(TIỂU LUẬN) báo cáo THỰC tập NGHỀ NGHIỆP 2 đề tài GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG tác tổ CHỨC bán HÀNG tại NGÂN HÀNG TMCP PHƢƠNG ĐÔNG

Tổ chức bán hàng bao gồm tuyển dụng và lựa chọn lực lượng bán hàng, giao việc và hội nhập cho nhân viên bán hàng và giao chỉ tiêu cho nhân viên bán hàng.. 2.1.1 Cơ cấu tổ chức lực lượng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BẬC ĐÀO TẠO: CAO ĐẲNG (CLC)

NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH

CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH TỔNG HỢP

Thành phố Hồ Chí Minh – Năm 2019

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BẬC ĐÀO TẠO: CAO ĐẲNG

NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH

Chuyên ngành: Quản Trị Kinh Doanh Tổng Hợp

Lớp: C17Q3C3C

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN THỰC TẬP

Th.S Trần Quốc Tuấn

Thành phố Hồ Chí Minh Năm 2019-

CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc

- o0o

-XÁC NHẬN CỦA CƠ SỞ THỰC TẬP Ngân hàng TMCP Phương Đông – CN Gia Định có cơ sở tại: Tầng trệt, 24C Phan Đăng Lưu, Phường 6, Quận Bình Thạnh, TP Hồ Chí Minh Số điện thoại: (+84 -8) 3551.1855 Số fax : (+84-8) 3551.1855 Trang web: www.ocb.com.vn Địa chỉ e-mail: dvkd@ocb.com.vn Xác nhận: Anh (chị ): LÊ THỊ BÌNH PHƯỚC Sinh ngày: 13/04/1999 Là sinh viên lớp: C17Q3C3C Có thực tập tại công ty trong khoảng thời gian từ ngày 18/2/2019 đến ngày 18/01/2019 Phần nhận xét:

Ngày tháng năm

Xác nhận của công ty:

CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc

- o0o -

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN THỰC TẬP

KẾT QUẢ CHẤM BÁO CÁO TTNN2 GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

Em xin gửi lời cảm ơn đến Ông Nguyễn Anh Tuấn Giám đốc Trung tâm bán -

lẻ (TTBL) Gia Định – Ngân hàng TMCP Phương Đông (OCB) đã đồng ý cho em đến thực tập tại đơn vị Cảm ơn anh Võ Minh Vương (Giám đốc QHKH – RM), anh Đặng Văn Hậu (Chuyên viên Tín dụng – RB), anh Lưu Minh Duy (Chuyên viên Tín dụng – RB) - những người đã trực tiếp hướng dẫn, giúp em có được những kiến thức,

kỹ năng nghiệp vụ nhất định tại đơn vị trong suốt quá trình thực tập Em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến tất cả các anh/chị tại TTBL Gia Định

Trong quá trình thực tập, cũng như là trong quá trình làm bài báo cáo thực tập, khó tránh khỏi sai sót, rất mong các thầy, cô và các anh chị bỏ qua Đồng thờ i do trình độ lý luận cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên bài báo cáo không thể tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp thầy, cô và các anh chị để em học thêm được nhiều kinh nghiệm và sẽ hoàn thành tốt hơn bài báo cáo tốt nghiệp sắp tới

Em kính chúc Trường Đại học Tài Chính – Marketing , TTBL Gia Định ngày càng phát triển Kính chúc quý Thầy/Cô trong Ban Giám hiệu, Phòng Đào tạo, Ban lãnh đạo Khoa Quản Trị Kinh Doanh ThS Trần Quốc Tuấn và quý anh/chị tại TTBL , Gia Định dồi dào sức khỏe, thành công và hạnh phúc

Sinh viên thực tập:

