(TIỂU LUẬN) chủ đề kỹ NĂNG làm VIỆC NHÓM để THÍCH ỨNG với ĐỒNG NGHIỆP và NGƯỜI QUẢN lý TRONG môi TRƯỜNG CÔNG VIỆC

Thường thì một nhóm được thành lập ra sẽ nhằm đem lại một lợi ích hay ý nghĩa gì đó cho thành viên tham gia, nhưng mà nếu như các thành viên chỉ đơn giản là tham gia vào thôi, rồi mỗi ng

NHÓM MẶT TRỜI Chủ đề : KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM ĐỂ THÍCH ỨNG VỚI ĐỒNG NGHIỆP VÀ NGƯỜI QUẢN LÝ TRONG MÔI TRƯỜNG CÔNG VIỆC Thành viên:

Trần Cẩm Hiếu (nhóm trưởng) - 47.01.611.075 Nguyễn Ngọc Phương Quyên - 4501751216 Thiết kế ppt

Phạm Thị Đông Quy - 47.01.611.121 Bùi Thị Kiều Oanh - 47.01.754.204 Soạn nội dung

Lý Gia Hân - 47.01.754.100 Thuyết trình Phạm Thị Thùy Dương - 47.01.611.066

Ngô Ánh Tuyết - 47.01.611.153

A PHẦN NỘI DUNG

Nhóm người là để chỉ một tập hợp nhiều cá nhân có chung một đặc điểm, một mục tiêu, hay lý tưởng, giữa các cá nhân có sự hoạt động, giao tiếp và kỹ năng bổ sung cho nhau Thường thì một nhóm được thành lập ra sẽ nhằm đem lại một lợi ích hay ý nghĩa

gì đó cho thành viên tham gia, nhưng mà nếu như các thành viên chỉ đơn giản là tham gia vào thôi, rồi mỗi người có quyền tự làm những điều mình muốn và điều mình thích thì chắc hẳn hiệu suất làm việc của nhóm đó sẽ khó lòng đạt được đúng tiến độ và đảm bảo về chất lượng Vậy nên mới dẫn tới vấn đề mà hôm nay, chúng mình muốn được đưa tới để chúng ta cùng nhau trao đổi đó là vấn đề: “Kỹ năng làm việc nhóm để thích ứng với đồng nghiệp và quản lý trong môi trường công việc” Và đặt ở đây ngày hôm nay, môi trường công việc của chúng ta chính là lớp học, đồng nghiệp và quản lý của chúng ta chính là các bạn và cô đang ở đây

1 Định nghĩa

Kỹ năng làm việc nhóm (Teamwork skills) là một tập hợp các năng lực có liên quan lẫn nhau - cho phép cá nhân làm việc hiệu quả trong một đội nhóm có tổ chức Đặc biệt

là trong môi trường kinh doanh, mọi thành viên luôn cần phải hợp tác và kết hợp các kỹ năng cá nhân của mình để hoàn thành mục tiêu chung

Có hai hình thức nhóm gồm: nhóm chính thức và nhóm không chính thức

+ Nhóm chính thức : là nhóm có tổ chức ổn định, có chức năng nhiệm vụ rõ ràng, thường tập hợp những người cùng chung chuyên môn hoặc có chuyên môn gần gũi nhau, tồn tại trong thời gian dài

Các giai đoạn phát triển của nhóm theo mô hình Tuckman

Lý thuyết về các giai đoạn phát triển nhóm được đưa ra vào năm 1965 bởi Bruce Wayne Tuckman - một nhà nghiên cứu tâm lý người Mỹ (1938 - 2016) Tuckman cho rằng các giai đoạn phát triển của nhóm gồm có 4 giai đoạn cơ bản: Hình thành (Forming), Bão tố (Storming), Ổn định (Norming), Hiệu suất cao (Performing) Năm

1977, ông đã nghiên cứu và bổ sung thêm một giai đoạn thứ năm tên là Thoái trào (Adjourning)

