thức tiền lương theo thời gian
-Hình thức tiền lương theo sản phẩm a) Hình thức trả lương theo thời gian
Trả lương theo thời gian là hình thức trả lương căn cứ vào thời gian làm việc thực tế của người lao động, được xác định dựa trên nghề nghiệp và trình độ thành thạo nghề nghiệp, nghiệp vụ kỹ thuật chuyên môn của người lao động Phương thức này thể hiện quyền lợi của người lao động khi họ được trả lương tương ứng với số giờ làm việc và mức độ thành thạo kỹ thuật, đảm bảo sự công bằng và minh bạch trong quá trình trả lương.
Trong doanh nghiệp hình thức trả lương theo thời gian được áp dụng cho nhân viên làm văn phòng như hành chính quản trị, tổ chức lao động, thống kê, tài vụ - kế toán Tuỳ theo yêu cầu và trình độ quản lý thời gian lao động của doanh nghiệp, tính trả lương thời gian có thể thực hiện theo 2 cách: lương thời gian giản đơn và lương thời gian có thưởng.
*Lương thời gian giản đơn:
-Lương thời gian giản đơn: là tiền thưởng được tính theo thời gian làm việc và lương giá thời gian Lương thời gian giản đơn được chia thành:
+ Lương tháng: Là tiền lương trả cho người lao động theo thang bậc lương qui định gồm tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp (nếu có).
Lương = Mức lương tối x Hệ số lương theo + Phụ cấp lương tháng thiểu chung cấp bậc,chức vụ ( nếu có)
Lương tháng được áp dụng cho các nhân viên thuộc ngành hoạt động không có tính chất sản xuất.
+ Lương ngày: được tính bằng cách lấy lương tháng chia cho số ngày làm việc theo chế độ.
Lương ngày làm căn cứ để tính BHXH phải trả công nhân viên, tính trả lương cho công nhân viên trong những ngày hội họp, học tập, trả lương theo hợp đồng. +Lương giờ: Được tính bằng cách lấy lương ngày chia cho số giờ làm việc trong ngày theo chế độ:
Lương giờ để làm căn cứ tính phụ cấp thêm giờ
Số ngày làm việc theo chế độ
Số giờ làm việc theo chế độ
Lương thời gian có thưởng là hình thức tiền lương dựa trên thời gian làm việc, ở mức cơ bản giản đơn và được bổ sung bằng chế độ tiền thưởng trong sản xuất nhằm tăng động lực và hiệu suất Hình thức tiền lương theo sản phẩm trả lương căn cứ vào số lượng và chất lượng sản phẩm hoàn thành, khuyến khích người lao động làm việc hiệu quả và đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng Việc kết hợp hai hình thức này giúp cân bằng thu nhập ổn định với yêu cầu về năng suất và chất lượng trong quá trình sản xuất.
Trả lương theo sản phẩm là hình thức thanh toán thù lao cho người lao động dựa trên số lượng và chất lượng sản phẩm hoàn thành hoặc khối lượng công việc đã được nghiệm thu Để triển khai trả lương theo sản phẩm, cần xây dựng định hướng lao động rõ ràng và thiết lập đơn giá tiền lương hợp lý cho từng sản phẩm, đồng thời đảm bảo công việc được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt và quá trình nghiệm thu sản phẩm được kiểm tra chặt chẽ.
*Hình thức trả lương theo sản phẩm:
KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG THEO CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP HIỆN HÀNH
Mẫu số 01a- LĐTL - Bảng chấm công là mẫu do các tổ sản xuất hoặc các phòng ban lập ra nhằm cung cấp chi tiết số ngày công cho từng người lao động theo tháng hoặc theo tuần, phục vụ cho việc tính lương và quản lý nhân sự Bảng chấm công giúp theo dõi đầy đủ giờ làm việc, đối chiếu dữ liệu giữa người lao động và bộ phận nhân sự và tăng tính minh bạch trong quản trị nhân sự.
Mẫu số 02 - LĐTL - Bảng thanh toán tiền lương là tài liệu được lập cho từng bộ phận để làm căn cứ thanh toán tiền lương và phụ cấp cho người lao động làm việc trong các đơn vị sản xuất - kinh doanh Bảng này giúp chuẩn hóa quy trình trả lương, đảm bảo tính minh bạch và công bằng cho người lao động và hỗ trợ quản trị nhân sự hiệu quả.
Đối với việc tính thưởng cho người lao động thường xuyên, kế toán lập Mẫu số 03 - LĐTL - Bảng thanh toán tiền thưởng dựa trên các chứng từ ban đầu như bảng chấm công và phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, đồng thời áp dụng phương án tính thưởng đã được người có thẩm quyền phê duyệt để đảm bảo ghi nhận và thanh toán đúng số tiền thưởng cho người lao động và lưu trữ căn cứ cho quản lý và kiểm toán.
2.2.2 Tài khoản sử dụng Để phục vụ cho công tác hạch toán tiền lương, kế toán sử dụng các TK:
TK 334 – Phải trả người lao động là tài khoản kế toán dùng để phản ánh tình hình thanh toán với nhân viên của công ty, ghi nhận các khoản tiền liên quan đến tiền lương, tiền công, phụ cấp, BHXH, tiền thưởng và các khoản thu nhập khác của người lao động Việc quản lý TK 334 giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát các nghĩa vụ thanh toán với người lao động, đồng thời cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình thanh toán lương và các phúc lợi mà nhân viên được hưởng.
TK này có 2 TK cấp 2:
TK 3341 Phải trả công nhân viên là tài khoản ghi nhận các khoản phải trả và thanh toán cho công nhân viên liên quan đến tiền lương, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc thu nhập của công nhân viên.