Lê Thị Bình Phước

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: 1

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lí Do Chọn Đề Tài 1

2 Mục Đích Nghiên Cứu 1

3 Phạm Vi Nghiên Cứu 2

4 Phương Pháp Nghiên Cứu 2

5 Bố Cục Đề Tài 2

CHƯƠNG 2: 3

CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC BÁN HÀNG BÁN HÀNG 3

2.1 Tổng quát về tổ chức bán hàng 3

2.1.1 Cơ cấu tổ chức lực lượng bán hàng theo khu vực địa lý 3

2.1.2 Cơ cấu tổ chức bán hàng theo sản phẩm (còn được gọi là cơ cấu chuyên biệt hoá sản phẩm) 4

2.1.3 Cơ cấu tổ chức bán hàng theo khách hàng 5

2.1.4 Tổ chức lực lượng bán hàng hỗn hợp 6

2.2 Tuyển dụng và lựa chọn lực lượng bán hàng 6

2.2.1 Khái niệm, tầm quan trọng và quy trình tuyển dụng lựa chọn lực lượng bán hàng 6

2.2.2 Quy trình tuyển chọn lực lượng bán hàng 7

2.2.2.1 Nhận dạng nhu cầu 7

2.2.2.2 Mô tả công việc và tiêu chuẩn ứng viên 7

2.2.2.3 Thông báo tuyển dụng 8

2.2.2.4 Nhận hồ sơ 8

2.2.2.5 Đánh giá sơ bộ 8

2.2.2.6 Mời phỏng vấn 8

2.2.2.7 Thông báo trúng tuyển và hẹn ngày làm việc 9

2.2.2.8 Bố trí chỗ ngồi và vật dụng cần thiết 9

2.2.3 T hu hút và tuyển mộ các ứng viên 9

2.2.3.1 Nguồn bên trong công ty 9

2.2.3.2 Từ các trường cao đẳng, đại học 9

2.2.3.3 Nguồn Các Công Ty Môi Giới Việc Làm Và Tư Vấn Bán Hàng 10

2.3 G iao việc và hội nhập cho nhân viên bán hàng 10

2.3.1 Giao việc cho nhân viên bán hàng 10

2.3.2 Hội nhập nhân viên bán hàng: 13

2.4 Phân bổ chỉ tiêu cho nhân viên bán hàng 14

2.4.1 Chỉ tiêu bán hàng (sale quota) 14

2.4.2 Phân bổ chỉ tiêu bán hàng 14

CHƯƠNG 3: 16

GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN PHƯƠNG ĐÔNG 16

3.1 Giới Thiệu Khái Quát Về Ngân Hàng Thương Mại Cổ Phần Phương Đông 16

3.1.1 Thông tin chung 16

3.1.2 Logo và Slogan 16

3.1.3 Quá trình hình thành và phát triển 16

3.1.4 Sản phẩm, dịch vụ 17

3.2 Cơ cấu bộ máy tổ chức của OCB Gia Định 18

3.2.1 Cơ cấu bộ máy quản trị của Ngân Hàng Phương Đông 18

3.2.2 Sơ đồ tổ chức của các chi nhánh Ngân Hàng Phương Đông 21

3.3 Kết quả hoạt động kinh doanh 3 năm gần nhất của ngân hàng Phương Đông: 23

CHƯƠNG 4: 26

PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC BÁN HÀNG TẠI NGÂN HÀNG OCB GIA ĐỊNH 26

4.1 Công Tác Tổ Chức Bán Hàng Tại OCB Gia Định 26

4.1.1 Qui Trình Tổ Chức Bán Hàng: 26

4.1.2 Tuyển Dụng Và Lựa Chọn Lực Lượng Bán Hàng 27

4.1.2.1 Phương châm tuyển dụng của ngân hàng OCB: 27

4.1.2.2 Bảng mô tả công việc và tiêu chuẩn của ứng viên chuyên viên quan hệ khách hàng cá nhân: 27

4.1.2.3 Nguồn tuyển dụng tại OCB Gia Định: 28

4.1.2.4 Hoạt động nhân sự năm 2017 tại ngân hàng OCB 31

4.1.3 Giao Việc Và Hội Nhập Cho Nhân Viên Bán Hàng 32

4.1.4 Giao Chỉ Tiêu 35

4.2 Đánh Giá Công Tác Tổ Chức Bán Hàng Tại OCB Gia Định 36

4.2.1 Ưu Điểm 36

4.2.2 Nhược Điểm 38

CHƯƠNG 5: 40

MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC

BÁN HÀNG TẠI NGÂN HÀNG OCB GIA ĐỊNH 40

5.1 Cơ hội 40

5.2 Thách thức 41

5.3 Một Số Giải Pháp Nhằm Hoàn Thiện Hoạt Động Tổ Chức Bán Hàng Tại Ngân Hàng OCB Gia Định 41

Về chiến lƣợc kinh doanh 41

Về công tác nhân sự 42

PHỤ LỤC 46

TÀI LIỆU THAM KHẢO 53

HÌNH

Hình 4.1: Qui trình tổ chức bán hàng tại Ngân hàng OCB 28 Hình 4.2: Qui trình tuyển dụng của Ngân Hàng OCB 33 Hình 4.3: Qui trình thực hiện bàn giao quản lí khách hàng 37

SƠ ĐỒ

Sơ đồ 3.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của OCB 20

Sơ đồ 3.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy các chi nhánh 23

là một trong những hoạt động cần thiết, không thể thiếu tại bất cứ doanh nghiệp nào

Tổ chức bán hàng bao gồm tuyển dụng và lựa chọn lực lượng bán hàng, giao việc và hội nhập cho nhân viên bán hàng và giao chỉ tiêu cho nhân viên bán hàng

Chất lượng đội ngũ lao động cũng là một trong những yếu tố cạnh tranh giữa những doanh nghiệp hiện nay và đư ợc được kiểm soát ừ khâu tuyển dụng và lựa t chọn Một doanh nghiệp muốn gặt hái được thành công cần có cho mình một đội ngũ bán hàng chuyên nghiệp, hăng hái và nhiệt huyết

