Quản trị học UEH Sự cần thiết của quản trị

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TIỂU LUẬN KHÔNG THUYẾT TRÌNH GIẢNG VIÊN HD Bùi Dương Lâm MÔN Quản trị học Mã lớp học phần 21C1MAN50200118 Họ và tên Lê Sỹ Hoàng. Hãy phân tích và chứng minh sự cần thiết của hoạt động quản trị trong các tổ chức?

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TIỂU LUẬN KHÔNG THUYẾT TRÌNH

GIẢNG VIÊN HD: Bùi Dương Lâm

MÔN: Quản trị học

Mã lớp học phần: 21C1MAN50200118

Họ và tên : Lê Sỹ Hoàng MSSV :31201021060 Lớp :AD005 CT2 2021

Nội dung : Phân tích và chứng minh sự cần thiết của hoạt động quản

trị trong tổ chức?

Tháng 9, năm 2021

§ Hãy phân tích và chứng minh sự cần thiết của hoạt động quản trị

trong các tổ chức?

•Lời nói đầu

Đi cùng với sự vận động và phát triển không ngừng của xã hội và ý muốn bắt kịp theo sự đổi mới, phát triển về kinh tế, tiến bộ khoa học - công nghệ; con người luôn tích cực hoạt động, học hỏi và phát triển sự hiểu biết cũng như mở rộng năng lực bản thân nhằm phục vụ cho lợi ích cá nhân và quan trọng hơn là mục đích chung của xã hội Tuy nhiên sự khác biệt luôn nằm ở mỗi cá nhân con người, khác biệt về nhân sinh thế giới quan dẫn tới lợi ích mà họ hướng tới cũng có sự khác biệt, từ đó hình thành lên những hành vi khác nhau của con người Để kiểm soát được những hành vi ấy, các cá nhân tham gia vào một hệ thống tổ chức mà ở đó hoạt động quản trị sẽ giúp định hình mục đích chung, tạo tính gắn kết, đề cao tính hiệu quả và đảm bảo sự đúng đắn, phù hợp quy chuẩn xã hội.

•Thế nào là quản trị?

Theo quan điểm truyền thống của quản trị, công việc của các nhà quản trị bao gồm việc kiểm soát và giám sát con người, ban hành các quy định và quy tắc, tìm kiếm sự ổn định và hiệu suất, thiết kế một cấu trúc quản trị từ trên xuống

và đạt đươc mục tiêu, kết quả đề ra ở cấp thấp nhất Các nhà quản trị phải tìm

ra những cách thức để thu phục cả trái tim và trí óc cũng như tận dụng các năng lực thể chất của người lao động ản chất của quản trị là động viên và phối hợp người khác để đương đầu với những thách thức có ảnh hưởng sâu rộng, các nhà quản trị được đánh giá dựa trên công việc của người khác thay vì kết quả của riêng họ - Richard L.Daft “ Kỷ nguyên mới của quản trị”.

● Philip Kotler : “ Quản lí là lĩnh vực không bao giờ được phép lơ là.

Kinh doanh là cuộc đua không có đích đến”.

●“Quản trị là quá trình làm việc với con người và thông qua con người

để đạt được mục tiêu nhất định trong môi trường luôn biến đổi Trọng tâm của quá trình này là sử dụng có hiệu quả các nguồn tiềm lực”

Robert Kreitner giảng viên tại đại học bang Arizona viết trong tác

phẩm Management

● Marry P.Follett nhà lý thuyết quản lí, nhà xã hội nổi tiếng người Mỹ nói về lĩnh vực này: Quản trị là “ nghệ thuật” đạt được mục tiêu

thông qua người khác, đồng thời quản trị nên là sự hỗ trợ hơn là kiểm

soát, bà nhấn mạnh tầm quan trọng của con người hơn là sự nổi trội của các kĩ thuật thiết kế sản phẩm Trong khi đó Richard L.Daft cho rằng “ Quản trị là toàn bộ các hoạt động hướng tới việc đạt được toàn

