Hồ Chí Minh tại Phiên họp ngày 04.11.2014 về việc ban hành quy trình thành lập hội, tổ chức đại hội thành lập hội, đaị hội nhiệm kỳ và đại hội bất thường của các Hội chuyên khoa bssđ thu
Trang 1HỘI Y HỌC TP HỒ CHÍ MINH CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
59B Nguyễn Thị Minh Khai –Q.1 Độc lập- Tự do – Hạnh phúc
ĐT: 39309634- 39301288 TP HCM ,ngày 13 tháng 1 năm 2015
Email: hhyd@vnn.vn
Số : _06 /2015/HYH-QTr
QUY TRÌNH (bssđ) THÀNH LẬP HỘI, ĐẠI HỘI NHIỆM KỲ VÀ ĐẠI HỘI BẤT THƯỜNG
HỘI CHUYÊN KHOA THUỘC HỘI Y HỌC TP.HCM
-I CƠ SỞ PHÁP LÝ:
- Căn cứ Quyết định số 25/QĐ-UB, ngày 01 tháng 02 năm 1979 của Chủ tịch Ủy ban Nhân dân Tp Hồ Chí Minh về việc cho phép thành lập Hội Y học TP Hồ Chí Minh
và Quyết định số 6005/QĐ- UBND, ngày 09/12/2014 của Chủ tịch Ủy Ban Nhân Dân TP Hồ Chí Minh, về phê duyệt điều lệ (sửa đổi , bổ sung) tổ chức hoạt động Hội
Y học Tp Hồ Chí Minh
- Căn cứ Nghị định số 45/2010/NĐ-CP ngày 21 tháng 4 năm 2010 của Chính phủ quy định về tổ chức, hoạt động và quản lý hội; Nghị định số 33/2012/NĐ-CP ngày 13 tháng 4 năm 2012 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 45/2010/NĐ-CP và thơng tư số 03/2013/TT-BNV, ngày 16.04.2013 của Bộ Nội vụ
về việc quy định chi tiết thi hành Nghị định số 45/2010/NĐ-CP ngày 21.04.2010 của Chính Phủ quy định về tổ chức, hoạt động và quản lý Hội, Nghị định số
33/2012/NĐ-CP ngày 13 tháng 4 năm 2012 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 45/2010/NĐ-CP
- Theo đề nghị của Ban thường trực Hội Y học TP Hồ Chí Minh tại Phiên họp ngày 04.11.2014 về việc ban hành quy trình thành lập hội, tổ chức đại hội thành lập hội, đaị hội nhiệm kỳ và đại hội bất thường của các Hội chuyên khoa (bssđ) thuộc Hội Y học
TP Hồ Chí Minh
- Nay ban hành quy trình thành lập hội, tổ chức đại hội thành lập hội, đại hội nhiệm kỳ
và đại hội bất thường của các Hội chuyên khoa (bssđ) thuộc Hội Y học TP Hồ Chí Minh
Phần I THÀNH LẬP HỘI MỚI, Tiến hành năm bước sau.
Bước 1 Thành lập Ban Vận Động Hồ sơ gồm có:
1 Đơnđđề nghị cơng nhận Ban vận động Thành lập Hội, (Mẫu 1) nêu rõ các ý sau:
a Tên gọi của Hội, (không trùng lắp tên gọi và lĩnh vực họat động chính với hội đã được thành lập hợp pháp trước đó trên cùng địa bàn lãnh thổ)
b Tôn chỉ và mục đích, lĩnh vực và phạm vi hoạt động của Hội
c Vị trí của Hội, xác định là Hội Chuyên khoa của Hội Y học TP HCM.
