Giao trình chứng từ kế toán và kiểm kê

 Lập chứng từ là nội dung đầu tiên trong tổ chức công tác kế toán và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị  Chứng từ là cơ sở để ghi sổ các nghiệp vụ đã phát sinh đảm bảo tính

Trang 1

CHƯƠNG 4:

CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

VÀ KIỂM KÊ

2

Chương 4 “Chứng từ kế toán - Kiểm kê

kế toán” sẽ giúp cho sinh viên:

toán.

 Hiểu về phương pháp Kiểm kê Kế toán.

 Thực hành lập chứng từ kế toán (Tiếp cận tình huống thực tế).

 Tiến hành kiểm kê kế toán (Tiếp cận tình huống thực tế).

MỤC TIÊU

3

 Luật Kế toán.

 Hệ thống chuẩn mực Kế toán Việt Nam.

 Thông tư 200/2014/TT/BTC

 Giáo trình:

1/ Lê Thị Thanh Hà và Trần Thị Kỳ (Đồng chủ biên,

2014), Giáo trình Nguyên lý kế toán, Nhà xuất bản

Tài chính.

2/ Võ Văn Nhị (Chủ biên, 2012), Giáo trình Nguyên

lý kế toán, Nhà xuất bản Phương Đông.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

4

 Các Website:

- Website của Bộ tài chính : www.mof.gov.vn

- Website của Tổng cục thuế : www.gdt.gov.vn

- Website của Hội tư vấn thuế: www.vtca.vn

- Website kế toán: www.webketoan.vn

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Trang 2

NỘI DUNG

1 CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

1.1 Khái niệm chứng từ

1.2 Ý nghĩa của chứng từ

1.3 Phân loại chứng từ

1.4 Nội dung của chứng từ

1.5 Nguyên tắc lập chứng từ

1.6 Trình tự xử lý và luân

chuyển chứng từ

CHỨNG TỪ

VÀ KIỂM KÊ

2 KIỂM KÊ TÀI SẢN

2.1 Khái niệm kiểm kê 2.2 Tác dụng của kiểm kê 2.3 Phân loại kiểm kê 2.4 Tổ chức công tác kiểm kê

1 CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

Ví dụ: Khi bán hàng  Hóa đơn bán hàng

Khi thu tiền  Phiếu thu Khi xuất kho NVL  Phiếu xuất kho

 Chứng từ phải chính xác, đầy đủ, kịp thời và hợp pháp, hợp lệ

 Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh

nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn

cứ ghi sổ

Theo Điều 4, Luật Kế Toán

 Lập chứng từ kế toán là phương pháp kế toán phản ánh các

nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã thực sự hoàn thành vào giấy tờ

và vật mang tin theo quy định, theo thời gian và địa điểm phát

sinh nghiệp vụ để làm căn cứ pháp lý cho việc ghi sổ kế toán

 Lập chứng từ là nội dung đầu tiên trong tổ chức công tác kế toán và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị

 Chứng từ là cơ sở để ghi sổ các nghiệp vụ đã phát sinh đảm bảo tính pháp lý cho số liệu kế toán

 Chứng từ là căn cứ kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

 Chứng từ là phương tiện thông tin để cấp trên truyền đạt mệnh lệnh và kiểm tra việc thực hiện

 Cơ sở để xác định cá nhân và bộ phận chịu trách nhiệm vật chất về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi trong chứng từ

 Chứng từ để giải quyết tranh chấp, khiếu nại về kinh tế tài chính

www.thmemgallery.com

Trang 3

2 PHÂN LOẠI CHỨNG

TỪ

Trình tự

lập ct

• C.từ ban

đầu (CT

gốc)

