Từ đe, hiểu được tầm quan trọng của công tác lưu trữ như: Công tác lưu trữ đảm bảo thông tin cho công tác quản lý; cung cấp những tàiliệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đ
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI KHOA LTH VÀ QTVP
BÁO CÁO THỰC TẬP NĂM 4 TẠI TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC HÀ NỘI
Giảng viên : ThS Cam Anh Tuấn
Sinh viên : Đinh Thị Thúy Ngân MSSV : 18031119
Lớp : K63 LTH và QTVP
Hà Nội, 2022
Trang 2MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU 4
PHẦN NỘI DUNG 6
CHƯƠNG I CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN 6 1.1 Lịch sử hình thành 6
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 7
1.3 Cơ cấu tổ chức 9
1.4 Khối lượng thành phần tài liệu lưu trữ đang được lưu trữ tại cơ quan 10
1.5 Một số trang thiết bị 11
CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC HÀ NỘI 12
2.1 Một số văn bản quy định về công tác lưu trữ tại cơ quan 12
2.2 Tình hình thực hiện công tác lưu trữ tại cơ quan 13
2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 13
2.2.1.1 Giao nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào cơ quan 13
2.2.2 Phân loại tài liệu lưu trữ: 15
2.2.3 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 15
2.2.3.1 Xác định giá trị tài liệu 15
2.2.3.2 Hủy tài liệu hết giá trị 17
2.2.4 Thống kê, kiểm tra tài liệu lưu trữ 18
2.2.5 Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu 21
2.2.6 Tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ 21
2.2.7 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 23
2.2.7.1 Các hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 24
2.2.7.2 Quy trình khai thác tài liệu lưu trữ 25
2.2.7.3 Quy định về việc khai thác, sử dụng tài liệu 25
2.2.8 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 26
2.2.8.1 Một số nguyên tắc trong chỉnh lý tài liệu lưu trữ 27
Trang 32.2.8.2 Vệ sinh sơ bộ và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý 28
2.2.8.3 Khảo sát tài liệu lưu trữ: 28
2.2.8.4 Biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và lập kế hoạch chỉnh lý: 29 2.2.8.5 Thực hiện chỉnh lý 32
2.2.8.6 Kết thúc chỉnh lý 34
2.2.9 Tình hình sử dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý tài liệu lưu trữ 35
2.2.9.1 Việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử tại Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội 35
CHƯƠNG III: NỘI DUNG THỰC HÀNH NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ TẠI TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC HÀ NỘI 37
3.1 Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, lịch sử phông tại Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội 37
3.2 Sắp xếp và phân loại tài liệu 37
3.3 Chỉnh lý tài liệu 37
CHƯƠNG IV: MỘT SỐ NHẬN XÉT 38
Tài liệu tham khảo 39
CHƯƠNG V PHỤ LỤC 40
Trang 4LỜI MỞ ĐẦU
Hiện nay, với xu thế xã hội ngày càng phát triển, đời sống không ngừng được nâng cao, thông tin ngày càng trở nên đa dạng và bức thiết đòi hỏi chúng ta phải đưa công tác lưu trữ ngang tầm với các ngành khoa học khác Bất kỳ ở cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước hay đoàn thể nào thì công tác lưu trữ là công tác quan trọng không thể thiếu, muốn thể hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đều phải cần đến công văn giấy tờ Vì vậy, lưu trữ tài liệu chính là giữ gìn những tài sản quý giá của cơ quan, những bằng chứng lịch sử nhằm phục vụ cho công trình nghiên cứu sau này
Là sinh viên trường Đại học Khoa học Xã hô ci và Nhân văn với chuyên ngành Lưu trữ học, chúng em đã được thầy, cô giảng dạy, truyền đạt những kiến thức trong công tác lưu trữ Từ đe, hiểu được tầm quan trọng của công tác lưu trữ như:
Công tác lưu trữ đảm bảo thông tin cho công tác quản lý; cung cấp những tàiliệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá,
xã hội Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằngchứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan Giúp cho cán bộ, côngchức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh cheng vàđáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân Tạo công cụ để kiểm soát việcthực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức Gep phần giữ gìn những căn cứ, bằngchứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát Đồngthời, làm tốt công tác văn thư lưu trữ còn gep phần bảo vệ những thông tin ce liênquan đến cơ quan, tổ chức và bí mật quốc gia…
Được sự đồng ý của Lãnh đạo văn phòng Tổng Công ty Điện lục Hà Nội,chúng em được tiếp nhâ cn về phòng Lưu trữ là đơn vị trực thuô cc Văn phòng Tổngcông ty để được quan sát, thực hành những nghiê cp vụ về công tác lưu trữ Đây làmôi trường thuâ cn lợi cho em tiếp câ cn với thực tihn, giúp em hiểu ri hơn về nghiê cp
vụ công tác lưu trữ
Qua thời gian thực tập từ ngày 22/11/2021 đến ngày 11/02/2022 tại Công tyĐiện lực Hà Nội, được sự quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn và tạo điều kiện của cácanh chị tại công ty, em ce thêm kinh nghiệm thâm nhập thực tế công việc, củng cốthêm phần kiến thức vẫn còn thiếu và nâng cao trình độ Vận dụng lý luận, kiếnthức đã học tại trường mà thầy cô đã trang bị vào thực tihn và rèn luyện kỹ năng
Trang 5chuyên môn, nghiệp vụ để ce thêm kiến thức, kinh nghiệm để phục vụ cho côngviệc hiện tại của bản thân.
