106 thu thuat microsoft office chua xac dinh 6222

Mô ̣t trong những “viên ngọc ẩn” trongMS Office chính là Format Painter – có hình dáng như chiếc chổi sơn trên thanh công cụ chuẩn Standard toolbar... Tính năng thứ 2 là A

106 thủ thuâ ̣t với Microsoft Office Microsoft đã rất cố gắng nhằm hoàn thiê ̣n và bổ sung thêm nhiều tính năng mới tiê ̣n dụng hơn cho bô ̣ phần mềm Microsoft Office Nhưng phần lớn “sức

ma ̣nh tiềm ẩn” của MS Office - những

lư ̣a cho ̣n ẩn, những tính năng chưa hề đươ ̣c biết đến hay những shortcuts - đều gần như không đươ ̣c biết đến hay không đươ ̣c sử dụng.

Thông qua bài viết này chúng tôi mong muốn đươ ̣c giới thiê ̣u đến ba ̣n những thủ thuâ ̣t đơn giản và hiê ̣u quả cho Word, Excel, Outlook, và PowerPoint Có thể nói những thủ thuâ ̣t này sẽ giúp ba ̣n sử dụng hiê ̣u quả hơn bô ̣ phần mềm văn phòng này, khai thác những khả năng tiềm tàng hoă ̣c tuỳ biến theo phong cách riêng của mình

Tuy nhiên chúng tôi cũng xin chú ý ba ̣n là hầu hết những thủ thuâ ̣t sau đây sẽ vâ ̣n hành rất tốt đối với phiên bản Microsoft Office XP và 2003

Thủ thuâ ̣t chung

Phóng to hay thu nhỏ

Nếu ba ̣n đang sở hữu một mouse (con chuô ̣t máy tính) có thanh cuô ̣n ở giữa (scroll button) thì ba ̣n hoàn toàn có thể phóng to hay thu nhỏ văn bản của mình trong cửa sổ MS Office cực kì nhanh chóng bằng cách giữ phím Ctrl và xoay thanh cuô ̣n – xoay lên phía trước là phóng

to và về phía sau là thu nhỏ la ̣i

Đi ̣nh da ̣ng nhanh chóng

Mô ̣t trong những “viên ngọc ẩn” trong

MS Office chính là Format Painter – có hình dáng như chiếc chổi sơn trên thanh công cụ chuẩn (Standard toolbar) Nếu chưa có ba ̣n có thể vào Tool | Commands, tìm đến mục Format và kéo biểu tươ ̣ng của công cụ thả vào thanh công cụ chuẩn

Khi ba ̣n nhắp chuô ̣t vào biểu tươ ̣ng chiếc chổi sơn, công cụ sẽ copy la ̣i đi ̣nh da ̣ng văn bản ta ̣i nơi con trỏ chuô ̣t xuất hiê ̣n Nếu ba ̣n lựa cho ̣n cả mô ̣t đoa ̣n (paragraph) hay mô ̣t ô (cell) rồi mới nhắp chuô ̣t vào biểu tươ ̣ng công cụ thì đi ̣nh da ̣ng của đoa ̣n hay ô đó sẽ đươ ̣c sao chép la ̣i Sau đó ba ̣n chỉ cần kéo chuô ̣t lựa cho ̣n đoa ̣n văn bản

ba ̣n muốn “dán” đi ̣nh da ̣ng giống như đoa ̣n

Sheet Ba ̣n nhâ ̣p mâ ̣t khẩu vào trong mục

“Password to unprotect sheet” – đây là

mâ ̣t khẩu để gỡ bỏ mọi hình thức bảo vê ̣ đối với bảng tính đã đươ ̣c bảo vê ̣ Trong vùng “Allow all user of this worksheet to”, ba ̣n lựa cho ̣n cho phép người sử dụng có thể thực hiê ̣n đươ ̣c những thao tác gì trên Sheet đã đươ ̣c bảo vê ̣ Nếu ba ̣n không lựa cho ̣n gì thì không ai có thể thay đổi đươ ̣c gì trên Sheet đó trừ khi người đó có

mâ ̣t khẩu loa ̣i bỏ tính năng Protect Sheet Tính năng thứ 2 là Allow User to Edit Range Đây là tính năng giúp ba ̣n bảo vê ̣

mô ̣t vùng nhất đi ̣nh trên bảng tính, chỉ những ai đươ ̣c ba ̣n cấp quyền hay có mâ ̣t khẩu mới đươ ̣c phép sửa đổi trên vùng đươ ̣c bảo vê ̣ này Tính năng này cũng sử dụng quyền của các user trong hê ̣ điều hành Windows của ba ̣n Nếu nhiều người

sử dụng chung 1 máy ba ̣n có thể cho phép người đó đươ ̣c phép sửa đổi mà không cần

đă ̣t mâ ̣t khẩu

Tính năng Tool | Protection | Protect Workbook giúp ba ̣n bảo vê ̣ toàn bô ̣ tê ̣p tin bảng tính của ba ̣n, từ khung cửa sổ đến cấu trúc bảng tính của ba ̣n

Tính năng Tool | Protection | Protect and Share workbook giúp ba ̣n theo dõi

mo ̣i thay đổi trong bảng tính của ba ̣n Khi có ai đó thực hiê ̣n bất kì thay đổi gì trên bảng tính, Excel sẽ dùng Track Changes để ghi la ̣i và thông báo cho ba ̣n biết