bộ các mục tiêu của tổ chức theo cách có hiêu quả và hiệu suất cao thông qua các hoạt động hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát các

nguồn lực của tổ chức” Cùng với đó James Stoner- giáo sư của đại

học Fordham đi vào kết luận hoạt động quản trị gồm bốn phần chính bao gồm Hoạch định - Tổ chức - Lãnh đạo - Kiểm soát và từ đây ta có thể đi sâu vào xem xét về các hoạt động quản trị trong tổ chức cũng như doanh nghiệp theo bốn phần chính, cả bốn yếu tó này có sự liên kết chặt chẽ với nhau để giúp hệ thống được đưa vào hoạt động Vai trò của nhà quản trị là hết sức đa dạng, điều đó có thể thay đổi mỗi ngày hay thậm chí là mỗi giây trôi qua, lúc thì họ là người lập kế

hoạch, lúc thì họ đứng ra giải quyết xung đột, khắc thì cầm lên cây

bút để kí hợp đồng kinh doanh và Henry Mintzberg đã kì công nghiên

cứu để nêu lên 10 vai trò của nhà quản lí trong cuốn Mintzberg on Management: Inside Our Strange World of Organizations và 10 vai trò đó được phân vào ba nhóm chính đó là Tấm gương- Lãnh đạo-Liên lạc (vai trò giao tiếp, xã hội) , Giám sát- Thông báo - Người phát ngôn (vai trò thông tin), Doanh nhân- Đàm phán-Giải quyết xung đột-Phân bổ nguồn lực (vai trò ra quyết định ) Nhà quản trị chính là chiếc bánh răng thần kì của mọi tổ chức, họ kiểm soát được mọi thứ,

dự kiến công việc phải làm, quản lí nhân sự, hoạch định tài nguyên, tổ chức công việc, áp đặt kiểm tra, đảm bảo công việc đang đi đúng

hướng và mọi việc chúng ta cần làm chỉ là lắp nó vào và chiêm

ngưỡng cách mọi thứ hoạt động Bản chất của quản trị đó là tạo ra giá trị thặng dư với vai trò chính là nhóm ra quyết định.

● Quản trị quyết định một phần quan trọng trong sự tồn tại và phát triển của tổ chức, bằng cách hoạch định sẵn các công việc, nguồn lực

cụ thể, việc quản trị giúp bộ máy trở nên “trơn tru” hơn, cùng hướng tới mục tiêu đề ra, có thể nói hoạt động quản trị vừa mang tính khoa học lại vừa mang tính nghệ thuật Muốn quản trị đạt được hiệu quả cao cần dựa vào việc nghiên cứu cũng như vận dụng các quy luật khách quan đồng thời am hiểu về nhiều lĩnh vực như tâm lí, xã hội, tư duy tính toán Cần áp dụng các nguyên tắc, phương pháp mang tính khoa học, chặt chẽ, có sự rành mạch cao để có thể áp dụng vào thực tiễn công việc Đồng thời tính nghệ thuật thể hiện ở sự linh hoạt thích nghi với từng tình huống, nắm bắt vấn đề nhanh chóng, nhằm tạo điều kiện tốt nhất cho tổ chức, đặt cao tính hiệu quả lên hàng đầu Qua hàng nghìn năm nay, Kim tự tháp Ai Cập vẫn sừng sững, trường tồn theo thời gian, từ đó ta mới thấy được cấu trúc tứ diện vững chắc của kim tự tháp,

và với hoạt động quản trị đóng vai trò là một góc trong khối tứ diện ấy sẽ làm cho cấu trúc của tổ chức trở nên vững chãi hơn bao giờ hết Những nhà quản trị cần trang bị cho mình ba loại kĩ năng chính đó là Tư duy- Nhân sự - Kĩ thuật và họ mang trong mình thứ mà đa số mọi người không làm được đó

chính là khả năng chấp nhận rủi ro như người cha giàu trong Dạy con làm giàu của Robert T.Kiyosaki đã nói “ hầu hết mọi người đều muốn làm giàu Họ chỉ không muốn phải trả giá mà thôi” và “ công việc của một chủ doanh nghiệp là chấp nhận rủi ro” Hãy nhìn vào những Henry Ford của tập đoàn Ford, Steve Jobs - người đã sáng lập ra Apple, Anne Mulcahy của tập đoàn Xerox hay Sir

