(TIỂU LUẬN) liên hệ thực tiễn phân tích công việc tại 1 doanh nghiệp cụ thể ngân hàng TMCP sài gòn hà nội ( SHB)

Công việc có thể được xem như là một đơn vị căn bản của cơ cấu tổ chức/doanh nghiệp và nó có ý nghĩa quan trọng đối với cơ cấu tổ chức và đối với người lao động người thực hiện công việ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

Bộ môn Quản trị nhân lực doanh nghiệp

o0o CHỦ ĐỀ THẢO LUẬN

Liên hệ thực tiễn phân tích công việc tại 1 doanh nghiệp cụ thể

Ngân hàng TMCP Sài Gòn- Hà Nội ( SHB)

Giảng viên giảng dạy học phần : Vũ Thị Minh Xuân Nhóm : 01

Lớp học phần : 2170CEMG0111

HÀ NỘI 2021

Lời mở đầu

Trong thời kì hiện nay, khi đất nước đang trong công cuộc hội nhập quốc tế, thì sự xuất hiện của các doanh nghiệp, công ty liên doanh, đa quốc gia ngày càng nhiều,… tạo nên sự cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế của nền kinh tế thị trường, mỗi doanh nghiệp phải có chiến lược kinh doanh hiệu quả phù hợp với hoàn cảnh và đặc biệt không thể bỏ qua chính là quản trị nhân lực Quản trị nhân lực phải được quan tâm bởi quản trị nhân lực sẽ tác động trực tiếp tới người lao động - nguồn lực không thể thiếu với bất kì tổ chức nào Để quản trị nhân lực 1 cách khoa học và đạt được hiệu quả cao thì phân tích công việc càng đóng vai trò chủ chốt Bởi nó là công cụ quan trọng nhất của quản trị nhân lực Phân tích công việc giúp nhà quản trị có thể đưa ra các quyết định về nhân sự trong một

số việc như: tuyển dụng, đào tạo, biên chế, … Một cách đúng đắn và hiệu quả nhất

Sau thời kì khủng hoảng kinh tế thế giới, hiện nay nền kinh tế nước ta đang dần hồi phục,và đi đầu đó là sự phát triển mạnh của ngành ngân hàng Vì thế, việc quan tâm đến quản trị nhân lực, các chính sách quản trị nguồn nhân lực trong ngân hàng hiện nay là rất

vô cùng cấp bách và thiết thực, một trong số đó là quá trình phân tích công việc trong ngân hàng

Để đi sâu và tìm hiểu rõ về chủ đề thảo luận liên hệ thực tiễn phân tích công việc tại một doanh nghiệp cụ thể, nhóm 1 chọn doanh nghiệp là ngân hàng TMCP Sài Gòn- Hà Nội

Mục lụcY

I.CƠ SỞ LÍ THUYẾT 4

1.Khái niệm 4

2.Vai trò của phân tích công việc 4

3.Sản phẩm của phân tích công việc 5

a.Mô tả công việc 5

b.Tiêu chuẩn công việc 6

4.Quy trình phân tích công việc 6

II LIÊN HỆ THỰC TIỄN VỚI DOANH NGHIỆP SHB 9

1.Giới thiệu về công ty SHB 9

2.Tình hình phân tích công việc tại công ty SHB 9

III KẾT LUẬN VÀ GIẢI PHÁP 14

1.Kết luận 14

a.Ưu điểm 14

b.Nhược điểm 14

2.Giải pháp nhằm cải tiến hoạt động phân tích công việc tại công ty 15

I CƠ SỞ LÍ THUYẾT

1 Khái niệm

 Khái niệm công việc

Công việc là kết quả của sự phân công lao động trong nội bộ tổ chức/doanh nghiệp Công việc có thể được xem như là một đơn vị căn bản của cơ cấu tổ chức/doanh nghiệp và nó có ý nghĩa quan trọng đối với cơ cấu tổ chức và đối với người lao động ( người thực hiện công việc),

 Khái niệm phân tích công việc

Phân tích công việc được hiểu là quá trình thu thập thông tin về công việc để xác định rõ nhiệm vụ, quyền hạ, các mối quan hệ khi thực hiện công việc, mức độ phức tạp của công việc, các tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành và các năng lực tối thiểu người thực hiện công việc cần có để thực hiện công việc được giao

 Nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động phân tích công việc

Quan điểm của nhà lãnh đạo : tác động rất lớn đến phân tích công việc bởi vì tất cả các hoạt động quản lí nói chung cũng như hoạt động hoạt động nhân lực nói riêng đều chịu sự chi phối của lãnh đạo cấp cao

Người quản lí trực tiếp: sự ảnh hưởng của người quản lí trực tiếp thể hiện trên 3 phương diện bởi họ

2 Vai trò của phân tích công việc

Phân tích công việc có vai trò quan trọng trong quá trình xây dựng, phát triển và thực hiện các chính sách và quy trình quản trị nhân lực của tổ chức/doanh nghiệp

Phân tích công việc giúp tổ chức/doanh nghiệp dự báo số lượng và chất lượng nhân lực cần thiết để hoàn thành công việc nhằm đạt được mục tiêu sản xuất kinh doanh (định biên nhân sự)

Phân tích công việc giúp tổ chức/doanh nghiệp có thể tuyển dụng và lựa chọn người phù hợp với công việc Giúp người tuyển dụng biết rõ mình cần nhân viên như thế nào, người nhận việc biết chính xác minh phải làm gì và người quản lý mong đợi gì từ họ

Xác định trách nhiệm, quyền hạn của nhân sự khi làm việc, từ đó bảo đảm hiệu quả và đạt được mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp

Loại bỏ sự bất bình đẳng của mỗi nhân viên, tránh sự so sánh không cần thiết trong một

tổ chức

Định hướng phát triển cho nhân sự, xem xét nhu cầu đào tạo nhân viên

Làm cơ sở cho việc lên kế hoạch công việc và phân chia thời gian biểu làm việc hợp lý Giúp cấp trên giám sát công việc nhân sự cấp dưới đơn giản, thuận tiện hơn

Xây dựng hệ thống đánh giá, xếp hạng công việc làm cơ sở đưa ra thay đổi về mức lương, thưởng phù hợp Ngoài ra, dựa vào tính chất công việc và tình hình nhân sự hiện tại để quyết định bổ sung hoặc giảm bớt sao cho phù hợp

3 Sản phẩm của phân tích công việc

a Mô tả công việc

 Khái niệm :

Bản mô tả công việc (MTCV) là văn bản liệt kê kết quả mong muốn của công việc, nhiệm vụ, quyền hạn, các mối quan hệ trong công việc, mức độ phức tạp của công việc Bản mô tả công việc giúp cho người thực hiện công việc hiểu được nội dung, yêu cầu của công việc và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc

 Nội dung :

Cụ thể nội dung của bản mô tả công việc bao gồm:

Phần khái quát

Bao gồm các thông tin chung của bản mô tả công việc: tên bản

mô tả công việc, logo công ty, ngày hiệu lực, lần ban hành, người soạn thảo, người phê duyệt

Chi tiết công việc

Chức danh công việc được mô tả, quan hệ báo cáo (quản lý trực tiếp, quản lý gián tiếp), nơi làm việc (bộ phận làm việc)

Trong một số doanh nghiệp ở nội dung này của bản MTCV người ta còn bổ sung một phần của cơ cấu tổ chức giúp người thực hiện công việc xác định đúng vị trí của mình trong cơ cấu tổ chức

từ đó tạo thuận lợi xác định ranh giới giữa nhiệm vụ và quyền hạn

Mục đích công việc

Phần này trình bày ngắn gọn khái quát về kết quả mong muốn của công việc, giải thích lý do cho sự tồn tại của công việc trong doanh nghiệp

Nhiệm vụ/Trách

nhiệm chính

Là phần chi tiết hóa của mục đích công việc, phần này liệt kê các phần việc phải làm để đạt được mục đích công việc đã nêu

Quyền hạn

Là phần nội dung của bản MTCV liệt kê quyền sử dụng các nguồn lực của tổ chức để thực hiện nhiệm vụ được giao

Mối quan hệ trong thực hiện công việc: Bao gồm cả các quan hệ bên trong và bên ngoài trong quá trình thực hiện nhiệm vụ (lưu ý cần chỉ rõ bộ phận, cơ quan phối hợp và nội dung phối hợp)

Ra quyết định

Phần này mô tả tần suất và tính phức tạp của việc ra quyết định của người thực hiện công việc

Phần phê duyệt

Phần này thể hiện sự nhất trí của quản lý trực tiếp (trưởng bộ phận), trưởng phòng nhân sự và sự phê duyệt của người có thẩm quyền (thường là giám đốc)

b Tiêu chuẩn công việc

 Khái niệm :

