Sổ tay hướng dẫn thực hành 5s ngành thực phẩm

Sổ tay hướng dẫn thực hành 5s ngành thực phẩm SỔ TAY HỎI ĐÁP 5S BỘ CÔNG THƯƠNG DỰ ÁN NÂNG CAO NĂNG SUẤT VÀ CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM, HÀNG HÓA NGÀNH CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI, THÁNG 12 NĂM 2018 2 MỤC LỤC PHẦN 1 KI[.]

MỤC LỤC

PHẦN 1: KIẾN THỨC CHUNG 4

1.1 5S là gì? 4

1.2 Nguồn gốc của 5S? 4

1.3 Tại sao 5S lại trở nên phổ biến? 5

1.4 Thực hành tốt 5S mang lại những lợi ích gì? 6

1.5 Phương pháp 5S phù hợp với những đối tượng doanh nghiệp nào? 6

1.6 Những dấu hiệu nào cho thấy cần thực hiện 5S? 8

1.7 Tại sao 5S có thể cải thiện an toàn? 8

1.8 Sự khác biệt giữa 5S và 6S là gì? 10

1.9 5S có khác Kaizen không? 11

1.10 Giữa Lean và thực hành tốt 5S có mối quan hệ với nhau như thế nào? 12

1.11 Thực hiện 5S có hỗ trợ gì trong việc thực hiện các tiêu chuẩn ISO 9001, HACCP không? 13

1.12 5S có phải là quản lý nội vi không? 13

1.13 Nếu công ty đã đạt Tiêu chuẩn thực hành sản xuất tốt GMP thì có cần làm 5S nữa không? 14

1.14 Thường mất bao lâu để áp dụng 5S thành công tại doanh nghiệp? Chi phí cho thực hiện 5S có nhiều không? 15

1.15 Chìa khóa để thực hiện 5S thành công là gì? 15

PHẦN 2: CHUẨN BỊ 17

2.1 Sếp giao cho tôi phụ trách 5S, tôi nên chuẩn bị những gì? 17

2.3 Có thể bỏ qua việc tổ chức phát động 5S không vì công ty tôi rất bận? 19 2.4 Công ty của chúng tôi rất đông công nhân, liệu có nhất thiết phải đào tạo 5S cho toàn bộ các công nhân này không? 20

PHẦN 3: THỰC HIỆN VÀ DUY TRÌ 20

3.1 Công ty tôi đang làm thí điểm 5S tại một khu vực, vậy có cần làm quyết định thành lập ban 5S không? Nếu làm quyết định, Ban 5S này chỉ có cán bộ của khu vực thí điểm hay cần có thêm các thành viên khác nữa? 20 3.2 Làm thế nào để sắp xếp vật dụng hiệu quả? 21 3.3 Vui lòng cho biết cách sử dụng thẻ đỏ? 22 3.4 Công ty tôi rất bận, có nhất thiết ngày nào cũng phải dọn dẹp không vì tôi thấy lãng phí thời gian? 22 3.5 Có cách nào giúp thực hiện vệ sinh một cách hiệu quả? 23 3.6 Công ty tôi nhiều người, bận việc nên giám đốc nói rằng chỉ cần làm được S1, S2, S3 là đạt yêu cầu Trưởng ban 5S lại nói cần làm cả S4, S5 Vậy cách nào đúng? 23 3.7 Ở nơi tôi làm việc có rất nhiều vật dụng chưa sử dụng đến ngay nhưng có thể có lúc nào đó cần dùng đến Tôi không biết nên chọn thứ nào là cần thiết và thứ nào là không cần thiết? 23 3.8 Nên sử dụng màu sắc sơn/băng dính như thế nào để kẻ vạch đánh dấu nhận biết vị trí giữa các khu vực? 24 3.9 Yêu cầu đối với các thành viên trong nhóm đánh giá 5S là gì? 25 3.10 Có những hình thức đánh giá 5S nào? 25 3.11 Công ty tôi bắt đầu áp dụng 5S, tôi đã đề xuất chế độ khen thưởng cho những người thực hiện 5S tốt thì bị lãnh đạo gạt đi với lý do không muốn nhân viên làm 5S vì thưởng Xin hỏi tôi nên thuyết phục lãnh đạo như thế nào? 26

PHẦN 1: KIẾN THỨC CHUNG

1.1 5S là gì?

