Phòng Văn hóa thông tin UBND huyện Can Lộc ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CAN LỘC Số 116/HD UBND CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc Can Lộc, ngày 11 tháng 01 năm 2022 HƯỚNG DẪN Thực hiệ[.]
Trang 1ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN CAN LỘC
Số: 116/HD -UBND
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc _
Can Lộc, ngày 11 tháng 01 năm 2022
HƯỚNG DẪN Thực hiện quy trình gửi nhận văn bản điện tử, ký số và
lưu trữ hồ sơ điện tử năm 2022
Thực hiện Nghị định số 30/2020/NĐ - CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ
về công tác Văn thư; Quyết định số 1538/QĐ - UBND ngày 14/06/2016 của UBND tỉnh Hà Tĩnh về quy định loại hình gửi văn bản điện tử và văn bản giấy của cơ quan Nhà nước trên địa bàn tỉnh Hà Tĩnh Xét tình hình thực tế tại các phòng, ban, đơn vị trực thuộc UBND huyện và các địa phương về thực hiện quy trình văn bản điện tử và lưu trữ hồ sơ điện tử, Ủy ban nhân dân huyện hướng dẫn thực hiện quy trình gửi nhận văn bản điện tử và lưu trữ hồ sơ điện tử năm
2022 trên phần mềm hồ sơ công việc cụ thể như sau:
I Quy trình xử lý văn bản đến
1 Đối với UBND huyện
1.1 Tạo sổ công văn đến
Văn thư UBND huyện tạo sổ văn bản đến năm 2022 hoặc tạo các sổ văn bản đến cá biệt khác tùy vào thực tế nhiệm vụ lưu trữ của UBND huyện
1.2 Quy trình thực hiện
- Văn bản đến qua mạng, văn bản đến nội bộ nếu nơi nhận “Ủy ban nhân dân huyện Can Lộc”, Văn thư UBND huyện vào sổ gửi cho đồng chí Chánh Văn phòng HĐND - UBND huyện Đồng chí Chánh Văn phòng HĐND - UBND huyện căn cứ phân công nhiệm vụ của các lãnh đạo để chuyển văn bản đến lãnh đạo UBND huyện Lãnh đạo UBND huyện căn cứ chức năng, nhiệm vụ tham mưu thực hiện của các phòng ban, đơn vị để chuyển cho Trưởng phòng xử lý
- Văn bản đến qua mạng, văn bản đến nội bộ nơi gửi là các phòng, ban, đơn
vị thuộc Cơ quan Chính quyền huyện, Văn thư UBND huyện vào sổ và gửi trực tiếp cho nơi nhận
- Đối với văn bản đến gửi các ban, các nhóm chức danh cụ thể, Văn thư UBND huyện vào sổ gửi trực tiếp cho các thành phần được gửi
- Đối với Giấy mời, Văn thư UBND huyện gửi đồng chí Chánh Văn phòng HĐND - UBND huyện và thành phần liên quan trong Giấy mời
2 Đối với các phòng ban, cơ quan, đơn vị và các địa phương trên địa bàn huyện
2.1 Tạo sổ công văn đến
Văn thư các phòng ban, các cơ quan, đơn vị và UBND các xã, thị trấn tạo
sổ công văn đến “Sổ công văn đến năm 2022” ” hoặc tạo sổ cá biệt như “ sổ đến Đảng ủy 2022”, “ sổ văn bản chỉ đạo 2022” “ sổ công đoàn 2022”…
2.2 Quy trình thực hiện
Trang 2a Đối với các phòng ban, đơn vị thuộc Cơ quan Chính quyền huyện
Văn bản đến Thủ trưởng phòng ban, đơn vị, Thủ trưởng phòng ban, đơn vị phân công nhiệm vụ xử lý cho chuyên môn và gửi 1 bản về văn thư phòng ban,
đơn vị để lưu trữ
b Đối với UBND các xã, thị trấn, các đơn vị trường học, Trạm y tế các đơn vị được cấp khóa Hồ sơ công việc
- Văn thư UBND các xã, thị trấn, các đơn vị trường học, Trạm y tế vào sổ
văn bản đến năm 2022 gửi lãnh đạo địa phương và Thủ trưởng đơn vị Căn cứ vào nội dung văn bản, lãnh đạo xác định loại văn bản như sau:
+ Đối với văn bản thông thường, để biết, lãnh đạo gửi cho chuyên môn tham mưu xử lý hoặc tự cá nhân xử lý
+ Đối với văn bản chỉ đạo: Lãnh đạo xác định thời hạn của văn bản nhập vào và tiến hành theo dõi đôn đốc cán bộ, công chức thực hiện