2.1 Giai đoạn hình thành (Forming)

- Biểu hiện : Đây là giai đoạn mà các thành viên trong nhóm gặp gỡ nhau và bắt đầu tìm hiểu về nhau, do đó mọi người đều khá e dè, khép kín, hoạt động khá độc lập Và họ chưa thực sự hiểu rõ về mục tiêu mà nhóm cần đạt được, các tiêu chuẩn, vai trò, hay cách thức làm việc chung với nhau Có sự lo ngại về vai trò, sự chấp nhận, tin tưởng và nương tựa vào nhau giữa các thành viên Sự xung đột có thể đã tồn tại ngay từ khi nhóm mới được thành lập nhưng chưa bộc lộ ra bên ngoài

- Biện pháp :

+ Nhóm cần sự hỗ trợ và định hướng từ cấp lãnh đạo, đặc biệt là trong việc xác định mục tiêu chung và làm cho các thành viên trong nhóm đều hiểu rõ mục tiêu cần đạt được của nhóm, các thông tin về các nguồn lực cho nhóm (Điều này chúng ta thấy rất rõ trong những buổi đầu mà chúng ta tham gia học phần, chúng ta sẽ được giảng viên giao nhiệm

vụ về nội dung và yêu cầu thuyết trình)

+ Thiết lập và ổn định cơ cấu của nhóm bằng cách đặt ra và thống nhất cả nhóm về một số điều lệ và nguyên tắc, quy tắc hoạt động của nhóm: cách thức làm việc, liên lạc, chế độ báo cáo, họp nhóm, giờ giấc làm việc; quyền ra quyết định và trách nhiệm liên quan của từng thành viên, của nhóm ; phân công vai trò và nhiệm vụ của các thành viên một cách rõ ràng và hợp lý

+ Thường xuyên trao đổi một cách cởi mở về chuyên môn, nguyện vọng, sở thích, sở trường hoặc những kinh nghiệm tích lũy được trước đây để các thành viên hiểu nhau nhiều hơn

+



+

Xác định lại mục đích, vai trò, mục tiêu và cấu trúc công việc, nhấn mạnh vào những cam kết đã có của nhóm về cách thức làm việc, thảo luận, cách thức ra quyết định, các quy tắc

Phát triển các hoạt động giao tiếp trong nhóm bao gồm việc lắng nghe tích cực, trao đổi ý kiến ôn hòa và không phán xét nhau; phát triển những kỹ năng hòa giải xung đột và giải quyết khó khăn

Các thành viên cần học được sự tôn trọng những sự khác biệt, tôn trọng lẫn nhau, tin tưởng nhau và biết chia sẻ trách nhiệm trong công việc chung của nhóm

2.3 Giai đoạn bình thường hóa

- Biểu hiện : Ở giai đoạn này thành viên nhóm bắt đầu nhận thấy những lợi ích của việc cộng tác cùng với nhau và giảm bớt xung đột nội bộ Qua đó gia tăng sự đoàn kết đồng thuận, mọi thành viên bắt đầu cảm thấy an toàn trong việc bày tỏ quan điểm của mình, cởi mở với toàn bộ nhóm, các thành viên tin tưởng và chia sẻ trách nhiệm với nhau, tôn trọng lẫn nhau, tôn trọng sự khác biệt Những phương pháp, luật làm việc chung được hình thành và toàn bộ nhóm đều nhận biết được điều đó, việc phân chia vai trò, mục tiêu, nhiệm vụ và vị trí của các thành viên trở nên rõ ràng hơn, đạt năng xuất hoạt động cao hơn Có khuynh hướng tránh gây xung đột, các “xung đột ngầm” có thể tồn tại

- Những việc cần làm đối với nhóm ở giai đoạn bình thường hóa :

Vai trò và nhiệm vụ của trưởng nhóm được chuyển dần vào các thành viên thông qua

cơ chế ủy quyền phù hợp:

+ Quy trình và biểu mẫu cần được coi trọng, hướng mọi người làm việc theo chuẩn và thể hiện tính chuyên nghiệp