5S là một triết lý về cách tổ chức, quản lý không gian làm việc và luồng công việc với mục đích cải thiện hiệu quả công việc bằng cách loại bỏ lãng phí, cải thiện lưu lượng và giảm các quá trình không hợp lý

5S là 5 chữ cái đầu tiên của các từ tiếng Nhật, đó là:

- Seiri (Sàng lọc): Là phân loại và bỏ đi những vật dụng

không cần thiết tại nơi làm việc

- Seiton (Sắp xếp): Là bố trí các đồ vật cần thiết theo trật tự

thích hợp sao cho có thể dễ dàng lựa chọn chúng khi cần

- Seiso (Sạch sẽ): Là làm vệ sinh kỹ lưỡng khu vực làm

việc, dụng cụ, máy móc và các thiết bị

- Seiketsu (Săn sóc): Tiêu chuẩn hóa để việc thực hiện Sàng

lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ một cách dễ dàng và có thể duy trì lâu dài

- Shitsuke (Sẵn sàng): Là quá trình duy trì và cải tiến liên

tục hoạt động Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc giúp 5S trở thành một phần của văn hóa doanh nghiệp và là trách nhiệm của mọi người trong tổ chức

1.2 Nguồn gốc của 5S?

Có nhiều thông tin khác nhau về sự ra đời của 5S Quan niệm phổ biến cho rằng người Nhật đã phát minh ra phương pháp 5S vì 5S là 5 chữ cái viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật Trên thực tế, các nguyên tắc trong 5S đã được ông Henry Ford

sử dụng hàng thập kỷ trước đó Trước năm 1920, ông Ford đã

sử dụng CANDO trong các quy trình sản xuất của mình Từ CANDO là viết tắt của các từ Cleaning up (dọn dẹp), Arranging (sắp xếp), Neatness (gọn gàng), Discipline (kỷ luật)

và Ongoing Improvement (cải tiến liên tục)

Vào những năm 1950, mỗi ngày Toyota chỉ sản xuất được

40 chiếc ô tô trong khi Ford làm ra 8.000 chiếc Khi đó đại diện của Toyota đã đến thăm các cơ sở của Ford để được đào tạo về phương pháp sản xuất ô tô hàng loạt Năm 1956, ông Taiichi Ohno, kỹ sư trưởng của Toyota, đã đến thăm Ford và chuỗi siêu thị Piggly Wiggly Dựa trên những quan sát từ thực tế ông

đã bắt đầu phát triển Hệ thống sản xuất Toyota, cuối cùng dẫn đến sự hình thành của phương pháp 5S

1.3 Tại sao 5S lại trở nên phổ biến?

5S trở nên phổ biến và được nhiều tổ chức ở khắp nơi trên thế giới áp dụng bởi vì:

- 5S là những nguyên tắc thực hành đơn giản và gần gũi trong cuộc sống hàng ngày nhưng đem lại hiệu quả to lớn

- 5S thúc đẩy khả năng sáng tạo của tất cả mọi người và tạo

ra phong trào cải tiến liên tục trong công ty

- Kỹ thuật 5S giúp giải quyết vấn đề dựa trên sự hợp tác của các nhân viên tại nơi làm việc, do đó giúp gắn kết các cá nhân trong tập thể

- 5S không hoặc đòi hỏi đầu tư tài chính thấp

- 5S có thể áp dụng đối với mọi loại hình tổ chức và mọi quy mô doanh nghiệp

1.4 Thực hành tốt 5S mang lại những lợi ích gì?

- Cải thiện năng suất và chất lượng

- Cải thiện an toàn lao động

- Nâng cao tinh thần của người lao động

1.5 Phương pháp 5S phù hợp với những đối tượng doanh nghiệp nào?

Có rất nhiều phương pháp dùng để cải thiện hiệu quả tại nơi làm việc nhưng điều quan trọng là phải lựa chọn được phương pháp phù hợp Trong khi nhiều phương pháp phải kết hợp với nhau mới mang lại hiệu quả thì 5S lại có thể áp dụng độc lập và dễ dàng mang lại hiệu quả cụ thể Để quyết định liệu 5S có phải là sự lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp hay không thì cần trả lời một số câu hỏi như:

Hiệu quả công việc có quan trọng không?