Qua thời gian thực tập tại Ngân hàng TMCP Phương Đông, tôi cảm thấy công

ty rất chú trọng khâu Tổ chức hoạt động bán hàng Nhân viên bán hàng được xem như là bộ mặt của công ty, là người trực tiếp mang về doanh số cho doanh nghiệp Có được một đội ngũ bán hàng năng nổ, nhiệt huyết cùng những nghiệp vụ thành thạo sẽ giúp doanh số và lợi nhuận công ty cũng tăng lên đáng kể

Chính vì những lí do trên mà tôi đã chọn nghiên cứu đề tài: “Giải Pháp Hoàn Thiện Công Tác Tổ Chức Bán Hàng Tại Ngân Hàng TMCP Phương Đông”

2 Mục Đích Nghiên Cứu

Tìm hiểu thực trạng về công tác tổ chức bán hàng của Ngân hàng TMCP Phương Đông Tìm ra những hạn chế và bất cập trong công tác tổ chức bán hàng, từ đó đề ra những giải pháp nhằm khắc phục những nhược điểm đó, đem lại hiệu quả làm việc cao hơn và tối đa hóa lợi nhuận cho Ngân hàng TMCP Phương Đông ( OCB Gia Định)

2

3 Phạm Vi Nghiên Cứu

Nhân viên quan hệ khách hàng và hoạt động tổ chức bán hàng của Ngân hàng

TMCP Phương Đông ( OCB Gia Định)

4 Phương Pháp Nghiên Cứu

Chương 2: Cơ Sở Lí Luận Về Hoạt Động Tổ Chức Bán Hàng

Chương 3: Giới Thiệu Tổng Quát Về Ngân Hàng TMCP Phương Đông

Chương 4: Phân Tích Thực Trạng Về Hoạt Động Tổ Chức Bán Hàng Tại Ngân Hàng OCB Gia Định

Chương 5: Một Số kiến nghị và Giải Pháp Nhằm Hoàn Thiện Hoạt Động Tổ Chức Bán Hàng Tại Ngân Hàng OCB Gia Định

CHƯƠNG 2:

CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC BÁN

HÀNG BÁN HÀNG

2.1 Tổng quát về tổ chức bán hàng

Tổ chức bán hàng còn được gọi là tổ chức cơ cấu lực lượng bán hàng

2.1.1 Cơ cấu tổ chức lực lượng bán hàng theo khu vực địa lý

Là cơ cấu tổ chức trong đó các cấp quản trị bán hàng và mỗi nhân viên bán hàng được phân bổ một địa phận bán hàng theo khu vực địa lý và tự chịu trách nhiệm

về công iệc của mình trên địa phận đó v

Nhân viên bán hàng không có được các kiến thức sâu sắc về từng sản phẩm để giải thích, hướng dẫn khách hàng khi khách hàng cần

4

Trường hợp áp dụng

Cấu trúc phát huy hiệu quả cao nhất đối với trường hợp sản phẩm đồng dạng (tương tự nhau) hay có liên quan với nhau bán ra cho một số lượng lớn khách hàng và khách hàng không có nhu cầu đặc biệt từ sản phẩm hay dịch vụ

Cấu trúc này là một cấu trúc đơn giản với chi phí tổ chức thấp, ít rủi ro nên rất phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ

2.1.2 Cơ cấu tổ chức bán hàng theo sản phẩm (còn được gọi là cơ cấu chuyên biệt hoá sản phẩm)

Theo cấu trúc tổ chức này, các cấp quản trị bán hàng và đại diện bán hàng được phân công phụ trách một hay một số sản phẩm có tính chất liên quan hay tương

tự nhau và tự chịu trách nhiệm về việc bán sản phẩm được giao

Ưu điểm

Tính chuyên môn hoá cao Người bán hàng có thể trở thành các chuyên gia về đặc trưng kỹ thuật, quy cách của sản phẩm

Từng sản phẩm ở từng thị trường có được sự quan tâm đúng mức có thể thực hiện được ý đồ của ban giám đốc

Giám đốc bán hàng bộ phận có thể linh hoạt khi xử lý các tình huống kinh doanh Nhân viên bán hàng có thể phản ứng nhanh chóng khi gặp khó khăn trong quá trình thực hiện các hoạt động bán hàng do mình phụ trách

Nhược điểm

Có thể dẫn tới sự trùng lắp khách hàng

Những người bán hàng có thể dẫn tới cạnh tranh lẫn nhau

Nếu bị trùng lắp khách hàng sẽ làm lãng phí chi phí đi lại, khách hàng dễ lẫn lộn, nghi ngờ hoạt động của công ty, tạo sự nhàm chán, khó chịu,…

2.1.3 Cơ cấu tổ chức bán hàng theo khách hàng

Tổ chức lực lượng bán hàng theo khách hàng là việc tổ chức các bộ phận mà mỗi bộ phận có trách nhiệm cung cấp các sản phẩm khác nhau nhưng đảm bảo thỏa mãn các yêu cầu khác biệt cho từng nhóm khách hàng khác nhau

Ưu điểm

Tạo ra sự hiểu biết khách hàng tốt hơn

Đảm bảo khả năng chắc chắn hơn là khi soạn thảo các quyết định khách hàng

sẽ được giành vị trí nổi bật để xem xét

T ạo cho khách hàng cảm giác họ có những cung ứng đáng tin cậy.

