Bài giảng chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Khái ni m: ệ Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị; hệ

Website: chinhlytailieu.com

TCVN ISO 9001:2000

I. Khái ni m, m c  ệ ụ đích, yêu c u và  ầ

1. Khái ni m: ệ

Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới

hồ sơ; xác định giá trị; hệ thống hoá

hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý

2. M c  ụ đích:

- Tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặc khối phông tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu;

- Loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ, qua đó, góp phần nâng cao hiệu quản

bị, phương tiện bảo quản

- Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu huỷ.

4. Nguyên t c ch nh lý: ắ ỉ

- Không phân tán phông lưu trữ;

- Tài liệu của phông nào phải được chỉnh lý và sắp xếp riêng.

- Khi phân loại, lập hồ sơ , phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc; sự liên hệ lôgíc và lịch sử của tài liệu;

- Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được hoạt động của cơ quan, tổ chức hình thành tài liệu.

- Tài liệu của một phông phải được chỉnh lý theo một phương án thống nhất.

II. Quy trình ch nh lý tài li u l ỉ ệ

II. Quy trình ch nh lý tài li u l ỉ ệ ư u trữ

Trách nhiệm Các bước Các bước thực hiện thực hiện Tài liệu liên quan

1 Giao nhận tài liệu

2 Vận chuyển tài liệu về địa

Ch nh s a, ỉ ử Hoàn chình

BM­CLTLG­04 BM­CLTLG­05 BM-CLTLG-06

Lưu trữ viên B3

Ch a đ t ư ạ

Đ t ạ

BM­CLTLG­05 BM-CLTLG-06

Trách nhiệm Các bước Các bước thực hiện thực hiện Tài liệu liên quan

9 Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án đã chọn

9 Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án đã chọn

10 Hệ thống hóa hồ sơ theo

Trách nhiệm thực hiện Các bước thực hiện Các bước Tài liệu liên quan

B ướ c 1. Giao, nh n tài li u ậ ệ

Biên  b n  giao  nh n  tài  li u ả ậ ệ

(BM­CLTLG­01)

B ướ c 2. V n chuy n tài li u t  kho  ậ ể ệ ừ

b o qu n v  đ a đi m ch nh lý ả ả ề ị ể ỉ

B ướ c 3. V  sinh s  b  tài li u ệ ơ ộ ệ

B ướ c 4. Kh o sát và biên so n  ả ạ các văn b n h ả ướ ng d n ch nh lý ẫ ỉ

­  M c  đích  c a  kh o  ụ ủ ả sát TL: Thu th p thông tin ậ

­ Yêu c u  ầ

kh o sát  ả tài li u ệ  

Th àn

h ph

n tà

i li u

ủ

tài li

u  ệ

B ướ c 5. Phân lo i tài li u  ạ ệ

Căn c  b n hứ ả ướng d n phân lo i, l p h  s , ẫ ạ ậ ồ ơ

­ Đ i v i ph ố ớ ươ ng án Th i gian –  ờ

Ví dụ: Tài liệu của Công ty truyền hình cáp SaigonTourist (SCTV) phân loại theo phương án TG-CCTC nhóm lớn đầu tiên sẽ đước phân chia theo từng năm:

  I. Ph ng Hành chính ­ T  ch c I. Ph ng Hành chính ­ T  ch c ị ị ổ ổ ứ ứ

  II. Ph ng Tài Chính ­ K  t n  II. Ph ng Tài Chính ­ K  t n  ị ị ế ố ế ố

  III. Ph ng T ng Kh ng ch   III. Ph ng T ng Kh ng ch   ị ị ổ ổ ố ố ế ế

  IV. Ph ng Kinh doanh  IV. Ph ng Kinh doanh  ị ị

  V. Ph ng K  ho ch Đ u t   V. Ph ng K  ho ch Đ u t   ị ị ế ế ạ ạ ầ ư ầ ư

  VI. Ph ng K  thu t S n xu t Ch VI. Ph ng K  thu t S n xu t Ch ị ị ỹ ỹ ậ ả ậ ả ấ ấ ươ ươ ng trình 1 ng trình 1   VII. Ph ng K  thu t S n xu t Ch VII. Ph ng K  thu t S n xu t Ch ị ị ỹ ỹ ậ ả ậ ả ấ ấ ươ ươ ng trình 2  ng trình 2    VIII. Ph ng Truy n d n và Phát sĩng  VIII. Ph ng Truy n d n và Phát sĩng  ị ị ề ề ẫ ẫ

  IX. Ph ng Qu ng cáo  IX. Ph ng Qu ng cáo  ị ị ả ả

  X.Ph ng Kinh doanh Internet  X.Ph ng Kinh doanh Internet  ị ị

   XI. Ph ng T p chí và Website XI. Ph ng T p chí và Website ị ị ạ ạ

   XII. Ph ng C XII. Ph ng C ị ị ơng ngh  Th ng ngh  Th ệ ệ ơng tin và Vi n th ng tin và Vi n th ễ ễ ơng    XIII. Ph ng K  thu t  XIII. Ph ng K  thu t  ị ị ỹ ỹ ậ ậ

+  TL  c a  t ng ủ ừ  

theo  các  m t  ặ  ho t  ạ

đ ng l n ộ ớ

+ Tài liệu trong từng

các phòng, ban tiếp tục được phân chia ra

I. Ph ng Hành chính ­ T  ch cị ổ ứ

+ Tài liệu trong từng lĩnh vực

nhỏ tiếp tục được chia ra thành các

lĩnh vực nhỏ

hơn

+ Cu i  cùng,  tài  li u  ố ệ

t   ừ lĩnh  v c  nh   h n ự ỏ ơ  

­  H   s   khen  thồ ơ ưởng  cán  b ,  nhân ộviên năm 2004.

­ H  s  v  vi c thi hành k  lu t đ i ồ ơ ề ệ ỷ ậ ố

v i ớ ơng Nguy n Văn Aễ

­ Đ i v i ph ố ớ ươ ng án th i gian –  ờ

M t ho t  ặ ạ đ ng ộ  

+ Tài li u c a phông  ệ ủ

đư c phân chia ra các  ợ nhóm l n  ớ đ u tiên theo  ầ

năm

Ví  d :  Tài  li u  c a  Công  ty  Bitexco  đụ ệ ủ ược 

Ví  d :  Tài  li u  c a  Công  ty  Bitexco  đụ ệ ủ ược 

phân chia theo t ng năm ho t đ ngừ ạ ộ

NĂM 2000NĂM 2001 NĂM 2002 NĂM 2003

…NĂM 2008

+ Tiếp theo, tài

được chia theo các

mặt hoạt động của doanh nghiệp

I HÀNH CHÍNH-NHÂN SỰ

II TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN

III QUY HOẠCH - KẾ HOẠCH

IV KINH DOANH

V MARKETING

VI PHÁP LÝ

VII CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VIII QUẢN LÝ BẤT ĐỘNG SẢN

+ Tiếp theo tài liệu trong từng mặt hoạt động được phân chia ra thành các lĩnh vực nhỏ

