Đề cương ôn tập đánh giá thực hiện công việc

1 Hoàng Minh Tâm – 1805QTNB – Human Resource Managament HaNoi University of home Affair ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP HỌC PHẦN ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC Documents were compiled by Hoang Minh Tam 1805QTNB 1 1.

Hoàng Minh Tâm – 1805QTNB – Human Resource Managament

ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP HỌC PHẦN: ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

Documents were compiled by Hoang Minh Tam - 1805QTNB

1.1 Khái niệm, vai trò của đánh giá thực hiện công việc

1.1.1 Khái niệm đánh giá thực hiện công việc và các khái niệm liên quan:

Công việc: là tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi cùng một người lao

động hoặc là tất cả những nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số người lao động

Thực hiện công việc: Thực hiện công việc là quá trình NLĐ sử dụng kiến thức,

kỹ năng và công sức của mình để hoàn thành một nhiệm vụ, công việc nào đó đóng góp vào cho tổ chức

Đánh giá thực hiện công việc thường được hiểu là sự đánh giá có hệ thống

và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá với người lao động”

1.1.2 Vai trò của đánh giá thực hiện công việc

Thứ nhất, đối với các nhà quản lý, những người lãnh đạo, trưởng phòng, trưởng

bộ phận, bộ phận chuyên trách về nguồn nhân lực công tác đánh giá thực hiện công việc giúp họ có thể đưa ra các quyết định nhân sự đúng đắn Từ kết quả đánh giá thực hiện công việc của người lao động, họ có thể đưa ra các quyết định về lương thưởng, quyết định tuyển dụng, bố trí nhân sự, đề bạt, thăng chức, xuống cấp hay buộc thôi việc với người lao động Thông tin phản hồi trong đánh giá giúp nhà quản lý thấu hiểu người lao động hơn, từ đó có các quyết định nhân sự đúng đắn, kịp thời, phù hợp với mong muốn của người lao động

Dựa trên kết quả đánh giá này để đánh giá được hiệu quả thực hiện công việc của các hoạt động quản trị nhân lực khác Giúp các nhà quản lý, lãnh đạo cấp cao có thể đánh giá được hiệu quả của các hoạt động chức năng về nguồn nhân lực, từ đó kiểm điểm mức độ hiệu quả và đúng đắn của hoạt động đó đồng thời khắc phục và

có hướng điều chỉnh sao cho hù hợp Sự hợp lý và đúng đắn của việc sử dụng hệ thống đánh giá cũng như thông tin phản hồi các kết quả thu được sẽ tạo động lực cho người lao động, cải thiện bầu không khí tâm lý xã hội trong các tập thể lao động và phát triển thái độ làm việc, đạo dức của người lao động

Thứ hai, phát triển người lao động Thông qua việc đánh giá thực hiện công

việc Người lao động sẽ biết được điểm mạnh, điểm yếu của bản thân để thực hiện công việc hiệu quả hơn Người lao động biết được mình đã làm được gì, cần phải cố gắng đến mức nào từ đó giúp họ hoàn thiện mình hơn Từ kết quả đánh giá thực hiện công việc, nhà quản lý sẽ có những hoạt động quản trị nhân lực tiếp theo do vậy thực chất của đánh giá thực hiện công việc là tạo động lực cho người lao động Nhà quản

lý và người lao động sẽ hiểu nhau hơn, người lao động sẽ thay đổi cách thức làm việc

Hoàng Minh Tâm – 1805QTNB – Human Resource Managament

cũng như thái độ, hành vi sao cho phù hợp để nâng cao năng suất lao động, hoàn thiện mục tiêu của công ty

Giúp người lao động có thái độ tốt hơn, bầu không khí làm việc lành mạnh hơn Một hệ thống đánh giá hiệu quả sẽ giúp người lao động thấy công sức của mình

bỏ ra được ghi nhận, họ sẽ luôn có ý thức phấn đấu trong công việc thay vì thái độ ỷ lại, lười biếng nếu như công tác đánh giá thực hiện công việc không được thực hiện đúng mục địch