Theo kế hoạch của Nhà trường, khoa Lưu trữ học và Quan trị văn phòngcùng sự quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình của cán bộ phòng nơi em thựctập, em đã được tìm hiểu kỹ hơn về nội dung công tác nghiệp vụ lưu trữ
Do thời gian, kỹ năng và vốn kiến thức còn ce những hạn chế nhất địnhthêm tình hình dịch bệnh phức tạp làm ảnh hưởng đến chất lượng thực tập, chính vì
vâ cy báo cáo của em không thể tránh khỏi những thiếu set, mang tính chủ quantrong nhâ cn định, đánh giá cpng như đề suất giải pháp Chính vì vâ cy, để báo cáođược hoàn thiê cn hơn, em rất mong nhâ cn được sự thông cảm và những ý kiến đenggep quý báu của các cán bô c, công chức; các thầy cô trong khoa Lưu trữ học vàQuản trị văn phòng để bài báo cáo của chúng em được hoàn thiê cn tốt hơn
Em xin chân thành cảm ơn !
Trang 6PHẦN NỘI DUNGCHƯƠNG I CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN.
1.1 Lịch sử hình thành
Công ty mẹ - Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội (sau đây gọi tắt là Công ty mẹ) là công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Tập đoàn Điện lực Việt Nam sở hữu 100% vốn điều lệ, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, ce tư cách pháp nhân, ce con dấu, biểu tượng, điều lệ tổ chức và hoạt động, ce chi nhánh, văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật, được mở tài khoản tại Kho bạc nhà nước và các ngân hàng; ce trách nhiệm kế thừa các quyền và nghĩa vụ pháp lý của Công ty Điện lực thành phố Hà Nội, trực tiếp thực hiện các hoạt động sản xuất – kinh doanh và đầu tư vốn vào các công ty con, công ty liên kết; chịu trách nhiệm bảo toàn và phát triển vốn nhà nước tại Tổng công ty và vốn đầu tư vào các công tycon, công ty liên kết
Mục tiêu: Luôn đáp ứng đầy đủ nhu cầu về điện của mọi khách hàng với
chất lượng ngày càng cao và dịch vụ ngày càng hoàn hảo Tổng công ty Điện lực
TP Hà Nội đã và đang tiếp tục nâng cao hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 ÷ 2008, đẩy mạnh ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật, đổi mới công nghệ, cải cách hành chính trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, nhằm nâng cao độ tin cậy của lưới điện đảm bảo vận hành cung ứng điện liên tục,
an toàn, ổn định phục vụ các hoạt động chính trị - xã hội, an ninh quốc phòng, pháttriển kinh tế và đời sống nhân dân trên địa bàn toàn Thành phố Cùng với đe, Tổng công ty cpng không ngừng đổi mới, nâng cao năng lực quản trị doanh nghiệp, tăng cường quan hệ hợp tác với các đối tác trong và ngoài nước, đẩy mạnh thực thi văn hoá doanh nghiệp và các hoạt động xã hội vì lợi ích cộng đồng
Những năm qua, dưới sự chỉ đạo của Thành phố Hà Nội và Tập đoàn Điện lực Việt Nam, EVNHANOI đã vận dụng linh hoạt, hiệu quả các chủ trương đúng đắn vào các hoạt động sản xuất, kinh doanh Đặc biệt, với quyết tâm của tập thể cán bộ công nhân viên, sự quan tâm, tin tưởng, động viên, chia sẻ chân thành của quý khách hàng, Tổng công ty đã gặt hái được nhiều thành tích xuất sắc
Trang 7Tên gọi:
- Tên gọi đầy đủ: TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM
- Tên giao dịch: TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM
- Tên giao dịch tiếng Anh: VIETNAM ELECTRICITY
- Tên gọi tắt: EVN
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.