5S là một chiến lược tuyệt vời để cải thiện hiệu quả công việc của một tổ chức vì nó giúp đặt mọi thứ vào đúng vị trí của chúng và chuẩn hóa cách thức thực hiện công việc Khi đạt

được điều này, 5S có thể giúp giảm thời gian lãng phí cho khi tìm kiếm và vận chuyển các đồ vật và đảm bảo mọi thứ được hoàn thành nhanh chóng và chính xác nhất có thể

An toàn khi làm việc có là một mục tiêu của tổ chức?

Giảm tai nạn và thương tích tại nơi làm việc là yêu cầu rất quan trọng đối với tất cả các công ty 5S rất hiệu quả trong việc dọn dẹp sự bừa bộn, giữ mọi thứ trong tình trạng hoạt động tốt Việc này giúp tất cả mọi người được làm việc trong một môi trường an toàn hơn

Tổ chức có đặt ưu tiên loại bỏ các lãng phí?

Đối với hầu hết các doanh nghiệp, lãng phí là một vấn đề lớn làm tăng chi phí Cho dù lãng phí ở dạng vật liệu dư thừa cần được xử lý, hoặc các sản phẩm được làm ra không đạt chất lượng mong muốn, hay một số dạng lãng phí khác, điều quan trọng là phải loại bỏ nó 5S được thiết lập để loại bỏ các loại lãng phí này bằng cách cải thiện các quy trình làm việc và giảm thiểu các lỗi chất lượng

Các công cụ cải thiện nơi làm việc khác đang được sử dụng hay không?

Nếu một tổ chức đang sử dụng các công cụ cải tiến khác như sản xuất tinh gọn (Lean) hoặc Six Sigma, 5S là một bổ sung tuyệt vời Hệ thống 5S hoạt động tốt với tất cả các công

cụ khác trong mọi môi trường

Điểm mấu chốt là hầu như mọi tổ chức đều có thể đạt được kết quả tốt từ hoạt động 5S Bất kỳ công ty nào đang tìm cách cải thiện hoạt động và lợi nhuận đều muốn tận dụng lợi ích của 5S

1.6 Những dấu hiệu nào cho thấy cần thực hiện 5S?

Một số dấu hiệu dưới đây cho thấy tổ chức cần thực hiện 5S:

- Không thể tìm thấy hoặc mất nhiều thời gian tìm kiếm đồ vật cần sử dụng

- Không thể nhớ tiếp theo phải làm gì/làm như thế nào

- Nhiều sai sót trong công việc

- Làm việc nhanh mệt mỏi

- Phải di chuyển lòng vòng và quãng đường xa

- Nơi làm việc không sạch sẽ

- Nơi làm việc thiếu an toàn, hay xảy ra tai nạn

- Máy móc, thiết bị hay hỏng hóc

- Giao hàng luôn chậm trễ

- Tồn kho nguyên liệu, bán thành phẩm quá nhiều và mất nhiều thời gian xếp dỡ

1.7 Tại sao 5S có thể cải thiện an toàn?

Khi áp dụng phương pháp 5S, rõ ràng đó là một cách tuyệt vời để xác định và loại bỏ các loại lãng phí khác nhau tại nơi làm việc Khi được thực hiện đúng cách, 5S cũng giúp cải thiện các điều kiện an toàn tại nơi làm việc

Nhìn vào từng chữ S, bạn có thể dễ dàng nhận thấy nơi làm việc trở nên an toàn hơn như thế nào khi được thực hiện đúng cách

Sàng lọc – Sàng lọc, loại bỏ các đồ vật không cần thiết sẽ

giúp loại bỏ các chướng ngại vật Ít đồ đạc hơn giúp giảm va vấp, giảm nguy cơ bắt lửa hoặc các thiệt hại khác Một nơi làm việc được sàng lọc tốt là một nơi làm việc an toàn hơn

