Phần mềm Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức Hướng dẫn Quản lý hồ sơ

1 Quản lý thông tin hồ sơ CBCCVC Cán bộ tổ chức các đơn vị cơ sở CBTCCS có thể bấm vào menu Quản lý hồ sơ để hiển thị giao di n trang quản lý hồ sơ CBCCVC như hình dư i.. Hình 5: Hiển th

Phần mềm Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức

Hướng dẫn Quản lý hồ sơ

Dành cho: Cán bộ tổ chức

TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

VÀ TRUYỀN THÔNG ĐÀ NẴNG

Đà Nẵng, ngày 15 tháng 12 năm 2016

MỤC LỤC

1 Quản lý thông tin hồ sơ CBCCVC 3

1.1 Quản lý danh sách trích ngang hồ sơ CBCCVC 5

1.2 Quản lý quá trình biên chế, hợp đồng của CBCCVC 10

1.3 Quản lý quá trình công tác của CBCCVC 12

1.4 Quản lý quá trình lương, phụ cấp của CBCCVC 16

1.5 Quản lý quá trình đào tạo, bồi dưỡng của CBCCVC 18

1.6 Quản lý quá trình khen thưởng, kỷ luật của CBCCVC 19

1.7 Quản lý quá trình bảo hiểm của CBCCVC 19

1.7.1 h i quá trình bảo hiể 19

1.7.1.1 u c 20

1.7.1.2 u -THB (CV 1615/BHXH-CSXH ngày 02/6/2009) 21

1.7.1.3 u - S (QĐ 8/QĐ -BHXH ngày 10/10/2014) 21

1.7.2 i u ch nh quá trình bảo hiể 22

1.7.3 quá trình bảo hiể 24

1.8 Quản lý hồ sơ nhân thân của CBCCVC 25

1.9 Quản lý quá trình Đảng, Đoàn và các đoàn thể khác của CBCCVC 25

1.10 Quản lý thông tin khác của CBCCVC 26

2 Quản lý d nh sách Đảng viên 27

3 Quản lý danh sách Kiêm nhi m, bi t phái 27

4 Thông tin danh bạ CBCCVC 28

1 Quản lý thông tin hồ sơ CBCCVC

Cán bộ tổ chức các đơn vị cơ sở (CBTCCS) có thể bấm vào menu Quản lý hồ

sơ để hiển thị giao di n trang quản lý hồ sơ CBCCVC (như hình dư i)

Hình 1: Chọn nhóm chức năng Quản lý hồ sơ

Phần mềm hiển thị giao di n quản lý hồ sơ như hình dư i

Hình 2: Chọn nhóm chức năng Quản lý hồ sơ

Tùy theo mức độ phân công công vi c, CBTCCS có thể được phân quyền quản

lý hồ sơ đơn vị mình công tác hoặc các đơn vị con ở b n dư i

Trong ví dụ như hình b n dư i, CB CCS được phân quyền quản lý hồ sơ CBCCVC của Sở Nội vụ (SNV) và các đơn vị sự nghi p của SNV (Ở phần cuối tên

đơn vị đều có hiển thị số lượng CBCCVC củ đơn vị đ giúp CB CCS để theo dõi và quản lý)

Hình 3: Chọn nhóm chức năng Quản lý hồ sơ

CBTCCS phải bấm chọn đơn vị mình muốn quản lý tại thời điểm hi n tại Khi chọn đơn vị, phần mềm sẽ hiển thị danh sách CBCCVC củ đơn vị (như hình

dư i)

Hình 5: Hiển thị đầy đủ các cột thông tin trong danh sách CBCCVC của đơn vị

Trong mục Quản lý hồ sơ, CB CCS c thể chọn từng thẻ chức năng để xử lý, gồm:

- Danh sách trích ngang: hiển thị danh sách và thông tin của CBCCVC ;

- Điều động: quản lý danh sách CBCCVC chờ điều động;

- Nâng lương thường xuyên: quản lý danh sách các CBCCVC sắp đến thời điể nâng lương thường xuyên;

- Ngh hưu: quản lý danh sách CBCCVC sắp đến thời điểm ngh hưu;

- Bổ nhi m lại: quản lý danh sách CBCCVC sắp đến thời điểm bổ nhi m lại công tác;

- Danh bạ: danh sách gồm các thông tin liên h cơ bản của CBCCVC ;