TK 3348 Phải trả người lao động khác phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán cho người lao động khác ngoài công nhân viên của doanh nghiệp, liên quan đến tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất tiền công và các khoản thu nhập khác thuộc về người lao động Tài khoản này theo dõi mức dư nợ phải trả cuối kỳ và diễn biến thanh toán để đảm bảo quản lý chi phí tiền lương và báo cáo tài chính được chính xác.
SDĐK phản ánh số tiền đã trả cho người lao động lớn hơn số tiền phải trả, bao gồm tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác, tại tồn đầu kỳ Nội dung này yêu cầu ghi nhận chênh lệch và điều chỉnh tồn đầu kỳ sao cho số dư phải trả cho người lao động và các khoản chi trả phản ánh đúng thực tế, đồng thời đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ chuẩn mực kế toán.
-Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thường có tính chất lương, BHXH và các khoản khác đã trả, đã chi, đã ứng trước cho người lao động.
SDĐK: Các khoản tiẻn lương, tièn công, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản khác còn phải trả cho người lao dộng tồn đầu kỳ.
-Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản phải trả, phải chi cho người lao động.
-Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của người lao động.
SDCK: Phản ánh số tiền đã trả lớn hơn số phải trả về tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác cho người lao động.
SDCK: Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản khác còn phải trả cho người lao động.
Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số TK khác như:
+TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp
+TK 627: Chi phí sản xuất chung
+TK 641: Chi phí bán hàng
+TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
2.2.3 Phương pháp kế toán tiền lương
Căn cứ vào bảng thanh toán lương và bảng thanh toán tiền thưởng (có tính chất lượng), kế toán phân loại chi phí lương và lập chứng từ phân bổ tiền lương, tiền thưởng vào chi phí sản xuất - kinh doanh.
Tiền lương và các khoản phải trả cho người lao động trong kỳ được ghi nhận là chi phí của kỳ đó Đối với các doanh nghiệp sản xuất mang tính thời vụ, không thể bố trí nghỉ phép giữa các kỳ hạch toán, nên kế toán phải dự toán tiền lương nghỉ phép của lao động trực tiếp và trích trước vào chi phí của từng kỳ theo số dự toán để hạn chế dao động chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm Cách trích trước tiền lương nghỉ phép năm cho công nhân sản xuất được thực hiện bằng cách ghi nhận số dự toán vào chi phí sản xuất cho từng kỳ hạch toán, nhằm đảm bảo chi phí phản ánh đúng kỳ kế toán.
Hạch toán tổng hợp tiền lương và tình hình thanh toán với người lao động thể hiện qua sơ đồ sau:
(1) Thanh toán lương cho người lao động
(6b) Trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất
Trong quy trình kế toán lương và thanh toán, các khoản khấu trừ bao gồm khấu trừ các khoản phải thu khác và khấu trừ các khoản tạm ứng thừa nhằm điều chỉnh số dư và đảm bảo tính chính xác của số tiền phải trả; đồng thời tiền lương, tiền thưởng phải trả cho nhân viên phân xưởng và tiền lương, tiền thưởng phải trả cho nhân viên BH được ghi nhận và thanh toán đầy đủ theo đúng chế độ và thời hạn.
(4) Thu hộ cho cơ quan khác hoặc giữ hộ người lao động
(9) Tiền lương, tiền thưởng phải trả cho nhân viên QLDN
(5) Tiền lương, tiền thưởng phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất
(10) Tiền thưởng từ quỹ khen thưởng phải trả cho người lao động (6a) Tiển lương nghỉ phép thực tế phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất
(11) BHXH phải trả cho người lao động
Mức trích trước tiền lương của
Tiền lương chính phải trả cho LĐTT trong kỳ Tỉ lệ trích trước
TL nghỉ phép, ngừng sx theo KH của LĐTTTổng số TL chính KH năm của LĐTT
Sơ đồ 2.1 Kế toán tổng hợp thanh toán với Người lao động
2.2.4 Sổ sách, báo cáo a Sổ chi tiết tài khoản 334 oán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ tiền lương phát sinh liên quan đến các bộ phận cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý Số liệu trên sổ kế toán chi tiết TK 334 cung cấp cho các thông tin phục vụ cho việc quản lý tiền lương của các bộ phận, đơn vị,… chưa được phản ánh trên Sổ nhật ký và sổ cái b Sổ cái tài khoản 334
Đoạn mô tả này cho biết cách ghi chép các nghiệp vụ tiền lương phát sinh trong từng kỳ và trong niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp, nhằm đảm bảo hạch toán chính xác và đầy đủ Số liệu trên Sổ cái TK 334 phản ánh tổng hợp tình hình tiền lương của doanh nghiệp, giúp theo dõi, tổng hợp các khoản lương phải trả và các biến động liên quan để phục vụ cho quản trị và báo cáo tài chính.
Sổ cái phản ánh đầy đủ các nội dung sau:
+ Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ + Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tê tài chính phát sinh
Số tiền của nghiệp vụ tiền lương phát sinh ghi vào bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản. c Sổ nhật ký
Đây là công cụ ghi chép các nghiệp vụ tiền lương nói riêng và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nói chung trong từng kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán, theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng giữa các tài khoản liên quan Số liệu kế toán trên sổ nhật ký phản ánh tổng số phát sinh ở bên Nợ và ở bên Có của mỗi nghiệp vụ, từ đó hỗ trợ phân tích dòng tiền, chi phí và nguồn lực, đồng thời tạo nền tảng cho việc đối chiếu sổ sách và lập báo cáo tài chính.
