Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư đối với dự án mở rộng kho xăng dầu bến gót của Công ty xăng dầu Phú Thọ

Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư đối với dự án mở rộng kho xăng dầu bến gót của Công ty xăng dầu Phú Thọ Trình bày cơ sở lý thuyết về dự án đầu tư và quản lý dự án đầu tư. Phân tích thực trạng trong công tác quản lý dự án đầu tư đối với dự án mở rộng kho xăng dầu Bến Gót của Công ty xăng dầu Phú Thọ. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư đối với dự án mở rộng kho xăng dầu Bến Gót của Công ty xăng dầu Phú Thọ

VŨ QUANG SÁNG

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ ĐỐI V I D Ớ Ự ÁN MỞ Ộ R NG KHO

LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH

VŨ QUANG SÁNG

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC

LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

TS PHẠM CẢNH HUY

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đ oan, ây là công trình nghiên cứu khoa học của riêng tôi Các số đ liệu trong luận văn có nguồn gốc rõ ràng Kết quả củ a lu n v n ch a t ng ậ ă ư ừ được ai công bố trong b t k công trình nào ấ ỳ

Học viên

Vũ Quang Sáng

Khóa: CH 2009-2012

MỤC LỤC

Trang

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT 7

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU 8

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ 9

PHẦN MỞ ĐẦU 10

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ Ự ÁN ĐẦU TƯ D VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ 13

1.1 Các khái niệm cơ bản về Đầu tư và Dự án đầu tư 13

1.1.1 Khái niệm về đầu tư và dự án đầu tư 13

1.1.1.1 Khái niệm Đầu tư, Dự án, Dự án đầu tư 13

1.1.1.2 Các nội dung chính của dự án đầu tư 14

1.1.2 Phân loại đầu tư và dự án đầu tư 14

1.1.2.1 Phân loại đầu tư 14

1.1.2.2 Phân loại dự án đầu tư 14

1.1.3 Các giai đ ạo n đầu tư 16

1.1.3.1 Chu kỳ của một dự án đầu tư 16

1.1.3.2 Đặc đ ểim của mỗi giai đoan đầu tư 16

1.1.4 Vai trò và các yêu cầu của dự án đầu tư 17

1.1.4.1 Vai trò của dự án đầu tư 17

1.1.4.2 Các yêu cầu của dự án đầu tư 18

1.2 Quản lý dự án đầu tư và các nội dung của quản lý dự án đầu tư 19

1.2.1 Khái niệm về quản lý d án đầu tư 19 ự 1.2.2 Các nội dung của quản lý dự án đầu tư 20 1.2.2.1 Quản lý v mô và quản lý vi mô 20 ĩ 1.2.2.2 Quản lý d án theo các lĩnh vực 21 ự

1.2.2.3 Quản lý theo chu kỳ của dự án 21

1.3 Mô hình tổ chức quản lý dự án và cán bộ quản lý dự án 24

1.3.1 Các mô hình tổ chức quản lý dự án 25

1.3.1.1 Mô hình chủ đầu t trực tiếp quản lý dự án 25 ư 1.3.1.2 Mô hình chủ nhiệm đ ềiu hành dự án 26

1.3.1.3 Mô hình chìa khóa trao tay 27

1.3.1.4 Mô hình tổ chức quản lý dự án theo chức năng 28

1.3.1.5 Mô hình tổ chức chuyên trách quản lý dự án 29

1.3.1.6 Mô hình tổ chức quản lý dự án theo ma trận 29

1.3.2 Những căn cứ để lựa chọn mô hình tổ chức quản lý dự án 30

1.3.3 Cán bộ quản lý dự án 32

1.3.3.1 Chức năng của cán bộ quản lý d án 32 ự 1.3.3.2 Trách nhiệm của Chủ nhiệm (Giám đốc) dự án 33

1.3.3.3 Kỹ năng cần có của Chủ nhiệm (Giám đốc) dự án 34

1.4 Kế ật lu n chương I và nhi m v chương II 36 ệ ụ CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ ĐỐI VỚI DỰ ÁN MỞ RỘNG KHO X NG D U B N GÓT Ă Ầ Ế CỦA CÔNG TY XĂNG DẦU PHÚ THỌ 37

2.1 Khái quát về Công ty xăng dầu Phú Thọ 37

2.2 Phân tích các yếu tố cần thiế ảt nh hưởng đến quyết định đầ ư đối vớ ựu t i d án Mở rộng kho x ng dầu Bến Gót của Công ty xăng dầu Phú Thọ ă .40 2.2.1 Dự báo nhu cầu tiêu thu xăng dầu tại khu vực Phú Thọ và phụ cận,

2.2.1.3 Sơ bộ về ị th trường x ng d u khu v c Phú Thọă ầ ự và ph cận ụ

41

2.2.1.4 Dự báo nhu cầu tiêu thu xăng dầu tại khu vực Phú Thọ và phụ cận 43

2.2.1.5 Dự báo nhu cầu cần mở rộng của kho Bến Gót 43

2.2.2 Vận tải xăng dầu của Petrolimex cung cấp cho khu vực Phú Thọ và phụ cận 44

2.2.3 Vận tải xăng dầu của các doanh nghiệp khác cung ứng cho khu vực Phú Thọ và phụ ậ c n 46

2.2.4 Kết luận về sự cần thiết phải đầu tư 46

2.3 Thực trạng trong công tác Quản lý dự án đầu tư đối với dự án Mở rộng kho xăng dầu Bến Gót của Công ty Xăng dầu Phú Thọ 47

2.3.1 Các thông tin về dự án và giai đoạn đầu tư ệ hi n nay 47

2.3.1.1 Thông tin chung về dự án 47

2.3.1.2 Quy mô đầu tư 47

2.3.1.3 Giai đoạn đầu tư hiện nay 50

2.3.2 Các nội dung quản lý dự án đầu tư đang thực hiên 50

2.3.2.1 Quản lý v mô dự án đầu tư 50 ĩ 2.3.2.2 Quản lý d án theo các lĩnh vực 51 ự 2.4 Đánh giá nh ng ưu, nhược đ ểữ i m trong công tác Quản lý dự án đầu tư đối với dự án Mở ộ r ng kho xăng dầu Bến Gót của Công ty Xăng dầu Phú Thọ .55

2.4.1 Đánh giá các kết quả đạt được trong công tác quản lý dự án 55

2.4.1.1 Quản lý tiến độ thực hiệ ựn d án 55

2.4.1.2 Quản lý chất lượng thực hiện dự án 55

2.4.1.3 Quản lý chi phí thực hiện dự án 55 2.4.2 Đánh giá những hạn chế về mô hình tổ chức quản lý d án 60 ự

2.4.3 Đánh giá những hạn chế trong công tác quản lý dự án trên các lĩnh

vực 62

2.4.3.1 Hạn chế trong quản lý tiến độ thực hiệ ựn d án 63

2.4.3.2 Hạn chế trong quản lý chất lượng thực hiện dự án 63

2.4.3.3 Hạn chế trong quản lý chi phí thực hiệ ựn d án 64

2.4.3.4 Hạn chế trong công tác quản lý dự án ở một số lĩnh vực khác .65

2.4.3.5 Nguyên nhân của những hạn chế trong công tác quản lý dự án trên các lĩnh vực 65

2.5 Kết luận chương II và nhiệm vụ chương III 66

CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ D ÁN ĐẦU TƯ ĐỐI VỚI DỰ ÁN MỞ RỘỰ NG KHO X NG D U Ă Ầ BẾN GÓT CỦA CÔNG TY XĂNG DẦU PHÚ THỌ 68

3.1 Giải pháp về mô hình tổ chức quản lý dự án 68

3.1.1 Lựa chọn mô hình tổ chức quản lý dự án phù hợp 68

3.1.2 Tổ chức bộ máy quản lý d án 68 ự 3.2 Nhóm giải pháp quản lý tiến độ thực hiện dự án 73

3.2.1 Áp dụng phương pháp phân tích hiện đại để qu n lý ti n trình thực ả ế hiện dự án 73

3.2.2 Giám sát chặt chẽ tiến độ thực hiện của nhà thầu 74

3.2.3 Công tác lựa ch n các nhà t v n 75 ọ ư ấ 3.3 Nhóm giải pháp quản lý ch t lượng th c hi n d án 76 ấ ự ệ ự 3.3.1 Thực hiện quản lý chất lượng trong suốt chu kỳ củ ựa d án đầu t ư .77