II. TÀI CHÍNH – K  TOÁN Ế  

1. Tài chính

2. K  toán ế

2.1. Quy đ nh chung v  tài chính – k  tốn ị ề ế

2.2.  D   tốn  thi  ngân  sách,  quy t  tốn  ngân  ự ế

sách

2.3.  Tài  li u  cĩ  liên  quan  đ n  đ n  thu,  chi  cho  ệ ế ế

ho t đ ng c a cơng ty ạ ộ ủ

2.4.   Các  ch ng t  k  tốn  ch ng t  k  tốn ứ ứ ừ ế ừ ế

2.5. Ki m kê  Ki m kê  ể ể và thanh lý tài s n  tài s n ả ả   

2.6. Các lo i s  sách k  tốn t ng h p ạ ổ ế ổ ợ

+ Tài liệu trong lĩnh 

v c     n h   h n ự ỏ ơ

được chia ra đến nhóm nhỏ nhất

B ướ c 6. L p h  s  ho c ch nh s a, hoàn  ậ ồ ơ ặ ỉ ử

thi n h  s , k t h p v i xác đ nh giá tr  tài  ệ ồ ơ ế ợ ớ ị ị

li u s  theo H ệ ơ ướ ng d n l p h  s ẫ ậ ồ ơ

a)  L p  h   s   đ i  v i ậ ồ ơ ố ớtài  li u  ch a  đệ ư ược  l p ậ

h  sồ ơb)  Ch nh  s a,  hoàn ỉ ửthi n  h   s   đ i  v i  tài ệ ồ ơ ố ớ

li u  đã  đệ ượ ậc  l p  h   s  ồ ơ

nh ng  ch a  đ t  yêu ư ư ạ

c uầ

a) L p h  s  đ i v i tài li u  ậ ồ ơ ố ớ ệ

* Xác đ nh th i h n b o qu n cho h  sị ờ ạ ả ả ồ ơ

*  Xác  đ nh  tiêu  đ ,  lý  do  lo i  đ i  v i  tài ị ề ạ ố ớ

li u h t giá trệ ế ị

* T p h p tài li u theo đ c tr ng ch   ậ ợ ệ ặ ư ủ

có tên gọi khác nhau của nhiều CQ,TC khác nhau nhưng ND của VB,

TL ấy phản ánh về một vấn đề, vụ việc, sự việc trong một khoảng thời gian nhất định có thể lập 1 hồ sơ

Đặc  trưng  này  thường  được  vận dụng  để  lập  hồ  sơ  đại  hội,  hội  nghị, hồ sơ chuyên đề, vấn đề, sự việc

­ Đ c tr ng “tên g i”: Đ c tr ng “tên g i”: ặ ặ ư ư ọ ọ  tên g i   đây là   tên g i   đây là  ọ ở ọ ở tên c a t ng lo i văn b n nh  Quy t đ nh, k   ủ ừ ạ ả ư ế ị ế

­ Đ c tr ng “tác gi ”:  ặ ư ả

­ Đ c tr ng “tác gi ”:  ặ ư ả Tác gi    đây là Tác gi    đây là ả ởả ở

c   quan  ho c  cá  nhân  ban  hành  văn  b n. ơ ặ ả

Các VB có tên g i khác nhau, n i dung khác ọ ộ

nhau c a cùng 1 tác gi , có th  l p 1 h  s ủ ả ể ậ ồ ơ

Đ c tr ng này th ặ ư ườ ng đ ượ c v n d ng  ậ ụ

đ  l p h  s  đ i v i VB c a các c  quan  ể ậ ồ ơ ố ớ ủ ơ khác g i đ n ử ế

Ví d : ụ

Ví d : ụ

T p  Ngh   quy t,  ch   th ,  báo  cáo,  công ậ ị ế ỉ ị

­ Đ c tr ng “c  quan giao d ch”:  ặ ư ơ ị

­ Đ c tr ng “c  quan giao d ch”:  ặ ư ơ ị VB c a VB c a ủủ

này giao d ch v i c  quan khác trong kho ng ị ớ ơ ả

th i gian nh t đ nh v  m t v n đ  c  th  có ờ ấ ị ề ộ ấ ề ụ ể

th  l p 1 h  s ể ậ ồ ơ

Ví d : T p công văn trao đ i gi a ụ ậ ổ ữ Tr Tr ườ ườ ng  ng  ĐHKHXH&NV  TP.  H   Chí  Minh ồ

ĐHKHXH&NV  TP.  H   Chí  Minh ồ  v i  v i ớớ Trung  tâm  Giáo  d c  Th ụ ườ ng  xuyên  T nh  Vĩnh  ỉ