Có của tất cả các tài khoản kế toán sử dụng ở doanh nghiệp.
Sổ nhật ký phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:
+ Số hiệu và ngày tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ + Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh
+ Sổ tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
KẾ TOÁN CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG THEO CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP HIỆN HÀNH
KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP HIỆN HÀNH
-Bảng phân bổ lương và BHXH (Mẫu số 11 - LĐTTT)
2.3.2 Tài khoản sử dụng Để phục vụ cho công tác hạch toán các khoản trích theo lương, kế toán sử dụng TK 338 Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức, đoàn thể xã hội, cho cấp trên về kinh phí công đoàn, BHXH, BHYT, các khoản khấu trừ vào lương theo quy định
TK 338 - Phải trả phải nộp khác dùng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản phải trả phải nộp khác ngoài các khoản đã phản ánh ở các TK thanh toán nợ phải trả (từ TK 331 đến TK 337) Để hạch toán các khoản trích theo lương, kế toán sử dụng các TK cấp 2 sau: TK 3382 “Kinh phí công đoàn”.
-TK 3386 “Bảo hiểm thất nghiệp”
-BHXH phải trả cho công nhân viên.
-Chi KPCĐ tại doanh nghiệp.
-Khoản BHXH, KPCĐ đã nộp lên cơ quan quản lý cấp trên.
-Chi mua BHYT cho người lao động
SDĐK: Khoản đã trích chưa sử dụng hết còn tồn đầu kỳ.
- Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo chế độ quy định.
- BHXH, KPCĐ vượt chi được cấp bù. SDCK: Khoản đã trích chưa sử dụng hết.
2.3.3 Phương pháp kế toán các khoản trích theo lương
Hoạch toán tổng hợp về thanh toán BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.2 Kế toán tổng hợp quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN
(1)Nộp cho cơ quan quản lý quỹ (6) Trích theo tiền lương của nhân viên
BH tính vào chi phí
(2) BHXH phải tả cho người lao động trong doanh nghiệp
(7) Trích theo tiền lương của nhân viên
Trong quản lý chi phí, doanh nghiệp tính vào chi phí các khoản liên quan đến lao động, trong đó thể hiện các chỉ tiêu như KPCĐ tại doanh nghiệp (3); phần trích theo tiền lương của công nhân trực tiếp sản xuất được tính vào chi phí sản xuất (4); và phần trích theo tiền lương của công nhân trừ vào thu nhập của họ (8).
(9) Nhận tiền cấp bù của quỹ BHXH
(5)Trích theo tiền lương của nhân viên phân xưởng tính vào chi phí
2.3.4 Sổ sách, báo cáo a Sổ chi tiết tài khoản 338
Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh từ các khoản trích theo lương và cho phép theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý, giúp phân bổ và giám sát chi phí lương cho từng bộ phận, đơn vị Số liệu trên sổ kế toán chi tiết TK 338 cung cấp thông tin về các khoản trích theo lương của các bộ phận, đơn vị mà chưa được phản ánh trên sổ nhật ký và sổ cái, từ đó hỗ trợ đối chiếu và báo cáo tài chính chính xác hơn Sổ cái tài khoản 338 là phần lưu trữ các bút toán liên quan đến các khoản trích theo lương, đảm bảo tính đầy đủ và minh bạch trong hệ thống kế toán.
Phần ghi chép nghiệp vụ các khoản trích theo lương được thực hiện theo từng kỳ và theo niên độ kế toán dựa trên các tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản áp dụng cho doanh nghiệp Số liệu trên Sổ cái TK 338 phản ánh tổng hợp các khoản trích theo lương của đơn vị và doanh nghiệp, làm căn cứ để nộp các khoản BHXH, BHYT, BHTN và thuế TNCN.
Sổ cái phản ánh đầy đủ các nội dung sau:
+ Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ + Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tê tài chính phát sinh
Số tiền của nghiệp vụ tiền lương phát sinh ghi vào bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản. c Sổ nhật ký:
Dùng sổ nhật ký để ghi chép các nghiệp vụ về lương nói chung và các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng giữa các tài khoản liên quan Số liệu kế toán trên sổ nhật ký phản ánh tổng số phát sinh ở bên Nợ và bên Có của tất cả các tài khoản kế toán được doanh nghiệp sử dụng, làm cơ sở cho các báo cáo tài chính và quản lý dòng tiền, chi phí và doanh thu.
Sổ nhật ký phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:
+ Số hiệu và ngày tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ + Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh
+ Sổ tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI XÍ NGHIỆP TẬP THỂ CỔ PHẦN
TỔNG QUAN VỀ XÍ NGHIỆP TẬP THỂ CỔ PHẦN HOÀI BẮC
3.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Xí nghiệp tập thể cố phần
Xí nghiệp tập thể cổ phần Hoài Bắc là đơn vị chuyên sản xuất và kinh doanh các sản phẩm khí công nghiệp và dân dụng, có diện tích hơn 10.000 m2 tại Khu công nghiệp Võ Cường, TP Bắc Ninh, tỉnh Bắc Ninh Thông tin giao dịch.