• C.từ

tổng

hợp

• C.từ mệnh

lệnh

• C.từ thực

hiện

• C.từ liên

hợp

Hình thức của CT

• C.từ bán hàng

• C.từ tiền mặt

• C.từ

TSCĐ

• C.từ tiền lương

• C.từ nội bộ

• C.từ bên ngoài

Địa điểm lập CT

• C.từ giấy

• C.từ điện tử

Công dụng

lập CT

Nội dung NVKT

1.3 Phân loại chứng từ kế toán

Theo trình tự lập chứng từ

 Chứng từ ban đầu (Chứng từ gốc) lập trực

tiếp ngay khi nghiệp vụ kinh tế mới vừa phát sinh hay hoàn thành

 Phản ánh trực tiếp đối tượng kế toán

 Gồm những chứng từ gốc

Ví dụ: Hoá đơn, phiếu xuất vật tư, Phiếu thu chi tiền mặt…

 Có giá trị pháp lý quan trọng nhất

Company Logo

 Chứng từ tổng hợp (Chứng từ ghi sổ)

Dùng để tổng hợp số liệu các chứng từ gốc cùng

loại, cùng nghiệp vụ nhằm giảm bớt khối lượng ghi

chép trên kế toán

Ví dụ: Bảng tổng hợp chứng từ gốc, Bảng kê nộp

séc…

 Chỉ có giá trị pháp lý khi đính kèm chứng từ gốc

Company Logo

CHỨNG TỪ GHI SỔ Số …02…

Ngày 28 tháng 2 năm 2013

Số lượng chứng từ gốc đính kèm: 3

Company Logo

Trích yếu Tài khoản Số tiền

Rút tiền gửi NH 111 112 30.000.000 Khách hàng B trả tiền 111 131 50.000.000 Thu hồi tạm ứng 111 141 5.000.000

Trang 4

1.3 Phân loại chứng từ ghi sổ

Căn cứ vào công dụng chứng từ

o Chứng từ mệnh lệnh

Dùng để truyền đạt mệnh lệnh từ cấp trên xuống cấp dưới.

Ví dụ: lệnh chi tiền, lệnh xuất kho vật tư, quyết định thanh lý TSCĐ,

đơn xin tạm ứng…

 Loại chứng từ này chỉ mới chứng minh xuất xứ của nghiệp vụ kinh

tế, chưa nói lên mức độ hoàn thành nên chưa là căn cứ ghi chép vào

sổ kế toán.

o Chứng từ chấp hành

Là chứng từ chứng minh nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và hoàn

thành: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, xuất vật tư…

 Chứng từ chấp hành cùng với chứng từ mệnh lệnh sẽ được dùng

làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Ví dụ: Bảng thanh toán lương cho công nhân phải đi kèm với phiếu

chi ( nếu chi bằng tiền mặt) hay sao kê ngân hàng (chuyển khoản)

Company Logo

o Chứng từ thủ tục kế toán:

Chứng từ này có mục đích phân loại các nghiệp vụ kinh

tế có liên quan theo từng đối tượng cụ thể tạo thuận tiện cho việc ghi sổ kế toán Đây là chứng từ trung gian nên phải kèm theo chứng từ ban đầu mới đầy đủ cơ sở pháp

lý chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ

Ví dụ: Bảng kê nộp séc, chứng từ ghi sổ…

o Chứng từ liên hợp

Là loại chứng từ mang đặc điểm của hai hay ba loại chứng từ trên như: hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất vật tư theo hạn mức, biên bảng kiểm nghiệm kiêm phiếu nhập kho …

Company Logo

Căn cứ vào nội dung kinh tế

Chứng từ kế toán được ban hành theo 5 chỉ tiêu

 Chứng từ lao động và tiền lương: Bảng chấm công, bảng

thanh toán tiền lương, Bảo hiểm y tế, xã hội, Bảng thanh

toán tiền thưởng vượt năng xuất …

 Chứng từ hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,

Biên bảng kiểm nghiệm vật tư, công cụ dụng cụ …

 Chứng từ bán hàng:hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng

thông thường, bảng thanh toán hàng gửi bán đại lý

 Chứng từ tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, séc, ủy nhiệm chi,

giấy đề nghị tạm ứng thanh toán tạm ứng, giấy báo nợ,

giấy báo có …

 Chứng từ tài sản cố định: biên bản giao nhận TSCĐ, Biên

bản thanh lý TSCĐ, Biên bản bàn giao sữa chữa lớn TSCĐ…

Company Logo

Căn cứ hình thức chứng từ

oChứng từ giấy

Phản ánh nội dung kinh tế phát sinh và đã hoàn thành bằng giấy tờ

oChứng từ điện tử

Chứng từ có các nội được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử đã được mã hóa mà không bị thay đổi nội dung của chứng từ trong quá trình truyền qua mạng, máy tính hoặc trên vật mang tin như băng, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán

Company Logo

Trang 5

Căn cứ vào địa điểm lập chứng từ

o Chứng từ bên trong (nội bộ): chứng từ do đơn vị lập

Bao gồm

 Liên quan đến nội bộ của đơn vị như bảng thanh toán

lương, phiếu xuất kho NVL dùng cho phân xưởng sản xuất,

giấy đề nghị/ thanh toán tạm ứng

 Liên quan đến các mối quan hệ kinh tế bên ngoài như hóa

đơn giá trị gia tăng, Giấy bào Nợ/ Có của Ngân hàng, Biên

bảng thanh toán nợ

o Chứng từ bên ngoài

Chứng từ phản ánh các nghiệp vụ phát sinh luên quan đến

đơn vị nhưng được lập từ đơn vị khác như hóa đơn bán hàng,

hóa đơn GTGT ( liên 2)

Company Logo

Ngoài ra, còn có các kiểu phân loại sau:

 Căn cứ vào quy định Nhà nước

 Căn cứ số lần ghi một loại nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ

Company Logo

1.3 Nội dung chứng từ

 Nội dung chủ yếu

Là những yếu tố bắt buộc, sự vắng mặt của những

yếu tố cơ bản này sẽ làm cho chứng từ trở nên

không đầy đủ và không đáng tin cậy

 Nội dung bổ sung

Là những yếu tố không bắt buộc có vai trò thông

tin thêm nhằm làm rõ các đặc điểm riêng biệt với

từng loại NVKT phát sinh đáp ứng yêu cầu quản lý

và ghi sổ kế toán

Company Logo

1.4 Nội dung bắt buộc

Company Logo

Thời điểm phát sinh nghiệp vụ

Nơi phát hành chứng từ

Yếu tố làm rõ ý nghĩa kinh tế của nghiệp

vụ và của chứng từ Phản ánh phạm vi, quy mô của hoạt động

kinh tế Phản ánh mối quan hệ giữa các pháp nhân đảm bảo tính pháp lý của chứng từ

Khái quát loại nghiệp vụ được chứng từ

phản ánh

Nơi nhận chứng từ

Trang 6

1.4 Nội dung bổ sung

Định khoản

Hình thức thanh toán

Thời gian bảo hành

Thời hạn thanh toán

Hạn mức công nợ

Company Logo

Trang 7

Company Logo

Mua vào -> VAT đầu vào Bán ra -> VAT đầu ra

Company Logo

Mua 100 kg NVL A nhập kho Giá mua chưa thuế: 80.000đ/kg Thuế GTGT = 10%

Đã thanh toán bằng tiền mặt

Company Logo

Xuất bán 100 gấu bông Giá bán chưa thuế là 100.000đ/ con Thuế GTGT là 10%

Khách hàng thanh toán sau 3 tháng

Trang 8

Company Logo

1.5 Nguyên tắc lập chứng từ

o Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan

đến đơn vị đều phải lập chứng từ Chỉ lập 1 lần cho mỗi

nghiệp vụ kinh tế

o Chứng từ phải rõ ràng, đầy đủ Kịp thời, chính xác cho nội

dung quy định theo mẫu

o Không được viết tắc, tẩy xóa, sữa chữa, chỗ trống phải

gạch chéo Khi viết sai chứng từ phải hủy bỏ

o Chứng từ phải lập đủ số liên quy định

o Chứng từ lập để giao dịch bên ngoài cần có dấu của đơn vị

kế toán

o Người lập, người ký duyệt và những người liên quan phải

trực tiếp ký tên (bằng bút mực không bằng bút đỏ, bút chì)

và chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ

o Chứng từ được lập dưới dạng điện tử phải được in ra giấy

và lưu trữ theo quy định

Company Logo

Kiểm tra &

hoàn chỉnh CT

Luân chuyển

& ghi sổ

Bảo quản, lưu trữ Lập chứng từ

• Lập theo

mẫu

• Đầy đủ

chữ ký

• Tính rõ ràng,

trung thực của chỉ tiêu

• Tính hợp pháp

của NVKT

• Tính chính xác

của số liệu, thông tin

• Phân loại

chứng từ

• Luân chuyển

đến các bộ phận liên quan

• Vào sổ kế toán

• Phân loại theo

NDKT, sắp xếp theo thứ tự TG

• CT không SDTT

để ghi sổ: 5 năm

• CT được SDTT

để ghi sổ:

10 năm

1.6 Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ

Trang 9

1.6 Trình tự xử lý và Luân chuyển chứng từ

Giấy đề nghị tạm ứng

Company Logo

Người nhận

tạm ứng

Giám đốc/

Phó giám đốc Kế toán Thủ quỹ

Lưu trữ

Phiếu nhập kho

Company Logo

Phòng cung ứng Thủ kho

Kế toán vật liệu

Lập chứng từ

Nhập kho Ghi vào thẻ kho

Ghi sổ Nhập NVL

Lưu trữ

 KIỂM TRA CHỨNG TỪ

 Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ

tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán

 Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính

phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng

từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan

 Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên

chứng từ kế toán

 Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ

Company Logo

 HOÀN CHỈNH CHỨNG TỪ

 Ghi giá trên chứng từ ( đối với loại chứng từ có yêu cầu này)

Ví dụ: Khi kế toán nhận được phiếu xuất kho do thủ kho chuyển đến sẽ ghi vào cột đơn giá và thành tiền, sau đó phiếu xuất kho dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán

 Phân loại và tổng hợp chứng từ

 Lập định khoản kế toán

Company Logo

Trang 10

 TỔ CHỨC LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ

 Là việc xác định và luân chuyển chứng từ đến

người nhận, bảo quản chứng từ sau khi đã ghi sổ

kế toán

 Kế toán trưởng của đơn vị chịu trách nhiệm quy

trình luân chuyển chứng từ, thông thường được

thể hiện dưới dạng lưu đố chứng từ

Company Logo

 BẢO QUẢN VÀ LƯU TRỮ CHỨNG TỪ

 Chứng từ kế toán phải được lưu trữ bản chính theo thời hạn quy định

 Chỉ có cơ quan Nhà nước có thẩm quyền mới được tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán

 Đối với chứng từ điện tử phải được lưu trữ ở dạng nguyên bản và phải có phương tiện truy cập khi cần thiết

Company Logo

2 KIỂM KÊ TÀI SẢN

Sự cần thiết của kiểm kê

Giữa số liệu kế toán và số liệu thực tế có thể chênh lệch

do những nguyên nhân sau:

 Do nhầm lẫn về chủng loại, thiếu chính xác về mặt số

lượng khi nhập, xuất, thu, chi

 Hao hụt tự nhiên trong quá trình bảo quản

 Lập chứng từ, ghi sổ kế toán có sai sót

 Tình trạng tham ô, gian lận, mất mát tài sản

Company Logo

2.1 KHÁI NIỆM

Kiểm kê là việc kiểm tra các loại tài sản hiện có nhằm xác định số thực có của tài sản trên thực tế, phát hiện các khoản chênh lệch giữa số thực tế và

số liệu ghi trên sổ sách kế toán

Kiểm kê là phương pháp kế toán thực hiện việc cân,

đo, đong, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu số liệu trong sổ

kế toán

Điều 39, Luật kế toán 2003

Company Logo

Trang 11

2.2 TÁC DỤNG CỦA KIỂM KÊ

Các trường hợp phải tiến hành kiểm kê:

 Cuối kỳ kế toán năm, trước khi lập báo cáo tài chính

 Chia, tách, hợp nhất, sát nhập, giải thể, bán, cho

thuê doanh nghiệp

 Chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp

 Đánh giá lại tài sản do các sự kiện: hỏa hoạn, lũ

lụt…

 Các trường hợp khác theo yêu cầu của nhà nước

Company Logo

2.2 TÁC DỤNG CỦA KIỂM KÊ

o Kiểm kê giúp bảo vệ tài sản của đơn vị

 Ngăn ngừa hiện tượng tham ô, lãng phí và hiện tượng vi phạm

kỷ luật tài chính làm thất thoát tài sản

 Nâng cao trách nhiệm của người quản lý tài sản

o Giúp cập nhật số liệu trên sổ sách theo đúng số liệu thực tế nhằm đảm bảo cung cấp thông tin kế toán chính xác, đầy