Richard Branson người sáng lập ra tập đoàn Virgin danh tiếng Họ đều là những nhà quản trị tuyệt vời và những doanh nghiệp đó đã trở thành những

“Kim tự tháp” trên toàn thế giới.

1 HOẠCH ĐỊNH

Hãy nhớ rằng, tốc độ chỉ hữu dụng khi bạn đi đúng hướng Bạn nghĩ sao nếu một thuyền trưởng nói vào máy liên lạc rằng anh ấy có một tin tốt và đồng thời một tin xấu, tin tốt là tàu đang đi với tốc độ rất nhanh và tin xấu là vị thuyền trưởng không biết rằng mình đang đi về đâu Trừ khi bạn là Forrest Gump, thì bạn không nên chạy khi không xác định được điểm đến của mình.

Như Srikumah Rao có nhắc đến trong cuốn “Are You Ready to Succeed?” rằng

Thượng Đế ban tặng cho bạn hai con mắt, một là để xác định mục tiêu, một là

để tìm đường đến với mục tiêu đó và từ đó ta biết đến khái niệm về MBO (

Management By Objectives) được nêu bởi Peter Drucker năm 1954 trong cuốn

Thực hành quản trị -The Practice of Management với mục đích quản lí mục tiêu của cá nhân nhằm từ đó hướng tới mục tiêu chung của tổ chức Anne

Mucalhy của tập đoàn Xerox cũng là người rất nổi tiếng với lối quản trị này, “

bà hoàng thuyết phục” luôn khuyến khích nhân viên của mình đặt ra những mục tiêu chung rõ ràng và thực hiện đúng cam kết với khách hàng, bởi vì điều

đó nên bà rất được nhiều người mến mộ và đã đóng góp một phần không nhỏ trong việc vực dậy tập đoàn Xerox danh tiếng.

● Hoạch định giúp mọi việc trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn, quá trình hoạch định cơ bản bao gồm các hành động như :

1 Xác định mục tiêu, phương hướng

2 Dự thảo chương trình hoạt động

3 Tạo ra lịch trình hành động

4 Đề ra biện pháp kiểm soát

5 Cải tiến, phát triển tổ chức

Diễn giả nổi tiếng người Mỹ - ông Brian Tracy nêu lên quan điểm của mình rằng : “ Điều mà tôi sớm nhận ra chính là việc lên kế hoạch , dù cho kế hoạch

ấy có kém cỏi thế nào chăng nữa thì vẫn tốt hơn là không có kế hoạch nào cả”, ông nêu lên tầm quan trọng mạnh mẽ của việc thiết lập cho mình một mục tiêu, xây dựng kế hoạch trước khi bắt tay vào làm bất cứ thứ gì trong cuốn “

GOALS!”, ông nói rằng “khả năng xác định mục tiêu có thể xem là kỹ năng quan trọng nhất, mục tiêu sẽ cởi trói cho thái độ tích cực, giải phóng các ý tưởng và năng lực giúp bạn nhanh chóng chạm đích”.

Bạn sẽ có thể nhìn thấy tầm quan trọng của việc đặt ra cho mình một mục tiêu

và vẽ lên cho mình một con đường để đi trong đời sống kinh doanh trong đầu sách Chinh phục mục tiêu (Goals! How to Get Everything You Want Faster Than You Ever Thought Possible) của Brian Tracy, ông viết rằng tố chất quan trọng của nhà lãnh đạo là phải biết “định hướng tương lai”, nghĩa là họ luôn hướng về những điều họ muốn đạt được, đích muốn vươn đến ở một thời điểm nào đó trong tương lai.

