(TIỂU LUẬN) quy trình lưu chuyển chứng từ của quy trình bán hàng thu tiền

Nhận thức được tầm quan trọng của quy trình kế toán bán hàng và thu tiền khách hàng, vận dụng lí thuyết đã học kết hợp với việc tham khảo tài liệu thực tế, chúng em đã lựa chọn đề tài “Q

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài: 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Phương pháp nghiên cứu 2

PHẦN NỘI DUNG 1

I QUY TRÌNH LƯU CHUYỂN CHỨNG TỪ CỦA QUY TRÌNH BÁN HÀNG -THU TIỀN: 1

1.1 Khái quát về chu trình bán hàng thu tiền: 1

1.2 Ý nghĩa chu trình bán hàng thu tiền: 1

1.3 Chu trình bán hàng - thu tiền: 1

II KIỂM SOÁT CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN: 7

1 Những thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng: 7

1.1 Kiểm soát quá trình tiếp nhận đơn đặt hàng và xét duyệt bán chịu: 7

1.2 Kiểm soát quá trình giao hàng và lập hóa đơn: 8

2 Những thủ tục kiểm soát chu trình thu tiền 9

2.1 Khi bán hàng thu tiền mặt 9

2.2 Đối với phương thức bán chịu: 9

2.3 Đối với nợ phải thu khách hàng 9

KẾT LUẬN 10

TÀI LIỆU THAM KHẢO ……… 11

i Tieu luan

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài:

Ngày nay, để đạt được mục tiêu hàng đầu mà các doanh nghiệp đặt ra là thu được lợi nhuận, đòi hỏi các doanh nghiệp phải luôn năng động, sáng tạo trong kinh doanh, phát huy hết tiềm năng vốn có của mình Muốn như vậy, trước hết doanh nghiệp phải nhận thức được tầm quan trọng của khâu bán hàng vì nó ảnh hưởng quyết định đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Và một khâu liên quan chặt chẽ đến khâu bán hàng đó là thu tiền khách hàng, có thể nói hai khâu này quyết định sự tồn vong của nghiệp cần tổ chức chặt chẽ, hợp lí về quy trình kế toán, chứng từ, sổ sách… trong công tác kế toán bán hàng và phải thu khách hàng Đây là điều hết sức cần thiết, nó giúp doanh nghiệp đầy đủ thông tin kịp thời và chính xác để đưa ra quyết định kinh doanh đúng đắn Nhận thức được tầm quan trọng của quy trình kế toán bán hàng và thu tiền khách hàng, vận dụng lí thuyết đã học kết hợp với việc tham khảo tài liệu thực tế, chúng em đã lựa chọn

đề tài “Quy trình lưu chuyển chứng từ của quy trình bán hàng - thu tiền”

2 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài này là tập trung tìm hiểu về quy trình bán hàng và thu tiền khách hàng đặc biệt chuyên sâu về chứng từ kế toán và lập, luân chuyển chứng từ trong bán hàng và thu tiền khách hàng như hóa đơn GTGT, phiếu xuất, phiếu thu…

3 Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thành bài tiểu luận này chúng em đã kết hợp những kiến thức đã được học ở trường ở bộ môn Lý thuyết kiểm toán và Kiểm soát & kiểm toán nội bộ kết hợp với việc tìm kiếm thông tin tài liệu bên ngoài

Tieu luan

PHẦN NỘI DUNG

I QUY TRÌNH LƯU CHUYỂN CHỨNG TỪ CỦA QUY TRÌNH BÁN HÀNG -THU TIỀN:

I.1 Khái quát về chu trình bán hàng thu tiền:

- Bán hàng thu tiền (tiêu thụ) là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hóa qua quá trình trao đổi hàng – tiền giữa khách thể kiểm toán với khách hàng Quá trình bán hàng thu tiền gồm nhiều khâu, nhiều giai đoạn, bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng (đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng…) và kết thúc việc thu tiền hoặc khách hàng cam kết chấp nhận thanh toán

