Tanca HDSD Quản lý chi nhánh 052020 Tanca Hướng dẫn sử dụng cơ bản dành cho Quản lí chi nhánh I Tải Ứng dụng Tanca và đăng nhập 01 Tải ứng dụng Tanca trên Appstore hoặc Google Play B1 Kho tải Truy cập[.]
Trang 1TancaHướng dẫn sử dụng cơ bản dành cho Quản lí chi nhánh
Trang 2I.Tải Ứng dụng Tanca và đăng nhập
01 Tải ứng dụng Tanca trên Appstore hoặc Google Play
B1: Kho tải: Truy cập vào kho tải Google Play hoặc Appstore
B2: Tìm kiễm : Gõ từ khóa “Tanca” và tải ứng dụng Tanca
Trang 3II.Vào – Ra ca
Bấm Vào Ca trên điện thoại:
• Nếu bạn có Ca làm (được xếp Lịch công) bạn bấm nút Vào/Ra sẽ hiển thịdanh sách các ca làm của bạn
• Trường hợp bạn không thấy Ca xuất hiện hoặc bạn hết Ca cũ nhưng khôngthấy Ca mới, bạn hãy bấm nút Làm mới bên phải phía trên cùng để tải lại Ca
• Nếu bạn không có Ca làm nào nhưng vẫn muốn Chấm công cho mình, bạnvẫn có thể bấm Vào/Ra Ca hệ thống sẽ hiển thị Ca làm Cá nhân của bạn
• (Vào/ra qua GPS) Khi bạn cho phép ứng dụng sử dụng Vị trí, bạn có thểVào/ra thông qua GPS Nếu vị trí của bạn quá xa so với vị trí cho phép hệthống sẽ cảnh báo
• (Vào/ra qua Wifi) Nếu bạn vào chính xác Wifi bạn sẽ Vào/Ra ca ngay lập tức.Trường hợp bạn Vào/Ca thông qua 3G hoặc Wifi khác hệ thống sẽ thông báobạn chỉ có thể Vào/Ra thông qua danh sách Wifi cho phép
Ghi chú: Tanca đảm bảo rằng mọi dữ liệu chấm công Vào/Ra thỏa yêu cầu hoặc không thỏa yêu cầu đều được hệ thống ghi nhận tại Lịch sử chấm công.
Lưu ý Tanca không lấy vị trí trong giờ làm việc của bạn mà chỉ lấy vị trí khi bạn bấm nút Ra/Vào Ca
Trang 4III Lịch công – Yêu cầu thay đổi Giờ Công
Lịch công
• Lịch công là lịch mà bạn được sắp xếp làm việc Khi có lịch côngbạn mới có thể Vào/Ra ca và chọn Ca làm của mình
Yêu cầu thay đổi Giờ công
• Vì lý do nào đó mà bạn chấm công không đúng với giờ làm thực tế,bạn có thể yêu cầu Thay đổi
• Yêu cầu thay đổi sẽ được gửi đến Quản lý của bạn Khi Yêu cầuđược phê duyệt hay từ chối hệ thống sẽ gửi thông báo đến bạn
Ghi chú:
Khi Quản lý bất kỳ phê duyệt yêu cầu chỉnh sửa, lịch sử chấm công Ca làm của nhân viên sẽ xuất hiện thông tin về việc yêu cầu chỉnh sửa ca làm này kèm lý do.v
Trang 5IV Chấm công
Lịch sử chấm công
• Hệ thống lưu lại lịch sử chấm công Vào/Ra của bạn trên tất cả thiết bị nhưđiện thoại, máy chấm công
• Nếu có người chỉnh sửa giờ công của bạn hệ thống cũng sẽ lưu lại
• Hệ thống cung cấp thời gian chi tiết và vị trí khi bạn chấm công qua GPS hoặccung cấp định vị vị trí cho Tanca
• Trong trường hợp hệ thống không xác nhận được Ca làm việc (Ca cá nhân) hệ
thống sẽ hiển thị là: Vào/Ra ca trên điện thoại hoặc Vào/Ra ca trên máy chấm công Các dữ liệu chấm công này sẽ được gắn vào Ca làm nếu Quản lý
điều chỉnh sắp xếp ca làm cho bạn
Trang 7VI Nghỉ phép
Nghỉ phép
• Bạn có thể tạo đơn nghỉ phép trong ngày hoặc nhiều ngày.Nếu bạn xin nghỉ phép theo giờ bạn có thể lựa chọn nghỉ 1/2, ¾, ¼ ngày
• Quản lý sẽ duyệt đơn nghỉ phép của bạn
• Nếu bạn xin phép theo phép được cấp phép sẽ trừ dần,
• Hệ thống cũng ghi nhận các Loại nghỉ phép bạn đã nghỉ và
số phép còn lại của bạn
Trang 8VII Yêu cầu Ra ngoài, công tác
Yêu cầu ra ngoài, công tác
• Khi bạn đi ra ngoài hoặc đi công tác bạn có thể gửi yêu cầu để quản lý phê duyệt
• Bạn có thể yêu cầu trong ngày hoặc nhiều ngày