3.4 Nhóm giải pháp quản lý chi phí thực hiện d án ự 83

3.4.1 Dự toán ngân sách theo phương pháp k t hợp 83 ế 3.4.2 Thiết lập các quy trình thanh toán 84

3.4.2.1 Quy trình thanh toán nội bộ 84

3.4.2.2 Quy trình thanh toán cho nhà thầu 85

3.5 Nhóm giải pháp quản lý thông tin 86

3.5.1 Tổ chức dữ liệu dự án 87

3.5.2 Trao đổi thông tin 87

3.6 Nhóm giải pháp Quản lý nhân l c 88 ự 3.6.1 Lập kế hoạch nhân lực .88

3.6.2 Quy trình tuyển dụng nhân sự 90

3.7 Nhóm giải pháp quản lý hoạ đt ông cung ứng và mua bán 92

3.7.1 Quy trình lựa chon nhà thầu cung cấp hàng hóa và thi công xây lắp 92

3.7.2 Quy trình quản lý thực hiện hợp đồng 94

3.8 Nhóm giải pháp quản lý rủi ro dự án 95

3.8.1 Nhận dạng và phân tích các loại rủi ro 96

3.8.2 Lập chương trình quản lý r i ro 97 ủ 3.8.3 Áp dụng các phương pháp quản lý rủi ro 98

3.9 Kết luận chương III 101

KẾT LUẬN CHUNG 102

DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO 104

FO Dầu FO hay dầu Mazut (nhiên liệu đốt lò)

BGĐ Ban Giámđốc Công ty Xăng d u Phú Th ầ ọ

LĐB Lãnh đạo Ban quản lý d án Công ty X ng d u Phú Th ự ă ầ ọP.QLKT Phòng Quản lý kỹ thuật Công ty Xăng d u Phú Th ầ ọ

Bộ phận QLTK Bộ phận Quản lý thiết kế ủ c a Ban qu n lý d án ả ự

Bộ phận QLTC Bộ phận Quản lý thi công của Ban qu n lý d án ả ự

Bộ phận KT - TC Bộ phận Kế toán – Tài chính của Ban qu n lý d án ả ựTVTK Tư ấ v n thiết kế

BVTC Bản vẽ thi công

TDT Tổng dự toán

DANH MỤC CÁC BẢNG BI U Ể

BẢNG 1.1 CÁC LĨNH VỰC QUẢN LÝ DỰ ÁN

BẢNG 2.1 SẢN LƯỢNG CỦA CÔNG TY XĂNG DẦU PHÚ THỌ

BẢNG 2.2 MỘT SỐ THÔNG TIN VỀ CÁC TỈNH TRONG KHU VỰC NGHIÊN CỨU BẢNG 2.3 DỰ BÁO NHU CẦU TIÊU THỤ XĂNG DẦU Ở KHU VỰC NGHIÊN CỨU BẢNG 2.4 DỰ BÁO SẢN LƯỢNG KHO BẾN GÓT CẦN ĐƯỢC MỞ Ộ R NG

BẢNG 2.5 SỨC CHỨA KHO BẾN GÓT SAU KHI ĐƯỢC MỞ RỘNG

BẢNG 2.6 KHÁI TOÁN VỐN ĐẦU TƯ

BẢNG 2.7 SO SÁNH TIẾN ĐỘ THỰC TẾ THỰC HIỆN VỚI TIẾN ĐỘ THEO KẾHOẠCH

BẢNG 2.8 QUÁ TRÌNH DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TỪ TRÊN XUỐNG

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ

Hình 1.1 Các giai đ ạo n của chu kỳ ự d án

Hình 1.2 Các quy trình trong mỗi giai đoạn phát tri n d án ể ự

Hình 1.3 Mô hình chủ đầu t trực tiếp quản lý dự án ư

Hình 1.4 Mô hình Chủ nhiệ đ ềm i u hành dự án

Hình 1.5 Mô hình tổ chức dạng chìa khóa trao tay

Hình 1.6 Mô hình tổ chức quản lý dự án theo chức năng

Hình 1.7 Mô hình tổ chức chuyên trách quản lý dự án

Hình 1.8 Một mô hình tổ chức dự án dạng ma trận

Hình 1.9 Các nhóm liên kết với việc quản lý d án ự

Hình 2.1 Sơ đồ t chức của Công ty X ng dổ ă ầu Phú Thọ

Hình 2.2 Sơ đồ v n tậ ải xăng dầu của Petrolimex

Hình 2.3 Biểu đồ so sánh th i gian thự ế đờ c t ã th c hi n và th i gian theo k ho ch ự ệ ờ ế ạHình 2.4 Quy trình xúc tiến đầu t ư

Hình 2.5 Quy trình chuẩn bị đầ ư u t

Hình 2.6 Mô hình tổ chức quản lý dự án đang thực hiện

Hình 3.1 Mô hình tổ chức quản lý dự án đ ềi u ch nh ỉ

Hình 3.2 Quan hệ giữa các quá trình trong công tác quản lý chất lượng

Hình 3.3 Quy trình quản lý chất lượng công tác thiết kế

Hình 3.4 Quy trình quản lý chất lượng công tác thi công xây lắp

Hình 3.5 Quy trình thanh toán nội bộ

Hình 3.6 Quy trình thanh toán cho nhà thầu

Hình 3.7 Xem xét các nguồn lực quan trọng

Hình 3.8 Quy trình tuyển dụng nhân sự

Hình 3.9 Quy trình lựa chon nhà thầu cung cấp hàng hóa và thi công xây lắp Hình 3.10 Quy trình quản lý thực hiện hợp đồng

M Ở ĐẦU

1 Sự ầ c n thiết của đề tài

Hiện nay, khái niệm ‘‘dự án’’ đã trở nên thân quyen với các nhà quản lý các cấp Có rất nhiều hoạt động trong các tổ chức, doanh nghi p được th c hi n theo ệ ự ệhình thức dự án Phương pháp quản lý dự án đã trở nên quan trọng đối với nhiều hoạt động trong xã hội Để thành công trong thế giới thương mạ đầy cạnh tranh, i các nhà quản lý buộc ph i mang lại kết quả công việ đả c úng thời hạn và trong phạm

vi ngân sách nhất định Vi c áp dụng các quy trình, công cụ và kỹ thuật của phương ệpháp quản lý dự án sẽ giúp nâng cao tố đi a hiệu su t làm việấ c, đảm b o em lại các ả đkết quả tối ưu

Trong phạm vi của bài luận văn, xin được trình bày mộ ố ảt s gi i pháp nh m ằhoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư đối v i d án M rộớ ự ở ng kho x ng d u B n ă ầ ếGót Chủ đầu tư của d án là Công ty Xăự ng d u Phú Th , m t doanh nghi p tr c ầ ọ ộ ệ ựthuộc Tậ đp oàn Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex)

Trong nhiều năm qua, Công ty Xăng dầu Phú Thọ đ ã làm chủ đầu tư và trực tiếp quản lý dự án đầu tư i với nhiều dự án, chủ yếđố u là các d án đầu t xây dự ư ựng cửa hàng xăng dầu trên địa bàn tỉnh Phú Thọ Tuy nhiên, đây là các dự án có quy mô nhỏ so với dự án M rộng kho xăng dầu Bến Gót Các dự án này sử dụng mô hình ởChủ đầu t trực tiếp quản lý dự án, các phòng ban trong Công ty phối hợư p v i nhau ớ

để thực hi n công tác quản lý dự án Công ty Xăng dầu Phú Thọ cũệ ng ang áp d ng đ ụ

mô hình này cho việc thực hiện dự án Mở ộ r ng kho xăng dầu Bến Gót

Hiện nay, dự án Mở rộng kho x ng d u B n Gót ã hoàn thành giai đ ạă ầ ế đ o n chuẩn bị đầu t , đang triển khai ở giai đ ạư o n thực hiện đầu tư Trong quá trình thực hiện công tác quản lý dự án, Chủ đầu t cũư ng nh cơư quan c p trên là T p oàn ấ ậ đXăng dầu Việt Nam nhận thấy có một số vấn đề cần xem xét nh sau: ư

- Công tác quản lý dự án chưa chuyên nghiệp, nhiệm vụ được giao đối với từng cán bộ chuyên trách vẫn có sự thiếu rõ ràng, chồng chéo nhau

- Quá trình phối hợp trong công tác quản lý dự án của chủ đầu t và cơ quan ưcấp trên, n vđơ ị tư vấn chưa mang lại hiệu quả cao về hiệu suất làm việc

- Kinh nghiệm quản lý đầu tư xây dựng của đội ngũ cán b chưa được ộchuyên môn hóa, các cán bộ làm quản lý d án mang tính ch t kiêm nhi m ự ấ ệ

- Tiến độ thực hiện công việc của các đơn vị tư vấn còn chậm và chất lượng thì còn có những thi u sót, có nh ng công vi c ph i th c hi n l i nhi u l n d n đến ế ữ ệ ả ự ệ ạ ề ầ ẫchậm tiến độ chung của dự án