Long  v   vi c  m   l p  B i  dv   vi c  m   l p  B i  dềề ệệ ở ớở ớ ồồ ưỡưỡng  ch ng  ch  ng  ch ng  ch  ứứ ỉỉ

đ i h c văn th  l u tr  năm 2010 ạ ọ ư ư ữ

­ Đ c tr ng “đ a d ”:   Đ c tr ng “đ a d ”:  ặ ặ ư ư ị ị ư ư Đ a d  là ph m vi  Đ a d  là ph m vi  ị ị ư ư ạ ạ

c a  các  đ n  v   hành  chính  nh   t nh,  thành  ủ ơ ị ư ỉ

ph , huy n, qu n, xã, ph ố ệ ậ ườ ng…ho c ph m vi  ặ ạ

ch  chung cho cho các, mi n, khu v c… ỉ ề ự

Nh ng  VB  có  tên  lo i  gi ng  nhau,  đ ữ ạ ố ượ c 

c   quan,  t   ch c  gi i  h n  b i  1  ph m  vi  đ a  ơ ổ ứ ớ ạ ở ạ ị

d , s n sinh trong m t kho ng th i gian nh t  ư ả ộ ả ờ ấ

đ nh, có th  l p m t h  s ị ể ậ ộ ồ ơ

Ví d : ụ

Ví d : ụ

T p  Báo  cáo  tháng  đ u  năm  c a  S  ậ ầ ủ ở

Nông  nghi p  và  Phát  tri n  nông  thôn ệ ể các 

t nh  đ ng  b ng  sông  C u  Long  ỉ ồ ằ ử

t nh  đ ng  b ng  sông  C u  Long  ỉ ồ ằ ử v   tình v   tình ềề

hình  đ   ôn  phá  ho i  lúa  6  tháng  đ u  năm ạ ạ ầ

2010

­ Đ c tr ng “th i gian” ặ ư ờ

­ Đ c tr ng “th i gian” ặ ư ờ : là th i gian gi i h n  : là th i gian gi i h n  ờ ờ ớ ạ ớ ạ năm, tháng c a v n đ , s  vi c, v  vi c mà n i  ủ ấ ề ự ệ ụ ệ ộ

dung  VB  đ   c p  đ n  ho c  th i  gian  ban  hành  ề ậ ế ặ ờ

VB.

L p  h   s   theo  đ c  tr ng  này  là  t p  h p  ậ ồ ơ ặ ư ậ ợ

nh ng VB đ ữ ượ c ban hành trong m t kho ng th i  ộ ả ờ

gian  nh t  đ nh  vào  m t  h   s   ho c  t p  h p  ấ ị ộ ồ ơ ặ ậ ợ

nh ng VB có n i dung cùng đ  c p đ n m t s   ữ ộ ề ậ ế ộ ự

vi c  (m t  v n  đ )  trong  m t    kho ng  th i  gian  ệ ộ ấ ề ộ ả ờ

nh t đ nh vào m t h  s ấ ị ộ ồ ơ

Ví d :  ụ

Ví d :  ụ

T p  Báo  cáo  s   k t  công  tác ậ ơ ế 6 tháng 

đ u  năm 2010  ầ

đ u  năm 2010  ầ c a  các  ban,  đ ng  u   tr c c a  các  ban,  đ ng  u   tr c ủủ ảả ỷ ựỷ ự

thu c Thành u  C n Th ộ ỷ ầ ơ

T p l u văn b n đi c a Trậ ư ả ủ ường PTCS 

* Biên so n tiêu đ  h  s ạ ề ồ ơ

­ Các y u t  thông tin c  b n c a tiêu đ  ế ố ơ ả ủ ề

h   s   thồ ơ ường  g m: ồ tên  lo i  văn  b n,  tác  ạ ả

gi , n i dung, đ a đi m, th i gian ả ộ ị ể ờ  

+  Tên  lo i  văn  b n  ­  n i  dung  ­  th i  ạ ả ộ ờ gian ­ tác giả: áp d ng đ i v i các h  s  là ụ ố ớ ồ ơ