Bản tiêu chuẩn công việc (TCCV) là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực tối thiểu mà người thực hiện công việc cần đó để thực hiện công việc được giao Bản tiêu chuẩn công việc thường đề cập đến các năng lực cá nhân như kiến thức, kỹ năng, thái độ

và phẩm chất nghề nghiệp thích hợp cho công việc

Bản tiêu chuẩn công việc giúp nhà quản lý hiểu được tổ chức/doanh nghiệp cần những nhân viên như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất Đồng thời, bản tiêu chuẩn công việc giúp nhân viên hiểu rõ hơn yêu cầu của công việc đối với bản thân mình

 Nội dung:

Cụ thể nội dung của bản tiêu chuẩn công việc bao gồm:

Phần khái quát

Bao gồm các thông tin chung của bản tiêu chuẩn công việc: tên bản tiêu chuẩn công việc, logo công ty, ngày hiệu lực, lần ban hành, người soạn thảo, người phê duyệt

Tiêu chuẩn công việc

Tiêu chuẩn công việc bao gồm các năng lực tối thiểu mà người thực hiện công việc cần có để thực hiện công việc được giao theo mô tả công việc đã xác định

Trong đó chia thành các nhóm tiêu chuẩn :

- Kiến thức, trình độ, kinh nghiệm

- Kĩ năng

- Thái độ/ phẩm chất

- Tiêu chuẩn khác

4 Quy trình phân tích công việc

B1 : Xác định sự phù hợp của cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ bộ phân với chiến lược kinh doanh.

Trong quá trình phân tích công việc đây là bước công việc cần thực hiện đầu tiên nhằm kiểm tra sự phù hợp của cơ cấu tổ chức hiện tại với chiến lược kinh doanh của tổ chức hay doanh nghiệp để đảm bảo hoạt động phân tích công việc được thực hiện có ý nghĩa

Trước khi tiến hành phân tích công việc, cần phải tìm hiểu cơ cấu tổ chức Sơ đồ

cơ cấu tổ chức có thể giúp nhà quản lý nhìn thấy những công việc khác nhau trong tổ chức có quan hệ với nhau như thế nào Đồng thời với cơ cấu tổ chức phù hợp cần rà soát lại chức năng nhiệm vụ của các bộ phận đảm bảo không trùng lặp, chồng chéo, đủ và hợp

lý để thực hiện chiến lược kinh doanh đã xác định

Khi phân tích công việc, người phân tích phải có một cái nhìn tổng thể về công việc Sự nhìn nhận tổng quan này cung cấp cho nhà phân tích một bức tranh toàn diện về

sự sắp xếp, bố trí của các phòng ban, đơn vị và công việc Thêm vào đó, điều này cũng giúp cho nhà phân tích hiểu thấu đáo về dòng công việc trong tổ chức, doanh nghiệp

B2 : Lập danh sách các chức danh cần phân tích công việc

Xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, tổ chức doanh nghiệp xác định các công việc ở từng bộ phận Cần lưu ý, tương ứng với mỗi công việc ta sẽ có một

vị trí Người thực hiện công việc ( tức là ở vị trí đó ) là được bổ nhiệm ở một chức danh Điều này đồng nghĩa với : Một công việc tương đương với một chức danh, tương đương một vị trí Nếu hai người thực hiện công việc giống nhau cần được gọi với chức danh như nhau, còn chức danh khác nhau nghĩa là thực hiện công việc khác nhau

Khi kết thúc bước này, doanh nghiệp sẽ có được danh sách các công việc cần phân tích

B3 : Xác định đối tượng tham gia phân tích công việc.

Đối tượng tham gia phân tích công việc thường bao gồm : người thực hiện công việc, quản lý trực tiếp, nhân viên nhân sự hoặc tư vấn từ bên ngoài

Người thực hiện công việc sẽ là người có thông tin chi tiết, cụ thể về công việc mà

họ thực hiện, do vậy sẽ giúp cung cấp các thông tin chi tiết về công việc Bước ngày cần thiết trong các trường hợp một công việc có nhiều người thực hiện Khi đó cần có sự lựa chọn người thực hiện công việc tiêu biểu để phân tích, phân tích công việc với việc xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc Trong đó, bản tiêu chuẩn công việc nhằm xác định những yêu cầu tối thiểu về kiến thức, kĩ năng và thái độ cần có để thực hiện công việc cho nên nhà quản lý nên chọn những người thực hiện công việc đạt mức yêu cầu

