Tiểu luận - khoa học quản lý - đề tài - PHÂN TÍCH CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT KINH DOANH ĐỨC VIỆT

Các thành viên Trần Thùy Dương Trịnh Hồng Nhung Trần Đức Mạnh Phạm Văn Tùng Đặng Đình Quyết PHÂN TÍCH CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT KINH DOANH ĐỨC VIỆT Đối với một doanh nghiệp kể từ khi thà.

Các thành viên:

• Trần Thùy Dương

• Trịnh Hồng Nhung

• Trần Đức Mạnh

• Phạm Văn Tùng

• Đặng Đình Quyết

PHÂN TÍCH CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT KINH DOANH

ĐỨC VIỆT

Đối với một doanh nghiệp kể từ khi thành lập đến những giai đoạn phát triển, cơ cấu tổ chức luôn đóng một vai trò hết sức quan trọng , có ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình sản xuất của doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức thật gọn nhẹ, linh hoạt, nhưng đảm bảo tính khoa học hợp lý, mang lại hiệu quả hoạt động kinh tế cao và phù hợp với điều kiện đặc trưng của doanh nghiệp trong điều kiện môi trường kinh doanh luôn biến động

Trong quá trình hình thành và phát triển công ty cổ phần và sản xuất kinh doanh Đức Việt cũng rất quan tâm đến vấn đề về cơ cấu tổ chức của công ty nhưng vẫn còn nhiều bất cập Đây là khó khăn rất lớn khi ban lãnh đạo muốn tạo môi trường làm việc thân thiện để mọi thành viên trong công ty phát huy hết trí lực của mình Có thế nói cơ cấu tổ chức có ý nghĩa quan trọng với sự tồn tại phát triển hay diệt vong của doanh nghiệp Với tính hình thực tiễn của Công ty Cổ phần sản xuất

và kinh doanh Đức Việt, công tác tôt chức còn có những bất cập chưa đáp ứng mục

tiêu kế hoạch chiến lược của công ty Do đó hoàn thiện cơ cấu tổ chức là một yêu cầu cấp thiết của công ty hiện nay

I Giới thiệu chung về công ty

Công ty Cổ phần sản xuất và kinh doanh Đức Việt thành lập ngày 07/11/2013

do phòng kế hoạch và đầu tư UBND Hà Nội cấp Giấy phép kinh doanh số :

0303000270 cấp ngày 19/04/2005 Công ty Cổ phần và kinh doanh Đức Việt là đơn vị chuyên sản xuất và kinh doanh các thiết bị phục vụ cho việc thi công các công trình xây dựng, sản phẩm của công ty bao gồm : cốt pha thép định hình, cột chống siêu trọng, giáo chống tổ hợp, giáo hoàn thiện, máy móc thi công các loại, ống thép định hình, vận thăng và cấu tháp Ngoài ra công ty còn là nhà phân phối độc quyền hệ thống đỗ xe ô tô tự động của hang SIMMATEC – Hàn Quốc

Hiện nay công ty có 3 chi nhánh trên toàn quốc

Trụ sở chính : Văn phòng giao dịch : số 61, TT3, KĐT Văn Phú, Hà Đông , Hà nội Chi nhánh miền trung : VPGD số 255 Trường Trinh, Thanh Khê, TP Đà Nẵng Chi nhánh miền nam : VPGD số 782 đường số 7, An Phú, Quận 2 , TP Hồ Chí Minh

Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty

Hội Đồng Quản Trị

Ban Giám Đốc

Phòng kế

hoạch kinh

Phòng kế toán -tài chính Phòng kỹ thuật Phòng tổ chức - hành chính

Chi nhánh Sài Gòn Nhà máy Chi nhánh Đà Nẵng

Phân xưởn

g sản xuất

Kho hàng

II Thực trạng cơ cấu tổ chức công ty theo các thuộc tính.