d Địa chỉ trụ sở hội, tài khoản, dấu mộc, cơ sở vật chất để hoạt động
4 Các văn bản xác định về trụ sở và tài sản của Hội (Mẫu 4)
Trang 2Gởi 04 hồ sơ trên, (đồng thời gửi bằng E-mail: hhyd@vnn.vn, hoặc đĩa mềm) đến Văn phòng Hội Y Học TP.HCM số 59 B Nguyễn Thị Minh Khai quận 1 và nhận quyết
định công nhận ban vận động sau 10 ngày làm việc
Bước 2 Chuẩn bị thành lập Hội
Khi xác định đủ điều kiện thành lập Hội, sau cuộc họp trù bị của Ban vận động, tiến hành lập hồ sơ xin thành lập hội gồm có :
1 Danh sách hội viên (Mẫu7) kèm theo đơn đăng ký tham gia Hội (cá nhân Mẫu
5, tổ chức Mẫu 6)
Nếu số luợng ≥ 50 hội viên : phạm vi họat động Hội ở Thành phố
Nếu số lượng ≥ 100 : phạm vi hoạt động ngoài Thành phố
2 Đơn đề nghị thành lập Hội (Mẫu 8)
3 Quyết định thành lập Ban vận động thành lập Hội (bản sao)
4 Dự thảo Quy chế tổ chức hoạt động Hội (Mẫu 9).
5 Dự kiến phương hướng hoạt động của Hội (Mẫu 10).
6 Kế hoạch hành động của Hội trong năm đầu nhiệm kỳ.(Mẫu 10).
* Gửøi 06 lọai tài liệu trên (đồng thời gửi bằng E-mail: hhyd@vnn.vn hoặc kèm đĩa
mềm để tiện góp ý chỉnh sửa), tại Văn phòng Hội Y Học TP Hồ Chí Minh số 59 B Nguyễn Thị Minh Khai quận 1 TP Hồ Chí Minh và nhận quyết định cho phép thành lập Hội sau 10 ngày sau khi nộp hồ sơ
Bước 3 Đăng ký tổ chức Đại Hội
Trong thời hạn 60 ngày kể từ khi có quyết định cho phép thành lập hội Ban vận động (BVĐ) thành lập Hội phải tổ chức Đại hội, gửi 09 loại tài liệu đăng ký tổ chức Đại hội về Văn phòng Hội Y học TP Hồ Chí Minh, số 59 B Nguyễn Thi Minh Khai, quận 1
TP Hồ Chí Minh và nhận ý kiến của Chủ tịch Hội Y học Tp.Hồ Chí Minh về tổ chức đại hội trong 10 ngày làm việc kể từ ngày ghi trên biên nhận hồ sơ, hồ sơ đăng ký đã được Hội nghị trù bị của BVĐ thông qua gồm có:
1 Văn bản đề nghị tổ chức đại hội (Mẫu 11)
2 Quyết định của Hội Y học cho phép thành lập Hội (bản sao)
3 Danh sách hội viên (Mẫu7).
4 Dự thảo Quy chế tổ chức hoạt động Hội (Mẫu 9)
5 Dự kiến phương hướng hoạt động của Hội (Mẫu 10)
6 Kế hoạch hành động của Hội trong năm đầu nhiệm kỳ (Mẫu 10).
7 Chương trình Đại hội (Mẫu 12)
8 Báo cáo kiểm tra tư cách đâi biểu tham dự Đại hội (Mẫu 13)
9 Danh sách dự kiến Ban chấp hành (Mẫu 14)
Bước 4 Hoàn thiện tổ chức:
1 Họp Ban chấp hành lần 1, ghi Biên bản (Mẫu 17)
Bầu Ban thường vụ, tỷ lệ 1/3 Ban chấp hành
Bầu Chủ tịch, Tổng thư ký Trưởng Ban Kiểm Tra Giám sát
Chủ Tịch đề cử các Phó Chủ Tịch, Phó Tổng Thu Ký, các Ủy Viên Thường vụ, đề cử các Cố Vấn
Xây dựng quy chế họat động của Ban chấp hành, Ban thường vụ
Trang 32.Khắc dấu theo mẫu và quản lý sử dụng con dấu theo quy định của Hội Y học
TP Hồ Chí Minh số 0028/2007/HYH-HCM/QĐ, ngày 20.04.2007
HÌNH THỨC CON DẤU.
