Đề tài trên nếu thực hiện tốt sẽ có những đóng góp sau: - Kết quả nghiên cứu của đề tài giúp các cơ quan tổ chức ở cấp xã trên địa bàn tỉnh Nam Định có thể đề xuất với cơ quan lãnh đạo c
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ CÁC QUY ĐỊNH HIỆN HÀNH VỀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ Ở CẤP XÃ 8 1.1 Một số khái niệm được sử dụng trong luận văn
Hoạt động lưu trữ ở cấp xã
Theo Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011, hoạt động lưu trữ được định nghĩa là quá trình thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ Dựa trên định nghĩa này, hoạt động lưu trữ ở cấp xã chính là quá trình thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống chính trị ở cấp xã, bao gồm: Đảng ủy xã; các cơ quan chính quyền cấp xã (HĐND xã và UBND xã); và các tổ chức chính trị - xã hội cấp xã như Mặt trận Tổ quốc, Đoàn Thanh niên, Hội Phụ nữ, cùng các tổ chức khác.
Quản lý hoạt động lưu trữ cấp xã
Quản lý là quá trình tác động có ý thức bằng quyền lực từ người quản lý tới đối tượng quản lý, nhằm phối hợp các nguồn lực để đạt được mục tiêu chung của tổ chức trong điều kiện môi trường biến đổi Quá trình này diễn ra theo một quy trình có hệ thống, đảm bảo sự lãnh đạo và kiểm soát các hoạt động quản trị, từ đó tối ưu hóa nguồn lực và kết quả thực thi Trong bối cảnh biến động liên tục của môi trường, quản lý đòi hỏi sự thích ứng linh hoạt, ra quyết định đúng đắn và điều chỉnh kế hoạch để duy trì hiệu quả và tương thích với mục tiêu tổ chức.
Quản lý, hiểu theo nghĩa gốc, là các biện pháp của chủ thể quản lý nhằm xây dựng và thiết lập khuôn khổ, hành lang pháp lý, quy chế, quy định và biện pháp quản lý để điều khiển đối tượng quản lý và đưa nó vào khuôn khổ đã định Hoạt động quản lý gồm hai nội dung chính: trước hết là tạo ra khuôn khổ bằng cách xây dựng hành lang pháp lý, ban hành quy chế và quy định cho một lĩnh vực, đồng thời thiết lập các cơ quan có thẩm quyền để thực thi các quy định đã ban hành; sau đó, khi khuôn khổ được thiết lập, chủ thể quản lý tiến hành phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá và xử lý vi phạm (nếu có) theo các quy định đã ban hành.
Tham khảo bài giảng cao học "Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ" của PGS.TS Vũ Thị Phụng để nhận diện các nguyên tắc và phương án tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ hiệu quả; đồng thời chỉnh sửa và cải tiến các quy chế, quy định để phù hợp với thực tế công tác và đáp ứng nhu cầu thực tiễn của đơn vị.
Xét từ khái niệm quản lý, hoạt động lưu trữ và hoạt động lưu trữ cấp xã, quản lý hoạt động lưu trữ cấp xã được hiểu là các biện pháp tác động và điều chỉnh để các hoạt động lưu trữ cấp xã thực hiện đúng theo các quy chế, quy định đã ban hành Nói cách khác, quản lý hoạt động lưu trữ nói chung và quản lý lưu trữ cấp xã nói riêng bao gồm các nội dung sau:
- Xây dựng, ban hành những quy định về hoạt động lưu trữ
- Xác định và giao quyền quản lý cho các cơ quan, bộ phận
- Phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá và xử lý vi phạm
Trong khuôn khổ của luận văn, khái niệm tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ ở cấp xã được hiểu là hệ thống trách nhiệm và biện pháp của các cơ quan chức năng có thẩm quyền nhằm quản lý chặt chẽ hoạt động lưu trữ tại cấp xã theo đúng nguyên tắc, yêu cầu và mục tiêu đã được đặt ra Việc tổ chức quản lý này đảm bảo sự tuân thủ pháp lý, tăng tính minh bạch và hiệu quả của quá trình lưu trữ, đồng thời bảo vệ an toàn dữ liệu và phục vụ tốt cho nhu cầu quản lý, điều hành ở cấp xã Do vậy, xác định rõ vai trò và phạm vi trách nhiệm của từng cơ quan sẽ là căn cứ để triển khai các biện pháp quản lý phù hợp và hiệu quả.
Khái niệm về mô hình
Theo Từ điển Bách khoa Việt Nam, mô hình có hai nghĩa:
Ở nghĩa rộng, mô hình là một hình ảnh ước lệ, một sơ đồ hoặc một mô tả đại diện cho các sự vật hoặc hiện tượng Khái niệm này được sử dụng rộng rãi trong triết học, tin học, kinh tế học, toán học và ngôn ngữ học, cũng như trong nhiều khoa học khác Mô hình giúp mô tả, giải thích và dự báo các đặc điểm của thế giới thực thông qua các hình tượng, sơ đồ hoặc mô tả giản lược, từ đó hỗ trợ phân tích và ra quyết định trong nhiều bối cảnh nghiên cứu và ứng dụng.
- Theo nghĩa hẹp, mô hình là khuôn, mẫu, tiêu chuẩn
Trong phạm vi đề tài này, chúng tôi định nghĩa mô hình theo nghĩa hẹp là tập hợp các kiểu dáng, khuôn mẫu và tiêu chuẩn Khi được lựa chọn, các yếu tố này sẽ trở thành mẫu để tuân thủ và được thực hiện theo đúng quy trình đã đề ra.
Việc liên kết các khái niệm đã trình bày cho thấy mô hình tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ cấp xã là một cấu trúc hợp lý và được chọn làm chuẩn để triển khai thực tế Do đó, luận văn sẽ hệ thống hóa các cách thức quản lý hoạt động lưu trữ ở cấp xã hiện nay, phân tích ưu nhược điểm của từng phương án và đề xuất một mô hình quản lý lưu trữ cấp xã phù hợp với thực tế địa phương và yêu cầu công tác lưu trữ.
Khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp xã
1.2.1 Khối lượng tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp xã
Dù chưa có điều kiện khảo sát rộng rãi, qua khảo sát thực tế tại một số xã ở tỉnh Nam Định, tôi nhận thấy khối lượng tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp xã không nhiều; số lượng hồ sơ lưu trữ không lớn và chủ yếu là tài liệu hành chính phản ánh mọi mặt hoạt động của chính cơ quan, tổ chức ở cấp xã.
Bảng thống kê cho thấy khối lượng tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức chính trị xã hội được xác định qua khảo sát thực tế tại một số xã của tỉnh Nam Định Khối lượng này bao gồm các tài liệu hiện có của nhiều năm gộp lại (tài liệu UBND xã) và các tài liệu của Đảng cùng các tổ chức chính trị xã hội được thu thập trong một nhiệm kỳ, tính đến thời điểm khảo sát Đơn vị tính: mét giá Nguồn: tự thống kê.
Khối lượng tài liệu ( đơn vị tính m giá) Đảng ủy xã và các tổ chức chính trị xã hội
1.2.2 Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp xã
Có thể nói, ở một góc độ nào đó, xã là một quốc gia thu nhỏ, nơi các cơ quan cấp xã hình thành và ghi nhận nguồn tài liệu đa dạng về thể loại, phong phú về nội dung trong quá trình hoạt động Qua khảo sát thực tế, tôi nhận thấy tài liệu do cấp xã soạn thảo phản ánh sâu sắc đời sống địa phương và nhu cầu quản lý, từ hồ sơ hành chính và sổ sách quản lý đến các báo cáo, kế hoạch và văn bản chỉ đạo, tạo nên một hệ thống lưu trữ đồng bộ, dễ tiếp cận và có giá trị tham khảo cho công tác quản lý tại cơ sở.
Loại hình tài liệu chủ yếu là giấy, trong đó tài liệu hành chính chiếm số lượng lớn nhất và phản ánh toàn diện mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức Tài liệu khoa học kỹ thuật chủ yếu thuộc nhóm xây dựng cơ bản các công trình ở địa phương, phục vụ cho nghiên cứu, thiết kế và triển khai dự án địa phương Vì vậy, việc quản lý và khai thác tài liệu cần tập trung phân loại rõ ràng giữa tài liệu hành chính và tài liệu khoa học kỹ thuật để tối ưu hóa lưu trữ, truy cập và sử dụng thông tin.
Trong hệ thống lưu trữ, tài liệu nghe nhìn chủ yếu là ảnh ghi lại hoạt động của các cơ quan, tổ chức, phản ánh bối cảnh và quá trình làm việc của họ Tài liệu phim và ghi âm gần như không có, nên nguồn dữ liệu âm–hình sẽ hạn chế và ít đa dạng so với tài liệu ảnh.
Về nội dung: tài liệu lưu trữ phản ánh hoạt động của cấp xã do chính các cơ quan, tổ chức ban hành bao gồm:
- Tài liệu của Đảng bộ xã ( tổ chức cơ sở Đảng cấp xã)
- Tài liệu của cơ quan chính quyền cấp xã ( HĐND xã và UBND xã)
- Tài liệu của các tổ chức chính trị xã hội, các ban ngành Đoàn thể cấp xã
1.2.2.1 Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của tổ chức cơ sở Đảng cấp xã (Đảng ủy xã)
Tài liệu Đại hội Đảng bộ xã,
Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Đảng ủy cấp xã:
- Tài liệu hội nghị Ban chấp hành, Ban Thường vụ, hội nghị cán bộ;
- Tài liệu do Đảng ủy cấp xã ban hành;
- Tài liệu của Thường trực Đảng ủy cấp xã;
- Tài liệu của các cơ quan cấp trên và của các cơ quan, tổ chức khác gửi đến
Tài liệu về một số mặt công tác của Đảng ủy xã:
- Tài liệu về công tác tổ chức cán bộ,
- Tài liệu về công tác kiểm tra
- Tài liệu về công tác tôn giáo
- Tài liệu về công tác dân vận
- Tài liệu về công tác tài chính - kế toán,
- Công tác nội bộ Đảng ủy
Tài liệu kết nạp, theo dõi Đảng viên
Tài liệu của các chi ủy thuộc Đảng ủy xã
1.2.2.2 Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan chính quyền cấp xã a Tài liệu của Hội đồng nhân dân xã
- Hồ sơ, tài liệu về bầu cử HĐND xã;
- Hồ sơ, tài liệu các kỳ họp thường kỳ và bất thường;
- Hồ sơ, tài liệu về hoạt động giám sát của HDND và đại biểu HDND
- Tài liệu về công tác tiếp dân;
Các tài liệu khác gồm hồ sơ hội nghị tổng kết và sơ kết định kỳ theo chuyên đề, báo cáo của UBND xã tại các kỳ họp và tài liệu do Ủy ban nhân dân xã cung cấp.