1.2 Những nguyên tắc cơ bản trong đánh giá thực hiện công việc

1.2.1 Nguyên tắc thống nhất

Nguyên tắc thống nhất được thể hiện ở sự nhất quán của đánh giá Có nghĩa là

hệ thống đánh giá phải đảm bảo sao cho đối với mỗi người lao động bất kỳ, kết quả đánh giá độc lập của những người đánh giá khác nhau về họ phải thống nhất với nhau

về cơ bản

Nguyên tắc này có ý nghĩa quan trọng đối với công tác đánh giá thực hiện công việc nói riêng, công tác quản trị nhân lực nói chung Nó đảm bảo độ tin cậy, chính xác đối với kết quả đánh giá thực hiện công việc, đem lại hiệu quả trong quản trị nhân lực, giúp NLĐ tin tưởng vào tổ chức, từ đó nâng cao uy tín của tổ chức

1.2.2 Nguyên tắc phù hợp

Nguyên tắc phù hợp đòi hỏi phải có sự liên quan rõ ràng giữa các tiêu chuẩn thực hiện công việc, hệ thống đánh giá phải phù hợp và phục vụ mục tiêu quản lý Đồng thời, phải có sự liên quan rõ ràng giữa các yếu tố chủ yếu của công việc đã được xác định thông qua phân tích công việc với các chỉ tiêu đánh giá được thiết kế trong phiếu đánh giá

Nguyên tắc đảm bảo tính khả thi, bền vững trong công tác đánh giá thực hiện công việc Chỉ khi được thực hiện theo nguyên tắc phù hợp, ĐGTHCV mới mang tính thực tiễn, mọi quy trình, tiêu chuẩn phù hợp với điều kiện thực tổ chức cũng như trình

độ nhân viên, qua đó mới có thể duy trì thực hiện lâu dài, đme lại hiệu quả

1.2.3 Nguyên tắc đánh giá dựa trên trách nhiệm, nhiệm vụ được giao

Đánh giá thực hiện công việc phải căn cứ vào trách nhiệm và nhiệm vụ của người lao động Từng bộ phận, vị trí việc làm sẽ có trách nhiệm, nhiệm vụ khác nhau,

do đó cần bám sát vào mô tả công việc, yêu cầu thực hiện công việc để đánh giá Cần đánh giá chi tiết, rõ ràng theo trách nhiệm, nhiệm vụ được giao xong vẫn đảm bảo tuân thủ theo các tiêu chuẩn đề ra ban đầu

Nguyên tắc này sẽ đảm bảo tính chặt chẽ, không bỏ sót bất kỳ tiêu chí hay điều kiện đánh giá nào Nó phát huy tối đa tính hiệu quả của bản mô tả công việc, yêu cầu thực hiện công việc để đánh giá trong quản trị nhân lực, đồng thời tránh việc sử dụng các tiêu chí đánh giá thiếu tính chính xác, không gắn liền thực tế

1.2.4 Nguyên tắc công bằng, công khai, minh bạch

Hoàng Minh Tâm – 1805QTNB – Human Resource Managament

Người đánh giá không được thiên vị khi họ yêu thích một nhân viên nào đó hơn những người khác, ngược lại, không được ác cảm, định kiến, đem cảm xúc cá nhân vào trong việc đánh giá thực hiện công việc

Kết quả đánh giá cần phải thông báo bằng văn bản hoặc thông báo trực tiếp đến tất cả các nhân viên và họ đều biết được kết quả đánh giá đồng nghiệp của mình

và có sự xác nhận của chính những người lao động khi nhận kết quả của mình Đây là nguyên tắc quan trọng đảm bảo tính hiệu quả của công tác ĐGTHCV Nguyên tắc này sẽ giúp NLĐ nắm được kết quả ĐGTHCV của chính mình và đồng nghiệp, từ đó có nhận xét và định hướng cho bản thân, góp phần nâng cao trình độ, phẩm chất NLĐ, giúp công tác quản trị nhân lực trở nên dễ dàng hơn Đồng thời, nguyên tắc này cũng nâng cao tính rõ ràng, cụ thể của công tác ĐGTHCV, khiến NLĐ yên tâm lao động, thực hiện công việc, tránh những mâu thuẫn, xung đột không đáng

có

1.3 Một số phương pháp đánh giá thực hiện công việc

1.3.1 Phương pháp đánh giá cho điểm

Phương pháp đánh giá cho điểm cho phép người sử dụng có nhiều lựa chọn trong việc thiết kế mô hình đánh giá Theo phương pháp này người đánh giá xem xét từng tiêu chí đánh giá (đặc điểm của người được đánh giá) và cho điểm hoặc xếp hạng dựa trên một thang đánh giá được xây dựng từ trước Thông thường, thang đánh giá (thang điểm) gồm một số bậc được xếp hạng từ thấp tới cao, từ “kém” cho tới