- Công tác cấp phát vốn còn chậm, việc quản lý nguồn vốn chưa đạt hiệu quả cao

Như vậy, vi c nâng cao hiệu quả của công tác quản lý dự án đầu tư đối với dự ệ

án Mở rộng kho x ng d u Bếă ầ n Gót c a Công ty xăng dầu Phú Thọ là vấn đề cầủ n thi t ếhiện nay Tuy nhiên, để có các giải pháp phù hợp và khả thi trong điều kiện thực tế của doanh nghiệp thì cần có nghiên cứu trên cả bình diện lý lu n và thực tiễn ậ

Với lý do trên, tác giả lựa ch n đề tài nghiên c u “ M t s gi i pháp nhằm ọ ứ ộ ố ảhoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư đối với dự án Mở rộng kho x ng d u B n ă ầ ếGót của Công ty Xăng d u Phú Th ” ây là m t đề tài có ý ngh a th c ti n áp ầ ọ Đ ộ ĩ ự ễ

dụng vào doanh nghiệp hiện nay để nâng cao hiệu quả đầu tư của dự án Đồng thời,

việc nghiên cứ đề tài cũng giúp cho tác giả hệu th ng hóa các ki n th c c a môn ố ế ứ ủhoc quản lý dự án, từ đó có th áp d ng nh ng ki n th c và kinh nghi m có được ể ụ ữ ế ứ ệvào các hoạ đt ông thực tiễn

2 Mụ đ c ích nghiên cứu

Luận văn được thực hiện với ba mụ đc ích chính :

- Hệ thống hóa các cơ ở s lý thuy t v d án đầu t , qu n lý d án đầu t ế ề ự ư ả ự ư

- Phân tích thực trạng trong công tác qu n lý d án đầu t đối v i d án M ả ự ư ớ ự ởrộng kho xăng dầu Bến Gót của Công ty xăng dầu Phú Thọ

- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý dự án đầu tư đối v i d án M r ng kho x ng d u B n Gót ớ ự ở ộ ă ầ ế

3 Đối tượng và phạm vi của luận văn

Đối tượng nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu công tác quản lý dự án đầu tư ạ t i Công ty Xăng d u Phú Th ầ ọ

Phạm vi nghiên cứu: Nghiên c u v dựứ ề án M rộng kho xăở ng d u B n Gót ầ ế

dụng để đạt được mục tiêu của luận văn Phương pháp phân tích, tổng hợp và xử lý những số liệu thống kê và dữ liệu thực tế thu được từ các nguồn tài liệu sẵn có được xem là cơ bản nhất

5 Nhữ ng óng góp của luận văn đ

Vận d ng nh ng nguyên t c, lý lu n chung v dựụ ữ ắ ậ ề án đầu t và qu n lý d án ư ả ự

đầu tư phân tích nhữđể ng v n đề cầấ n gi i quyếả t trong công tác qu n lý dựả án M ởrộng kho xăng dầu Bến Gót ở Công ty Xăng dầu Phú Thọ

Đề xuất các giải pháp có thể áp dụng Công ty xăng dầu Phú Thọ trong ởcông tác quản lý d án Mở ộự r ng kho xăng dầu B n Gót ế

Phân tích và chỉ ra một số vấn đề trong công tác qu n lý d án mà Công ty ả ựXăng dầu Phú Thọ nên tập trung vào để dự án M rộng kho xăở ng d u B n Gót ầ ếmang lại hiệu quả cao

6 Kết cấu c ủa luậ n v ăn

Tên đề tài:

M ột số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư đối với dự

án Mở ộ r ng kho xăng dầu Bến Gót của Công ty Xăng dầu Phú Thọ

Bố cục của luận văn:

M ở đầu

Chương I: Cơ sở lý luận về dự án đầu tư và quản lý d án đầu tư ự

Chương II: Phân tích thực trạng trong công tác Qu n lý d án đầu t đối v i ả ự ư ớ

dự án Mở rộng kho xăng dầu Bến Gót của Công ty xăng dầu Phú Thọ

Chương III : Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác Quản lý dự án đầu tư

đối với dự án Mở ộ r ng kho xăng dầu Bến Gót của Công ty x ng dầu Phú Thọ ă

Kết luận

CHƯƠNG I: CƠ S Ở LÝ LUẬN VỀ Ự ÁN ĐẦU TƯ D

VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ

1.1 Các khái niệm cơ ả b n v ề Đầ u t ư và Dự án đầ u t ư

1.1.1 Khái niệm về Đầu tư và Dự án đầu tư

1.1.1.1 Khái niệ m Đầu t , D án, Dự án đầu tư ư ự

Xét về mặt hình th c, DA T là h sơứ Đ ồ tài li u trình bày m t cách chi ti t và ệ ộ ế

có hệ thống các hoạt động, chi phí theo m t k ho ch để đạ đượộ ế ạ t c nh ng k t quả và ữ ếthực hiện được những mục tiêu nhất định trong tương lai

Xét về mặt n i dung, DA T là mộ ậộ Đ t t p h p các ho t động có liên quan v i ợ ạ ớnhau được kế hoạch hoá nhằm đạt được các mục tiêu đã định bằng việc tạo ra các

1.1.1.2 Các nội dung chính của d ự án đầ ư u t

Mục tiêu của d án: là các mục tiêu cầự n đạt được khi th c hiện dự án Cụ thể ự

là khi thực hiện, dự án sẽ mang lại những lợi ích gì cho đất nước nói chung và cho

bản thân chủ đầu tư nói riêng

Các kết quả đ: ó là những kết quả ụ c thể, có thể định lượng, được tạo ra từ các hoạt động khác nhau của dự án Đây là đ ềi u kiện cần thiết để thực hiện các mục tiêu của dự án

Các hoạt động: là những nhiệm vụ hoặc hành động được thực hiện trong dự

án để tạo ra các k t qu nh t định Nh ng nhi m v ho c hành động này cùng v i ế ả ấ ữ ệ ụ ặ ớmột lịch biểu và trách nhiệm cụ thể của các bộ phận thực hiện sẽ tạo thành kế ho ch ạlàm việc của dự án

Các nguồn lực: gồm có vật chất, tài chính và con người cần thiết để tiến hành các hoạt động của dự án Giá trị hoặc chi phí của các nguồn lực này chính là vốn đầu tư ầ c n cho d án ự

1.1.2 Phân loạ i đầu t và dự án đầu tư ư

1.1.2.1 Phân loại đầu tư :

- Theo mức độ tham gia quản lý c a Ch đầu t vào đối tượng mà mình b ủ ủ ư ỏvốn: Đầu tư trực tiếp, đầu tư gián tiếp, cho vay (tín dụng)

- Theo tính chất đầu t : Đầu tư ớư m i, đầu tư ở ộ m r ng, đầ ư ảu t c i tạo

- Theo thời gian sử ụ d ng: Đầu tư ngắn hạn, đầu tư trung hạn, đầu t dài h n ư ạ

- Theo nội dung kinh tế: Đầu tư xây dựng cơ bản, đầu t vào tài s n l u ư ả ưđộng, đầu tư vào l c lượng lao ng ự độ

- Theo lĩnh vực đầu t : Đầu tư ư cho sản xuất, đầ ư cho quản lý, đầ ư cho u t u tnghiên cứu khoa học

- Theo ch thủ ể đầu tư: Đầu tư Nhà nước, đầu tư của các ngành kinh tế khác

1.1.2.2 Phân loại DAĐT :

- Theo cơ ấ c u tái sản xuất: DA T theo chiều rộng, DAĐT theo chiều sâu Đ

- Theo lĩnh vực hoạt động trong xã hội: DA T phát triển sản xuất kinh Đdoanh, DAĐT phát triển khoa học kỹ thu t, DAậ ĐT phát triển cơ ở ạ ầ s h t ng

- Theo sự phân cấp quản lý dự án : Dự án nhóm A, dự án nhóm B, dự án nhóm C tùy theo tầm quan trọng và quy mô của dự án

- Theo cấp độ nghiên cứu : Dự án tiền khả thi, dự án khả thi

Dự án tiền khả thi : Nội dung của dự án còn sơ bộ, ch a chi ti t, ch a đề c p ư ế ư ậtới tác động của các yếu tố thay đổi, chư đa i vào phân tích từng năm mà chỉ chọn một năm làm đại diện để nghiên cứu Do đó kết quả nghiên cứu có mức độ chính xác chưa cao Dự án tiền khả thi chỉ được lập cho những dự án có quy mô đầ ư u tlớn, giải pháp đầu tư phức tạp và th i gian đầu tư dài ờ

