Phân tích những yêu cầu khi soạn thảo văn bản tư vấn pháp luật

BỘ TƯ PHÁP ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI MÔN HỌC KỸ NĂNG TƯ VẤN PHÁP LUẬT ĐỀ TÀI Phân tích những yêu cầu khi soạn thảo văn bản tư vấn pháp luật Giảng viên hướng dẫn Sinh viên thực hiện Mã sinh viên Lớp Hà Nội,.

BỘ TƯ PHÁP ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI

MÔN HỌC: KỸ NĂNG TƯ VẤN PHÁP LUẬT

ĐỀ TÀI: Phân tích những yêu cầu khi soạn thảo văn bản tư vấn pháp luật

Giảng viên hướng dẫn:

Sinh viên thực hiện:

Mã sinh viên:

Lớp:

Hà Nội, Tháng 11/2022

MỞ ĐẦU

Để hành nghề, một người tư vấn pháp luật không chỉ cần phải nói giỏi mà còn phải biết soạn thảo văn bản chặt chẽ, chính xác, dễ hiểu Người tư vấn pháp luật phải biết đưa ra ý kiến pháp lý bằng văn bản một cách rành mạch, cụ thể, chính xác nhằm đưa những thông tin thiết thực cho khách hàng Ý kiến pháp lý đưa ra phải đủ rõ ràng, nhằm tránh việc khách hàng hiểu lầm ý của người tư vấm dẫn đến những thiệt hại đáng tiếc mà nhiều khi người tư vấn phải chịu trách nhiệm nghề nghiệp Có không ít những

vụ kiện tụng đã có thể tránh được nhờ vào một văn bản tư vấn cẩn thận Chính vì vậy,

em xin chọn “ Phân tích những yêu cầu khi soạn thảo văn bản tư vấn pháp luật.” làm

bài tập học kỳ để tìm hiểu và có cái nhìn sâu sắc hơn Bài làm của em còn nhiều thiếu sót, mong thầy cô góp ý và bổ sung để em có thể hoàn thiện hơn

NỘI DUNG

I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ SOẠN THẢO VĂN BẢN TRONG HOẠT ĐỘNG TƯ VẤN PHÁP LUẬT

1 Khái niệm về tư vấn pháp luật

Điều 28 Luật Luật sư định nghĩa: “Tư vấn pháp luật là việc người tư vấn pháp luật hướng dẫn, đưa ra ý kiến, giúp khách hàng soạn thảo các giấy tờ liên quan đến việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của họ” Như vậy, tư vấn pháp luật là việc

giải đáp pháp luật, hướng dẫn ứng xử đúng pháp luật, cung cấp dịch vụ pháp lý nhằm giúp khách hàng thực hiện và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của họ

Hoạt động tư vấn pháp luật được thực hiện bởi người tư vấn pháp luật là hoạt động đòi hỏi lao động trí óc cẩn thận, sâu sắc Câu trả lời hay ý kiến tư vấn của người

tư vấn pháp luật phải bảo hàm được hai yếu tố Thứ nhất, người tư vấn pháp luật cần phải cung cấp thông tin pháp lý cho khách hàng Khách hàng là người yêu cầu tư vấn một hoặc một số tình huống cụ thể với một loạt các câu hỏi như: “Tôi có nên làm điều

đó hay không? Tôi nên hành động như thế nào và làm gì để đạt được hiệu quả nhất?”.Vậy, trong lời tư vấn của người tư vấn pháp luật phải giải đáp được câu hỏi luật

pháp quy định như thế nào về trường hợp cụ thể mà khách hàng đề nghị người tư vấn pháp luật tư vấn? Điều mà khách hàng mong muốn có hợp pháp không? Trình tự, thủ tục thực hiện được luật quy định như thế nào…? Thứ hai, người tư vấn pháp luật phải

là người đưa ra được chính kiến của mình bằng việc đưa ra các chỉ dẫn và lời khuyên Một cách cụ thể, chỉ dẫn của người tư vấn pháp luật phải chỉ ra được những điểm yếu

và điểm mạnh của khách hàng, đánh giá được mức độ rủi ro, cách thức phòng tránh và ngăn ngừa rủi ro để khuyên khách hàng nên hành động hay không nên hành động Như vậy, người tư vấn pháp luật đóng vai trò định hướng cho khách hàng bằng việc chỉ dẫn cho khách hàng cách thức hành động cụ thể

