THIẾT kế hệ THỐNG CÔNG NGHIỆP THIẾT kế hệ THỐNG QUẢN lí KHO

Bởi tồn kho được xem như là “miếng đệm an toàn” giữa cung ứng và sản xuất.Hàng tồn kho không chỉ có tồn kho thành phẩm để đáp ứng khách hàng mà còn cótồn kho bán thành phẩm giúp hệ thống

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT

KHOA CƠ KHÍ CHẾ TẠO MÁY

ĐỒ

ÁN :THIẾT KẾ

Mục Lụ

c

CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU 1

Đặt vấn đề 1

Mục tiêu đồ án 2

Nội dung 2

Phạm vi và giới hạn đề tài 3

Bố cục 3

Kế hoạch thực hiện và phân công nhiệm vụ 4

CHƯƠNG 2 : PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG 5

2.1 Giới thiệu công ty 5

2.2 Phân tích hiện trạng của công ty 7

Quy trình hoạt động 7

Phân tích hiện trạng 7

CHƯƠNG 3 : THIẾT KẾ MÔ HÌNH PHẦN MỀM QUẢN LÍ KHO 11

3.1 Xác định nhu cầu 11

Phân loại các nhu cầu 14

3.2 Sơ đồ chức năng 15

□ Ý nghĩa của từng chức năng: 15

3.3 Thiết kế sơ khởi 21

TÀI LIỆU THAM KHẢO 29

CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU Đặt vấn đề

Đối với bất kỳ một công ty sản xuất kinh doanh nào, để đảm bảo quá trình hoạtđộng diễn ra bình thường và liên tục thì đều đòi hỏi một lượng hàng tồn kho nhấtđịnh Bởi tồn kho được xem như là “miếng đệm an toàn” giữa cung ứng và sản xuất.Hàng tồn kho không chỉ có tồn kho thành phẩm để đáp ứng khách hàng mà còn cótồn kho bán thành phẩm giúp hệ thống sản xuất liên tục và tồn kho nguyên vật liệudùng trong sản xuất Hàng tồn kho quá nhiều hay quá ít đều gây ảnh hưởng đến quátrình sản xuất kinh doanh, do đó cần phải có cách thức quản lý phù hợp với thànhphần chiếm 40% - 50% tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp

Với những doanh nghiệp chế tạo sản phẩm kĩ thuật, chủ yếu là nhập và bánhàng, chỉ có lượng tồn kho thành phẩm giá trị cao, thì việc quản lý kiểm soát tốtlượng hàng là một vấn đề rất quan trọng Ngoài ra, việc xác định mức tồn kho hợp

lý đảm bảo không thiếu hàng để tránh mất khách hàng và không thừa hàng, việcthừa hàng sẽ làm tăng chi phí tồn kho luôn là một vấn đề nan giải mà các công typhải đối mặt

Giống như các doanh nghiệp chế tạo khác, các công ty trong lĩnh vực kĩ thuật ởViệt Nam, hầu như không sản xuất mà chỉ nhập về chế tạo ra sản phẩm và bán lạicũng gặp phải những vấn đề về quản lý hàng tồn kho

Công ty Bình Minh Việt là một công ty nhỏ trong lĩnh vực kĩ thuật, kinhdoanh một số sản phẩm với kích thước và trọng lượng khác nhau, nên việc quản lýkho cũng được chứ trọng Hệ thống thông tin quản lý của công ty vẫn chưa đáp ứnghết nhu cầu, dòng thông tin chưa liên kết chặt chẽ và thống nhất giữa các bộ phậndẫn đến sai sót về dự báo số lượng hàng hóa, tiến độ thực hiện hợp đồng…

ĐỒ ÁN THIẾT KẾ HỆ THỐNG CÔNG NGHIỆP

Nhóm 5

GVHD:THẦY LÊ MINH TÀI

3

Ngoài ra trong quá trình tìm hiểu, nhóm em nhận thấy công ty chưa quan tâmđến bài toán cực tiểu chi phí tồn kho, chưa có chính sách đặt hàng phù hợp, khôngxác định được thời điểm, số lượng đặt hàng Bên cạnh đó, việc dự báo nhu cầu chocác loại sản phẩm chưa được thực hiện, hàng hóa chủ yếu được đặt hàng theo cảmtính hoặc khi khách hàng có nhu cầu, dẫn đến một số mặt hàng thường xuyên thiếuhàng, một số khác thì lại tồn trữ khá lớn.