- Tài liệu tổng hợp chung:
+ Tập văn bản gửi chung đến UBND xã;
+ Tập công văn trao đổi những vấn đề chung;
Đây là tập hợp các tài liệu về công tác lãnh đạo và chỉ đạo, bao gồm tài liệu về tổ chức thực hiện đường lối của Đảng và pháp luật, công tác tổ chức cán bộ, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm và thông tin tuyên truyền của UBND xã Đồng thời, hệ thống này còn lưu giữ tài liệu về hoạt động của lãnh đạo cơ quan dưới dạng báo cáo, bản thuyết trình, giải trình và trả lời chất vấn HĐND, nhằm bảo đảm sự chỉ đạo được triển khai đầy đủ, minh bạch và hiệu quả.
- Tài liệu hình thành trong các lĩnh vực hoạt động theo chức năng nhiệm vụ của cơ quan UBND xã:
+ Tài liệu văn phòng - thống kê;
+ Tài liệu về phát triển nông nghiệp, tiểu thủ công nghiệp;
+ Tài liệu về địa chính, xây dựng, môi trường;
+ Tài liệu về giao thông - thủy lợi;
+ Tài liệu văn hóa – xã hội, y tế, giáo dục;
+ Tài liệu công an (an ninh trật tự, an toàn xã hội);
+ Tài liệu tư pháp - hộ tịch;
+ Tài liệu tài chính - kế toán;
+ Tài liệu thanh tra, giải quyết khiếu nại;
+ Tài liệu công tác văn phòng, hành chính, văn thư, lưu trữ
- Một số sổ sách liên quan ( sổ đăng ký văn bản đi/ đến)
1.2.2.3 Thành phần nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị xã hội
Trong quá trình hoạt động của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội cấp xã, tài liệu hình thành gồm các loại báo cáo tổng kết các cấp, báo cáo kiểm điểm tình hình, báo cáo kiểm tra đánh giá, nghị quyết và biên bản của các kỳ đại hội Những tài liệu này phản ánh kết quả hoạt động, đánh giá thực trạng và đề xuất phương hướng công tác, đồng thời làm căn cứ cho công tác chỉ đạo và điều hành tại cơ sở Việc lưu trữ và quản lý đầy đủ các tài liệu này góp phần tăng cường tính minh bạch, hiệu quả hoạt động và sự đồng thuận xã hội ở cấp cơ sở.
- Một số sổ sách liên quan: sổ ghi biên bản cuộc họp, sổ quỹ, …
Giá trị của tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp xã
1.3.1 Phản ánh thực tiễn hoạt động của cơ quan
Mỗi cơ quan, tổ chức khi thành lập đều được quy định rõ chức năng nhiệm vụ và quyền hạn, làm nền tảng cho quản lý và thực thi công vụ một cách thống nhất Tài liệu lưu trữ là sản phẩm phát sinh từ hoạt động của cơ quan, tổ chức đó và đồng thời thể hiện đầy đủ nhất toàn bộ các hoạt động thực tiễn đã và đang diễn ra trên các lĩnh vực mà cơ quan có thẩm quyền thực hiện Nhờ sự phản ánh rõ ràng của tài liệu lưu trữ, quá trình vận hành được tra cứu, đối chiếu và đánh giá một cách minh bạch, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và cải thiện hoạt động của tổ chức.
Tài liệu lưu trữ của Đảng bộ Xã phản ánh đường lối lãnh đạo và chủ trương, chính sách của Đảng; đồng thời đề ra các nhiệm vụ chính trị của địa phương và lãnh đạo thực hiện có hiệu quả như phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm an ninh trật tự địa phương, công tác tư tưởng chính trị, xây dựng Đảng bộ và chi bộ, công tác tổ chức cán bộ, kiểm tra và kỷ luật.
Các tài liệu lưu trữ của Hội đồng nhân dân (HĐND) đóng vai trò xây dựng các định hướng từ việc ban hành các nghị quyết quan trọng về thu, chi ngân sách và quyết toán ngân sách, đồng thời cụ thể hóa nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội theo các nghị quyết, quyết định của cơ quan nhà nước cấp trên phù hợp với tình hình địa phương Các nghị quyết của HĐND xã làm căn cứ, mục tiêu và định hướng giúp UBND và các ngành hoàn thành tốt các chỉ tiêu, nhiệm vụ được giao theo nghị quyết của HĐND và các chỉ tiêu, nhiệm vụ cấp trên yêu cầu Bên cạnh đó, các tài liệu này phản ánh hoạt động giám sát của HĐND xã, giúp đại biểu HĐND nhận thức đầy đủ trách nhiệm trước cử tri và có thêm thông tin để tham gia thảo luận, quyết định các chủ trương, chính sách thuộc thẩm quyền của HĐND xã.
Tài liệu lưu trữ của UBND xã phản ánh việc triển khai toàn diện quản lý, điều hành và kết quả các mặt hoạt động của đời sống xã hội ở cấp cơ sở, bao gồm kinh tế, nông nghiệp, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, ngư nghiệp, giao thông vận tải, quy hoạch đất đai, giáo dục, y tế, văn hóa xã hội, an ninh trật tự và các lĩnh vực dân tộc tôn giáo Việc này cho thấy sự đồng bộ giữa quản lý nhà nước và thực tiễn tại cơ sở, đồng thời cung cấp căn cứ đánh giá hiệu quả hoạt động và định hướng phát triển cho khu vực.
Các tài liệu hình thành trong các tổ chức chính trị - xã hội phản ánh nhiệm vụ giáo dục tư tưởng, động viên và phát huy tính tích cực tham gia thực hiện đường lối của Đảng, chính sách và pháp luật của Nhà nước tới các tầng lớp nhân dân; đồng thời góp phần thực hiện nhiệm vụ chính trị, chăm lo bảo vệ lợi ích hợp pháp của nhân dân và tham gia vào công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, qua đó tăng cường mối liên hệ mật thiết giữa Đảng, Nhà nước và nhân dân ở cấp xã.
Với vai trò là cơ quan đại diện cho phụ nữ ở cấp xã, tài liệu phản ánh hoạt động thực tiễn của Hội Liên hiệp Phụ nữ xã trong việc vận động các tầng lớp phụ nữ tích cực thực hiện đường lối, chủ trương của Đảng và chính sách, pháp luật của Nhà nước Tổ chức tham gia tích cực vào công cuộc xây dựng Đảng, Nhà nước và phát triển kinh tế - xã hội, đồng thời tham gia bảo vệ Tổ quốc Hội vận động và hỗ trợ phụ nữ nâng cao năng lực, trình độ, từ đó xây dựng gia đình hạnh phúc và chăm lo cải thiện đời sống vật chất, tinh thần của phụ nữ tại địa phương.
1.3.2 Cung cấp thông tin quá khứ nhằm phục vụ hoạt động lãnh đạo, quản lý, điều hành ở cấp xã
Tài liệu lưu trữ cấp xã chứa đựng những thông tin quá khứ của chính cấp xã Đó là sự phản ánh các sự kiện, hiện tượng, những biến cố lịch sử, những thành quả lao động và sáng tạo của nhân dân trong các thời kỳ lịch sử khác nhau, ghi lại những hoạt động thực hiện triển khai, thực thi của các cơ quan, cá nhân hoặc những cống hiến to lớn của các nhân vật tiêu biểu của địa phương như các anh hùng dân tộc, các nhà khoa học, văn hoá nổi tiếng Ví dụ: Tài liệu lưu trữ của UBND xã cũng phản ánh quá trình hoạt động của cơ quan nói riêng cũng như mọi mặt của đời sống kinh tế - xã hội của địa phương qua các thời kỳ lịch sử và các giai đoạn lịch sử trong công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc
Thực tiễn cho thấy, tài liệu lưu trữ đã hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức đều là những thông tin quá khứ quan trọng nhằm phục vụ cho việc tổ chức, quản lý, điều hành các công việc của các cơ quan tổ chức ở cấp xã và phục vụ nhu cầu nhân dân Tuy mang thông tin của quá khứ nhưng nó phục vụ đắc lực cho việc thực hiện các chủ trương chính sách, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội ngắn hoặc dài hạn; phục vụ thiết thực cho công tác nghiên cứu, giải quyết công việc hàng ngày của mỗi cán bộ, công chức nói riêng và các cơ quan thuộc xã nói chung Nói cách tổng hợp hơn, tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động cấp xã có giá trị to lớn nếu chúng được sử dụng với mục đích: chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, giáo dục,… đúng như tinh thần Luật Lưu trữ năm 2011 Cụ thể như sau:
Trong lĩnh vực chính trị, hồ sơ và tài liệu lưu trữ cấp xã có thể dùng làm bằng chứng để giải quyết các tranh chấp xung đột về lãnh thổ địa phương, đất đai và cơ sở thờ tự các tôn giáo Mặt khác, tài liệu lưu trữ cấp xã được xem như kho tư liệu cho các cơ quan chức năng cấp cao nghiên cứu đường lối và nền tảng trong các lĩnh vực phát triển kinh tế, văn hóa, giáo dục và xã hội; từ đó tổng kết đánh giá những thành tựu và tồn tại, hạn chế để xác định phương hướng, nhiệm vụ và đường lối chính sách phù hợp Bên cạnh đó, hồ sơ lưu trữ còn là chứng cứ chân thực có độ chính xác cao để các cấp có thẩm quyền tiến hành kiểm tra tiến độ, sự phù hợp và đúng đắn của quá trình giải quyết công việc, từ đó đánh giá hoạt động của các cơ quan Tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng bậc nhất trong xem xét các hành vi hành chính trong quá trình thực hiện nhiệm vụ quản lý; là cơ sở để giải quyết các tranh chấp giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân và giải quyết các quan hệ pháp lý trong quản lý hành chính địa phương.