- Hoạt động phân phối điện theo giấy phép hoạt động điện lực;
- Sản xuất và kinh doanh điện năng Sửa chữa thiết bị điện;
- Xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị điện, các dịch vụ khác liên quan đến ngành điện, mua bán vật tư, thiết bị điện;
- Sản xuất phụ kiện và thiết bị lưới điện;
- Thí nghiệm, hiệu chỉnh thiết bị điện;
- Tư vấn khảo sát, thiết kế và xây lắp các công trình đường dây và trạm biến áp đến cấp điện áp 500 kV;
- Đại lý dịch vụ vihn thông công cộng Kinh doanh thiết bị vihn thông;
- Tư vấn giám sát thi công xây lắp các công trình lưới điện đến cấp điện áp 500kV; tư vấn đầu tư xây dựng các dự án vihn thông công cộng;
- Tư vấn giám sát chất lượng xây dựng; tư vấn quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình điện;
- Kinh doanh, xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị vihn thông và công nghệ thông tin;
- Quản lý vận hành hệ thống mạng vihn thông và công nghệ thông tin Xây lắp các công trình vihn thông và công nghệ thông tin Tư vấn đầu tư xây dựng các công trình công nghệ thông tin;
- Kinh doanh dịch vụ bán đấu giá tài sản; kinh doanh bất động sản (trừ dịch vụ môi giới, định giá, sàn giao dịch bất động sản), cho thuê văn phòng;
- Kinh doanh lữ hành nội địa và quốc tế;
- Dịch vụ quảng cáo thương mại;
Trang 8- Dịch vụ cung cấp thông tin lên mạng Internet (trừ kinh doanh đại lý dịch vụ truy cập, truy cập Internet);
- Hoạt động đầu tư tài chính, chứng khoán, ngân hàng, bảo hiểm và kinh doanhvốn trong và ngoài nước;
- Kinh doanh khách sạn, nhà hàng, du lịch; tổ chức hội nghị, hội thảo;
- Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực về quản lý vận hành, sửa chữa lưới điện,thiết bị vihn thông và công nghệ thông tin;
- Kinh doanh các ngành nghề khác theo quy định của pháp luật
- Quyền và nghĩa vụ của Công ty mẹ; tổ chức, quản lý Công ty mẹ; quan hệ giữa Công ty mẹ với các công ty con, công ty liên kết; quan hệ giữa Công ty mẹ với Tập đoàn Điện lực Việt Nam và các cơ quan nhà nước ce thẩm quyền được quyđịnh trong Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Công ty mẹ
Trang 91.3 Cơ cấu tổ chức
Ban lãnh đạo của Tổng Công ty gồm:
- 1 Chủ tịch Hội đồng thành viên là ông Nguyhn Anh Tuấn, 4 thành viên Hội đồng thành viên gồm: Trần Văn Duyên, Nguyhn Danh Duyên, Nguyhn Xuân Thắng, Mã Hoài Nam
- 5 Phe Tổng giám đốc gồm : Nguyhn Quang Dpng, Nguyhn Quang Trung, NguyhnAnh Tuấn, Mai Chí Hùng, Lê Ánh Dương
Cơ cấu nhân sự và số lượng cán bộ văn thư lưu trữ: Bộ phận văn thư trực thuộc
phòng Tổ chức hành chính trong cơ cấu tổ chức của văn phòng, cùng với tổ thư kí
Trang 10- Tổ chức quản lý, hướng dẫn, giám sát và kiểm tra về công tác Văn thư -Lưu trữ - Bảo mật; quản lý con dấu.