Quản lí trực tiếp sẽ có thông tin bao quát và là người chịu trách nhiệm chính về quản lý công việc được phân tích và chịu trách nhiệm phân tích công việc Do vậy, quản

lý trực tiếp hay trưởng các bộ phận là đối tượng quan trọng cần tham gia phân tích công việc

Nhân viên nhân sự hoặc tư vấn bên ngoài sẽ chịu trách nhiệm hỗ trợ về kỹ thuật và điều phối dự án phân tích công việc Việc lựa chọn đối tượng tham gia phân tích công việc ở nhiều doanh nghiệp được cụ thể hóa thành văn bản ( Quyết định nhân sự tham gia

dự án phân tích công việc), trong đó cũng có mô tả rõ nhiệm vụ khi tham gia Lúc này đối tượng tham gia thường có thêm sự có mặt của người có thẩm quyền

B4 : Thu thập thông tin phân tích công việc

Sau khi có đối tượng tham gia cụ thể, thường quy trình phân tích công việc sẽ được chuyển sang giai đoạn thu thập thông tin để phục vụ cho việc xây dựng bản MTCV và bản TCCV

 Xác định các thông tin về công việc cần thu thập

Một số thông tin cần thu thập sẽ gồm : Thông tin về tình hình thực hiện công việc Các đặc điểm, tính năng, tác dụng, số lượng, chủng loại của máy móc, trang bị dụng cụ được sử dụng trong quá trình sử dụng công việc.Các thông tin về điều kiện thực hiện công việc Thông tin về yêu cầu đối với người thực hiện công việc

 Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin

Phương pháp bản hỏi , phương pháp quan sát trực tiếp, phương pháp phỏng vấn, phương pháp nhật ký công việc

 Kiểm tra thông tin đã thu thập

Sau khi sử dụng các phương pháp thu thập thông tin, người phân tích công việc cần kiểm tra những thông tin thu thập được với những người khác và quản lý của công việc này.Việc này sẽ giúp :

Khẳng định tính chính xác và đầy đủ của thông tin công việc

Bổ sung những thông tin còn thiếu và điều chỉnh sai lệch

Nhận được sự nhất trí của người thực hiện về những thông tin và kết luận phân tích công việc

B5 : Xây dựng sản phẩm phân tích công việc

 Xây dựng bản mô tả công việc

 Xây dựng bản tiêu chuẩn công việc

B6 : Ban hành và sử dụng kết quả phân tích công việc.

Sau khi xây dựng xong bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc, hai sản phẩm này cần có sự phê duyệt và thông qua các cấp có thẩm quyền ( trưởng bộ phận, trường phòng nhân sự và giám đốc)

Sau đó bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc cần được đưa vào sử dụng trong thực tế, là văn bản hướng dẫn người thực hiện công việc trong quá trình thực hiện công việc được giao

B7 : Điều chỉnh phân tích công việc

Kết thúc quá trình phân tích, cần phải thẩm định những thông tin thu thập với người thực hiện khác và người quản lí công việc về tính chính xác và hợp lý của bản mô

tả công việc và tiêu chuẩn công việc Việc thẩm định này sẽ giúp cho doanh nghiệp có các điều chỉnh kịp thời : cập nhật, điều chỉnh mô tả công việc,

Quá trình điều chỉnh phân tích công việc có thể dựa vào một số dấu hiệu cho thấy việc phân tích công việc cần thực hiện :

 Không có bằng chứng về việc hoạt động phân tích công việc đã từng thực hiện

 Một khoảng thời gian dài kể từ lần gần nhất thực hiện

 Sự bất bình của nhân viên liên quan đến nội dung của công việc và/hoặc điều kiện làm việc tăng lên

 Sự bất đồng giữa người giám sát/đánh giá với người thực hiện công việc về công việc được đánh giá

 Sự thay đổi về công nghệ như việc áp dụng quy trình mới, hệ thống máy móc thiết

bị mới

 Sự thay thế nhân viên đã làm việc một thời gian dài những người mà có thể đã có những sự thay đổi đối với công việc cho phù hợp với nhu cầu và khả năng của bản thân

