Do đó, việc nghiên cứu để xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội là vấn đề rất cần được quan tâm thực hiện.. Là nhân viên của Ngân hàng TMC
Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Trên thế giới, vấn đề xây dựng cơ sở dữ liệu cho tài liệu lưu trữ đã được nghiên cứu rộng rãi bởi nhiều nước, từ lưu trữ điện tử ban đầu dưới dạng các file trên máy tính đến việc sử dụng cơ sở dữ liệu để quản lý khối lượng và mức độ phức tạp ngày càng tăng của tài liệu; quá trình số hóa tài liệu lưu trữ đóng vai trò then chốt giúp chuyển các tập tin thành dữ liệu có thể tra cứu và khai thác hiệu quả Indonesia, Malaysia, Pháp và Mỹ đã tiến hành thành công nhiều dự án số hóa và đưa vào cơ sở dữ liệu để quản lý khối tài liệu này Theo nghiên cứu của ThS Nguyễn Thùy Trang tại Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ, hoạt động số hóa và xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ ở Pháp đã phát triển trên diện rộng vào cuối thế kỷ XX, nhắm tới các phông lưu trữ di sản mang giá trị lịch sử và ưu tiên số hóa các phông lưu trữ quý nhưng có tình trạng vật lý kém Tại Malaysia, cơ sở dữ liệu tài liệu ảnh được triển khai trong giai đoạn 1 của Dự án chuyển đổi dữ liệu (2000-2001), với ưu tiên lưu trữ các ảnh lịch sử như sự kiện lịch sử, chân dung lãnh đạo, phản ánh đời sống kinh tế - xã hội và những hình ảnh tư liệu khác.
Ở Nhật Bản, cơ sở dữ liệu tài liệu lịch sử châu Á lớn nhất thế giới được thành lập từ năm 2001 tại Trung tâm lưu trữ và bao gồm cả tài liệu của Nhật Bản lẫn các tài liệu về quan hệ của Nhật Bản với các nước châu Á Tại Việt Nam, kế thừa thành tựu nghiên cứu trên thế giới để xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ bắt đầu từ nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ, sau đó là số hóa tài liệu lưu trữ và nghiên cứu về tài liệu điện tử cùng quản lý tài liệu điện tử Các công trình nghiên cứu khoa học, báo cáo tham gia hội nghị và hội thảo liên quan tới tài liệu điện tử do Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước thực hiện có liên quan đến nội dung này.
- Các báo cáo tại Hội nghị khoa học của Cục Lưu trữ Nhà nước trong
“Kỷ yếu Hội nghị khoa học lưu trữ tài liệu điện tử, Hà Nội, tháng 12-1998”;
Kỷ yếu hội nghị SARBICA về xác định giá trị và bảo quản tài liệu điện tử, năm 2004, ghi lại nội dung và kết quả của Hội nghị Ban chấp hành SARBICA (Chi nhánh khu vực Đông Nam Á thuộc Hội đồng Lưu trữ Quốc tế) và của hội thảo khoa học với chủ đề liên quan, nhằm đẩy mạnh nhận thức và ứng dụng các phương pháp đánh giá giá trị cũng như quy trình bảo quản tài liệu điện tử.
“Số hóa TLLT - Chia sẻ kinh nghiệm” do Cục VTLT Nhà nước - Bộ Nội vụ chủ trì đã diễn ra tại Hà Nội, ngày 01/10/2009
- Đề tài khoa học cấp Bộ của Cục VTLT Nhà nước: “Nghiên cứu cơ sở khoa học bảo quản TLLT số” do ThS Nguyễn Thị Thúy Bình, Giám đốc
Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ, Cục VTLT Nhà nước làm chủ nhiệm đề tài, với nội dung chính là nghiên cứu chuyên sâu về bảo quản tài liệu số ở Việt Nam Đề tài tìm hiểu sự hình thành, quá trình phát triển và đặc điểm của TLLT số; đồng thời khảo cứu cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và thực tiễn bảo quản tài liệu số để đề xuất những giải pháp bảo quản TLLT số tại Việt Nam Kết quả hướng tới nâng cao an toàn lưu trữ, tính bền vững và khả năng truy cập cho người dùng, cũng như xây dựng khung tham chiếu và khuyến nghị về chuẩn hóa quy trình, quản trị metadata và các yêu cầu kỹ thuật liên quan đến TLLT số.
Đề tài 'Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý TLLT điện tử tại các lưu trữ lịch sử hiện nay' của tác giả Nguyễn Thị Thùy Linh nhấn mạnh việc đánh giá và xây dựng khung quản trị hồ sơ điện tử (TLLT) phù hợp với ISO 15489 nhằm nâng cao khả năng quản lý, truy cập và bảo tồn tài liệu lưu trữ lâu dài tại các lưu trữ lịch sử Nghiên cứu phân tích các thành phần của tiêu chuẩn này, như quản trị hồ sơ, mô tả metadata, định danh hồ sơ và kiểm soát phiên bản, từ đó đề xuất phương án triển khai phù hợp với bối cảnh lưu trữ lịch sử Việt Nam Các đề xuất thực hiện tập trung vào chuẩn hóa quy trình, phân loại và đánh dấu hồ sơ, xây dựng chính sách bảo mật và bảo toàn tính toàn vẹn dữ liệu, cũng như tích hợp hệ thống quản lý tài liệu số với các nghiệp vụ lưu trữ Kết quả sơ bộ cho thấy việc áp dụng ISO 15489 có thể nâng cao khả năng tiếp cận lâu dài, tăng tính xác thực và độ tin cậy của TLLT điện tử đồng thời giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu và thất lạc hồ sơ Bên cạnh đó, nghiên cứu chỉ ra một số thách thức về nguồn lực, sự phức tạp của hệ sinh thái số và sự phù hợp với hệ thống hiện có, từ đó đề xuất chuyển đổi dần và đào tạo nhân sự để đảm bảo tuân thủ và tiếp tục cải tiến Gợi ý cho các lưu trữ lịch sử Việt Nam là một lộ trình triển khai rõ ràng, kết nối với đánh giá tuân thủ và vòng đời cải tiến nhằm bảo vệ nguồn tài nguyên số của quốc gia.
