(TIỂU LUẬN) PHÂN TÍCH QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH và PHÁT TRIỂN của một NHÓM làm VIỆC CHÍNH THỨC mà ANH (CHỊ) BIẾT TRÊN cơ sở đó đưa RA các GIẢI PHÁP NHẰM GIÚP NHÓM đạt HIỆU QUẢ CAO

Một nhóm không thể làm việc hiệu quả khi mỗi thành viên trong nhóm chỉ lo tập trung vào mục tiêu riêng của mỗi người.. Nếu nhóm đó được quản lý theo kiểu chuyên quyền độc đoán hoàn toàn,

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

—Kỹ năng làm việc nhóm vốn là một trong các kỹ năng sinh tồn của loàingười Con người là loài có tổ chức xã hội Điều này có nghĩa là chúng takhông thể sống và làm việc một mình Làm việc nhóm là một yêu cầu tấtyếu của thời đại, từ môi trường học tập ở các bậc phổ thông, đại học, đếnmôi trường doanh nghiệp Vì vậy, khả năng làm việc nhóm trở thành mộttrong những tiêu chí để tuyển dụng, nhằm đánh giá các ứng viên về tinhthần và kỹ năng hợp tác Tầm quan trọng của nó không hề thua kém nhữngphẩm chất khác đòi hỏi ở người lao động như nắm vững chuyên môn,nhiều kinh nghiệm, nhiệt tình, cầu tiến,

—Những lý do trên là động lực để em chọn đề tài: “PHÂN TÍCH QUÁTRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA MỘT NHÓM LÀMVIỆC CHÍNH THỨC MÀ ANH (CHỊ) BIẾT TRÊN CƠ SỞ ĐÓ ĐƯA RACÁC GIẢI PHÁP NHẰM GIÚP NHÓM ĐẠT HIỆU QUẢ CAO ” làm chủ

đề nghiên cứu của mình Hy vọng đề tài nghiên cứu của em sẽ giúp cho cácbạn sinh viên có thể nâng cao kỹ năng làm việc nhóm hơn

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

—Mục đích nghiên cứu: Nâng cao kỹ năng làm việc nhóm nhằm giúp chúng

ta phát huy tối đa năng lực cá nhân Cung cấp cho chúng ta những kiếnthức và kinh nghiệm đúc kết được trong kỹ năng làm việc nhóm

—Nhiệm vụ nghiên cứu: Xây dựng cơ sở lý luận về kỹ năng làm việc nhóm,xác định những khái niệm cơ bản của vấn đề nghiên cứu như: kỹ năng làmviệc nhóm, nhóm, nhóm làm việc

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

—Đối tượng nghiên cứu: Quá trình hình thành và phát triển của nhóm làmviệc

—Phạm vi nghiên cứu: Kỹ năng làm việc nhóm và các bước hình thành vàphát triển của một nhóm làm việc

4 Phương pháp nghiên cứu

—Sử dụng và kết hợp phương pháp phân tích với nguồn tài liệu từ internet,sách giáo trình

5 Ý nghĩa của việc nghiên cứu đề tài

—Khi hiểu được quá trình này, bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc xây dựng nhóm Góp phần rèn luyện tư duy sáng tạo, kỹ năng giao tiếp và tinh thần hợp tác, giúp đỡ lẫn nhau Nó không chỉ là một hành trang quý báu trên conđường lập nghiệp mà còn là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công saunày

NỘI DUNG CHƯƠNG 1: KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA LÀM VIỆC NHÓM.

1.1 Khái niệm.

—Kỹ năng làm việc nhóm là khả năng thiết lập và duy trì mối quan hệ hợp tác tích cực với các thành viên khác để hoàn thành tốt đẹp các mục tiêu chung

—Nhóm là một tập thể người cùng làm việc vì một mục tiêu chung Một nhóm không thể làm việc hiệu quả khi mỗi thành viên trong nhóm chỉ lo tập trung vào mục tiêu riêng của mỗi người Nhóm làm việc không đơn thuần chỉ là tập hợp một nhóm người Nó là một tổ chức có chức năng, đặc trưng riêng và quy tắc hoạt động