Dự án khả thi : Là dự án chi tiết, các giải pháp có căn cứ và mang tính hợp

lý, có thể th c hiên được và kh năự ả ng mang l i k t quả được xem xét kỹ lưỡng ạ ếTrong giai đ ạo n nghiên cứu khả thi các nội dung chính của dự án được xem xét ở trạng thái động, theo tình hình từng năm trong su t vòng đời d án Dó ó m i y u ố ự đ ọ ế

tố không ổn định đều được đề cập đến, các k t quảế nghiên c u m t cách chi ti t và ứ ộ ế

đạ đột chính xác cao

Thông thường mộ ựt d án nghiên c u kh thi gồứ ả m các n i dung sau : ộ

+ Nghiên cứu tình hình kinh tế ổ t ng quát của dự án đầu tư

+ Nghiên cứu về th trị ường

+ Nghiên cứu kỹ thuật dự án

+ Nghiên cứu tài chính

+ Nghiên cứu về tổ ch c và quản lý ứ

+ Nghiên cứu về ợ l i ích kinh tế, xã hội của dự án

- Theo nguồn vốn : Đầ ư ừ ốu t t v n ngân sách nhà nước, đầ ư ừ ốu t t v n tín dụng

do nhà nước bảo lãnh, đầu tư ừ ố t v n tín dụng đầu t phát triển của nhà nước, đầu tư ư

từ vốn đầu t phát tri n c a doanh nghi p nhà nước, Đầu t từư ể ủ ệ ư các ngu n v n khác ồ ốnhư vốn đầu t tr c ti p t nước ngoài, vốư ự ế ừ n liên doanh Vi c phân loại này cho ệthấy tình hình huy động vốn từ mỗi ngu n, vai trò c a m i nguồ ủ ỗ ồn vốn đối v i sớ ự phát triển của kinh tế - xã hỗi của từng ngành, t ng địa phương và toàn b nền kinh ừ ộ

tế, đưa ra các giải pháp thích hợp đối v i vi c quảớ ệ n lý các d án đối v i t ng ngu n ự ớ ừ ồvốn huy động

Ngoài ra trong thự ếc t , để áp ng yêu c u qu n lý và nghiên c u kinh t , đ ứ ầ ả ứ ếngười ta còn phân chia dự án đầu tư theo quan hệ sở hữu, theo quy mô và theo nhiều tiêu thức khác

1.1.3 Các giai đ ạ o n đầu tư

1.1.3.1 Chu kỳ ủ c a một dự án đầu tư

Chu kỳ ủ c a một dự án đầu tư là các giai đ ạo n mà một dự án phải trải qua, bắt

đầu từ khi d án m i ch là ý ự ớ ỉ đồ cho đến khi dự án được hoàn thành và chấm d t ứhoạt động

Ta có thể minh họa chu kỳ ủ c a một dự án đầu t theo s đồ sau: ư ơ

Ý đồ về dự án đầu tư → ( Chuẩ n b đầu t Th c hiệ ị ư → ự n đầu t V n ư → ậ hành kết quả đầu tư: Sản xuất, kinh doanh, dịch vụ ) → Ý đồ dự án mới

Chu kỳ ủ c a một dự án đầu tư được thể hiện thông qua ba giai đ ạo n

Giai đ ạo n 1: Chuẩn bị đầu t ư

Giaiđ ạo n 2: Th c hi n đầu t ự ệ ư

Giaiđ ạo n 3: V n hành k t qu đầu t ậ ế ả ư

1.1.3.2 Đặc đ ể i m của mỗi giai đ ạ o n đầu tư

Giai đ ạo n chuẩn bị đầu tư: Tạo tiền đề và quyết định sự thành công hay thất

bại ở 2 giai đ ạn sau, đặc biệt là với giai đ ạn vận hành kết quả đầu tư Ở giai đ ạn o o o

dự án đầu tư)

Đánh giá và

ra quyết định (thẩm định

dự án)

Đàm phán

và ký kết các hợp đồng

Thiết

kế thi công

và lập

d ựtoán các

lo i ạ

Thi công, lắp đặt thiết bị, chuyển giao công nghệ

Chạy thử và nghiệm thu sử dụng

S ửdụng

ch a ưhết công suất

S ửdụng công suất ở mức cao nhất

Công suất giảm dần

và thanh

lý

này, vấn đề ch t lượng, chính xác của kết quảấ nghiên c u là t i quan tr ng T ng ứ ố ọ ổchi phí giai đoạn chu n b đầu t chi m t 0.5-15% v n đầu t ch y vào d án Làm ẩ ị ư ế ừ ố ư ả ự

tốt công tác chuẩn bị đầu tư sẽ ạ t o ti n đề cho vi c s dụề ệ ử ng t t ph n v n còn l i, t o ố ầ ố ạ ạ

cơ sở cho quá trình hành động c a d án được thuận lợi, nhanh chóng thu hồi vốn ủ ựđầu tư, nhanh chóng phát huy h t ngu n lựế ồ c ph c v d ki n ụ ụ ự ế

Giai đ ạo n thực hiện đầu tư: Vấ đề thời gian là tối quan trọng, 85-95.5% vốn n

đầu tư được chia ra và huy động trong suốt những năm thực hiện đầu t ây là ư Đ

những năm vốn không sinh lời, thời hạn thực hiệ đầu tư càng kéo dài, vố ứ đọng n n càng nhiều, t n th t càng l n ổ ấ ớ

Giai đ ạo n vận hành các kết quả đầu tư: Vận hành các kết quả của giai o n đ ạthực hiện đầu t như ằm đạt được các mục tiêu của dự án, nếu các kết quả do giai

đ ạo n th c hi n đầu t tạự ệ ư o ra đảm b o tính đồng b , ch t lượng t t, úng ti n độ tại ả ộ ấ ố đ ế

th i ờ đ ểi m thích hợp, v i quy mô t i u thì hiớ ố ư ệu quả hoạt động của các kết quả này

và mục tiêu của dự án chỉ còn phụ thuộc trực tiếp vào quá trình tổ chức quản lý ho t ạđộng Làm tốt công tác c a giai oạủ đ n chu n b và th c hi n đầu t sẽ tạẩ ị ự ệ ư o thu n l i ậ ợcho quá trình tổ chức quản lý phát huy tác dụng của các kết quả đầ ư Thời gian u tphát huy tác dụng của các kết quả đầu t chính là vòng đời của sản phẩm, dịch vụ ởư trên thị trường

1.1.4 Vai trò và các yêu cầu của dự án đầu tư

1.1.4.1 Vai trò của d ự án đầ ư u t

Đối với chủ đầu tư:

DAĐT là một căn cứ quan trọng nhất để nhà đầu tư quyết định có nên tiến hành đầu tư dự án hay không

DAĐT là công cụ để tìm i tác trong và ngoài nước liên doanh bỏ vốn đầu đố

tư cho dự án

DAĐT là phương tiện để chủ đầ ư thuyết phục các tổ chức tài chính tiền tệ u ttrong và ngoài nước tài trợ hoặc cho vay vốn

DAĐT là căn cứ quan trọng để soạn thảo hợp đồng liên doanh cũng như để giải quyết các m i quan hệ tranh chấp giữa các đối tác trong quá trình thực hiệố n d ự

án

Đối với nhà tài trợ, các ngân hàng thương mại: DAĐT là căn c quan tr ng ứ ọ

để các cơ quan này xem xét tính kh thi c a dự án, từ đả ủ ó sẽ đưa ra quyết định có nên tài trợ cho dự án hay không và nếu tài trợ thì tài trợ đến mức độ nào để đảm bảo rủi ro ít nhất cho nhà tài trợ

Đối với các cơ quan quản lý Nhà nước: DAĐT là tài liệu quan trọng để các cấp có thẩm quyền xét duyệt, cấp giấy phép đầu tư

DADT là căn cứ pháp lý để toà án xem xét, giải quyết khi có sự tranh chấp giữa các bên tham gia đầu tư trong quá trình thực hiện dự án sau này

1.1.4.2 Các yêu cầu của D ự án đầ ư u t

Tính khoa học

Tính khoa học c a dủ ự án được th hi n trên nh ng khía c nh ch y u sau: ể ệ ữ ạ ủ ế

- Về ố s liệu thông tin: Nh ng d li u, thông tin để xây d ng d án ph i đảm ữ ữ ệ ự ự ảbảo trung thực, chính xác, tức là phải chứng minh được nguồn gốc và xuất xứ của

những thông tin và những số liệ đã thu thậ được (do các cơ quan có trách nhiệm u p cung cấp, nghiên cứu tìm hiểu thực tế )