Sắp xếp - Mọi thứ trong một khu vực nên có một vị trí xác

định Khi mọi thứ ở đúng vị trí của chúng sẽ ít có khả năng nbị lấy và sử dụng nhầm Sử dụng sai đồ vật có thể gây ra rủi ro nghiêm trọng cho sự an toàn của người sử dụng, đó là lý do tại sao một nơi làm việc được sắp xếp đúng cách là một nơi làm việc an toàn

Sạch sẽ - Giữ cho công ty sạch sẽ và được duy trì trong

tình trạng tốt là rất quan trọng để đảm bảo an toàn Ví dụ, thu gọn, nẹp gọn gàng dây điện có thể loại bỏ nguy cơ bị điện giật Không để sàn bị ướt do dầu hoặc nước tràn ra giúp giảm nguy

cơ trượt và té ngã Rõ ràng là một công ty được làm sạch đúng cách là một công ty an toàn hơn

Săn sóc - Chuẩn hóa các quy trình sẽ đảm bảo mọi thứ

được thực hiện theo cùng một cách Điều này sẽ làm giảm nguy cơ trục trặc, tai nạn và các vấn đề khác Các khu vực làm viêc tuân theo các quy trình tiêu chuẩn sẽ là môi trường an toàn hơn

Sẵn sàng - Tất nhiên, điều quan trọng là duy trì tất cả

những nỗ lực được thực hiện trong các bước trên Trên thực tế, phương pháp 5S được tuân thủ càng lâu thì nơi làm việc sẽ càng an toàn hơn Do đó, một công ty có nỗ lực duy trì 5S sẽ là một công ty an toàn

1.8 Sự khác biệt giữa 5S và 6S là gì?

5S đã tồn tại trong nhiều thập kỷ nay và được chứng minh mang lại hiệu quả theo nhiều cách Trong những năm qua, mặc

dù nhiều người nhận thấy rằng 5S cũng có thể giúp cải thiện sự

an toàn tại nơi làm việc, nhưng an toàn không phải là một trong những mục tiêu chính của 5S Vì vậy, an toàn được gắn với chữ S thứ 6 (Safety) là một bổ sung cho 5S và nhiều người gọi

đó là 6S Ngày nay chữ S thứ 6 được coi là một bổ sung quan trọng trong nhiều tổ chức

5S hay 6S, nên áp dụng cái nào?

Khi nhìn vào sự khác biệt giữa 5S và 6S, chúng ta cần đánh giá xem cái nào phù hợp với nhu cầu tại doanh nghiệp hơn để đưa ra lựa chọn phù hợp

Ở nơi làm việc có nhiều mối nguy đáng kể về an toàn là mối quan tâm thực sự, việc thực hiện 6S rất có ý nghĩa Trái lại, trong môi trường có rất ít rủi ro và các hoạt động hàng ngày khá an toàn, chữ S thứ 6 có thể không cần thiết

Trên thực tế, việc thêm chữ S thứ 6 trong các môi trường rất an toàn có thể được coi là lãng phí Bởi vì khi thực hiện 6S,

cần dành thời gian để đánh giá các hoạt động khác nhau xem chúng ảnh hưởng như thế nào đến sự an toàn tại nơi làm việc

An toàn là luôn luôn quan trọng

Cho dù áp dụng 5S hay 6S, các công ty ngày nay phải hiểu rằng an toàn luôn là ưu tiên hàng đầu Trước đây các công ty xem cải tiến an toàn là một nhu cầu tốn kém Thay vào đó, các công ty ngày nay nhận ra rằng một nơi làm việc an toàn là nơi

có ít thời gian lãng phí hơn, tinh thần làm việc của nhân viên cao hơn, năng suất cao hơn

1.9 5S có khác Kaizen không?