- Đảng viên: quản lý d nh sách đảng viên củ đơn vị;

- Tự Hợp đồng: quản lý d nh sách người l o động tự hợp đồng củ đơn vị;

- Đề xuất sửa HS: quản lý các yêu cầu ch nh sửa hồ sơ do CBCCVC đề xuất

1.1 Quản lý danh sách trích ngang hồ sơ CBCCVC

a Thêm mới hồ sơ CBCCVC

Tại thẻ chức năng “D nh sách trích ng ng”, CB CCS c thể bấm vào nút

“ h i” để thêm m i hồ sơ CBCCVC (hình dư i)

Hình 6: Chọn chức năng thêm mới hồ sơ

Màn hình hiển thị giao di n thêm m i như hình dư i

Hình 7: Giao diện chức năng thêm mới hồ sơ

Các nút chức năng tại màn hình này, gồm:

- “Lưu và th i”: lưu hồ sơ CBCCVC vào cơ sở dữ li u S u đ hiển thị giao

di n cho phép thêm một hồ sơ i;

- “Lưu và đ ng”: lưu hồ sơ CBCCVC vào cơ sở dữ li u S u đ hiển thị danh sách trích ngang hồ sơ CBCCVC củ đơn vị;

- “Lưu và cập nhật”: lưu hồ sơ CBCCVC vào cơ sở dữ li u V n hiển thị giao

di n màn hình hi n tại để CBTCSC có thể nhập tiếp các thông tin khác;

- “Qu y về”: qu y lại màn hình danh sách hồ sơ CBCCVC

Một số trường thông tin của CBCCVC bắt buộc phải nhập, khi bấ lưu, h thống sẽ kiểm tra, và hiển thị thông báo các trường cần phải nhập, như hình b n dư i

Hình 8: Thông báo các trường thông tin bắt buộc nhập

Lưu ý: Phải nhập thông tin đối v i các trường bắt buộc ở cả 3 thẻ “ hông tin chung”, “Bi n chế; Chức vụ; Ngạch, bậc”; “ rình độ, đào tạo” i lưu được hồ sơ CBCCVC vào cơ sở dữ li u

Hình 9: Thông báo các trường thông tin bắt buộc nhập

b Xem chi tiết hồ sơ CBCCVC

Tại màn hình hiển thị danh sách CBCCVC, có thể bấm vào họ tên của CBCCVC để hiển thị thông tin chi tiết hồ sơ

Hình 10: Chọn xem chi tiết hồ sơ CBCCVC

Màn hình hiển thị thông tin chi tiết hồ sơ CBCCVC như hình b n dư i

Hình 11: Hiển thị chi tiết hồ sơ CBCCVC

Tại đây, CB CCS c thể bấm vào các thẻ để xem thêm thông tin quá trình công tác, quá trình lương, quá trình đào tạo…

Ngoài ra, có thể bấm chọn nút “Ch nh sửa hồ sơ” để ch nh sửa hồ sơ CBCCVC

c Chỉnh sửa hồ sơ CBCCVC

Khi bấm chọn nút “Ch nh sửa hồ sơ” (như đề cập ở trên), màn hình hiển thị giao di n ch nh sử như hình b n dư i

Các nút chức năng gồm:

- “Lưu và tiếp tục”: lưu thông tin vào cơ sở dữ li u và giữ nguy n àn hình để

có thể ch nh sửa tiếp các thông tin khác;

- “Lưu và đ ng”: lưu thông tin vào cơ sở dữ li u; s u đ chuyển sang màn hình hiển thị danh sách hồ sơ CBCCVC

Hình 12: Giao diện chỉnh sửa hồ sơ CBCCVC

d Xóa hồ sơ CBCCVC

Tại màn hình hiển thị danh sách CBCCVC, tích chọn vào hồ sơ uốn xóa, sau

đ bấm chọn nút “ ”

Hình 13: Xóa hồ sơ CBCCVC

H thống hiển thị thông báo yêu cầu xác nhận Bấm vào nút “O ” để xóa hoặc

“C ncel” để hủy bỏ l nh xóa hồ sơ CBCCVC

1.2 Quản lý quá trình biên chế, hợp đồng của CBCCVC

Tại giao di n màn hình ch nh sửa hồ sơ CBCCVC, bấm chọn thẻ “Quá trình bi n chế, hợp đồng”, h thống hiển thị giao di n như hình b n dư i