Quy trình hoạch định theo R.L Daft

Mục tiêu của tổ chức về dài hạn cụ thể chính là tầm nhìn, phát biểu của Earl Nightingale “ Chúng ta trở thành những gì chúng ta nghĩ về” và một tổ chức hoàn toàn cũng như vậy, tầm nhìn chính là sứ mệnh được đặt ra ban đầu, đó chính là lí do tồn tại của doanh nghiệp, là trách nhiệm xã hội của tổ chức, đó là điều mà “ tổ chức luôn nghĩ về” mục tiêu này được ví như ngọn hải đăng ở trên biển, dẫn đường cho những con thuyền bị lạc lối, là thứ ánh sáng ít ỏi giữa đại dương bao la, đó là yếu tố hết sức quan trong và đòi hỏi tiên quyết ở người lãnh đạo, đó là lí do mà vì sao tiến sĩ Edward Banfield của Harvard đã khẳng định rằng “tầm nhìn chiến lược” chính là yếu tố quan trọng nhất quyết định sự thành bại Hoạch định đơn giản là suy nghĩ về những điều có thể xảy ra trong tương lai, tiên liệu trước và đề ra phương án đạt được mục tiêu đó chẳng hạn như đề ra ngân sách, dự án, chương trình Nghe thì có vẻ dễ dàng nhưng thực

tế chỉ ra rằng con người luôn chịu phần thua khi cố gắng đón đầu thời gian, luôn luôn có những bức tường Berlin sẵn sàng sụp đổ hoặc những khủng hoảng kinh tế như năm 1997 hay 2008 và ta có khái niệm về quản trị rủi ro, hoạch định kịch bản, đề phòng những biến động có thể xảy ra xung quanh mình, biến động đó tốt hay xấu? Có lẽ chẳng thể biết được, nhưng với hoạt động quản trị thì ít nhất tôt chức cũng sẵn sàng đối mặt với những thay đổi ấy Tất cả nằm ở tầm nhìn và tài hoạch định trong quản trị, điều đó giới hạn khả năng của tổ chức và thành quả đạt được, như Peter Drucker từng chia sẻ : “ Chúng ta

thường đánh giá quá cao những gì mình có thể đạt được trong một năm, nhưng lại đánh giá quá thấp những gì mình có thể đạt trong 5 năm”.

2 TỔ CHỨC

Trong doanh nghiệp đang xảy ra điều gì? Bộ phận nào được hình thành? Vai trò của bộ phận đó là gì? Phòng ban này có liên quan gì tới phòng ban kia? Để tìm kiếm câu trả lời cho những câu hỏi đó, ta đi đến chức năng tổ chức trong hoạt động quản trị, gồm những việc như:

1 Xác lập sơ đồ tổ chức

2 Mô tả nhiệm vụ của các bộ phận

3 Xây dựng tiêu chuẩn công việc

Chester I.Barnard đã định nghĩa tổ chức là “ hệ thống các hoạt động hay tác động có ý thức của hai hay nhiều người” ý muốn nêu bật lên tính hệ thống mà

ở đây các bộ phận có mối tương quan liên kết với nhau, một tổ chức đều được hình thành từ một mục đích chung nào đó ( bệnh viện để chữa trị, trường để dạy học, xí nghiệp để làm việc ) và muốn tồn tại phải giữ được sự cân bằng giữa môi trường bên trong ( bao gồm văn hóa, nhân sự, cấu trúc, công nghệ

sản xuất, cơ sở vật chất ) và môi trường bên ngoài của tổ chức Ông nhận định rằng quản trị là một chuyên môn trong tổ chức nhằm phối hợp các hoạt động,

hệ thống hóa công việc và nâng tầm của tổ chức Jim Collins viết trong cuốn Từ

tốt đến vĩ đại của mình như sau “tìm ra những con người phù hợp, loại bỏ những con người không phù hợp, đặt đúng người vào đúng việc, sau đó mới cùng nghĩ ra họ muốn đi về đâu”.