- Quản lý và cung cấp hồ sơ pháp lý của ngân hàng cho các đơn vị theo yêu cầu Hỗ trợ công tác chứng thực, công chứng, dịch thuật các văn bản hồ sơ pháp lý
- Tổ chức, triển khai và quản lý kho lưu trữ của Tổng công ty, các kho lưu trữ tập trung
- Tổ chức, triển khai, hướng dẫn công tác lh tân và đảm bảo hậu cần
1.4 Khối lượng thành phần tài liệu lưu trữ đang được lưu trữ tại cơ quan.
Hiện tại cơ quan đang lưu giữ một số lượng tài liệu lưu trữ khá lớn, do đe tàiliệu được chuyển đi phân bố tại các kho nhằm đảm bảo công tác bảo quản tài liệu
ce hiệu quả và giữ được nguyên vẹn giá trị tài liệu Hiện tài liệu đang được bảo quản tại 2 kho: Kho Bạch Mai và Kho Trần Phú
Diện tích kho lưu trữ tại Tổng công ty: 380 mét vuông và tại các công ty cấpquận, huyện là 2.371 mét vuông
Một số tài liệu lưu trữ đang được quản lý tại cơ quan bao gồm:
- Phông lưu trữ: gồm 2 phông lưu trữ đang được quản lý tại Tổng công ty và
38 phông đang được quản lý tại các công ty cấp quận, huyện
- Tài liệu giấy: gồm 13.646 được quản lý tại Tổng công ty và 14.993 được
quản lý tại các công ty cấp quận, huyện Trong đe, mức độ xử lý nghiệp vụ như sau:
Trang 11Quy ra mét giá: 1.384 Quy ra mét giá: 1.925
Số TL đã chỉnh lý sơ
bộ
Số TL chưa chỉnh
Dưới đây là bảng thống kê một số trang thiết bị được trang bị tại Tổng công ty Điện lục Hà Nội và các công ty thuộc cấp quận, huyện:
Trang 12Thiết bị thông gie 10 38
2.1 Một số văn bản quy định về công tác lưu trữ tại cơ quan.
- Quyết định số 33/QĐ-EVN, Quyết định về việc ban hành Quy định về công tác Văn phòng trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt NaN
- Quyết định số 0738/QĐ-BCT, Quyết định về việc thành lập Công ty Mẹ- Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hà Nội do Bộ Công Thương ban hành
- Nghị định số 26/2018/NĐ-CP về Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tập đoàn Điệnlực Việt Nam
- Quyết định số 1080/QĐ-EVN ban hành về công tác văn phòng trong Tập đoàn điện lực Quốc gia Việt Nam
- Quyết định số 7899/QĐ-EVNHANOI về việc hướng dẫn thực hiên Quy định về công tác văn phòng trong Tập đoàn Điện lực Quốc gian Việt Nam tại Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội
- Thông báo số 08/VP về việc Phân công nhiệm vụ theo chức danh , chức vụ trong Văn phòng Tổng công ty
Trang 132.2 Tình hình thực hiện công tác lưu trữ tại cơ quan
Công tác lưu trữ là một hoạt động xuyên suốt trong quá trình hình thành và phát triển của cơ quan bao gốm các nghiệp vụ như: Thu thập, bổ sung tài liệu; phânloại tài liệu; xác định giá trị tài liệu lưu trữ; thống kê, kiểm tra tài liệu lưu trữ; xây dựng công cụ tra cứu tài liệu; tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ; chỉnh lý tài liệu lưu trữ; tổ chức khai thác sử dụng các tài liệu lưu trữ
2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu.