Hình 14: Quản lý quá trình biên chế, hợp đồng

a Thêm mới thông tin biên chế, hợp đồng

CBTCCS có thể bấm chọn nút “ h i” để thêm m i thông tin biên chế, hợp đồng cho CBCCVC Màn hình hiển thị các trường thông tin cần nhập như hình

b n dư i Sau khi nhập đầy đủ thông tin, bấ nút “ h i”

Hình 15: Thêm mới thông tin biên chế, hợp đồng

b Chỉnh sửa thông tin biên chế, hợp đồng

Tại màn hình hiển thị thông tin quá trình biên chế, hợp đồng, có thể bấm chuột vào nút “Điều ch nh” như hình b n dư i

Hình 16: Chỉnh sửa thông tin biên chế, hợp đồng

S u khi th y đổi các thông tin cần thiết, bấm chọn nút “Điều ch nh” để lưu thông tin ch nh sử vào cơ sở dữ li u

Hình 17: Lưu thông tin chỉnh sửa của quá trình biên chế, hợp đồng

c Xóa thông tin biên chế hợp đồng

CBTCCS có thể tích chọn vào các ô trư c mỗi dòng thông tin biên chế, hợp đồng S u đ bấm chọn nút “ ”

Hình 18: Xóa thông tin biên chế, hợp đồng

H thống hiển thị thông báo yêu cầu xác nhận xóa Bấm chọn nút “O ” để xác nhận hoặc “C ncel” để hủy bỏ l nh xóa

Hình 19: Thông báo xác nhận xóa thông tin biên chế, hợp đồng

1.3 Quản lý quá trình công tác của CBCCVC

Tại giao di n màn hình ch nh sửa hồ sơ CBCCVC, bấm chọn thẻ “Quá trình công tác”, h thống hiển thị giao di n như hình b n dư i

Hình 20: Quản lý quá trình công tác

a Thêm mới thông tin công tác

Tại khu vực màn hình hiển thị quá trình công tác, bấm chọn nút “ h i” để thêm thông tin công tác H thống hiển thị các trường thông tin để nhập như hình b n

dư i

Hình 21: Thêm mới thông tin công tác

Sau khi nhập đầy đủ các trường thông tin, bấm chọn nút “ hêm m i” để lưu thông tin công tác vào cơ sở dữ li u

b Chỉnh sửa thông tin công tác

Tại màn hình hiển thị thông tin quá trình công tác, có thể bấm chuột vào nút

“Điều ch nh” như hình b n dư i

Hình 22: Chỉnh sửa thông tin công tác

Hình 23: Lưu thông tin chỉnh sửa quá trình công tác

S u khi th y đổi, bấm chọn nút “Điều ch nh” để lưu thông tin công tác vào cơ sở

dữ li u

c Xóa thông tin công tác

CBTCCS có thể tích chọn vào ô thông tin công tác muốn x , s u đ bấm chọn nút “ ” để xóa

Hình 24: Xóa thông tin công tác

H thống hiển thị thông báo yêu cầu xác nhận xóa CBTCCS có thể chọn tương

tự như hư ng d n các phần ở trên

d Thêm mới thông tin kiêm nhiệm, biệt phái

Tại khu vực màn hình hiển thị quá trình kiêm nhi m, bi t phái, bấm chọn nút

“ h i” để thêm thông tin kiêm nhi m, bi t phái H thống hiển thị các trường thông tin để nhập như hình b n dư i

Hình 25: Thêm mới thông tin kiêm nhiệm, biệt phái

Sau khi nhập đầy đủ các trường thông tin, bấm chọn nút “ h i” để lưu thông tin kiêm nhi m, bi t phái vào cơ sở dữ li u

e Chỉnh sửa thông tin kiêm nhiệm, biệt phái

Tại màn hình hiển thị thông tin quá trình kiêm nhi m, bi t phái, có thể bấm chuột vào nút “Điều ch nh” như hình b n dư i