- Bán hàng có nhiều hình thức khác nhau (trực tiếp bán lẻ, bán buôn, bán hàng qua đại lý, gửi hàng chờ chấp nhận…), thanh toán theo nhiều phương thức khác nhau (thu tiền ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, bán chịu, trả góp…) Với hình thức bán hàng và thanh toán phong phú, đa dạng nên việc tổ chức công tác kế toán cho chu trình này rất đa dạng Có thể nói, chu trình bán hàng - thu tiền là một giai đoạn quan trọng của chu trình sản xuất kinh doanh Chu trình bán hàng thu tiền liên quan đến nhiều khoản mục, đặc biệt là các khoản mục phản ánh trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp (DN)

1.2 Ý nghĩa chu trình bán hàng thu tiền:

- Chu trình bán hàng- thu tiền là một trong những chu trình vô cùng quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp Bởi sự hữu hiệu và hiệu quả của quy trình này ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

- Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt hiện nay để có được khách hàng thì đơn vị phải mở rộng hình thức bán chịụ Việc này đã dẫn đến khoản nợ phải thu chiếm tỷ trọng đáng kể tổng tài sản của doanh nghiệp

1.3 Chu trình bán hàng - thu tiền:

Tieu luan

Bước 1: Nhận đơn đặt hàng: đơn đặt hàng của khách hàng là điểm bắt đầu của toàn bộ chu

trình Đó là lời đề nghị mua hàng từ khách hàng tương lai hoặc hiện tại Đơn đặt hàng của người mua có thể là đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu mua hàng, yêu cầu qua thư, fax, điện thoại Dựa vào đơn đặt hàng, người bán có thể xem xét để đưa ra quyết định bán qua phiếu tiêu thụ

và lập hoá đơn bán hàng

Bước 2: Lâp lệnh bán hàng: do bộ phận bán hàng lập, cho phép các bộ phận liên quan thực

hiện việc xuất kho, giao hàng cho khách hàng Nó bao gồm các mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ,

số lượng, giá bán; các thông tin khác về người mua (tên, địa chỉ giao hàng ) Nếu bán chịu, lệnh bán hàng sẽ được chuyển sang bộ phận tín dụng để xét duyệt

Bước 3: Kiểm tra công nợ: trước khi đi đến quyết định bán chịu cho khách hàng cần phải xem

xét từng đối tượng khách hàng, khả năng thu nợ tối đa của từng khách hàng để từ đó đi đến quyết định bán chịu một phần hay toàn bộ lô hàng hay không tiếp tục bán chịu Tuy nhiên, quyết định này cần được tính toán trên sự cân đối lợi ích của cả 2 bên theo hướng khuyến khích người mua trả tiền nhanh qua tỷ lệ về giá cả và thời gian thanh toán

Bước 4: Kiểm tra kho hoặc đề nghị sản xuất: nếu khách hàng thõa mãn các điều kiện về công

nợ theo chính sách của doanh nghiệp thì doanh nghiệp sẽ tiến hành kiểm tra kho nếu là hàng

có sẵn trong kho hay đề nghị sản xuất đối với hàng chưa có trong kho

Bước 5: Xuất kho và lập hóa đơn: khi đã có quyết định về phương thức bán hàng, bộ phận

xuất hàng sẽ lập lệnh xuất kho và chứng từ vận chuyển dựa trên các thông tin trên mẫu đơn đặt hàng, đồng thời thực hiện việc xuất kho và lập hóa đơn Hóa đơn bán hàng là chứng từ trên đó có đầy đủ thông tin về hàng hóa (mẫu mã, quy cách, số lượng ) và giá cả thanh toán Tổng số tiền thanh toán sẽ bao gồm giá cả hàng hóa, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu

tố khác theo luật thuế giá trị gia tăng Hóa đơn sẽ được lập thành 2 liên, liên 2 giao cho khách hàng, liên còn lại được lưu lại ghi số và theo dõi việc thu tiền Hóa đơn bán hàng vừa là phương thức thể hiện cho khách hàng thấy rõ về số tiền và thời hạn thanh toán; vừa là căn cứ ghi sổ nhật ký bán hàng và theo dõi các khoản phải thu

5 3

1

6a

6b

7

8

7

Bước 6: Giao hàng: Hóa đơn được kèm với hàng bán để giao cho khách hàng Nếu khách

hàng thực hiện thanh toán ngay thì chuyển đến bước thu tiền

Bước 7: Quản lí công nợ: ghi nhận, theo dõi các khoản phải thu của khách hàng.