Với những vấn đề trên, công ty mong muốn một hệ thống quản lý kho tốt hơn,đáp ứng được nhu cầu của các phòng ban; giảm chi phí tồn kho, giảm tỷ lệ đơn hàng

bị mất và tăng khả năng đáp ứng khi nhu cầu khách hàng thay đổi cũng như dự báo

về số lượng hàng tồn kho Tuy nhiên, vì hạn chế về thời gian và khả năng lập trình,

nhóm nghiên cứu quyết định thực hiện đề tài luận văn: “THIẾT KẾ PHẦN MỀM

THÔNG TIN HỖ TRỢ QUẢN LÝ KHO CHO CÔNG TY BÌNH MINH VIỆT”

để làm tiền đề cho xây dựng hệ thống sau này

Mục tiêu đồ án

 Mục tiêu của đồ án là mô hình thiết kế hệ thống thông tin hỗ trợ quản lýkho, xây dựng quy trình tính toán dự báo và hoạch định tồn kho

 Triển khai quy trình với một số sản phẩm tiêu biểu

 Kết quả của đề tài là bài excel chi tiết hệ thống, đáp ứng các yêu cầucủa công ty và cung cấp các hướng dẫn cần thiết cho các bộ phận

 Xác định vấn đề của công ty

 Xác định nhu cầu của các phòng ban

 Phân tích các nhu cầu, xác định yêu cầu đối với phần mềm

 Đánh giá, xem xét và lựa chọn phương án thiết kế phần mềm

 Thiết kế chi tiết phần mềm xây dựng quy trình tính toán dự báo nhucầu, hoạch định tồn kho.

 Triển khai quy trình với một số sản phẩm tiêu biểu

Phạm vi và giới hạn đề tài

Do hạn chế về thời gian và lập trình nên đề tài chỉ giới hạn trong nội dung sau:

 Khảo sát nhu cầu của các phòng ban trong công ty

 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin hỗ trợ xây dựng hệ thống quản lýkho

 Xây dựng quy trình tính toán dự báo, tồn kho

 Thu thập số liệu xuất nhập lấy từ phòng kế toán từ 5/2013 – 8/2014 đểthực hiện tính toán dự báo nhu cầu và hoạch định tồn kho với một số sản phẩm tiêu biểu

Bố cục

 Chương 1: Giới thiệu tổng quát về đồ án: lý do hình thành đề tài, mụctiêu và nội dung của đề tài

 Chương 2: Giới thiệu sơ nét về công ty và phân tích hiện trạng

 Chương 3: Tóm tắt kết quả đạt được của các bước thực hiện

 Chương 4: Kết luận và kiến nghị các kết quả

Kế hoạch thực hiện và phân công nhiệm vụ

Bảng 1.1 Kế hoạch thực hiện và phân công nhiệm vụ

Stt Nội dung Người thực hiện

1 Thu thập và tổng hợp dữ liệu

Đánh giá, xác định vấn đề

Phân tích nhu cầu của công ty và yêu cầu của phần mềm

Thiết kế phần mềm trên nền tảng EXCEL

Nguyễn Xuân Đô

2

-Thu thập và tổng hợp dữ liệu

Đánh giá, xác định vấn đề

Phân tích chức năng của của phần mềm

Làm bài thuyết minh

Nguyễn Anh Phú

CHƯƠNG 2 : PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG

Chương 2 sẽ giới thiệu tổng quan về công ty, bên cạnh đó trình bày các vấn đề mà công ty đang gặp phải Từ đó giúp đưa ra các phương án đề xuất cảitiến

2.1 Giới thiệu công ty

Tên công ty CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT CƠ ĐIỆN BÌNH

MINH VIỆT

Tên giao dịch BINH MINH VIET MECHANICAL AND

ELECTRICAL ENGINEERING CO., LTDGiám đốc Nguyễn Ngọc Hân

Văn phòng trụ sở chính 364 Nguyễn Văn Nghi, Phường 7, Quận Gò Vấp, TP

Hồ Chí MinhĐịa chỉ thực tập 158/6, tổ 3 ấp 1, Nhị Bình, Hóc Môn, Hồ Chí Minh

Một số sản phẩm tiêu biểu được trình bày

trong bảng dưới đây:

6 Miệng gió tôn soi lỗ 2

Từ các sản phẩm tiêu biểu trên, ta có thể thấy kích thước và trọng lượng của hànghóa mà công ty đang kinh doanh.

