Chuyên đề 01: Tổng quan về quản lý các tổ chức

KHOA HỌC QUẢN LÝ Chuyên đề 01 Tổng quan về quản lý các tổ chức Chuyên đề 02 Quản lý trong những năm đầu thế kỷ XXI Chuyên đề 03 Nguyên tắc và phương pháp quản lý tổ chức Chuyên đề 04 Xây dựng và hoàn.

Chuyên đề 01: Tổng quan về quản lý các tổ chức

Chuyên đề 02: Quản lý trong những năm đầu thế kỷ XXI Chuyên đề 03: Nguyên tắc và phương pháp quản lý tổ chức

Chuyên đề 04: Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý

Chuyên đề 05: Người lãnh đạo quản lý

Chuyên đề 06: Thông tin và quyết định trong quản lý tổ chức

1.1 Tổ chức và các loại hình tổ chức

1.1.1 Khái niệm tổ chức

Tổ chức thường được hiểu là tập hợp của hai hay nhiều người cùng hoạt động trong những hình thái cơ cấu nhất định để đạt được những mục đích chung

Ví dụ: một cơ quan quản lý nhà nước, một doanh nghiệp, một đơn vị sự nghiệp…

1.1.1 Khái niệm tổ chức

- Mọi tổ chức đều mang tính mục đích.

- Mọi tổ chức đều là những đơn vị xã hội bao gồm nhiều người

- Mọi tổ chức đều hoạt động theo những cách thức nhất định để đạt mục đích.

- Mọi tổ chức đều phải thu hút và phân bổ các nguồn lực cần thiết để đạt được các mục đích của mình.

- Mọi tổ chức đều hoạt động trong mối quan hệ tương tác với các tổ chức khác.

- Mọi tổ chức đều cần có những nhà quản lý

1.1.2 Các hoạt động cơ bản của tổ chức

Nghiên

cứu môi

trường

Huy động vốn

Có các yếu tố đầu vào khác

Sản xuất sản phẩm, dịch vụ

Phân phối sản phẩm, dịch vụ

Phân phối lợi ích

Không ngừng đổi mới và đảm bảo chất lượng

1.1.4 Các quan điểm về tổ chức

 Tổ chức được xem như một cỗ máy

 Tổ chức được coi là một cơ thể sống

 Tổ chức được xem như một bộ não

 Tổ chức được nhìn nhận như một nền văn hóa

 Tổ chức được coi như một hệ thống chính trị.

1.2 QUẢN LÝ TỔ CHỨC

1.2.1 Khái niệm quản lý

Theo cách tiếp cận hệ thống, mọi tổ chức (cơ quan quản lý nhà nước, đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp ) đều có thể

được xem như một hệ thống gồm hai phân hệ: chủ thể

quản lý và đối tượng quản lý Mỗi hệ thống bao giờ

cũng hoạt động trong những môi trường nhất định (khách

thể quản lý).

1.2.1 Khái niệm quản lý

Quản lý là sự tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản lý lên đối tượng và khách thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực, các thời

cơ của tổ chức để đạt mục tiêu đặt ra trong điều kiện môi trường luôn biến động.

-Chủ thể quản lý : là tập hợp các cơ quan hay cá nhân thực hiện các tác động quản lý

-Đối tượng quản lý : là một hệ thống tồn tại khách quan chịu sự tác động của chủ thể quản lý.

chủ thể Quản lý

đối tượng Quản lý

Thông tin định hướng

Thông tin phản hồiThông tin

Bên ngoài

1.2.2 Những phương diện cơ bản của quản lý

*Xét về mặt tổ chức- kỹ thuật của quản lý

Quản lý chính là sự kết hợp được nỗ lực chung của mọi người trong tổ chức và sử dụng tốt nhất các nguồn lực của tổ chức để đạt tới mục tiêu chung của tổ chức một

cách hiệu quả nhất Quản lý phải trả lời các câu hỏi : « phải đạt các mục tiêu

nào ? », « phải đạt mục tiêu như thế nào và bằng cách nào ? »