- Đối với văn bản gửi trực tiếp cho các thành phần liên quan như (công đoàn, đảng viên, cá nhân có trong văn bản) Văn thư UBND các xã, thị trấn, các đơn vị trường học và trạm y tế vào sổ gửi các thành phần liên quan
II Quy trình xử lý văn bản đi
1 Văn bản tham mưu của các phòng, ban, các cơ quan, đơn vị và UBND các xã, thị trấn
Văn thư các phòng, ban, các cơ quan, đơn vị và UBND các xã, thị trấn tạo danh mục sổ công văn đi “Sổ công văn đi năm 2022” hoặc phân loại ra các loại
số “Báo cáo 2022”, “ Thông báo 2022” …
2 Quy trình xử lý thực hiện tham mưu văn bản cấp huyện
- Chuyên viên tham mưu văn bản kiểm tra loại văn bản tham mưu
+ Đối với văn bản thông thường, gửi lãnh đạo đơn vị duyệt nội dung, gửi lãnh đạo Văn phòng HĐND - UBND huyện đã phân công phụ trách để thẩm định thể thức và trình ký duyệt
+ Đối với văn bản thực hiện theo ý kiến chỉ đạo, đánh dấu kết thúc văn bản chỉ đạo và thực hiện gửi lãnh đạo đơn vị duyệt nội dung, gửi lãnh đạo Văn phòng HĐND - UBND đã phân công phụ trách để thẩm định thể thức và trình
ký duyệt
- Đối với một số văn bản cần thẩm định nhiều phòng, gửi đến lãnh đạo của các phòng cần thẩm định xử lý và yêu cầu đơn vị thẩm định gửi trả lại cho người tham mưu để thực hiện quy trình gửi nhận theo quy định
- Một số văn bản thông thường khác, lãnh đạo phòng chịu trách nhiệm về nội dung, thể thức và trình ký lãnh đạo huyện không cần xin ý kiến lãnh đạo Văn phòng UBND huyện
- Lãnh đạo huyện kiểm duyệt nội dung văn bản, ký số văn bản, chuyển thành văn bản đi
- Văn thư UBND huyện vào sổ lấy số và đóng dấu, ban hành văn bản
* Lưu ý: Đối với văn bản thuộc dạng mật, tối mật, tuyệt mật thực hiện theo quy định tại Luật Bảo vệ bí mật Nhà nước năm 2018, Nghị định số
26/2020/NĐ-CP ngày 28/02/2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Bảo
vệ bí mật nhà nước
Trang 33 Quy trình xử lý thực hiện tham mưu văn bản tại các cơ quan, đơn
vị, UBND các xã, thị trấn
Cán bộ tham mưu văn gửi lãnh đạo cơ quan, đơn vị và UBND các xã, thị trấn kiểm tra, duyệt; Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị và UBND các xã, thị trấn sau khi thực hiện kiểm tra, trả lại hoặc đồng ý thì ký số và chuyển thành văn bản
đi
- Văn thư vào sổ, ký số và tiến hành gửi văn bản đi
III Thực hiện lưu trữ hồ sơ gốc
- Văn thư in văn bản cuối cùng ra lưu trữ hồ sơ thực hiện theo Nghị định số 30/2020/NĐ - CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ về công tác Văn thư
- Đối với một số văn bản không thực hiện đúng quy trình, yêu cầu cơ quan tham mưu xin đủ chữ ký thẩm định, đánh dấu tại hồ sơ gốc ghi “SQT”, tiến hành ban hành văn bản đi và gửi văn bản
Trên đây là hướng dẫn thực hiện quy trình gửi nhận văn bản điện tử và lưu trữ hồ sơ điện tử năm 2022, yêu cầu các phòng, ban, các cơ quan, đơn vị và UBND các xã, thị trấn trên địa bàn huyện tổ chức thực hiện nghiêm túc theo hướng dẫn này./
Nơi nhận:
- Sở Thông tin và Truyền thông;
- Sở Nội vụ;
- TT Huyện ủy - HĐND huyện;
- Chủ tịch, các PCT UBND huyện;
- Các phòng, ban, đơn vị thuộc UBND huyên;
- UBND các xã, thị trấn;
- Các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện;
- Lưu: VT.
TM ỦY BAN NHÂN DÂN
KT CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH
Nguyễn Tiến Dũng