Đề án số hóa tài liệu lưu trữ giai doan 2019 2020

MỤC LỤC I. Các căn cứ pháp lý 3 II. Thực trạng và sự cần thiết phải xây dựng đề án số hóa tài liệu 3 1. Thực trạng 3 2. Sự cần thiết phải xây dựng đề án số hóa tài liệu 5 III. Mục tiêu và phạm vi đề án số hóa tài liệu 6 1. Mục tiêu 6 2. Phạm vi của Đề án 7 3. Chủ Đề án 9 IV. Nội dung chính của Đề án 9 1. Số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử 9 1.1. Khối lượng công việc 9 1.2. Quy trình thực hiện số hóa 9 1.3. Giải pháp triển khai số hóa 10 2. Đầu tư thiết bị phần cứng phục vụ số hóa 13 3. Đào tạo và chuyển giao công nghệ 14 V. Khái toán kinh phí thực hiện đề án 14 1. Căn cứ lập kinh phí 14 2. Tổng kinh phí thực hiện đề án 15 3. Phân kỳ thực hiện 15 VI. Các giải pháp triển khai đề án 18 1. Giải pháp tổ chức, điều hành thực hiện Đề án 18 2. Giải pháp kỹ thuật 18 3. Giải pháp về tài chính 18 4. Giải pháp đảm bảo các nguồn lực 18 5. Giải pháp kiểm tra, giám sát thực hiện Đề án 18 VII. Tổ chức thực hiện Đề án 19 1. Sở Nội vụ 19 2. Sở Tài Chính 19 PHỤ LỤC 20 BẢNG 1 TỔNG HỢP KINH PHÍ THỰC HIỆN ĐỀ ÁN 20 BẢNG 2 TỔNG MỨC ĐẦU TƯ 21 BẢNG 3 DỰ TOÁN SỐ HÓA NĂM 2019 24 BẢNG 4 DỰ TOÁN SỐ HÓA NĂM 2020 25 BẢNG 5 DỰ TOÁN THIẾT BỊ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 26 BẢNG 6 ĐÀO TẠO VÀ CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ 43 UBND TỈNH AN GIANG SỞ NỘI VỤ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc Số: ĐASNV An Giang, ngày tháng năm 2019 ĐỀ ÁN “Số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh An Giang” Giai đoạn I (20192020) I. CƠ SỞ PHÁP LÝ ĐỂ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN Luật Lưu trữ số 012011QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Nghị định số 012013NĐCP ngày 03 tháng 01 năm 2013 quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ năm 2011; Chỉ thị số 052007CTTTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Quyết định số 1595QĐBTTTT ngày 03 tháng 10 năm 2011 của Bộ Thông tin và truyền thông Về việc công bố Định mức tạo lập cơ sở dữ liệu trong hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin; Thông tư số 042014TTBNV ngày 23 tháng 6 năm 2014 của Bộ Nội vụ Quy định định mức kinh tế kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; Thông tư số 022019TTBNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ Quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử; Chỉ thị số 117CTUBND ngày 10 tháng 01 năm 2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang về việc tăng cường công tác văn thư, lưu trữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh An Giang; Quyết định số 2223QĐUBND ngày 14 tháng 10 năm 2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh An Giang; Chương trình số 40CTrUBND ngày 25 tháng 01 năm 2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang về Chương trình công tác năm 2017; Kế hoạch số 15KHUBND ngày 10 tháng 01 năm 2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang về Công tác văn thư, lưu trữ năm 2017. II. THỰC TRẠNG VÀ SỰ CẦN THIẾT PHẢI XÂY DỰNG ĐỀ ÁN SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH AN GIANG 1. Thực trạng Tài liệu lưu trữ của tỉnh An Giang chủ yếu được hình thành từ sau ngày giải phóng thống nhất đất nước năm 1975. Sau hơn 40 năm xây dựng đổi mới và hội nhập, tỉnh An Giang đã đạt được nhiều thành tựu to lớn, cùng bắt nhịp với sự phát triển chung của toàn xã hội trên nhiều lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội, khoa học kỹ thuật, an ninh quốc phòng..., tất cả đã được ghi lại đầy đủ nhất trong tài liệu lưu trữ, đó là bằng chứng thật không gì có thể thay thế được và càng không thể mua được bằng tiền khi tài liệu lưu trữ bị hư hỏng hoặc mất đi. Để lưu giữ cho muôn đời sau tìm về cội nguồn, biết được công sức, trí tuệ của người đi trước. Tỉnh An Giang đã hình thành hệ thống tổ chức lưu trữ từ tỉnh đến xã, ở tỉnh có Kho lưu trữ lịch sử tỉnh và các Kho lưu trữ hiện hành của Sở ngành; ở huyện có các Kho lưu trữ huyện; ở xã từng bước cũng đã bố trí được nơi chứa tài liệu. Nhìn chung, hầu hết các cơ quan, tổ chức đều có bộ phận lưu trữ trực thuộc Văn phòng hoặc phòng Hành chính Tổng hợp và có cán bộ phụ trách công tác này để quản lý tài liệu.