“xuất sắc” hoặc một cách sắp xếp tương tự nào đó

Mỗi một đặc điểm cần đánh giá sẽ có một thang điểm phù hợp Thông thường các đặc điểm cần đánh giá về nhân viên bao gồm mức độ hợp tác trong công việc, khả năng trao đổi, diễn đạt thông tin, tính sáng tạo, tính kỷ luật về giờ giấc, nội quy làm việc, kỹ năng làm việc, và một số đặc điểm khác tuỳ thuộc vào yêu cầu và điều kiện cụ thể của từng DN Nói chung, bản chất và mức độ của từng đặc điểm cần đánh giá là do người thiết kế thang điểm hoặc nhu cầu đánh giá của DN quy định Khi lựa chọn những đặc điểm cần đánh giá (tiêu chí đánh giá), người thiết kế phải luôn giữ nguyên tắc là các đặc điểm này bắt buộc phải liên quan tới công việc của nhân viên hay người được đánh giá

Ưu điểm lớn nhất của phương pháp đánh giá cho điểm là phương pháp này có

kết cấu rõ ràng Việc tiêu chuẩn hoá cho phép kết quả xếp hạng dễ dàng được so sánh

và đối chiếu – thậm chí đối với toàn bộ nguồn nhân lực của doanh nghiệp

Nhược điểm: Vấn đề lựa chọn tiêu chí đánh giá Liệu những đặc điểm được

lựa chọn để đánh giá (tiêu chí đánh giá) trong phương pháp đánh giá cho điểm có liên quan một cách rõ ràng tới công việc của toàn bộ nhân viên? Một điều không thể tránh khỏi là với một hệ thống đánh giá thành tích công việc cố định và đã được tiêu chuẩn hoá là một số đặc điểm sẽ có mối liên quan chặt chẽ tới một công việc nào đó hơn so với các công việc khác

Hoàng Minh Tâm – 1805QTNB – Human Resource Managament

1.3.2 Các phương pháp so sánh

Đây là một tập hợp các phương pháp có bản chất giống nhau là đánh giá sự thực hiện công việc của từng cá nhân người lao động so sánh với sự thực hiện công việc của những người cùng làm việc trong bộ phận, dựa trên một tiêu thức tổng thể

về tình hình làm việc (thực hiện công việc tổng thể) của từng người lao động Người đánh giá thường chính là người lãnh đạo, quản lý của bộ phận đó

Ưu điểm: Các phương pháp này đều đơn giản, dễ hiểu, dễ thực hiện, có hiệu

quả rất tốt trong việc quyết định khen thưởng, lương, thăng tiến đối với người lao động

Nhược điểm: Nhược điểm lớn của phương pháp này là dễ xảy ra sự thiên vị,

thành kiến của người đánh giá, hoặc người đánh giá bị ảnh hưởng bởi sự kiện xảy ra gần nhất mà không quan tâm đến cả một quá trình lao động Điểm trừ tiếp theo là phương pháp này hạn chế việc cung cấp những thông tin phản hồi cho người lao động Ngoài ra, khi sử dụng nhóm phương pháp so sánh, tính cạnh tranh sẽ cao hơn, người lao động sẽ không đoàn kết nhiều và giảm sự cộng tác giữa các thành viên Những phương pháp thường sử dụng để so sánh:

- Phương pháp xếp hạng: là phương pháp sắp xếp các nhân viên trong bộ phận

theo thứ tự từ cao nhất đến thấp nhất, căn cứ vào tình hình thực hiện công việc cụ thể của từng cá nhân Có hai cách xếp hạng là xếp hạng đơn giản và xếp hạng luân phiên Xếp hạng đơn giản là việc sắp xếp nhân viên theo tuần tự từ tốt nhất đến kém nhất Xếp hạng luân phiên (hay xếp hạng có lựa chọn) là quá trình người đánh giá chọn ra hai loại là những người cần được đánh giá xuất sắc nhất và những người cần được