 Sự kết hợp chuyên môn hóa và tổng hợp hóa

Công ty có Hội đồng quản trị gồm ba người, một ban giám đốc với một giám đốc và một phó giám đốc Tất cả các phòng ban đều trực thuộc sự quản lý của ban giám đốc Các phòng ban được bố trí chuyên môn hóa, do đó phát huy tối đa được năng lực hoạt động chuyên môn của các phòng ban

 Ưu điểm :

Công ty đã kết hợp được chuyên mốn hóa và tổng hợp hóa một cách linh hoạt Nhờ tổng hợp hóa mà ban giám đốc đã quản lí được tổng thể mọi hoạt động của công ty Nhờ chuyên môn hóa mà các nhiệm vụ phức tạp của công ty trở thành những hoạt động đơn giản hơn trong từng chuyên môn, chúng mang tính độc lập tương ddoois cao và giao chúng cho các bộ phận của công ty Mỗi bộ phận chỉ chịu trách nhiệm trong lĩnh vực mình hoạt động, đi sâu nghiên cứu vào các chuyên môn do đó tăng chất lượng và hiệu quả hoạt động Chính nhờ chuyên môn hóa mà công ty có rất nhiều các phòng ban chức năng với các công việc chuyên môn khác nhau tạo điều kiên cho các nhân viên công ty có thể lựa chọn cho họ những công việc và những vị trí phù hợp với năng lực của họ

 Nhược điểm:

Ban giám đốc chỉ có 2 người nhưng phải đảm nhận khối công vệc quá lớn dẫn đến tình trạng quản lý không hiệu quả, công việc có thể bị xao nhãng không được quan tâm và giải quyết một cách đúng mức và triệt để

 Sự phân chia tổ chức thành các bộ phận :

Công ty tổ chức mô hình cơ cấu chức năng, thống nhất từ trên xuống

 Ưu điểm :

Phát huy ưu thế của chuyên môn nghành nghề, mỗi bộ phận trong công ty phát huy sức mạnh của mình, đặc biệt là bộ phận nhà máy thể hiện được năng lực của mình Đơn giản hóa việc đào taaoj, các bộ phận có kế hoạch đào tạo mới và nâng cao trình độ cho nhân viên bộ phận mình Tạo điều kiện cho giám đốc kiểm tra chặt chẽ được hoạt động của các bộ phận

 Nhược điểm :

Nhược điểm nổi bật đólà sự phối hợp hành động của các phòng ban chức năng trong công ty chưa được chặt chẽ Tuy sự chuyên môn hóa chưa cao nhưng

đã làm hạn chế việc phát triển đội ngũ cán bộ quản trị chung cho công ty Các trưởng phòng chỉ giỏi trong lĩnh vực của mình tuy nhiên năng lực quản trị chung công ty còn hạn chế Do họ chỉ chịu trách nhiệm chức năng của mình nên trong quá trình phối hợp còn nhiều hạn chế: tình trạng đổ lỗi, trách nhiệm về vấn đề thực hiện mục tiêu chúng của tổ chức cho cấp lãnh đạo cao nhất

 Mối quan hệ giữa tầm quản lý và cấp quản lý:

 Ưu điểm:

Số cấp trong công ty đối hợp lý Về phạm vi quản lý ở ban giám đốc thì công việc khá nhiều, nhưng nó tạo điều kiện cho việc quản lý hiệu quả, kiểm soát tốt, nâng cao được kết quả hoạt động Do đó việc quản lý các phòng ban của ban giám đốc giảm bớt được khó khăn, công việc rõ ràng không bị chồng chéo

 Nhược điểm:

Tầm kiểm soát của ban giám đốc quá rộng, ngoài việc quản lý công việc của công ty do các phòng báo cáo, ban giám đốc còn quản lý thêm 2 chi nhánh Việc ban giám đốc phải làm quá nhiều như vậy sẽ làm cho công việc của giám đốc quá

nhiều Từ đó, gây căng thắng, công việc luôn ở trong tình trạng chờ giám đôc quyết định, làm giảm hiệu quả, làm chậm tiến độ công việc

 Mối quan hệ giữa quyền hạn và trách nhiệm:

