Tổng quan về một phương án định biên nhân sự

GẦN NHƯ AI CŨNG BIẾT ĐỊNH BIÊN LÀ GÌTrước khi định biên, nó - Xác định số lượng nhân sự cho 1 chức danh - Định danh chức danh của một phòng - Xác định số lượng phòng của một đơn vị/công

ĐỊNH BIÊN NHÂN SỰ

Sự kết hợp của Tư duy và Kỹ thuật

Nguyễn An Nguyên Email: Nguyen.nguyen@payq.vn

FB: https://www.facebook.com/groups/bigtrust.vn/

  

GẦN NHƯ AI CŨNG BIẾT ĐỊNH BIÊN LÀ GÌ

Trước khi định biên, nó

- Xác định số lượng nhân sự cho 1 chức danh

- Định danh chức danh của một phòng

- Xác định số lượng phòng của một đơn vị/công ty

Các phương pháp định biên được biết đến:

- Bấm giờ cho sản xuất trực tiếp

- Tính giờ cho khối gián tiếp

Thời điểm nào thì nên thực hiện định biên?

- Hàng năm nên tiến hành định biên 1 lần

- Khi công ty có những điều chỉnh cơ cấu/tái cơ cấu

- Tỷ lệ Qũy lương/Doanh thu; Năng suất lao động bình

MỘT VÀI PHƯƠNG ÁN ĐỊNH BIÊN

• RACI “cổ điển”

• RACI thực dụng – “Từ dưới lên”

• RACI thực dụng – “Từ trên xuống”

Chúng giống và khác nhau như thế nào? (chúng tôi có 1 clip nói về

vụ này ở đường link tại slide số 8)

Chúng tôi đã từng sử dụng và thấy rằng

• Phương pháp mang tính lý thuyết nhiều quá

• Chưa lượng hóa và không có phương án tính toán cụ thể

• Chưa thấy đơn vị nào sử dụng Bảng tính excel để làm định

biên một cách triệt để <- Excel tốt mà…

TRONG KHI ĐỊNH BIÊN NHÂN SỰ CỰC KỲ QUAN TRỌNG

Điều chuyển chức danh trong 1 đơn vị

Điều chuyển chức danh giữa các phòng

Ví dụ: Định biên

Định biên

Số lượng hiện tại

Nó nằm trong Cấu trúc tổng thể PAYQ

Chức năng nhiệm vụ việc chínhCác công Kỹ thuật X (?)

Thời gian hoàn thành Định biên nhân sự

Danh mục năng lực phòng

Tiêu chuẩn Năng lực cho vị trí

Đánh giá năng lực (P2)

Mục tiêu cá nhân

Mục tiêu Phòng ban

Mục tiêu công ty

Các yếu tố đánh giá GTCV

Tiêu chuẩn chức danh Điểm giá trị công việc

Đánh giá thành tích (P3)

Đánh giá GTCV (P1)

Điều chỉnh MTCV

Lương

Thưởng

Thu nhập

Quỹ lương

Lương đóng BHXH

Lương thời gian Lương SP/DT

Mô hình bản quyền vui lòng không sao chép

Chức năng nhiệm vụ việc chínhCác công Kỹ thuật X (?)

Thời gian hoàn thành Định biên nhân sự

RACI – KT “X”

(?)

MTCV

Phương án hình thành định biên

Chúng tôi có 5 clip về các câu hỏi đã đặt ra và cả quá trình trên tại đây

Nó sẽ cực kỳ hữu dụng cho ai đó yêu excel… mà cũng chả cần phải dùng hàm hiếc gì to tát

Bạn có tin rằng

• Phân tích công việc xong là ra luôn Mô tả công việc?

• Chúng ta có thể tính toán được số lượng nhân sự khối gián tiếp (nhân sự,

kế toán…)!?!

• Không phải chức danh nào cũng cần định biên!?!

• Định biên để sắp xếp, điều chỉnh MTCV, bố trí nhân sự phù hợp

Tất cả những gì nói trên NẾU KHÔNG LƯỢNG HÓA THÌ SẼ KHÔNG LÀM

Khi mà Định biên được LƯỢNG HÓA

• Bạn sẽ trở thành một HR thực thụ

• Doanh nghiệp bạn làm việc sẽ quản lý được nhiều thứ

• Quỹ lương

• Năng suất lao động

• Sự thăng tiến nghề nghiệp

Chi tiết của Phương án định biên

Chức năng nhiệm vụ

chính của các đơn vị Xác định nhóm công việc chính Xác định quá trình thực hiện nhiệm vụ Xác định danh mục chức danh Xác định số lương nhân sự.