Trong lĩnh vực kinh tế, các thông tin trong tài liệu lưu trữ thường được khai thác để phục vụ xây dựng các đề án và kế hoạch phát triển kinh tế phù hợp với điều kiện của từng địa phương, từng vùng, đồng thời hỗ trợ quy hoạch phát triển các khu vực địa phương Để có được các kế hoạch hoặc đề án quy hoạch khả thi, các cơ quan quản lý không thể bỏ qua việc khai thác những thông tin lưu trữ tại địa phương như số liệu thống kê về tình hình kinh tế - xã hội, dân số địa phương, và điều kiện thổ nhưỡng, đặc trưng của từng vùng kinh tế Bên cạnh đó, đối với doanh nghiệp, tài liệu lưu trữ là kho tàng thông tin về kinh nghiệm sản xuất và kinh doanh, góp phần ứng dụng công nghệ và kinh nghiệm quản lý để đẩy mạnh phát triển kinh doanh trong bối cảnh đất nước hội nhập kinh tế.
Trong quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh và phát triển ngành nghề truyền thống địa phương, hồ sơ tài liệu đóng vai trò then chốt giúp chính quyền cấp xã xây dựng kế hoạch và quy hoạch phát triển sản xuất - kinh doanh dựa trên thế mạnh của từng địa phương Các hồ sơ về phân bố dân cư, các ngành nghề truyền thống và thống kê kinh tế cung cấp nền tảng để xác định định hướng phát triển các ngành nghề và dịch vụ phù hợp với đặc điểm phân bố dân cư và điều kiện địa lý - tự nhiên, xã hội Nhờ đó, chính quyền địa phương có thể triển khai quy hoạch kinh doanh hiệu quả, nâng cao khả năng cạnh tranh và thúc đẩy sự phát triển bền vững cho ngành nghề truyền thống và khu vực dịch vụ địa phương.
Trong lĩnh vực quản lý địa bàn dân cư, việc quản lý dân cư, cơ sở hạ tầng và các công trình xây dựng trên địa bàn đang được đặc biệt quan tâm Do đó, hệ thống tài liệu lưu trữ chính là căn cứ quan trọng giúp lãnh đạo cấp xã nắm chắc phạm vi khu vực quản lý trên địa bàn xã và đánh giá đầy đủ các yếu tố dân cư, hạ tầng cũng như tiến độ xây dựng tại địa phương Những tài liệu này đồng thời là cơ sở để đề xuất các giải pháp quản lý khu dân cư hiệu quả, cải thiện chất lượng sống, tăng cường quy hoạch và đảm bảo an toàn trật tự, phát triển bền vững cho khu vực.
Trong lĩnh vực văn hóa - xã hội, tài liệu lưu trữ cấp xã được khai thác và sử dụng để phục vụ cho nghiên cứu văn hóa của các dân tộc và văn hóa vùng miền Các tài liệu lưu trữ địa phương ghi nhận những dấu ấn văn hóa và phong tục tập quán đặc trưng tại từng khu vực, tạo cơ sở cho việc phân tích và hiểu sâu hơn về đời sống cộng đồng Các nhà biên kịch, đạo diễn và nhà làm phim có thể tận dụng nguồn tư liệu này để xây dựng bối cảnh xã hội, thiết kế trang phục và đạo cụ cho các bộ phim hoặc vở kịch ở các thời kỳ lịch sử khác nhau, từ đó tăng tính chân thực và giá trị nghệ thuật của tác phẩm. -**Support Pollinations.AI:** -🌸 **Ad** 🌸Powered by Pollinations.AI free text APIs [Support our mission](https://pollinations.ai/redirect/kofi) to keep AI accessible for everyone.
Tài liệu lưu trữ cấp xã đóng vai trò quan trọng trong việc đề xuất các giải pháp bảo đảm an toàn xã hội, nâng cao ý thức tuân thủ pháp luật của người dân và hướng dẫn nhân dân trong xã sống và làm việc theo đúng quy định của pháp luật.
Trong lĩnh vực giáo dục, tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin có giá trị cao, đóng vai trò nền tảng cho xác định chiến lược và kế hoạch phát triển giáo dục Các nhà quản lý giáo dục có thể và nên khai thác dữ liệu về dân số, chương trình, kết quả đào tạo và truyền thống giáo dục tại địa phương để xây dựng các giải pháp tối ưu Việc kết hợp dữ liệu lưu trữ với bối cảnh địa phương giúp nâng cao ý thức phấn đấu của thanh niên và đóng góp tích cực vào sự phát triển của địa phương.
Các quy định hiện hành về tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ ở cấp xã
1.4.1 Các quy định của Đảng
Nghị quyết Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ X xác định nhiệm vụ bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, làm nền tảng cho mọi hoạt động lưu trữ của đất nước Vì vậy hệ thống cơ sở pháp lý về tổ chức và quản lý hoạt động lưu trữ nói riêng, cũng như văn thư, lưu trữ nói chung, được xây dựng và cụ thể hóa bằng các văn bản chủ yếu Những văn bản này quy định rõ chức năng, thẩm quyền và trách nhiệm của các cơ quan lưu trữ, quy trình quản lý hồ sơ, an toàn và lưu trữ lâu dài, đồng thời thúc đẩy ứng dụng công nghệ và chuẩn hóa nhằm nâng cao chất lượng lưu trữ và tính minh bạch của thông tin Nhờ các cơ sở pháp lý này, hoạt động lưu trữ được quản lý chặt chẽ hơn, bảo tồn giá trị văn hóa và lịch sử của tài liệu, đồng thời tăng cường khả năng khai thác và phục vụ nhu cầu nghiên cứu, quản trị và công chúng.
Công văn số 158-CV/LT, ban hành ngày 19/10/2004 bởi Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, triển khai thực hiện 3 mẫu khung phân loại tài liệu áp dụng cho các cơ quan lãnh đạo Đảng ở cấp tỉnh, huyện và xã; văn bản hướng dẫn quy trình sắp xếp, phân loại và quản lý hồ sơ lưu trữ, nhằm đảm bảo sự thống nhất và nâng cao hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành của Đảng tại địa phương.
- Quy định số 270-QĐ/TW ban hành ngày 6/12/2014 của Ban bí thư Trung ương Đảng về phông Lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam;
Hướng dẫn số 15-HD/VPTW, ban hành ngày 14/12/2016 bởi Văn phòng Trung ương Đảng, hướng dẫn quản lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội ở xã, phường, thị trấn.
Hướng dẫn số 17-HD/VPTW, ban hành ngày 16/12/2016 bởi Văn phòng Trung ương Đảng, hướng dẫn chi tiết về việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan, nhằm chuẩn hóa quy trình quản lý hồ sơ và đảm bảo tính đầy đủ, an toàn và có thể tra cứu của hồ sơ tại cơ quan.
Hướng dẫn số 29-HD/VPTW do Văn phòng Trung ương Đảng ban hành ngày 12/9/2017, hướng dẫn việc tổ chức xác định giá trị tài liệu của các cơ quan tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội Mục tiêu của văn bản là xác định đúng giá trị tài liệu, phục vụ quản lý, lưu trữ và xử lý tài liệu có hệ thống trên toàn hệ thống, đồng thời bảo đảm an toàn và hiệu quả của công tác lưu trữ Nội dung chính của hướng dẫn nêu phạm vi áp dụng, phương pháp xác định giá trị, trình tự thực hiện và thẩm quyền, cũng như cơ chế phối hợp giữa các đơn vị để thực hiện quy trình này Việc thực hiện đúng hướng dẫn sẽ nâng cao chất lượng quản trị tài liệu, phục vụ nghiên cứu, tham khảo cho các cơ quan Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội.
Hướng dẫn số 30-HD/VPTW, ban hành ngày 12/9/2017 bởi Văn phòng Trung ương Đảng, quy định cách thực hiện bảng thời hạn bảo quản mẫu các tài liệu chủ yếu của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội Văn bản làm rõ phạm vi áp dụng, nguyên tắc xác định thời hạn bảo quản và trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị trong việc thu thập, sao lưu, lưu trữ và quản lý những tài liệu này, bảo đảm tính an toàn, khả năng truy cập và phục vụ công tác lãnh đạo, quản trị và lưu trữ lịch sử.
Hệ thống văn bản của Đảng về hoạt động lưu trữ và công tác văn thư, lưu trữ nói chung đã quy định rõ tổ chức, quản lý lưu trữ và việc triển khai các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ; Tuy nhiên đối với cấp xã, số lượng văn bản được ban hành còn chưa phong phú, nhiều nội dung quan trọng vẫn chưa được tổng hợp thành một tài liệu riêng mà phân tán ở một số văn bản khác nhau, gây khó khăn cho hướng dẫn và thực hiện ở cấp cơ sở.
Quy định số 270-QĐ/TW ban hành ngày 6/12/2014 của Ban Bí thư Trung ương Đảng về phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam được coi là một trong những văn bản có giá trị pháp lý cao nhất về lưu trữ trong Đảng, quy định chi tiết phông Lưu trữ Đảng Cộng Sản Việt Nam – một phần quan trọng của Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam; dựa trên Luật Lưu trữ năm 2011, văn bản mô tả thành phần tài liệu, nguyên tắc quản lý, trách nhiệm quản lý và tổ chức lưu trữ Đảng, bao gồm hệ thống quản lý, tổ chức lưu trữ lịch sử Đảng, tổ chức lưu trữ ở các cơ quan, các tổ chức chính trị xã hội; quy trình thu thập, quản lý, bảo quản và khai thác sử dụng để làm căn cứ pháp lý áp dụng với các cơ quan lãnh Đảng và các cơ quan, tổ chức chính trị - xã hội ở các cấp từ Trung ương đến địa phương; tuy nhiên, văn bản vẫn quy định ở mức khái quát chung cho Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và chưa có quy định riêng biệt nào cụ thể đối với từng cấp.