Quản lý ra đời chính là để tạo ra hiệu quả hoạt động của tổ chức cao hơn hẳn so với việc làm của từng cá nhân riêng lẻ

Thực chất của quản lý là quản lý con người trong tổ chức, thông qua đó sử dụng

có hiệu quả nhất mọi tiềm năng và cơ hội của tổ chức

Phương diện tổ chức – kỹ thuật của quản lý tổ chức cho thấy có nhiều điểm tương đồng trong hoạt động quản lý ở mọi tổ chức và đối với mọi nhà quản lý Điều này giúp ta thấy quản lý là lĩnh vực mang tính khoa học cao và có thể học tập để trở thành nhà quản lý

1.2.2 Những phương diện cơ bản của quản lý

*Xét về mặt kinh tế- xã hội của quản lý

Quản lý là các hoạt động chủ quan của chủ thể quản lý vì mục tiêu, lợi ích của tổ chức, đảm bảo cho tổ chức tồn tại và phát triển lâu dài Mục tiêu của tổ chức do chủ thể quản lý đề ra, họ là những thủ lĩnh của tổ chức và là người nắm giữ quyền lực của tổ chức

Bản chất của quản lý tùy thuộc vào ý tưởng, nhân cách của người thủ lĩnh tổ

chức nhằm trả lời câu hỏi « Đạt được mục tiêu, kết quả quản lý để làm gì ? »

Điều đó phụ thuộc rất lớn vào chế độ sở hữu về tư liệu sản xuất chủ yếu Điểm

khác biệt mang tính bản chất giữa quản lý các tổ chức thuộc các chủ sở hữu khác nhau là ở chỗ này.

Phương diện kinh tế - xã hội thể hiện đặc trưng của quản lý trong từng tổ chức Nó chứng tỏ quản lý vừa mang tính phổ biến vừa mang tính đặc thù đòi hỏi phải có những hình thức và biện pháp quản lý phù hợp với từng tổ chức

Câu hỏi: Lĩnh vực nào cần quản lý?

Ngành nông nghiệp Việt Nam do Bộ NN và PTNT quản

lý Vậy vấn đề đặt ra quản lý ngành nông nghiệp là gì?

1.2.3 Vai trò của quản lý tổ chức

 Quản lý nhằm tạo sự thống nhất ý chí và hành động giữa các thành viên trong tổ chức

 Định hướng sự phát triển của tổ chức trên cơ sở xác định mục tiêu chung

 Quản lý phối hợp tất cả các nguồn lực của tổ chức (nhân sự, vật lực, tài chính, thông tin ) để đạt mục tiêu của tổ chức với hiệu quả cao.

Mục đích của quản lý là đạt giá trị tăng cho tổ chức

 Quản lý giúp tổ chức thích nghi được với môi trường

Những nhân tố làm tăng vai trò của quản lý:

(1) Sự phát triển không ngừng của nền kinh tế về qui

mô, cơ cấu, trình độ khoa học - công nghệ

(2) Cuộc cách mạng khoa học- công nghệ…

(3) Trình độ các quan hệ xã hội ngày càng được

Câu hỏi

 Anh/Chị hãy trình bày vai trò của quản lý đối với tổ chức nơi anh chị đang công tác (hoặc một tổ chức mà Anh/Chị biết)?

 Những nhân tố làm tăng vai trò quản lý tại đây?

1.2.4 Đặc điểm của quản lý

a, Quản lý là hoạt động dựa vào quyền uy của chủ thể

quản lý

b, Quản lý là hoạt động chủ quan của chủ thể quản lý

c, Quản lý bao giờ cũng liên quan đến việc trao đổi thông tin và đều có mối liên hệ ngược.

d, Quản lý là một khoa học, một nghệ thuật, một nghề

 Quản lý là một khoa học

 Quản lý là một nghệ thuật

 Quản lý là một nghề (Nghề quản lý)

duy hệ thống, tôn trọng qui luật khách quan, lý luận gắn với thực tiễn.