Tạo ra hiệu năng lơn hơn trong việc định hướng các nỗ lực phân phối

Nhược điêm

Tranh giành nguồn lực một cách phản hiệu quả

Thiếu sự chuyên môn hoá

Đôi khi không thích hợp với hoạt động nào khác ngoài Marketing

Các nhóm khách hàng có thể không phải luôn xác định rõ ràng

Trường hợp áp dụng

Mô hình này thường được sử dụng cho một tổ chức tổng thể và để bổ trợ cho các mô hình khác chứ không dùng như một mô hình tổ chức chính thì các nhược

điểm sẽ được khắc phục một cách đáng kể

6

2.1.4 Tổ chức lực lượng bán hàng hỗn hợp

Cơ cấu kết hợp giữa việc chuyên môn hóa lực lượng bán hàng theo ngành hàng và khu vực địa lí hoặc kết hợp giữa việc phân bổ nhân viên dựa trên đặc điểm của khách hàng và vùng địa lí

Sau khi đã xác định được số lượng khách hàng muốn tiếp cận, có thể tính quy

mô lực lượng khách hàng cần thiết thông qua khối lượng công việc cần thiết

Phương pháp này gồm những bước như sau

Xác định tần số gặp gỡ khách hàng trong một năm cho từng nhóm khách hàng riêng biệt

Phân nhóm khách hàng theo qui mô dựa vào khối lượng tiêu thụ của các năm trước

Nhân số khách hàng trong mỗi nhóm với tần số gặp gỡ tương ứng để có thể thực hiện trong một năm

Xác định số đại diện khách hàng cần thiết bằng cách chia tổng số lần gặp gỡ khách hàng với số lần tiếp cận khách hàng trung bình của mỗi nhân viên

2.2 Tuyển dụng và lựa chọn lực lượng bán hàng

2.2.1 Khái niệm, tầm quan trọng và quy trình tuyển dụng lựa chọn lực lượng bán

hàng

Khái niệm

Tuyển dụng lực lượng bán hàng là công việc tìm kiếm các ứng viên có tiềm

năng và phù hợp yêu cầu của công việc bán hàng

Lựa chọn lực lượng bán hàng là việc sàng lọc những ứng viên phù hợp có nhu

cầu và mong muốn vào làm việc ở vị trí bán hàng trong doanh nghiệp

Tầm quan trọng

Việc tuyển chọn lực lượng bán hàng làm việc có hiệu suất sẽ quyết định sự thành công của lực lượng bán hàng và kết quả hoạt động của doanh nghiệp Tuyển dụng bán hàng cẩn thận giúp cho doanh nghiệp tiêu thụ được nhiều hàng hoá hơn,

tăng doanh số bán hàng, tăng lợi nhuận do lực lượng bán hàng giỏi và tích cực mang lại cho doanh nghiệp

Ngoài ra việc tuyển dụng lực lượng bán hàng kỹ lượng sẽ giúp doanh nghiệp

có được nguồn nhân lực giỏi, làm việc có hiệu quả, tiết kiệm được chi phí đào tạo và tuyển dụng không phải tuyển lại và đào tạo người mới liên tục

2.2.2 Quy trình tuyển chọn lực lượng bán hàng

2.2.2.1 Nhận dạng nhu cầu

Phòng bán hàng sẽ nhận dạng nhu cầu tuyển dụng nhân viên bán hàng thông qua: phân tích tình hình phát triển mở rộng thị trường, mục tiêu tăng thêm các kênh bán hàng mới hay do thay đổi chiến lược bán hàng hoặc bù lắp vào các chỗ trống do nhân viên nghĩ việc hoặc chuyển việc

2.2.2.2 Mô tả công việc và tiêu chuẩn ứng viên

Phòng bán hàng sẽ mô tả vị trí công việc của những vị trí dự định tuyển Mỗi

vị trí có những tiêu chuẩn chi tiết khác nhau nhưng đều có chung những nội dung xoay quanh:

Trình độ: Mỗi vị trí đòi hỏi những trình độ khác nhau, tuy nhiên không phải

cứ có trình độ cao là tốt Ví dụ: nếu tuyển nhân viên bán hàng (Sale Rep) với đặc thù công việc là tiếp xúc các cửa hàng trên các tuyến đường thì các ứng viên có trình độ đại học rất khó giữ họ lại làm việc lâu dài nếu không có sự thăng tiến