MỤC LỤC

I Các căn cứ pháp lý 3

II Thực trạng và sự cần thiết phải xây dựng đề án số hóa tài liệu 3

1 Thực trạng 3

2 Sự cần thiết phải xây dựng đề án số hóa tài liệu 5

III Mục tiêu và phạm vi đề án số hóa tài liệu 6

1 Mục tiêu 6

2 Phạm vi của Đề án 7

3 Chủ Đề án 9

IV Nội dung chính của Đề án 9

1 Số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử 9

1.1 Khối lượng công việc 9

1.2 Quy trình thực hiện số hóa 9

1.3 Giải pháp triển khai số hóa 10

2 Đầu tư thiết bị phần cứng phục vụ số hóa 13

3 Đào tạo và chuyển giao công nghệ 14

V Khái toán kinh phí thực hiện đề án 14

1 Căn cứ lập kinh phí 14

2 Tổng kinh phí thực hiện đề án 15

3 Phân kỳ thực hiện 15

VI Các giải pháp triển khai đề án 18

1 Giải pháp tổ chức, điều hành thực hiện Đề án 18

2 Giải pháp kỹ thuật 18

3 Giải pháp về tài chính 18

4 Giải pháp đảm bảo các nguồn lực 18

5 Giải pháp kiểm tra, giám sát thực hiện Đề án 18

VII Tổ chức thực hiện Đề án 19

1 Sở Nội vụ 19

2 Sở Tài Chính 19

PHỤ LỤC 20

BẢNG 1 - TỔNG HỢP KINH PHÍ THỰC HIỆN ĐỀ ÁN 20

BẢNG 2 - TỔNG MỨC ĐẦU TƯ 21

BẢNG 3 - DỰ TOÁN SỐ HÓA NĂM 2019 24

BẢNG 4 - DỰ TOÁN SỐ HÓA NĂM 2020 25

BẢNG 5 - DỰ TOÁN THIẾT BỊ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 26

BẢNG 6 - ĐÀO TẠO VÀ CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ 43

UBND TỈNH AN GIANG

SỞ NỘI VỤ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: /ĐA-SNV An Giang, ngày tháng năm 2019

ĐỀ ÁN

“Số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh An Giang”

Giai đoạn I (2019-2020)

I CƠ SỞ PHÁP LÝ ĐỂ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 quy định chitiết một số điều của Luật Lưu trữ năm 2011;

- Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướngChính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;

- Quyết định số 1595/QĐ-BTTTT ngày 03 tháng 10 năm 2011 của BộThông tin và truyền thông Về việc công bố Định mức tạo lập cơ sở dữ liệu tronghoạt động ứng dụng công nghệ thông tin;

- Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23 tháng 6 năm 2014 của Bộ Nội vụQuy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;

- Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụQuy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưutrữ điện tử;

- Chỉ thị số 117/CT-UBND ngày 10 tháng 01 năm 2017 của Ủy ban nhândân tỉnh An Giang về việc tăng cường công tác văn thư, lưu trữ và phát huy giátrị tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh An Giang;

- Quyết định số 2223/QĐ-UBND ngày 14 tháng 10 năm 2015 của Ủy bannhân dân tỉnh An Giang ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồnnộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh An Giang;

- Chương trình số 40/CTr-UBND ngày 25 tháng 01 năm 2017 của Ủy bannhân dân tỉnh An Giang về Chương trình công tác năm 2017;

- Kế hoạch số 15/KH-UBND ngày 10 tháng 01 năm 2017 của Ủy ban nhândân tỉnh An Giang về Công tác văn thư, lưu trữ năm 2017

II THỰC TRẠNG VÀ SỰ CẦN THIẾT PHẢI XÂY DỰNG ĐỀ ÁN

SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH AN GIANG

1 Thực trạng

Tài liệu lưu trữ của tỉnh An Giang chủ yếu được hình thành từ sau ngàygiải phóng thống nhất đất nước năm 1975 Sau hơn 40 năm xây dựng đổi mới vàhội nhập, tỉnh An Giang đã đạt được nhiều thành tựu to lớn, cùng bắt nhịp với

sự phát triển chung của toàn xã hội trên nhiều lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội,khoa học kỹ thuật, an ninh quốc phòng , tất cả đã được ghi lại đầy đủ nhấttrong tài liệu lưu trữ, đó là bằng chứng thật không gì có thể thay thế được vàcàng không thể mua được bằng tiền khi tài liệu lưu trữ bị hư hỏng hoặc mất đi.

Để lưu giữ cho muôn đời sau tìm về cội nguồn, biết được công sức, trí tuệ củangười đi trước Tỉnh An Giang đã hình thành hệ thống tổ chức lưu trữ từ tỉnhđến xã, ở tỉnh có Kho lưu trữ lịch sử tỉnh và các Kho lưu trữ hiện hành của Sởngành; ở huyện có các Kho lưu trữ huyện; ở xã từng bước cũng đã bố trí đượcnơi chứa tài liệu Nhìn chung, hầu hết các cơ quan, tổ chức đều có bộ phận lưutrữ trực thuộc Văn phòng hoặc phòng Hành chính - Tổng hợp và có cán bộ phụtrách công tác này để quản lý tài liệu