Ví dụ: Mục 2 trong Điều 7:“ Phòng Lưu trữ tỉnh ủy, thành ủy trực thuộc
Trung ương, được gọi chung là tỉnh ủy, đặt tại văn phòng tỉnh ủy và có chức năng tham mưu cho tỉnh ủy về công tác văn thư và lưu trữ; trực tiếp quản lý Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh; chỉ đạo và hướng dẫn bài bản nghiệp vụ văn thư và lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội ở cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã, phường, thị trấn; thực hiện nhiệm vụ Lưu trữ cơ quan của tỉnh ủy và văn phòng tỉnh ủy; đồng thời xác định lưu trữ Đảng ở cấp xã sẽ chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện bởi các cơ quan cấp trên ở địa phương.
Hướng dẫn số 15 -HD/VPTW ban hành ngày 14/12/2016 của Văn phòng Trung ương Đảng hướng dẫn quản lý tài liệu lưu trữ ở các cơ quan tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị xã hội tại xã, phường, thị trấn Đây là văn bản duy nhất quy định chi tiết và đầy đủ các nội dung về tổ chức và quản lý hoạt động lưu trữ ở cấp xã, bám sát nguyên tắc và trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ trong các cơ quan tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội Nội dung của văn bản nêu rõ các phần quan trọng như Thu thập hồ sơ tài liệu vào văn phòng Đảng ủy xã; Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; Thống kê, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu Đây là cơ sở pháp lý giúp các cơ quan, tổ chức Đảng ở cấp xã tổ chức thực hiện và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong các hoạt động lưu trữ của Đảng ở cấp xã.
Song song với Hướng dẫn số 15, Công văn số 158-CV/LT ban hành ngày 19/10/2004 của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng về triển khai thực hiện 3 mẫu khung phân loại tài liệu cho các cơ quan lãnh đạo Đảng cấp tỉnh/huyện/xã là một văn bản quy định chi tiết về nghiệp vụ lưu trữ, đặc biệt phân loại và quản lý tài liệu lưu trữ Mặc dù được ban hành từ năm 2004, văn bản này vẫn có hiệu lực cho đến nay; đối với cấp xã, Công văn 158 đã xây dựng rõ ràng mẫu khung phân loại tài liệu làm cơ sở để các cơ quan, tổ chức thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ như phân loại và chỉnh lý tài liệu Các văn bản khác đã được ban hành và hiện vẫn là cơ sở pháp lý để các cơ quan, tổ chức chính trị - xã hội các cấp tiến hành tổ chức, quản lý hoạt động lưu trữ Ví dụ: Hướng dẫn số 29-HD/VPTW ban hành ngày 12/9/2017 của Văn phòng Trung ương Đảng về việc xác định giá trị tài liệu của các cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội.
Hướng dẫn số 30-HD/VPTW, ban hành ngày 12/9/2017 bởi Văn phòng Trung ương Đảng, quy định việc thực hiện Bảng thời hạn bảo quản mẫu những tài liệu chủ yếu của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội Cơ quan đứng đầu các cấp có trách nhiệm căn cứ vào hướng dẫn để chỉ đạo và triển khai thực hiện sao cho phù hợp với tính chất đặc thù của từng cơ quan, tổ chức Việc áp dụng nhằm quản lý và bảo quản hiệu quả các mẫu tài liệu quan trọng, đảm bảo thời hạn lưu trữ đúng quy định và phục vụ truy cập khi cần thiết Các cấp ủy, tổ chức và cá nhân liên quan cần phối hợp chặt chẽ, bảo đảm việc thực hiện được triển khai thống nhất và phù hợp với điều kiện thực tế của mỗi cơ quan.
Cho đến nay, các cơ quan chức năng của Đảng đã ban hành đầy đủ các quy định về công tác lưu trữ nói chung và một số hướng dẫn thực hiện các hoạt động lưu trữ ở cấp xã, như thu thập, phân loại và xác định giá trị tài liệu Những quy định này làm nền tảng cho tổ chức quản lý lưu trữ của cơ quan Đảng ở cấp xã, bảo đảm tính thống nhất, hiệu quả và khả thi trong quản lý tài liệu lưu trữ tại địa phương.
1.4.2 Các quy định hiện hành của Nhà nước
Hiện nay, Nhà nước và các cơ quan chức năng đã ban hành một số văn bản làm cơ sở pháp lý cho việc tổ chức và quản lý hoạt động lưu trữ ở cấp xã, nhằm thiết lập khung pháp lý rõ ràng, chuẩn hoá quy trình tiếp nhận, bảo quản và trả hồ sơ, đồng thời xác định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan lưu trữ cấp xã cùng các cơ quan liên quan Những văn bản này đảm bảo sự thống nhất trong quản lý hồ sơ, tăng cường an toàn, bảo mật thông tin và hình thành cơ chế kiểm tra, giám sát hoạt động lưu trữ tại địa phương.
Thông tư số 02/2010/TT-BNV do Bộ Nội vụ ban hành ngày 28/4/2010, hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức văn thư, lưu trữ của Bộ Nội vụ, các cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp.
Sự cần thiết của việc xây dựng mô hình tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ ở cấp xã
Việc xây dựng mô hình tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ là cần thiết vì một số lý do sau:
Qua hệ thống các quy định đã nêu, hoạt động lưu trữ ở cấp xã đang chịu sự điều chỉnh và quản lý bởi nhiều cơ quan khác nhau Mỗi cơ quan, tổ chức lại tiến hành tổ chức và quản lý theo các quy định riêng của chính cơ quan ấy, dẫn đến sự chồng chéo và thiếu đồng bộ trong quản trị lưu trữ tại địa phương.
Hoạt động lưu trữ ở tổ chức Đảng cấp xã được quy định theo hệ thống ngành dọc của Đảng và được thống nhất bởi các cơ quan lãnh đạo từ trung ương đến địa phương Đối với cấp xã, mọi tài liệu hình thành trong hoạt động của tổ chức Đảng đều được quản lý bởi văn phòng Đảng ủy xã, và khối tài liệu cũng như hoạt động lưu trữ của các tổ chức chính trị - xã hội ở cấp xã như Mặt trận Tổ quốc, Đoàn Thanh Niên, Hội Phụ Nữ… cũng được cơ quan Đảng cấp xã tổ chức quản lý theo quy định của cấp trên Sau khi được tổ chức quản lý, tài liệu sẽ được lưu tại văn phòng Đảng ủy xã và hết nhiệm kỳ đại hội Đảng sẽ được giao nộp vào lưu trữ lịch sử cấp huyện Như vậy, lưu trữ Đảng ở cấp xã vẫn phải giao nộp vào lưu trữ lịch sử và có tồn tại cấp lưu trữ trung gian – lưu trữ lịch sử cấp huyện ủy.
Hoạt động lưu trữ ở cơ quan chính quyền cấp xã được quy định tương đối rõ trong hệ thống văn bản như Luật Lưu trữ, nghị định của Chính phủ và thông tư của Bộ Nội vụ, và được UBND xã, cụ thể là Văn phòng UBND xã, tổ chức quản lý Tuy nhiên cấp xã vẫn lúng túng so với cấp Đảng do quy định chưa đi sâu và còn mâu thuẫn nội tại, khiến việc lưu trữ cấp xã chưa thể thống nhất; hiện nay cách thức lưu trữ vẫn là cố định với toàn bộ tài liệu được bảo quản tại cơ quan xã và không được nộp lên lưu trữ lịch sử cấp huyện (vì lưu trữ lịch sử cấp huyện đã không còn hoạt động), mọi hoạt động lưu trữ do Văn phòng UBND xã chịu trách nhiệm Việc duy trì hình thức lưu trữ cố định dẫn tới sự lỏng lẻo trong tổ chức quản lý và hiệu quả thu thập, chỉnh lý, xác định, bảo quản, sử dụng còn chưa thực sự cao Đối với lưu trữ ở các tổ chức chính trị xã hội cấp xã, nguyên tắc là do cơ quan Đảng cấp xã tổ chức quản lý, nhưng quy định chưa rõ ràng và đang chồng chéo giữa cơ quan Đảng và cơ quan chính quyền xã, gây mâu thuẫn về cơ quan thực hiện quản lý.
Ở cùng một cấp hành chính, hoạt động lưu trữ tại cấp xã được tổ chức và quản lý theo nhiều cách khác nhau do các chủ thể khác nhau thực hiện Sự đa dạng này thể hiện ở cơ cấu tổ chức, quy trình lưu trữ và tiêu chuẩn quản lý tùy theo địa phương và nguồn lực sẵn có, ảnh hưởng đến hiệu quả tiếp cận và bảo quản hồ sơ Hiểu rõ các phương thức lưu trữ ở cấp xã giúp tối ưu quy trình quản lý hồ sơ, tăng tính toàn vẹn dữ liệu và cải thiện khả năng truy cập thông tin cho người dân.
Việc duy trì nhiều cách làm khác nhau trong quản lý hoạt động lưu trữ gây mất đồng bộ trong toàn hệ thống chính trị cấp xã Sự khác biệt về quy trình và tiêu chuẩn làm tăng rủi ro thất lạc hồ sơ, khiến việc tra cứu và quản lý thông tin kém hiệu quả Để nâng cao hiệu quả và sự thống nhất, cần chuẩn hóa quy trình lưu trữ, nhất quán hệ thống quản lý hồ sơ từ xã lên các cấp cao hơn, đồng thời tăng cường đào tạo nguồn lực và đầu tư cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ.
Hiện nay, nhiều cách quản lý hồ sơ chưa đồng bộ dẫn tới việc lưu trữ tại cấp xã thường không đầy đủ, phân tán và có thể mất mát Điều này làm cho việc khai thác và sử dụng hồ sơ gặp khó khăn, gây chậm trễ trong giải quyết công việc vì thiếu căn cứ Đặc biệt với các việc liên quan đến chế độ chính sách, quyền lợi của người dân như tranh chấp đất đai, tài liệu thiếu khiến không có bằng chứng để giải quyết, dẫn tới khiếu nại, kiện tụng kéo dài và lãng phí thời gian Trong bối cảnh đô thị hóa và sự biến động dân cư, cùng sự xuất hiện của khu công nghiệp và nhà máy nước ngoài, tài liệu lưu trữ cấp xã trở thành thông tin quá khứ mang tính dự báo và là minh chứng pháp lý, giúp cơ quan quản lý cấp xã xây dựng kế hoạch quản lý và điều hành tương lai một cách phù hợp; quá trình giải quyết công việc cũng được xử lý nhanh hơn dựa trên các căn cứ có độ tin cậy cao.