Kinh nghiệm: Kinh nghiệm thể hiện qua thời gian công tác, tuy nhiên phải căn cứ vào quy mô của những công ty đã trải qua Thực tế cho thấy nếu một ứng viên

có kinh nghiệm 05 năm làm Trưởng phòng bán hàng tại một công ty nhỏ thì chưa thể kết luận người đó có kinh nghiệm hơn một ứng viên có 03 năm kinh nghiệm tại một tập đoàn đa quốc gia hay một công ty có qui mô lớn

Kỹ năng: Tùy mỗi vị trí đòi hỏi các kĩ năng khác nhau nhưng ngoài những kĩ năng đặc thù cần phải có các kĩ năng chung như: kĩ năng sử dụng máy vi tính, kĩ năng soạn thảo văn bản, kĩ năng trình bày, kĩ năng xử lí tình huống,

8

Hành vi ứng xử: Hành vi ứng xử thể hiện qua cách thức quan hệ và khả năng tạo thiện cảm đối với mọi người Điều này rất cần thiết để nhân viên hòa nhập vào môi trường làm việc mới

Sở thích: Điều này ảnh hưởng rất nhiều đến khả năng làm việc lâu dài cho công ty cũng như hiệu quả làm việc Nếu một người có sở thích làm công việc liên quan đến giao tiếp mà tuyển vào làm công việc văn phòng thì khả năng người này xin thuyên chuyển công việc là rất cao

2.2.2.3 Thông báo tuyển dụng

Phòng nhân sự sẽ tiến hành thông báo tuyển dụng Trong thông báo tuyển dụng cần giới thiệu khái quát về công ty, ghi rõ chức danh tuyển, địa điểm nộp hồ sơ, thời gian nộp, địa điểm làm việc, các chế độ phúc lợi ngoài lương và những giấy tờ

mà ứng viên phải nộp Riêng về lương, thông báo rõ với các vị trí cấp thấp còn đối với các vị trí cấp cao thì không nên đề cập tới

2.2.2.4 Nhận hồ sơ

Phòng nhân sự sau khi nhận hồ sơ sẽ để riêng theo từng vị trí sự tuyển và theo thứ tự thời gian nhận Bên cạnh đó cần lập danh sách ứng viên vào các phần mềm vi tính để dễ dàng quản lí

2.2.2.5 Đánh giá sơ bộ

Phòng nhân sự đánh giá sơ bộ ứng viên để gạn lọc các ứng viên chưa phù hợp Việc đánh giá sơ bộ có thể thông qua các giấy tờ mà ứng viên nộp hoặc mời ứng viên đến công ty để phỏng vấn sơ bộ

2.2.2.6 Mời phỏng vấn

Tùy mỗi công ty có thể phỏng vấn một hay nhiều lần Phòng nhân sự sau khi xếp đặt người tham gia phỏng vấn sẽ mời ứng viên đến phỏng vấn Tuy nhiên, cần tránh trường hợp phỏng vấn trùng lặp (nội dung và đối tượng), đặc biệt phải bố trí người phỏng vấn phù hợp Chẳng hạn khi tuyển dụng nhân viên bán hàng thì người phỏng vấn chuyên môn phải là chuyên gia bán hàng nhiều kinh nghiệm

2.2.2.7 Thông báo trúng tuyển và hẹn ngày làm việc

Thông báo trúng tuyển là một khâu không thể thiếu và có ảnh hưởng rất lớn đến tâm lí nhân viên khi làm việc Phòng nhân sự có thể thông báo qua điện thoại, gởi thư hoặc email thông báo, đồng thời hẹn người trúng tuyển đên kí thư mời nhận việc (các vị trí có trình độ cao) Trong thư mời nhận việc có các nội dung như: vị trí công tác, ngày làm việc, chế độ lương và phúc lợi Bên cạnh đó công ty nên có một bảng

mô tả công việc đính kèm với thư mời nhận việc

2.2.2.8 Bố trí chỗ ngồi và vật dụng cần thiết

Đây cũng là một bước hết sức quan trọng ảnh hưởng đến tâm lí làm việc của nhân viên Một sự chuẩn bị chu đáo đồng nghĩa với việc thể hiện sự trân trọng của công ty đối với nhân viên mới và cũng thể hiện sự chuyên nghiệp trong làm việc

2.2.3 Thu hút và tuyển mộ các ứng viên

2.2.3.1 Nguồn bên trong công ty

Ưu điểm

Lực lượng bán hàng biết rõ về công ty và sản phẩm

Người tuyển dụng cũng biết rõ về ứng viên

Quá trình tuyển dụng được đơn giản hóa và tiết kiệm chi phí

Nhược điểm

Khuyết người làm việc ở những bộ phận khác

Đặt ra câu hỏi sự thay đổi công việc và sự nghiệp có phù hợp với nhân viên bán hàng và doanh nghiệp không?