II LIÊN HỆ THỰC TIỄN VỚI DOANH NGHIỆP SHB

1 Giới thiệu về công ty SHB.

Trải qua 28 năm hình thành và phát triển, SHB đã có những bước tăng trưởng, phát triển an toàn, minh bạch và bền vững SHB hiện đứng trong Top 5 Ngân hàng TMCP lớn nhất Việt Nam, Top 10 Ngân hàng Thương mại cổ phần uy tín nhất Việt Nam và là 1 trong 10 tổ chức tín dụng có tầm ảnh hưởng quan trọng trong hệ thống ngân hàng Việt Nam…

Với tôn chỉ Phụng sự từ Tâm và phương châm hoạt động “Đối tác tin cậy – Giải pháp phù hợp”, SHB hướng tới mục tiêu ngân hàng số 1 về hiệu quả kinh doanh và công nghệ trong hệ thống NHTM tại Việt Nam Tầm nhìn năm 2030, SHB trở thành ngân hàng bán lẻ hiện đại trong top đầu của khu vực, hiện thực hóa Khát vọng dẫn đầu

2 Tình hình phân tích công việc tại công ty SHB

Bước 1: Rà soát lại cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các bộ phận Xác định nhu cầu phân tích công việc và tiến hành phân công đơn vị thực hiện công tác phân tích công việc

Ngân hàng SHB bắt đầu việc rà soát cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các bộ phận Tiến hành thu thập thông tin, phân tích hợp lý nhất cho từng bộ phận để đảm bảo chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận không trùng lặp, chồng chéo, hợp lý để thực hiện chiến lược kinh doanh của SHB đã đưa ra

Tổng giám đốc chỉ đạo cho phòng Tổ chức Nhân sự phối hợp với các phòng, ban khách trong Ngân hàng thực hiện nhiệm vụ phân tích công việc để đảm vào sự phân công

rõ ràng trong nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn giữa các nhân viên làm các công việc khác nhau, để giúp cho nhân viên hiểu rõ mình cần phải thực hiện nhiệm vụ gì và trách nhiệm gì

Thực hiện sự chỉ đạo của Tổng giám đốc, phòng Tổ chức Nhân sự soạn thảo công văn đề nghị các Trường phòng, ban khác thực hiện công tác phân tích công việc cho tất cả các công việc trong phòng, ban mình Trong đó, công văn có đầy đủ hướng dẫn, tại mỗi công việc cần nêu rõ nhân viên cần phải thực hiện nhiệm vụ gì, trách nhiệm như thế nào

và được hưởng những quyền hạn nào

Bước 2: Tiến hành thu thập thông tin phân tích công việc

Các Trưởng phòng, ban chủ yếu bằng kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ, bằng sự hiểu biết về các công việc, bằng kinh nghiệm bản thân trong lĩnh vực của phòng, ban mình, một phần kết hợp với thông qua hàng ngày làm việc cùng nhân viên trong phòng, ban mình nên có thể quan sát quá trình thực hiện công việc của họ và có thể có những trao đổi, thảo luận ngắn, không mang tính chính thức với họ để bổ sung thông tin về những nhiệm vụ, trách nhiệm cần thực hiện Có thể nói, mỗi phòng ban bao gồm: Trưởng phòng ban, Phó phòng ban Văn bản tổng hợp công việc, nhiệm vụ của mỗi phòng, ban được viết cho Trưởng, Phó phòng ban và các tố của phòng, ban đó

Bước 3: Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc

Sau khi đã thu thập và nắm rõ về thông tin, các Trưởng phòng, ban tiến hành tổng kết lại vào mẫu phân tích công việc do phòng Tổ chức Nhân sự gửi tới, bao gồm: mô tả công việc và các tiêu chuẩn công việc và gửi về cho phòng Tổ chức Nhân sự.Phòng Tổ chức Nhân sự sẽ thu thập, tập hợp toàn bộ và thực hiện tổng hợp lại

Các thông tin đưa vào văn bản đều phải đảm bảo được độ chính xác, đầy đủ và các Trưởng phòng, ban phải chịu trách nhiệm trực tiếp về những thông tin mà mình cung cấp trong văn bản.Bên cạnh đó, văn bản này có thể được chuyển tới nhân viên đọc và đề xuất

ý kiến đóng góp bổ sung Việc này sẽ giúp cho việc phân tích công việc trở nên hoàn thiện hơn, đầy đủ hơn và công bằng hơn đối với mỗi nhân viên Tuy nhiên, thực tế, công việc này được thực hiện ở rất ít các phòng, ban, còn lại là hầu như không có