đủ, trung thực

o Giúp người quản lý nắm chính xác số lượng và chất lượng tài sản hiện có đưa ra các biện pháp giải quyết thích hợp nhằm nâng cáo hiệu quả hoạt động (TS ứ đọng, chất lượng

TS, cách thức bảo quản TS…)

Company Logo

2.3 PHÂN LOẠI KIỂM KÊ

Company Logo

Căn cứ vào phạm vi kiểm kê

Kiểm kê toàn diện

 Kiểm kê toàn bộ các loại tài sản hiện có của đơn

vị như TSCĐ, NVL, CCDC, Tiền mặt, Tiền gửi Ngân hàng, Khoản phải thu…

 Tiến hành ít nhất một lần vào cuối kỳ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính

Company Logo

Trang 12

Kiểm kê từng phần

 Kiểm kê một hoặc một vài loại tài sản hiện có của

đơn vị như kiểm kê tiền mặt tại quỹ, kiểm kê

hàng tồn kho …

 Phục vụ yêu cầu quản lý hay khi có nghiệp vụ

bàn giao tài sản

Company Logo

2.3 PHÂN LOẠI KIỂM KÊ Căn cứ theo thời hạn kiểm kê

Kiểm kê định kỳ

 Kiểm kê theo thời hạn quy định trước như kiểm

kê cuối mỗi tháng đối với hàng hóa, cuối năm với toàn bộ TS của đơn vị

 Kỳ hạn kiểm kê định kỳ được Nhà nước quy định hoặc theo yêu cầu quản lý của đơn vị

Company Logo

Kiểm kê bất thường

 Kiểm kê đột xuất, ngoài thời hạn quy định

 Kiểm kê bất thường tiến hành khi có sự

thay đổi người quản, khi đơn vị gặp sự cố

như cháy nổ, hỏa hoạn, khi cơ quan thanh

tra tiến hành đột xuất, theo yêu cầu của

kiểm toán

Company Logo

2.4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KIỂM KÊ

Company Logo

Trang 13

Trước khi kiểm kê

Kế toán viên

 Khóa sổ kế toán

 Xác định giá trị TS trên sổ sách

Nhân viên quản lý TS sắp xếp và phân loại TS

Company Logo

Thực hiện kiểm kê

 Thực hiện kiểm kê theo trình tự

 Thu thập, tổng hợp số liệu kiểm kê và đối chiếu với sổ sách kế toán

Có hai phương pháp kiểm kê

 Kiểm kê hiện vật

 Kiểm kê đối chiếu

Company Logo

Phương thức tiến hành kiểm kê

Kiểm kê hiện vật

 Áp dụng cho những tài sản

hiện có tại đơn vị như hàng

hóa, TSCĐ, tiền mặt, CCDC…

 Cách thức tiến hành là cân,

đo, đong, đếm… có sự chứng

kiến của người quản lý TS đó

Tuy nhiên đối với những loại

Tài sản kiểm kê có số lượng

quá nhiều thì có thể sử dụng

phương pháp chọn mẫu

 Cần chú ý đến chất lượng Tài

sản

Kiểm kê đối chiếu

 Áp dụng cho những tài sản của đơn vị nhưng không hiện diện tại đơn vị như tiền gửi ngân hàng, công nợ, vật liệu đưa ngoài gia công, hàng

hóa gửi bán …

 Cách thức tiến hành là so sánh, đối chiếu số dư của từng tài khoản giữa sổ kế toán của DN với sổ của ngân hàng hay đơn vị có liên quan

Company Logo

Tiêu đề	Chứng Từ Kế Toán Và Kiểm Kê
Tác giả	Lê Thị Thanh Hà, Trần Thị Kỳ, Võ Văn Nhị
Trường học	Trường Đại học Tài Chính, Ngân Hàng
Chuyên ngành	Kế toán
Thể loại	Giáo trình
Năm xuất bản	2014
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	14
Dung lượng	784,11 KB