2.2 .3.2 Từ các trường cao đẳng, đại học

Ưu điểm

Tư chất tốt

Được đào tạo bài bản

Nhược điểm

10

Ít có kinh nghiệm

Đòi hỏi thời gian đào tạo thêm

2.2.3.3 Nguồn Các Công Ty Môi Giới Việc Làm Và Tư Vấn Bán Hàng

Ưu điểm

Nhà tuyển dụng có chuyên môn cao

Có danh sách những người cần tìm việc phù hợp với yêu cầu của công ty nên tiết kiệm thời gian

Nhược điểm

Cân nhắc vấn đề chi phí

Hoạt động phân tích công việc kém, hoạt động tuyển chọn sẽ không hiệu quả

2.2.3.4 Nguồn thông qua các phương tiện thông tin đại chúng

Ưu điểm

Thu hút được nhiều ứng viên

Chi phí cho hoạt động tuyển chọn

Nhược điểm

Đòi hỏi mô tả các yêu cầu về công việc chính xác, giải thích rõ các cơ hội thuận lợi trong công việc, có tính thu hút được các ứng viên có phẩm chất và năng lực giỏi

2.3 Giao việc và hội nhập cho nhân viên bán hàng

2.3 1 Giao việc cho nhân viên bán hàng

Giao việc mang tính chất giao nhiệm vụ cho nhân viên Uỷ quyền mang tính

sự vụ, giao nhiệm vụ và trách nhiệm quyền hạn.

Phân biệt giao việc và ủy quyền

Giao việc mang tính chất giao nhiệm vụ cho nhân viên

Uỷ quyền mang tính sự vụ, giao nhiệm vụ và trách nhiệm quyền hạn

Lợi ích của giao việc

Nhiều công việc được thực hiện trong cùng thời gian sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoàn thành mục tiêu

Trách nhiệm nhân viên được xác định và nâng lên, nhân viên trở nên quan tâm

và có trách nhiệm

Sự phân công trách nhiệm quyền hạn rõ ràng sẽ giúp cho việc kiểm tra của nhà lãnh đạo bớt khó khăn hơn

Tận dụng hết nguồn nhân sự và năng suất làm việc tăng lên

Nếu không biết giao việc dẫn đến nhân viên tự làm, hỏng nhiều và nhà quản lý phải xử lý sự vụ nhiều hơn

Nhân viên trưởng thành tiến bộ

Chất lượng làm việc của từng cá thể được đánh giá chính xác hơn

Những việc bồi dưỡng, khen thưởng liên quan trực tiếp tới mọi người Nhân viên cảm thấy thoả mãn và dễ đồng tình hơn

Người lãnh đạo có thời gian để làm những công việc mà không thể giao cho người khác được

Người lãnh đạo có nhiều thời gian để lập kế hoạch, tổ chức, thực hiện cà kiểm tra

Những khó khăn trong giao việc:

Nhà lãnh đạo thường chỉ giao cho nhân viên những việc lặt vặt vô nghĩa

Các nhân viên luôn phàn nàn không biết cách giải quyết công việc

Các nhân viên họ nói rằng họ quá bận rộn

Nhà lãnh đạo cho rằng, giao việc đó cho nhân viên sẽ mất thời gian hơn là tự làm

Công việc điều hành cao, cần phảI có chữ ký của nhà lãnh đạo và tài liệu chính, như hoá đơn vận chuyển và nhận hàng

Nhà lãnh đạo nghĩ rằng “Nếu giao việc cho nhân viên thì không còn việc gì làm”

Nhà lãnh đạo không đủ hiểu biết để kiểm tra và điều hành công việc

Các nhân viên được giao nhiệm vụ quay lại hỏi nhà lãnh đạo cách thực hiện và xin giúp đỡ

Trường hợp áp dụng

Cấu trúc phát huy hiệu quả cao nhất đối với trường hợp sản phẩm đồng dạng (tương tự nhau) hay có liên quan với nhau bán ra cho một số lượng lớn khách hàng và khách hàng không có nhu cầu đặc biệt từ sản phẩm hay dịch vụ

Cấu trúc này là một cấu trúc đơn giản với chi phí tổ chức thấp, ít rủi ro nên rất phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ

2.1.2 Cơ cấu tổ chức bán hàng theo sản phẩm (còn được gọi là cơ cấu chuyên biệt hoá sản phẩm)

Giám đốc bán hàng bộ phận có thể linh hoạt khi xử lý các tình huống kinh doanh Nhân viên bán hàng có thể phản ứng nhanh chóng khi gặp khó khăn trong quá trình thực hiện các hoạt động bán hàng do mình phụ trách

Nhược điểm

Có thể dẫn tới sự trùng lắp khách hàng

Những người bán hàng có thể dẫn tới cạnh tranh lẫn nhau

Nếu bị trùng lắp khách hàng sẽ làm lãng phí chi phí đi lại, khách hàng dễ lẫn lộn, nghi ngờ hoạt động của công ty, tạo sự nhàm chán, khó chịu,…