2.2.1.1 Giao nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào cơ quan
a Đối với tài liệu giấy
Trước 30/11 hàng năm Lưu trữ Cơ quan EVN/Đơn vị ce nhiệm vụ tổ chức thu thập đầy đủ hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong vào kho Lưu trữ cơ quan Các loại hồ sơ tài liệu đến ngày 30/11 nếu chưa giải quyết xong, người chủ trì thuộc Phòng/Ban chủ trì sẽ tiếp tục thực hiện và giao nộp vào năm tiếp theo (những hồ sơnày không tính vào kết quả thống kê, báo cáo để đánh giá chấm điểm tối ưu hoá chi phí của năm đe)
Cán bộ công nhân viên ce trách nhiệm phân loại, chỉnh lý, sắp xếp hoàn chỉnh hồ sơ, tài liệu mình đã được giao chủ trì giải quyết, đảm bảo hồ sơ phải đầy
đủ thành phần tài liệu cần ce trong mỗi hồ sơ, lập danh mục để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan
Văn phòng EVN/Đơn vị ce trách nhiệm chuẩn bị phòng kho lưu trữ và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu giấy (tiêu chuẩn kho lưu trữ thực hiện theo Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng)
b Đối với tài liệu điện tử
Tài liệu lưu trữ điện tử và tài liệu lưu trữ giấy ce nội dung trùng nhau thì thu thập cả hai loại
Việc tiêu hủy hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử phải được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật và quy định này (nghiêm cấm tự ý tiêu huỷ dưới các hình thức)
Trong trường hợp những hồ sơ/tài liệu đã đến hạn nộp vào Lưu trữ cơ quan
mà các cá nhân/Phòng/Ban chưa giao nộp ngay, do cần giữ lại để phục vụ công
Trang 14việc thường xuyên thì phải lập thành danh mục trình lãnh đạo EVN/Đơn vị ce ý kiến đồng ý và chuyển giao danh mục kèm ý kiến phê duyệt của lãnh đạo cho Lưu trữ cơ quan để theo dii Thời hạn giữ lại những hồ sơ, tài liệu này không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu/hoặc từ ngày ce ý kiến đồng ý của lãnh đạo EVN/Đơn vị.
c Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu
Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu là trong thời hạn 01 năm kể từ ngày côngviệc kết thúc
Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ
sơ, tài liệu xây dựng cơ bản (trừ hồ sơ điện tử thì giao nộp ngay sau khi kết thúccông việc)
Các Ban/Phòng và cá nhân trong Cơ quan EVN/Đơn vị ce trách nhiệm nộplưu những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vàoLưu trữ cơ quan Đối với tài liệu ce thời hạn bảo quản dưới 5 năm thì lưu trữ tạiPhòng/Ban chủ trì để theo dii trong quá trình giải quyết công việc, hết thời hạnbảo quản thực hiện tiêu hủy theo quy định của pháp luật
Các Ban/Phòng và cá nhân trong Cơ quan EVN/Đơn vị ce trách nhiệm nộplưu những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vàoLưu trữ cơ quan Đối với tài liệu ce thời hạn bảo quản dưới 5 năm thì lưu trữ tạiPhòng/Ban chủ trì để theo dii trong quá trình giải quyết công việc, hết thời hạnbảo quản thực hiện tiêu hủy theo quy định của pháp luật
d Trách nhiệm của cán bộ Lưu trữ trong công tác giao nhận hồ sơ, tài liệu vào lưutrữ cơ quan
Kiểm tra đảm bảo chính xác về: tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản (đối với hồ
sơ điện tử) và thành phần tài liệu, đánh số tờ đối với hồ sơ ce thời hạn bảo quản từ
05 năm trở lên, viết mục lục văn bản đối với hồ sơ ce thời hạn bảo quản vĩnh vihn,viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ (đối với hồ sơ giấy) Nếu hồ sơ đáp ứng
đủ yêu cầu nghiệp vụ quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và Quy định này(kể cả các hồ sơ tài liệu của các dự án đầu tư xây dựng do EVN/Đơn vị làm chủđầu tư) thì mới được tiếp nhận vào Hệ thống văn phòng số hoặc đưa vào kho Lưutrữ cơ quan (đối với hồ sơ giấy)
Lập biên bản giao nhận hồ sơ tài liệu (hồ sơ giấy) vào kho Lưu trữ cơ quan
Trang 15Chỉ được tiếp nhận các hồ sơ tại quy định, khi hồ sơ đã đáp ứng đầy đủ yêucầu, quy định về lập hồ sơ như quy định.