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn;
Trần Ngọc Sơn trình bày trong luận văn thạc sĩ năm 2011 với tiêu đề "Quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại văn phòng Trung ương Đảng, thực trạng và giải pháp", phân tích thực trạng quản lý tài liệu điện tử tại văn phòng Trung ương Đảng và đề xuất một số giải pháp nhằm cải thiện quy trình lưu trữ, truy cập và bảo mật tài liệu Luận văn tập trung vào quản lý tài liệu trong môi trường cơ sở dữ liệu và cung cấp các giải pháp cụ thể nhằm tối ưu hóa hiệu quả quản lý tài liệu điện tử ở cơ quan Đảng.
Các đề tài và bài viết tập trung chủ yếu vào nghiên cứu công tác số hóa và quản lý tài liệu điện tử, nhằm nâng cao hiệu quả lưu trữ và truy cập thông tin Đây là nội dung cốt lõi trong công tác xây dựng khung pháp lý quản lý tài liệu điện tử, đóng vai trò là nguồn dữ liệu lưu trữ được đưa vào cơ sở dữ liệu chuyên dụng Mục tiêu là chuẩn hóa quy trình số hóa, quản lý metadata, và đảm bảo bảo mật cũng như khả năng khai thác dữ liệu, từ thu thập và xử lý đến lưu trữ và truy cập tài liệu điện tử trong hệ thống cơ sở dữ liệu.
Việc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ đã được nghiên cứu và triển khai tại nhiều cơ quan nhà nước như Trung tâm Lưu trữ quốc gia thuộc Cục VTLT Nhà nước, các Chi cục VTLT và các tổ chức như Thư viện Quốc gia Hà Nội, Thư viện Khoa học Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh, và Viện Khoa học Xã hội Ngoài ra còn có một số cơ sở dữ liệu đang được quản lý và sử dụng thành công trong các lĩnh vực khác nhau như gia phả, hồ sơ bệnh án, thuế, hải quan và hồ sơ tội phạm Sự thành công trong việc quản lý và sử dụng các cơ sở dữ liệu nêu trên chính là cơ sở thực tiễn cho việc nghiên cứu và ứng dụng vào xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
Nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, MB đã xây dựng và triển khai Đề án kiện toàn công tác lưu trữ giai đoạn 2013-2015 Các kết quả đạt được đến thời điểm hiện tại của Đề án đã tạo cơ sở cho tác giả tiến hành nghiên cứu, xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở MB Kết quả nghiên cứu của luận văn sẽ được sử dụng để triển khai các giai đoạn tiếp theo của Đề án.
Qua quá trình khảo sát, tác giả chưa tìm thấy đề tài nào nghiên cứu về việc xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu cho tài liệu lưu trữ trong ngành ngân hàng Điều này cho thấy một khoảng trống nghiên cứu về quản trị dữ liệu và lưu trữ hồ sơ ngân hàng, đồng thời mở ra cơ hội cho các đề tài mới tập trung vào thiết kế cơ sở dữ liệu, bảo mật dữ liệu, tối ưu hóa truy cập và tuân thủ các quy định lưu trữ.
Vì vậy, đề tài mà tác giả lựa chọn “Nghiên cứu xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội” hoàn toàn không có sự trùng lặp với bất cứ công trình nào đã có trước đó.
Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu
Mục tiêu
Luận văn hướng đến ba mục tiêu chính như sau:
- Làm rõ hơn những vấn đề lý luận về xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và sự cần thiết của việc xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
- Làm rõ quy trình và phương pháp xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ ở Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội
Trong bài viết này, chúng ta sẽ giới thiệu cấu trúc của cơ sở dữ liệu và các điều kiện, lộ trình cần thiết để xây dựng và quản lý hệ thống dữ liệu trong thời gian tới Cấu trúc cơ sở dữ liệu được thiết kế khoa học giúp tối ưu hoá lưu trữ, truy vấn và tích hợp dữ liệu giữa các ứng dụng, đồng thời đảm bảo tính mở rộng và an toàn thông tin Để triển khai hiệu quả, cần xác định rõ các điều kiện về kiến trúc, chuẩn hoá dữ liệu, quản trị quyền truy cập và thiết lập quy trình quản trị dữ liệu Lộ trình phát triển nên được chia thành các giai đoạn từ khảo sát yêu cầu, thiết kế kiến trúc dữ liệu, triển khai hệ quản trị cơ sở dữ liệu cho đến vận hành, bảo trì và liên tục cải tiến hiệu suất và bảo mật Việc quản lý cơ sở dữ liệu trong tương lai đòi hỏi sự đồng bộ giữa công nghệ, quy trình và con người, cùng với tuân thủ các chuẩn mực về sao lưu, phục hồi, bảo mật và quản trị rủi ro.
Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài này, tác giả sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:
Khảo sát thực tế được triển khai nhằm xác định tính khả thi của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Chúng tôi áp dụng phương pháp này để khảo sát tại Hội sở Ngân hàng Quân đội và thu thập thông tin từ nguồn nhân lực, cơ sở hạ tầng và yếu tố tài chính liên quan, từ đó xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả, an toàn và bền vững.
Phương pháp so sánh được vận dụng để đánh giá và so sánh công tác xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ giữa các ngân hàng với nhau, đồng thời so sánh với các cơ quan, đơn vị thuộc lĩnh vực ngành nghề khác nhằm nhận diện điểm mạnh, hạn chế và cơ hội cải tiến hệ thống lưu trữ dữ liệu.