đánh giá yếu kém nhất từ danh sách ban đầu Tên của một người xuất sắc nhất và một

người yếu kém nhất được xếp vào hai đầu của một danh sách thứ hai Tiếp tục chọn một người xuất sắc nhất và một người yếu kém nhất trong danh sách ban đầu và ghi vào hai đầu của danh sách thứ hai Cứ lần lượt làm như thế cho đến khi không còn ai trong danh sách ban đầu Phương pháp này được cho là cho ra kết quả chính xác hơn phương pháp xếp hạng đơn giản

- Phương pháp phân phối bắt buộc: Theo phương pháp này, người đánh giá

phải sắp xếp các nhân viên trong nhóm thành những loại khác nhau theo những tỷ lệ nhất định

- Phương pháp cho điểm: là phương pháp mà người đánh giá phải phân phối

điểm cho các nhân viên trong bộ phận sao cho tổng điểm lại bằng số điểm đã quy định

Ưu điểm của phương pháp này là chỉ ra được sự khác nhau tương đối giữa các nhân viên, tuy nhiên điểm trừ là người đánh giá dễ bị ảnh hưởng bởi lỗi thành kiến, thiên vị, sự kiện gần nhất

-Phương pháp so sánh cặp: là phương pháp so sánh từng nhân viên với tất cả

nhân viên khác trong bộ phận theo từng cặp, sau đó quyết định xem ai là người làm

Hoàng Minh Tâm – 1805QTNB – Human Resource Managament

việc tốt hơn Số lần nhân viên đó được đánh giá là làm việc tốt hơn những nhân viên khác sẽ quyết định thứ hạng của người đó trong bảng xếp hạng Một trong những cách so sánh nhân viên theo cặp đơn giản, tốn ít thời gian và công việc giấy tờ là sử dụng bảng Tên của từng nhân viên và số hiệu của từng nhân viên đó được viết theo thứ tự ở phía bên trái theo cột dọc phía trái bảng, sử dụng số hiệu đó viết theo thứ tự

ở hàng trên cùng của bảng Người đánh giá phải cân nhắc từng cặp tên trong một nửa của ma trận đó và chỉ ra người làm việc tốt hơn trong từng cặp

Đối với các bộ phận có nhiều nhân viên, số lượng cặp so sánh lớn hơn Công thức

được tính số so sánh theo cặp là N(N-1)/2, trong đó N là số nhân viên trong bộ phận

Ưu điểm của so sánh theo cặp là đơn giản, có tính tin cậy cao hơn so với các kiểu so sánh khác

1.3.3 Phương pháp MBO

Phương pháp MBO hay còn gọi là phương pháp “quản lý bằng mục tiêu” là phương pháp mà theo đó, người lãnh đạo cùng với nhân viên của mình thiết lập sẵn những mục tiêu thực hiện công việc cho kỳ làm việc sắp tới Dựa vào những mục tiêu

đó, người lãnh đạo có thể đánh giá sự nỗ lực của nhân viên và cung cấp các thông tin phản hồi cho họ Phương pháp này khác với các phương pháp đã nêu trên ở chỗ nó nhấn mạnh vào kết quả công việc của một nhân viên chứ không nhấn mạnh vào quá trình làm việc và các hoạt động của nhân viên đó, do đó tăng cường được sự chịu trách nhiệm của nhân viên với công việc

Nội dung cần thống nhất và thảo luận của người lãnh đạo và nhân viên gồm: Các yếu tố chính trong công việc của nhân viên, các mục tiêu cần đạt được cho từng yếu tố của công việc theo chu kỳ đánh giá đã được định trước (thường là 6 tháng hoặc

1 năm), xây dựng một kế hoạch hành động để thực hiện các mục tiêu đó Sau đó, đến cuối kỳ, người lãnh đạo sẽ sử dụng những chỉ tiêu này để đánh giá

sự thực hiện công việc của nhân viên Tuy nhiên, trong quá trình làm việc, người nhân viên luôn phải tự xem tiến độ công việc của mình một cách định kỳ dưới sự giúp đỡ của người lãnh đạo, nếu có bất cứ vấn đề gì khúc mắc, người nhân viên có thể đưa ra điều chỉnh về kế hoạch hành động, hoặc có thể điều chỉnh cả mục tiêu