Có phải bạn nghĩ rằng quản trị chỉ đơn giản hiện hữu ở những doanh nghiệp hay những công ty có dòng tiền chạy qua hàng ngày? Thực tế rằng, quản trị hiện hữu trong 1 tổ chức dù là nhỏ nhất, trên sân bóng đá 11 người thì mỗi cầu thủ đều có vị trí riêng cho mình, có những hậu vệ biên, tiền vệ cánh, tiền vệ phòng ngự hay trung phong cắm và họ chấp nhận sự sắp xếp vị trí đó như một lẽ thường tình bời vì các cầu thủ biết rằng đá theo sơ đồ chiến thuật mang lại hiệu quả cao nhất Robert Kiyosaki cũng không ngừng nhắc về hệ thống như là một bí quyết mang tới sự thành công , đó là những ví dụ về khái niệm của “ sự tổ chức” trong hoạt động quản trị và các công ty ngày nay lại thường xảy ra hiện tượng cấu trúc công ty được tổ chức theo chiều dọc nhưng bên trong lại hoàn toàn hoạt động theo chiều ngang mà chẳng có sự tách bạch nào

cả, tưởng tượng rằng 11 cầu thủ của bạn trên sân bóng chẳng hề có một trung phong để ghi bàn hay một thủ môn đích thực, thì bạn sẽ gặp khó khăn khôn lường trong trận đấu, doanh nghiệp của bạn cũng sẽ trở nên rối bời như vậy khi thiếu đi quản trị Mang trách nhiệm phân bổ và sắp xếp nguồn lực con người cũng như tài chính, thời gian cũng như vật chất, mô tả nhiệm vụ chính cho các bộ phận, tạo nên một bộ máy xoay quanh mục tiêu chung đã đặt ra, nhà quản trị đóng vai trò quan trọng trong quá trình đạt đến mục tiêu chung của tổ chức Ngày nay khi nhìn vào những công ty, doanh nghiệp thành công ta đầu dễ dàng thấy được 2 điểm chính đó là họ có 1 người đứng đầu giỏi và một

hệ thống tuyệt vời, những Jeff Bezos với amazon.com, mạng xã hội Facebook của Mark Zuckerberg hay đế chế Standard Oil của John D Rockerfeller Chỉ cần nghe tới cái tên thôi thì chắc hẳn bạn cũng đã tưởng tượng sự lớn lao của những bộ máy này.

3 LÃNH ĐẠO

Brian Tracy đã khuyên các học viên của mình rằng “Hãy chọn sếp của bạn một cách cẩn thận” Việc này sẽ tác động lớn đến mức thu nhập của bạn, khả năng thăng tiến và sự hài lòng của bạn trong công việc.

Thử hỏi tại sao ông lại có lời khuyên như vậy, người làm lãnh đạo có tầm ảnh hưởng đến thế sao? Và rốt cuộc là họ làm những gì để có thể trở thành người làm chủ? Bước đầu, ta hãy có những cái nhìn khái quát.

Lãnh đạo chủ yếu làm các vai trò như phối hợp, kiểm tra các hoạt động của nhân viên, làm các hoạt động tuyển dụng, khích lệ, hướng dẫn, tạo động lực cho nhân viên làm việc, làm các vai trò đại diện, quyết định, quan hệ với các đối tác, là người ngồi trên bàn đàm phán hay cung cấp thông tin, là người đại diện phát biểu cho doanh nghiệp Tổng quan tất cả những chuỗi hành động

ấy, lãnh đạo là một chức năng gồm những nhiệm vụ:

1 Động viên nhân viên

2 Lãnh đạo và chỉ huy

3 Thiết lập quan hệ giữa nhân viên và người quản trị

4 Thiết lập quan hệ các tổ chức khác

Họ nắm giữ các vai trò quan hệ với con người hay như Howard H Stevenson của Harvard đã định nghĩa những người mang vai trò lãnh đạo này như sau,

đó là người luôn theo đuổi các cơ hội bất chấp nguồn lực sẵn có.