Cần phát huy tính dân chủ, tiếng nói của tập thể là quan trọng nhất, điều này giúp

+

nhóm tránh được những xung đột không cần thiết thông qua việc khuyến khích phát biểu

ý kiến, khuyến khích óc sáng tạo

+ Không nên phân tán lực lượng, cần tập trung tham gia vào các dự án, thực hiện các nhiệm vụ mang tính quan trọng hơn tiến gần đến mục tiêu chung của nhóm, tập trung nâng cao hiệu quả công việc

+

Những việc cần làm với nhóm ở giai đoạn Hiệu suất cao :

+ Mỗi thành viên hãy là một thủ lĩnh của chính mình, phát huy cao độ những năng lực

cá nhân, tăng cường sự tín nhiệm lẫn nhau

+

+Tôn trọng những cá nhân làm việc hiệu quả theo cách riêng của họ.Ý thức trách nhiệm của các thành viên rất cao do đó không cần giám sát và điều khiển các công việc của các thành viên

2.5 Giai đoạn thoái trào

Giai đoạn thoái trào diễn ra trong các tình huống, các nhóm khác nhau Ví dụ: khi dự

án đã kết thúc, khi phần lớn thành viên rời bỏ nhóm để nắm các vị trí khác, khi tổ chức được tái cấu trúc,… Đối với các thành viên tâm huyết của nhóm, đây là một giai đoạn có thể khiến họ cảm thấy luyến tiếc đối với nhóm và các thành viên đã cùng làm việc với nhau một cách rất hiệu quả Đặc biệt là đối với các thành viên chưa có mục tiêu, kế hoạch cho tương lai gần Tuy nhiên, các thành viên của nhóm và trưởng nhóm vẫn nên tiếp tục duy trì kết nối liên lạc vì có thể trong tương lai họ sẽ lại cùng nhau làm việc trong một nhóm nào đó với những nhiệm vụ mới Với sự kết nối thường xuyên và sự phối hợp làm việc hiệu quả trong quá khứ là cơ sở để các nhóm mới trong tương lai nhanh chóng đạt được những mức hiệu suất cao mà nhóm mong muốn

3

3

Lợi ích của làm việc nhóm

.1 Tăng năng suất làm việc

Khi làm việc nhóm, các công việc sẽ được chia thành các nhiệm vụ nhỏ và mỗi cá nhân sẽ phụ trách phần việc phù hợp với năng lực của mình Do đó, mỗi thành viên trong nhóm sẽ chỉ tập trung làm một phần việc nhất định giúp chất lượng và hiệu suất làm việc tăng cao hơn

3.2 Đem lại hiệu suất và hiệu quả cao hơn

Một môi trường làm việc nhóm hiệu quả là điều mà một doanh nghiệp nào cũng mong muốn, đặc biệt là vào thời điểm khó khăn Lợi ích của teamwork chính là nhân viên cùng nhau cộng tác, tương trợ nhau để giúp công ty vượt qua khó khăn và gặt hái thành tựu mới Mỗi cá nhân cần phải hiểu rõ và tin tưởng vào năng lực của nhau để có thể tìm sự trợ giúp phù hợp

3.3 Thúc đẩy tư duy sáng tạo

.5 Kết nối các mối quan hệ

Một trong những lợi ích của làm việc nhóm là giúp thiết lập và phát triển các mối quan hệ ở nơi làm việc Khi làm việc trong nhóm, bạn phải phát triển kỹ năng giao tiếp bằng cách nói chuyện và tương tác nhiều với đồng nghiệp Điều này sẽ giúp mọi người giao tiếp tự do, cởi mở hơn và khuyến khích cùng nhau làm việc hiệu quả

3.6 Làm việc linh hoạt

Trong quá trình làm việc nhóm, mỗi thành viên sẽ có thể linh hoạt hỗ trợ lẫn nhau khi gặp khó khăn và cần sự giúp đỡ Ngoài ra, làm việc nhóm sẽ tạo ra tính linh hoạt trong giải quyết các công việc, nâng cao năng suất, thay đổi tình thế công việc dễ dàng và giúp nhân viên cân bằng được công việc và cuộc sống