Phương pháp phỏng vấn được tác giả áp dụng để lấy ý kiến từ lãnh đạo Phòng Hành chính MB và các đồng nghiệp về quá trình khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, cũng như tình hình lập hồ sơ điện tử khi giải quyết công việc.
Phương pháp thu thập và xử lý thông tin được thực hiện bằng cách thu thập dữ liệu từ nguồn thông tin đa dạng như sách, báo, tạp chí, tài liệu và mạng Internet; sau đó lọc và phân loại những thông tin liên quan đến mục tiêu nghiên cứu để xử lý và làm nổi bật nội dung nghiên cứu.
Phương pháp tổng hợp dữ liệu là quá trình xử lý thông tin từ nguồn khác nhau nhằm kết nối và làm sáng tỏ các bằng chứng bằng cách tổng hợp và hệ thống hóa chúng Trên cơ sở đánh giá kỹ lưỡng các nguồn thông tin đa dạng, chúng tôi tiến hành tổng hợp và sắp xếp dữ liệu một cách có hệ thống để làm rõ quan điểm và các mối liên hệ giữa bằng chứng, qua đó đáp ứng mục tiêu nghiên cứu Nhờ kết quả của phương pháp này, bài viết có khung phân tích đồng nhất, tin cậy và có thể kiểm chứng, hỗ trợ đạt được mục tiêu nghiên cứu một cách hiệu quả.
Nguồn tài liệu tham khảo
Để thực hiện đề tài này, chúng tôi đã thu thập, sử dụng những nguồn tư liệu, tài liệu sau:
Các văn bản do Quốc hội, Nhà nước, Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành liên quan đến công tác lưu trữ và xây dựng cơ sở dữ liệu nói chung, cũng như cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ nói riêng Những văn bản này chuẩn hóa quy trình lưu trữ, quản lý hồ sơ và bảo quản thông tin, đồng thời đề xuất các chuẩn dữ liệu, phương thức tra cứu và chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan nhằm nâng cao hiệu quả quản lý lưu trữ.
- Giáo trình, tài liệu về nghiệp vụ lưu trữ, về cơ sở dữ liệu và cấu trúc dữ liệu
Trong các luận văn thạc sĩ và khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành lưu trữ, nội dung chủ yếu liên quan trực tiếp đến quản lý tài liệu điện tử và công tác số hóa tài liệu lưu trữ Những công trình này tập trung xây dựng hệ thống quản lý tài liệu số, triển khai quy trình số hóa và chuẩn hóa metadata, đồng thời đánh giá tính khả dụng, an toàn và bảo mật của tài liệu số; từ đó đề xuất giải pháp tối ưu hóa quy trình lưu trữ, truy cập và bảo quản tài liệu trong môi trường số hóa.
Các bài viết trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam và Tạp chí Dấu ấn thời gian, cùng với nội dung trên website của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, liên quan đến cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Những nguồn tin này giúp định hướng độc giả về cách thu thập, quản lý và truy cập dữ liệu lưu trữ, đồng thời làm rõ vai trò của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ trong quá trình bảo quản hồ sơ và phục vụ nghiên cứu.
- Các văn bản, tài liệu của Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội có liên quan đến nội dung của đề tài.
Đóng góp của luận văn
Kết quả nghiên cứu của luận văn góp phần đề xuất quy trình và các phương pháp xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại một cơ quan cụ thể, nhằm tăng cường quản lý tài liệu, tối ưu hóa lưu trữ và nâng cao khả năng tra cứu thông tin cho người dùng.
- Đồng thời cũng có thể làm tư liệu để những người nghiên cứu về sau kế thừa và phát triển theo các hướng nghiên cứu khác nhau.
Cấu trúc của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, nội dung đề tài gồm 3 phần chính sau:
Chương 1: Sự cần thiết của việc xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội
Chương 2: Quy trình, phương pháp xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu
Chương 3 nêu rõ các điều kiện cần có để xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội và đề xuất lộ trình thực hiện Các điều kiện then chốt gồm hạ tầng CNTT an toàn, ổn định và có khả năng mở rộng; tích hợp tương thích với hệ thống quản trị tài liệu hiện có; chuẩn hóa định danh, phân loại và metadata cho mọi loại tài liệu; quy trình bảo mật thông tin và kiểm soát truy cập theo vai trò, cùng các hoạt động sao lưu, phục hồi dữ liệu và quản trị vòng đời tài liệu Để triển khai hiệu quả, cần xây dựng lộ trình gồm thăm dò yêu cầu, thiết kế kiến trúc hệ thống, triển khai từng module lưu trữ, tiến hành kiểm thử đầy đủ, đào tạo người dùng và vận hành sau khi đi vào hoạt động; đồng thời thiết lập các tiêu chí đo lường hiệu suất, an toàn dữ liệu và tuân thủ các chuẩn quản trị tài liệu nội bộ và quốc tế nếu có.
Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của lãnh đạo phòng Hành chính Ngân hàng TMCP Quân đội và của các bạn bè đồng nghiệp, cùng với sự hướng dẫn tận tâm của PGS.TS Vũ Thị Phụng Những đóng góp quý báu từ họ đã hỗ trợ tôi vượt qua khó khăn, đảm bảo tiến độ và nâng cao chất lượng của nghiên cứu.
Trong đề tài này, tôi gặp nhiều khó khăn khi nghiên cứu về cơ sở dữ liệu thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin Tôi phải tìm hiểu và học hỏi thêm về cách xây dựng cơ sở dữ liệu cũng như những khác biệt khi quản lý chúng Dù đã rất cố gắng và nỗ lực để hoàn thiện đề tài, vẫn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục Tôi mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô, bạn bè và các độc giả quan tâm để đề tài được hoàn thiện hơn và tăng cường hiệu quả với các từ khóa trọng tâm như cơ sở dữ liệu, công nghệ thông tin, xây dựng cơ sở dữ liệu và quản lý cơ sở dữ liệu.