● Quan điểm của Walt Disney là “ Bạn chỉ có được quan hệ khách hàng tốt khi nào bạn có được mối quan hệ với nhân viên tốt” và người xây dựng mối quan hệ với nhân viên không ai khác ngoài những nhà quản trị như một yếu tố gắn kết giữa họ với doanh nghiệp,đóng vai trò là người tạo ra động lực làm việc cho nhân viên, để khiến họ cảm thấy mình thuộc về một tổ chức đáng giá và đóng góp những giá trị như Gary P.Hamel chủ của cuốn sách The Future of Management đã nói

“Hãy tạo ra một động cơ, chứ không phải một công việc” Nắm bắt

được quy luật rằng Con người luôn phản ứng trước những động cơ

khuyến khích (10 nguyên lí Kinh tế học) - nhà quản trị đóng vai trò là

người tạo ra động lực làm việc cho nhân viên, để khiến họ cảm thấy mình thuộc về một tổ chức đáng giá và đóng góp những giá trị như Gary P.Hamel chủ của cuốn sách The Future of Management đã nói

“Hãy tạo ra một động cơ, chứ không phải một công việc” và công việc của nhà lãnh đạo kinh doanh là “ tạo ra ý nghĩa” ( John Seely Brown) , nhà lãnh đạo cho tổ chức một tầm nhìn, một thứ mà có thể thuyết phục được các cổ đông và nhân viên của mình để làm việc cùng, đó là ngọn lửa cháy bỏng luôn tồn tại và đóng vai trò như kim chỉ nam trong con đường trường tồn của doanh nghiệp Hàng ngàn nhân viên yêu quí cách mà Henry Ford đối xử với họ hay cách mà Google tạo ra

môi trường làm việc cho nhân viên của mình, với những mức đãi ngộ khổng lồ như Dale Carnegie đã chỉ ra, những vị chủ doanh nghiệp này đang khiến cho những nhân viên của mình cảm thấy họ quan trọng Người cha giàu ( rich dad) của Robert T.Kiyosaki đã đặt yếu tố “lãnh đạo” làm một trong ba cạnh của tam giác C-Đ quan trọng của mình, ông nói “ Công việc của người lãnh đạo là phải biết cách khai thác và phát huy những gì ưu việt nhất từ mọi người” và chỉ cần một trong những yếu tố trong tam giác C-Đ này không được vững chãi thì chuyện kinh doanh sẽ chẳng thể thành công Từ

đó ta mới thấy được tầm quan trọng của yếu tố “lãnh đạo”, của những người nhóm C trong kim tứ đồ nổi tiếng.

“ Nếu bạn dành phần lớn thời gian cho ngân sách, sơ đồ tổ chức, chi phí, làm theo lệnh cấp trên và các những việc chi tiết khác, bạn là một người quản lí Nhưng để trở thành một nhà lãnh đạo, bạn phải dành nhiều thời gian hơn cho con người, tìm kiếm các cơ hội kinh doanh, phát triển tầm nhìn và đề ra các

mục tiêu” - Philip Kotler nhắc đến trong “ Thấu hiểu tiếp thị từ A –Z"

4 KIỂM SOÁT ( phân phối tài nguyên )

Quản trị đã ra đời để có thể trả lời cho hai câu hỏi quan trọng và cũng rắc rối không kém “ Làm sao để tối ưu hóa nguồn lực?” và “ Bằng cách nào để có thể phục vụ được nhiều người hơn?” Lịch sử cũng đã cho thấy những Henry Ford hay John D Rockerfeller, những con người tuyệt vời đã phần nào trả lời được câu hỏi này.

● Quản trị hiện hữu khi ta hình thành lên một hệ thống và cần phải hiểu rõ hệ thống này để tạo nên một bộ máy năng suất Nhà quản trị

sẽ đảm bảo rằng mọi thứ đang đi đúng hướng, tổ chức đang tiến trên