Thống kê báo cáo kết quả lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quancủa cán bộ công nhân viên trong Cơ quan EVN/Đơn vị, chậm nhất vào ngày 30/11hàng năm hoặc theo yêu cầu của người ce thẩm quyền
2.2.2 Phân loại tài liệu lưu trữ:
Phân loại tài liệu lưu trữ là căn cứ vào những đặc trưng phổ biến của tài liệu
để phân chia chúng ra các khối, các nhem, hoặc các đơn vị chi tiết lớn, nhỏ khácnhau nhằm mục đích quản lý và sử dụng ce hiệu quả những tài liệu đe
Mục đích của việc phân loại tài liệu tài cơ quan nhằm giúp tài liệu tổ chứcthành các khối, nhem một cách khoa học, tạo điều kiện cho việc tổ chức, sắp xếp.Ngoài ra, việc phân loại tài liệu còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc xây dựng công
cụ tra tìm và khai thác, sử dụng tài liệu Cơ quan ce thể tìm kiếm tài liệu theophông, theo khối, theo nhem tài liệu hoặc theo vấn đề mà tài liệu đang cần tìmkiếm phản ánh
Tại cơ quan, Việc phân loại tài liệu được thực hiện theo các nguyên tắcthống nhất với công tác thu thập, bổ sung tài liệu và công tác xác định giá trị tàiliệu trong phông Việc phân loại tài liệu phải tạo điều kiện thuận loại cho công tácthu thập, bổ sung tài liệu đồng thời công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào phôngcpng cần được thống nhất với công tác Đồng thời quá trình phân loại tài liệu cầnđược thực hiện song song với công tác xác định giá trị tài liệu, nhằm tránh trườnghợp sau khi đã phân loại, sắp xếp tài liệu đến đơn vị bảo quản cuối cùng, cán bộlưu trữ lại phát hiện những đơn vị bảo quản hết giá trị cần loại bỏ gây lãng phí thờigian và công sức
2.2.3 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ
2.2.3.1 Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn và phươngpháp dể quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quátrình hoạt động của cơ quan.Từ đe lựa chọn những tài liệu ce giá trị bảo quản trongphông lưu trữ quốc gia đồng thời loại ra những tài liệu hết giá trị để đem đi tiêuhủy
Trang 16Mục đích của việc xác định giá tri tài liệu là định ra được thời hạn bảo quảncủa tài liệu gep phần tối ưu hea thành phần các phông trong lưu trữ cơ quan Việcxác định giá trị tài liệu tác động trực tiếp đến số phận của tài liệu, Do đe việc xácđịnh giá trị tài liệu cần đảm bảo yêu cầu về tính chính xác và thận trọng, chánhnhững sai set đáng tiếc làm ảnh hưởng đến giá trị vốn ce của tài liệu lưu trữ Đồngthời hủy bỏ những tài liệu không còn giá trị trong kho nhằm tránh lãng phí khôngcần thiết về kinh tế và nguồn lực.
Căn cứ vào các quy định hiện hành của pháp luật và bảng thời hạn bảo quảncủa EVN để xác định giá trị hồ sơ, tài liệu ce thời hạn bảo quản phù hợp nhất Việcxác định giá trị hồ sơ, tài liệu phải đạt được yêu cầu sau:
- Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh vihn và tài liệu ce thời hạn bảo quảntính bằng số năm cụ thể theo quy định
- Xác định tài liệu hết giá trị và lập danh mục, viết thuyết minh để tiêu huỷ.Sau khi xác định giá trị tài liệu, những tài liệu không còn giá trị sẽ được đem
đi hủy bỏ
Trang 17Quy trình xác định giá trị tài liệu
2.2.3.2 Hủy tài liệu hết giá trị
Quy định về việc hủy tài liệu hết giá trị: Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phảiđược bảo quản tại Lưu trữ cơ quan trong thời gian ít nhất 20 năm kể từ ngày tàiliệu được tiêu hủy
Đối với tài liệu giấy: Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị chỉ được thực hiện sau khi ce
quyết định bằng văn bản của Tổng giám đốc EVN/đơn vị ( hoặc người ce thẩmquyền/ người được ủy quyền)
- Khi tiêu hủy tài liệu phải hủy hết thông tin ce trong tài liệu
Trang 18- Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được lập thành biên bản ce xác nhậncủa người thực hiện tiêu hủy tài liệu.