Tên xí nghiệp: Xí nghiê ̣p tâ ̣p thể cổ phần Hoài Bắc
Trụ sở chính: Khu công nghiệp Võ Cường - TP Bắc Ninh - Tỉnh Bắc Ninh
Số đăng ký kinh doanh: 2300304796
Xí nghiệp thành lập năm 2003, sau hơn một thập kỷ hình thành và phát triển cùng với nỗ lực không ngừng, đã xây dựng hệ thống cơ sở hạ tầng hiện đại, nổi bật với dây chuyền chiết nạp và sản xuất khí Oxy và Nitơ ở dạng lỏng từ hãng COSMOYNE (Hoa Kỳ); cùng với hơn 14.000 vỏ bình các loại để chứa sản phẩm Đội ngũ chuyên viên, kỹ thuật viên có trình độ cao và tâm huyết luôn cập nhật các phương pháp khoa học kỹ thuật mới và đưa vào áp dụng trong sản xuất, nhằm đáp ứng thị trường bằng những sản phẩm có độ an toàn và chất lượng cao nhất, đảm bảo mọi yêu cầu của khách hàng.
Xí nghiệp không ngừng khai thác và phát triển thị trường với một mô hình kinh doanh chuyên nghiệp và năng động, dựa trên đội ngũ chuyên viên bán hàng thành thạo, nhiệt tình và luôn được khách hàng đánh giá cao Đội xe tải trọng từ 1 đến 10 tấn sẵn sàng giao sản phẩm tới mọi khách hàng với chất lượng phục vụ nhanh nhất và tốt nhất Nhờ chất lượng sản phẩm và phong cách phục vụ chuyên nghiệp, xí nghiệp đặt uy tín lên hàng đầu để trở thành đối tác tin cậy và hợp tác lâu dài của mọi đối tác, từ đó thiết lập hệ thống bán hàng rộng khắp và khẳng định vị thế trên thị trường cung cấp khí công nghiệp với hơn 400 khách hàng thường xuyên trên nhiều tỉnh thành trên cả nước.
Khí công nghiệp ngày nay được ứng dụng rộng rãi trong nhiều ngành như xây dựng, sản xuất thép, gia công và y tế, góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng sản phẩm Ngành này phát triển muộn tại Việt Nam, bắt đầu được biết đến nhiều hơn từ năm 1996 và ngày càng khẳng định vai trò trên thị trường nội địa Do khó khăn trong việc vận chuyển, 100% sản phẩm khí công nghiệp được sản xuất ra và tiêu thụ tại thị trường nội địa.
Xí nghiệm cổ phần Hoài Bắc đã đáp ứng các tiêu chuẩn nghiêm ngặt và khắt khe, trở thành đối tác tin cậy của nhiều công trình cấp quốc gia như Thủy điện Na Hang (Tuyên Quang), Thủy điện Lạng Sơn, Thủy điện Sơn La và nhiều dự án lớn khác Đối với khí ôxy, xí nghiệp trang bị 02 giàn nạp 100 chai, 02 máy bơm công suất 450 lít/giờ và bồn chứa oxy lỏng 20 m3, chất lượng oxy đạt 99,5-99,7% với trên 6.000 vỏ chai sẵn sàng phục vụ, đồng thời có một nhà máy sản xuất và cung ứng oxy lỏng cho toàn quốc với dây chuyền hiện đại, công suất trên 1500 m3 khí/giờ và hệ thống quản lý chất lượng đạt ISO 9001:2008 Đối với khí CO2, xí nghiệp có 02 giàn nạp 50 chai, 02 bơm LOX công suất 1500 kg/giờ và CO2 LOX được dự trữ trong bồn 30 m3, cùng với hợp đồng với nhiều nhà cung cấp để đảm bảo nguồn hàng khi thị trường có nhu cầu lớn Với khí N2, xí nghiệp duy trì 600-700 chai trong kho và ký hợp đồng với bốn nhà cung cấp lớn, cung cấp cả cho ngành công nghiệp và thực phẩm như Xí nghiệp Sữa Hà Nội, Xí nghiệp Sữa Quốc Tế Đối với khí NH3, xí nghiệp đã đầu tư trên 200 vỏ NH3 để dự trữ và đã ký hợp đồng với Xí nghiệp Phân đạm Hoá chất Hà Bắc, đảm bảo số lượng hàng đã ký và chưa từng để khách hàng thiếu sản phẩm Đối với khí C2H2, hiện có 02 máy nén khí C2H2 công suất 100 m3/giờ, thiết bị do Trung Quốc và Mỹ sản xuất; đầu tư 02 giàn nạp với 60 chai mỗi lần và thêm hơn 2000 vỏ mới để đáp ứng nhu cầu tiêu thụ, đồng thời do đây là mặt hàng dễ cháy nổ nên xí nghiệp đã đầu tư 100% công nghệ mới từ Trung Quốc và Mỹ, từ đó chiếm được thị phần lớn trên thị trường.
Hiện nay Xí nghiệp tập thể cổ phần Hoài Bắc đang trên đà phát triển mạnh mẽ nhờ khai thác hiệu quả nguồn lực lao động và tối ưu chi phí nhân sự Số lượng nhân viên của xí nghiệp phần lớn được đào tạo chuyên môn bài bản, đảm bảo chất lượng phục vụ cho các bộ phận kỹ thuật, nhân sự, kế toán, hành chính và kinh doanh Định hướng phát triển của Xí nghiệp là trở thành đơn vị vững mạnh, đi đầu trong cung cấp khí công nghiệp, khí đặc biệt và khí y tế, cùng các dịch vụ ngành khí tại Việt Nam Xí nghiệp sẽ tiếp tục tuyển dụng thêm lao động có trình độ để nâng cao năng lực quản lý và đáp ứng các yêu cầu hiện tại, với các chức danh như giám đốc, phó giám đốc và các phòng ban, mỗi người đảm nhiệm trách nhiệm công việc khác nhau Với phương châm đặt lợi ích của khách hàng lên hàng đầu, xí nghiệp cam kết đáp ứng đầy đủ các yêu cầu khách hàng có thể phục vụ, cung cấp dịch vụ uy tín, chất lượng cao và mở rộng quan hệ hợp tác với các khách hàng mới.