3.7 Cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề

Thói quen và phong cách làm việc theo nhóm của bạn đôi khi sẽ đối lập với đồng đội

và khiến mọi người khó hợp tác với nhau Để hòa hợp hơn, bạn cần học cách chấp nhận quan điểm sống của mọi người và hoàn thành công việc theo mục tiêu chung Điều này

sẽ giúp bạn cải thiện được kỹ năng giải quyết các vấn đề và tránh được xung đột không mong muốn

3.8 Hỗ trợ phát triển sự nghiệp cá nhân:

Lợi ích cuối cùng của làm việc nhóm chính là giúp bạn thăng tiến trong sự nghiệp Bằng cách cộng tác với mọi người ở nơi làm việc, bạn sẽ có cơ hội học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm đắt giá và nâng cao kỹ năng cũng như chuyên môn Không chỉ vậy, bạn còn

có thể xây dựng các mối quan hệ để giúp đỡ nhau từ nhiều khía cạnh, đem đến những cơ hội phát triển tốt hơn sau này

5 Các giai đoạn phát triển của nhóm: 5 bước phát triển mục tiêu làm việc nhóm hiệu quả

Bước 1 - kiểm tra chất lượng của mục tiêu:

Là xác định rõ các mục tiêu quan trọng gắn với kế hoạch mà nhóm phụ trách Các thành viên họp nhóm để thống nhất các tiêu chí khác nhau và xác định mục tiêu cần ưu tiên tiếp theo Trưởng nhóm là người nên cân nhắc về chất lượng của mục tiêu hoạt động nhóm

Bước 2 - xác định mục tiêu với tiêu chí cụ thể:

-Ví dụ: Mục tiêu ưu tiên thứ nhất của nhóm là tối đa hóa nhận thức về thương hiệu để

thúc đẩy kết quả kinh doanh trong tháng 11 năm 2022 Mục tiêu này đo lường hiệu quả của các nhà phân phối khác nhau trong việc triển khai hoạt động bán hàng của công ty trong một thời gian nhất định Mục tiêu rõ ràng, có thời hạn và đủ cụ thể để có thể đo lường được

Bước 3 - đánh giá hiệu quả và mức độ quan trọng của từng mục tiêu:

Yếu tố thành công được tạo nên bởi nhiều vấn đề và phụ thuộc vào các hoạt động sẽ triển khai của nhóm Người phụ trách nhóm cần điều tiết, xem xét và đánh giá hiệu quả, mức độ quan trọng của từng mục tiêu Các mục tiêu đối với một nhóm có tầm quan trọng

nhất định nhưng có những mục tiêu phù hợp với hoàn cảnh, môi trường, điều kiện làm việc thì cần ưu tiên thực hiện trước

Bước 4 - phân tích thách thức của mục tiêu:

Là xác định các rào cản, thách thức của những mục tiêu đã đề ra Thường trả lời các câu hỏi sau: “Tại sao nhóm chúng ta vẫn chưa hoàn thành được mục tiêu đó? Điều gì đang cản trở mục tiêu đó? Lỗ hổng nào cần phải khắc phục để đạt được mục tiêu? ”

Bước 5 - xây dựng chiến lược chinh phục mục tiêu:

Kế hoạch chiến lược cho những mục tiêu quan trọng đóng vai trò như kim chỉ nam cho mọi hoạt động của nhóm Toàn bộ thành viên sẽ cùng dốc sức, phát huy hết khả năng

đi theo một định hướng chung nhằm đạt được kết quả tốt nhất để hoàn thành mục tiêu

đó Từ đó, nhóm sẽ có kế hoạch bài bản, rõ ràng để dễ dàng chinh phục mục tiêu chung