- Hình chữ nhật có kích thước 4,5 cm x 2,5 cm
- Nội dung: Tiêu đề HỘI Y HỌC TP HỒ CHÍ MINH phía trên
- Tên đơn vị trực thuộc ở giữa bằng chữ in hoa đậm
HỘI Y HỌC TP HỒ CHÍ MINH
HỘI
XXXXXXXXX
4,5 cm x 2,5 cm
Bước 5 Báo cáo kết quả Đại hội.
Trong thời gian 30 ngày, kể từ ngày đại hội, Ban chấp hành Hội phải gửi 09 lọai tài liệu dưới đây (đồng thời gửi bằng E-mail: hhyd@vnn.vn hoặc kèm dĩa mềm để tiện góp ý chỉnh sửa) của Đại Hội về Hội Y Học TP Hồ Chí Minh
1 Báo cáo kết quả Đại hội (Mẫu 19)
2 Biên bản Đại hội (Mẫu 15)
3 Quy chế tổ chức hoạt động Hội (Mẫu 9) và biên bản thông qua điều lệ Hội.
4 Phương hướng hoạt động nhiệm kỳ của Hội (Mẫu 10)
5 Biên bản Họp Ban chấp hành lần 1 ( Mẫu 17) bầu ban thường vu ïgồm Chử tịch,
các phĩ chủ tịch, Tổng thư ký ,
6 Danh sách Ban chấp hành (Mẫu 14 )
7 Phiếu Lý lịch của người đứng đầu hội (Mẫu 18)
8 Nghị quyết đại hội (Mẫu 16)
9 Tổ chức các Ban chuyên trách, trách nhiệm và quyền hạn, mối quan hệ lề lối làm việc và người phụ trách ban
Hội sẽ nhận quyết định công nhận Điều lệ và Ban chấp hành Hội, sau 10 ngày kể từ ngày Văn Phòng Hội Y Học nhận đủ hồ sơ
Phần II ĐẠI HỘI NHIỆM KỲ VÀ ĐẠI HỘI BẤT THƯỜNG.
30 ngày trước khi hết nhiệm kỳ, hoặc khi có 2/3 ủy viên BCH hoặc ½ hội viên chính thức đề nghị Đại hội bất thường, để củng cố tổ chức Hội, người đứng đầu Hội phải tiến hành tổ chức Đại Hội, tiến hành theo bốn (4) bước sau
Bước 1 Chuẩn bị
Ban chấp hành (BCH) nhiệm kỳ họp trù bị để thông qua nội dung chương trình và thời gian Đại hội Có thể BCH không đủ mặt, nhưng có thể giao dịch bằng E- mail, hoặc thư có chữ ký hay trao đổi trực tiếp với ban tổ chức trước khi họp trù bị Đại hội, về các các ý kiến hay các vấn đề của Đại hội phải quyết định Theo quy định của điều lệ, số
Trang 4có mặt và các ý kiến gián tiếp phải quá 50% số BCH, là có giá trị biểu quyết của BCH mở Đại hội nhiệm kỳ
1 Nội dung:
1.1 Dự thảo báo cáo công tác của nhiệm kỳ (Mẫu 20)
1.2 Tự kiểm của BCH nhiệm kỳ qua (Mẫu 22)
1.3 Báo cáo tài chính Hội
1.4 Đổi tên Hội, sửa đổi Quy chế tổ chức hoạt động Hội (nếu có thay đổi hay bổ
sung (Mẫu 9).
1.5 Dự thảo nghị quyết Đại hội (Mẫu 16)
1.6 Dự kiến Ban chấp hành nhiệm kỳ tới và các tổ chức của Hội (Mẫu 14)
1.7 Bình chọn thi đua và đề nghị khen thưởng (theo quy chế Bình chọn thi đua) 1.8 Kế họach tổ chức thực hiện Đại hội
Bước 2 Báo cáo xin chủ trương tổ chức đại hội
Trước khi tổ chức đại hội 15 ngày, ban chấp hành hội cần nộp 10 lọai hồ sơ dưới đây ( đồng thời gửi bằng E-mail: hhyd@vnn.vn hoặc huynhliendoan@gmail.com , để tiện góp ý chỉnh sửa )về Văn phòng Hội Y học TP Hồ Chí Minh số 59 B Nguyễn Thi Minh Khai.quận 1 TP Hồ Chí Minh, và nhận ý kiến của chủ tịch Hội Y học Tp.Hồ Chí Minh về tổ chức Đại hội trong 10 ngày, kể từ ngày ghi trên biên nhận hồ sơ