thống hoá

QUẢN LÝ LÀ NGHỆ THUẬT :

nghiệm và bí quyết

qui luật, phạm trù, nguyên tắc …Nó tạo nền tảng, làm

cơ sở lý luận cho các hoạt động thực tiễn của quản lý Mặt khác, quản lý là nghệ thuật vì nó gắn liền với hoạt động thực tiễn đòi hỏi sự sáng tạo cao

Phong cách Đặc điểm Ưu điểm Hạn chế

Quyền uy hoặc độc

đoán

-Người lãnh đạo nắm bắt các thông tin, quan

hệ trong tổ chức được thực hiện một chiều từ trên xuống

-Người lãnh đạo chỉ dựa vào kinh nghiệm, uy tín, chức trách để đưa ra quyết định, không thảo luận, không bàn bạc

- Giao tiếp: Trên xuống dưới

- Giao cho cấp dưới thực hiện các nhiệm vụ đã định

- Giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng

- Nó cần thiết khi tập thể mới thành lập

- Khi tập thể đó nhiều mâu thuẫn không thống nhất

- Nhấn mạnh vào kết quả dự báo trước, chính xác, trật tự

- Triệt tiêu tính sáng tạo của nhân viên

- Bóp nghẹt tính chủ động sáng tạo của cấp dưới

Phong cách dân chủ -Thu hút nhiều người tham gia

-Ủy quyền rộng rãi -Thông tin hai chiều -Quyết định thông qua tập thể

-Cấp dưới nhiệt tình công việc

- Khai thác sáng kiến của mọi người

- Nhận được sự cam kết của cấp dưới thông qua sự tham gia của họ

- Tốn kém thời gian

- Người lãnh đạo mà nhu nhược sẽ theo đuôi tập thể

Phong cách tự do -Ít tham gia vào hoạt động tập thể

-Cách thành viên của nhóm tự thực hiện công việc theo cách tốt nhất mà họ có

-Giao tiếp: theo chiều ngang -Quyền quyết định thuộc về lãnh đạo

- Phát huy sáng kiến của mọi người -Cho phép cấp dưới thực hiện công việc khi thấy phù hợp mà không cần sự can thiệp của lãnh đạo

- Dễ sinh ra hiện tượng hỗn loạn, vô tổ chức

*QUẢN LÝ LÀ MỘT NGHỀ (Nghề quản lý)

Là một nghề khoa học nên đòi hỏi nhà quản lý phải

được đào tạo bài bản, chuyên nghiệp

Kinh nghiệm quản lý:

- Phải trải nghiệm nhiều nghề, nhiều việc, nhiều môi trường, hoàn cảnh khác nhau

- Không chỉ cần kinh nghiệm về chuyên môn, mà còn cần cả vốn sống: thông hiểu về con người, về đối nhân

xử thế

Gắn bó với nghề: Nhà quản lý phải có niềm tin và

lương tâm nghề nghiệp

1.3 LỊCH SỬ PHÁT TRIỂN CÁC TƯ

TƯỞNG QUẢN LÝ (tham khảo tài liệu)

1.3.1 Tư tưởng quản lý của các thời đại trước chủ nghĩa

tư bản

1.3.2 Các tư tưởng quản lý thời kỳ xã hội công nghiệp 1.3.3 Các tư tưởng quản lý của xã hội đương đại (1960 nay)

1.3.1 Tư tưởng quản lý của các thời đại trước chủ nghĩa tư bản

Các tư tưởng quản lý Trung Hoa thời cổ đại.

- Tư tưởng “đức trị” của Nho giáo (Khổng Tử, Mạnh Tử,…)

- Tư tưởng pháp trị:

+ Quản Trọng: Luật là để định danh phận cho mỗi người, Lệnh là để cho dân biết việc mà làm, Hình là để trừng trị những kẻ làm trái luật và lệnh, Chính

là để sửa cho dân theo đường ngay lẽ phải

+ Thân Bất Hai (đề cao “thuật” trong quản trị - là thủ đoạn của người cầm

1.3.2 Các tư tưởng quản lý thời kỳ xã hội công nghiệp

1.3.2.1 Trường phái cổ điển về quản lý

Lý thuyết khoa học

- Charles Babbage (1792 - 1871): là một nhà toán học người Anh đã

tìm cách tăng năng suất lao động (phân chia lợi nhuận)