Qua đây, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy cô giáo trong Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn; tới lãnh đạo Phòng Hành chính Ngân hàng TMCP Quân đội; tới các đồng nghiệp và bạn bè đã tạo mọi điều kiện hỗ trợ, giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn Đặc biệt, tôi bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới PGS.TS Vũ Thị Phụng, người đã hướng dẫn tôi thực hiện đề tài.
Hà Nôi, ngày 06 tháng 12 năm 2014
SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI HỘI SỞ NGÂN HÀNG TMCP QUÂN ĐỘI
Khái quát lý luận về xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
1.1.1 Các khái niệm cơ bản được sử dụng trong luận văn 1.1.1.1 Cơ sở dữ liệu
Có nhiều khái niệm về cơ sở dữ liệu được đề cập trong sách giáo khoa, giáo trình, bài giảng và văn bản quy phạm pháp luật Đây là một thuật ngữ cốt lõi của ngành công nghệ thông tin và hiện nay được sử dụng phổ biến rộng rãi trong nhiều lĩnh vực.
Theo Luật Giao dịch điện tử năm 2005, Dữ liệu được định nghĩa là thông tin được thể hiện dưới dạng ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình ảnh, âm thanh hoặc dạng tương tự; đây là căn cứ để thực hiện và xác nhận các giao dịch điện tử, đồng thời cho phép lưu trữ, truyền tải và xử lý dữ liệu bằng các phương tiện điện tử Việc nhận diện và bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu là nền tảng để các bên tham gia giao dịch chứng minh nội dung và tính xác thực của giao dịch, từ đó tăng cường hiệu quả và sự tin cậy của hệ thống thanh toán số và hợp đồng điện tử.
Cơ sở dữ liệu là tập hợp dữ liệu được sắp xếp và tổ chức nhằm tạo điều kiện cho việc truy cập, khai thác và quản lý dữ liệu hiệu quả qua các hệ thống điện tử Nó đóng vai trò như kho lưu trữ dữ liệu của tổ chức, cho phép lưu trữ, cập nhật và bảo trì thông tin một cách có hệ thống để phục vụ các ứng dụng và người dùng Thông qua phương tiện điện tử, cơ sở dữ liệu đảm bảo truy cập an toàn, nhanh chóng và nhất quán dữ liệu ở mọi thời điểm.
Cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu được tổ chức có liên quan với nhau về mặt logic để mô tả thế giới thực trong một lĩnh vực nhất định; các dữ liệu này được lưu trữ trên bộ nhớ ngoài, giúp hệ thống quản lý và truy cập thông tin một cách hiệu quả.
Cơ sở dữ liệu là một kho dữ liệu rất lớn chứa các loại dữ liệu tác nghiệp như âm thanh, giọng nói, chữ viết và văn bản, đồ họa, hình ảnh tĩnh hoặc hình ảnh động Các dữ liệu này được mã hóa dưới dạng chuỗi bit và lưu trữ dưới dạng các file dữ liệu trong bộ nhớ máy tính.
Cơ sở dữ liệu là một hệ thống thông tin có cấu trúc được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ như băng từ và đĩa từ, nhằm đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người dùng.
Qua các khái niệm và định nghĩa, cơ sở dữ liệu được hiểu là một hệ thống dữ liệu được tạo lập và cập nhật bằng phương tiện điện tử, được tổ chức và sắp xếp theo một logic nhất định để phục vụ nhu cầu của nhiều người dùng cùng lúc Trong luận văn này, tác giả định nghĩa cơ sở dữ liệu là một hệ thống thông tin có cấu trúc, được lưu trữ trên các phương tiện điện tử và được quản lý, khai thác và sử dụng theo nhu cầu của người dùng.
1.1.1.2 Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ là tập hợp các dữ liệu tài liệu lưu trữ được liên kết với nhau theo các quy định riêng và có thể được truy xuất theo nhiều cách khác nhau, đồng thời được lưu trữ trong hệ quản trị cơ sở dữ liệu Mục đích của cơ sở dữ liệu này là đảm bảo tính nhất quán và toàn vẹn dữ liệu, với chức năng quan trọng nhất là tìm kiếm và tra cứu thông tin tài liệu lưu trữ Nó cũng là công cụ hỗ trợ quản lý tập trung, thống nhất khối lượng lớn tài liệu, giúp quá trình cung cấp thông tin diễn ra nhanh chóng và thuận tiện Tuy nhiên, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có những đặc trưng riêng biệt so với các cơ sở dữ liệu tài liệu thông thường: cùng mục đích đưa thông tin đến người dùng, nhưng không phải tài liệu lưu trữ nào cũng được đưa vào cơ sở dữ liệu, và nhiều tài liệu cần được bảo mật, không được chuyển đổi định dạng hay khai thác trong hệ thống Việc xác định tài liệu nào được đưa vào cơ sở dữ liệu và phân quyền truy cập phụ thuộc vào quy định riêng của mỗi cơ quan, tổ chức.
1.1.1.3 Xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
Ở một cơ quan, khi số lượng tài liệu lưu trữ không nhiều, tra cứu bằng các file dữ liệu được phân loại và lưu thành các tệp trên máy tính có thể thực hiện được Tuy nhiên, với khối lượng lớn tài liệu cần truy xuất và tìm kiếm thông tin, phương pháp này trở nên không khả thi và đòi hỏi hệ thống quản lý lưu trữ và tìm kiếm tối ưu cho dữ liệu lớn.