- Về phương pháp lý giải: Các nội dung của d án không t n t i độc l p, ự ồ ạ ậriêng rẽ mà chúng luôn nằm trong một th thể ống nhất, đồng b Vì v y, quá trình ộ ậphân tích, lý giải các nội dung đã nêu trong dự án phải đảm bảo logic và chặt chẽ

- Về phương pháp tính toán: Khối lượng tính toán trong một dự án thường rất lớn Do đó, khi thực hiện tính toán các chỉ tiêu cần đảm b o đơn giản và chính ảxác Đối với các đồ thị, các bản vẽ kỹ thuật ph i đảm b o chính xác v kích thước, ả ả ề

trương, chính sách của Nhà nước và các văn bản luật pháp có liên quan đến các hoạt

động u tư đđầ ó

Tính thực tiễn

Tính thực tiễn của dự án đầu tư thể hiện ở khả năng ng d ng và tri n khai ứ ụ ểtrong thự ếc t Các n i dung, khía c nh phân tích c a d án đầu t không th chung ộ ạ ủ ự ư ểchung mà dựa trên những căn cứ thực tế, phải được xây dựng trong đ ềi u kiện và hoàn cảnh cụ thể ề ặ ằ v m t b ng, th trường, v n ị ố

1.2 Quản lý dự án đầu tư và các nội dung của quản lý dự án đầu tư

1.2.1 Khái niệm về quản lý dự án đầu tư

Quả n lý d án là ngành khoa họ ự c nghiên c u v vi c l p k ho ch, t ch c ứ ề ệ ậ ế ạ ổ ứ

và quản lý, giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho d án hoàn ựthành đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, đảm bảo chất lượng, đạt được mục tiêu c th củụ ể a d án và các m c ích đề ra D án là t ng th nh ng ự ụ đ ự ổ ể ữchính sách, hoạt động và chi phí liên quan với nhau được thiết kế nhằm đạ đượt c những mục tiêu nhất định trong m t th i gian nh t định ộ ờ ấ

Quản lý dự án là việc áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công c và k thu t ụ ỹ ậvào các hoạt động của dự án nhằm đạt được các m c tiêu ã đề ra ụ đ

- Thực hiện dự án

- Sản xuất kinh doanh theo dự án

- Đánh giá kết quả, hiệu quả thực tế của d án qua từng thời kỳ và cả thời ựhạn đầu tư

- Kết thúc dự án, thanh lý, phân chia tài sản

Để đảm bảo tính hi u qu và thành công, d án ph i được phân tích, ánh giá ệ ả ự ả đtrong suốt quá trình thực hiệ Đ ền i u này đòi hỏi người quản lý cũng như nhân sự tham gia dự án ph i luôn được c p nh t thông tin và n m rõ ti n trình, yêu c u th c ả ậ ậ ắ ế ầ ựhiện dự án, phối h p các giai o n c a d án với nhau làm cho dựợ đ ạ ủ ự án ho t động ạnhịp nhàng và có hiệu quả cao

1.2.2 Các nội dung của quản lý dự án đầu tư

1.2.2.1 Quản lý vĩ mô và quản lý vi mô

Quản lý vĩ mô đối với dự án

Quản lý vĩ mô hay quản lý nhà nước đối với dự án bao g m t ng th các biện ồ ổ ểpháp vĩ mô tác động đến các yếu tố của quá trình hình thành, th c hi n và k t thúc ự ệ ế

dự án

Trong quá trình triển khai dự án, Nhà nước mà đại diện là các c quan qu n ơ ả

lý nhà nước luôn theo dõi chặt chẽ, định hướng và chi ph i ho t động c a d án, ố ạ ủ ựnhằm đảm bảo cho d án đóng góp tích cực vào việc phát triển kinh tế - xã hội ựNhững công cụ quản lý vĩ mô chính của Nhà nước để quản lý dự án bao gồm h ệthống luật pháp, các chính sách về tài chính ti n t , chính sách đầu t , chính sách ề ệ ưthuế, những quy định về chế độ tiền lương, bảo hiểm,

Quản lý vi mô đối với dự án

Quản lý dự án ở tầm vi mô là quản lý các hoạt động cụ thể của dự án nó bao gồm nhiều khâu công việc như lập kế ho ch, i u ph i, ki m soát, báo cáo các ho t ạ đ ề ố ể ạđộng của dự án Qu n lý d án bao g m hàng lo t các v n đề nh qu n lý th i gian, ả ự ồ ạ ấ ư ả ờchi phí, nguồn vốn đầ ư, hoạt động mua bán, rủu t i ro, Quá trình quản lý được thực hiện trong suốt các giai đ ạo n từ chuẩn bị đầu tư đến giai đ ạo n vận hành các kết quả

của dự án Trong từng giai đ ạn, tuy đối tượng quản lý cụ thể có khác nhau nhưng ođều phả ắi g n với ba mục tiêu c bảơ n c a ho t động qu n lý d án là: th i gian, chi ủ ạ ả ự ờphí và kết quả hoàn thành

- Quản lý những thay đổi phạm vi

Quản lý thời gian:

- Lập kế hoạch chất lượng

- Đảm bảo chất lượng

- Quản lý chất lượng

Quản lý nhân lực:

- Lập kế hoạch nhân lực, tiền lương

phân phối thông tin

- Báo cáo tiến độ

Quản lý hợp đồng, hoạt động mua bán:

- Kế hoạch cung ứng

- Lựa chon nhà cung

ứ ng, t ch c đấu th u ổ ứ ầ

- Quản lý hợp ng, đồ tiến độ cung ứ ng

Quản lý rủi ro dự

án :

- Xác định rủi ro

- Đánh giá mức độ rủi ro

- Xây dựng chương trình quản lý rủi ro đầu tư

hiện Mỗi giai đ ạo n được đánh dấu bởi việc thực hiện một hoặc nhiều công việc

Tổng hợp các giai đ ạn này được gọi là chu kỳ củo a d án Chu k dự án xác định ự ỳ

th i ờ đ ểi m bắ đầu, thời đ ểt i m kết thúc và thời hạn thực hiện dự án Chu kỳ dự án xác định những công vi c nào s được th c hiệệ ẽ ự n trong t ng pha và ai s tham gia thực ừ ẽhiện Nó cũng chỉ ra những công việc nào còn lại ở giai đ ạo n cuối nằm trong phạm

vi dự án

Tùy theo mụ đc ích nghiên c u có th chia chu kỳ dựứ ể án thành nhi u giai ề

đ ạo n khác nhau Chu k c a mộ ựỳ ủ t d án đầu t thông thường được chia thành 4 giai ư

đ ạo n nh trong hình 1.1 ư

Giai đ ạo n chu n bẩ ị đầ ư u t

Hình 1.1 Các giai đ ạo n của chu kỳ dự án

Giai đ ạ o n xây dựng ý tưởng

Xây dựng ý tưởng là việc xác định bức tranh toàn cảnh về ụ m c tiêu, kết quả cuối cùng và phương thức thực hiện kết quả đ ó Xây dựng ý tưởng dự án được bắt

đầu ngay khi ý về ựđồ d án được hình thành Giai o n này c n t p h p s li u, xác đ ạ ầ ậ ợ ố ệ

định nhu cầ đu, ánh giá rủđộ i ro, d tính ngu n lực, so sánh lựự ồ a ch n d án, Quy t ọ ự ếđịnh lựa chon d án là nhữự ng quy t định chi n lược d a trên m c ích, nhu c u, và ế ế ự ụ đ ầcác mục tiêu lâu dài củ ổa t ch c, doanh nghi p Phát tri n ý tưởng không nh t thi t ứ ệ ể ấ ếphải lượng hóa hết các tiêu chí nhưng nó ph i ng n g n và được di n đạt trên c sở ả ắ ọ ễ ơthực tế

Xây dựng

ý tưởng

Giai đ ạo n phát triển

Giai đ ạo n thực hiện đầu tư

Nguồn

lực

Giai đ ạo n kết thúc đầu tư ậ (v n hành các kết quả đầu tư)