Hàng năm, Kho lưu trữ lịch sử tỉnh và các Kho lưu trữ hiện hành ở các cơquan, tổ chức trong toàn tỉnh đã phục vụ hàng ngàn lượt độc giả đến khai thác sửdụng tài liệu lưu trữ Do tình hình thực tế hiện nay, tỉnh chưa xây Kho lưu trữchuyên dụng nên Chi cục Văn thư - Lưu trữ chưa thực hiện việc thu thập tài liệucủa các cơ quan, đơn vị trong tỉnh về lưu trữ lịch sử của tỉnh Hiện nay, Chi cụcVăn thư - Lưu trữ đang lưu giữ 05 Phông tài liệu, thành phần tài liệu chủ yếu làcác tài liệu hành chính, phần lớn đã chỉnh lý, sắp xếp khoa học thành hồ sơ Trong số tài liệu còn lại do trải qua thời gian tồn tại khá dài cùng với nhữngnguyên nhân như môi trường, khí hậu, điều kiện bảo quản không đáp ứng yêucầu, phần lớn tài liệu đã bị xuống cấp, một bộ phận đáng kể đã bị hư hỏng hoặcđang bị hư hỏng ở mức độ khác nhau, tài liệu lưu trữ được ghi bằng nhữngphương pháp ghi tin rất khác nhau như viết tay, đánh máy, in Roneo, chụp ảnh,ghi âm , với các chất liệu ghi tin như mực viết, chì, giấy carbon, mực in vàlưu trữ trên các vật mang tin khác nhau như giấy, phim ảnh, băng và đĩa từtính trong đó giấy là phương tiện chủ yếu, giấy được sử dụng để làm tài liệucũng rất đa dạng, phong phú về chủng loại như giấy Pơ-luya, giấy can , rấtkhác nhau về chất lượng Do đó tài liệu được hình thành từ những năm đầu giảiphóng đã bị ố vàng, nấm mốc, nhiều tài liệu bị rách thủng, giòn, mục, mờ chữhoặc mất chữ, hầu như toàn bộ tài liệu giấy đã bị oxy hóa ở mức cao, bị hủyhoại từng phần và có nguy cơ hủy hoại hàng loạt, khối tài liệu này đã xuống cấpnghiêm trọng, do thiếu cơ sở vật chất để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, tài liệuphải bảo quản ở những kho tạm, chật hẹp, ẩm thấp, không có đủ các trang thiết

bị bảo quản tối thiểu Ngoài ra, do những nguyên nhân khách quan, do lịch sử đểlại và khó khăn về kinh phí, nguồn nhân lực nên việc xử lý nghiệp vụ mới chỉthực hiện ở mức độ rất hạn chế, một số ít tài liệu được phân loại, sắp xếp sơ bộ

và công cụ tra cứu chủ yếu là sổ đăng ký văn bản, còn lại trong tình trạng rời lẻchưa được chỉnh lý, xác định giá trị và chưa có các công cụ thống kê, tra cứucần thiết theo yêu cầu của công tác lưu trữ

Trong nhiều năm qua, việc bố trí cán bộ, công chức, viên chức làm côngtác văn thư, lưu trữ ở hầu hết các cấp các ngành còn thiếu nhiều về số lượng, yếu

về chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt là cán bộ lưu trữ chuyên trách thiếu trầmtrọng, chủ yếu làm công tác kiêm nhiệm; Công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụlưu trữ cũng chưa được quan tâm đúng mức, đa số cán bộ chuyên môn chưa lập

hồ sơ công việc do mình theo dõi phụ trách, từ đó công tác lưu trữ không đượcthực hiện theo quy định và tài liệu lưu trữ ngày càng bị tồn đọng nhiều thêm.

Để giải quyết tình trạng tài liệu tồn đọng kéo dài qua nhiều năm, giai đoạn Itỉnh đã xây dựng Đề án Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng nhằm xử lý cấp thiếtnhững tài liệu có giá trị cao nhưng có nguy cơ hư hỏng nặng và các cơ quan,đơn vị có vị trí quan trọng nhưng tài liệu đã quá hạn nhiều năm chưa nộp vàolưu trữ lịch sử tỉnh Đây là nỗ lực lớn của lãnh đạo tỉnh và cán bộ, công chức,viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh trong thời gian qua

Sau khi thực hiện đề án: “Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng tỉnh An Giang”giai đoạn I (2013-2017) đã mang lại hiệu quả lớn: Khối tài liệu đã được phânloại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê và sắp xếp khoa học

2 Sự cần thiết phải xây dựng Đề án số hóa tài liệu

Tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh là “Di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệtđối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa” củađịa phương Hiện tại, khối tài liệu này đã được chỉnh lý, sắp xếp khoa học nhưngchưa được quét, nhập liệu các trường thông tin mô tả tài liệu Từ đó việc khaithác nội dung tài liệu chưa đạt hiệu quả

Đề án “Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng tỉnh An Giang” giai đoạn I 2017) đã thực hiện chỉnh lý 18 cơ quan, đơn vị Hồ sơ sau khi được chỉnh lýđược chia thành 02 loại riêng, đó là hồ sơ bảo quản có thời hạn và hồ sơ bảoquản vĩnh viễn, mỗi loại hồ sơ được thống kê đầy đủ vào bảng kê các hồ sơ vàđóng thành từng quyển Mục lục hồ sơ riêng biệt nhằm thuận lợi cho việc xácđịnh hồ sơ giữ lại cơ quan và hồ sơ giao nộp vào lưu trữ lịch sử Tài liệu lưu trữvĩnh viễn phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triển cũng như đời sốngchính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội của địa phương, khối tài liệu này đã, đang và

