Kế hoạch tổ chức hội nghị giới thiệu tour mới của công ty JNTO

Công việc Phụ trách Thời gian thực hiện Chi tiết công việcHọp nhân viên lần 1 Tất cả các bộ phận 25/07/2022 Thành lập các bộ phận thực hiện, các trưởng bộ phận và phân công công việc.. C

Kế hoạch tổ

chức hội nghị giới thiệu tour mới của công

ty "JNTO"

Thanh Hà Thuý Hiền Ngọc Trâm

Presented By

Đối tượng tham gia

Đối tác, nhà đầu tư

Nhân viên công ty ( Ê kíp làm sự kiện)

Khách hàng thân thiết

Các phóng viên, báo đài

Số lượng tham gia: 50 người ( 30 khách

mời và 20 nhân viên )

Thời gian tổ chức: Từ ngày 17/9/2022

đến ngày 19/9/2022

Cơ sở vật chất

Sheraton Grande Tokyo

Bay Hotel

Nhân sự

Kế hoạch

công việc cụ

thể

Công việc Phụ trách Thời gian thực hiện Chi tiết công việc

Họp nhân viên lần 1 Tất cả các bộ phận 25/07/2022 Thành lập các bộ

phận thực hiện, các trưởng bộ phận và phân công công việc

Lựa chọn và khảo sát

địa điểm Bộ phận tổ chức 26/07 – 29/07/2022 Chọn khách sạn và trung tâm hội nghị

tại Tokyo Disneyland

Lập dự trù kinh phí Bộ phận tài chính 30/07 – 01/08/2022 Bộ phận tài chính

liên hệ với các bộ phận dể lập bản dự trù kinh phí trình lên ban giám đốc

Đàm phán với công ty

về kinh phí và thời

gian tổ chức

Bộ phận tổ chức và bộ

phận tài chính 02/08 – 05/08/2022 Đàm phán với công ty về giá cả, phương

tiện đi lại, ăn uống, Nhận kinh phí tổ chức

Công việc Phụ trách Thời gian thực hiện Chi tiết công việc

Kí hợp đồng với Sheraton Grande Tokyo Bay Hotel

Lên nội dung cho sự

kiện Bộ phận nội dung

09/08 – 20/08/2022 Viết kịch bản tổng

quát bao quát hết các công việc chung của

sự kiện cho khách hàng Viết kịch bản chi tiết công việc cho đội ngũ tổ chức sự kiện

Lên kịch bản các tiết mục văn nghệ chào mừng buổi hội nghị

Công việc Phụ trách Thời gian thực hiện Chi tiết công việcTìm kiếm nhà tài trợ Bộ phận tổ chức, bộ

phận nội dung 21/08 – 28/08/2022 Xác định nhà tài trợ tìm năng cho sự kiện

Viết một bản kế hoạch

sơ bộ ngắn gọn những điểm cốt yếu, đối tượng khách sẽ tham

dự, những cơ hội quảng bá tại sự kiện

và liên hệ với nhà tài trợ

Tiếp cận nhà tài trợ Đàm phán và kí kết với nhà tài trợ

Chuẩn bị cho triển lãm

tour Bộ phận tổ chức và bộ phận thiết kế 29/08 – 03/09/2022 Thiết kế đồ hoạ, tài liệu in, các tờ quảng

cáo trong triễn lãm xoay quanh các tour của JNTO

Chuẩn bị khung tranh giá đỡ,tài liệu Tranh ảnh về những tour mà công ty đã tổ chức, của những du khách

đã từng tham gia tour của công ty

Công việc Phụ trách Thời gian thực hiện Thực hiện công việc

Họp nhân viên

lần 2 Tất cả các bộ phận 04/09/2022 Báo cáo tiến độ của kế hoạch tổ chức sự kiện, 7 ngày trước sự kiện

diễn ra

Xúc tiến, quảng

bá sự kiện Bộ phận tổ chức và bộ phận nội dung 06/09/2022 Gửi thư mời, quảng cáo sự kiện bằng banner, áp phích, trang web

của công ty và mạng xã hội

07/09 – 15/09/2022 Chuẩn bị sân khấu, máy chiếu,

micro, hoa tri ân cho khách mời

Trước ngày diễn ra sự kiện , khảo sát, kiểm tra phòng hội nghị, bày trí, bàn ghế, lắp đặt

Chuẩn bị nước uống, thức ăn nhẹ, thuốc say xe

Những rủi ro

và giải pháp

Rủi ro Giải pháp

Số lượng khách mời tham gia không đúng như

dự kiến: tham gia ít hơn vì không sắp xếp được

thời gian, hoặc số lượng tham gia nhiều hơn vì

dẫn thêm con cái, người yêu đi theo dẫn đến

khó khăn trong vấn đề sinh hoạt ăn ở và một

số hoạt động chung trong chương trình phải

thay đổi

Rà soát kỹ và chốt danh sách số lượng người tham gia trước ngày diễn ra sự kiện Cố gắng thuyết phục mọi người cùng tham gia vào hoạt động