Giai đ ạo n phát tri n là giai đ ạể o n chi tiết xem dự án cần được thực hiện như thế nào, nội dung chủ yếu c a nó t p trung vào công tác thi t k và l p k ho ch ủ ậ ế ế ậ ế ạThông thường, đây là giai đoạn chứa đựng những công việc phức tạp nhất của một

dự án Nội dung của giai đ ạn này gồm những công việc như sau: o

- Thành lập nhóm dự án, xác định cấu trúc t ch c d án ổ ứ ự

- Lập k hoế ạch tổng quan

- Phân tích công việc của dự án

- Lập k hoế ạch tiến độ thời gian

- Lập k hoế ạch ngân sách

- Thiết kế ả s n phẩm và quy trình sản xuất

- Lập k hoế ạch nguồn lực cần thiết

- Lập k hoế ạch chi phí và dự báo dòng tiền thu

- Xin phê chuẩn thực hiện

Kết thúc giai đ ạn này, tiến trình thực hiệo n d án có th được b t đầu ự ể ắThành công của dự án phụ thuộc khá l n vào ch t lượng và s chu n b kỹ lưỡng ớ ấ ự ẩ ị

của giai đ ạn này o

Giai đ ạ o n thực hiện

Giai đ ạo n thực hiện là giai đ ạo n quản lý dự án bao gồm các công việc cần thực hiện như thiết kế ả b n v thi công, xây dựng nhà xưởng, lựa chon công cụ, mua ẽsắm và lắp đặt thiết bị, ây là giai o n chi m nhi u th i gian và òi h i s n lực Đ đ ạ ế ề ờ đ ỏ ự ỗcao nhất Kết thúc giai o n này, các hệ thống được xây dựng và kiểm định, dây đ ạtruyền s n xu t đượ đưả ấ c a vào v n hành ậ

Giai đ ạ o n kết thúc

Trong giai đ ạo n kết thúc của chu kỳ dự án, c n th c hi n nh ng công vi c ầ ự ệ ữ ệcòn lại như hoàn thành sản phẩm, bàn giao công trình và những tài liệu liên quan, đánh giá dự án, gi i phóng ngu n l c M t s công vi c c thể cầả ồ ự ộ ố ệ ụ n được th c hi n ự ệ

để kết thúc d án là: ự

- Đối với việc vận hành dây chuyền sản xuất, cần bàn giao sổ tay hướng dẫn lắp đặt, các bản vẽ chi tiết

- Bàn giao dự án, bao gồm cả việc lấy chữ ký của khách hàng về việc hoàn thành

- Bố trí lại lao động, giải phóng và bố trí lại thi t bế ị

Các dự án thường bao gồm m t s quy trình liên kếộ ố t v i nhau Các quy ớtrình này lặ đp i lặp lại và diễn ra trong từng giai đoạn c a vòng đời d án và tác ủ ựđộng lẫn nhau Hình 1.2 mô t các m i quan h gi a các quy trình: ả ố ệ ữ

Hình 1.2 Các quy trình trong mỗi giai đ ạo n phát triển dự án

Khởi tạo: Sự cấp phép cho dự án hay giai đ ạo n nào đó

Lập kế hoạch: Sàng lọc các mục tiêu của d án và lựa chọn phương án hành ựđộng tốt nh t để đạấ t được các mục tiêu đó

Thực hiện k ho ch: Quản lý, phân bổ các nguồ ựế ạ n l c để th c hi n k ho ch ự ệ ế ạKiểm soát: Là giai đ ạo n giám sát và xem xét mức độ tiến hành trên cơ sở nguyên tắc xác định những i m khác biệt so với kế hoạđ ể ch ã đề ra để thực hiện các đhoạt động cần thiết nhằm hiệu chỉnh, đảm bảo dự án đang đi đúng hướng, đáp ứng tốt nhất các m c tiêu c a d án ụ ủ ự

1.3 Mô hình tổ chức quản lý dự án và cán bộ quả n lý d án ự

Lập kế hoạch Khởi tạo

Thực hiện Kiểm soát

Kết thúc

1.3.1 Các mô hình tổ chức quản lý dự án

Căn cứ vào đ ều kiện năng lực của cá nhân, tổ chức và căn cứ vào yêu cầu của i

dự án, có thể chia hình thức tổ chức dự án thành hai nhóm chính:

- Hình thức chủ đầu t trực tiếp thực hiện quản lý dự án ư

- Hình thức thuê tư vấn qu n lý d án: G m mô hình tổ chức theo hình thức ả ự ồchủ nhiệm đ ềi u hành sự án và mô hình chìa khóa trao tay

Đối với ho t động đầu t trong doanh nghi p, c n c vào đặc i m hình thành, ạ ư ệ ă ứ đ ểvai trò và trách nhiệm của ban quản lý dự án, các mô hình tổ chức qu n lý d án ả ựđược chia cụ thể ơ h n như sau:

- Mô hình tổ chức quản lý d án theo chức năng ự

- Mổ hình tổ chức chuyên trách quản lý d án ự

- Mô hình tổ chức quản lý d án theo ma trận ự

Dưới đây trình bày cụ thể từng loại hình tổ chức này

1.3.1.1 Mô hình chủ đầu t trực tiếp quản lý dự án ư

Mô hình chủ đầu t trực tiếp quản lý dự án là mô hình mà chủư đầu t t chức ư ổthực hiện dưới các hình thức sau:

- Chủ đầu t thực hiện dự án: Tự ảư s n xuất, tự xây dựng, tự ổ t chức giám sát và

tự chịu trách nhiệm trước pháp luật

- Chủ đầu t lập ra ban quảư n lý d án để qu n lý vi c th c hi n các công vi c ự ả ệ ự ệ ệ

dự án theo sự ủy quyền

Mô hình chủ đầu t trực tiếp quản lý dư ự án được thể ện như trong hình 1.3 hi

Hình 1.3 Mô hình chủ đầu t trực tiếp quản lý dự án ư

1.3.1.2 Mô hình Chủ nhiệ m i u hành dự án đ ề

Mô hình tổ chức “Chủ nhiệm i u hành dự án” là mô hình tổđ ề chức quản lý

trong đó chủ đầu t giao cho ban quản lý dự án chuyên ngành làm chủ nhiệ đ ềư m i u

hành hoặc thuê một tổ ch c tư vấứ n qu n lý có đủ i u ki n, n ng l c chuyên môn ả đ ề ệ ă ựphù hợp với quy mô và tính chất của dự án, họ được đại diện chủ đầu t để quản lý ưviệc thực hiện dự án

Chủ nhiệm đ ềi u hành dự án là một pháp nhân độc lập, có n ng l c, s là người ă ự ẽ

quản lý, đ ềi u hành và chịu trách nhiệm trước pháp luật v toàn b quá trình thực ề ộ

hiện dự án Mọi quyết định c a chủủ đầu t liên quan đến quá trình thựư c hi n d án ệ ự

s ẽ được triển khai thông qua chủ nhiệm đ ều hành dự án Mô hình tổ chức quản lý i

này áp dụng cho những d án quy mô l n, tính ch t k thu t ph c tạp ự ớ ấ ỹ ậ ứ

Ban quản lý dự án

Tự thực hiện

Chủ đầu t ư

Tổ chức thực hiện dự án 3

Tổ chức thực hiện dự án 2

Tổ chức thực hiện dự án 1

Hình 1.4 Mô hình Chủ nhiệ đ ềm i u hành dự án

1.3.1.3 Mô hình chìa khóa trao tay

Mô hình tổ ch c dứ ự án dạng chìa khóa trao tay là hình thức tổ chức trong đó ban quản lý dự án không chỉ là đại diện toàn quyền của chủ đầu tư mà còn là “chủ” của dự án Hình thức này áp dụng khi chủ đầu t được phép đấu th u để lựa chon ư ầnhà thầu thực hiện tổng thầu toàn bộ ự d án như ể th dự án là c a chính h Khác v i ủ ọ ớhình thức chủ nhiệ đ ềm i u hành, giờ đ ây mọi trách nhiệm thực hiện dự án được giao cho nhà quản lý và họ phải chịu trách nhiệm hoàn toàn đối v i viớ ệc thực hiện dự án Trong một s trố ường hợp nhà quản lý dự án không chỉ được giao quyền thực hiện dự án mà còn được phép cho người khác nhận thầu từng phần việc trong dự án

Thuê tư

v n ấ

Thuê nhà thầu B

Chủ nhiệm đ ề i u hành dự án Chủ đầu t ư

Thuê tư

vấn

Hình 1.5 Mô hình tổ chức dạng chìa khóa trao tay

1.3.1.4 Mô hình tổ chức quản lý dự án theo chức năng

Hình thức tổ chức quản lý dự án theo chức n ng có các đặc i m là: ă đ ể

- Dự án được đặt vào một phòng chức năng nào đó trong cơ cấu t ch c c a ổ ứ ủ

doanh nghiệp tùy thuộc vào tính chất của dự án

- Các thành viên quản lý dự án được đ ềi u động tạm thời từ các phòng chức

năng khác nhau đến và họ vẫn thu c quy n qu n lý c a phòng ch c n ng nh ng lại ộ ề ả ủ ứ ă ư

đảm nhận phần vi c chuyên môn c a mình trong quá trình quản lý đ ềệ ủ i u hành dự án