Bước 8: Thu tiền: Thu tiền từ khách và thực hiện ghi nhận lên hệ thống kế toán của doanh

nghiệp đối với tiền thu được

LƯU ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ

4

Khách

hàng

Kho

Thông báo

hủy đơn

Đơn mua hàng Báo giá

Y/C báo

P.Kinh

doanh

Đơn bán hàng Báo giá Đơn mua hàng

Y/C báo giá

Phiếu xuất kho

Hóa đơn bán hàng

Đơn bán hàng

Tieu luan

100

11

13a 13b

14

1 Khách hàng lập yêu cầu báo giá gửi đến Phòng kinh doanh

2 Phòng kinh doanh nhận Yêu cầu báo giá, lập Bảng báo giá

3 Gửi Bảng báo giá cho Khách hàng

4 Khách hàng nhận báo giá, đồng ý mua hàng và lập Đơn mua hàng

5 Phòng kinh doanh nhận Đơn mua hàng của khách hàng gửi tới

P.Kế

toán

Đơn bán hàng

Phiếu xuất kho

Hóa đơn bán hàng

Phiếu thu Giấy báo có Thủ

quỷ

Thu tiền Phiếu thu

6 Phòng kinh doanh dựa vào Đơn mua hàng của khách hàng, kiểm tín dụng khách hàng Trưởng phòng kinh doanh phê duyệt đơn đặt hàng (khách hàng nợ quá nhiều thì Phó Tổng giám đốc phụ trách kinh doanh phê duyệt)

a) Nếu đơn hàng được duyệt thì Phòng kinh doanh lập Đơn bán hàng

b) Nếu đơn đặt hàng không được duyệt thì gửi thông báo cho khách hàng biết lý do hủy đơn hàng

7 Phòng kinh doanh gửi Đơn bán hàng cho bộ phận kho, đồng thời Phòng kinh doanh cũng gửi Đơn bán hàng cho Phòng kế toán

8 Căn cứ Đơn bán hàng, bộ phận kho lập Phiếu xuất kho

9 Bộ phận kho gửi Phiếu xuất kho cho Phòng kế toán

10 Căn cứ vào Đơn bán hàng và Phiếu xuất kho, Phòng kế toán lập Hóa đơn bán hàng

11 Phòng kế toán gửi Hóa đơn bán hàng cho Bộ phận kho

12 Bộ phận kho giao hàng cho khách hàng kèm theo Phiếu xuất kho và Hóa đơn bán hàng

13 Khách hàng thanh toán tiền

a) Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, Phòng kế toán lập phiếu thu

b) Nếu khách hàng thanh toán qua ngân hàng, khi nhận giấy báo Có của ngân hàng, kế toán ghi tăng tài khoản 112

14 Kế toán chuyển Phiếu thu cho Thủ quỷ để thu tiền

II KIỂM SOÁT CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN:

1 Những thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng:

1.1 Kiểm soát quá trình tiếp nhận đơn đặt hàng và xét duyệt bán chịu:

 Xác minh người mua hàng: Trừ các khách hàng quen thuộc của đơn vị, khi nhận được

một đơn đặt hàng mới, đơn vị cần liên hệ ngay với khách hàng để đảm bảo đơn đặt hàng có

số lượng hoặc giá trị lớn, kiểm tra chất lượng tín dụng của khách hàng, hoặc, đối với những khách hàng mới thì cần có sự phê duyệt của bộ phận kiểm tra tín dụng hoặc cán bộ phụ trách

6

Tieu luan

kiểm tra chất lượng tín dụng khách hàng.Điều này nhằm hạn chế tình trạng bán hàng trả chậm cho những khách hàng giả mạo

 Đối chiếu đơn đặt hàng của khách hàng với bảng giá chính thức của đơn vị: Nếu có

khác biệt phải liên hệ ngay với khách hàng, yêu cầu khách hàng gửi lại đơn đặt hàng mới hoặc có công văn xác minh Những sai sót ở khâu này có thể sẽ dẫn đến những tranh chấp không đáng có về sau

 Xác nhận khả năng cung ứng: Cần xem lượng hàng tồn kho có đủ để đáp ứng cho nhu

cầu của khách hàng hay không, bằng cách liên hệ với bộ phận kho hoặc truy cập vào hệ thống để có được thông tin về số lượng tồn kho Nếu không đủ hàng hoá, cần đề nghị mua hàng hoặc sản xuất bổ sung