Cơ cấu tổ chức của công ty sử dụng cả loại quyền hạn trực tuyến, chức năng

và tham mưu

Mối quan hệ quyền hạn trực tuyến giữa cấp trên và các cấp dưới được trải dài từ hội đông quản trị tới giám đốc, phó giám đốc tới các phòng ban Công ty sử dụng mô hình quyền hạn theo nguyên lý thứ bậc, trực tiếp nhận nhiệm vụ và báo cáo cho cấp trên trực tuyến của mình

Mối quan hệ quyền hạn chức năng cũng được sử dụng trong cơ cấu tổ chức công ty đó là Phó giám đốc nhận ủy quyền chức năng từ giám đốc công ty thực các nhiệm vụ như hỗ trợ giám sát, giám sát dự án, các chi nhánh của công ty

Còn quyền hạn tham mưu cũng được sử dụng trong công ty ở đa phần các

bộ phân trong cơ cấu nhưng mổi bật nhất là tham mưu của các phó giám đốc với giám đốc công ty Vai trò tham mưu cho các giám đốc rất quan trọng, giúp cho giám đốc có thể ra các quyết định dễ dàng Tuy nhiên việc sử dụng quyền hạn tham mưu trong công ty cần đảm bảo tham mưu toàn diện hơn nữa, phó giám đốc cần đưa ra các giải pháp cho giám đốc lựa chọn vì giám đốc công ty khá nhiều việc Cần khuyến khích hơn nữa việc sử dụng quyền hạn tham mưu trong công ty, để việc sử dụng quyền hạn tham mưu trở thanh thông lệ trong đời sống công ty

Tuy nhiên trong công ty, quyền hạn và trách nhiệm của phó giám đốc rất mờ nhạt, họ chỉ có quyền hạn trong lĩnh vực hoạt động của mình Trong khi đó quyền hạn tập trung ở giám đốc, các hoạt động kinh doanh của công ty đều do giám đốc

quyết định Vì vậy cần trao thêm quyền cho phó giám đốc để giám đốc được san sẻ công việc và các phó giám đốc có thể phát huy được năng lực của mình

 Tập trung và phi tập trung:

Trong công ty tính chất tập trung thể hiện ở cơ cấu khá rõ Quyền lực tập trung ở hội đồng quản trị và tập trung cao nhất ở giám đốc công ty

 Ưu điểm:

Tạo sự nhất quán trong đường lối chính sách hoạt động của công ty, cấp trên có thể kiểm soát dễ dàng các hoạt động của cấp dưới ban giám đốc có thể điều động nguồn lực dễ dàng để thực hiện các nhiệm vụ

 Nhược điểm:

Do tính chất tập trung quyền lực dẫn tới làm giảm sự quan trọng và tính tích cực, khả năng sáng tạo của các quản lý cấp thấp hơn Đôi khi ban giám đốc phải bận bịu với những kế hoạch tác nghiệp, làm cho áp lực công việc cao, tác động làm giảm thời gian cho các hoạt động chiến lược của công ty

 Phối hợp

Sự phối hợp giữa các phòng ban, các bộ phận trong công ty còn nhiều hạn chế Do có sự kiểm soát chặt chẽ của ban giám đốc nên việc phối hợp của các phòng ban, bộ phận trong tổ chức nên việc phối hợp công ty có nhiêu bước tiến tuy nhiên cơ chế phối hợp trong công ty còn rất yếu

Trong công ty việc điều động phối hợp nguồn lực để thực hiện các mục tiêu khá dễ dàng, nhưng sự phối hợp hiệu quả còn chưa cao, mặt khác lại mang những ảnh hưởng đến các hoạt động của công ty Đó là sự chồng chéo nhiệm vụ, đôi khi không thống nhất được nhiệm vụ, việc trao đổi thông tin giữa các phòng ban còn ít

và kém hiệu quả Việc xây dựng các kênh thông tin dọc ngang là rất cần thiết nó sẽ làm cho thông tin thông suốt giữa các bộ phận và ban giám đốc dễ dàng kiểm tra

và thúc đẩy cơ chế phối hợp Việc sử dụng các công cụ còn phối hợp còn hạn chế Văn hóa công ty vẫn còn mang tính văn phòng nặng nề, chưa có sự thoải mái trong

sự trao đổi giữa các nhân viên, chưa thực sự là sợi dây gắn kết giữa các thanh viên trong công ty