Mô hình tổ chức quản lý dự án theo chức năng được thể hiện như trong hình

1.6

Thầu phụ B Thầu phụ A

Tổng thầu thực hiện toàn bộ dự án Chủ đầu t ư

Thầu phụ C

Tổ chức đấu thầu tuyển chon

Thuê lại

Hình 1.6 Mô hình tổ chức quản lý d án theo ch c n ng ự ứ ă

1.3.1.5 Mô hình tổ chức chuyên trách quả n lý d án ự

Mô hình tổ chức chuyên trách quản lý d án là hình th c t ch c qu n lý mà ự ứ ổ ứ ả

các thành viên ban quản lý dự án tách hoàn toàn khỏi phòng chức năng chuyên

môn, chuyên thực hiện quản lý đ ềi u hành dự án theo yêu cầu được giao

`

Hình 1.7 Mô hình tổ chức chuyên trách quản lý dự án

Ban giám đốc

Phòng kế toán

Phòng kỹ thuật

Các phòng ban khác

Phòng kinh

doanh

Chuyên viên marketting

Phòng tổ chức hành chính

Ban kế toán – tài chính Phòng khác

dự án Một trong những mô hình tổ chức dự án dạng ma trận được trình bày trong hình vẽ 1.8

Hình 1.8 Một mô hình tổ chức dự án dạng ma trận

1.3.2 Những căn cứ để l a chọn mô hình tổ chức quản lý dự án ự

Phương pháp quản lý dự án có thể áp dụng hi u qu cho nh ng trường h p ệ ả ữ ợsau: (1) Dự án có mục tiêu cụ thể; (2) Mang tính đơn chiếc, không liên tục, không thân quyen vớ ổi t ch c hi n t i; (3) Công vi c c th , tương tác ph c t p ứ ệ ạ ệ ụ ể ứ ạ

Để lựa ch n một mô hình tổ chức quản lý dự án phù hợp c n dọ ầ ựa vào các nhân

tố cơ bản sau:

- Mô hình tổ chức của Chủ đầu t và các đơn vị liên quan ư

- Quy mô của dự án

- Thời gian thực hiện dự án

đ/c A đ/c C

đ/c L đ/c K đ/c M đ/c E

Chủ nhiệm

dự án 3

Giám đốc kinh doanh Giám đốc tài chính

Giám đốc sản xuất

đ/c G đ/c H

đ/c A đ/c B

đ/c K đ/c L

đ/c M đ/c N

- Số lượng dự án thực thi trong cùng thời kỳ và t m quan trong c a nó ầ ủ

Ngoài ra, khi xem xét lựa chọn một mô hình tổ chức quản lý dự án, cũng cần phân tích bốn tham số ấ r t quan trọng khác là:

gần với chuyên môn, ngành nhề hoạt động của chủ đầu tư Hình thức chủ đầu tư lập

ra Ban quản lý dự án thì Ban này cần có đủ năng l c áp ng công tác qu n lý d ự đ ứ ả ự

án

- Mô hình Chủ nhiệm i u hành dự án thường áp dụđ ề ng cho nh ng d án quy ữ ự

mô lớn, tính chất kỹ thuật phức tạp

- Mô hình tổ chức dự án dạng chìa khóa trao tay được áp d ng trong trường ụ

hợp chủ đầu tư được phép đấu thầu để lựa chon nhà th u th c hi n t ng thầu toàn ầ ự ệ ổ

bộ dự án nh th d án là c a chính h ư ể ự ủ ọ

- Mô hình tổ chức quản lý d án theo chứự c n ng thích h p v i nhữă ợ ớ ng d án mà ựmục tiêu chính là áp dụng công ngh ch không ph i là chi phí t i thi u ho c ph i ệ ứ ả ố ể ặ ảphản ứng nhanh trước những thay đổi của thị trường, đòi hỏi đầu tư lớn vào máy móc thiết bị

- Mô hình tổ chức chuyên trách quản lý dự án áp dụng có hiệu quả trong trường hợp có một số dự án tương t nhau được th c hi n ho c trong trường h p ự ự ệ ặ ợthực hiện những công việc mang tính đồng nhất, yêu cầu cụ thể cao, đòi hỏi quản lý

tỉ mỉ, chi tiết đồng thời không phù hợp với lĩnh vực chức năng nào

1.3.3 Cán bộ quản lý dự án

1.3.3.1 Chức năng của cán bộ quản lý dự án

Những chức năng cơ bản c a các nhà qu n lý là l p k ho ch, t ch c, giám ủ ả ậ ế ạ ổ ứsát, chỉ đạo, hướng dẫn, ào tạo và tuyđ ển dụng cán bộ Mặc dù những chức năng này được nhấn mạnh chủ yếu đối v i cơ cấớ u t ch c quảổ ứ n lý truy n thống, nhưng ềgần đây chúng được đổi mới nội dung để áp dụng cho các t ch c qu n lý t m th i ổ ứ ả ạ ờnhư tổ ch c d án Ý nghĩa cơ bảứ ự n c a nó nh nhau nh ng vi c áp d ng trong hai ủ ư ư ệ ụmôi trường có khác nhau

Chỉ đạo hướng dẫn

Sau khi nhận nhiệm vụ, cán bộ qu n lý d án ch đạo và hướng d n, y quy n, ả ự ỉ ẫ ủ ềkhuyến khích động viên, phối hợp mọi thành viên trong nhóm thực hiện tốt dự án, phối hợp các lực lượng từ tư vấn, nhà th u, khách hàng, đến các c quan qu n lý ầ ơ ảnhà nước có liên quan nhằm đảm bảo thực hiện thành công dự án

Kiểm tra giám sát

Cán bộ quản lý dự án có chức năng ki m tra giám sát sản phẩm dự án, chất ểlượng, kỹ thuật, ngân sách và tiến độ thời gian Trước tiên, nhà quản lý dự án phải

am hiểu các tiêu chuẩn, chính sách, th tụủ c qu n lý, ph i có đủ n ng l c k thu t để ả ả ă ự ỹ ậgiám sát công việ đc, ánh giá đúng hiện trạng và xu hướng tương lai Một nhà quản

lý dự án sẽ không có uy tín cao đối với khách hàng nếu không trả lời được nh ng ữthắc mắc v m t k thu t ề ặ ỹ ậ

Kiểm tra giám sát là một quá trình bao gồm việ đc o lường, đánh giá và đ ềi u chỉnh những đo lường, đánh giá đó trong suốt quá trình thực hiện dự án Cần xây dựng các tiêu chuẩn th c hi n, các mốự ệ c th i gian và d a vào ó để so sánh ánh giá ờ ự đ đtình hình thực hiện dự án, đồng thời, phải xây dựng một hệ thống thông tin hữu hiệu

để thu thập và s lý s li u đử ố ệ i kèm v i ti n trình báo báo ớ ế

Chức năng thích ứng

Trong hoạt động thường ngày, nhà quản lý thường xuyên phải đối đầu v i ớnhững thay đổi Do đó, những kế hoạch, các hành động, chuẩn mực thực hiện cũng thay đổi theo, các nhà quản lý cần phải linh hoạt thích ứng với môi trường cả bên trong lẫn bên ngoài

1.3.3.2 Trách nhiệm của Chủ nhiệm (Giám đốc) dự án

Trách nhiệm của Chủ nhiệm dự án về cơ bản có th được chia thành ba nhóm ểlớn Đó là trách nhiệm đối với tổ chức cấp trên, đối với dự án và đối với các thành viên dự án

Đối vớ ấ i c p trên

Chủ nhiệm dự án phải bảo tồn mọi nguồn lực và quản lý hiệu quả dự án được giao Cần báo cáo đầ đủy , trung thực những thông tin về tình trạng hiện tại, chi phí, tiến độ và triển vọng của dự án cho cấp trên

Đối vớ ự i d án

Chủ nhiệm dự án cần phải thực hiện những nhiệm vụ sau:

- Đ ềi u hành, quản lý thời gian, chi phí, nhân lực, thông tin, quản lý chất lượng

dự án Đảm bảo hoàn thành dự án đúng mục tiêu, thời hạ đn ã quy định trong ph m ạ

vi nguồn lực và chi phí được duyệt

- Lãnh đạo nhóm quản lý dự án, phối hợp n lựỗ c c a m i thành viên theo ủ ọhướng phát huy tối đa khả năng và tính ch động sáng t o c a t ng thành viên ủ ạ ủ ừ

Tổ chức qu n lý d án là mộ ổả ự t t ch c t m th i và có th i hạứ ạ ờ ờ n nên Ch nhi m ủ ệ

dự án cần quan tâm đến mọi thành viên trong nhóm Khi dự án sắp k t thúc, Ch ế ủnhiệm dự án có kế ho ch giúp đỡ, t o i u ki n cho m i người tìm công vi c m i ạ ạ đ ề ệ ọ ệ ớhoặc trở về đơn vị cũ theo nguyện vọng cũng như yêu cầu công việc