Do dữ liệu ngày càng nhiều và yêu cầu truy vấn diễn ra liên tục với nhiều loại thông tin khác nhau, việc có một cơ sở dữ liệu là cần thiết để lưu trữ, quản lý và truy cập dữ liệu một cách hiệu quả Hệ quản trị cơ sở dữ liệu tối ưu giúp tối ưu hóa truy vấn, tăng tốc độ phản hồi và đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu khi khối lượng thông tin ngày càng lớn Việc triển khai cơ sở dữ liệu phù hợp cho doanh nghiệp cho phép xử lý dữ liệu lớn (big data), hỗ trợ truy vấn thời gian thực và dễ dàng mở rộng khi quy mô dữ liệu tăng lên Do đó, xây dựng kiến trúc cơ sở dữ liệu phù hợp là yếu tố then chốt để nâng cao hiệu suất hệ thống và bảo mật thông tin.
Quá trình tạo lập CSDL tài liệu lưu trữ gồm thu thập và chuyển đổi tài liệu/dữ liệu gốc thành đơn vị dữ liệu số để lưu trữ điện tử và nhập các thông tin cần thiết vào CSDL theo thiết kế và yêu cầu của phần mềm quản lý CSDL tài liệu lưu trữ Xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ là chuyển đổi dữ liệu, nhập dữ liệu và lựa chọn phần mềm quản lý phù hợp với nhu cầu sử dụng; nói cách khác, đây là quá trình tạo dữ liệu và liên kết chúng theo một cấu trúc nhất định Để bắt đầu, cần xác định các hồ sơ/tài liệu được đưa vào cơ sở dữ liệu dựa trên tầm quan trọng, tần suất khai thác và các tiêu chí đặc thù ngành nghề của cơ quan Tiếp theo, xây dựng được cấu trúc dữ liệu và phần mềm quản lý phù hợp với nhu cầu sử dụng, trong đó cần khảo sát kỹ thực tế, xác định các yếu tố quản lý, xây dựng đặc tả chi tiết và sau đó tiến hành số hóa và nhập dữ liệu.
1.1.1.4 Quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
Quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ là quá trình kiểm soát các cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ nhằm bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn và khả năng truy cập dữ liệu Các cơ quan, tổ chức cần xác định nội dung kiểm soát và mục đích kiểm soát, từ đó đưa ra các cách thức kiểm soát và thẩm quyền kiểm soát phù hợp với quy trình quản trị dữ liệu lưu trữ.
Hoạt động quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ nhằm đảm bảo quá trình cập nhật, khai thác và tìm kiếm thông tin được vận hành ổn định và an toàn cho hệ thống tài liệu lưu trữ Mục tiêu quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có thể thay đổi tùy theo điều kiện của mỗi cơ quan, tổ chức; có đơn vị đặt mục tiêu xây dựng và quản lý toàn bộ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, trong khi cũng có đơn vị chỉ tập trung xây dựng và quản lý một phần tài liệu đã được đưa vào cơ sở dữ liệu.
Vấn đề liên quan đến cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ cần được quản lý toàn diện, tập trung vào hai lĩnh vực chính: quản lý nghiệp vụ với các hoạt động cập nhật, chỉnh sửa, khai thác sử dụng, thống kê báo cáo và tiêu hủy dữ liệu để đảm bảo vận hành hiệu quả; quản lý cơ sở hạ tầng công nghệ nhằm đảm bảo an ninh và an toàn cho cơ sở dữ liệu.
Để quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả, cần kết hợp các biện pháp như ban hành văn bản quy định và hướng dẫn quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu nhằm chuẩn hóa quy trình và tăng cường tuân thủ; thực hiện phân cấp quản lý người dùng và quyền truy cập để kiểm soát truy cập và bảo mật thông tin; đồng thời đặt các chốt kiểm soát và tiến hành kiểm tra giám sát định kỳ hoặc đột xuất quá trình vận hành, bảo trì và sao lưu dữ liệu tài liệu lưu trữ nhằm đảm bảo tính toàn vẹn, khả dụng và sẵn sàng phục hồi khi có sự cố.
Khái quát chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Ngân hàng TMCP Quân đội
1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Ngân hàng TMCP Quân đội (MB) được thành lập ngày 14/9/1994 theo Giấy phép Hoạt động số 0054/NH-GP do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Nam cấp
Ngân hàng TMCP Quân đội là ngân hàng thương mại cổ phần hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh tiền tệ, tín dụng và các dịch vụ tài chính liên quan, được thực hiện theo quy định của pháp luật Ngân hàng phục vụ các doanh nghiệp quân đội và các thành phần kinh tế khác, hướng tới mục tiêu lợi nhuận và đóng góp vào sự phát triển kinh tế của đất nước.
Nhà nước Chức năng hành chính quân sự của MB trực thuộc Bộ Quốc phòng và Đảng Bộ Ngân hàng trực thuộc Quân Ủy Trung ương
Tổ chức và hoạt động của ngân hàng được thực hiện theo Điều lệ Ngân hàng TMCP Quân đội và các quy định của pháp luật liên quan Điều lệ gồm 10 chương và 99 điều, được Đại hội đồng cổ đông MB thông qua tại cuộc họp Đại hội cổ đông bất thường ngày 05/11/2009.
MB Bank được thành lập dưới hình thức công ty cổ phần, với vốn điều lệ do các cổ đông đóng góp MB có các chỉ dẫn riêng và các thống kê riêng được mở tại Ngân hàng Nhà nước và tại các ngân hàng trong nước và nước ngoài theo quy định của Ngân hàng Nhà nước.
Hệ thống MB là tập hợp các đơn vị thuộc mạng lưới, bao gồm chi nhánh, văn phòng đại diện, đơn vị sự nghiệp, hiện diện thương mại và hội sở chính; Sở giao dịch và các công ty con được thiết lập và vận hành phù hợp với quy định của pháp luật.