Căn cứ định hướng chiến lược của công ty

Căn cứ chức năng để phân tích

Sử dụng các công

cụ khoa học để xác định

Phân bổ theo tính chất công việc

Dựa trên thời lượng yêu cầu

và lập công thức tính toán cho các công việc cần thực hiện

2 Xác định nhóm công việc chính

Nhóm công việcNhiệm vụ

Chức năng

Chức năng

Nhiệm vụ chính

Nhóm 1 Nhóm 2 Nhiệm vụ

Mẫu phân tích công việc RACI “biến thể”

3 Xác định quá trình thực hiện công việc - 1 phương pháp cổ điển mà thú vị Đây là chìa khóa để việc Phân tích công việc thành công Nó không chỉ để sử dụng cho Định biên mà còn sử dụng cho:

- Xây dựng tiêu chí đánh giá Thành tích

- Cốt lõi cho Từ điển năng lực <- Tránh được trường hợp copy của nhau như hiện nay

- Làm cơ sở cho xác định Thang bảng lương

P hân tích công việc <- Click để đăng ký và làm “thủ tục” nhận file excel

5 Xác định thời lượng thực hiện

• Người quản lý thực hiện

• Ghi giờ theo định dạng số

• Nếu là phút thì quy ra giờ

• Nếu là ngày cũng quy ra giờ

• Ghi thời lượng công việc thực hiện, không ghi thời gian chờ đợi

• Không liệt kê các bước quy trình

• Không kể lể và để nhân viên tự thân thực hiện

Một số vị trí không nhất thiết phải định biên:

• Giám đốc, Trưởng phòng <- Quản lý từ 6 người cấp dưới trở lên.

• Chức danh bắt buộc phải có theo yêu cầu nhà nước (Kế toán trưởng, Y tế (trong các đơn vị sản xuất)

• Chức danh buộc phải có theo tính chất hoạt động công ty: Lễ tân.

• Chức danh buộc phải có theo yêu cầu thiết bị: Các vị trí đứng máy theo dây chuyền do nhà sản xuất quy định.

• Còn vị trí nào nữa ?? (các bạn nghĩ tiếp nhé!)

Mẫu xác định thời lượng công việc

Các con số tiêu chuẩn

• Số giờ/ngày:… Giờ

• Số ngày làm việc/năm: … ngày/năm (238 -> 242 ngày)

(Con số này được xác định sau khi trừ đi ngày phép, ngày lễ tết, thứ 7, chủ nhật)

Nếu công ty làm việc ngày thứ 7 thì thời gian sẽ được tính lại theo cách thức nói trên.

• Tuần/Năm: 52 tuần

• Tháng/năm: 12 tháng

Mẫu tổng hợp định biên

Phương án xử lý dư/thiếu

• Tuyển dụng thêm

• Điều chỉnh quy trình

• Điều chỉnh chức năng nhiệm vụ -> chỉnh MTCV

• Điều chỉnh công việc cho chức danh/vị trí công việc

CHÚNG TÔI ĐÃ CÓ BÀI GIẢNG VỀ “KỸ THUẬT ĐỊNH BIÊN NHÂN SỰ”

Bạn sẽ nhận được 02 file: Bài giảng bằng PP và file excel demo

Bài giảng được chia thành 10 bài nhỏ rất chi tiết, dễ hiểu, dễ áp dụng

FB: https://www.facebook.com/groups/bigtrust.vn/

Youtube: Bấm vào đây để theo dõi kênh

Khóa học:

Bấm vào đây để tìm hiểu khóa học Định biên

CHÚNG TÔI CÓ RẤT NHIỀU BÀI VIẾT, CHIA SẺ… ĐÔI KHI LÀ RẤT GẮT, CÀ KHỊA VỀ

- Kỹ thuật Định biên nhân sự

- Kỹ thuật Xây dựng chức năng nhiệm vụ và MTCV

- Kỹ thuật Xây dựng Hệ thống Thang bảng lương theo Giá trị công việc

- Kỹ thuật Xây dựng Từ điển năng lực