chương  trình,  k   ho ch,  báo  cáo  công  tác ế ạ

thường k  c a c  quan.ỳ ủ ơ

+ Tên lo i văn b n ­ tác gi  ­ n i dung  ạ ả ả ộ

­  th i  gian ờ :  áp  d ng  đ i  v i  các  h   s   là ụ ố ớ ồ ơ

chương trình, k  ho ch, báo cáo chuyên đ ế ạ ề

Ví d : ụ

Chương  trình,  k   ho ch,  báo  cáo  c a ế ạ ủ

Trường  Cao  đ ng  s   ph m  Tây  Ninh  v  ẳ ư ạ ềcông tác đ o t o năm 2005.ạ ạ

+  T p  l u  (quy t  đ nh,  ch   th ,  thông  ậ ư ế ị ỉ ị

t , công văn v.v ) ­ th i gian ­ tác gi ư ờ ả: áp 

d ng đ i v i các h  s  là t p l u văn b n đi ụ ố ớ ồ ơ ậ ư ả

c a c  quan.ủ ơ

Ví d : ụ

T p  l u  công  văn  quý  I  năm  2005  c a ậ ư ủ

Trường Cao đ ng s  ph m Tây Ninh.ẳ ư ạ

+ H  s  H i ngh  (H i th o) ­ n i ồ ơ ộ ị ộ ả ộ  dung   

­ tác gi  (c  quan t  ch c ho c c  quan  ả ơ ổ ứ ặ ơ

ch  trì) ­ đ a đi m ­ th i gian ủ ị ể ờ : áp d ng đ i ụ ố

v i h  s  h i ngh , h i th o.ớ ồ ơ ộ ị ộ ả

Ví d : ụ

∙ H   s   H i  ngh   t ng  k t  công  tác  năm ồ ơ ộ ị ổ ế

2005  c a  Trủ ường  Cao  đ ng  s   ph m  Tây ẳ ư ạNinh ngày 15/01/2006

∙ H  s  H i th o “Đ i m i phồ ơ ộ ả ổ ớ ương gi ng ả

d y năm 2005” do c a Trạ ủ ường Cao đ ng s  ẳ ư

ph m Tây Ninh t  ch c t i Tây Ninh t  25­ạ ổ ứ ạ ừ26/01/2005

+ H  s  ­ v n đ  ­ đ a đi m ­ th i gian ồ ơ ấ ề ị ể ờ : 

áp d ng đ i v i lo i h  s  vi c mà văn b n ụ ố ớ ạ ồ ơ ệ ả

v   quá  trình  gi i  quy t  công  vi c  còn  l u ề ả ế ệ ư

+  H   s   ­  tên  ng ồ ơ ườ i:  áp  d ng  đ i  v i ụ ố ớ

h  s  nhân s ồ ơ ự

Ví d : ụ

H  s  ông Nguy n Văn Aồ ơ ễ

H  s  bà Nguy n Th  Bồ ơ ễ ị

* S p x p tài li u trong h  s , lo i  ắ ế ệ ồ ơ ạ

b  tài li u trùng th a ỏ ệ ừ

­ Theo s  th  t  và ngày tháng văn b n ố ứ ự ả : đ i  ố

­ Theo th i gian di n bi n c a h i ngh , h i  ờ ễ ế ủ ộ ị ộ

th o;  theo  trình  t   theo  dõi,  gi i  quy t  công  ả ự ả ế

vi c ệ : đ i v i h  s  h i ngh , h i th o; h  s  vi c ố ớ ồ ơ ộ ị ộ ả ồ ơ ệ

­  Theo  t m  quan  tr ng  c a  tác  gi   ho c  ầ ọ ủ ả ặ theo v n ABC tên g i tác gi , tên đ a danh ầ ọ ả ị