2.2 Phân tích hiện trạng của công ty

Quy trình hoạt động

- Công ty tiếp nhận đơn hàng trực tiếp từ khách hàng hoặc bằng điện thoại,fax, email

- Sau khi nhận đơn đặt hàng thì

SẢN PHẨM TỪ NHÀ SẢN XUẤT ->>> PHƯƠNG TIỆN VẬN CHUYỂN ->>> XƯỞNG ->>> CHẾ TẠO ->>> LƯU KHO ->>> KHÁCH HÀNG,CÔNG TRÌNH

Phân tích hiện trạng

Với quy trình hoạt động như trên, hàng hóa được lưu trong kho và kiểm soát bằngphần mềm Tuy nhiên, hệ thống vẫn còn nhiều khuyết điểm, chưa phù hợp với nhucầu dẫn đến nhiều tình trạng như:

-Một số hàng hóa cùng tên nhưng mã hàng lại không thống nhất và có nhữnghàng hóa chưa có mã hàng dẫn đến tình trạng giao nhầm sản phẩm (bảng bêndưới) :

Bảng 2.2 Thống kê mã hàng một số sản phẩm từ tháng 6/2018 đến tháng 12/2018

Tên hàng Tên mã hàng

6/2018 12/2018Ống gió vuông OGV

Miệng gió 1 lớp cánh MG MG

Miệng gió 2 lớp cánh MG MG

Miệng gió tôn soi lỗ MG MG

Từ bảng 2.2, ta thấy mã hàng của một số sản phẩm trong hai giai đoạn liên tiếp là tháng 6/2018 và tháng 12/2018 không trùng khớp, có hai tên khác nhau, dẫn đến việc quản lý hàng hóa gặp khó khăn, không kiểm soát được số lượng tồn thực tế.

o Với những sản phẩm lớn, số lượng ít thì việc cập nhật chính xác,nhưng những mặt hàng nhỏ như giấy điện tim, giấy não, kéo,kẹp nhập về theo thùng với số lượng lớn, khách hàng lấy sỉhoặc lẻ (từ 10 cuộn (cái) trở lên), thì lại khó kiểm soát Một sốhàng công ty nhập về số lượng ít, nhưng không bán được nêntồn lâu Dẫn đến tình trạng không đáp ứng đủ đơn đặt hàng, làmmất uy tín của công ty và giảm lợi nhuận

Việc trao đổi thông tin giữa các phòng ban khác không được thực hiện chặt chẽ dẫnđến nhiều tình trạng:

o Bộ phận kỹ thuật không xác định được thời gian bảo hành (từlúc bắt đầu đến khi kết thúc), dẫn đến việc thông báo với bộphận kế toán để thu hồi khoản tiền đảm bảo từ ngân hàng bịchậm, làm mất đi chi phí cơ hội; không kiểm soát được thờigian xuất nhập và hạn sử dụng, dẫn đến hàng quá hạn dùng màkhông thông báo cho kho hay, khi bán hàng ra thì mới biết

o Thống kê về số lượng tồn của hàng trong kho không đồng nhấtgiữa bộ phận kho và kế toán (bảng bên dưới):

Tên hàng hóa Số liệu bộ phận

kho

Số liệu bộ phận kế

toánỐng gió vuông 58 34Van động cơ On-off 69 49Miệng gió 1 lớp cánh 46 39

(Đơn vị tính (đvt): cái)

Bảng 2.3 trình bày một số sản phẩm có số lượng hàng tồn tính đến tháng 12/2018, ta thấy số liệu không trùng khớp giữa bộ phận kho và bộ phận kế toán Nguyên nhân là

do việc trao đổi thông tin giữa các phòng ban không liên kết với nhau, dẫn đến tình trạng số liệu không trùng khớp, không chặt chẽ

o Bộ phận thư ký không theo dõi được tiến độ hợp đồng, dẫn đếnviệc giao hàng bị trễ thời hạn, phải bồi thường hoặc phải chịunhững chi phí vận chuyển nhanh không đáng có

Bảng 2.4 Tổng hợp các vấn đề

- Hệ thống vẫn còn nhiều khuyết điểm, chưa phù hợp với nhu cầu:

o Một số hàng hóa cùng tên nhưng mã hàng trong 2 giai đoạnliên tiếp lại không thống nhất

o Cập nhật số lượng không chính xác, khó kiểm soát với cácsản phẩm nhỏ, số lượng nhiều