 Lập lệnh bán hàng: Cần có một nhân viên độc lập kiểm tra sự phù hợp các thông tin

giữa đơn đặt hàng và lệnh bán hàng Nếu sử dụng phần mềm cần được thiết kế để các thông tin trên đơn đặt hàng được tự động chuyển vào lệnh bán hàng, điều nay góp phần hạn chế sai sót so với việc lập lệnh bán hàng thủ công Một thủ tục kiểm soát khác cần thực hiện đó là phải gửi mọi lệnh bán hàng sang cho bộ phận xét duyệt bán chịu

 Xét duyệt bán chịu: Căn cứ vào chính sách bán chịu Việc xét duyệt bán chịu là khâu

kiểm soát rất quan trọng trong chu trình bán hàng – thu tiền , bộ phận xét duyệt sẽ phê chuẩn hoặc từ chối việc bán hàng trên lệnh bán hàng Bộ phận xét duyệt hạn mức bán phải độc lập với nhân viên/bộ phận bán hàng Đơn vị phải có chính sách bán chịu và cần có một hệ thống kiểm tra về tín dụng của khách hàng Nhìn chung, công ty nên áp dụng hạn mức bán chịu chặt chẽ hơn đối với những khách hàng chỉ giao dịch một lần và những khách hàng nhỏ, vì nhóm khách hàng này thường có rủi ro không trả được nợ lớn hơn những khách hàng lớn và thường xuyên

1.2 Kiểm soát quá trình giao hàng và lập hóa đơn:

 Căn cứ lệnh bán hàng, phiếu giao hàng, phiếu xuất kho đã được phê chuẩn, bộ phận giao hàng lập chứng từ gửi hàng để gửi đi, đồng thời lưu trữ một bản, chứng từ này phải được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng

Bộ phận giao hàng nên lưu giữ nhiều liên của phiếu giao hàng Các phiếu giao hàng

Phiếu giao hàng là một bản ghi về số lượng hàng đã giao và cung cấp các thông tin cần thiết để cho người vận chuyển nội bộ của công ty hoặc công ty vận chuyển bên ngoài

có thể tiến hành giao hàng.Nếu có thể áp dụng được, phiếu giao hàng nên có tham chiếu chéo đến phiếu đóng gói trước khi vận chuyển Ngoài ra, nếu Công ty sử dụng dãy số hoặc mã vạch thì phiếu giao hàng nên có tham chiếu chéo đến dãy số hoặc mã vạch đó.Cuối cùng, phiếu giao hàng phải được khách hàng ký để công ty có bằng chứng về khách hàng đã thực tế nhận được hàng và chấp nhận hàng đó

Chứng từ gửi hàng được gởi cho bộ phận kho để xuất hàng và kho cũng phải lưu trữ chứng từ này Chứng từ gửi hàng cần ghi phù hợp, có thể ghi thêm mã số/mã vạch tham chiếu trước khi vận chuyển

chứng từ gửi hàng Cuối ngày, bộ phận giao hàng căn cứ chứng từ vận chuyển đã xuất để lập bảng tổng hợp hàng đã gửi đi trong ngày và chuyển cho bộ phận lập hóa đơn

 Khi nhận được các chứng từ từ những bộ phận khác gởi đến, như đơn đặt hàng ,lệnh bán hàng đã được phê chuẩn và chứng từ gửi hàng, chứng từ vận chuyển, bộ phận lập hóa đơn

sẽ tiến hành lập hóa đơn

Bộ phận lập hóa đơn tiến hành lập hóa đơn dựa trên các chứng từ từ các bộ phận khác gửi đến, và phải tuân thủ quy định pháp luật, giúp đơn vị theo dõi ghi chép các nghiệp vụ

Mục đích lập hóa đơn là để tuân thủ quy định của pháp luật, giúp đơn vị theo dõi, ghi chép nợ phải thu khách hàng, doanh thu và quan trọng nhất là để yêu cầu khách hàng thanh toán

Thông thường, khách hàng chỉ thanh toán khi nhận được hóa đơn, vì vậy nếu đã bán hàng nhưng quên lập hóa đơn hoặc lập hóa đơn hoặc lập không đúng sẽ dẫn đến chậm trễ trong việc nhận được tiền hoặc thất thoát tài sản