Trải qua quá trình hoạt động gần 20 năm, MB đã nỗ lực phát triển và gặt hái được nhiều thành công lớn Từ một ngân hàng được thành lập với mục đích ban đầu là hỗ trợ vốn cho doanh nghiệp quân đội, MB đã trở thành 1 trong 5 ngân hàng cổ phần lớn nhất Việt Nam hiện nay, không những về vốn điều lệ, tổng tài sản, các chỉ tiêu huy động vốn, tổng dư nợ, lợi nhuận… mà cả về vị thế, thương hiệu trong nước và quốc tế Vị thế của MB được khẳng định qua sự đồng hành, phát triển gắn bó với khách hàng cùng với nhiều phần thưởng cao quý do Nhà nước, Chính phủ, Bộ Quốc phòng, Ngân hàng nhà nước cùng các tổ chức trong và ngoài nước trao tặng như Huân chương Lao động; Bằng khen và cờ thi đua của Chính phủ, Ngân hàng nhà nước và UBND các Thành phố; Bằng khen của Bộ Quốc phòng; Thương hiệu nổi tiếng ASEAN; danh hiệu “Ngân hàng nội địa tốt nhất Việt Nam” do Tạp chí
ASIA Money bình chọn; 2 lần nằm trong tốp 50 doanh nghiệp niêm yết tốt nhất Việt Nam do Forbes Việt Nam và Tạp chí Nhịp cầu đầu tư bình chọn…
MB đang triển khai mạnh mẽ chiến lược phát triển giai đoạn 2011 –
2015 đánh dấu ngân hàng triển khai 22 sáng kiến chiến lược trọng tâm nhằm thực thi đồng bộ các giải pháp chiến lược vào mọi hoạt động kinh doanh, từ đó tạo nền tảng vững chắc cho MB phát triển Trong đó, năm 2013 được xem là năm bản lề có ý nghĩa quan trọng trong việc thực thi đồng bộ các giải pháp chiến lược, đảm bảo sự liên tục và hiệu quả của hoạt động kinh doanh trên toàn hệ thống.
Ngân hàng Quân đội (MB) chịu sự quản lý về nghiệp vụ của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Theo Quyết định số 194/QĐ-NH5 ngày 14/9/1994 của Thống đốc Ngân hàng, MB được cấp giấy phép hoạt động cho Ngân hàng TMCP Quân đội và được phép thực hiện các hoạt động nghiệp vụ ngân hàng theo quy định của pháp luật, nhằm đảm bảo an toàn, hiệu quả và sự minh bạch trong hoạt động tài chính.
Huy động vốn ngắn hạn, trung hạn và dài hạn từ mọi tổ chức thuộc các thành phần kinh tế và từ dân cư thông qua các hình thức tiền gửi có kỳ hạn và tiền gửi không kỳ hạn bằng đồng Việt Nam.
- Tiếp nhận vốn ủy thác đầu tư và phát triển của các tổ chức trong nước
- Vay vốn của Ngân hàng Nhà nước và các tổ chức tín dụng khác
- Cho vay ngắn hạn, trung hạn và dài hạn đối với các tổ chức và cá nhân tùy theo tính chất và khả năng nguồn vốn
- Chiết khấu thương phiếu, trái phiếu và giấy tờ có giá
- Hùn vốn, liên doanh và mua cổ phần theo pháp luật hiện hành
- Làm dịch vụ thanh toán giữa các khách hàng
Doanh nghiệp được phép thực hiện kinh doanh ngoại tệ, vàng bạc và thanh toán quốc tế, đồng thời huy động các loại vốn từ nước ngoài và cung cấp các dịch vụ ngân hàng khác liên quan đến quan hệ với nước ngoài, khi được Ngân hàng Nhà nước cho phép.
MB (Ngân hàng TMCP Quân đội) hiện có 1 Hội sở chính, 67 chi nhánh, trong đó 65 chi nhánh tại Việt Nam, 02 chi nhánh nước ngoài và 05 công ty liên kết Theo Điều lệ, cơ cấu tổ chức quản lý của MB bao gồm các cơ quan quản trị và quản lý điều hành nhằm đảm bảo sự thống nhất, minh bạch và hiệu quả trong mọi hoạt động của ngân hàng.
1 Đại hội đồng Cổ đông
3 Thường trực Hội đồng Quản trị
Điều lệ Ngân hàng TMCP Quân đội quy định rõ nhiệm vụ, quyền hạn và nghĩa vụ của từng thành viên và cán bộ trong hệ thống; MB tổ chức quản trị từ Đại hội đồng cổ đông – cơ quan quyết định cao nhất, đến Hội đồng quản trị – cơ quan thường trực giữa hai kỳ họp, Ban kiểm soát đại diện cổ đông và chịu trách nhiệm kiểm tra hoạt động tài chính và các hoạt động khác, cùng các ủy ban và ban trực thuộc HĐQT do HĐQT cử ra để xử lý công việc thuộc phạm vi quản trị; Tổng giám đốc được HĐQT bổ nhiệm, chịu trách nhiệm điều hành hoạt động của MB theo pháp luật và điều lệ, với phía sau là các Phó Tổng giám đốc, Giám đốc tài chính, kế toán trưởng và các phòng ban chức năng tại Hội sở chính; Đại diện pháp luật của MB là Chủ tịch HĐQT; Hội sở MB đóng vai trò là cơ quan quản lý hệ thống với 19 khối/phòng/ban và hơn 1000 cán bộ, thực hiện quản trị trục dọc theo từng nghiệp vụ và đồng thời yêu cầu các phòng ban đưa ra sáng kiến, quy trình, quy định nhằm tối ưu hóa hoạt động, tăng năng suất và nghiên cứu các phương thức quản lý hiệu quả, thống nhất để vận hành hệ thống đúng quy định của pháp luật và điều lệ.