2 Hình thức tư vấn bằng văn bản

− Việc tư vấn bằng văn bản thông thường được tiến hành vì những lý

do sau đây:

− Khách hàng ở xa, không trực tiếp đến gặp người tư vấn pháp luật

để xin tư vấn bằng miệng;

− Khách hàng muốn khẳng định độ tin cậy của giải pháp thông qua việc đề ra các câu hỏi để người tư vấn pháp luật trả lời bằng văn bản;

− Kết quả tư vấn bằng văn bản có thể được khách hàng sử dụng để phục vụ cho những mục đích riêng của khách hàng

− Theo yêu cầu của khách hàng, việc tư vấn bằng văn bản có thể thực hiện theo hai hình thức sau đây:

− Khách hàng viết đơn, thư, chuyển fax… cho người tư vấn pháp luật nêu rõ yêu cầu của mình dưới dạng câu hỏi Hình thức này dễ làm, có hiệu quả và đạt độ chính xác cao;

− Khách hàng trực tiếp đến gặp người tư vấn pháp luật, trực tiếp nêu yêu cầu của mình với người tư vấn pháp luật và đề nghị họ tư vấn bằng văn bản;

Khác với việc tư vấn trực tiếp bằng miệng, việc tư vấn bằng văn bản tạo cơ hội cho người tư vấn pháp luật nghiên cứu hồ sơ một cách kỹ càng và chính xác hơn,

trên cơ sở đó đưa ra được những giải pháp hữu hiệu cho khách hàng Tuy vậy, việc tư vấn bằng văn bản yêu cầu người tư vấn pháp luật phải làm việc cẩn thận hơn, chu đáo hơn Văn bản mà người tư vấn pháp luật đưa ra phải có độ chính xác cao, có căn cứ pháp lý và đúng pháp luật

Việc tư vấn bằng văn bản phải quán triệt các bước sau đây:

Nghiên cứu kỹ yêu cầu của khách hàng Thông thường, các yêu cầu bằng văn bản của khách hàng đã rõ ràng, người tư vấn pháp luật không phải sắp xếp các vấn

đề như trong việc tư vấn bằng lời nói

Trao đổi với khách hàng về yêu cầu của họ để tái khẳng định yêu cầu của họ, nếu thấy cần thiết Nếu người tư vấn pháp luật thấy cần thiết phải có thêm tài liệu thì yêu cầu khách hàng cung cấp thêm

Tra cứu các tài liệu văn bản pháp luật có liên quan để phục vụ cho việc tư vấn Trong trường hợp sau khi đã nghiên cứu hồ sơ và nghiên cứu các văn bản pháp luật có liên quan thấy yêu cầu của khách hàng có thể liên quan đến những vấn đề thuộc lĩnh vực khác thì người tư vấn pháp luật nên tham khảo ý kiến của các nhà chuyên môn hoặc người tư vấn pháp luật chuyên sâu trong lĩnh vực đó

Người tư vấn pháp luật cũng có thể đề nghị khách hàng gặp người tư vấn pháp luật khác để xin tư vấn về những vấn đề mà mình đã pháp hiện nhưng không thuộc chuyên môn của mình Tránh tình trạng mặc dù biết không thuộc chuyên môn của mình nhưng vẫn thực hiện tư vấn dẫn đến việc kết luận mà người tư vấn pháp luật đưa ra không chính xác, không đúng pháp luật

Soạn thảo văn bản trả lời cho khách hàng Văn bản trả lời cho khách hàng phải là văn bản trong đó nêu được bản chất của vấn đề mà khách hàng yêu cầu, đáp ứng trực tiếp yêu cầu mà khách hàng nêu ra

II CÁC YÊU CẦU KHI SOẠN THẢO VĂN BẢN TƯ VẤN PHÁP LUẬT

1 Tính lôgic

Tất cả các văn bản do người tư vấn pháp luật soạn đòi hỏi tính lôgic rất cao, nghĩa là phải được trình bày trong một trật tự lôgic Để đảm bảo tính lôgic của văn bản, trước khi bắt tay vào soạn thảo, người soạn cần hình dung trong đầu những nội dung chính nào cần viết và xây dựng một đề cương hay dàn ý Chẳng hạn, một trật tự mà mọi thư tư vấn đều tuân thủ là:

− Khẳng định phạm vi tư vấn;

− Mô tả tóm tắt sự việc và các tài liệu đã kiểm tra;

− Xác định các vấn đề người tư vấn pháp luật được yêu cầu tư vấn;

− Phân tích sự việc, đưa ra giải pháp và lời khuyên;

− Kết thúc (chào cuối thư)

Nếu trong một thư cần phải cần phải đề cập đến nhiều chủ đề khác nhau thì cũng cần cố gắng trình bày trong một trật tự lôgic, ví dụ, vấn đề A làm nảy sinh vấn đề B thì phải đề cập vấn đề A rồi đến vấn đề B Nên cố gắng tránh việc khách hàng đọc tận cuối thư mới hiểu được vấn đề đã nói ở đầu thư

2 Tính súc tích Tính súc tích yêu cầu phải diễn đạt sự việc bằng số lượng từ ít nhất chừng có thể Điều đó có nghĩa là tránh diễn đạt dài dòng, không nhắc lại hai ba lần cùng một sự việc và đừng nói đến những điều không liên quan đến vấn đề mà khách hàng đặt ra Tuy nhiên, cũng cần chú ý đừng lạm dụng quá sự súc tích, diễn đạt quá ngắn gọn đến

độ khách hàng không hiểu được người tư vấn pháp luật muốn nói gì Ví dụ, không thể viết cho khách hàng rằng hợp đồng của họ vô hiệu vì trái với Điều 122 Bộ luật Dân sự

2015 mà không giải thích lý do cụ thể nào khiến cho hợp đồng lại bị xem là vô hiệu

3 Tính chính xác Văn bản do người tư vấn pháp luật soạn phải đảm bảo độ chính xác của ngôn từ, tránh sử dụng những từ có thể hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau Mục đích của tiêu chí này là nhằm đảm bảo việc người đọc hiểu đúng ý của người soạn thảo Như đã nói ở

trên, một văn bản soạn thảo không rõ ràng làm cho khách hàng hiều nhầm có thể dẫn tới những thiệt hại mà người tư vấn pháp luật phải chịu trách nhiệm bồi thường Vì vậy, có không ít những trường hợp người tư vấn pháp luật phải cân nhắc rất nhiều trước khi chọn lựa một thuật ngữ trong văn bản của mình

Tiêu chí chính xác cũng yêu cầu người soạn thảo phải kỹ lưỡng đối với cả hình thức thể hiện văn bản Thông thường, để làm cho văn bản bớt nặng nề, dài dòng, người

ta hay sử dụng cách viết tắt những cụm từ được nhắc đi nhắc lại nhiều lần Tuy nhiên, việc viết tắt chỉ được chấp nhận nếu người soạn thảo đã quy ước cách viết đó ngay từ đầu thư Chẳng hạn, một ý kiến pháp lý cần viện dẫn nhiều lần Thông tư số 105/2020/TT-BTC ngày 03 tháng 12 năm 2020 của Bộ Tài chính hướng dẫn về đăng

ký thuế Nhằm tránh phải diễn đạt dài dòng, có thể quy ước Thông tư này được viết tắt

là “Thông tư 105”

4 Ngôn ngữ thích hợp, lịch sự

Ngôn ngữ người tư vấn pháp luật sử dụng phải là ngôn ngữ trang trọng, lịch sự, thể hiện đạo đức nghề nghiệp của nghề người tư vấn pháp luật Trong rất nhiều trường hợp, người tư vấn pháp luật có thể phải từ chối một khách hàng, giúp khách hàng gửi một yêu cầu cho phía đối phương, làm cầu nối cho việc đàm phán hay thay mặt khách hàng từ chối một yêu cầu từ phía đối tác… Đối với những hoàn cảnh như thế này, việc trả lời phải đảm bảo một mặt là giữ vững được vị thế của mình, mặt khác nên tránh trong chừng mực có thể những diễn đạt khiến phía bên kia giận dữ hoặc phật lòng Một thư soạn thảo thiếu nhạy cảm có thể làm hỏng những quan hệ trong tương lai

Cũng cần phải nói đến cách sử dụng thuật ngữ chuyên môn trong các văn bản do người tư vấn pháp luật soạn thảo Có rất nhiều tình huống chẳng hạn như việc viết một