Bằng việc cả người quản lý và người lao động đều được tham gia vào quá trình xây dựng mục tiêu công việc, phương pháp quản lý bằng mục tiêu góp phần quan trọng trong việc tạo động lực làm việc cho tất cả mọi người Đồng thời, các mục tiêu công việc cũng giúp cho người lãnh đạo trực tiếp và nhân viên thấy rõ được nhu cầu đào tạo và phát triển nghề nghiệp của từng cá nhân Nhược điểm của phương pháp này là việc xác định mục tiêu công việc tương đối khó Mặc dù vậy phương pháp này trở nên ngày càng phổ biến ở nhiều nước trên thế giới, ở nước ta, các doanh nghiệp

có trình độ quản lý tốt, các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài cũng thường sử dụng phương pháp này

1.3.4 Phương pháp đánh giá 360°

Hoàng Minh Tâm – 1805QTNB – Human Resource Managament

Phương pháp này có sự tham gia của nhiều thành phần có liên quan đến việc đánh giá.Về cơ bản những thành phần tham gia đánh giá bao gồm: nhà quản lí, nhân viên, đồng nghiệp, khách hàng và cả việc cá nhân tự đánh giá Khi áp dụng phương thức đánh giá này, người quản lí sẽ không còn là người duy nhất đưa ra quyết định đánh giá Khi tiến hành đánh giá, người quản lí sẽ được quyền xem xét toàn bộ thông tin đánh giá, điều này giúp họ có cái nhìn chính xác nhất về đối tượng được đánh giá

Có thể nói rằng, ưu điểm nổi bật trong phương pháp này là nhà quản lí cấp cao có được thông tin đa chiều về đối tượng cần được đánh giá Tuy nhiên, phương pháp đánh giá này cũng còn 1 số điểm hạn chế là hiệu quả chỉ cao khi thông tin được bảo mật, khó khăn trong việc lựa chọn người đánh giá, do có nhiều người tham gia vào quá trình đánh giá nên có kết quả đánh giá khác nhau trên cùng một đối tượng dẫn đến việc tổng hợp kết quả đánh giá gặp khó khăn

1.4 Nội dung đánh giá thực hiện công việc

Đánh giá thực hiện công việc của tổ chức/ doanh nghiệp được thể hiện qua

sơ đồ sau

1.4.1 Xác định mục tiêu đánh giá thực hiện công việc

Mục tiêu của đánh giá thực hiện công việc được chia thành 2 mục tiêu chính

là triển khai thành công chương trình đánh giá thực hiện công việc và mục tiêu hỗ trợ đối với các hoạt động quản trị nhân lực khác trong tổ chức

B1 Xác định mục tiêu đánh giá thực hiện công việc

B2 Thiết kế đánh giá thực hiện công việc

B3 Triển khai đánh giá thực hiện công việc

B4 Sử dụng kết quả đánh giá thực hiện công việc

Hoạt động xác định mục tiêu của ĐGTHCV nắm vai trò rất quan trọng, nó

giúp định hướng xem việc đánh giá thực hiện công việc cho đối tượng nào, nội dung đánh giá Đánh giá thực hiện công việc nhằm hướng tới đo lường: kết quả thực hiện công việc (mức độ hoàn thành công việc, thành tích của từng cá nhân và tâp thể ), thái độ, hành vi, kiến thức kĩ năng của người thực hiện công việc Mỗi công việc khác nhau có mục tiêu đánh giá cũng không giống nhau Do đó doanh nghiệp cần phải xác định mục tiêu đánh giá một cách rõ ràng, cụ thể để có phương pháp cũng như nội dung đánh giá phù hợp nhất Mục tiêu cụ thể của đánh giá thực hiện công việc:

+ So sánh kết quả của quá trình thực hiện công việc với tiêu chuẩn đề ra Cải thiện quá trình thực hiện công việc của người lao động, giúp nhân viên tiếp tục phát huy thành tích của mình, khắc phục khuyết điểm, từ đó thúc đẩy sự phát triển trong tương lai

+ Đánh giá thực hiện công việc giúp doanh nghiệp nắm bắt được thực trạng thực hiện công việc của người lao động từ đó xác định nhu cầu đào tạo và phát triển cho từng

cá nhân sao cho phù hợp với mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp

Hoàng Minh Tâm – 1805QTNB – Human Resource Managament

+ Xác định, đánh giá năng lực nhân sự hiện có và tiềm ẩn phục vụ cho công tác lập kế hoạch nhân lực trong tương lai