Phương châm của xí nghiệp tập thể cổ phần Hoài Bắc
Chúng tôi luôn đồng hành và tư vấn tốt nhất cho khách hàng về cách sử dụng sản phẩm khí mà công ty cung cấp, bởi khách hàng chính là nguồn tạo ra giá trị thiết yếu cho sự phát triển của doanh nghiệp Để doanh nghiệp tồn tại và phát triển bền vững, phương châm hàng đầu của chúng tôi là luôn lắng nghe, thấu hiểu, phân tích và đáp ứng đúng với nhu cầu thực tế của khách hàng, từ đó tối ưu hóa hiệu quả sử dụng sản phẩm khí và mang lại lợi ích lâu dài cho khách hàng và đối tác.
Với khả năng và kinh nghiệm thực tế tích lũy qua nhiều năm trong nghề, chúng tôi tự tin đồng hành cùng khách hàng để giải quyết triệt để các vướng mắc về nhu cầu sử dụng khí, mang lại giải pháp tối ưu và hiệu quả cao nhất cho hoạt động của khách hàng.
Một số thuận lợi và khó khăn hiện tại của xí nghiệp tập thể CP Hoài Bắc Thuận lợi:
Xí nghiệp có thâm niên trên 10 năm nên có được nhiều mối quan hệ và quan trọng là nhận được sự tín nhiệm của khách hàng
Có quan hệ tốt với một số tổ chức, cá nhân hữu quan
Có quan hệ mật thiết với khách hàng
Có kinh nghiệm chuyên môn khá vững
Nhân viên luôn nhận được sự hỗ trợ nhiệt tình từ chủ quản
Xí nghiệp có đội xe vận chuyển riêng biệt nên rất chủ động trong việc điều động giao nhận, chuyên chở hàng hóa
Hệ thống thông tin của doanh nghiệp được nối mạng nội bộ và kết nối internet, phục vụ đắc lực cho hoạt động giao nhận và quản lý vận hành Đội ngũ nhân sự trẻ, năng động, nhiệt tình trong công việc mang lại sự linh hoạt và hiệu quả cho mọi quy trình Bên cạnh đó, họ có trình độ chuyên môn cao và dày dặn kinh nghiệm, là nền tảng để tối ưu hoá vận hành và đẩy mạnh chuyển đổi số của doanh nghiệp.
Không khí và môi trường làm việc thoải mái
Xí nghiệp có lượng khách hàng ổn định và trung thành
Các bộ luật thường hay thay đổ nên gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc tiếp cận và cập nhật thông tin
Việc thanh toán của khách hàng còn chậm làm ảnh hưởng nhiều đến việc quay vòng vốn – quỹ tiền mặt của xí nghiệp
Trong 3 năm gần đây, hoạt động kinh doanh của xí nghiệp duy trì ở mức ổn định và có xu hướng phát triển ngày càng mạnh, với doanh thu và lợi nhuận tăng lên mỗi năm Tuy nhiên, trước bối cảnh kinh tế cạnh tranh ngày càng khắt khe đòi hỏi sự sáng tạo và cải tiến liên tục, xí nghiệp cần duy trì và phát huy những thành tựu đã đạt được, đồng thời nghiên cứu thị trường và thị hiếu khách hàng để kịp thời đáp ứng nhu cầu và mang lại hiệu quả kinh doanh cao hơn Việc liên tục đổi mới, tối ưu hóa quy trình và nắm bắt xu hướng tiêu dùng sẽ giúp xí nghiệp củng cố vị thế, mở rộng thị trường và đạt được lợi thế cạnh tranh bền vững.
3.1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất - kinh doanh của Xí nghiệp tập thể cổ phần Hoài Bắc.
3.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Xí nghiệp tập thể cổ phần Hoài Bắc.
* Chức năng của Xí nghiệp
Xí nghiệp tập thể cổ phần Hoài Bắc là đơn vị chuyên sản xuất, chiết nạp, bán buôn và bán lẻ khí công nghiệp, phục vụ cho các ngành công nghiệp, y tế, dân dụng và thực phẩm; đồng thời tham gia các hoạt động thương mại và dịch vụ liên quan đến các mặt hàng khí công nghiệp và bao bì sản phẩm khí công nghiệp Các sản phẩm chính của xí nghiệp là Ôxy phục vụ công nghiệp, y tế và quốc phòng.
* Nhiệm vụ của Xí nghiệp tập thể cổ phần Hoài Bắc
Xí nghiệp tập thể cổ phần Hoài Bắc là một doanh nghiệp có tư cách pháp nhân, hoạt động sản xuất theo chức năng và nhiệm vụ được giao và được pháp luật bảo vệ; doanh nghiệp có các nhiệm vụ được xác định rõ nhằm bảo đảm hoạt động sản xuất hiệu quả, tuân thủ pháp luật và đóng góp vào sự phát triển của địa phương.