5

5

CÁC NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC NHÓM

.1 Xác định mục tiêu công việc của nhóm

Để làm việc nhóm hiệu quả, cần thống nhất mục tiêu và biện pháp thực hiện công việc trong buổi họp nhóm Đưa ra các ý tưởng cá nhân, ý kiến sáng tạo, tích cực, từ đó tập hợp và chọn lọc những ý phù hợp với mục tiêu chung Trưởng nhóm cần cân nhắc định hướng đúng đắn, hài hòa giữa mục tiêu chung và riêng để đạt hiệu quả làm việc tốt

5.2 Tinh thần đoàn kết

“

“

Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao”

Hợp quần gây sức mạnh”

Yếu tố đoàn kết là không thể bỏ qua trong làm việc nhóm Không ai có đầy đủ kiến thức về bất cứ một vấn đề nào Nếu biết cách kết hợp kiến thức, kỹ năng của mỗi thành viên được bộc lộ sẽ đóng góp cho công việc nhóm đạt chất lượng cao nhất

5.3 Biết lắng nghe, tôn trọng, giúp đỡ nhau

Bạn chỉ có thể xây dựng mối quan hệ hòa thuận trong nhóm khi biết tôn trọng, lắng nghe tiếng nói và ý kiến của các thành viên khác Khi làm việc cùng nhau, chúng ta nên tôn trọng ý kiến cá nhân, lắng nghe thấu hiểu và góp ý nếu các ý tưởng có thiếu sót, giúp chúng trở nên hoàn thiện hơn Lắng nghe còn giúp các thành viên trong nhóm hiểu nhau hơn, biết được điểm yếu của nhau để góp ý và cùng nhau tiến bộ hơn

5.4 Tổ chức và phân chia công việc

Để giải quyết bất kỳ vấn đề nào một cách hiệu quả, bạn phải có khả năng đưa ra một

kế hoạch tổng thể mà mọi thành viên trong nhóm hiểu, làm theo và biết nó dẫn đến đâu Khi kế hoạch được thống nhất, tất cả các thành viên trong nhóm sẽ thực hiện các nhiệm

vụ của họ, thiết lập thời hạn và làm việc một cách hiệu quả hơn nhiều

5.5 Trách nhiệm với công việc được giao

Làm việc một mình hay làm việc nhóm cũng cần phải có trách nhiệm với công việc được giao Nếu ỷ lại hoặc không hoàn thành nhiệm vụ nghĩa là bạn đang làm ảnh hưởng đến cả tập thể Khi đó công lao của những người cố gắng làm tốt cũng bị ảnh hưởng, bởi kết quả cuối cùng mới là thước đo kết quả công việc chứ không phải chỉ một phần công việc được hoàn thành

5.6 Đúng giờ

Làm việc nhóm là công việc của tập thể Yêu cầu của làm việc nhóm là các thành viên phải tuân thủ quy định về giờ giấc và luôn đúng giờ Việc này sẽ đảm bảo được tiến trình buổi làm việc Vì vậy, mỗi thành viên cần tự ý thức thời gian làm việc để giúp công việc nhóm đạt kết quả như mong muốn

*Phương pháp “6 chiếc mũ tư duy” của tiến sĩ Edward:

Mũ trắng - khách quan: Đại diện cho sự trung lập, khách quan Khi cả nhóm cùng

đội mũ này thì các thành viên phải cởi bỏ mọi thành kiến và cùng nhau đưa ra những cơ

sở dữ liệu, bằng chứng, sự thật, dữ kiện, thông tin liên quan đến vấn đề

Một số câu hỏi có thể sử dụng:

-Chúng ta có những thông tin gì về vấn đề này?

Chúng ta còn thiếu những thông tin nào?

Chúng ta cần thêm những thông tin nào liên quan đến vấn đề này?

Mũ đỏ - trực giác: Đại diện cho trực giác, linh cảm, cảm xúc Khi đội chiếc mũ này,

các thành viên cứ việc nói ra trực giác, suy nghĩ, cảm nhận của mình, không nhất thiết phải đưa ra lý do hay tìm cách bào chữa cho ý kiến của mình

Một số câu hỏi có thể sử dụng:

-Cảm giác của tôi ngay lúc này là gì?