2 Những thủ tục kiểm soát chu trình thu tiền

2.1 Khi bán hàng thu tiền mặt

8

Tieu luan

Số lượng tiền mặt sẽ phát sinh thường xuyên và lớn, nên thủ quỹ hoặc thu ngân có thể đánh cắp tiền cho khách hàng thanh toán trước khi khoản tiền này được ghi nhận vào

sổ sách Để giảm thiểu rủi ro, một số thủ tục kiểm soát có thể áp dụng là:

thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng cũng giúp làm giảm bớt rủi ro và các chi phí hành chính liên quan đến bán hàng bằng tiền mặt

 Cần sử dụng hóa đơn mỗi khi bán hàng, cũng như khuyến khích khách hàng nhận hóa đơn

 Tách biệt việc ghi chép thu tiền và hoạch toán thu tiền

 Tách biệt chức năng ghi chép việc thu tiền tại điểm bán hàng và chức năng hạch toán thu tiền trên tài khoản

 Kiểm tra độc lập về tiền mặt tại quỹ

 Kiểm kho, đối chiếu số liệu nhằm phát hiện sự chênh lệch

 Công ty nên tiến hành kiểm tra độc lập về tiền mặt tại quỹ so với tổng số tiền mà thủ quỹ ghi chép hoặc tổng số tiền in ra từ máy đếm tiền hoặc máy phát hành hoá đơn vào cuối mỗi ngày

 Cuối cùng, định kỳ tiến hành kiểm kê kho, đối chiếu số liệu giữa sổ sách và thực tế nhằm phát hiện sự chênh lệch do bán hàng nhưng không ghi vào sổ

2.2 Đối với phương thức bán chịu:

 Khi kiểm soát nên tập trung vào kế toán nợ phải thu khách hàng và bộ phận thu nợ Do

nợ phải thu phát sinh đồng thời với doanh thu, nên khi bán chịu sẽ có bút toán ghi nhận đồng thời doanh thu và nợ phải thu khách hàng

 Định kỳ, cần kiểm tra, đối chiếu giữa số liệu kế toán và các chứng từ có liên quan Có thể kiểm tra giữa số liệu kế toán và số liệu của các bộ phận khác như bộ phận bán hàng, gửi hàng

2.3 Đối với nợ phải thu khách hàng

3.

liệu về nợ phải thu giúp đơn vị xây dựng và điều chỉnh chính sách bán chịu cho thích hợp

Bộ phận theo dõi nợ phải thu cần đối chiếu công nợ thường xuyên với khách hàng Đây là thủ tục kiểm soát quan trọng nhằm đảm bảo kế toán phản ánh kịp thờii những thay đổi về nợ phải thu, khắc phục các sai sót và ngăn ngừa gian lận

kỳ, số phát sinh trong tháng, số tiền khách hàng sẽ trả và số dư cuối kỳ

Để tránh hiện tượng chạy theo doanh thu, định kỳ đơn vị cần lập báo cáo về số dư nợ phải thu khách hàng, số hàng bán bị trả lại theo từng nhân viên, địa điểm bán hàng

tuổi nợ Phát hiện được những biến động bất thường Báo cáo giúp đơn vị biết được những biến động lớn hoặc thay đổi bất thường có thể được phát hiện sớm, giúp đơn vị ngăn chặn, phát hiện sai phạm phù hợp cũng như điều chỉnh kịp thời chính sách bán chịu cho phù hợp

khó đòi.Việc lập dự phòng phải thu khó đòi cần tuân thủ đúng chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành

KẾT LUẬN

Tại hầu hết các công ty trung bình và nhỏ hiện nay, việc luân chuyển chứng từ kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền vẫn chưa đồng bộ và còn nhiều bất cập Để có thể đáp ứng những đòi hỏi ngày càng cao trong công tác quản lý và cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, nhằm đưa ra các chiến lược kinh doanh hợp lý, cũng như hướng tới việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý thích hợp, chuyên sâu và tổng thể, thì hệ thống thông tin

kế toán cần được cải tiến, hoàn thiện và quy trình luân chuyển chứng từ rõ các quy trình quản

lý trong công ty

10

Tieu luan