Kỹ năng giao tiếp, tiếp nhận và trao đổi thông tin

Chủ nhiệm dự án có trách nhiệm phối hợp, thống nhất các hoạt động giữa các

bộ phận chức năng và những cơ quan liên quan như trong hình vẽ 1.9

Hình 1.9 Các nhóm liên kết v i viớ ệc quản lý dự án

Vì mối quan hệ trên nên Chủ nhiệm dự án cần thiết phải thông thạo các kỹ năng giao tiếp Chủ nhiệm dự án phải thân quyen, hiểu bi t các công vi c c a các ế ệ ủ

Các phòng ban chức năng

(hợp tác, đỡ đầu)

Các thể chế tài chính

Các nhà cung cấp nguyên

vật liệu

Các nhà thầu xây lắp, cung

cấp thiết bị

Nhà tư ấ v n (kiến thức, nguồn lực)

Chủ đầu t ư(các quyết định về ố v n)

Quản lý

dự án

Nhà quản lý dự án cũng c n giầ ỏi kỹ năng thông tin, k năỹ ng ti p nh n và trao ế ậđổi thông tin giữa các thành viên d án và nh ng người liên quan trong quá trình ự ữtriển khai dự án

Kỹ năng thương lượng và giải quyết khó khăn vướng mắc

Chủ nhiệm dự án trong quá trình thực hiện tr ng trách c a mình có quan hệ ọ ủvới rất nhiều nhóm người như chỉ ra hình 1.7 Ngoài ra, cùng v i à phát triển của ở ớ đ

tổ chức, trách nhiệm của Chủ nhiệm dự án ngày càng tăng nhưng quyề ực của họ n lhình như chưa tương xứng Để phối hợp m i c gắọ ố ng trong và ngoài t ch c, bu c ổ ứ ộcác nhà quản lý dự án phải có k năỹ ng thương l ng gi i v i đối tác, v i nhà quản ượ ỏ ớ ớ

lý cấp trên và người đứng đầu các phòng ch c n ng chuyên môn, tranh th t i đa sự ứ ă ủ ốquan tâm của các cấp để giành nguồ ựđủ n l c c n thi t cho d án ầ ế ự

Các bất đồng th ng nườ ảy sinh giữa Chủ nhiệm dự án với các thành viên tham gia, giữa các cán bộ quản lý dự án với các nhà quản lý chức năng, Nguyên nhân

có nhiều nhưng có thể chỉ ra một số nguyên nhân chính sau:

Do vậy, Chủ nhiệm dự án cần có phương pháp giải quyế đt úng, đặt mục tiêu

và quyền lợi của tập thể trên lợi ích cá nhân để gi i quy t nh ng b t đồng ả ế ữ ấ

Kỹ năng tiếp thị và quan hệ với khách hàng

Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhấ ủt c a cán b qu n lý d án là tr ộ ả ự ợgiúp đơn vị, doanh nghiệp trong hoạt động marketing Làm tốt công tác tiếp th sẽ ịgiúp cho doanh nghiệp giữ được khách hàng hiện tại, tăng thêm khách hàng tiềm năng

Kỹ năng ra quyết định

Ngoài những kỹ năng quan tr ng nêu trên, nhà qu n lý d án gi i cần trang ọ ả ự ỏ

bị cho mình những kỹ năng c n thi t khác nh lậầ ế ư p k ho ch, qu n lý th i gian, dự ế ạ ả ờtoán ngân sách và kiểm soát chi phí, kỹ ă n ng quản lý nhân sự và kỹ thuật

1.4 Kết luận chương I và nhiệm vụ chương II

Quản lý dự án đầu tư là một hoạt động phức tạp, gồm nhiều công việ đc an xen với nhau và ph i được th c hi n trong cùng m t th i gian thì dự án mới có hiệu ả ự ệ ộ ờquả

Chương I của luận văn đã tập trung phân tích các vấ đề: Khái niệm cơ bản n

về dự án đầu tư và quản lý dự án đầu tư; các nội dung của qu n lý d án đầu t ; mô ả ự ưhình tổ chức quản lý dự án và cán bộ quản lý dự án

Để có thể phân tích được tình hình qu n lý d án đầu tư đối v i dả ự ớ ự án Mở

rộng kho xăng dầu Bến Gót cũng như có thể đề xuất những giải pháp thích hợp nhằm hoàn thiện công tác quản lý dự án, tác giả đ ã tập trung ở chương I phần nghiên cứu cơ ở s lý luận về ự d án đầ ư và quản lý dự án đầu tư u t

Do đó, đối với chương tiếp theo của luận văn thì tác giả s ẽ vận d ng c s lý ụ ơ ởluận đã trình bày ở chương I để phân tích và đánh giá công tác qu n lý dựả án đầu t ưđối với dự án M r ng kho x ng d u B n Gót c a Công ty Xăng dầu Phú Thọ ở ộ ă ầ ế ủ

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ

2.1 Khái quát về Công ty xăng dầu Phú Thọ

Tên doanh nghiệp: Công ty Xăng dầu Phú Thọ

• Trụ sở : S 2470- Đại l Hùng Vương- Thành ph Vi t Trì - T nh Phú ố ộ ố ệ ỉThọ

• Đ ệi n tho i: 0210-952 341 ạ

• Fax: 0210-952 352

• Quyết định số 3372/XD-QĐ Đ-H QT ngày 28-6-2010 của Hội đồng quản trị Tổng công ty X ng d u Vi t Nam (nay là Tậ đă ầ ệ p oàn X ng d u Vi t ă ầ ệNam) về việc chuyển Công ty X ng dă ầu Phú Thọ thành Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam làm chủ s hở ữu

• Giấy ch ng nh n đăng ký kinh doanh s 2600108866 đăng ký ngày 13 ứ ậ ốtháng 7 năm 2010

Công ty Xăng dầu Phú Thọ là đơn vị thành viên của Tậ đp oàn X ng d u Vi t ă ầ ệNam thuộc Bộ Công Thương, có nhiệm v bảụ o đảm cung ng x ng d u trên địa ứ ă ầbàn tỉnh Phú Thọ và trung chuyển xăng dầu cho các tỉnh miền núi phía Bắc: Yên Bái, Lào Cai, Lai Châu, Tuyên Quang , Hà Giang Công ty cũng được giao nhiệm

vụ dự trữ quốc gia mặt hàng xăng dầu

Công ty có 02 kho xăng dầu: Kho Phủ Đức và kho Bến Gót là đầu mối tiếp

nhận xăng dầ để cung cấp cho các hộ tiêu thụ và trung chuyểu n đến các kho c p ấphát ở các tỉnh Kho Phủ Đức ã đ được trang bị hệ ố th ng t động xu t hàng t năm ự ấ ừ

2001

Nguồn nhập hàng của hai kho là h thống công trình B12 của Tập đoàn Xăng ệ

chiếm lĩnh thị trường Mạng lưới tổng đại lý, đại lý cũng được xây dựng rộng khắp địa bàn tỉnh Phú Thọ M t hàng cung ng c a Công ty Xăng dầu Phú Thọ là các ặ ứ ủloại xăng d u nhiên li u, d u m nh n, gas, nh a đường, hoá ch t nguyên li u công ầ ệ ầ ỡ ờ ự ấ ệnghiệp

Công ty Xăng dầu Phú Thọ là doanh nghiệp Nhà nước chủ đạo trong việc cung cấp xăng dầu, có chức năng đ ềi u ti t th trường Công ty có nhi m v chính tr ế ị ệ ụ ị

rất quan trọng là bảo đảm nguồn hàng và bình ổn giá cả xăng dầu cho tỉnh Phú Thọ

và phụ cận Trong i u ki n c nh tranh gay g t v i các doanh nghi p kinh doanh đ ề ệ ạ ắ ớ ệxăng dầu khác như Petec, Vinapco, PetroVietnam, Xăng dầu Quân đội Khi giá cả xăng dầu có nhiều biến động, đặc biệt là địa bàn cung ứng là khu vực trung du miền núi có chi phí vận chuyển rất cao, kinh doanh không có lãi Công ty Xăng dầu Phú Thọ vẫn ph i b o đảm đủ ngu n x ng d u theo nhi m v Nhà nước giao cho T p ả ả ồ ă ầ ệ ụ ậ

đoàn X ng d u Vi t Nam ă ầ ệ

Tổ chức bộ máy của Công ty Xăng dầu Phú Thọ được thể hiên ở sơ đồ hình 2.1