(2013-sẽ góp phần quan trọng trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc nói chung,cũng như việc phát triển về mọi mặt kinh tế xã hội của tỉnh Chúng không chỉ làbằng chứng về quá trình hình thành hoạt động của cơ quan quyền lực nhà nướccác cấp mà nó còn phản ánh trung thực từng thời khắc lịch sử quan trọng trongbảo vệ và xây dựng chính quyền của Đảng bộ, quân và dân tỉnh An Giang từ khigiải phóng giành chính quyền cho đến thời kỳ đổi mới hội nhập và còn là di sảncủa quốc gia, dân tộc

Do đó, để khai thác, sử dụng tài liệu đạt hiệu quả cao đồng thời chuẩn bị tàiliệu để đưa vào lưu trữ lịch sử theo quy định, các tài liệu có thời hạn bảo quảnvĩnh viễn phải được số hóa nội dung để lưu trữ Vì vậy, yêu cầu việc xây dựng

đề án “Số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh An Giang giai đoạn I (2019-2020)” làcần thiết

Đây cũng là giải pháp phù hợp với xu hướng phát triển của mô hình chínhphủ điện tử ở Việt Nam và được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật

về văn thư, lưu trữ, như:

- Luật Lưu trữ năm 2011 và Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng

01 năm 2013 Quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ năm 2011;

- Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướngChính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị lưu trữ;

- Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chínhphủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơquan, Lưu trữ lịch sử;

- Các Thông tư của Bộ Nội vụ, Bộ Thông tin và Truyền thông về tạo lập cơ

sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

III MỤC TIÊU VÀ PHẠM VI CỦA ĐỀ ÁN

1 Mục tiêu

- Đề án “Số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh An Giang” giai đoạn I 2020) được xây dựng nhằm mục tiêu cơ bản là quét, nhập liệu các trường thôngtin tài liệu đã được chỉnh lý, sắp xếp nhằm mục đích quản lý, khai thác nội dungtài liệu dễ dàng, nhanh chóng, hiệu quả và tránh được những hao mòn của tàiliệu trong quá trình mượn, trả tài liệu bản gốc

(2019 Thực hiện số hóa, xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử tài liệu lưu trữ vĩnh viễntại 18 cơ quan, đơn vị đã được chỉnh lý bao gồm:

+ Văn phòng UBND tỉnh An Giang (2003-2012)

+ Văn phòng HĐND và UBND huyện Châu Thành

+ Văn phòng HĐND và UBND huyện Thoại Sơn

+ Sở Y tế

+ Sở Lao động Thương binh và Xã hội

+ Sở Giao thông Vận tải

+ Sở Khoa học và Công nghệ

+ Văn phòng HĐND và UBND huyện Châu Phú

+ Văn phòng HĐND và UBND huyện Chợ Mới

- Chuyển phương thức hoạt động của lưu trữ truyền thống sang lưu trữ điện

tử, giúp cho việc khai thác cung cấp thông tin được nhanh chóng, hiệu quả và

tiết kiệm thời gian.

- Cung cấp thông tin được đầy đủ, kịp thời phục vụ cho việc quản lý nhànước thuộc lĩnh vực trên địa bàn tỉnh đạt hiệu quả

- Xây dựng kho dữ liệu số phục vụ cho nhu cầu khai thác, quản lý tập trungtài liệu trên một cơ sở dữ liệu chung

- Đầu tư hệ thống trang thiết bị phần cứng nhằm đảm bảo sẵn sàng ứngdụng công nghệ thông tin (CNTT) trong việc triển khai thực hiện số hóa và côngtác lưu trữ dữ liệu được số hóa, cũng như đảm bảo khả năng vận hành, khai thác,kho lưu trữ điện tử hồ sơ, tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh An Giang Hệ thống phầncứng được đầu tư đảm bảo lưu trữ cơ sở dữ liệu (CSDL) được số hóa ở mức độbảo mật cao, giảm tối đa khả năng truy cập bất hợp pháp từ bên ngoài

- Dữ liệu số hóa có khả năng tích hợp với “Phần mềm quản lý hồ sơ, tàiliệu lưu trữ lịch sử” của kho tài liệu lưu trữ tỉnh nhằm quản lý thống nhất cơ sở

dữ liệu tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh

- Đào tạo và nâng cao trình độ cán bộ trong việc quản lý và tổ chức khaithác sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử nhằm phát huy tối đa hiệu quả đầu tư ứngdụng công nghệ thông tin

đã nhập

Tổng số trang (tài liệu Vĩnh viễn)

Ghi chú

11 Văn phòng HĐND - UBND huyện Châu Thành 78.240 122.643

12 Văn phòng HĐND - UBND huyện Thoại Sơn 92.723 160.401

14 Sở Lao động Thương binh và Xã hội 51,604 92,038

TT Tên cơ quan, đơn vị

Tổng số lượng mục tin văn bản

đã nhập

Tổng số trang (tài liệu Vĩnh viễn)