Kết luận:

Qua tìm hiểu và phân tích về tình hình cơ cấu tổ chức công ty Đức Việt, ta nhận thấy những thành quả đạt được của công ty là tổ chức theo mô hình cơ cấu chức năng phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động kinh doanh, đảm bảo thực hiện chế độ một thủ trưởng trong lãnh đạo Từ đó đề cao trách nhiệm cá nhân, thúc đẩy mọi làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, góp phần nâng cao hiệu quả cho công tác điều hành Cơ cấu tổ chức của công ty hiện nay về cơ bản đảm bảo các phòng ban làm việc đáp ứng tính chuyên môn hóa, công việc được diễn ra nhanh hơn Sự phân chia nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn giữa các phòng ban rõ ràng tạo điều kiện cho việc thực hiện nhiệm vụ tốt nhất, đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của công ty diễn ra liên tục và đạt hiệu quả cao

Bên cạnh những thành quả đạt được, cơ cấu tổ chức của công ty Đức Việt còn hạn chế cần khắc phục là: nhiệm vụ của ban giám đốc quá năng dẫn tới tình trạng quá tải trong công việc, giám đốc thường phải làm thêm giờ để giải quyết công việc; phòng kinh doanh: vừa phụ trách nghiên cứu thị trường, lập kế hoạch kinh doanh, lại kiêm thêm nhiệm vụ về xuất nhập khẩu hàng hóa của công ty, dẫn đến tình trạng quá tải trong công việc, các nhân viên kinh doanh thường xuyên phải làm thêm giờ để đáp ứng yêu cầu của công việc

Vì vậy, việc hoàn thành cở cấu tổ chức của công ty là vấn đề quan trọng và cấp thiết ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình sản xuất kinh doanh của công ty

III Đề xuất hoàn thiện cơ cấu tổ chức cho công ty Đức Việt.

Từ thực trạng đã phân tích ở trên ta thấy cơ cấu tổ chức quản trị của công ty chưa hợp lý trong việc bố trí sắp xếp nhân sự cũng như các phòng ban quyền lực

và áp lực công việc tập trung vào giám đốc, làm giảm hiệu quả trong việc giải quyết công việc của công ty cũng như các hoạt động chiến lược của công ty Để khắc phục tình trạng này chúng tôi đề xuất nên bổ sung một vị trí phó giám đốc nữa để san sẻ công việc cũng như trách nhiệm với giám đốc và phó giám đốc hiện tại

Theo đó giám đốc này sẽ phụ trách 2 phòng là phòng kỹ thuật và phòng hành chính Như vậy ban giám đốc mới gồm 3 người: 1 giám đốc và 2 phó giám đốc

Thành lập phòng xuất nhập khẩu: Được tách ra từ phòng kế hoạch – kinh danh Phòng này với số lượng 3 người gồm: 1 trưởng phòng và 2 nhân viên Phòng chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ Phó giám đốc mới lập nên

Giám Đốc Hội đồng quản trị

Phòng

kế toán-tài chính

Phòng

tổ chức – hành chính

Phòng

kế

hoạch

kinh

doanh

Phòng kỹ thuật

Kho hàng.

Phân xưởng sản xuất

Chi Nhánh Đà Nẵng

Chi nhánh Sài Gòn

Nhà máy

PGĐ phụ trách

kinh tế tài chính

PGĐ phụ trách xuất nhập khẩu và hàng

hóa

Phòng xuất nhập khẩu

KẾT LUẬN

Trước hàng loạt các vấn đề cần giải quyết thì vấn đề đầu tiên mà doanh nghiệp cần làm ngay đó là xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý Bởi vì xây dựng cơ cấu

tổ chức chính là xây dựng đội ngũ lãnh đạo điều hành doanh nghiệp Xây dựng cơ cấu về nhân sự, xây dựng mô hình hoạt động, xây dựng theo hướng chuyên nghiệp hiện đại Nó là nến móng có việc phát triển các vấn đề khác Cơ cấu tổ chức có mạnh thì doanh nghiệp mới phát triển, hoạt động tốt và đúng hướng