Trực giác của tôi mách bảo điều gì về vấn đề này?

Tôi thích hay không thích vấn đề này?

Mũ vàng - tích cực: Đại diện cho sự tích cực và lạc quan Các thành viên trong nhóm

sẽ cùng nhau tìm ra những ưu điểm, lợi ích, những mặt tích cực của vấn đề đó

Một số câu hỏi có thể sử dụng:

-Những lợi ích khi chúng ta tiến hành dự án này là gì?

Đâu là mặt tích cực của vấn đề này?

Liệu vấn đề này có khả năng thực hiện được không?

Mũ đen - tiêu cực: Các thành viên cần tìm ra những khó khăn, sai lầm, các mặt hạn

chế của vấn đề Chỉ ra tại sao các đề nghị hay ý kiến không thích hợp và đưa ra những nhận xét, đánh giá cần lưu ý

Một số câu hỏi có thể sử dụng:

-Những rắc rối, nguy hiểm nào có thể xảy ra?

Những khó khăn nào có thể phát sinh khi tiến hành làm điều này?

Những nguy cơ nào đang tiềm ẩn?

Mũ xanh lá cây - sáng tạo: Cả nhóm cùng nhau đưa ra thêm nhiều ý kiến, nhiều cách

thức mới mẻ, khác nhau để giải quyết vấn đề

Một số câu hỏi có thể sử dụng:

-Có những cách thức khác để thực hiện điều này không?

Chúng ta có thể làm gì khác trong trường hợp này?

Liệu cách làm này có phải càng tốt hơn cách làm trước đó không?

Mũ xanh dương - kết luận: Sau quá trình thảo luận trên thì đến phần cuối cùng,

chúng ta sẽ khái quát vấn đề, tập hợp mọi ý kiến, tóm tắt, kết luận lại và ra kế hoạch Một số câu hỏi có thể sử dụng:

-Chúng ta ngồi ở đây để làm gì?

Mục tiêu cuối cùng là gì?

Chúng ta đã đạt được gì qua buổi thảo luận?

Chúng ta có thể bắt đầu hành động chưa?

- Chúng ta có cần thêm thời gian và thông tin để giải quyết vấn đề này?

Phương pháp tư duy “6 chiếc mũ” cho phép chúng ta đơn giản hóa lối tư duy, mọi người chỉ xem xét một khía cạnh tại một thời điểm, nhờ đó đưa tư duy của mọi người cùng hướng về một phía, tránh sự tranh cãi và hao phí sức lực của nhau Đây là một phương pháp đơn giản mà đem lại hiệu quả to lớn: không những tìm được cách giải quyết vấn đề hiệu quả nhất trong một thời gian ngắn, mà còn không ảnh hưởng đến cái tôi của mỗi người

6

6

6

Các kỹ năng làm việc nhóm

.1 Kỹ năng giao tiếp hiệu quả

.1.1 Kỹ năng lắng nghe

Đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất Nó phản ánh sự tôn trọng ý kiến giữa các thành viên Lắng nghe không chỉ tiếp nhận ý kiến mà còn thanh lọc, phân tích

và lựa chọn ý kiến

Một số hình thức nghe:

- Nghe có phê phán: Là quá trình nghe để nhận định giá trị của thông điệp Nghe phê phán không chỉ cố gắng hiểu mà còn thể hiện sự đồng tình hay phản đối của bản thân Để nghe phê phán, cần có khả năng hiểu và phân tích vấn đề Cách nghe này rất cần khi một

ai đó muốn tham khảo ý kiến người nghe về vấn đề mà họ đang đề cập

- Nghe có chọn lọc: Chỉ lấy những thông tin cần thiết và không có sự tương tác Những lúc thấy thích thì nghe, những lúc không thích thì không nghe mà tập trung qua chuyện khác Cách nghe không tích cực này sẽ gây tác hại không nhỏ đến quá trình trao đổi giữa các thành viên trong nhóm Họ sẽ không nắm chắc được những mục tiêu, yêu cầu mà nhóm đặt ra Đồng thời, cũng không thể đưa ra những ý kiến phù hợp để cải thiện những ý tưởng hay những vấn đề cần giải quyết