Khi tài liệu chưa đầy đủ, hệ lụy về quản lý điều hành của cơ quan có thể phát sinh và ảnh hưởng tới nhu cầu của người dân Vì thế, cần xây dựng một mô hình tổ chức quản lý đồng bộ và thống nhất ở cấp xã nhằm tăng tính tập trung, sự nhất quán và hiệu quả trong công tác quản trị, điều hành, từ đó nâng cao chất lượng phục vụ và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của cộng đồng.
Chương 1 của luận văn đã làm rõ các khái niệm cơ bản và các cơ sở lý luận, pháp lý, thực tiễn liên quan đến tổ chức hoạt động lưu trữ cấp xã, đồng thời hệ thống hóa khối lượng thành phần và nội dung của lưu trữ; chương này cũng nêu bật các giá trị của tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp xã và trình bày các quy định hiện hành về tổ chức hoạt động lưu trữ ở cấp xã Từ đó, nó khẳng định sự cần thiết của xây dựng một mô hình tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ ở cấp xã, làm tiền đề để chương 2 phân tích thực trạng và chương 3 đề xuất mô hình tổ chức quản lý.
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ Ở CẤP XÃ
Khái quát về địa bàn khảo sát và phương pháp khảo sát
2.1.1 Khái quát về địa bàn khảo sát
Nam Định là một tỉnh ở phía nam đồng bằng Bắc Bộ, có dân số khoảng 2 triệu người tính đến năm 2017, giáp Thái Bình ở phía Bắc, Ninh Bình ở phía Nam và Hà Nam ở phía Tây Bắc Hiện nay Nam Định có 10 đơn vị hành chính cấp tỉnh, gồm 1 thành phố trực thuộc tỉnh và 9 huyện Toàn tỉnh có 229 đơn vị hành chính cấp xã, phường và thị trấn, trong đó 193 xã, 20 phường và 16 thị trấn Theo luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015, các đơn vị hành chính cấp xã chịu sự chỉ đạo và quản lý của cơ quan tổ chức cấp huyện.
Danh sách các đơn vị hành chính tỉnh Nam Định:
- Thành phố Nam Định: 26 xã/ phường (20 phường và 6 xã)
- Huyện Hải Hậu: 35 xã ( 3 thị trấn và 32 xã)
- Huyện Giao Thủy: 22 xã (2 thị trấn và 20 xã)
- Huyện Mỹ Lộc: 11 xã (1 thị trấn và 10 xã)
- Huyện Nam Trực: 20 xã ( 1 thị trấn và 19 xã)
- Huyện Nghĩa Hưng: 25 xã ( 3 thị trấn và 22 xã)
- Huyện Vụ Bản: 18 xã (1 thị trấn và 17 xã)
- Huyện Trực Ninh: 21 xã (2 thị trấn và 19 xã)
- Huyện Xuân Trường: 20 xã ( 1 thị trấn và 19 xã)
- Huyện Ý Yên: 31 xã (1 thị trấn và 30 xã)
*Khái quát về các xã tiến hành khảo sát
Trong số 13 xã tôi đã đi khảo sát có:
- 9 xã thuộc huyện Hải Hậu ( Hải Anh, Hải Đường, Hải Hưng, Hải Lộc, Hải Phúc, Hải Quang, Hải Vân, Hải Trung, Hải Xuân)
- Xã Giao Thịnh thuộc huyện Giao Thủy
- Xã Hồng Quang thuộc huyện Nam Trực
- Xã Xuân Phong thuộc huyện Xuân Trường
- Xã Trực Mỹ thuộc huyện Trực Ninh
Các xã được khảo sát chủ yếu nằm ở vùng đồng bằng, không giáp biển và cũng không có địa bàn giáp tỉnh khác Kinh tế địa phương chủ yếu phát triển theo nông nghiệp thuần túy, với trồng lúa, trồng hoa màu và hoạt động tiểu thủ công nghiệp Trên địa bàn xã hiện có một số khu công nghiệp được đầu tư từ trong nước và nước ngoài, nhưng quy mô còn lại ở mức nhỏ Bên cạnh đó, nhiều xã còn lưu giữ truyền thống văn hóa và lịch sử lâu đời, ví dụ xã Hải Anh thuộc huyện Hải Hậu.
Trong quá trình đi khảo sát, tôi đã áp dụng một số phương pháp khảo sát nhằm thu được một số kết quả phù hợp với đề tài của mình
- Phương pháp khảo sát quan sát trực tiếp: đây là phương pháp được sử dụng nhiều nhất và phải vận dụng nhiều kỹ năng như nghe, nói, quan sát bằng mắt nhìn để tiếp nhận, mô tả lại những thực tế hiện có
Phương pháp phỏng vấn là một trong những phương pháp quan trọng trong công tác thu thập thông tin Đòi hỏi sự thuyết phục cao để các cán bộ có thể cung cấp những thông tin có độ tin cậy cao, phản ánh đúng thực tế hiện nay Việc triển khai phỏng vấn hiệu quả giúp thu thập dữ liệu chất lượng, tăng tính khách quan và hỗ trợ đánh giá, phân tích chính xác hơn trong các nghiên cứu và báo cáo.
Phương pháp xây dựng bảng hỏi là bước quan trọng giúp bao quát toàn bộ nội dung của luận văn và đảm bảo thông tin được trình bày một cách có hệ thống Thiết kế bảng hỏi làm cho các dữ liệu thu thập được trở nên cụ thể, rõ ràng và chính xác hơn, từ đó làm căn cứ tin cậy cho kết quả nghiên cứu Nhờ đó, bảng hỏi góp phần tăng tính tin cậy của thông tin và cải thiện khả năng kiểm chứng của luận văn.
- Các quy định hiện hành về quản lý hoạt động lưu trữ cấp xã tại tỉnh Nam Định
- Thực trạng tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ cấp xã
- Thực trạng hoạt động lưu trữ ở cấp xã
Sau đây là kết quả khảo sát mà tôi đã thực hiện.
Các quy định hiện hành về quản lý hoạt động lưu trữ cấp xã tại tỉnh Nam Định
Nhờ hệ thống cơ sở pháp lý từ trung ương được trình bày trong Chương 1, các cơ quan lãnh đạo Đảng và chính quyền tỉnh Nam Định đã tiếp thu, cập nhật và phổ biến kịp thời các văn bản từ cấp trên, đồng thời triển khai chỉ đạo đến các cơ quan cấp dưới và chính đơn vị của mình Dựa trên cơ sở này, các cấp lãnh đạo tỉnh ban hành các văn bản chỉ đạo nhằm điều hành và đồng bộ hóa công tác quản lý ở địa phương, bảo đảm thực hiện các chủ trương, đường lối của trung ương một cách nhất quán.
2.2.1 Các quy định hiện hành về tổ chức, quản lý lưu trữ của các cơ quan lãnh Đảng cấp tỉnh và cấp huyện thuộc tỉnh Nam Định (Phụ lục số 02) a Cấp Tỉnh: Văn phòng Tỉnh ủy hiện đang là cơ quan có trách nhiệm tổ chức, quản lý hoạt động lưu trữ của các cơ quan Đảng ở địa phương Nếu tính trong vòng 1 năm, có khá nhiều văn bản được ban hành về lưu trữ chủ yếu là các văn bản chỉ đạo hướng dẫn về lưu trữ trong đó phần lớn là hướng dẫn về nghiệp vụ lưu trữ
Ví dụ về một số văn bản đã được ban hành:
Chỉ thị số 12-CT/TU ngày 28/5/2008 nhằm tăng cường lãnh đạo công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan Đảng, chính quyền, Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể nhân dân bằng cách xác định rõ trách nhiệm của người đứng đầu và tăng cường kiểm tra, đôn đốc thực hiện Nội dung chỉ thị nhấn mạnh quản lý chặt chẽ văn bản đi, đến và lưu trữ hồ sơ, cải tiến chế độ lưu trữ, bảo đảm an toàn, bảo mật và khả năng tra cứu lâu dài; đồng thời đẩy mạnh ứng dụng CNTT, chuẩn hóa quy trình và nâng cao hiệu quả khai thác thông tin Chỉ thị yêu cầu phối hợp giữa các cấp, ngành và đoàn thể để xây dựng hệ thống văn thư - lưu trữ đồng bộ, hiện đại và bền vững, phục vụ công tác quản lý nhà nước và có chế tài xử lý vi phạm khi cần thiết.
Quyết định số 88-QĐ/TU ngày 16/12/2015 ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức Đảng và tổ chức chính trị - xã hội thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Tỉnh ủy Văn bản này quy định danh mục và phạm vi các đơn vị nộp lưu tài liệu nhằm bảo quản và tra cứu hiệu quả hồ sơ lưu trữ của tỉnh ủy.
Quyết định số 311-QĐ/TU ngày 19/01/2017 ban hành Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu và lưu trữ Lịch sử của Đảng, nhằm xác định rõ loại tài liệu cần được bảo quản và tra cứu trong hệ thống lưu trữ lịch sử của Đảng Ở cấp Huyện, các văn bản cấp huyện, cụ thể là Văn phòng Huyện ủy, chủ yếu tiếp thu, cập nhật và cụ thể hóa các văn bản chỉ đạo của cơ quan quản lý cấp tỉnh xuống dưới, nhằm đảm bảo sự thống nhất và đồng bộ trong việc triển khai và quản lý hồ sơ lưu trữ theo danh mục và quy trình quy định.
- Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan;
- Danh mục hồ sơ cơ quan;
- Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ huyện ủy;
Ở cấp huyện, việc ban hành và triển khai các văn bản quản lý chuyên môn nghiệp vụ được thực hiện đồng bộ nhằm quán triệt và thực hiện các kế hoạch công tác; đồng thời tiến hành kiểm tra văn thư lưu trữ và đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin cho các cơ quan, đơn vị và tổ chức cơ sở Đảng.