—Nhóm làm việc hình thành nên một đơn vị hoạt động cơ bản thông qua mộtquá trình Nếu nhóm đó được quản lý theo kiểu chuyên quyền độc đoán hoàn toàn, có lẽ sẽ không có nhiều cơ hội cho sự tác động qua lại liên quan đến công việc giữa các thành viên trong nhóm Và hơn thế, nếu có bất kỳ tưtưởng bè phái nào trong nhóm, hoạt động của nhóm sẽ không bao giờ tiến triển được Ngược lại, nhóm làm việc cũng là phương thức có thể được tận dụng dù với những cá nhân ở những cách xa về địa lý và làm việc ở những

dự án khác nhau

1.2 Vai trò của làm việc nhóm.

Giảm tải khối lượng hoạt động để tăng đạt kết quả tốt.

—Đây là vai trò quan trọng cũng là yếu tố quan trọng nhất của kỹ năng thực hiện công việc nhóm Nhiệm vụ này là hiển nhiên, bởi khi làm việc tập thể thì khối lượng hoạt động có thể được chia nhỏ cho nhiều người, từ đó áp lực công việc sẽ được giảm hơn rất nhiều Các thành viên trong nhóm cũng không bị căng thẳng hay quá áp lực trước một công việc, dự án quá lớn.

—Và cũng nhờ có nhiều một lời phàn nàn giúp sức từ các thành viên trong nhóm, mà sự thông minh, tư duy ý tưởng được đẩy mạnh hơn Nhờ vào điều đó, tính đạt kết quả tốt cũng được nâng cao hơn rất nhiều Thực tế đã chứng minh, làm việc nhóm luôn luôn đem đến mục đích tốt hơn là làm việc cá nhân, đặc biệt là đối với những công việc mà tầm cỡ lớn

Bổ sung khiếm khuyết giữa các thành viên.

—Nhiệm vụ của kỹ năng làm việc nhóm sau đây đó chính là bổ sung khiếm khuyết giữa các thành viên cho nhau Rõ ràng, trong quá trình làm việc, cácthành viên sẽ đưa ra ý kiến của mình và các thành viên khác lắng nghe và đánh giá Thông qua sự nhận xét, nhận xét, thành viên đó sẽ nhận biết mìnhđang sai, đang thiếu sót ở điểm nào để khắc phục và sửa chữa Từ đó, đạt kết quả tốt thực hiện công việc của bản thân và nhóm sẽ tăng cao hơn

Phát huy tốt tiềm năng của từng người.

—Trong quá trình làm việc nhóm, các thành viên sẽ cùng nhau chia sẻ trách nhiệm, hỗ trợ lẫn nhau để cùng nhau phát triển tài năng Sau một quá trình làm việc, chắc chắn từng thành viên sẽ biết được tiềm năng đang ngủ quên của mình là gì để đánh thức

—Bên cạnh đó, sự phối hợp ăn ý giữa các thành viên sẽ xây dựng được nhiều thành quả mang tính sức mạnh và lâu dài, nó sẽ hiệu quả hơn rất nhiều so với việc chỉ tận dụng điểm mạnh của từng cá nhân.

Truyền cảm hứng.

—Đây chính là nhiệm vụ của kỹ năng thực hiện công việc nhóm đã được chứng minh rõ nét nhất Điều này nó được thể hiện thông qua các ý tưởng thông minh, cảm hứng từ những cuộc tranh luận, qua đó các thành viên sẽ

tự động tạo được cảm hứng thực hiện công việc cho chính mình

—Hiểu một cách đơn giản, nếu một cá nhân có ý tưởng hay thì nó chỉ như viên ngọc thô chưa được mài giũa Nhưng thông qua quá trình quản trị nhóm, với sự tác động của nhiều thành viên khác, viên ngọc sẽ được mãi giũa để trở nên sáng đẹp hơn

Ra quyết định đúng đắn hơn khi teamwork.