+ Kết quả đánh giá thực hiện công việc là tiền đề cho các chính sách đãi ngộ nhân lực, là động lực thúc đẩy người lao động làm việc đóng góp cho doanh nghiệp

1.4.2 Thiết kế đánh giá thực hiện công việc:

1.4.2.1 Xác định chu kì đánh giá thực hiện công việc:

Chu kì đánh giá thực hiện công việc là một giai đoạn được tính từ khi bắt đầu tiến hành đánh giá thực hiện công việc tới khi “chốt sổ” tổng hợp kết quả đánh giá Tùy thuộc vào tính chất công việc và mức độ quan trọng của công việc mà doanh nghiệp có thể lựa chọn chu kì đánh giá sao cho phù hợp, thông thường chu kì đánh giá thực hiện công việc sẽ là 1 tháng, 3 tháng, 6 tháng, 1 năm

+ Chu kì đánh giá theo tuần, tháng: với tần suất đánh giá thường xuyên sẽ bám sát được tiến độ thực hiện công việc, người theo dõi có thể hướng dẫn và định hướng liên tục cho nhân viên tuy nhiên cường độ đánh giá cao cũng gây áp lực căng thẳng

trong công việc và tốn thời gian cũng như chi phí cho đánh giá + Chu kì đánh giá theo

tuần, tháng mà vẫn đảm bảo bám sát quá trình triển khai công việc nếu đi kèm với các hoạt động rà soát hàng tháng

+ Chu kì đánh giá theo 6 tháng vẫn đảm bảo được hiệu quả nếu công tác lập kế hoạch công tác tháng, quý, năm tốt Tuy nhiên do thời gian tương đối dài nên kết quả đánh giá dễ bị chi phối bởi các sự kiện gần

+ Chu kì đánh giá theo năm chủ yếu tập trung vào định hướng và phát triển cá nhân Chu kì này dễ trở thành hình thức

1.4.2.2 Xác định tiêu chuẩn trong đánh giá thực hiện công việc:

- Tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc là thước đo về mức độ hoàn thành nhiệm vụ của đối tượng thực hiện công việc (cá nhân và bộ phậnd) trong doanh nghiệp Xác định tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc là đưa ra những yêu cầu cụ thể đã định trước về mức độ kết quả thực hiện công việc có hiệu quả

- Tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc được xác định để đo lường mức độ hoàn thành công việc theo 4 khía cạnh: số lượng, chất lượng, thời gian và tiến trình

- Tùy thuộc vào tiêu chí có thể phân loại thành các tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc khác nhau: theo mục tiêu đánh giá có tiêu chuẩn kết quả và tiêu chuẩn hành vi, theo phương thức đo lường có tiêu chuẩn định tính và tiêu chuẩn định lượng

- Xác định tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc phải đảm bảo : tương thích với chiến lược, mục tiêu chung của doanh nghiệp ở từng thời kì cụ thể ; bao quát và chi tiết; cụ thể và có thể so sánh được; sát thực và phải có độ tin cậy cao

- Khi xác định tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc cần phải lưu ý :

Hoàng Minh Tâm – 1805QTNB – Human Resource Managament

+ Tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc phải dựa vào công việc chứ không phải dựa vào người thực hiện công việc

+ Tiêu chuẩn đề ra nên cao hơn so với năng lực thực tế của người thực hiện nhằm phát huy tối đa năng lực của người lao động, cho họ cơ hội thể hiện bản thân mình

+ Nội dung tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc phải được công khai cho người thực hiện công việc được biết và thống nhất thực hiện

1.4.2.3 Xác định phương pháp đánh giá thực hiện công việc:

- Để triển khai hoạt động đánh giá thực hiện công việc một cách hiệu quả thì doanh nghiệp cần phải xác định được phương pháp đánh giá phù hợp

- Mỗi doanh nghiệp đều có những mục đích, mục tiêu quản lý khác nhau, vậy nên sẽ có những phương pháp đánh giá khác nhau Sau đây là một số phương pháp thường hay được sử dụng

+ Phương pháp đánh giá cho điểm

+ Phương pháp so sánh

+ Phương pháp MBO - “quản lý bằng mục tiêu”

+ Phương pháp đánh giá 360°

1.4.2.4 Xác định đối tượng đánh giá

Đối tượng tham gia đánh giá thực hiện công việc có thể bao gồm: cá nhân tự đánh giá, quản lí trực tiếp, quản lí gián tiếp, đồng nghiệp đánh giá chéo, khách hàng, đối tác, cấp dưới Việc xác định đối tượng đánh giá thực hiện công việc tùy thuộc vào mục tiêu đánh giá