2.1.3 Cơ cấu tổ chức bán hàng theo khách hàng

Tổ chức lực lượng bán hàng theo khách hàng là việc tổ chức các bộ phận mà mỗi bộ phận có trách nhiệm cung cấp các sản phẩm khác nhau nhưng đảm bảo thỏa mãn các yêu cầu khác biệt cho từng nhóm khách hàng khác nhau

Ưu điểm

Tạo ra sự hiểu biết khách hàng tốt hơn

Đảm bảo khả năng chắc chắn hơn là khi soạn thảo các quyết định khách hàng

sẽ được giành vị trí nổi bật để xem xét

Tạo cho khách hàng cảm giác họ có những cung ứng đáng tin cậy

Tạo ra hiệu năng lơn hơn trong việc định hướng các nỗ lực phân phối

Nhược điêm

Tranh giành nguồn lực một cách phản hiệu quả

Thiếu sự chuyên môn hoá

5

Thiếu sự chuyên môn hoá

Đôi khi không thích hợp với hoạt động nào khác ngoài Marketing

Các nhóm khách hàng có thể không phải luôn xác định rõ ràng

Trường hợp áp dụng

Mô hình này thường được sử dụng cho một tổ chức tổng thể và để bổ trợ cho các mô hình khác chứ không dùng như một mô hình tổ chức chính thì các nhược

điểm sẽ được khắc phục một cách đáng kể

2.1.4 Tổ chức lực lượng bán hàng hỗn hợp

Cơ cấu kết hợp giữa việc chuyên môn hóa lực lượng bán hàng theo ngành hàng và khu vực địa lí hoặc kết hợp giữa việc phân bổ nhân viên dựa trên đặc điểm của khách hàng và vùng địa lí

Sau khi đã xác định được số lượng khách hàng muốn tiếp cận, có thể tính quy

mô lực lượng khách hàng cần thiết thông qua khối lượng công việc cần thiết

Phương pháp này gồm những bước như sau

Xác định tần số gặp gỡ khách hàng trong một năm cho từng nhóm khách hàng riêng biệt

Phân nhóm khách hàng theo qui mô dựa vào khối lượng tiêu thụ của các năm trước

Nhân số khách hàng trong mỗi nhóm với tần số gặp gỡ tương ứng để có thể thực hiện trong một năm

Xác định số đại diện khách hàng cần thiết bằng cách chia tổng số lần gặp gỡ khách hàng với số lần tiếp cận khách hàng trung bình của mỗi nhân viên

2.2 Tuyển dụng và lựa chọn lực lượng bán hàng

2.2.1 Khái niệm, tầm quan trọng và quy trình tuyển dụng lựa chọn lực lượng bán

hàng

Khái niệm

Tuyển dụng lực lượng bán hàng là công việc tìm kiếm các ứng viên có tiềm

năng và phù hợp yêu cầu của công việc bán hàng

Lựa chọn lực lượng bán hàng là việc sàng lọc những ứng viên phù hợp có nhu

cầu và mong muốn vào làm việc ở vị trí bán hàng trong doanh nghiệp

Tầm quan trọng

Việc tuyển chọn lực lượng bán hàng làm việc có hiệu suất sẽ quyết định sự

2.2.2.2 Mô tả công việc và tiêu chuẩn ứng viên

Phòng bán hàng sẽ mô tả vị trí công việc của những vị trí dự định tuyển Mỗi

vị trí có những tiêu chuẩn chi tiết khác nhau nhưng đều có chung những nội dung xoay quanh:

Trình độ: Mỗi vị trí đòi hỏi những trình độ khác nhau, tuy nhiên không phải

cứ có trình độ cao là tốt Ví dụ: nếu tuyển nhân viên bán hàng (Sale Rep) với đặc thù công việc là tiếp xúc các cửa hàng trên các tuyến đường thì các ứng viên có trình độ đại học rất khó giữ họ lại làm việc lâu dài nếu không có sự thăng tiến

Kinh nghiệm: Kinh nghiệm thể hiện qua thời gian công tác, tuy nhiên phải căn cứ vào quy mô của những công ty đã trải qua Thực tế cho thấy nếu một ứng viên

có kinh nghiệm 05 năm làm Trưởng phòng bán hàng tại một công ty nhỏ thì chưa thể kết luận người đó có kinh nghiệm hơn một ứng viên có 03 năm kinh nghiệm tại một tập đoàn đa quốc gia hay một công ty có qui mô lớn

Kỹ năng: Tùy mỗi vị trí đòi hỏi các kĩ năng khác nhau nhưng ngoài những kĩ năng đặc thù cần phải có các kĩ năng chung như: kĩ năng sử dụng máy vi tính, kĩ năng soạn thảo văn bản, kĩ năng trình bày, kĩ năng xử lí tình huống,