—Khi làm việc cá nhân, ta chỉ có cái nhìn chủ quan về công việc Nhiều người cùng làm đồng nghĩa với nhiều góc nhìn đa chiều, nhiều cách tiếp cận và xử lý vấn đề hơn Các ý tưởng độc đáo và thông minh được nói ra từnhiều cái đầu chắc hẳn sẽ tốt hơn góc nhìn đơn điệu từ duy nhất một người

Sở hữu kỹ năng thực hiện công việc nhóm, bạn sẽ chưa bao giờ phải lo lắng về việc rơi vào hiện trạng thiếu ý tưởng Thực hiện công việc nhóm giúp ra quyết định đúng đắn hơn Mỗi một quyết định, lựa chọn cuối cùng được nói ra khi teamwork đã trải qua sự thảo luận, thương lượng của các

thành viên Quá trình này giúp lọc những sai lầm không đáng có để đi đến quyết định đúng đắn và hợp lí nhất.

Cải thiện kỹ năng giao tiếp.

—Giao tiếp luôn là chìa khóa trong kỹ năng làm việc nhóm Bạn luôn cần ăn nói để duy trì mối quan hệ, để trao đổi ý tưởng và đôi lúc cần phản biện nếu có ý kiến đối lập Những buổi họp, trao đổi xảy ra xuyên suốt khoảng thời gian thực hiện công việc nhóm chính là cơ hội quý giá để bạn nâng tầm kỹ năng ăn nói Lưu ý không những rèn luyện ăn nói với đồng nghiệp

mà hãy rèn luyện cả giao tiếp trước đám đông bởi vậy, đừng ngại ngần nói lên một lời phàn nàn của mình khi cùng làm việc trong một team

CHƯƠNG 2: MỤC ĐÍCH VÀ LỢI ÍCH CỦA LÀM VIỆC NHÓM.

2.1 Mục đích của làm việc nhóm.

—Các nhóm làm việc đặc biệt có ưu thế trong việc liên kết các tài nǎng và tạo

ra những giải pháp sáng tạo đối với những vấn đề xa lạ; trong trường hợp không có những trình tự hay phương pháp thích hợp, những kỹ nǎng và kiến thức tổng hợp của cả nhóm tạo ra một lợi thế lớn hơn nhiều so với khảnǎng của một cá nhân Tuy nhiên, nhìn chung có một lợi thế nổi trội trong một lực lượng lao động theo mô hình nhóm làm việc, khiến mô hình này được các nhà quản trị ưa thích Đó là, có thể tận dụng đầy đủ hơn các khả nǎng của một nhóm làm việc

—Một nhóm có thể được coi là một đơn vị tự quản Phạm vi rộng các kỹ nǎngcủa các thành viên và sự tự theo dõi trong mỗi nhóm khiến nó dễ dàng nhận

các trách nhiệm được phân cấp Xa hơn nữa, nếu cấp thấp nhất của mô hìnhbậc thang của lực lượng lao động được rèn luyện, thông qua sự tham gia vào việc ra quyết định trong nhóm, họ sẽ hiểu rõ hơn những mục tiêu và ý nghĩa công việc, từ đó mỗi người sẽ có khả nǎng giải quyết tốt hơn những vấn đề liên quan đến công việc chung.

—Từ quan điểm cá nhân, bằng cách tham gia vào một nhóm, mỗi người có thể đóng góp những thành công cho nhóm, lớn hơn là tự họ có thể làm được việc khi phải thực hiện một cách đơn lẻ Kém lý tưởng hơn, nhóm tạo

ra một môi trường nơi mức độ tự nhận thức về trách nhiệm và quyền hạn của các cá nhân được nâng cao; do đó, tạo ra một động lực hoàn hảo bằng

sự tự trọng cộng với môi trường ít sức ép

2.2 Những lợi ích khi làm việc nhóm.

Cải thiện kỹ năng giao tiếp giữa các thành viên.

—Làm việc nhóm chính là lúc các thành viên trong doanh nghiệp phải giao tiếp với nhau Đây là lúc mọi người đưa ra những ý tưởng mới lạ, ý kiến hay phục vụ cho công việc chung Đây cũng là lúc các thành viên có cơ hộiđược giao tiếp với nhiều người, được trình bày ý kiến trước đám đông giúp cải thiện và rèn luyện kỹ năng giao tiếp

—Nếu thường xuyên tham gia làm việc nhóm bạn sẽ hình thành được kỹ năngphản biện khi các đồng nghiệp đưa ra ý kiến Làm việc nhóm thường xuyêncũng là cách giúp bạn rèn luyện được nghiệp vụ và nâng cao kỹ năng giao tiếp mỗi ngày

—Ngoài ra kỹ năng này cũng giúp bạn gắn kết được với các thành viên trong nhóm, từ đó chia sẻ, giúp đỡ nhau trong công việc và cuộc sống.