- Thông tin trao đổi giữa các phòng ban khác không được thực hiện

chặt chẽ:

o Bộ phận kỹ thuật không xác định được thời gian bảo hành

o Thống kê về xuất nhập của sản phẩm không đồng nhất giữa bộphận kho và kế toán

o Bộ phận thư ký không theo dõi được tiến độ hợp đồng

o Một số hàng có số lượng tồn cao từ phần mềm nhưng khi kiểmtra thực tế thì không có trong kho

- Chưa có chính sách hoạch định tồn kho hợp lý, dẫn đến chi phí tồn

kho cao

Bảng 2.5 các yêu cầu đối với hệ thống

Bảng 2.5 trình bày những yêu cầu mà công ty mong muốn hệ thống quản lý kho mới đáp ứng để khắc phục được những vấn đề đã trình bày tổng hợp ở bảng 2.4 Tuy nhiên, vì hạn chế về thời gian và khả năng lập trình, chúng tôi quyết định đưa ra phương án giải quyết là thiết kế mô hình hệ thống thông tin hỗ trợ quản lí kho

- Thống nhất tên mã hàng

- Cập nhật chính xác và kịp thời số lượng xuất nhập của hàng hóa

- Thông tin giữa các phòng ban liên kết chặt chẽ với nhau

- Theo dõi được tiến độ hợp đồng

- Theo dõi được thời gian bảo hành và hạn sử dụng của sản phẩm

- Quản lí được số lượng sản phẩm xuất -nhập của xưởng

- Hệ thống giúp giảm chi phí tồn kho, giảm tỷ lệ đơn hàng bị mất và

tăng khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng

CHƯƠNG 3 : THIẾT KẾ MÔ HÌNH PHẦN MỀM QUẢN LÍ KHO

• Tôi muốn kiểm soát được

việc xuất nhập hàng hóa trong

kho theo mã hàng

• Các bộ phận trong công ty

xuất các báo cáo khi tôi cần

• Bộ phận kỹ thuật nắm được

mã hàng, số seri để kiểm tra

thời gian bảo hành của sản

phẩm

• Tôi muốn hệ thống được

xây dựng và hoàn thành sớm

với chi phí thấp

• Hệ thống được xây dựng dựa

trên nền Microsoft Excel

• Hệ thống có tính bảo mật cao

• Tôi muốn giám sát dễ dàng từng

nhân viên làm việc như thế nào

• Thống kê số lượng xuất nhậptheo mã hàng

• Hiển thị thời gian xuất nhậphàng theo mã hàng

• Thống kê số lượng tồn của sảnphẩm

• Quản lý thời gian xuất nhậptheo mã hàng

Kế toán:

• Tôi muốn kiểm soát dễ

dàng hàng hóa theo mã

hàng

• Tôi muốn dễ dàng tìm kiếm

nội dung cần tra cứu

• Tôi muốn quản lý được số

lượng xuất,nhập, hàng tồn

trong kho dễ dàng theo mã

hàng

• Theo dõi dễ dàng được thời

gian xuất nhập của hàng

• Giao diện thân thiện

• Thống kê số lượng xuất nhậptheo mã hàng,

• Thống kê số lượng tồn theo mãhàng

• Hiển thị thời gian xuất nhậptheo mã hàng

• Hiển thị giá sản phẩm

• Hiển thị thời gian xuất nhậphàng hóa

• Lưu trữ thông tin khách hàng

• Xuất thông tin giao nhận hàngtheo bảng biểu

Kỹ thuật:

• Tôi muốn quản lý được thời

gian hoàn thành bán thành

phẩm qua từng máy

• Tôi muốn dễ dàng bảo trì bảo

dưỡng dụng cụ,máy móc trong

nhà xưởng

• Tôi muốn bán thành phẩm được

cung cấp nhanh nhất cho công

đoạn tiếp theo

• Tôi muốn kiểm dễ kiểm tra chất

• Đặt dụng cụ gần nơi làmviệc,sắp xếp gọn gàn

Sau khi chuyển đổi yêu cầu của người sử dụng thành đặc tính của hệ thống, nhóm phân loại các nhu cầu để xác định yêu cầu nào là chức năng, phi chức năng, yêu cầu nào là không bắt buộc Sau đó sẽ xem xét các yêu cầu chức năng để xây dựng

Nonfunctional1

Thống kê số lượng xuất nhập theo mã hàng x

2

Hiển thị thời gian xuất nhập hàng theo mã hàng x

3 Hiển thị giá sản phẩm.

x

4 Thông tin cập nhật liên tục. x

5 Xây dựng trên nền Microsoft Excel.

+Dự báo nhu cầu sản phẩm.