- Fededric W.Taylor (1856 - 1915)

"Quản lý là biết được chính xác điều bạn muốn người khác làm, và sau đó hiểu được rằng họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất

và rẻ nhất"

- Henry Lawrence Gantt (1861-1919): đưa ra một hệ thống khen

thưởng cho công nhân và quản trị viên đạt và vượt chỉ tiêu, là một trong những người đầu tiên lưu ý đến khía cạnh tâm lý trong quản lý

1.3.2.1 Trường phái cổ điển về quản lý

 Lý thuyết quản lý hành chính - tổ chức:

- Henry Fayol (1841 - 1925): "Quản lý là sự dự đoán,lập kế

hoạch, tổ chức, điều khiển, phối hợp và kiểm tra Đó chính là năm chức năng cơ bản của nhà quản lý“ 5 chức năng cần thiết của một nhà quản lý, bao gồm: Lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển, phối hợp và kiểm tra

- Max Weber: (1864 - 1920): Phân công lao động hợp lý; Sắp

xếp vị trí trong tổ chức theo một hệ thống thứ bậc quyền lực;

Có hệ thống nội quy, thủ tục chính thức bằng văn bản; Nhân

sự được lựa chọn, tuyrn rụng nghiêm ngặt

1.3.2.2 Trường phái tâm lý – xã hội trong quản lý

Lý thuyết về mối quan hệ con người: cho rằng các nhà quản lý nên thay

đổi quan niệm về công nhân

- Họ không phải là những con người thụ động, thích được chỉ huy, thích được giao việc cụ thể; trái lại họ sẽ làm việc tốt hơn nếu được đối xử như những người trưởng thành, được tự chủ trong công việc

- Ngoài ra, nhà quản lý cần phải cải thiện các mối quan hệ con người trong

tổ chức, từ mối quan hệ giữa thủ trưởng với nhân viên đến mối quan hệ giữa các đồng sự ngang hàng, vì con người sẽ làm việc tốt hơn trong một môi trường quan hệ thân thiện

Lý thuyết hành vi trong quản lý (Donglas Mc.Gregor (1906 - 1964)

Thuyết X và thuyết Y là ở chỗ, thuyết X đề cập đến phương thức quản lý truyền thống, tập trung và chuyên quyền; còn thuyết Y đề cao tính dân chủ

1.3.2.3 Trường phái định lượng về quản lý

 Lý thuyết định lượng về quản lý: Mô hình toán…

 Lý thuyết hệ thống: xem xét đầu vào, quá trình hoạt động và

đầu ra

 Lý thuyết nghiên cứu tác nghiệp: Nhấn mạnh phương pháp

khoa học trong quản lý; áp dụng phương pháp tiếp cận hệ thống và sử dụng các mô hình toán học để giải quyết các vấn đề; lượng hoá các yếu tố có liên quan và áp dụng các phép tính toán học, xác suất thống kê; sử dụng máy tính điện tử làm công cụ để giả quyết các bài toán trong quản lý

1.3.3 Các tư tưởng quản lý của xã hội đương đại (1960 - nay)

1.3.3.1 Lý thuyết quản lý tổng hợp và thích nghi (thuyết tích hợp trong quản lý)

Tư tưởng này cho rằng quản lý là một quá trình liên tục của các chức năng quản lý, đó là hoạch định, tổ chức, nhân sự, lãnh đạo, kiểm tra và phản hồi Các chức năng này được gọi là những chức năng chung của quản lý.