Giải quyết vấn đề và tăng năng suất công việc.

—Một trong những lợi ích lớn nhất của làm việc nhóm là giải quyết được vấn

đề một cách hiệu quả và tăng năng suất công việc

—Trong quá trình làm việc nhóm sẽ giúp bạn tăng nguồn cảm hứng và các ý tưởng sáng tạo được tạo ra từ kết quả của việc thảo luận nhóm Nhiều ý kiến góp lại sẽ giúp các thành viên trong nhóm cùng nhau góp ý, cùng nhauchỉnh sửa và cuối cùng sẽ giải quyết được vấn đề, tăng được hiệu quả làm việc hơn

—Làm việc nhóm mang lại rất nhiều lợi ích cho cá nhân, cho doanh nghiệp, giúp hiệu quả công việc cao hơn, tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức hơn khi làm việc độc lập Chính vì thế mỗi công ty đều yêu cầu cá nhân

có năng lực hòa đồng và làm việc nhóm

Thúc đẩy sự sáng tạo và đưa ra quyết định đúng đắn.

—Làm việc nhóm là cùng nhau chia sẻ trách nhiệm, cùng nhau tạo ra nguồn cảm hứng và các ý tưởng sáng tạo hầu hết đều được tạo ra từ kết quả của các cuộc làm việc nhóm

—Ý tưởng từ cá nhân chỉ là viên ngọc thô nhưng nếu có sự góp ý, mài giũa từnhiều thành viên thì nó sẽ trở thành một viên ngọc sáng

—Cũng trong buổi làm việc nhóm bạn sẽ đưa ra được các ý kiến rồi nhiều người cùng thảo luận sau đó sẽ đưa ra được kết quả cuối cùng Làm việc nhóm cũng sẽ giúp doanh nghiệp loại bỏ được những quyết định sai lầm từ

đó đúc kết ra được quyết định đúng đắn có sự đóng góp của nhiều người

Hoàn thiện kỹ năng giải quyết xung đột.

—Thực hiện công việc theo nhóm không thể không các cá nhân phải tăng cường giao tiếp với nhau để trao đổi hoạt động Vì vậy, mối quan hệ giữa thành viên này và các thành viên khác sẽ dần được hoàn thiện, dù cho ban đầu xung đột tất yếu có thể xuất hiện khi họ chưa thực sự ăn khớp với nhau

—Tinh thần bầy đàn của loài sói là hình ảnh minh chứng rõ rệt nhất về hiệu quả khi làm việc theo nhóm Có những vai trò mà bạn có thể xử lý một mình Mặc dù vậy, cũng có những vai trò mà chỉ có tinh thần đồng đội mới giúp tất cả thành công Xung đột chắc chắn xảy ra khi bạn tập hợp một nhóm người không giống nhau từ phong cách làm việc, thói quen, trình độ chuyên môn, tính cách, giới tính…

—Khi xảy ra xung đột trong các tình huống thực hiện công việc nhóm, nhân viên buộc phải tự giải quyết các xung đột thay vì chuyển sang quản lý Họ

sẽ học được cách giải quyết mâu thuẫn ổn thỏa, và có thể trở thành kinh nghiệm quý báu cho tương lai để biến mình thành một người có nhiệm vụ quản lý giỏi

—Khi bạn đặt niềm tin vào đồng nghiệp, bạn đang thiết lập nền tảng vững chắc để củng cố sự tin tưởng giúp vượt qua những cãi vả nhỏ.

—Tin tưởng đồng đội của bạn cũng đem đến cảm giác an toàn cho phép các ýtưởng mới trong công việc được bộc phá Nó giúp nhân viên cởi mở và khuyến khích lẫn nhau ăn nói mở là chìa khóa khi thực hiện công việc nhóm và tạo ra các giải pháp đạt kết quả tốt trong các vai trò khó khăn

Rèn tính kỷ luật.