Hình 26: Chỉnh sửa thông tin kiêm nhiệm, biệt phái

Hình 27: Lưu thông tin chỉnh sửa quá trình kiêm nhiệm, biệt phái

S u khi th y đổi, bấm chọn nút “Điều ch nh” để lưu thông tin ki nhi m, bi t phái vào cơ sở dữ li u

f Xóa thông tin kiêm nhiệm, biệt phái

CBTCCS có thể tích chọn vào ô thông tin kiêm nhi m, bi t phái muốn xóa, sau

đ bấm chọn nút “ ” để xóa

Hình 28: Xóa thông tin kiêm nhiệm, biệt phái

H thống hiển thị thông báo yêu cầu xác nhận xóa CBTCCS có thể chọn tương

tự như hư ng d n các phần ở trên

1.4 Quản lý quá trình lương, phụ cấp của CBCCVC

Tại giao di n màn hình ch nh sửa hồ sơ CBCCVC, bấm chọn thẻ “Quá trình lương, phụ cấp”, h thống hiển thị giao di n như hình b n dư i

Quá trình lương, phụ cấp được chi r 2 nh căn cứ theo quy định Bảng lương của Nghị định 204, Nghị định 205

Các chức năng th i, ch nh sử , x hoàn toàn tương tự các phần khác

Hình 29: Quản lý quá trình lương, phụ cấp

Khi thêm m i hoặc ch nh sử thông tin lương, phụ cấp, CBTCCS có thể chọn ngạch như hình b n dư i

Hình 30: Chọn mã ngạch lương

Khi bấm chọn nút “Ngạch khác”, h thống hiển thị màn hình cho phép CBTCCS gõ từ kh để tìm kiếm ngạch

Hình 31: Chọn ngạch khác

Hình 32: Thêm mới phụ cấp

1.5 Quản lý quá trình đào tạo, bồi dưỡng của CBCCVC

Tại giao di n màn hình ch nh sửa hồ sơ CBCCVC , bấm chọn thẻ “Quá trình đào tạo, bồi dưỡng”, h thống hiển thị giao di n như hình b n dư i

Hình 33: Quản lý quá trình đào tạo, bồi dưỡng của CBCCVC

CBTCCS có thể quản lý thông tin các quá trình đào tạo chuyên môn, bồi dưỡng nghi p vụ, bồi dưỡng ngắn hạn, quá trình học phổ thông của CBCCVC

Các chức năng h i, Ch nh sử , hoàn toàn tương tự như ở trên

1.6 Quản lý quá trình khen thưởng, kỷ luật của CBCCVC

Tại giao di n màn hình ch nh sửa hồ sơ CBCCVC, bấm chọn thẻ “Quá trình khen thưởng kỷ luật”, h thống hiển thị giao di n như hình b n dư i

Hình 34: Quản lý quá trình khen thưởng, kỷ luật

Các chức năng h i, Ch nh sử , c ng hoàn toàn tương tự như ở trên

1.7 Quản lý quá trình bảo hiểm của CBCCVC

1.7.1

ại gi o di n i u ch nh hồ sơ, cán bộ c thể chọn thẻ “Quá trình bảo hiể ” để

th o tác th i quá trình bảo hiể S u khi chọn thẻ thì gi o di n phần ề sẽ như hình dư i, c thể thấy nút h i và các quá trình bảo hiể hiển thị theo các u

Hình 35: iao diện các quá trình bảo hiểm hội

thống sẽ hiển thị l n ột bảng chứ thông tin như s u:

Hình 36: Giao diện chọn m u bảo hiểm hội

S u khi chọn u bảo hiể x hội ph hợp v i nhu cầu sử dụng, h thống sẽ tự động hiển thị các thông tin k theo tương ứng v i các u bảo hiể x hội để cán bộ

c thể nhập d dàng

Để ti n cho cán bộ nhập li u, s u đây xin hư ng d n chi tiết nhập thông tin

u bảo hiể x hội

1.7.1.1 u c

Hình 37: u bảo hiểm hội c

1.7.1.2 u -THB (CV 1615/BHXH-CSXH ngày 02/6/2009)

Hình 38: u bảo hiểm hội -THB(CV 1615/BHXH-CSXH ngày 02/6/2009) 1.7.1.3 u T -TS (QĐ 8/QĐ -BHXH ngày 10/10/2014)

Hình 39: u bảo hiểm hội T -TS (QĐ 8/QĐ-BHXH ngày 10/10/2014)

iếp theo, cán bộ nhập các thông tin cho quá trình bảo hiể Lưu ý: các ục ( ) là các ục bắt buộc phải nhập S u đây là dữ li u nháp khi nhập quá trình bảo hiể v i u -TS