Ngày nay có nhiều phương pháp khác nhau được sử dụng

để cải thiện doanh nghiệp trên thế giới Trong đó 5S và Kaizen

là hai phương pháp rất phổ biến và cả hai đều đến từ Nhật Bản Chúng có rất nhiều điểm chung khiến nhiều người nghĩ rằng chúng thực sự giống nhau

Tuy nhiên, trong thực tế, hai phương pháp này khá khác nhau

Sự khác biệt lớn

Cải tiến quy trình - Mặc dù 5S chắc chắn có thể ảnh

hưởng đến các quy trình tại nơi làm việc, nhưng đó không phải

là ưu tiên hàng đầu Tuy nhiên, với Kaizen, trọng tâm đặc biệt

là xác định rõ các khu vực cần cải tiến và yêu cầu cải tiến cụ thể; đó có thể là các cải tiến giúp chuẩn hóa các quy trình của các khu vực khác nhau trong công ty

Tổ chức nơi làm việc - Triển khai Kaizen sẽ dễ dàng và

hiệu quả hơn khi được áp dụng tại nơi làm việc có tổ chức, Thay vào đó, 5S tập trung vào tổ chức nơi làm việc bằng cách đảm bảo tất cả các sản phẩm được sắp xếp hợp lý, mọi thứ đều

có vị trí xác định và được duy trì tốt, v.v

Thời lượng hoạt động - Một điểm khác biệt nữa là Kaizen

thường là các dự án ngắn hạn được thực hiện một lần để thiết lập một quy trình mới Trong khi đó 5S cần phải được duy trì trong thời gian dài

Một công ty áp dụng cả 5S và Kaizen sẽ thu được sự cải thiện đáng kể trong nhiều lĩnh vực Trên thực tế, một số doanh nghiệp sẽ tổ chức các phong trào cải tiến Kaizen tập trung vào một trong 5 chữ S

1.10 Giữa Lean và thực hành tốt 5S có mối quan hệ với nhau như thế nào?

Thực hành tốt 5S là một trong những nền tảng cơ bản giúp cho việc áp dụng Quản trị tinh gọn (Lean) một cách hiệu quả Thực chất trong Lean cũng đề cập tới việc cần thiết phải áp dụng 5S

Ví dụ trong mục tiêu giảm lãng phí về thao tác không cần thiết (như là công nhân đi lại, vận chuyển, lấy, với đồ vật) thì việc áp dụng 5S sẽ hỗ trợ tích cực cho việc giảm những thao tác không cần thiết này 5S hướng vào việc sàng lọc và sắp xếp

có khoa học những vật dụng, dụng cụ, hồ sơ và phương tiện

làm việc Thông qua đó, giảm thiểu được những lãng phí về thao tác và đi lại làm việc của công nhân

Doanh nghiệp có thể áp dụng đồng thời 2 công cụ Lean và 5S, để giúp việc áp dụng Lean một cách hiệu quả thì 5S nên được áp dụng trước, để tạo được nền tảng đầu tiên về văn hóa cải tiến năng suất trong doanh nghiệp và tạo được ý thức, tác phong công nghiệp cho người lao động

1.11 Thực hiện 5S có hỗ trợ gì trong việc thực hiện các tiêu chuẩn ISO 9001, HACCP không?

Hoạt động 5S là nền tảng để áp dụng các tiêu chuẩn quản

lý khác bao gồm cả các tiêu chuẩn ISO 9001 và HACCP Các kết quả của 5S như hệ thống quản lý trực quan, tiêu chuẩn đánh giá, kiểm tra định kỳ giúp công ty duy trì được hiệu quả nhận diện tài liệu, thiết bị, sạch sẽ, gọn gàng Đây là thuận lợi rất lớn

để chuẩn hóa các tài liệu, quy trình, hướng dẫn theo yêu cầu của ISO 9001 và HACCP

1.12 5S có phải là quản lý nội vi không?

Nói một cách chính xác, 5S là một chương trình xác định bất thường và ngăn ngừa vấn đề phát sinh Bất thường có thể được định nghĩa là “bất cứ điều gì không ở trong tình trạng hoàn hảo hay tốt nhất!” Các bất thường khi được lặp lại, sẽ phát triển thành các vấn đề lớn Do đó 5S được thực hành để ngăn ngừa các vấn đề từ trong trứng nước

5S không phải là một chương trình chỉ tập trung vào lau chùi, quét dọn Nếu các sáng kiến khi thực hành 5S không dẫn