Tầm quan trọng của việc xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Ngân hàng TMCP Quân đội
1.3.1 Yêu cầu nghiên cứu xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở MB
Lưu trữ là một công tác không thể thiếu trong bất kỳ cơ quan tổ chức nào, giúp quản trị thông tin và hồ sơ được lưu trữ một cách có hệ thống và an toàn Tùy thuộc vào điều kiện thực tế và sự quan tâm của lãnh đạo đối với công tác lưu trữ mà mức đầu tư, ứng dụng công nghệ và cách thực hiện ở từng đơn vị có sự khác nhau Công tác lưu trữ tại Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội ngoài những thành tựu đạt được thì còn một số tồn tại cơ bản Việc khắc phục các tồn tại này đòi hỏi tăng cường chuẩn hóa quy trình, cải thiện quản lý hồ sơ và đào tạo nhân sự, từ đó nâng cao hiệu quả lưu trữ phục vụ công tác quản trị và hoạt động kinh doanh của ngân hàng.
Tại Hội sở MB không có bộ phận làm công tác lưu trữ riêng mà chỉ có
Việc lưu trữ tài liệu đang đối mặt với bài toán nhân sự khi lượng công việc ngày càng tăng lên mà đội ngũ hiện tại không thể đáp ứng đầy đủ Các kho lưu trữ phân tán ở nhiều vị trí khiến cán bộ phải chờ đợi sắp xếp lịch ra kho để khai thác Giải pháp là cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, cho phép phân quyền cập nhật và khai thác tới từng cán bộ, đồng thời tra cứu trực tuyến giúp giảm thiểu thời gian và số lượng yêu cầu khai thác Nhờ đó hệ thống lưu trữ trở nên hiệu quả hơn, giảm tải cho nhân sự và nâng cao năng lực quản lý tài liệu.
Công tác lưu trữ hồ sơ tại MB được quy định chặt chẽ bởi Quy trình Lưu trữ ban hành kèm theo quyết định 2949/QĐ-HS ngày 23/4/2012, nhưng vẫn tồn tại hiện tượng đơn vị nộp hồ sơ không đúng thời hạn, thiếu đầy đủ thông tin và bìa hồ sơ không ghi đủ các yếu tố bắt buộc, gây khó khăn cho quá trình phân loại, chỉnh lý và tra cứu tài liệu Xác định giá trị tài liệu là nhiệm vụ then chốt và cần được thực hiện nghiêm túc ngay từ khâu thu thập để nâng cao chất lượng lưu trữ, tránh lãng phí diện tích và các trang thiết bị bảo quản Dù đã có hướng dẫn và quy định cụ thể, tình trạng nộp hồ sơ muộn hoặc ý thức chấp hành của cán bộ vẫn chưa đồng bộ khiến công tác xác định giá trị tài liệu tại MB chưa được thực hiện thống nhất Với cơ sở dữ liệu lưu trữ, hệ thống nhắc việc tự động qua email giúp các đơn vị chưa giao nộp nhận diện và kiểm tra nhanh chất lượng hồ sơ nộp lưu Cấu trúc cơ sở dữ liệu được thiết kế logic, chặt chẽ, ngăn ngừa trùng lặp và bắt buộc điền các trường thông tin, đảm bảo hồ sơ và tài liệu cập nhật đầy đủ thông tin để khắc phục các tồn tại trong công tác thu thập hồ sơ và xác định giá trị tài liệu lưu trữ.
Hiện tại Hội sở MB đang quản lý và tra cứu tài liệu lưu trữ bằng danh mục hồ sơ trên file Excel, khiến kết quả tra cứu bị giới hạn ở thông tin hồ sơ lưu trữ và không khai thác đầy đủ dữ liệu liên quan Trong khi ở nhiều nghiệp vụ khác tại MB đã có sự hỗ trợ của cơ sở dữ liệu, báo cáo lưu trữ vẫn được thực hiện thủ công bằng bảng Excel, vừa mất thời gian vừa tiềm ẩn sai số số liệu Việc ứng dụng từ cơ sở dữ liệu nói chung và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ nói riêng sẽ giúp Hội sở MB truy xuất, thống kê và báo cáo nhanh chóng hơn, đồng thời cung cấp cơ sở thông tin phục vụ cho quản lý công tác lưu trữ hiệu quả Đây là bước đột phá để tối ưu hóa quy trình lưu trữ, tăng cường tính chính xác và đáp ứng yêu cầu báo cáo nhanh chóng của MB.
Khả năng đáp ứng nhu cầu tra cứu và sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho quản trị và điều hành là thước đo then chốt đánh giá hiệu quả và chất lượng của công tác lưu trữ Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đóng vai trò là nghiệp vụ trọng yếu và là mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ, bởi sự tổ chức tốt sẽ khẳng định vị trí, vai trò và ý nghĩa của tài liệu cũng như của công tác lưu trữ Tuy nhiên tại Hội sở MB hiện nay, với yêu cầu tra cứu thông tin, nhân viên lưu trữ phải di chuyển ra kho để tìm kiếm tài liệu.
Quá trình tìm kiếm, phô tô và scan tài liệu để gửi cho đơn vị khai thác tiêu tốn ít nhất vài ngày làm việc, không chỉ làm mất thời gian và công sức mà còn không đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin nhanh chóng.
Trong năm 2013, tại Hội sở MB ghi nhận 215 lượt cá nhân và đơn vị đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; trong cùng kỳ có 825 hồ sơ được đưa ra phục vụ.