Sản xuất kinh doanh theo đúng ngành nghề đăng ký, đúng mục đích thành lập xí nghiệp
Chúng tôi cam kết tuân thủ đầy đủ các chính sách và chế độ pháp luật của Nhà nước liên quan đến quản lý quá trình sản xuất, đồng thời thực hiện nghiêm túc các quy định trong hợp đồng kinh doanh với các bạn hàng Việc tuân thủ này giúp bảo đảm tính hợp pháp của hoạt động sản xuất, nâng cao tính minh bạch và trách nhiệm trong quan hệ đối tác Đây cũng là nền tảng cho quản lý rủi ro, tối ưu hóa chuỗi cung ứng và thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Quản lý sử dụng vốn theo đúng quy định và đảm bảo có lãi
Thực hiện việc nghiên cứu, phát triển nhằm nâng cao năng suất lao động cũng như thu nhập của người lao động, nâng cao sức cạnh tranh của xí nghiệp trên thị trường
Chịu sự kiểm tra, thanh tra của cơ quan Nhà nước, tổ chức có thẩm quyền theo quy định của pháp luật
Thực hiện những quyết định của Nhà nước về bảo vệ quyền lợi của người lao động, vệ sinh – an toàn lao động, bảo đảm phát triển bền vững thực hiện đúng những tiêu chuẩn kỹ thuật mà xí nghiệp áp dụng như những quy định có liên quan tới hoạt động của xí nghiệp
3.1.2.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp tập thể cổ phần Hoài Bắc
Các mặt hàng kinh doanh của của xí nghiê ̣p
Theo giấy phép đăng ký doanh doanh số 2300304796 ngày 14/6/2006do Sở
KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI XÍ NGHIỆP TẬP THỂ CỔ PHẦN HOÀI BẮC
3.2.1 Hình thức trả lương tại xí nghiệp tập thể cổ phần Hoài Bắc
Hiện nay công ty áp dụng hình thức trả lương theo thời gian Hàng tháng, phòng hành chính tổng hợp số tiền lương phải trả trong kỳ theo từng đối tượng và đảm bảo quyền lợi của người lao động Việc trả lương được thực hiện một lần mỗi tháng, vào ngày 30 và bằng tiền mặt Quản lý tiền lương được thực hiện một cách cẩn thận theo thứ tự họ tên đầy đủ của từng nhân viên, kèm theo chức vụ và bộ phận tương ứng.
- Phương pháp tính lương: xí nghiê ̣p áp dụng công thức tính lương cơ bản sau:
Lương thực tế = Lương thỏa thuận
26 X Số ngày làm việc thực tế + Tiền thưởng, phụ cấp (nếu có)
Trong đó lương thỏa thuận có trong hợp đồng lao động của từng người
Như vậy tiền lương thực nhận (TLTN) của cán bộ công nhân viên trong công ty được xác định như sau:
TL TN = Tiền lương thực tế - Các khoản trích trừ vào lương
Theo quy định riêng của công ty trước ngày 30/9, mỗi nhân viên được hưởng phụ cấp 500 nghìn đồng Sau thời điểm đó, số tiền 500 nghìn đồng này đã được gộp vào phần lương thỏa thuận, nên hiện tại công ty không còn phụ cấp riêng nào.
Tiền lương ngày là tiền lương trả cho một ngày làm việc, được xác định trên cơ sở tiền lương tháng chia cho 26 ngày Tiền lương tháng của người lao động trong tháng được xác định bằng tiền lương ngày nhân với số ngày làm việc thực tế trong tháng Xí nghiệp áp dụng cho toàn thể cán bộ công nhân viên Lương ngày còn là cơ sở để tính lương chế độ, nghỉ lễ, nghỉ phép và hội họp.
Lương giờ là tiền trả cho mỗi giờ làm việc, được xác định bằng cách lấy lương ngày chia cho 8 giờ Lương giờ được dùng để tính tiền cho giờ làm thêm hoặc cho những giờ ngừng việc.
- Các khoản lương khác theo thời gian:
- Trả lương làm thêm giờ: Người làm lương thời gian nếu làm thêm giờ ngoài giờ tiêu chuẩn thì được hưởng lương thêm giờ.
+ Nếu làm thêm vào ngày lễ tết mức lương được trả là 300% lương cơ bản.
+ Mức lương làm thêm giờ được hưởng 150% lương cơ bản.
+ Đi làm vào ngày nghỉ hàng tuần được hưởng 200% lương cơ bản
+ Làm đêm được hưởng 260% lương cơ bản
+ Làm đêm ngày lễ hưởng 390% lương cơ bản
+ Làm ngoài giờ ban đêm hưởng 195% lương cơ bản
- Trả lương ngừng việc: Người lao động phải nghỉ việc trong giờ tiêu chuẩn không phải do lỗi của người lao động thì được trả bằng 70% tiền lương
- Tiền thưởng: Người lao động có thành tích, chấp hành tốt kỷ luật lao động còn được hưởng tiền thưởng lợi nhuận,thưởng doanh số….
Ví dụ: Ngày 30/10/2015, xí nghiê ̣p thanh toán tiền lương cho chị Nguyễn
Phương Nga - Nhân viên văn phòng.
Lương thỏa thuận: 5.000.000đ/tháng Đơn giá lương: 5.000.000/26 = 192.308 đ/ngày
Số ngày làm việc thực tế của cô: 25 công
Như vậy tổng thu nhập trong tháng 10 của chị Nga:
Khấu trừ vào lương của chị Nga các khoản BHXH, BHYT, BHTN là:
Tiền lương thực nhận của chị Nga = 4.807.692 – 400.000 – 75.000 – 50.000 4.282.692 (đồng).
* Bảng chấm công (Phụ lục 3.7)
Bảng chấm công là chứng từ ban đầu quan trọng nhất để hạch toán thời gian lao động trong công ty.