Kế hoạch kiểm tra công tác văn thư lưu trữ qua các năm:
- Kế hoạch số 01-/KH/VPHU của Huyện ủy Hải Hậu ban hành ngày 17/1/2017 về kiểm tra công tác văn thư lưu trữ năm 2017
Kế hoạch tập huấn công tác văn phòng cấp ủy qua các năm nhằm nâng cao chất lượng, trình độ và hiệu quả công tác văn phòng cấp ủy; nổi bật là Kế hoạch số 03-KH/VPHU do Huyện ủy Giao Thủy ban hành ngày 18/4/2017 về tập huấn công tác văn phòng cấp ủy năm 2017, quy định nội dung, thời gian và đối tượng tham gia, làm cơ sở triển khai cho các năm tiếp theo.
Kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ và ứng dụng công nghệ thông tin đối với Đảng ủy xã, thị trấn qua các năm nhằm tăng cường quản lý hồ sơ, cải cách thủ tục và hiện đại hóa công tác văn phòng ở cơ sở Cụ thể, Kế hoạch số 04-KH/VPHU ban hành ngày 07/5/2018 của Huyện ủy Nam Trực về việc kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ và ứng dụng công nghệ thông tin đối với Đảng ủy xã, thị trấn năm 2018 được xây dựng để xác định phạm vi, nội dung và phương thức kiểm tra, đánh giá thực trạng và đề xuất biện pháp triển khai ở cấp xã, thị trấn, đồng thời là cơ sở cho hoạt động kiểm tra qua các năm sau nhằm bảo đảm tính liên tục và cải tiến.
Các công văn liên đến việc chỉnh lý tài liệu Đại hội, tài liệu Đảng các tổ chức cơ sở Đảng:
Công văn số 37-CV/VPHU, ban hành ngày 24/7/2017 bởi Huyện ủy Hải Hậu, quy định việc thu thập và chỉnh lý tài liệu Đại hội cũng như tài liệu của Đảng cho các tổ chức cơ sở Đảng Văn bản nhằm chuẩn hóa nội dung, bảo đảm đầy đủ, chính xác và kịp thời của hồ sơ Đại hội, đồng thời hướng dẫn cấp ủy cơ sở thu thập, rà soát và chỉnh sửa thông tin trước khi lưu trữ và phục vụ công tác chuẩn bị, tuyên truyền và giám sát Việc thực hiện công văn này giúp nâng cao chất lượng quản lý tài liệu Đảng ở cấp cơ sở, đồng nhất hồ sơ và đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước và đồng bộ của hệ thống Đảng.
Công văn số 43-CV/VPHU, ban hành ngày 14/9/2017 bởi huyện ủy Hải Hậu, quy định việc báo cáo tiến độ chỉnh lý tài liệu lưu trữ đồng thời đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin cho các Đảng ủy xã, thị trấn nhằm nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ và thúc đẩy chuyển đổi số tại địa phương.
Công văn số 44-CV/VPHU do Huyện ủy Hải Hậu ban hành ngày 18/10/2017 về việc kiểm tra và thẩm định công tác chỉnh lý tài liệu của Đảng bộ các xã, thị trấn.
Các công văn, thông báo chung về công tác văn thư, lưu trữ:
Thông báo số 03-TB/VPHU ban hành ngày 11/6/2018 của Huyện ủy Xuân Trường về thời gian kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ và ứng dụng công nghệ thông tin đối với Đảng ủy xã, thị trấn năm 2018 Nội dung thông báo nêu rõ thời gian, phạm vi và biện pháp kiểm tra nhằm đảm bảo quản lý hồ sơ, văn thư và tài liệu lưu trữ được thực hiện đúng quy định và an toàn thông tin tại cấp cơ sở Việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ được xem là yếu tố then chốt để nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ, phục vụ công tác Đảng và người dân trong năm 2018.
- Công văn số 58-CV/VPHU ban hành ngày 27/6/2018 của Huyện ủy Trực Ninh về tăng cường công tác văn thư lưu trữ và ứng dụng công nghệ thông tin
2.2.2 Các quy định hiện hành về tổ chức, quản lý hoạt động lưu trữ của các cơ quan quản lý nhà nước ở cấp tỉnh và cấp huyện (Phụ lục số 03)
Dựa trên Luật Lưu trữ năm 2011 và hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, UBND tỉnh Nam Định và Sở Nội vụ tỉnh Nam Định, các cơ quan, tổ chức đã triển khai, xây dựng và ban hành các văn bản về lĩnh vực văn thư, lưu trữ tại địa phương.
Việc ban hành mới hoặc sửa đổi, bổ sung Quy chế công tác văn thư, lưu trữ cơ quan được thực hiện theo Quy chế mẫu đã được UBND tỉnh phê duyệt tại Quyết định số 16/QĐ-UBND ngày 27 tháng 10 năm 2013, kèm theo công văn số 1236/SNV-CCVTLT ngày 25 tháng 10 năm 2013.
Sở Nội vụ tỉnh Nam Định về ban hành quy chế (mẫu) công tác văn thư – lưu trữ cơ quan;
Thực trạng tổ chức quản lý công tác lưu trữ ở cấp xã
Để quản lý công tác lưu trữ và hoạt động lưu trữ ở cấp xã, ngoài các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, trước hết cần có bộ máy và con người cùng với các điều kiện cơ sở vật chất cần thiết Dựa trên kết quả khảo sát thực tế, bài viết khái quát các biện pháp tổ chức quản lý công tác lưu trữ và hoạt động lưu trữ ở cấp xã nhằm tăng cường hiệu quả, an toàn và tính bền vững của hệ thống lưu trữ địa phương Các biện pháp trọng tâm gồm xây dựng cơ cấu quản lý lưu trữ, phân công nhiệm vụ rõ ràng, chuẩn hóa quy trình tiếp nhận, bảo quản và khai thác hồ sơ, đồng thời đầu tư cho công nghệ lưu trữ, trang thiết bị và nguồn nhân lực Việc triển khai các biện pháp này giúp cấp xã nâng cao chất lượng quản lý hồ sơ, bảo đảm lưu trữ an toàn và thuận tiện cho người dùng, đồng thời phù hợp với thực tiễn và nhu cầu tra cứu dữ liệu.
2.3.1 Tổ chức bộ phận phụ trách và nhân sự trực tiếp làm lưu trữ a Tổ chức bộ phận làm lưu trữ
Tính đến thời điểm hiện nay, tại cấp xã không có phòng hoặc bộ phận chuyên trách về công tác lưu trữ và văn thư – lưu trữ nói chung, bao gồm cả cơ quan Đảng ủy xã, cơ quan chính quyền xã và các tổ chức chính trị - xã hội; Trách nhiệm và nhiệm vụ làm công tác lưu trữ ở cấp xã được giao cho văn phòng của từng cơ quan xã và được quy định cụ thể như sau.
- Văn phòng Đảng ủy xã có chức năng, nhiệm vụ tham mưu giúp Đảng ủy xã thực hiện, tốt công tác văn thư – lưu trữ
- Văn phòng HĐND-UBND xã có chức năng, nhiệm vụ tham mưu thực hiện công tác văn thư, lưu trữ cho cơ quan chính quyền nhà nước ở cấp xã
- Văn phòng Đảng ủy xã có chức năng, nhiệm vụ thực hiện công tác văn thư, lưu trữ cho các tổ chức chính trị xã hội ở cấp xã
Việc thực hiện công tác văn thư và lưu trữ là một trong những nhiệm vụ của văn phòng các cơ quan cấp xã Toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan được tập trung quản lý thống nhất tại văn phòng của cơ quan đó, thể hiện nguyên tắc quản lý tập trung, thống nhất tài liệu lưu trữ đã được quy định tại Điều 3 Hướng dẫn số 15-HD/VPTW ban hành ngày 14/12/2016 về quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội xã/phường/thị trấn (đối với cơ quan Đảng ủy xã) và Điều 3 Thông tư số 14/2011/TT-BNV ban hành ngày 6/11/2014 quy định về quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND xã/phường/thị trấn (đối với cơ quan UBND xã) Bên cạnh đó, người chịu trách nhiệm và nhân sự trực tiếp làm lưu trữ được xác định rõ ràng.
Trách nhiệm quản lý lưu trữ ở cấp địa phương thuộc về người đứng đầu cơ quan, người sẽ trực tiếp chỉ đạo việc thực hiện các quy định về lưu trữ do cấp trên ban hành Người đứng đầu phải lãnh đạo, giám sát và bảo đảm thực hiện đúng các quy định lưu trữ tại địa phương, đồng thời kịp thời chấn chỉnh mọi sai phạm để đảm bảo an toàn, bảo mật và hiệu quả lưu trữ hồ sơ.
Bí thư Đảng ủy cấp xã chịu trách nhiệm lưu trữ và quản lý tài liệu hình thành trong hoạt động của Đảng ủy và các tổ chức chính trị - xã hội cấp xã; đồng thời chỉ đạo thực hiện các quy định của Đảng về công tác văn thư, lưu trữ tại địa phương.
Điều 4 của Hướng dẫn số 15-HD/VPTW, ban hành ngày 14/12/2016 về quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội ở xã, phường, thị trấn quy định rõ trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ tại cơ sở Theo đó, cơ quan Đảng ủy xã và các tổ chức liên quan phải xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ từ tiếp nhận đến hưu lưu, thực hiện phân loại, đánh mã, lập danh mục và bảo quản đúng quy trình; xác định giá trị và thời hạn lưu trữ của từng loại tài liệu; thực hiện sao lưu, bảo mật thông tin và xử lý tài liệu hết niên hạn theo quy định Lãnh đạo cấp xã ủy quyền và chịu trách nhiệm giám sát việc thực hiện, đồng thời phối hợp với các tổ chức chính trị - xã hội ở địa phương để đảm bảo thông tin được lưu trữ đầy đủ, an toàn, có thể tra cứu và phục vụ cho công tác quản lý nhà nước, nghiên cứu và phục vụ nhu cầu lịch sử địa phương.
Chủ tịch UBND cấp xã chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND cấp xã, đồng thời chỉ đạo thực hiện các quy định của Nhà nước về công tác văn thư – lưu trữ tại địa phương Trách nhiệm này được nêu tại Điều 4 và quy định trong Thông tư số 14/2011/TT-BNV ban hành ngày 6/11/2014 về quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND xã, phường, thị trấn đối với cơ quan UBND xã.