• Trong trường hợp yêu cầu đã được phê duyệt nhưng bạn đi quá giờ so với giờ xin phépbạn sẽ bị trừ giờ đi muộn
Trang 9VIII Đăng ký ca làm
Đăng ký ca làm
• Chỉ khi nào Quản trị thiết lập tính năng này bạn mới có Menu này
• Menu cho phép bạn đăng ký ca làm trước 1 tuần làm việc, thường áp dụng cho các môhình bán lẻ, quán café
• Bạn đăng ký hoặc bỏ đăng ký cho tuần làm việc kế tiếp Khi đến tuần làm việc hiện tạibạn không thể bỏ đăng ký ca
Trang 10Ghi chú: Sắp xếp lịch công thường hay sử dụng trong các mô hình bán lẻ, mô hình quán
ăn, quán café, nhà hàng… nơi mà nhân viên làm theo giờ (parttime, freelancer) thườngxuyên làm việc Sắp xếp lịch công giúp nhân viên biết chính xác Lịch làm việc của mình.Tuy nhiên trong trường hợp bạn không sắp xếp Lịch công, nhân viên sẽ làm việc theoDanh sách ca xuất hiện tại Nút Vào/Ra của họ
Trang 11X Chỉnh sửa Giờ công cho nhân viên
Chỉnh sửa giờ công cho nhân viên
Bạn có thể chỉnh sửa giờ chấm công của nhân viên nếu thấy việc chấm công sai sót hoặctrong các trường hợp cần chỉnh sửa giờ công cho nhân viên
B1: WebAdmin: Truy cập Chấm công| Bấm vào một Ca làm.
Ứng dụng: Truy cập vào Thêm | Chỉnh sửa giờ công
B2: Bấm Check vào ô nếu ghi nhận giờ chấm công trùng với giờ của Ca Bấm vào biểutượng Cây viết để chỉnh sửa giờ chi tiết của Ca
B3: Nhập nội dung chỉnh sửa Giờ công của nhân viên
Ghi chú: Mọi dữ liệu chỉnh sửa giờ công sẽ được ghi lại trong Lịch sử Sửa Ra/Vào vàghi lại trong chi tiết của Ca làm trên Bảng chấm công
Bạn có thể phân quyền cho các cấp Quản lý có quyền chỉnh sửa giờ công của nhân viên
Trang 12XI Chấm công nhanh, thay thế sổ chấm công
Chấm công nhanh – Thay thế sổ chấm công
Nếu bạn đang sử dụng Sổ chấm công thì bạn có thể sử dụng tính năng Chấm công Nhanh
để thay thế Sổ chấm công Chấm công nhanh cho phép bạn chọn Ca làm và chọn nhânviên để chấm công Chấm công nhanh chỉ sử dụng trên điện thoại
B1: Quản lý: Vào mục Thêm | Chấm công nhanh
B2: Chọn Ca làm muốn chấm công nhanhB3: Chọn các nhân viên chấm công nhanh hoặc chọn tất cả để chấm công
Ghi chú: Chấm công nhanh thường áp dụng cho chấm công cho công nhân ở côngtrường, nơi không thể sử dụng máy chấm công hoặc công nhân không tự chấm công.Chấm công nhanh cũng có thể áp dụng cho quản lý chấm công cho nông dân làm việc ởcác nông trường
Trang 13XII Bảng lương
Bảng lương
• Bảng lương liệt kê toàn bộ thu nhập của bạn được hưởng hoặc các khoản bị trừ
• Bảng lương của bạn chỉ xuất hiện khi Quản trị viên thiết lập bảng lương và cho phép hiểnthị bảng lương cho nhân viên
• Bạn có thể xác nhận bảng lương sau khi xem hoặc Bỏ xác nhận
Trang 14XIII KPI
Nhập KPI
Bạn có thể nhập KPI của mình hàng ngày hoặc nhập KPI theo chu kỳ
B1: Truy cập vào Thêm | Quản lý KPI | Danh sách chấm điểm.B2: Chọn KPI muốn nhập
B3: Nhập SỐ trong danh sách KPI
Xem kết quả KPI
Bạn có thể nhập xem kết quả đánh giá KPI của mình
B1: Truy cập vào Thêm | Quản lý KPI | Danh sách kết quảB2: Chọn KPI muốn xem
B3: Xem chi tiết kết quả KPI
Trang 15Tính năng Giao việc
Trang 16H Giao việc: Hướng dẫn sử dụng phần Giao việc trên phần mềm Tanca
01 Giao việc dành cho Cá nhân
- Tại màn hình chính chọn mục Giao việc | Việc của tôi | Dấu + Nhập Tên công việc | Tạo