Bất cứ trong lĩnh vực nào, từ đơn giản đến phức tạp, trong lĩnh vực sản xuất hay trong lĩnh vực dịch vụ thì bản chất của quản lý cũng không thay đổi, đó là việc thực hiện đầy đủ các chức năng quản lý Ngày nay quan điểm quản lý quá trình rất được chú ý và rất nhiều nhà quản lý từ lý thuyết đến thực hành ưa chuộng

1.3.3.1 Lý thuyết quản lý tổng hợp và thích nghi (thuyết tích hợp trong quản lý)

 Quan điểm tình huống ngẫu nhiên của Fiedler

Quan điểm này chủ trương rằng muốn quản lý hữu hiệu thì phải căn cứ vào tình huống cụ thể để vận dụng phối hợp các lý thuyết đã có từ trước

" Nếu có X thì tất có Y, nhưng Y còn phụ thuộc vào điều kiện

Z nào đó”

Điều kiện Z là những biến số ngẫu nhiên Quan điểm tình huống ngẫu nhiên đòi hỏi trực giác của các nhà quản lý phải linh hoạt, bởi vì các tổ chức khác biệt nhau về kích thước, mục tiêu, nhiệm vụ nên khó có thể có những nguyên lý chung áp dụng một cách khái quát

1.3.3.1 Lý thuyết quản lý tổng hợp và thích nghi (thuyết tích hợp trong quản lý)

 Quan điểm quản lý tích hợp của Peter Drucker: Tư tưởng

quản lý của ông tập trung các vấn đề: quản lý một doanh nghiệp, quản lý các nhà quản lý, quản lý công nhân và công việc.

Trong thời đại thông tin, toàn cầu hóa, đồng tiền xuyên quốc gia, hệ thống ngân hàng thế giới ngày càng mạnh, vai trò các nước công nghiệp mới (NICS) tăng lên nhanh chóng thì quản lý phải thích nghi và đổi mới và các vấn đề cần giải quyết là: + Quản lý sự thích nghi với lạm phát + Duy trì khả năng thanh toán và sức mạnh tài chinh + Nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh + Chú trọng hiệu quả của lao động trí óc.

Tóm lại, Quản lý trong thời đại "bão táp" là chính sách quản lý hướng về tương lai bằng cách phát triển tri thức và trách nhiệm của con người.

1.3.3.2 Lý thuyết văn hóa quản lý của trường phái quản lý Nhật Bản:

Thuyết Z và những kỹ thuật quản lý Nhật Bản của William Ouchi

- Công việc phải dài hạn, duy trì việc làm suốt đời cho công nhân, xây dựng trách nhiệm của cả hai bên (thợ và chủ) đối với nhau

- Tất cả hợp thành một gia đình, một cộng đồng sinh tồn có liên hệ khăng khít với nhau về tổ chức.

- Không có sự áp đặt từ trên, các nhân viên tự xử sự cho phù hợp với từng tình huống Mọi người đựơc tham gia vào quyết định chung Thuyết Z cho rằng việc ra quyết định tập thể hiệu quả hơn quyết định

từ cá nhân Vì tập thể có nhiều kinh nghiệm hơn cá nhân

- Chăm lo đến chất lượng đời sống công nhân, giữa ban giám đốc và công nhân có sự gần gũi hơn nhờ thông tin thương xuyên hai chiều

1.3.3.2 Lý thuyết văn hóa quản lý của trường phái quản lý Nhật B//ản:

 Lý thuyết Kaizen - chìa khóa sự thành công trong quản

lý ở Nhật Bản của Masakima

Một nhà quản lý quan tâm đến Kaizen thường chú trọng đến:

- Kỷ luật; - Quản lý thời gian; - Phát triển tay nghề; - Tham gia các hoạt động trong công ty; - Tinh thần lao động; - Sự cảm thông; - Sản phẩm có chất lượng; - Sản xuất vừa đủ và đúng lúc; - Công ty luôn ghi nhận các ý kiến đóng góp của công nhân; - Khuyến khích công nhân cải tiến và báo cáo mọi vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc để người quản

lý kịp thời giải quyết.

Câu hỏi ôn tập

1) Vai trò của quản lý đối với sự tồn tại và phát triển của

một tổ chức ? Cho ví dụ thực tiễn để minh họa.

2) Vì sao cần nghiên cứu những phương diện cơ bản của

quản lý tổ chức ?

3) Vì sao nói quản lý vừa là một khoa học, một nghệ thuật

đồng thời là một nghề ? Ý nghĩa của đặc điểm này đối với việc đào tạo, bồi dưỡng các nhà quản lý ở nước ta hiện nay ?