+ Cán bộ quản lí đánh giá nhân viên: Thông thường, cấp trên sẽ tham gia hoàn toàn hoặc một phần vào việc đánh giá sự thực hiện công việc của nhân viên dưới quyền mình vì họ là người quản lí trực tiếp, nắm rõ nhất năng lực và kết quả làm việc của nhân viên

+ Nhân viên đánh giá cán bộ quản lí: phương pháp này phản ánh cách thức đối

xử của cán bộ quản lí với nhân viên, đây sẽ là công cụ phát triển cá nhân cho người quản lí Phương pháp này không được sử dụng nhiều trong thực tế do nhân viên thường không hình dung được toàn cục vấn đề

+ Đồng nghiệp: Đồng nghiệp là những người quen thuộc, cùng làm việc trong một môi trường giống nhau và có thể có những yếu tố công việc mang tính tương đồng Họ là người có đóng góp đáng kể khi người quản lí không theo sát công việc của nhân viên và có thể đưa ra những góc nhìn mới về kết quả thực hiện công việc cũng như năng lực thực hiện công việc của người lao động Tuy nhiên kết quả đánh giá có thể không chính xác do quan hệ cá nhân, nếu đánh giá kín có thể gây mất sự

tin tưởng giữa các nhân viên dẫn đến mất đoàn kết nội bộ

+ Đánh giá nhóm: Việc đánh giá mỗi cá nhân được căn cứ trên ý kiến của một nhóm người, có thể bao gồm cấp trên, cấp dưới hoặc đồng nghiệp sẽ đưa ra cái nhìn

Hoàng Minh Tâm – 1805QTNB – Human Resource Managament

toàn diện về đối tượng được đánh giá Tuy nhiên phương pháp này có nhược điểm là

số lượng người tham gia đánh giá lớn nên thông tin có thể chênh lệch nhiều do quan điểm, trình độ, động cơ của các đối tượng tham gia đánh giá khác nhau

+ Tự đánh giá: Hiện nay nhiều công ty đã tiết kế để người lao động tự đánh giá kết quả hoàn thành công việc của mình giúp người lao động phát triển bản thân hơn Phương pháp này thường được kết hợp với các phương pháp đánh giá khác để tránh trường hợp người lao động có xu hướng đánh giá bản thân cao hơn dẫn tới kết quả không khách quan

1.4.3 Triển khai đánh giá thực hiện công việc

1.4.3.1 Truyền thông đánh giá

Truyền thông đánh giá thực hiện giúp định hướng cho người lao động hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ và các nội dung chương trình đánh giá để họ thực hiện theo đúng yêu cầu của doanh nghiệp

Khi tiến hành đánh giá, doanh nghiệp cần gửi thông điệp rõ ràng đến từng nhân viên về quyền lợi và nghĩa vụ khi tham gia vào chương trình đánh giá thực hiện công việc, nhân viên cần hiểu rõ lợi ích mà chương trình đánh giá mang lại cho bản thân họ để từ đó có cái nhìn tích cực về công tác đánh giá của doanh nghiệp Truyền thông đánh giá thực hiện được tiến hành liên tục trong suốt quá trình đánh giá thực hiện công việc tại doanh nghiệp Hệ thống truyền thông đánh giá trong doanh nghiệp thường bao gồm: tờ tin nội bộ, forum, mail group, các buổi họp, hội thảo, truyền thông trong phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc,… Khi hoàn tất chương trình ĐGTHCV, việc truyền thông cũng hết sức cần thiết nhằm giúp người được đánh giá nắm được kết quả đánh giá thực hiện công việc, phát huy những điểm mạnh và khắc phục những mặt hạn chế của bản thân

1.4.3.2 Đào tạo về đánh giá

Đào tạo trong đánh giá thực hiện công việc nhằm đảm bảo trang bị cho lãnh đạo, các chuyên viên đánh giá một kĩ năng cần thiết về thực hiện việc phân tích, đánh

giá về năng lực thực hiện công việc để công tác đánh giá được tiến hành đạt kết quả cao

như mong đợi của doanh nghiệp Đào tạo giúp cả người đánh giá và người được đánh giá hiểu được mục tiêu, yêu cầu và phương thức triển khai chương trình đánh giá giúp thống nhất hành động , đảm bảo tính công bằng, hợp tình hợp lí, chính xác