1 Cơng văn đề nghị tổ chức Đại hội (Mẫu 21),
2 Dự thảo báo cáo công tác của nhiệm kỳ( Mẫu 20)ø.
3 Bản tự kiểm của BCH nhiệm kỳ qua (Mẫu 22).
4 Báo cáo tài chính hội
5 Dự thảo Quy chế tổ chức hoạt động Hội, điều chỉnh, bổ sung hay thay đổi (Mẫu 9).
6 Danh sách (dự kiến) Ban chấp hành nhiệm kỳ tới (Mẫu 14).
7 Dự thảo nghị quyết Đại hội (Mẫu 16).
8 Bình chọn thi đua và đề nghị khen thưởng( Theo quy chế Thi đua -khen thưởng)
9 Chương trình đại hội ( Mẫu 12)
Bước 3 Hòan thiện tổ chức – họat động hội: Họp Ban chấp hành lần 1,
1 Bầu ban thường vụ, tỷ lệ 1/3 ban chấp hành gồm: Chủ tịch,các Phĩ chủ tịch, Tổng thư ký, và Trưởng Ban kiểm tra , cùng các Ủy viên Ban thường vụ khác
2 Chủ tịch đề cử và phân công phân nhiệm vụ cho các Phó Chủ tịch, Tổng thư ký và các UV phụ trách các ban chuyên trách, đề cử các cố vấn, để BCH thông qua
3 Bổ sung quy chế họat động của Hội và của Ban chấp hành, Ban Thường vụ và các Ban chuyên trách
Bước 4 Báo cáo kết quả Đại hội
Trong thời gian 15 ngày sau Đại hội, Ban chấp hành Hội gửi 12 tài liệu dưới đây (đồng thời gửi bằng E-mail: hhyd@vnn.vn hoặc huynhliendoan@gmail.com, để tiện góp
ý chỉnh sửa) đến Văn phòng Hội Y học TP Hồ Chí Minh, số 59 B Nguyễn Thị Minh Khai quận 1, TP Hồ Chí Minh và nhận quyết định công nhận Ban chấp hành và sửa đổi bổ sung điều lệ mới (nếu có) , sau 10 ngày kể từ ngày ghi trên biên nhận hồ sơ
1 Báo cáo kết quả Đại hội (Mẫu 19)
Trang 53 Dự thảo báo cáo công tác nhiệm kỳ qua và phương hướng hoạt động nhiệm kỳ mới
(Mẫu 20)ø.
4 Bản tự kiểm của BCH nhiệm kỳ qua (Mẫu 22).
5 Quy chế Tổ chức hoạt động Hội < nếu có sữa đổi, bổ sung> (Mẫu 9)
6 Nghị quyết Đại hội (Mẫu 16).
7 Biên bản họp Ban Chấp Hành lần 1 (Mẫu 17)
8 Danh sách Ban chấp hành nhiệm kỳ tới (Mẫu 14).
9 Phiếu lý lịch của người đứng đầu Hội<nếu có thay đổi ngừời đứng đầu> (Mẫu
18)
10 Danh sách hội viên (Mẫu 7),
11 Tổ chức các Ban chuyên trách, trách nhiệm và quyền hạn, mối quan hệ lề lối làm việc và người phụ trách ban
12 Biên bản bàn giao nếu có thay đổi người đứng đầu Hội (Mẫu 23)
Quy trình này được tổ chức thực hiện trong tất cả các Hội chuyên khoa và đơn vị trực thuộc Hội Y học TP Hồ Chí Minh, kể từ ngày 15 tháng 01 năm 2015; các quy trình tổ chức Đại hội trước đây đều hết hiệu lực thi hành
Tp HCM, ngày 13 tháng 01 năm 2015
TM Ban thường Trực
Nơi nhận:
- Các Hội Chuyên khoa
- Thông báo trên Website Hội Y học