—Khi làm việc trong một tập thể, một nhóm bạn sẽ không thể làm theo ý mình mà phải tuân theo quy định chung của nhóm Đây cũng chính là một trong những lợi ích tuyệt vời của làm việc nhóm

—Làm việc nhóm bạn sẽ phải hoạt động một cách có tổ chức, có kỷ luật và điều duy nhất bạn phải làm đó là tuân theo Bạn sẽ phải chấp nhận sự khác biệt và tôn trọng các thành viên

—Một nhóm hoạt động có tính kỷ luật thì công việc sẽ hoàn thành một cách hiệu quả hơn

CHƯƠNG 3: QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA NHÓM LÀM VIỆC.

 Tùy theo nhu cầu, mục đích được đề ra cho nhóm và số lượng cũng như năng lực của những thành viên trong nhóm, những nhóm được hình thành

và phát triển theo nhiều hình thức và giai đoạn hoạt động khác nhau

Nhưng nhìn chung thì hầu như người ta coi sự phát triển của một nhóm có

5 giai đoạn: Hình thành, Xung đột, Bình thường hoá, Hoạt động trôi chảy, Ngưng lại

3.1 Giai đoạn hình thành

—Đây là giai đoạn nhóm được tập hợp lại Mọi người thường giữ khoảng cách và rụt rè Sự xung đột chủ yếu là mang tính chất cá nhân và hoàn toàn là tiêu cực Do nhóm còn mới nên các cá nhân sẽ hạn chế những ý kiến riêng của mình và nhìn chung là khép kín Điều này đặc biệt đúng đối với một thành viên kém quan trọng và hay lo âu

3.2 Giai đoạn xung đột

—Khi đó, các bè phái được hình thành, các tính cách va chạm nhau, không

ai chịu lùi Điều quan trọng nhất là rất ít sự giao tiếp diễn ra vì không có

ai lắng nghe và một số người vẫn không sẵn sàng nói chuyện cởi mở

3.3 Giai đoạn bình thường hoá

—Ở giai đoạn này, nhóm bắt đầu nhận thấy những lợi ích của việc cộng tác cùng với nhau và sự giảm bớt xung đột nội bộ Do một tinh thần hợp tác mới hiện hữu, mọi thành viên bắt đầu cảm thấy an toàn trong việc bày tỏ quan điểm của mình và những vấn đề này được thảo luận cởi mở với toàn

bộ nhóm Sự tiến bộ lớn nhất là mọi người có thể bắt đầu lắng nghe nhau Những phương pháp làm việc được hình thành và toàn bộ nhóm đều nhận biết được điều đó

—Các hành vi thường gặp trong Giai đoạn bình thường hóa:

 Chấp nhận tư cách thành viên trong đội.

 Thân thiện, tin tưởng lẫn nhau, chia sẻ những chuyện riêng tư

 Có khả năng đưa ra những phê bình mang tính xây dựng

 Cố gắng đạt được sự hoà hợp trong đội bằng việc tránh những xung đột

 Hình thành và duy trì những quy tắc cơ bản cũng như những ranh giới của đội

 Có cảm giác gắn kết, hoà mình, đồng thời có mục tiêu chung với đội

3.4 Giai đoạn hoạt động trôi chảy

—Đây là điểm cao trào, khi nhóm làm việc đã ổn định trong một hệ thống cho phép trao đổi những quan điểm tự do và thoải mái và có sự hỗ trợ cao

độ của cả nhóm đối với mỗi thành viên và với các quyết định của nhóm Theo khía cạnh hoạt động, nhóm bắt đầu ở một mức độ hoạt động nhỏ hơn mức hoạt động của mọi cá nhân cộng lại và sau đó đột ngột giảm xuống điểm thấp nhất trước khi chuyển sang giai đoạn Bình thường hoá

và sau đó là một mức độ hoạt động cao hơn nhiều so với lúc mới bắt đầu Chính mức độ hoạt động được nâng lên này là lý do chính giải thích cho việc sử dụng nhóm làm việc chứ không phải đơn thuần là những tập hợp các nhân viên

—Các hành vi thường gặp trong giai đoạn trôi chảy:

 Các thành viên hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu của nhau

 Tự thay đổi có tính xây dựng

 Khả năng đương đầu hay giải quyết vấn đề của đội

 Có sự gắn bó chặt chẽ với đội