1.4.3.3 Phỏng vấn đánh giá

Phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc là quá trình trao đổi thông tin về quá trình và kết quả thực hiện công việc giữa người đánh giá và người được đánh giá Nội dung của phỏng vấn là thảo luận về sự thực hiện công việc của đối tượng, các tiềm năng của họ trong tương lai và các biện pháp hoàn thiện thực hiện công việc của họ Phỏng vấn đánh giá giúp xác định các sai sót trong quá trình đánh giá thực hiện công việc và tiếp thu ý kiến của người lao động để hoàn thiện chương trình đánh giá ở chu

kì tiếp theo Có ba hình thức phỏng vấn dựa trên ba mục tiêu khác nhau:

Hoàng Minh Tâm – 1805QTNB – Human Resource Managament

+ Thỏa mãn – thăng tiến: Nếu người đánh giá đáp ứng được các nhu cầu tiêu chuẩn đặt ra về thực hiện công việc thì người đó sẽ có khả năng thăng tiến Mục đích của phỏng vấn là thảo luận với người đánh giá về kế hoạch nghề nghiệp và các kế hoạch hành động đặc biệt để nâng cao trình độ văn hóa, chuyên môn… để họ có đủ khả năng thực hiện những công việc, chức vụ cao hơn

+ Thỏa mãn không thăng tiến: Nhằm duy trì và nâng cao kĩ năng thực hiện công việc của người được đánh giá Hình thức phỏng vấn này áp dụng đối với những người đã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ ở cương vị hiện nay nhưng họ không có cơ hội thăng tiến do các nguyên nhân như không có chức vụ trống cao hơn, do chưa đáp ứng được tiêu chuẩn công việc cao hơn, do bản thân không có nguyện vọng thăng tiến Vì thế người phỏng vấn phải tìm ra các biện pháp thích hợp để khuyến khích họ tiếp tục duy trì và nâng cao kĩ năng thực hiện công việc, thông qua hình thức khen thưởng hợp lí

+ Không thỏa mãn – điều chỉnh: Áp dụng đối với những cá nhân không đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn trong thực hiện công việc Có hai cách giải quyết, sửa chữa những sai sót của nhân viên trong thực hiện công việc, chuyển họ sang thực hiện công việc khác, hoặc cho nghỉ việc

Quy trình phỏng vấn đánh giá thực hiện thường được triển khai theo hai bước:

chuẩn bị phỏng vấn và tiến hành phỏng vấn Chú ý trong quá trình phỏng vấn, cần khuyến khích nhân viên nói nhiều, sao cho họ nhận ra sự thiếu hụt và chấp nhận sự cần thiết phải thay đổi trong hoạt động của họ

1.4.4 Sử dụng kết quả đánh giá thực hiện công việc

1.4.4.1 Sử dụng kết quả đánh giá thực hiện công việc trong công tác quản

lí chung

Kết quả đánh giá thực hiện công việc xác định những cống hiến của nhân viên

để khuyến khích họ làm việc chăm chỉ hơn mang lại hiệu quả cao hơn, xác định những điểm sai sót không đạt chuẩn của nhân viên để đưa ra biện pháp khắc phục xử lí hợp

lí

Doanh nghiệp sử dụng kết quả đánh giá thực hiện công việc làm cơ sở điều chỉnh lương và chính sách đãi ngộ Doanh nghiệp sử dụng kết quả đánh giá thực hiện công việc làm cơ sở đề bạt cá nhân Khi người lao động đóng góp cho doanh nghiệp được công nhận và có cơ hội thăng tiến sẽ tạo cho họ động lực phát triển bản thân trong tương lai, tạo dựng được sự gắn kết giữa doanh nghiệp với người lao động

1.4.4.2 Sử dụng kết quả đánh giá thực hiện công việc trong bố trí và sử dụng nhân lực

Sau khi tiến hành ĐGTHCV,người đánh giá có thể nhận thấy nhân viên sẽ phù hợp hơn với vị trí công việc khác so với hiện tại, vị trí này có thấp quá hay cao quá đối với nhân viên được đánh giá Thực hiện đánh giá tốt, doanh nghiệp có thể có sự