d) Xác đ nh th i h n b o qu n cho  ị ờ ạ ả ả

h  s ồ ơ

Căn  c   vào  H ứ ướ ng  d n  xác  đ nh  ẫ ị giá tr  tài li u đ  xác đ nh th i h n b o  ị ệ ể ị ờ ạ ả

qu n cho t ng h  s ả ừ ồ ơ

* Xác đ nh tiêu đ , lý do lo i đ i v i  ị ề ạ ố ớ

tài li u h t giá tr ệ ế ị

b) Ch nh s a, hoàn thi n h  s  đ i v i tài li u đã  ỉ ử ệ ồ ơ ố ớ ệ

đ ượ ậ c l p h  s  nh ng ch a đ t yêu c u ồ ơ ư ư ạ ầ

Ki m  tra  vi c  l p  h   s   theo  nh ng  n i ể ệ ậ ồ ơ ữ ộdung công vi c quy đ nh và ti n hành ch nh ệ ị ế ỉ

s a,  hoàn  thi n  đ i  v i  nh ng  h   s   ch a ử ệ ố ớ ữ ồ ơ ư

đ t yêu c u.ạ ầ

B ướ c 7. Biên m c phi u tin ụ ế

­ Phi u tin ế  là  bi u  ghi  t ng  h p  các thông  tin  ể ổ ợ

1,2,4,5,6,7,8,9,11,13,14.

B ướ c 8. Ki m tra, ch nh s a vi c l p h   ể ỉ ử ệ ậ ồ

­  Căn  c   vào  Hứ ướng  d n  phân  lo i,  l p ẫ ạ ậ

h   s   và  phi u  tin  ki m  tra    ki m  tra  vi c ồ ơ ế ể ể ệ

l p h  s  và biên m c phi u tin.ậ ồ ơ ụ ế

­ N u vi c l p h  s  và biên m c phi u ế ệ ậ ồ ơ ụ ếtin ch a đ t yêu c u c n th c hi n l i.ư ạ ầ ầ ự ệ ạ

­ N u vi c l p h  s  và biên m c phi u ế ệ ậ ồ ơ ụ ếtin đ t yêu c u thì s  h  th ng hóa phi u tin ạ ầ ẽ ệ ố ếtheo phương án phân lo i tài li u.ạ ệ

B ướ c 9. H  th ng hoá phi u tin  ệ ố ế

theo ph ươ ng án phân lo i ạ

S p x p các phi u tin trong ph m vi m i ắ ế ế ạ ỗ

nhóm  nh ;  s p  x p  các  nhóm  nh   trong ỏ ắ ế ỏ

t ng  nhóm  v a,  các  nhóm  v a  trong  m i ừ ừ ừ ỗ

nhóm l n và các nhóm l n trong phông theo ớ ớ

phương án phân lo i tài li u và đánh s  th  ạ ệ ố ứ

t  t m th i lên phi u tin ho c th  t m.ự ạ ờ ế ặ ẻ ạ

B ướ c 10. H  th ng hoá h  s   ệ ố ồ ơ

S p x p toàn b  h  s  ho c đ n v   ắ ế ộ ồ ơ ặ ơ ị

b o  qu n  c a  phông  theo  s   th   t   ả ả ủ ố ứ ự

t m th i c a phi u tin ạ ờ ủ ế

a) Đánh s  t ố ờ

s   th   t   c a  t   tài  li u,  t   t   đ u  tiên  t i  t   ố ứ ự ủ ờ ệ ừ ờ ầ ớ ờ

  bên  c nh;  đ i  v i  nh ng  t   đã  b   b   sót  khi 

15b.

b) Vi t m c l c văn b n ế ụ ụ ả

M c l c v ụ ụ ăn b n ả  là b n th ng kê các  ả ố văn  b n    cĩ  trong  mợt  ả đơn  v   b o  ị ả

qu n  (h   s ả ồ ơ)  theo  m u  in  s n  ngay  ẫ ẵ trên trang bìa c a h  s ủ ồ ơ.