Thức ăn ở nhà hàng không hợp khẩu vị hoặc có

thể gây dị ứng cho khách hàng Cần nắm rõ thông tin cá nhân của mỗi người (giới tính, tuổi tác, tôn giáo, tín ngưỡng…) để

xây dựng khẩu phần ăn phù hợpThời tiết thay đổi: nắng, mưa, gió thất thường Cần chuẩn bị dù to, bạt che, áo mưa tiện lợi

hoặc di chuyển khách hàng đến địa điểm khác để tổ chức nếu đang có hoạt động ngoài trời

Khách hàng bị mất tài sản Kết hợp với bên an ninh của khách sạn và

nhà hàng để đảm bảo an ninh cho khách hàng Hướng dẫn và phổ biến rõ các nội quy

về việc bảo vệ tài sản cá nhân cho khách hàng

Rủi ro Giải phápThiếu nhân lực trước và trong ngày diễn ra sự

kiện nên công tác chuẩn bị không đảm bảo,

chậm trễ

Cần phân công công việc rõ ràng cho từng bộ phận, từng ban, nếu cần thiết phải tuyển thêm cộng tác viên

Âm thanh, ánh sáng và sân khấu không đảm bảo Cần rà soát kĩ và kiểm ra kĩ càng trước khi sự

kiện bắt đầu Nên phân công người phụ trách

và phải có mặt trong suốt thời gian diễn ra sự kiện

Trò chơi khó, khách hàng không chơi được Ban phụ trách trò chơi phải lựa chọn trò chơi

phù hợp với khách hàng, phải thử trước trò chơi và có phương án dự phòng (thay đổi trò chơi khác)

Khách hàng bị say xe trong khi di chuyển Chuẩn bị sẵn thuốc chống say xe, bao bì…

Các tình huống bất ngờ gây ảnh hưởng đến tính

mạng, sức khỏe, tài sản của khách hàng (cháy

nổ, ẩu đã, trộm cắp…)

Bộ phận an ninh - bảo vệ phải thường xuyên

có mặt trong suốt thời gian diễn ra sự kiện, chuẩn bị và kiểm tra các bình chửa cháy, liên

hệ trước với công an và bệnh viện địa phương

Để tổ chức sự kiện cần thực

hiện các công việc sau

Ban tổ chức sự kiện Lên nội dung cho

quản lí rủi ro, phân

công công việc cho

các bộ phận.

Có nhiệm vụ lên kịch bản và nội dung cụ

thể.

Có nhiệm vụ thiết

kế banner, thẻ đeo ban tổ chức và

nhân viên, trang trí sâu khấu, không

gian sự kiện.

Để tổ chức sự kiện cần thực

hiện các công việc sau

Kĩ thuật Hậu cần Tài chính

trách khắc phục tình huống phát sinh bất ngờ khi sự kiện diễn

ra, viết thư mời, chuẩn bị thư cảm ơn

Phụ trách vấn đề soạn hợp đồng, ghi chép

quá trình thu chi rõ ràng, phù hợp với dự kiến nằm trong kế

hoạch

Với các hoạt

động chính

Ngày 1 17 / 9 / 2022

9h00: Từ trụ sở chính của công ty “JNTO” đón khách đến Tokyo Disney resort

10h30: Ghé Ikspiari trung tâm mua sắm được thiết kế rộng lớn giống như Disneyland tại ga

Maihama gần Disneyland Trung tâm có 140 cửa hàng và nhà hàng cùng một rạp chiếu phim

16 màn hình, để khách có thể tự do checkin, mua sắm và ăn uống.

12h00: Ăn trưa tại nhà hàng Monsoon Cafe Maihama Ikspiari

14h00-18h00: Đưa khách đến khách sạn Sheraton grande Tokyo Bay Hotel ( checkin lúc

15h00)

• Cho khách tự do tham quan khách sạn, nghỉ ngơi và chuẩn bị trang phục.

18h30: Tiếp đón, ổn định vị trí cho khách hàng, đặc biệt ưu tiên vị trí cho cơ quan báo đài tác nghiệp.

19h00: Khai mạc hội nghị

 MC tuyên bố lý do, giới thiệu khách mời, đại biểu, đối tác tham dự.

 Thực hiện chương trình ra mắt tour du lịch mới

 Tiệc, Giao lưu văn nghệ

22h30: Kết thúc buổi sự kiện ngày 1, tiễn khách về nghỉ ngơi.

Kết thúc

sự kiện

Kết thúc sự kiện, chuyển đô đạc về kho (removal): don dẹp nơi tổ chức (cleaning), sửa lại những vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)

Họp rút kinh nghiệm

Gửi thư cảm ơn đến tất cả khách hàng tham dự

Thanh toán chi phí

Thanks for listening

and watching!