+Xác định số lượng và điểm tái đặt hàng

-Kiểm soát hàng hóa:

+Kiểm soát số lượng nhập xuất, tồn trong kho theo mã hàng, nhàsản xuất

+Kiểm soát thời gian xuất nhập hàng hóa

+Vị trí của hàng trong kho

Nhu cầu Chức năng Kiểm soát

hàng hóa

Dự báo đặt hàng

Phân quyền Báo cáo

Thống kê số lượng xuất nhập theo

Thông tin cập nhật liên tục x

Lưu trữ thông tin vị trí hàng hóa x

Thống kê số lượng tồn theo mã hàng x

Cảnh báo khi hàng tồn trong kho sắp

hết

hoặc dưới mức tối thiểu

x

Lưu trữ báo cáo xuất nhập hàng x

Xuất thông tin giao nhận hàng theo

Từ các chức năng của hệ thống, trình tự thực hiện trong từng chức năng được thể hiện như sơ đồ dưới đây:

Pha kiểm soát hàng hóa

Sau khi được trao quyền truy cập vào pha kiểm soát hàng hóa và có đơnhàng nhập về từ nhà cung cấp, người dùng “nhập, chọn mã/ tên hàng”, hệ thống

sẽ “xuất/ hiển thị thông tin hàng” Nếu là hàng mới thì có thể tạo mới, hoặc xóa

đi thông qua “tạo hàng mới/ xóa” Người dùng từ đó có thể “cập nhật, chỉnhsửa thông tin cơ bản của hàng hóa”, thiết lập “giá sản phẩm” và phải “xácnhận” đồng ý thì dữ liệu mới được “lưu trữ” Dữ liệu được lưu trữ dùng để

“cảnh báo hàng sắp hết hạn” hoặc xuất dữ liệu cho các chức năng dự báo, đặthàng, báo cáo…

Pha dự báo, điểm/ cỡ lô đặt hàng

Sau khi được trao quyền truy cập vào pha dự báo, điểm/ cỡ lô đặt hàng,người dùng “nhập mã hàng”, rồi “chọn hàng”, sẽ có 2 trường hợp là dự báo,tính điểm và cỡ lô đặt hàng hoặc là lên danh sách đặt hàng Một, khi muốn dựbáo tính cỡ lô thì sau khi chọn hàng, hệ thống sẽ tính toán theo quy trình dựbáo, hoạch định tồn kho với dữ liệu được lưu trữ , kết quả sẽ được “hiệu chỉnh”rồi “lưu trữ” lại Hai, sau khi chọn hàng sẽ “lên danh sách đặt hàng” (số lượng,

tên…) sẽ được “hiệu chỉnh/ xác nhận” lại rồi sẽ được lưu trữ Các dữ liệu này

sẽ nguồn thông tin để “báo cáo”

Pha báo cáo

3.3 Thiết kế sơ khởi

ĐỒ ÁN THIẾT KẾ HỆ THỐNG CÔNG NGHIỆP

Nhóm 5

GVHD:THẦY LÊ MINH TÀI

26

Tìm Kiếm

-Nhấn vào Ô “tìm kiếm” trên “Giao Diện Chính”

-Chúng ta sẽ Tìm kiếm theo STT,Tên Sản Phẩm hoặc Mã Hàng!!

-Ví dụ về “Tìm kiếm” bằng “Số Thứ Tự”

-Ví dụ “Tìm Kiếm” bằng “Mã Hàng”.

-Cho dù chúng ta “Tìm kiếm” bằng cách nào đi nữa thì khi hiện ra kết quả.Nếu như

“Số lượng tồn” < 10 thì phần mềm sẽ tự động cảnh báo bằng việc bôi đỏ ô đó.

Nhập Liệu

-Nhấn vào ô Nhập Liệu trên Giao diện chính

-Điền đầy đủ các thông tin cần nhập

Hệ thống sẽ tự động nhập dữ liệu bạn vừa mới nhập sang “Xuất –Nhập-Tồn”