ý kiến pháp lý, người tư vấn pháp luật cần phải sử dụng các thuật ngữ chuyên môn để diễn đạt Tuy nhiên, nếu thuật ngữ này quá chuyên biệt khiến khách hàng không thể hiểu được thì tốt hơn hết hãy dùng một từ phổ thông có nghĩa tương đương hoặc định nghĩa hay giải thích thuật ngữ đó Nhìn chung, tùy thuộc vào đối tượng khách hàng (là

một cá nhân thông thường hoặc là người cũng có đôi chút hiểu biết pháp luật), người

tư vấn pháp luật cần phải biết điều chỉnh văn phong cho phù hợp

5 Trả lời đúng hẹn Hơn cả mọi lời nói đẹp, một câu trả lời đúng hẹn hay trả lời sớm là phương cách tốt nhất chứng tỏ thái độ chuyên nghiệp của người tư vấn pháp luật và khiến cho khách hàng có cảm tưởng là thực sự người tư vấn pháp luật đang cố gắng để làm hài lòng họ Ngoài ra, một câu trả lời muộn màng có thể khiến cho khách hàng tìm đến người tư vấn pháp luật khác Vì vậy, nếu chưa thể đưa ra ngay lời tư vấn, người tư vấn pháp luật nên ghi nhận với khách hàng về yêu cầu đó và hẹn thời gian để trả lời

6 Kỹ thuật trình bày văn bản Cuối cùng, sẽ là thiếu sót nếu không nói tới kỹ thuật trình bày văn bản Một thư tín được đánh máy cẩn thận, trình bày sáng sủa chắc chắn sẽ gây thiện cảm cho người đọc Vì vậy, đừng quên chia đoạn các nội dung trong văn bản Việc chia đoạn và xuống dòng theo từng ý sẽ giúp cho người đọc dễ dàng nắm bắt nội dung của văn bản Một nguyên tắc mà người soạn thảo cần phải biết là mỗi trang đánh máy phải được chia tối thiểu làm hai đoạn

Ngoài ra khi soạn thảo và đánh máy văn bản xong, nhất thiết phải rà soát lại toàn

bộ nội dung văn bản để chỉnh sửa sai sót về hình thức (như lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp,

ý bị lặp lại…) hay về nội dung (cách diễn đạt, dùng từ…) Tốt nhất, đối với những văn bản quan trọng, nên cho một người khác đọc lại văn bản vì người khác có thể dễ dàng phát hiện những sai sót mà nhiều khi người soạn thảo không thấy

Một số lưu ý khác:

Cần có sự thống nhất về phông chữ trong toàn bộ văn bản, tránh sử dụng các phông chữ khác nhau Đặc biệt lưu ý trong trường hợp cắt dán một đoạn trích dẫn nào thì cũng cần đổi phông chữ cho cả đoạn trích dẫn đó cho phù hợp Việc văn bản tư vấn

có các phông chữ khác nhau trong phần nội dung sẽ gây suy nghĩ rằng luật sư tư vấn cẩu thả, cóp nhặt, chắp vá từ nhiều nguồn

Cỡ chữ trong văn bản tư vấn cũng phải trùng nhau và chọn một cỡ chữ thích hợp, không to quá mà cũng không bé quá Làm sao cho người đọc đọc dễ dàng Nếu

cỡ chữ quá to sẽ khiến khách hàng có cảm giác luật sư không chuyên nghiệp Ngược lại, cỡ chữ quá nhỏ thì sẽ khiến người đọc mỏi mắt, khó theo dõi

− Lưu ý về cách đặt lề trái phải, trên dưới, cân lề chữ cho thẳng hàng

− Lưu ý về khoảng cách giữa các hàng chữ, giữa khối chữ này và khối chữ kia

− Lưu ý về sự thống nhất thứ tự giữa các đề mục lớn và nhỏ Ví dụ:

I, 1, i, …

− Chú ý không được quên đánh số trang Có thể sử dụng loại số trang dạng “1/4”, tương ứng số trang trên tổng số trang Dạng số trang trên khiến khách hàng vừa dễ đọc vừa dễ kiểm soát sự đầy đủ các trang giấy của thư tư vấn

− Tốt nhất là hãng luật của luật sư phải xây dựng một cuốn sổ tay riêng về trình bày văn bản để áp dụng cho mọi luật sư, tạo cho khách hàng cảm tưởng về chất lượng đồng đều của luật sư trong văn phòng