Hình 40: iao diện nhập thông tin quá trình bảo hiểm hội

S u khi nhập xong, cán bộ bấ nút Lưu để h i quá trình bảo hiể S u khi h thống xử lý, nếu thành công thì gi o di n sẽ hiển thị hộp thoại thông báo “ ử lý thành công”, đồng thời ng y tr n các quá trình bảo hiể , chúng t c thể thấy được thông tin quá trình bảo hiể à chúng t đ nhập

Hình 41: iao diện sau khi Thêm mới thành công

Hình 42: iao diện quá trình bảo hiểm

S u khi kích chọn, ột bảng chứ thông tin về quá trình bảo hiể đ sẽ hi n

l n tr n àn hình

Hình 43: Biểu m u nhập thông tin quá trình bảo hiểm

ại đây, cán bộ c thể th y đổi thông tin b ng cách sử các thông tin cần được

hi u ch nh, s u đ bấ nút Lưu để cập nhật lại quá trình bảo hiể

thống sẽ hiển thị thông báo “ ử lý thành công” nếu vi c hi u ch nh thành công, cán bộ c thể kiể tr lại thông tin b ng cách xe lại quá trình bảo hiể ng y tại tr ng hi n thời

Hình 44: Các thông tin quá trình bảo hiểm đ thay đ i sau khi hiệu chỉnh

S u đ h thống sẽ hỏi lại để xác nhận c x quá trình bảo hiể không, nếu c chọn O , nếu không thì chọn Cancel

Hình 46: iao diện a quá trình bảo hiểm

1.8 Quản lý hồ sơ nhân thân của CBCCVC

Tại giao di n màn hình ch nh sửa hồ sơ CBCCVC , bấm chọn thẻ “ ồ sơ nhân thân”, h thống hiển thị giao di n như hình b n dư i

Hình 47: Quản lý hồ sơ nhân thân

Các chức năng h m m i, Ch nh sử , c ng hoàn toàn tương tự như ở trên

1.9 Quản lý quá trình Đảng, Đoàn và các đoàn thể khác của CBCCVC

Tại giao di n màn hình ch nh sửa hồ sơ CBCCVC , bấm chọn thẻ “Quá trình công tác Đảng, Đoàn, đoàn thể khác”, h thống hiển thị giao di n như hình b n dư i

Hình 48: Quản lý quá trình công tác Đảng, Đoàn, đoàn thể khác

Các chức năng h i, Ch nh sử , c ng hoàn toàn tương tự như ở trên

1.10 Quản lý thông tin khác của CBCCVC

Tại giao di n màn hình ch nh sửa hồ sơ CBCCVC , bấm chọn thẻ “ hông tin khác”, h thống hiển thị giao di n như hình b n dư i

Hình 49: Quản lý thông tin khác của CBCCVC

CBTCCS có thể nhập thêm các thông tin khác cho CBCCVC , s u đ bấm nút

“Lưu và tiếp tục” để lưu vào cơ sở dữ li u

2 Quản lý danh sách Đảng viên

CBTCCS có thể bấm chọn thẻ “Đảng vi n” để xe d nh sách đảng viên củ đơn

vị ình, như hình b n dư i

Hình 50: Xem danh sách đảng viên

Có thể bấm chọn vào nút “Excel” để xuất danh sách ra file excel

3 Quản lý danh sách Kiêm nhiệm, biệt phái

CBTCCS có thể bấm chọn thẻ “ i nhi ” hoặc “Bi t phái” để xem danh sách CBCCVC đ ng ki nhi m/bi t phái tại đơn vị mình hoặc CBCCVC đ ng thực hi n kiêm nhi m, bi t phái ở đơn vị khác, như hình b n dư i

Hình 51: Xem danh sách kiêm nhiệm/biệt phái

4 Thông tin danh bạ CBCCVC

CBTCCS có thể bấm chọn thẻ “Danh bạ” để xem danh sách thông tin danh bạ CBCCVC củ đơn vị ình, như hình b n dư i

ương tự như các thẻ khác, có thể bấm chọn nút “Excel” để xuất ra file excel

Hình 52: Xem thông tin danh bạ CBCCVC của đơn vị