Trang 17H Giao việc: Hướng dẫn sử dụng phần Giao việc trên phần mềm Tanca
- Mỗi công việc được giao sẽ bao gồm các thông tin cần thiết như sau:
+ Bắt đầu: Thời gian bắt đầu của công việc được giao+ Hạn chót: Hạn chót cần hoàn thành công việc được giao+ Dự kiến: Thời gian bản thân dự kiến sẽ hoàn tất công việc+ Độ ưu tiên: Mức độ ưu tiên đối với công việc đó (Thấp, vừa, cao)+ Trạng thái: Trạng thái hiện tại đang áp dụng cho công việc đó (Đang lên kế hoạch, Cầnchú ý, Trong tiến độ, Đã hoàn thành)
+ Liên hệ: Điền địa chỉ cần thiết liên quan đến công việc được giao+ Hoạt động: Lịch sử thay đổi thời gian đối với công việc được giao
Trang 18H Giao việc: Hướng dẫn sử dụng phần Giao việc trên phần mềm Tanca
- Tạo các công việc cụ thể để hoàn thành công việc được giao
- Khi hoàn thành từng công việc cụ thể (Thuộc 1 công việc chính) bạn bấm vào biểu
tượng R ở phía trong công việc được tạo trước đó
Trang 19H Giao việc: Hướng dẫn sử dụng phần Giao việc trên phần mềm Tanca
- Khi hoàn thành 1 công việc chính hoàn chỉnh bạn bấm vào biểu tượng R ở phía ngoài
- Phần mềm sẽ có bộ lọc để bạn có thể quản lý được những công việc bạn đã Hoàn thành,
Chưa hoàn thành hoặc tất cả các công việc đang hiện có
Trang 20H Giao việc: Hướng dẫn sử dụng phần Giao việc trên phần mềm Tanca
02 Giao việc dành cho Nhóm
- Tại màn hình chính chọn mục Giao việc | Việc của nhóm | Dấu + | Nhập Thông tin
Dự án, Công việc, chọn các nhân viên thực hiện Dự án, Công việc đó.
Trang 21H Giao việc: Hướng dẫn sử dụng phần Giao việc trên phần mềm Tanca
- Bấm vào từng Dự án cụ thể, tạo Tiêu đề các công việc cụ thể cần làm để hoàn thành Dựán/Công việc nhóm được giao
Trong từng công việc cụ thể cần làm sẽ bao gồm các thông tin cần thiết sau:
Người phụ trách: Bạn có thể phân chia công việc cụ thể cho từng thành viên phụ trách.Hạn chót: Hạn chót để hoàn thành công việc được giao
Trang 22H Giao việc: Hướng dẫn sử dụng phần Giao việc trên phần mềm Tanca
- Mỗi công việc được giao cho Nhóm sẽ có những thông tin cần thiết như sau:+ Người thực hiện: Bạn sẽ chọn các nhân viên thực hiện công việc Nhóm mà bạn giao+ Bắt đầu: Thời gian bắt đầu của công việc Nhóm được giao
+ Hạn chót: Hạn chót cả Nhóm cần hoàn thành công việc được giao+ Dự kiến: Thời gian cả Nhóm dự kiến sẽ hoàn tất công việc+ Độ ưu tiên: Mức độ ưu tiên đối với công việc Nhóm đó (Thấp, vừa, cao)+ Trạng thái: Trạng thái hiện tại đang áp dụng cho công việc Nhóm đó (Đang lên kếhoạch, Cần chú ý, Trong tiến độ, Đã hoàn thành)
+ Liên hệ: Điền địa chỉ cần thiết liên quan đến công việc Nhóm được giao+ Hoạt động: Lịch sử thay đổi thời gian đối với công việc Nhóm được giao
Trang 23H Giao việc: Hướng dẫn sử dụng phần Giao việc trên phần mềm Tanca
- Khi hoàn thành từng công việc cụ thể trong công việc của Nhóm, bạn bấm vào biểutượng R ở phía trong công việc được tạo trước đó
ngoài
- Khi hoàn thành công việc của Nhóm hoàn chỉnh bạn bấm vào biểu tượng R ở phía
ngoài
Trang 24H Giao việc: Hướng dẫn sử dụng phần Giao việc trên phần mềm Tanca
- Phần mềm sẽ có bộ lọc để bạn có thể quản lý được những công việc bạn đã Hoàn thành, Chưa hoàn thành hoặc tất cả các công việc đang hiện có
Trang 25Q&A
Trang 26Các câu hỏi và câu trả lời thường gặp
Nói rõ hơn cách chấm công điện thoại là như thế nào?