Ghi chú

b Đầu tư hệ thống phần cứng để lưu trữ và vận hành cơ sở dữ liệu số hóa

I Xây dựng hệ thống máy chủ

1 Máy chủ CSDL + Máy chủ chạy các ứng

01 máy chủ dự phòng

4 Thanh quản lý nguồn cho tủ Rack Thanh 01

II Trang bị hệ thống máy tính, máy quét

phục vụ số hóa tài liệu

2 Máy quét tài liệu tự động khổ A3 Chiếc 03

3 Máy quét tài liệu phẳng khổ A3 Chiếc 03

4 Máy tính cá nhân (bao gồm bộ lưu điện) Bộ 07

c Đào tạo và chuyển giao công nghệ

Đào tạo hướng dẫn sử dụng CSDL đã được số hóa với mục đích cung cấpđầy đủ các kiến thức cơ bản và nâng cao về các bước quy trình số hóa, khai thác

và sử dụng CSDL đã có nhằm hỗ trợ nhân sự phụ trách của các đơn vị thực hiệntốt các nhiệm vụ: Thực hiện các thao tác cơ bản trong quy trình số hóa hồ sơ lưutrữ phát sinh sau khi Đề án kết thúc; Khai thác, sử dụng CSDL đã được số hóamột cách an toàn, bảo mật và có hiệu quả,

3 Chủ Đề án

Sở Nội vụ tỉnh An Giang (Chi cục Văn thư – Lưu trữ)

IV NỘI DUNG CHÍNH CỦA ĐỀ ÁN

1 Số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử

1.1 Khối lượng công việc

Khối lượng tài liệu cần số hóa là 3.153.269 trang tài liệu gồm tài liệu lưu

trữ vĩnh viễn thuộc 18 đơn vị như trên

1.2 Quy trình thực hiện số hóa

Quy trình số hóa và khai thác tài liệu tại Kho lưu trữ lịch sử theo mô hình sau:

- Để thực hiện các nhiệm vụ trên cần có:

+ Công nghệ phù hợp cho việc số hóa tài liệu

+ Cơ sở hạ tầng đầy đủ phục vụ cho việc số hóa

+ Nhân lực chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ và thực hiện thành thạo số hoá

- Các yêu cầu về công nghệ để thực hiện việc số hóa:

+ Tạo lập tài liệu lưu trữ dễ dàng, thuận tiện, bảo quản tốt bản gốc

+ Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về chuẩn nghiệp vụ thông tin - lưu trữ.+ Bảo mật dữ liệu, sao lưu dữ liệu

+ Quản lý bản sao tài liệu lưu trữ, cho phép khai thác bản sao tài liệu

- Cơ sở hạ tầng cần có:

+ Thiết bị máy chủ, máy trạm, máy tính cá nhân, hệ thống mạng

+ Máy quét tài liệu chuyên dùng

Chuẩn bị tài liệu

- Phân loại theo tình trạng

vật lý

- Phôtô tài liệu (nếu cần)

Khai thác tài liệu

- Tìm kiếm, tra cứu

Nhập thông tin đầu vào

Căn cứ Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ

Thực hiện sao quét

- Quét tài liệu

- Lưu dạng tập tin phù hợp (khai thác, bảo hiểm)

+ Thiết bị lưu trữ.

+ Đường truyền Internet

+ Các thiết bị khác: Máy in, máy phôtô, …

1.3 Giải pháp triển khai số hóa

Quy trình triển khai số hóa như sau:

Diễn giải quy trình:

Bước 1: Giao nhận tài liệu

- Đơn vị thực hiện số hóa và đơn vị Chủ đầu tư thực hiện kiểm đếm, bàn

giao tài liệu lưu trữ cần số hóa

- Ký biên bản giao nhận tài liệu giữa 02 bên

Bước 2: Phân loại tài liệu

Sau khi nhận tài liệu, tiến hành sắp xếp phân loại tài liệu trước khi đưa vàotiến hành quét

Tài liệu được sắp xếp theo tiêu chí nhất định để đảm bảo thống nhất giữayêu cầu của Chủ đầu tư và đơn vị thi công Ví dụ: Sắp xếp theo năm, theo loạitài liệu, theo khổ giấy, theo bộ hồ sơ,

Bước 3: Quét tài liệu

Quy trình quét tài liệu được thể hiện qua các bước sau:

- Lựa chọn loại máy quét thích hợp với khổ giấy cũng như chất lượng giấy.+ Tài liệu hồ sơ bản giấy dạng rời, dễ dàng bóc ghim, tháo gáy, kích thướckhổ A4 sẽ tiến hành trên máy quét A4 hoặc khổ A3 tự động

+ Các tài liệu mỏng, giấy rách nát có khả năng hư hỏng khi đưa vào máy tựđộng thì sẽ tiến hành quét trên máy quét phẳng

- Cấu hình thông số kỹ thuật cho máy quét đảm bảo đáp ứng tối thiểu cácyêu cầu sau:

+ Định dạng file đầu ra là một trong các định dạng sau: pdf/a, …

+ Kiểu quét: Quét màu hoặc đen trắng

+ Tỷ lệ chính xác so với bản gốc: 100%

+ Độ phân giải: Từ 300 dpi trở lên

- Tiến hành quét tài liệu theo yêu cầu

- Lưu trữ file bản số: Quy tắc tổ chức thư mục và đặt tên file cho mỗi hồ sơđược tiến hành theo yêu cầu của Chủ đầu tư Bản số sẽ được lưu trữ trên thiết bịlưu trữ của đơn vị thi công Sau đó sẽ tiến hành bàn giao lại cho đơn vị Chủ đầu tư.Yêu cầu về thiết bị lưu trữ file dữ liệu đã quét: Sử dụng thiết bị lưu trữ đảmbảo an ninh, an toàn dữ liệu Có hệ thống lưu trữ dự phòng đề phòng trường hợpthiết bị lưu trữ chính xảy ra lỗi

Bước 4: Kiểm tra dữ liệu

Bộ phận kiểm tra sẽ thực hiện kiểm tra theo 02 vòng:

- Vòng 1: Kiểm tra xác suất 100% sản phẩm quét Nếu không đạt thì yêucầu bộ phận quét thực hiện lại Bước 3 Nếu đạt yêu cầu chuyển qua kiểm tra lạivòng 2.