- Nghe thấu cảm: Trong giao tiếp, nghe thấu cảm là hình thức nghe được đánh giá cao nhất Nghe thấu cảm là đặt mình vào vị trí của người nói để hiểu thông tin, tâm tư, tình cảm, nhu cầu của họ Nghe thấu cảm là nghe một cách chủ động, có phân tích, đánh giá, hiểu biết sâu sắc về người truyền tin cũng như thông tin được truyền, nhờ đó mà có thể đưa ra thông tin phản hồi một cách kịp thời, chính xác

Để việc lắng nghe hiệu quả hơn:

-Phản ảnh lại ý của người nói để xác nhận thông tin

Tạo một không khí bình đẳng thoải mái

Khuyến khích động viên người nói qua các dấu hiệu phi ngôn ngữ như gật đầu, ánh mắt, nét mặt

6.1.2 Kỹ năng truyền đạt thông tin

Kỹ năng truyền đạt thông tin được hiểu là khả năng vận dụng lời nói của mình thể hiện cho người khác nhằm mục đích: nghe thấy, hiểu, đồng ý, hành động và phản hồi

Đây là một kỹ năng đóng vai trò quan trọng trong cuộc sống và cũng như trong làm việc

nhóm

Để truyền đạt thông tin hiệu quả:

- Ngữ điệu và âm điệu của giọng nói cần được điều chỉnh cho phù hợp To, nhỏ, nhanh, chậm, lên giọng, ngắt nghỉ

Nội dung truyền đạt ngắn gọn, tập trung vào chủ đề, có thể chuẩn bị trước ý cần nói

và điều chỉnh trong lúc nói cho phù hợp với người nghe

Phối hợp với phi ngôn ngữ như dáng đứng, nét mặt, cử chỉ tay,

6.2 Kỹ năng đóng góp và tiếp nhận ý kiến

- Tôn trọng ý kiến góp ý, đừng cắt lời khi người nói chưa trình bày xong, đừng thể hiện thái độ tiêu cực như cau có mặt mày, hay thờ ơ quay đi chỗ khác,

Thể hiện lại những quan điểm để hai bên làm rõ những điểm sai, chưa phù hợp của

cả hai nhưng nhớ phải tóm tắt lại những ý chính trong đóng góp của họ trước

Cân nhắc, xem xét những ý kiến khác để khách quan hơn, đặc biệt đối với những lời góp ý chủ quan và cực đoan

-Chắt lọc những lời góp ý phù hợp

Đặt câu hỏi nếu chưa rõ ý của người nói

Gửi lời cảm ơn đến những góp ý của người khác

6.3 Giải quyết xung đột

Xung đột là vấn đề thường xảy ra trong các nhóm làm việc Lý do của xung đột xuất phát từ sự khác biệt về trình độ, năng lực, kinh nghiệm, nền tảng văn hóa, hay bất đồng

về quan điểm, quyền lợi, trách nhiệm Xung đột có thể tạo động lực, nhưng cũng có thể

là nhân tố phá hoại hoạt động nhóm Chính vì vậy, để đảm bảo cho hoạt động nhóm diễn

ra thuận chiều, cần nhanh chóng và tích cực giải quyết xung đột

Để giải quyết xung đột:

-Xác định xung đột đang tồn tại

Tìm hiểu về đối phương đang xung đột

Chọn giải pháp thích hợp để giải quyết

Cần chú ý khi giải quyết các xung đột cá nhân:

-Tại thời điểm thích hợp và trong trạng thái bình tĩnh

Hành động và lời nói phải có chừng mực

6.4 Kỹ năng thuyết phục đồng nghiệp

Những đóng góp, ý kiến, quan điểm muốn được người khác chấp nhận, bạn cần thuyết phục được họ bởi suy nghĩ của một người rất khó để thay đổi Kỹ năng thuyết phục bằng lời nói, hành động và thái độ có thể thay đổi cách nhìn của người khác về vấn đề và đồng