- Hồ sơ về hủy tài liệu hết giá trị bao gồm: Tờ trình về việc tiêu hủy tài liệuhết giá trị; danh mục tài liệu hết giá trị kèm theo bản thuyết minh hết giá trị; biênbản họp hội đồng xác định giá trị tài liệu; quyết định thành lập hội đồng xác địnhgiá trị tài liệu; công văn đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị; công văn thẩm tra tàiliệu hết giá trị của EVN/ cơ quan ce thẩm quyền;quyết định của người ce thẩmquyền cho phép hủy tài liệu hết giá trị; biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị; biênbản về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Đối với tài liệu điện tử: Việc hủy tài liệu điện tử hết giá trị được thực hiện theo
trình tự, thẩm quyền và thủ tục như tài liệu giấy
- Việc hủy tài liệu lưu trữ điện tử phải được thực hiện đối với toàn bộ hồ sơthuộc danh mục tài liệu hết giá trị đã được phê duyệt và phải đảm bảo thông tin đã
bị hủy không thể khôi phục lại được
2.2.4 Thống kê, kiểm tra tài liệu lưu trữ
Công tác thống kê, kiểm tra tải liệu lưu trữ được cơ quan thực hiện theo quyđịnh của Nhà nước
Một số loại sổ sách được sử dụng để thống kê trong công tác lưu trữ tại cơquan:
Sổ nhập tài liệu lưu trữ:
- Mục đích sử dụng: giúp cho các lưu trữ theo dii để nắm được những đơn
vị, cá nhân đã giao nộp tài liệu, số lượng tài liệu đã giao nộp vào kho lưu trữ, cácphông tài liệu ce trong kho lưu trữ, tình trạng tài liệu khi giao nộp vào kho lưu trữ.Ngoài ra, các số liệu thống kê trong sổ giúp cán bộ lưu trữ dh dàng thu thập tài liệuchưa giao nộp về kho và xây dựng kế hoạch công tác lưu trữ sao cho phù hợp
- Việc thống kê tài liệu vào sổ nhập tài liệu phải tuân thủ các yêu cầu:
Tài liệu lưu trữ phải được thống kê vào sổ nhập ngay sau khi tài liệu đượcnhập vào kho
Mỗi lần phải đánh một số thứ tự, không kể tài liệu đe nhiều hay ít
Trang 19Những tài liệu được nhập vào kho lưu trữ trước khi lập sổ được tập hợp,thống kê vào sổ để các lưu trữ nắm được thực tế tài liệu đã được nhập vào kho lưutrữ.
Bìa sổ nhập tài liệu lưu trữ
Nội dung thống kê sổ nhập tài liệu lưu trữ Mục lục hồ sơ:
Mục lục hồ sơ giới thiệu nội dung, thành phần tài liệu của phông, cố định trật tự hệ thốnghea hồ sơ trong phông, xác định vị trí của từng đơn vị bảo quản trong phông.Mục lục hồ
sơ giúp cán bộ sử dụng làm công cụ tra tìm tài liệu nhằm phục vụ nghiên cứu sử dụng Mục lục hồ sơ còn giúp cho việc quản lý chặt chẽ, tra tìm tài liệu lưu trữ dh dàng hơn sau
hi đã chỉnh lý
Trang 20Tờ bìa
Tờ nhan đề
Bảng kê hồ sơ
Trang 212.2 Tình hình thực hiện công tác lưu trữ tại cơ quan
Công tác lưu trữ là một hoạt động xuyên suốt trong quá trình hình thành và phát triển của cơ quan bao gốm các nghiệp vụ như: Thu thập, bổ sung tài liệu; phân loại tài liệu; xác định giá trị tài liệu lưu trữ; thống kê, kiểm tra tài liệu lưu trữ; xây dựng công cụ tra cứu tài liệu; tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ; chỉnh lý tài liệu lưu trữ; tổ chức khai thác sử dụng các tài liệu lưu trữ
2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu.
2.2.1.1 Giao nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào cơ quan
a Đối với tài liệu giấy
Trước 30/11 hàng năm Lưu trữ Cơ quan EVN/Đơn vị ce nhiệm vụ tổ chức thu thập đầy đủ hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong vào kho Lưu trữ cơ quan Các loại hồ sơ tài liệu đến ngày 30/11 nếu chưa giải quyết xong, người chủ trì thuộc Phòng/Ban chủ trì sẽ tiếp tục thực hiện và giao nộp vào năm tiếp theo (những hồ sơ này không tính vào kết quả thống kê, báo cáo để đánh giá chấm điểm tối ưu hoá chi phí của năm đe).
Cán bộ công nhân viên ce trách nhiệm phân loại, chỉnh lý, sắp xếp hoàn
Trang 22b Đối với tài liệu điện tử
Tài liệu lưu trữ điện tử và tài liệu lưu trữ giấy ce nội dung trùng nhau thì thu thập cả hai loại.
Việc tiêu hủy hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử phải được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật và quy định này (nghiêm cấm tự ý tiêu huỷ dưới các hình thức).
Trong trường hợp những hồ sơ/tài liệu đã đến hạn nộp vào Lưu trữ cơ quan
mà các cá nhân/Phòng/Ban chưa giao nộp ngay, do cần giữ lại để phục vụ công
13