Kỹ thuật soạn thảo văn bản có rất nhiều ý nghĩa Nhưng ý nghĩa có tính chất cơ bản nhất phải kể đến là làm cho người nhận được văn bản dễ hiểu, và hiểu được một cách thống nhất

KẾT LUẬN Ngày nay, cùng với đà phát triển của kinh tế, ngày càng có nhiều khách hàng sử dụng dịch vụ của người tư vấn pháp luật trong công việc kinh doanh của mình mà không nhất thiết phải là những vụ việc có tính chất tranh chấp Vì vậy, vai trò tư vấn của người tư vấn pháp luật càng trở nên quan trọng Trong hoạt động tư vấn pháp luật người tư vấn phải soạn thảo rất nhiều văn bản khác nhau: thư chào phí, thư tư vấn, thư yêu cầu cung cấp thông tin bổ sung, thư yêu cầu tính phí, bảng kê thời gian, Như vậy, người tư vấn cần phải là một người soạn thảo văn bản giỏi Bên cạnh kinh nghiệm, để

soạn thảo tốt, cần nắm vững một số vấn đề thuộc về kỹ thuật soạn thảo, đặc biệt là việc soạn thảo các văn bản mang tính pháp lý

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 TS Phan Chí Hiếu, ThS Nguyễn Thị Hằng Nga (đồng chủ biên), Kỹ năng tư vấn pháp luật, Nxb Công an Nhân dân, Hà Nội, 2012

2 Luật Luật sư năm 2006, Luật sửa đổi bổ sung năm 2012

3 Luật Quang Huy, Những vấn đề luật sư cần lưu ý khi soạn thảo văn bản tư vấn

4 Th.S Trần Thị Ngân, Một số lưu ý trong tư vấn soạn thảo hợp đồng nhằm hạn chế những rủi ro, Tạp chí Nghề Luật, 2019,

5 Đỗ Đăng Khoa, Kĩ năng soạn thảo hợp đồng thương mại, Tạp chí luật học,

2008

11

I Khái quát về văn bản tư vấn pháp luật

- Một người tư vấn pháp luật giỏi không phải chỉ cần am hiểu về mặt kiến thức chuyên ngành mà bên cạnh đó còn cần hiểu rõ và nắm chắc các kỹ năng làm thế nào để soạn thảo ra một văn bản tư vấn phấp luật mà khi tới tay người cần tư vấn pháp luật thì họ

có thể hiểu được cũng là việc rất quan trọng Bởi tư vấn pháp luật không chỉ qua hình thức lời nói mà còn thể hiện qua văn bản, chính vì vậy về mặt nào thì người tư vấn cũng phải thật cẩn trọng và am hiểu nó

- Để có được một văn bản tư vấn pháp luật tốt nhất cho người yêu cầu tư vấn thì ta không nên xem nhẹ bất cứ yêu cầu hay kỹ năng nhỏ nào, vì những chi tiết nhỏ sẽ tạo nên một tổng thể hoàn hảo

- Ngày nay, cùng với đà phát triển kinh tế, thực tế cho thấy rằng càng ngày có càng nhiều người yêu cầu tư vấn pháp luật hơn, không chỉ là khi có tranh chấp mà trong công việc kinh doanh cũng có nhiều người cần được tư vấn

- Trong hoạt động tư vấn pháp luật, người tư vấn phải soạn thảo nhiều văn bản khác nhau Vì vậy việc nắm rõ yêu cầu khi soạn thảo văn bản tư vấn pháp luật là điều cần thiết

II Những yêu cầu cơ bản khi thực hiện soạn thảo văn bản tư vấn bao gồm:

1 Tính hợp pháp

- Một trong những yêu cầu đầu tiền và quan trọng của việc soạn thảo văn bản pháp luật

là đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý của văn bản Tính hợp pháp về nội dung của văn bản tư vấn pháp luật là một trong những điều kiện bắt buộc ảnh hưởng đến hiệu lực của nó Vì vậy, việc đặt ra yêu cầu hợp pháp trong quá trình xây dựng văn bản tư vấn pháp luật là điều hết sức cần thiết

- Khi soạn thảo văn bản tư vấn pháp luật cần đối chiếu các nội dung của văn bản tư vấn pháp luật đang soạn thảo với nội dung của các văn bản pháp luật có liên quan để đánh giá sự phù hợp và thống nhất giữa các văn bản