Bảng chấm công dùng để ghi chép thời gian làm việc trong tháng thực tế và vắng mặt của CNV trong tháng
Các bảng chấm công được lập riêng cho từng phòng ban và dùng trong một tháng; danh sách người lao động ghi trong sổ sách lao động của mỗi bộ phận phải khớp dữ liệu với bảng chấm công Tổ trưởng tổ sản xuất hoặc trưởng các phòng ban là người trực tiếp ghi bảng chấm công dựa trên số lao động có mặt và vắng mặt đầu ngày làm việc tại đơn vị mình Trong bảng chấm công, các ngày nghỉ theo quy định như lễ, tết và ngày nghỉ thứ bảy, chủ nhật phải được ghi rõ ràng Tại Xí nghiệp tập thể cổ phần Hoài Bắc, bộ phận văn phòng được nghỉ thứ bảy và chủ nhật, riêng bộ phận xưởng được nghỉ 2 ngày bất cứ trong tuần tùy theo sắp xếp để đảm bảo công tác sản xuất vẫn tiến hành bình thường.
* Giấy nghỉ ốm (Phụ lục 3.8)
Khi người lao động ốm đau, nghỉ thai sản hoặc gặp tai nạn lao động và đến bệnh viện điều trị, họ phải có phiếu xác nhận do bệnh viện hoặc cơ sở y tế cấp để về nộp cho phòng tổ chức hành chính.
* Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội (Phụ lục 3.9)
Dựa vào giấy chứng nhận nghỉ ốm của người lao động, cán bộ tiền lương lập bảng thanh toán tiền bảo hiểm xã hội phải trả cho người lao động Bảng thanh toán được tính dựa trên thời gian nghỉ ốm và mức lương hiện hưởng, đảm bảo đúng tỷ lệ chi trả theo quy định và phản ánh đầy đủ các khoản bảo hiểm xã hội liên quan Việc thực hiện đúng quy trình này giúp bảo vệ quyền lợi người lao động và tuân thủ các quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội.
Biên bản ngừng việc và biên bản làm thêm giờ ghi nhận mọi trường hợp làm thêm giờ hoặc ngừng việc phát sinh từ bất kỳ nguyên nhân nào và phải được phản ánh đầy đủ vào biên bản liên quan Các chứng từ này sau đó được ghi vào bảng chấm công theo các ký hiệu riêng đã quy định, đảm bảo tính nhất quán và dễ tra cứu cho hồ sơ lao động.
* Bảng thanh toán lương (Phụ lục 3.10)
Quá trình xử lý lương bắt đầu từ bảng chấm công của cán bộ để kiểm tra và lập bảng lương tính cho từng bộ phận Dữ liệu lương được ghi sổ theo dõi chi tiết nhằm phục vụ công tác kế toán và đảm bảo phòng kế toán có thông tin đầy đủ để chi trả tiền lương cho người lao động Việc tổ chức và cập nhật bảng lương theo từng bộ phận giúp quản lý tiền lương nhanh chóng, chính xác và minh bạch, và đảm bảo thanh toán lương đúng hạn cho người lao động.
Bảng thanh toán lương được lập thành 03 bản :
01 bản lưu ở phòng tổ chức hành chính.
01 bản lưu ở phòng kế toán.
01 bản làm chứng từ gốc để lập báo cáo tài chính.
* Bảng thanh toán tiền thưởng
Bảng thanh toán tiền thưởng do phòng kế toán lập theo từng bộ phận và phải có chữ ký của người lập, kế toán trưởng và Giám đốc.
Tài khoản sử dụng: TK 334 Phải trả CNV
Tài khoản thanh toán này được sử dụng để ghi nhận và phản ánh đầy đủ tình hình thanh toán cho CNV của công ty, bao gồm lương và phụ cấp, đóng BHXH, tiền thưởng và các khoản trích từ thu nhập của họ.
Các tài khoản đối ứng bao gồm:
- TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
- TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp
- TK 627 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
- TK 641 – Chi phí nhân viên bán hàng
- TK 642 – Chí phí quản lý doanh nghiệp
Và các tài khoản liên quan khác.
3.2.4 Quy trình ghi sổ kế toán
- Căn cứ vào các chứng từ kế toán có liên quan, kế toán vào sổ chi tiết TK 334.
- Từ sổ chi tiết TK 334 và các chứng từ liên quan, kế toán ghi vào sổ nhật ký chung.
- Định kỳ, kế toán mở sổ nhật ký chung và ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ cái TK 334 và sổ cái các tài khoản có liên quan.
Ví dụ: + Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương và BHXH tháng 11/2015 (Phụ lục 3.11) kế toán hạch toán:
+ Cuối tháng trích BHXH, BHBYT, BHTN từ lương công nhân:
+ Cuối tháng thanh toán tiền lương toàn xí nghiê ̣p:
Sau khi tính lương, kế toán tiền lương lập phiếu chi và chuyển cho thủ quỹ để thực hiện chi trả Thủ quỹ căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương đã tính và phiếu chi do kế toán tiền lương cấp để tiến hành chi trả lương cho người lao động (Phụ lục 3.12)
KẾ TOÁN CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI XÍ NGHIỆP TẬP THỂ CỔ PHẦN HOÀI BẮC
3.3.1 Đặc điểm các khoản trích theo lương
Các khoản trích theo lương bao gồm BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ được công ty trích lập theo đúng tỷ lệ quy định áp dụng từ ngày 1/1/2015, trong đó:
- BHXH: Trích 26% trên quỹ lương cơ bản trong đó 18%tính vào chi phí SXKD của công ty, 8% trừ vào thu nhập của CNV
- BHYT: Trích 4,5% trên quỹ lương cơ bản trong đó 3% tính vào chi phí SXKD của công ty, 1,5% trừ vào thu nhập của CNV
- BHTN: Trích 2% trên quỹ lương cơ bản trong đó 1% tính vào chi phí SXKD của công ty, 1% trừ vào thu nhập của CNV
Kinh phí công đoàn (KPCĐ) được trích ra làm hai phần: 1% nộp lên công đoàn cấp trên để duy trì hoạt động của hệ thống công đoàn; 1% được giữ lại tại doanh nghiệp để chi cho hoạt động của công đoàn cơ sở nhằm chăm lo, bảo vệ quyền lợi cho người lao động (NLĐ).
* Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội (Phụ lục 3.9)
Dựa vào giấy chứng nhận nghỉ ốm của người lao động, cán bộ tiền lương lập bảng thanh toán tiền bảo hiểm xã hội phải trả cho người lao động Bảng thanh toán này phản ánh đúng thời gian nghỉ ốm và mức hưởng bảo hiểm xã hội theo quy định, bảo đảm tính chính xác, minh bạch và đầy đủ hồ sơ thanh toán cho người lao động và cơ quan bảo hiểm xã hội.
* Bảng thanh toán lương (Phụ lục 3.10)
Quy trình thanh toán lương bắt đầu từ bảng chấm công của cán bộ nhằm đảm bảo dữ liệu chính xác cho tính toán lương Từ bảng chấm công, bộ phận tiền lương sẽ kiểm tra, rà soát và lập bảng lương, tính lương cho từng bộ phận Kế toán ghi sổ theo dõi chi tiết tiền lương, tổng hợp các khoản và chi phí lương để kiểm soát chi phí và thuận tiện cho báo cáo Phòng kế toán sau đó chi trả tiền lương cho người lao động đúng hạn dựa trên bảng lương đã lập và sổ chi tiết tiền lương được cập nhật.
Bảng thanh toán lương được lập thành 03 bản :
01 bản lưu ở phòng tổ chức hành chính.
01 bản lưu ở phòng kế toán.
01 bản làm chứng từ gốc để lập báo cáo tài chính.
* Bảng thanh toán tiền thưởng
Bảng thanh toán tiền thưởng do phòng kế toán lập theo từng bộ phận và phải có chữ ký của người lập, kế toán trưởng và Giám đốc.
Tài khoản kế toán sử dụng: TK338: phải trả, phải nộp khác
Phản ánh các khoản phải trả, phải nộp trong công ty như BHXH, BHYT, KPCĐ và các khoản phải trả phải nộp khác
Các tài khoản đối ứng bao gồm
- TK334: Tiền lương phải trả CNV
- TK112: Tiền gửi ngân hàng
3.3.4 Quy trình ghi sổ các khoản trích theo lương
- Căn cứ vào các chứng từ kế toán có liên quan, kế toán vào sổ chi tiết TK 338.
- Từ sổ chi tiết TK 338 và các chứng từ liên quan, kế toán ghi vào sổ nhật ký chung.
- Định kỳ, kế toán mở sổ nhật ký chung và ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ cái TK 338 và sổ cái các tài khoản có liên quan.
Căn cứ phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội cho chị Lê Thị Dung (Phụ lục 3.13), thông tin này được dùng để tính BHXH cho chị Dung Trường hợp chị Lê Thị Dung – nhân viên Phòng Kinh doanh – nghỉ thai sản sẽ được thực hiện tính BHXH và xử lý theo đúng quy định, đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tuân thủ quy trình thanh toán.
Công thức tính BHXH là:
Trợ cấp đơn số ngày tỷ lệ
BHXH = giá x nghỉ hưởng x hưởng được hưởng lương BHXH BHXH
- Như vậy: số ngày nghỉ thai sản của chị Dung là 120 ngày
- Với mức lương đóng bảo hiểm bình quân là 2.000.000đ
- Ta có: số BHXH được hưởng là
- Tiền trợ cấp thêm 02 tháng theo mức lương tối thiểu là: 1.150.000 x 2 2.300.000đ
- Tổng số tiền chị Dung được lĩnh là:
Kế toán hạch toán lương nghỉ thai sản do bảo hiểm xã hội chi trả:
+ Căn cứ vào giấy nghỉ ốm hưởng BHXH (Phụ lục 3.8) Chi trả BHXH cho anh Nguyễn Văn Vận Trường hợp anh Nguyễn Văn Vận nghỉ hưởng BHXH 75%
- Lương bình quân đóng BHXH : 1.400.000đ
- Số tiền được hưởng là
Sau khi tính xong số BHXH trợ cấp, khi thanh toán tiền cho CNV kế toán ghi phiếu thanh toán trợ cấp BHXH như mẫu sau: (Phụ lục 3.9)
Cuối tháng, tiến hành lập bảng thanh toán bảo hiểm cho toàn xí nghiệp (Phụ lục 3.14) dựa trên bảng phân bổ tiền lương và BHXH tháng 11 năm 2015 (Phụ lục 3.11) để trích BHXH, BHYT, KPCĐ và BHTN; các thông tin từ Phụ lục 3.11 làm căn cứ cho việc xác định số tiền trích và các khoản phí bảo hiểm phải nộp.
+ Cuối tháng trích nộp BHYT, BHXH, BHTN cho cơ quan bảo hiểm:
Có TK112: 38.915.648 đồng để hạch toán quá trình tính lương và các khoản trích theo lương; kế toán sử dụng các sổ như sổ nhật ký chung, sổ cái và sổ chi tiết phải trả công nhân viên, đồng thời ghi nhận các khoản phải trả qua TK334 và sổ chi tiết các khoản phải trả phải nộp khác trên TK338 theo Phụ lục 3.15, 3.16.