- Vòng 2: Kiểm tra xác suất 30% sản phẩm quét đã vượt qua bước kiểm traVòng 1 Nếu không đạt thì yêu cầu bộ phận quét thực hiện lại Bước 3 Nếu đạtyêu cầu chuyển thực hiện bước tiếp theo

Bước 5: Nhập dữ liệu metadata

Đối với từng loại hồ sơ, tài liệu, tiến hành nhập các trường thông tin thuộctính mô tả hồ sơ tài liệu đó

Các bước thực hiện cụ thể như sau:

- Sau khi nhập đầy đủ thông tin tài liệu từng bộ, trước khi chuyển sang xử

lý bộ khác thì tiến hành kiểm tra lại các thông tin nhập

+ Nếu các trường thông tin nhập đúng như tài liệu gốc thì chuyển sang Tàiliệu đã hoàn thành để tập hợp thành các bộ tài liệu và tiến hành bàn giao

+ Nếu trường hợp phát hiện lỗi nhập liệu, bộ phận kiểm tra gửi trả lại bộphận nhập liệu và yêu cầu bổ sung thông tin

- Sau khi kiểm tra và xử lý các lỗi, dữ liệu nhập được lưu trên hệ thống lưu trữcủa đơn vị thi công và sẽ được bàn giao cho Chủ đầu tư theo quy định

- Các trường thông tin nhập liệu tuân thủ theo Thông tư số BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầuvào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ

02/2019/TT-Bước 6: Kiểm tra chất lượng

Bộ phận kiểm tra chất lượng của đơn vị thi công sẽ kiểm tra lại toàn bộ sảnphẩm số hóa, bao gồm so sánh số lượng, chất lượng bản quét đồng thời kiểm tra

sự tương ứng giữa dữ liệu số hóa với hồ sơ bản gốc

Yêu cầu bộ phận kiểm tra chất lượng:

- Đảm bảo dữ liệu được tích hợp đã đầy đủ, chính xác, phù hợp với yêu cầuxây dựng CSDL

- Bộ phận kiểm tra phải độc lập với bộ phận thực hiện xây dựng CSDL đểđảm bảo tính khách quan

Quy trình kiểm tra thực hiện như sau:

- Nếu hồ sơ bản gốc và dữ liệu số hóa tương ứng với nhau thì chuyển sangbước tiếp theo.

- Nếu hồ sơ bản gốc và dữ liệu số hóa tương ứng có sự sai lệch thì tiếnhành sửa chữa theo các nội dung sau:

+ Thiếu tài liệu: Tiến hành quét bổ sung

+ Đóng gói nhầm tài liệu dẫn đến thừa file: Xóa file thừa, những file đóng gói nhầm sẽ được phát hiện khi kiểm tra các bộ hồ sơ khác và quét lại sau

+ Sai thứ tự các trang: Chỉnh sửa để sắp xếp lại thứ tự các trang

+ Độ phân giải không đạt từ 300 dpi trở lên hoặc không đạt tỷ lệ 100%: quét lại hồ sơ theo đúng yêu cầu kỹ thuật đã nêu

Sau khi chỉnh sửa xong, dữ liệu được kiểm tra lại lần nữa trước khi chuyểnsang bước tiếp theo

Bước 7: Kết xuất dữ liệu

Tiến hành kết xuất dữ liệu đầu ra theo yêu cầu của Chủ đầu tư bao gồm file

dữ liệu đầu ra (pdf/a, jpeg, ) và dữ liệu nhập liệu metadata Toàn bộ dữ liệucủa quá trình số hóa sẽ được đóng gói và bàn giao cho Chủ đầu tư theo yêu cầu.Các yêu cầu về bàn giao dữ liệu:

- Bàn giao dữ liệu được số hóa đảm bảo chính xác với dữ liệu bản gốc

- Đảm bảo bàn giao dữ liệu đúng tiến độ

Dữ liệu trong quá trình số hóa sẽ được lưu trữ trong các thiết bị lưu trữ củađơn vị thi công Sau đó toàn bộ dữ liệu này sẽ được bàn giao cho Chủ đầu tư saukhi kết thúc Đề án Sau khi bàn giao, dữ liệu trên thiết bị lưu trữ của đơn vị thi công

sẽ được xóa toàn bộ để đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin cho Chủ đầu tư

2 Đầu tư thiết bị phần cứng phục vụ số hóa

Triển khai xây dựng hệ thống máy chủ, máy quét và máy tính phục vụ thựchiện số hóa hồ sơ và lưu trữ dữ liệu được số hóa, cũng như đảm bảo khả năngvận hành, khai thác, kho lưu trữ điện tử hồ sơ lưu trữ lịch sử của tỉnh An Giang.Danh mục thiết bị đầu tư:

tính

Số lượng Ghi chú

I Xây dựng hệ thống máy chủ

1 Máy chủ CSDL + Máy chủ chạy các

01 máy chủ dự phòng

4 Thanh quản lý nguồn cho tủ Rack Thanh 01

STT Tên thiết bị Đơn vị

tính

Số lượng Ghi chú

II Trang bị hệ thống máy tính, máy quét phục vụ số hóa tài liệu

2 Máy quét tài liệu tự động khổ A3 Chiếc 03

3 Máy quét tài liệu phẳng khổ A3 Chiếc 03

4 Máy tính cá nhân (bao gồm bộ lưuđiện) Bộ 07

3 Đào tạo và chuyển giao công nghệ

Đào tạo hướng dẫn sử dụng CSDL đã được số hóa với mục đích cung cấpđầy đủ các kiến thức cơ bản và nâng cao về các bước quy trình số hóa, khai thác

và sử dụng CSDL đã có nhằm hỗ trợ nhân sự phụ trách của đơn vị thực hiện tốtcác nhiệm vụ sau:

- Thực hiện các thao tác cơ bản trong quy trình số hóa hồ sơ lưu trữ phát sinh sau khi đề án kết thúc

- Khai thác, sử dụng CSDL đã được số hóa một cách an toàn, bảo mật và cóhiệu quả

V KINH PHÍ VÀ PHÂN KỲ THỰC HIỆN ĐỀ ÁN

1 Căn cứ lập kinh phí

Căn cứ Nghị định số 102/2009/NĐ-CP ngày 06 tháng 11 năm 2009 của Chínhphủ về quản lý đầu tư ứng dụng CNTT sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước.Căn cứ Quyết định số 1595/QĐ-BTTTT ngày 03 tháng 10 năm 2011 của

Bộ Thông tin và truyền thông về việc công bố Định mức tạo lập cơ sở dữ liệutrong hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin

Căn cứ Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23 tháng 6 năm 2014 của BộNội vụ Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.Căn cứ Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của BộNội vụ Quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tàiliệu lưu trữ điện tử

Căn cứ Quyết định số 2378/QĐ-BTTTT ngày 30 tháng 12 năm 2016 của

Bộ Thông tin và Truyền thông về việc Công bố Định mức chi phí quản lý dự án,chi phí tư vấn đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngânsách nhà nước

2 Tổng kinh phí thực hiện đề án

Tổng kinh phí thực hiện đề án: 17.418.412.000 đồng (Bằng chữ: Mười bảy

tỷ bốn trăm mười tám triệu bốn trăm mười hai ngàn đồng) Trong đó:

TT Hạng mục đầu tư trước thuế Giá trị Thuế GTGT sau thuế Giá trị

I Chi phí thiết bị 1.681.051.218 148.035.222 1.829.086.440

1.1 Chi phí mua sắm phần cứng 1.480.352.218 148.035.222 1.628.387.440 1.2 Chi phí mua sắm phần mềm bản quyền 180.499.000 - 180.499.000

1.3 Chi phí đào tạo, chuyển giao công nghệ 20.200.000 - 20.200.000

II Chi phí tạo lập cơ sở dữ liệu (Gdl) 12.816.786.831 1.281.678.683 14.098.465.514

2.1 Chi phí tạo lập cơ sở dữ liệu -Năm 2019 3.008.648.854 300.864.885 3.309.513.739 2.2 Chi phí tạo lập cơ sở dữ liệu -Năm 2020 9.808.137.977 980.813.798 10.788.951.775

III Chi phí quản lý dự án 409.426.306 40.942.631 450.368.936

TT Tên cơ quan, đơn vị

Tổng số lượng mục tin văn bản đã nhập

Tổng số trang (tài liệu Vĩnh viễn)

Tổng cộng chi phí số hóa năm 2019: 4.223.913.000 đồng (Bằng chữ: Bốn

tỷ hai trăm hai mươi ba triệu chín trăm mười ba ngàn đồng).

Số TT Tên cơ quan, đơn vị mục tin văn bản Tổng số lượng

đã nhập

Tổng số trang (Tài liệu Vĩnh viễn)

+ Chi phí số hóa: 10.788.951.775 đồng

- Đầu tư hạ tầng phần cứng để lưu trữ, vận hành, khai thác cơ sở dữ liệu đã

số hóa Danh mục thiết bị như sau:

I Xây dựng hệ thống máy chủ

1 Máy chủ CSDL + Máy chủ chạy các ứng dụng Chiếc 03

II Trang bị hệ thống máy tính, máy quét phục

vụ số hóa tài liệu

+ Chi phí đầu tư thiết bị công nghệ thông tin: 1.808.886.440 đồng

+ Chi phí quản lý dự án: 187.653.723 đồng.

+ Chi phí tư vấn: 145.413.736 đồng.

+ Chi phí khác: 136.096.770 đồng.

+ Chi phí dự phòng: 127.496.820 đồng.

Tổng cộng chi phí số hóa năm 2020: 13.194.499.000 đồng (Bằng chữ:

Mười ba tỷ một trăm chín mươi bốn triệu bốn trăm chín mươi chín ngàn đồng).