Thứ 1, chấm công chủ động trên điện thoại
Chấm công chủ động – nghĩa là nhân viên tự chấm công trên điện thoại của họ thông qua 4 hình thức 1) Không yêu cầu nào (2) Wifi
(3) GPS (4) Hình ảnh Cụ thể các cách như sau:
(1) Nhân viên chỉ cần có điện thoại kết nối internet là được không bị ràng buộc gì
(2) Wifi: Một nhân viên cần kết nối với Wifi chỉ định của tổ chức mới có thể Check in/out.
(3) GPS: Một nhân viên phải cho phép mở định vị vị trí của họ trên điện thoại mới có thể sử dụng tính năng này Hệ
thống sẽ căn cứ vào vị trí bạn chỉ định để xác định tọa độ và bán kính của nhân viên của bạn
(4) Hình ảnh: Một nhân viên cần cho phép mở camera của họ Khi họ Check in/out hệ thống sẽ yêu cầu bật camera
để chụp ảnh, nhân viên không thể sử dụng hình ảnh từ thư viện ảnh của họ được
Mình có thể lựa chọn nhiều cách cùng 1 lúc, ví dụ vừa yêu cầu Wifi và GPS hoặc Wifi và hình ảnh hoặc cả 3.
Thứ 2, chấm công dùm trên điện thoại
Các nhân viên không cần sử dụng điện thoại chấm công, các Quản lý sẽ chấm công dùm họ trên điện thoại của Quản lý tương tự như
Sổ chấm công Mọi dữ liệu chấm công sẽ được lưu lại trên hệ thống để tính lương sau này.
Thứ 3, đồng bộ hóa dữ liệu máy chấm công
Một phần mềm sẽ được cài đặt trên máy tính có kết nối với máy chấm công, sau đó phần mềm sẽ quét dữ liệu mấy chấm công và đẩy
lên hệ thống để bạn có thể xem được ngay trên điện thoại hoặc Web hàng ngày.
(Wifi) Nhân viên dùng 3G hay Wifi khác có thể check in vào Wifi không?
Không! Hệ thống chỉ cho phép check in trên Wifi được thiết lập dựa trên BSSID
(Chấm công điện thoại) Nếu một nhân viên thay số điện thoại hoặc thay thiết bị thì sao?
Một nhân viên thay số điện thoại có thể thông báo với Quản trị
để Quản trị cập nhật lại số trong Web Admin Trong trường hợp thay điện thoại, Quản trị có thể vào mục Mã chấm công để xóa đi thiết bị cũ của nhân viên, sau đó nhân viên có thể check
•Các hỗ trợ thiết lập cài đặt sẽ được thực hiện thông qua Teamview hoặc Utraview.
•Tiếp theo bên em sẽ có buổi Training chi tiết cho 3 người tham dự trực tuyến.
•Sau Buổi Training mình có thể được hỗ trợ từ đội ngũ CSKH 24/7.
Trang 27Các câu hỏi và câu trả lời thường gặp
(GPS) Chấm công thông qua GPS (định vị ví trí) thì lấy vị trí liên tục của nhân viên hay thế nào?
Tanca chỉ lấy định vị vị trí khi nhân viên vào ca làm Không lấy vị trí luôn luôn Vì thứ nhất sẽ gây tốn pin trên điện thoại nhân
viên Thứ 2 có thể vi phạm quyền riêng tư của nhân viên Do vậy Ứng dụng Tanca chỉ lấy vị trí khi người dùng Check in hoặc
Check out trong ca làm của họ.
(GPS) Tắt GPS khi yêu cầu chấm công bằng GPS?
Hệ thống vẫn ghi nhận dữ liệu chấm công, nhưng hệ thống sẽ cảnh bảo cho nhân viên họ đang chấm công không đúng yêu cầu
đưa ra Thông tin chấm công không đúng yêu cầu cũng sẽ được gửi về hệ thống Trong trường hợp này chúng ta có thể kết hợp
chọn GPS + Hình ảnh, nếu không chia sẻ thêm hình ảnh thì nhân viên sẽ không chấm công được.
(GPS) Một nhân viên dùng GPS giả để lừa hệ thống thì sao?
Hiện tại các phần mềm thứ 3 không thể đánh lừa Tanca, Tanca sẽ đưa ra cảnh báo nếu người dùng cài đặt phần mềm giả GPS chứ
không phải GPS của điện thoại Tuy nhiên Tanca cũng khuyến khích các Quản lý sử dụng thêm hình thức thông qua Wifi + hình
ảnh để đạt được độ tin tưởng cao nhất trong chấm công Ví dụ khi chấm công bằng GPS thì yêu cầu kèm phải cung cấp hình ảnh