M u m c l c v ẫ ụ ụ ăn b n ả

Số 

TT Số, ký hiệu 

văn  bản

Ngày  tháng  văn  bản

Tác  giả  văn  bản

Trích yếu  nội dung  văn bản

Tờ  số chúGhi 

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

(1cm

) (3cm) (3cm) (4cm) (7,5cm) (1cm) (2cm)

01 970/KH­

XHNV 28/11/2008

Trường

ĐH KHXH&N V

Kế hoạch Tổ chức Hội nghị cán bộ công chức năm 2008

12­14

…

…

  Đ c đi m tài li u:ặ ể ệ  (M c đ  đ y đ , gi  tr  ph p lý, t nh ứ ộ ầ ủ ỏ ị ỏ ỡ

tr ng v t lý, tài li u phim  nh cú trong h  s …) ạ ậ ệ ả ồ ơ

       đ a danh,  ị ngày    th ng    năm ỏ

      Ng ườ ậ i l p h  s   ồ ơ

       ( Ký và ghi r  h  t n) ừ ọ ờ

d) Vi t bìa h  s ế ồ

d) Vi t bìa h  s ế ồ ơ

­  Là  vi c  gi i  thi u  lên  bìa  h   s   các Là  vi c  gi i  thi u  lên  bìa  h   s   các ệệ ớớ ệệ ồ ơồ ơ

thông tin c n thi t v  h  s  nh m t o đi u ầ ế ề ồ ơ ằ ạ ề

ki n thu n l i cho vi c qu n lý và tra tìm.ệ ậ ợ ệ ả

chu n  ngành  TCN  01:  2002  “Bìa  h   s ” ẩ ồ ơ

được  ban  hành  kèm  theo  Quy t  đ nh  s  ế ị ố

62/QĐ­LTNN  ngày  07/5/2002  c a  C c  L u ủ ụ ư

tr  Nhà nữ ước

Cấu tạo bìa hồ sơ

Tập văn bản c hỉ đạo của Bộ Giáo dục và Đào tao về

cơng tác tuyển sinh năm học 2008-2009

Từ ngày: 20/02/2009 đến ngày 30/10/2009 

B ướ c 12. Ki m tra và ch nh  ể ỉ

Căn c  vào vi c biên m c bên trong  ứ ệ ụ

và  bên ngoài c a h  s  N u ch a đ t  ủ ồ ơ ế ư ạ yêu c u ho c sai sót thì c n ch nh s a  ầ ặ ầ ỉ ử

l i ạ

B ướ c 13. Đánh s  chính th c cho h  s   ố ứ ồ ơ

Ví  d :  ghi  s   h   s   cho  c   quan  t   năm ụ ố ồ ơ ơ ừ

Ví  d :  ghi  s   h   s   cho  c   quan  t   năm ụ ố ồ ơ ơ ừ

B ướ c 14. V  sinh tài li u, tháo b  ghim  ệ ệ ỏ

B ướ c 15. Đ a h  s  vào h p (c p) ư ồ ơ ộ ặ

­ 

­  X p  theo  th   t   các  h   sế ứ ự ồ ơ  đã  đư c  h  ợ ệ

th ng hoá và ố đánh s ố

­ Không x p quá ít h  sế ồ ơ trong m t h p vì ộ ộ

s  t n h p, tài li u trong h p b  xô l ch.ẽ ố ộ ệ ộ ị ệ

­ Không x p quá ch t vì khi l y s  khó và ế ặ ấ ẽtài li u d  b  hệ ễ ị ư h ng.ỏ

­ Sau khi x p h  sế ồ ơ vào h p ph i làm nhãn ộ ả

h p.ộ