VI GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI ĐỀ ÁN

1 Giải pháp tổ chức, điều hành thực hiện Đề án

Tổ chức quán triệt, nâng cao tinh thần trách nhiệm, nhận thức, ý thức trongviệc ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ dữ liệu lịch sử của tỉnh An Giang; tổchức tập huấn, chuyển giao, hướng dẫn sử dụng các phần mềm ứng dụng và kỹnăng về CNTT cho nhân sự có liên quan đến việc triển khai nội dung, nhiệm vụ

Đề án

2 Giải pháp kỹ thuật

2.1 Tận dụng tối đa cơ sở hạ tầng và các hệ thống thông tin đã được trang

bị, triển khai đảm bảo hệ thống mới được triển khai sẽ đồng bộ với hệ thốnghiện tại

2.2 Lựa chọn giải pháp CNTT, nhà cung cấp, phương án triển khai thậntrọng, chắc chắn, tiết kiệm, hiệu quả

3 Giải pháp về tài chính

3.1 Đảm bảo kinh phí thực hiện Đề án từ các nguồn theo hai hướng:

- Đầu tư, nâng cấp Hệ thống Cơ sở hạ tầng kỹ thuật CNTT và các Hệ thốngthông tin

- Thuê dịch vụ CNTT theo Quyết định số 80/2014/QĐ-TTg ngày 30 tháng

12 năm 2014 của Thủ tướng Chính phủ

3.2 Phân chia lộ trình, giai đoạn triển khai hợp lý, đảm bảo phù hợp vớinguồn lực của tỉnh

4 Giải pháp đảm bảo các nguồn lực

4.1 Tăng cường nhân lực có trình độ, năng lực cao về CNTT cho Sở Nội

vụ (điều động, bố trí cán bộ hợp lý, cử cán bộ đi học các lớp chuyên sâu vềCNTT)

4.2 Bố trí nhân lực thực hiện phù hợp với điều kiện triển khai ứng dụngCNTT tại Sở

4.3 Ngoài đào tạo chuyển giao công nghệ, hàng năm tổ chức đào tạo, bồidưỡng nâng cao kỹ năng ứng dụng CNTT cho cán bộ công chức; Chú trọng đàotạo, bồi dưỡng công chức, viên chức nòng cốt về CNTT

5 Giải pháp kiểm tra, giám sát thực hiện Đề án

5.1 Xây dựng và tổ chức thực hiện cơ chế việc kiểm tra, giám sát, đánh giá

về tình hình triển khai, thực hiện các nội dung của Đề án

5.2 Thường xuyên có báo cáo về tình hình và kết quả thực hiện các côngviệc của Đề án cho Lãnh đạo Sở Nội vụ

VII TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐỀ ÁN

1 Sở Nội vụ

- Triển khai thực hiện Đề án theo đúng tiến độ, thời gian quy định Khi Đề

án được cấp có thẩm quyền phê duyệt, Chủ Đề án Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư –Lưu trữ) tổ chức lựa chọn nhà thầu có đủ năng lực thực hiện Đề án

- Để đảm bảo an toàn tài liệu và giữ gìn bí mật Nhà nước cũng như thựchiện đúng theo tinh thần chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường côngtác bảo vệ bí mật Nhà nước, Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) trực tiếpquản lý chặt chẽ việc số hóa tài liệu của các cơ quan, đơn vị

- Định kỳ tổng hợp báo cáo UBND tỉnh trước ngày 30 tháng 11 hàng nămtrong giai đoạn thực hiện Đề án

- Xây dựng Kế hoạch kinh phí thực hiện cho năm sau (trong giai đoạn thựchiện Đề án)

2 Sở Tài chính

Căn cứ Đề án được cấp có thẩm quyền phê duyệt, Sở Tài chính tham mưu

UBND tỉnh bố trí kinh phí hàng năm cho Sở Nội vụ để thực hiện công tác sốhóa tài liệu theo quy định

Tóm lại, Đề án “Số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh An Giang giai đoạn I(2019-2020)” có ý nghĩa thiết thực góp phần quan trọng vào việc bảo quản antoàn và tổ chức quản lý, khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ của tỉnh

để phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc ở địa phương, chấm dứt tìnhtrạng tài liệu lưu trữ không được quản lý, bị mục nát theo thời gian, là động lựcthúc đẩy phát triển sự nghiệp lưu trữ theo hướng hiện đại hóa, đáp ứng ngàycàng tốt hơn nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ của toàn xã hội./

Trên đây là nội dung Đề án “Số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh An Giang“giai đoạn I (2019-2020, Sở Nội vụ kính trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, phêduyệt để làm căn cứ triển khai, thực hiện./

GIÁM ĐỐC

Ngô Hồng Yến

PHỤ LỤC BẢNG 1 - TỔNG HỢP KINH PHÍ THỰC HIỆN ĐỀ ÁN

- Chi phí tạo lập CSDL, đào tạo:

+ Đào tạo và chuyển gia công nghệ

- Chi phí thiết bị, tạo lập CSDL:

+ Mua sắm thiết bị công nghệ thông tin

2 Chi phí mua sắm phần mềm bản quyền 180.499.000 - 180.499.000 180.499.000

3 Chi phí đào tạo, chuyển giao công nghệ

Gpm

II Chi phí tạo lập cơ sở dữ liệu (Gdl) 12.816.786.831 1.281.678.683 14.098.465.514 3.309.513.739 10.788.951.775

1 Chi phí tạo lập cơ sở dữ liệu -

2 Chi phí tạo lập cơ sở dữ liệu -

III Chi phí quản lý dự án 409.426.306 40.942.631 450.368.936 262.715.213 187.653.723

1 Chi phí quản lý dự án Gqlda 341.188.588 34.118.859 375.307.447 187.653.724 187.653.723

Quyết định 2378/QĐ- BTTTT ngày 30/12/2016

- Chi phí quản lý hạng mục hạ

tầng kỹ thuật

2,644 % x Gpc