Có tổng số 1.188 trang tài liệu được sao chụp, tập trung khai thác ở các nghiệp vụ chủ chốt như kế toán, thẩm định, kế hoạch và nhân sự Sự tập trung này khiến các tài liệu bản giấy thường xuyên được tra cứu, dẫn đến tình trạng bị bẩn hoặc rách và làm giảm tuổi thọ của tài liệu Để đáp ứng nhu cầu tra cứu và rút ngắn thời gian làm việc của nhân viên, cần xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ cho khối tài liệu quan trọng, thường xuyên được tra cứu, qua đó nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu và tăng cường bảo quản.
Hiện tại, Hội sở MB đang triển khai sử dụng chữ ký số để phê duyệt văn bản và hình thành hồ sơ điện tử, đồng thời áp dụng biện pháp phòng ngừa rủi ro bằng cách ngăn chặn sử dụng USB hoặc các thiết bị lưu trữ ngoài trừ khi được lãnh đạo phê duyệt Toàn bộ văn bản trên hệ thống sẽ không được tải về máy cá nhân hay in ấn; mỗi cán bộ có một tài khoản riêng để truy cập, đọc và tra cứu thông tin từ máy tính của cơ quan Điều này đặt ra yêu cầu cấp bách về quản lý lưu trữ tài liệu điện tử nhằm phục vụ khai thác, sử dụng và xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản điện tử.
Tóm lại, giải pháp xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ sẽ mang lại quản lý hiệu quả và an toàn cho hệ thống lưu trữ tại Hội sở MB Việc triển khai cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tập trung giúp khắc phục các tồn tại hiện tại như thiếu kiểm soát, khó tra cứu và rủi ro mất mát thông tin Nhờ đó, công tác lưu trữ được chuẩn hóa, tăng khả năng truy cập và bảo mật dữ liệu, đồng thời tối ưu hóa vận hành tại Hội sở MB.
Giải pháp này tuy tốn thời gian và công sức khi triển khai nhưng nếu thành công sẽ mang lại nhiều lợi ích thiết thực
1.3.2 Chủ trương của Ban Lãnh đạo Ngân hàng
Nghiên cứu, đổi mới và phát triển được đẩy mạnh nhằm thúc đẩy nhanh chóng các giải pháp công nghệ, tự động hóa quy trình và tăng cường năng lực vận hành, trở thành một trong những chiến lược trọng tâm đã được Ban Lãnh đạo thông qua từ giai đoạn 2011 trở đi Chiến lược này tập trung vào ứng dụng công nghệ để tối ưu hóa các quy trình, rút ngắn thời gian xử lý, giảm thiểu sai sót và nâng cao chất lượng dịch vụ, đồng thời tăng cường hiệu quả vận hành và khả năng cạnh tranh của tổ chức Việc đẩy mạnh tự động hóa và số hóa khơi dậy tiềm năng nguồn lực, nâng cao năng lực nhân sự và tạo nền tảng cho các giải pháp công nghệ mới được triển khai nhanh chóng và bền vững.
Trong năm 2015, 65% tỷ trọng kế hoạch của Khối CNTT được đặt làm mục tiêu chủ yếu nhằm đảm bảo hệ thống CNTT hoạt động ổn định, số hóa các quy trình vận hành và tích cực triển khai chương trình hỗ trợ các đơn vị trên toàn hệ thống CNTT, đáp ứng yêu cầu phát triển sản phẩm CNTT trong ngân hàng Đồng thời, Tổng Giám đốc giao khối Vận hành nghiên cứu tổ chức và rà soát lại hoạt động theo hướng tối ưu hóa, xây dựng hoàn thiện quy trình, thủ tục hành chính, tạo chốt kiểm soát hợp lý gắn với cá nhân chịu trách nhiệm, và tăng cường ứng dụng CNTT vào hoạt động hành chính Tổng Giám đốc cũng phê duyệt Đề án kiện toàn công tác lưu trữ giai đoạn 2013 –
2015 do phòng Hành chính – Khối Vận hành soạn thảo Đề án được thực hiện nhằm hướng tới các mục tiêu cụ thể:
- Phục vụ hiệu quả các nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động quản lý, kinh doanh của cơ quan;
- Bảo quản an toàn, đúng, đủ cả vật chất và thông tin trong tài liệu;
Chúng ta tập trung chuẩn hóa công tác lưu trữ trên toàn hệ thống MB nhằm đảm bảo quản lý dữ liệu nhất quán và bền vững; từ đó có thể đánh giá kết quả thực hiện, xác định trách nhiệm và trình độ chuyên môn của cán bộ, và nâng cao hiệu quả quản trị thông tin cũng như chất lượng dịch vụ.
- Tiết kiệm chi phí về kho và trang thiết bị bảo quản.
Đề án đã phê duyệt và đánh dấu một bước phát triển sâu rộng cho công tác lưu trữ trong hệ thống MB bằng việc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ cho toàn hệ thống MB Việc thiết lập cơ sở dữ liệu này sẽ là nền tảng cho quản lý tài liệu hiệu quả, đảm bảo lưu trữ đồng bộ, an toàn và dễ truy cập cho toàn MB Đây là lần đầu tiên ý tưởng xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại MB được đưa vào văn bản và trở thành mục tiêu trọng tâm của đề án, khẳng định cam kết nâng cao chất lượng lưu trữ và tối ưu hóa quy trình quản trị dữ liệu.
Với sự quyết liệt của Ban Lãnh đạo ngân hàng và lợi thế công nghệ thông tin, giải pháp xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở được xem là một nội dung trọng điểm của công tác lưu trữ nhằm khắc phục những tồn tại đã nêu Đồng thời, phát triển cho toàn hệ thống sẽ được ưu tiên để nâng cao hiệu quả quản lý lưu trữ dữ liệu, đảm bảo an toàn thông tin và sự liên kết giữa Hội sở và các đơn vị trên toàn ngân hàng.