Hành vi ứng xử: Hành vi ứng xử thể hiện qua cách thức quan hệ và khả năng tạo thiện cảm đối với mọi người Điều này rất cần thiết để nhân viên hòa nhập vào môi trường làm việc mới

Sở thích: Điều này ảnh hưởng rất nhiều đến khả năng làm việc lâu dài cho công ty cũng như hiệu quả làm việc Nếu một người có sở thích làm công việc liên quan đến giao tiếp mà tuyển vào làm công việc văn phòng thì khả năng người này xin thuyên chuyển công việc là rất cao

2.2.2.3 Thông báo tuyển dụng

Phòng nhân sự sẽ tiến hành thông báo tuyển dụng Trong thông báo tuyển dụng cần giới thiệu khái quát về công ty, ghi rõ chức danh tuyển, địa điểm nộp hồ sơ,

2.2.2.5 Đánh giá sơ bộ

Phòng nhân sự đánh giá sơ bộ ứng viên để gạn lọc các ứng viên chưa phù hợp Việc đánh giá sơ bộ có thể thông qua các giấy tờ mà ứng viên nộp hoặc mời ứng viên đến công ty để phỏng vấn sơ bộ

2.2.2.6 Mời phỏng vấn

Tùy mỗi công ty có thể phỏng vấn một hay nhiều lần Phòng nhân sự sau khi xếp đặt người tham gia phỏng vấn sẽ mời ứng viên đến phỏng vấn Tuy nhiên, cần tránh trường hợp phỏng vấn trùng lặp (nội dung và đối tượng), đặc biệt phải bố trí người phỏng vấn phù hợp Chẳng hạn khi tuyển dụng nhân viên bán hàng thì người phỏng vấn chuyên môn phải là chuyên gia bán hàng nhiều kinh nghiệm

2.2.2.7 Thông báo trúng tuyển và hẹn ngày làm việc

Thông báo trúng tuyển là một khâu không thể thiếu và có ảnh hưởng rất lớn đến tâm lí nhân viên khi làm việc Phòng nhân sự có thể thông báo qua điện thoại, gởi thư hoặc email thông báo, đồng thời hẹn người trúng tuyển đên kí thư mời nhận việc (các vị trí có trình độ cao) Trong thư mời nhận việc có các nội dung như: vị trí công tác, ngày làm việc, chế độ lương và phúc lợi Bên cạnh đó công ty nên có một bảng

mô tả công việc đính kèm với thư mời nhận việc

2.2.2.8 Bố trí chỗ ngồi và vật dụng cần thiết

Đây cũng là một bước hết sức quan trọng ảnh hưởng đến tâm lí làm việc của nhân viên Một sự chuẩn bị chu đáo đồng nghĩa với việc thể hiện sự trân trọng của công ty đối với nhân viên mới và cũng thể hiện sự chuyên nghiệp trong làm việc

2.2.3 Thu hút và tuyển mộ các ứng viên

2.2.3.1 Nguồn bên trong công ty

Ưu điểm

Lực lượng bán hàng biết rõ về công ty và sản phẩm

Người tuyển dụng cũng biết rõ về ứng viên

Quá trình tuyển dụng được đơn giản hóa và tiết kiệm chi phí

9

bán hàng và doanh nghiệp không?

2.2 3.2 Từ các trường cao đẳng, đại học

Ít có kinh nghiệm

Đòi hỏi thời gian đào tạo thêm

2.2.3.3 Nguồn Các Công Ty Môi Giới Việc Làm Và Tư Vấn Bán Hàng

Ưu điểm

Nhà tuyển dụng có chuyên môn cao

Có danh sách những người cần tìm việc phù hợp với yêu cầu của công ty nên tiết kiệm thời gian

Nhược điểm

Cân nhắc vấn đề chi phí

Hoạt động phân tích công việc kém, hoạt động tuyển chọn sẽ không hiệu quả

2.2.3.4 Nguồn thông qua các phương tiện thông tin đại chúng

Ưu điểm

Thu hút được nhiều ứng viên

Chi phí cho hoạt động tuyển chọn

Nhược điểm

Đòi hỏi mô tả các yêu cầu về công việc chính xác, giải thích rõ các cơ hội thuận lợi trong công việc, có tính thu hút được các ứng viên có phẩm chất và năng lực giỏi

2.3 Giao việc và hội nhập cho nhân viên bán hàng

2.3 1 Giao việc cho nhân viên bán hàng

Giao việc mang tính chất giao nhiệm vụ cho nhân viên Uỷ quyền mang tính

sự vụ, giao nhiệm vụ và trách nhiệm quyền hạn

Phân biệt giao việc và ủy quyền

Giao việc mang tính chất giao nhiệm vụ cho nhân viên

Uỷ quyền mang tính sự vụ, giao nhiệm vụ và trách nhiệm quyền hạn