ý với quan điểm của bạn

Các bước cơ bản để thuyết phục người khác:

-Tìm hiểu những nhu cầu, mong muốn của người nghe

Tạo sự thiện cảm như qua trang phục, lời nói, hành động

Tạo sự tin cậy qua dẫn chứng có cơ sở Trong khi trình bày cần thể hiện sự tự tin vào quan điểm của mình

Tạo ra sự tương đồng, liên tưởng, kết nối chủ đề của bạn với những điều mà đối tượng quan tâm

-Lắng nghe và giải quyết những ý kiến

Chia sẻ sự cảm kích và chốt thông tin

Đánh giá lại và rút kinh nghiệm

6.5 Họp nhóm

Họp nhóm để làm gì?

Trong quá trình làm việc nhóm thì không thể thiếu họp nhóm Họp nhóm thường để các thành viên đưa ra ý tưởng, xác định hướng đi chung và phân công công việc ở giai

đoạn đầu; cùng nhau giải quyết vấn đề, hoàn thiện ý tưởng trong giai đoạn giữa; và đến giai đoạn cuối, họp nhóm để tổng kết, hoàn thành nhiệm vụ

Nguyên nhân họp nhóm không hiệu quả là gì?

Trưởng nhóm chưa chuẩn bị kế hoạch cho buổi họp; các thành viên chưa thống nhất cách thức làm việc; ý kiến phát biểu lan man, lệch hướng, gây mất thời gian, hoặc bị cứng nhắc, dễ dập tắt những ý tưởng sáng tạo; thái độ thờ ơ, không tích cực thảo luận đóng góp ý kiến hay đưa ra quyết định; các thành viên ngại va chạm, phản bác ý kiến của nhau

Cần chuẩn bị:

-Xác định mục đích của cuộc họp

Lên kế hoạch họp: xác định địa điểm, thời gian, các phương tiện, công cụ cần thiết phục vụ cho cuộc họp và nội dung, tiến trình cụ thể của cuộc họp

-Xác định vai trò của người tham gia

Khuyến khích trao đổi ý kiến tham gia thảo luận, nêu ý kiến

Kết luận

Tuyên bố kết thúc

6.6 Phân chia nhiệm vụ

Lợi ích của việc phân chia nhiệm vụ hiệu quả:

- Sử dụng năng lực từng thành viên tối ưu, khi người được phân công sẽ phát huy được thế mạnh của mình

Quản lý được thời gian tốt hơn vì công việc được giao cho đúng người thực hiện

-nhanh hơn, chất lượng hơn

Có 7 bước phân giao nhiệm vụ hiệu quả:

-Suy tính trước mọi vấn đề liên quan: Cố gắng phân công công việc trước

Tham khảo ý kiến: Thảo luận cùng các thành viên trong nhóm về những công việc sẽ phân công cho họ

Đặt giới hạn thời gian hoàn thành công việc: Nhóm bàn bạc tìm hiểu những yếu tố cần thiết để hoàn thành công việc

Phân công cả những công việc thú vị và không thú vị: Phân công đều cho mỗi thành viên cả những việc thú vị và không thú vị

Phân công toàn bộ công việc: Phân công toàn bộ công việc thay vì phân công từng phần nhỏ

Nêu rõ kỳ vọng của nhóm về hiệu quả công việc: Xác hành những kỳ vọng đối với mỗi công việc được giao

- Phân công nhiệm vụ và tin tưởng: Tạo cơ hội cho các thành viên trong nhóm làm quen với công việc được giao

Một số lời khuyên cho việc hoạt động nhóm hiệu quả:

-Tập trung vào mục tiêu chung

Phân công rõ vai trò

Đặt mục tiêu cụ thể

Chia sẻ thông tin

Thiết lập sự tôn trọng và tín nhiệm

Tạo niềm vui

B PHẦN TRÒ CHƠI