Qua khảo sát, nhân sự trực tiếp làm lưu trữ được giao cho cán bộ làm công tác văn phòng của cơ quan đó và được gọi chung là chức danh văn phòng – thống kê Ở hầu hết các xã được khảo sát, chỉ có một cán bộ làm công tác văn phòng – thống kê kiêm nhiệm nhiều công việc khác của văn phòng, trong đó có lưu trữ và công tác văn thư lưu trữ; không có cán bộ nào có chức danh riêng biệt chuyên về lưu trữ.
- Cán bộ làm công tác thống kê và công tác văn phòng Đảng ủy trực thuộc văn phòng Đảng ủy xã
- Chức danh cán bộ văn phòng - thống kê làm công tác văn phòng HĐND – UBND và công tác nội vụ trực thuộc văn phòng HĐND-UBND xã
Dựa trên khảo sát thực tế tại 13 xã, tôi đã lập các bảng tổng hợp mô tả chi tiết nhân sự trực tiếp làm lưu trữ tại cơ quan cấp xã, trình bày thông tin về trình độ chuyên môn, cơ cấu độ tuổi và giới tính của đội ngũ này; dữ liệu được sắp xếp khoa học và đính kèm trong Phụ lục 04 để tiện tham khảo và phân tích.
Qua ba bảng số liệu ở phụ lục số 04, có thể thấy nguồn nhân lực trực tiếp làm lưu trữ có trình độ khá cao và phần lớn là đội ngũ lao động trẻ Những dữ liệu này cho thấy đội ngũ lưu trữ được trang bị kiến thức chuyên môn vững vàng và có tiềm năng phát triển dài hạn Cụ thể, tỉ lệ nhân sự có trình độ từ đại học trở lên chiếm phần lớn, và độ tuổi trung bình còn trẻ, cho phép thích nghi nhanh với công nghệ mới và nâng cao hiệu quả quản lý lưu trữ và an toàn dữ liệu.
Khảo sát cho thấy có 1/26 người (khoảng 3,8%) có trình độ thạc sĩ trở lên; 73% có trình độ đại học và 27% còn lại ở các trình độ cao đẳng, trung cấp và tại chức Tại mỗi xã, mỗi cơ quan có một cán bộ làm công tác thống kê và văn phòng Đảng ủy trực thuộc văn phòng Đảng ủy xã; đội ngũ văn phòng – thống kê đảm nhận công tác lưu trữ và nội vụ trực thuộc văn phòng HĐND – UBND xã, hỗ trợ trực tiếp trong quản lý và điều hành Hầu hết cán bộ có thời gian công tác lâu dài và đều có trình độ đại học ở các chuyên ngành khác nhau cùng với chứng chỉ liên quan, tuy ngoại ngữ còn hạn chế nhưng tin học đã đáp ứng yêu cầu sử dụng email công vụ và quản lý điều hành Tuy vậy, 88,5% (xấp xỉ 23/26) người không được đào tạo bài bản về chuyên môn chính; chỉ có 3/26 người đạt đúng trình độ theo vị trí công việc, bên cạnh đó một số cán bộ còn học thêm trình độ khác như hành chính văn thư nhưng số lượng không đáng kể Mặc dù đội ngũ giúp việc lưu trữ có trình độ học vấn khá cao và thời gian công tác lâu, nhưng chuyên môn lưu trữ chưa được đào tạo bài bản nên vẫn còn những thiếu sót trong công tác lưu trữ.
Về độ tuổi, số lượng cán bộ đang công tác tại các cơ quan cấp xã cho thấy một đội ngũ khá trẻ Nhóm tuổi 30–45 chiếm tỷ lệ lớn nhất, 65,3%, là lực lượng chủ lực đóng góp sáng kiến và kinh nghiệm cho cơ quan Nhóm 21–30 tuổi cũng là thế mạnh, là lực lượng dự trữ năng động và nhiệt tình Bên cạnh đó, đội ngũ cán bộ có độ tuổi từ 45 tuổi trở lên vẫn hiện diện, góp phần giữ cân bằng giữa kinh nghiệm và sự thích ứng với thay đổi của công việc.
60, là những cán bộ dày dặn kinh nghiệm nhưng cũng chỉ chiếm số lượng còn khiêm tốn
Cơ cấu giới của lực lượng đảm nhận công tác lưu trữ tại các cơ quan cho thấy nữ chiếm 57,6% và nam chiếm 42,4%, tỉ lệ gần cân bằng và tương đối hợp lý Các công việc đòi hỏi sự khéo léo và cẩn thận như văn thư, lưu trữ, quản lý văn bản, sắp xếp hồ sơ và chỉnh lý, cùng các nhiệm vụ thống kê, chủ yếu do nữ đảm nhận, cho thấy cơ cấu giới này phù hợp với đặc thù và yêu cầu của vị trí công việc.
2.3.2 Phổ biến văn bản và ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn a Phổ biến văn bản
Việc phổ biến văn bản của các cơ quan cấp trên của Đảng và Nhà nước được các cơ quan cấp xã thực hiện thường xuyên Văn bản cấp trên khi được gửi xuống cơ quan sẽ được sao in nhanh, vào sổ quản lý văn bản đến và gửi tới thủ trưởng cơ quan (Bí thư Đảng ủy đối với cơ quan Đảng ủy xã và Chủ tịch UBND xã đối với cơ quan chính quyền xã) để xử lý, chỉ đạo, phân công công việc và hướng dẫn thực hiện ngay sau khi văn bản có hiệu lực ban hành; đồng thời đây là cơ sở pháp lý để tổ chức triển khai Việc phổ biến văn bản được thực hiện nhanh chóng, kịp thời, chính xác, đúng quy định và nghiêm túc.
Hình thức phổ biến nhất là sao in và gửi đến thủ trưởng đơn vị để định hướng triển khai công việc Ở cấp xã, việc phổ biến và giới thiệu các văn bản liên quan đến lưu trữ nói riêng và công tác văn thư lưu trữ nói chung được lồng ghép vào các cuộc họp giao ban hoặc họp đột xuất để phân công nhiệm vụ; các hội nghị, hội nghị sơ kết/tổng kết được tổ chức để toàn thể cán bộ nắm rõ nội dung, đồng thời cử cán bộ tham gia tập huấn tại các hội nghị quán triệt do cơ quan cấp trên tổ chức.
Thực trạng hoạt động lưu trữ ở cấp xã
Với những biện pháp quản lý như trên, hoạt động lưu trữ ở cấp xã đã được thực hiện như thế nào? Để trả lời câu hỏi này, tôi đã tiến hành khảo sát thưc tế tại các xã nói trên Dưới đây là kết quả cụ thể:
2.4.1 Thu thập, bổ sung tài liệu
Việc thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan là một trong những khâu nghiệp vụ luôn được coi trọng và cần được tổ chức tiến hành thường xuyên nhằm đưa vào kho lưu trữ những tài liệu có giá trị để bảo quản cũng như phục vụ cho các nhu cầu nghiên cứu sử dụng Hiện tại, hoạt động này đã được quy định trong một số các văn bản làm căn cứ pháp lý để thực hiện tốt hơn Tuy nhiên đối với cấp xã, công việc này chưa thật sự được quan tâm, chú trọng
Phạm vi thu thập dữ liệu được xác định từ nguồn nộp lưu tài liệu của các phòng ban và phòng chuyên môn của các cơ quan cấp xã, cùng với tài liệu của các lãnh đạo cơ quan cấp xã; đối với cơ quan Đảng ủy xã và các tổ chức chính trị xã hội, phạm vi thu thập cũng được áp dụng cho các loại hồ sơ và tài liệu liên quan đến hoạt động của các cơ quan này.
Do hoạt động theo nhiệm kỳ của Đại hội Đảng bộ, công tác thu thập bổ sung tài liệu cũng được tiến hành theo đúng nhiệm kỳ của Đại hội Đảng bộ xã Các tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan Đảng ủy xã phải được giao nộp và quản lý tại văn phòng Đảng ủy xã Quá trình thu thập bổ sung tài liệu tại văn phòng Đảng ủy xã được hướng dẫn cụ thể bởi Hướng dẫn số 15-HD/VPTW ban hành ngày 14/12/2016 về quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội ở xã/phường/thị trấn.
Cụ thể, theo Mục II, điều 1 của hướng dẫn đã quy định phạm vi thu thập gồm các cơ quan đang hoạt động:
- Các cơ quan lãnh đạo Đảng ở cấp xã gồm:
+ Đại hội Đảng bộ xã, + Ban chấp hành Đảng bộ xã,
- Các ban tham mưu giúp việc Đảng ủy xã:
+ Ủy ban kiểm tra, + Văn phòng Đảng ủy, + Ban Tổ chức,
+ Ban Dân Vận, + Ban Tuyên Giáo
- Các Đảng ủy, chi ủy trực thuộc Đảng ủy cấp xã
Ở cấp xã, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam phối hợp với các tổ chức chính trị xã hội như Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, Hội Nông dân Việt Nam, Hội Cựu chiến binh Việt Nam và Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh để tăng cường liên kết cộng đồng, tuyên truyền các chủ trương của Đảng và Nhà nước, tổ chức các phong trào thi đua và chăm lo đời sống người dân.
Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào văn phòng Đảng ủy cấp xã: hồ sơ Đại hội Đảng bộ cấp xã phải được nộp trong thời hạn 1 tháng kể từ khi đại hội kết thúc Vào Quý I hàng năm, các bộ phận, cá nhân thuộc Đảng ủy cấp xã nộp hồ sơ tài liệu có giá trị lưu trữ đã được giải quyết của năm trước về văn phòng Đảng ủy Riêng hồ sơ tài liệu xây dựng cơ bản thì giao nộp vào lưu trữ văn phòng Đảng ủy cấp xã có thời hạn.
3 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán, mọi cá nhân và đơn vị có nhu cầu giữ lại hồ sơ tài liệu đã đến hạn nộp lưu theo quy định để phục vụ công việc phải lập danh sách hồ sơ tài liệu giữ lại Thời hạn giữ lại không quá 2 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu Các Đảng ủy Bộ phận, chi ủy trực thuộc Đảng ủy cấp xã và Mặt trận Tổ quốc cùng các tổ chức chính trị - xã hội liên quan có trách nhiệm triển khai và giám sát việc thực hiện lưu giữ hồ sơ đúng quy định.
Sau khi kết thúc nhiệm kỳ hoạt động, Tổ quốc và các tổ chức chính trị xã hội cấp xã phải giao nộp hồ sơ, tài liệu tại văn phòng Đảng ủy cấp xã Thời hạn nộp hồ sơ không quá 3 tháng kể từ ngày kết thúc nhiệm kỳ để bảo đảm việc lưu trữ và quản lý hồ sơ đúng quy định.
Trong quá trình thu thập bàn giao tài liệu, các phòng/ ban/đơn vị đã có biên bản giao nộp tài liệu b Đối với cơ quan UBND xã
Thông tư số 14/2011/TT-BNV ban hành ngày 6/11/2014 của Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND xã, phường, thị trấn, trong đó Điều 11 quy định thu thập bổ sung tài liệu đối với cơ quan UBND xã Nguồn thu thập bao gồm mọi tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND xã, cùng các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quản lý của các cơ quan cấp trên, chủ yếu từ cấp huyện, liên quan tới mọi hoạt động và công tác quản lý của xã Thời hạn nộp tài liệu được phân loại theo từng loại hình: tài liệu hành chính sau một năm kể từ khi công việc kết thúc; tài liệu xây dựng cơ bản sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán; và tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc Tuy vậy, do quy định chưa cụ thể rõ ràng, phạm vi thu thập bổ sung tài liệu để lưu trữ tại lưu trữ cơ quan chính quyền cấp xã vẫn ở mức chung, chủ yếu là tài liệu hình thành trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của HĐND xã và UBND xã.
Mặc dù đã có một số căn cứ pháp lý và nội dung làm cơ sở, việc thực hiện tại cơ quan UBND xã vẫn chưa hoàn chỉnh do quản lý chưa sát sao; cán bộ phụ trách trực tiếp kiêm nhiệm nhiều công việc nên hoạt động này còn gặp nhiều hạn chế và chưa thực hiện đầy đủ theo quy định về quản lý, lưu trữ hồ sơ Kết quả là vẫn còn một lượng lớn tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan nằm ở trạng thái tự lưu và được bảo quản tại các phòng ban riêng lẻ; khi thu thập được, số lượng không đáng kể và hồ sơ thường bị bó gói, chưa được lập hồ sơ đầy đủ và có trình tự.
Kết quả thu thập cho thấy loại tài liệu chiếm ưu thế là tài liệu hành chính; các loại tài liệu khoa học kỹ thuật và xây dựng cơ bản xuất hiện nhưng ở mức độ thấp hơn, trong khi tài liệu điện tử gần như không có.
Hiện nay, việc phân loại tài liệu đã có hướng dẫn chi tiết và được áp dụng theo các bước của quy trình nghiệp vụ Các hướng dẫn này được quy định và quản lý bởi các cơ quan có thẩm quyền nhằm bảo đảm tính nhất quán và tuân thủ trong hệ thống lưu trữ tài liệu.
Phân loại tài liệu ở cơ quan Đảng ủy xã
Hiện nay, việc phân loại tài liệu tại cơ quan được thực hiện theo mẫu khung phân loại do cơ quan lãnh đạo Đảng cấp tỉnh ban hành, được quy định tại công văn số 158-CV/LT của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng ngày 19/10/2004 về triển khai thực hiện ba mẫu khung phân loại tài liệu cơ quan lãnh đạo Đảng tỉnh/huyện/xã (Phụ lục số 01) Dựa trên công văn này, phương án phân loại chủ yếu được lựa chọn cho kho lưu trữ của cơ quan lãnh đạo Đảng là tiêu chí Thời gian – Cơ cấu tổ chức.
Thời gian được tính theo nhiệm kỳ của đảng ủy và được xác định chính xác đến ngày/tháng/năm; cơ cấu tổ chức gồm Đại hội và Ban chấp hành Các đặc trưng chung để phân loại tài liệu trong từng cơ cấu tổ chức được chia thành các nhóm lớn, vừa và nhỏ; mỗi khung phân loại được áp dụng linh hoạt, phù hợp với đặc điểm của đơn vị hình thành phông Cụ thể, tài liệu Đại hội Đảng bộ xã được phân loại theo từng văn kiện đại hội với trình tự quy định.
- Phục vụ Đại hội b) Tài liệu Ban chấp hành Đảng bộ xã
*Tài liệu hội nghị: phân loại theo từng loại hội nghị, mỗi hội nghị lập một hồ sơ
* Tài liệu Đảng ủy xã ban hành:
- Phân loại theo thể loại văn bản: quyết định; thông báo, công văn
- Phân loại theo nội dung tài liệu Ví dụ: quyết định về chủ trương công tác; quyết định về bổ nhiệm cán bộ…
Các tài liệu chuyên đề được phân loại theo nội dung, bao gồm các vấn đề và vụ việc cụ thể Mỗi nghị quyết, chỉ thị của Trung ương được biên soạn và lập thành một hồ sơ riêng, nhằm phục vụ công tác triển khai, giám sát và tham chiếu sau này.
Tài liệu mỗi vụ việc có ý kiến chỉ đạo của tỉnh ủy, huyện ủy lập một hồ sơ
* Tài liệu của cơ quan, đoàn thể, cá nhân gửi đến được phân loại theo nhóm tác giả gồm 3 loại:
Tài liệu chỉ đạo hướng dẫn chung
Tài liệu liên quan đến đại hội, hội nghị, chuyên đề vấn đề, vụ việc
Tài liệu chỉ đạo trực tiếp các mặt công tác
Đơn thư của các cá nhân gửi đến: liên quan đến vụ việc lớn/ có ý kiến giải quyết/ không có ý kiến giải quyết
Một số nhận xét, đánh giá
Qua kết quả khảo sát trên đây, có thể rút ra một số nhận xét sau:
Công tác lưu trữ và hoạt động lưu trữ ở cấp xã nói chung và ở tỉnh Nam Định nói riêng đã được các cơ quan chức năng điều chỉnh và hướng dẫn, nhưng vẫn chưa đầy đủ và cụ thể Các văn bản mới chỉ dừng lại ở một số mặt liên quan đến nghiệp vụ, mang tính chung chung và lặp lại, chưa thực sự bám sát với thực tế ở cấp xã.
Hiện nay ở cấp xã có nhiều cơ quan cùng hoạt động và công tác lưu trữ bị chi phối bởi hai hệ thống Đảng và Nhà nước Mặc dù việc bố trí và quản lý lưu trữ phù hợp với tổ chức hệ thống chính trị và pháp luật hiện hành, thực tế lại tạo ra bất cập khi tại một đơn vị hành chính cấp cơ sở lượng tài liệu lưu trữ không nhiều nhưng hoạt động lưu trữ lại được quy định và hướng dẫn theo các quy trình khác nhau, dẫn tới sự biệt lập và thiếu tính tập trung Cụ thể, bí thư Đảng ủy chỉ đạo lưu trữ của Đảng ủy xã và các tổ chức chính trị - xã hội, nhưng không thể can thiệp trực tiếp vào hoạt động lưu trữ của HĐND và UBND xã vì thiếu thông tin và quy định cụ thể của Nhà nước, và ngược lại Tình trạng này dẫn đến việc các khối tài liệu được bảo quản riêng, cán bộ quản lý riêng, khiến hai bên Đảng và Chính quyền không nắm được tình hình lưu trữ và hiện trạng quản lý tài liệu của nhau.
Do thiếu sự chỉ đạo chung, hoạt động lưu trữ ở cấp xã hiện đang phụ thuộc vào chỉ đạo từ Văn phòng Huyện ủy và Phòng Nội vụ (thuộc UBND Huyện) Ở cấp xã, chưa xác định được ai là người chịu trách nhiệm cao nhất về công tác lưu trữ và quản lý hồ sơ; việc quản lý tài liệu cũng thiếu tính thống nhất Cụ thể, tài liệu của Đảng ủy xã sau một thời gian phải nộp lên lưu trữ huyện ủy, trong khi tài liệu của HĐND và UBND lại để tại xã, còn tài liệu của các tổ chức khác chưa được xác định rõ ràng.
Cách tổ chức quản lý lưu trữ hiện nay dẫn đến nhiều bất cập: lưu trữ chưa tuân thủ đúng quy trình và quy định; tài liệu lưu trữ không được bảo quản đầy đủ, dễ mất mát; khai thác thông tin tổng hợp từ nhiều nguồn đòi hỏi sự phê duyệt của nhiều bên; việc tra cứu tài liệu phụ thuộc vào cán bộ phụ trách và khi một người vắng mặt sẽ gây ách tắc cung cấp thông tin Những bất cập này ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động quản lý và điều hành của hệ thống chính trị, gián tiếp tác động đến phát triển kinh tế - xã hội của địa phương.
Dựa trên các nhận xét đã nêu, bài viết đặt vấn đề về tính phù hợp và hiệu quả của mô hình quản lý hiện tại: liệu phương thức quản lý hiện tại có thật sự phù hợp và đạt hiệu quả như kỳ vọng hay không? Có nên thực hiện thay đổi hoặc điều chỉnh hay không? Có cần xây dựng một mô hình quản lý mới hay không? Những câu hỏi này sẽ được phân tích và làm rõ một phần ở Chương 3 của tác phẩm.
Qua kết quả khảo sát, thực trạng tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ cấp xã cho thấy công tác lưu trữ đã được triển khai và có sự điều chỉnh, hướng dẫn từ các cơ quan chức năng Tuy nhiên, vẫn tồn tại nhiều bất cập do lưu trữ bị quản lý và quy định bởi nhiều cơ quan khác nhau, dẫn tới thiếu sự thống nhất trong cùng một đơn vị cơ sở Chất lượng cán bộ, cơ sở vật chất và sự coi trọng của lãnh đạo ở các cấp dành cho hoạt động lưu trữ cấp xã còn chưa hợp lý, và các quy trình nghiệp vụ chưa thực hiện đúng quy định ban hành Do đó, mô hình được đề xuất ở chương 3 được kỳ vọng sẽ giải quyết các bất cập này và cải thiện thực trạng tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ cấp xã.