SỞ NỘI VỤ TỈNH KON TUM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

SỞ NỘI VỤ TỈNH KON TUM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM UBND TỈNH KONTUM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM SỞ TÀI CHÍNH Độc lập Tự do Hạnh phúc Số 2453/BC STC Kon Tum, ngày 30 tháng 10 năm 2014, BÁ[.]

UBND TỈNH KONTUM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

SỞ TÀI CHÍNH Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: 2453/BC-STC Kon Tum, ngày 30 tháng 10 năm 2014,

BÁO CÁO

Kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

từ ngày 01/01/2013 đến nay

_

Thực hiện công văn số 47/CCVTLT-QLVTLT và TTCL ngày 14 tháng 10 năm 2014 của Chi cục văn thư – lưu trữ về việc báo cáo kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2013 đến nay

Sở Tài chính Tỉnh Kontum báo cáo như sau :

I KẾT QUẢ CHỈ ĐẠO, QUẢN LÝ, THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ.

1 Phố biến, giới thiệu các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản khác của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ :

a) Ban Giám đốc xác định rõ trách nhiệm của mình trong việc chỉ đạo, điều hành thực hiện các văn bản liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ như: luật lưu trữ

số 01/2011/QH13; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của cấp trên đến từng phòng, ban

b) Các hình thức phổ biến, giới thiệu

- Sở Tài chính phân công CB tham gia đầy đủ các lớp tập huấn về công tác VT,LT do Sở Nội vụ tổ chức, và lồng ghép vào các Hội nghị, họp giao ban và các buổi sinh hoạt Đoàn thể nhằm tuyên truyền sâu rộng để Cán bộ công chức thấy được giá trị và tầm quan trọng của công tác văn thư- lưu trữ

c) Kết quả tổ chức thực hiện

Được sự hướng dẫn của Chi cục, kết hợp sự chỉ đạo sát sao của Lãnh đạo Sở nên công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan đã đi vào nề nếp và ngày được hoàn thiện

2 Công tác tổ chức, cán bộ

- Hiện tại, Sở Tài chính có 01 biên chế làm công tác Văn thư kiêm thủ quĩ và

01 biên chế làm công tác lưu trữ kiêm nhiệm, đồng thời chưa được đào tạo theo tiêu chuẩn nghiệp vụ

- Thực trạng, các chế độ phụ cấp cho người làm công tác lưu trữ theo quy định chưa thực hiện

3 Ban hành văn bản chỉ đạo, quản lý, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ

- Ban hành các văn bản:

+ Sở đã ban hành Quy chế số 1532/QC-STC ngày 5/7/2013 về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan để CB làm tiêu chí mà thực hiện.Trong công tác lưu trữ đã lập danh mục cho từng hồ sơ theo từng năm

+ Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của cơ quan đã được thống kê qua

đợt chỉnh lý hồ sơ công đoạn 1( Từ bước 1 đến bước 5)

+ Hướng dẫn cho CBCC sắp xếp tài liệu ngăn nắp, theo từng bộ hồ sơ và khi đến thời hạn kết thúc công việc sẽ chuyển hồ sơ vào lưu trữ theo qui định và qui trình khai thác, tra cứu tài liệu lưu trữ

4 Thực hiện nghiệp vụ về công tác văn thư theo quy định

- Soạn thảo và ban hành văn bản;

Khi các phòng, ban hoặc lãnh đạo Sở đã soạn thảo văn bản, Văn thư có trách nhiệm hoàn chỉnh về thể thức văn bản theo qui định của công văn đi

- Quản lý và giải quyết văn bản đi, đến;

a) Văn bản đi gồm những bước như sau:

1 Văn thư có trách nhiệm kiểm tra thể thức, hình thức và kỷ thuật trình bày, ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản

2 Đóng dấu cơ quan và mức độ khẩn, mật ( nếu có)

3 Đăng ký văn bản đi

4 Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục và chuyển phát ngay trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh

5 Lưu văn bản đi Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính; một bản lưu tại văn thư cơ quan và một bản lưu trong hồ sơ

b) Văn bản đến:

1 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến tại từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết

2 Trình, chuyển giao văn bản đến Văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có trách nhiệm giải quyết Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ gìn bí mật nội dung văn bản

3 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

+ Giải quyết văn bản đến

Khi nhận được văn bản đến, lãnh đạo cơ quan có trách nhiệm giải quyết kịp

+ Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Căn cứ quy định cụ thể của cơ quan, nhân viên văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: tổng số văn bản đến; văn bản đến đã được giải quyết; văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết v.v để báo cáo cho người được giao trách nhiệm

+ Đối với văn bản đến có đóng đấu “Tài liệu thu hồi”, văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định

- Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức;

Mỗi CBCC có trách nhiệm tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu được hình thành trong quá trình giải quyết, theo dõi công việc thành hồ sơ theo các nguyên tắc và phương pháp nhất định; được tiến hành đồng thời với quá trình giải quyết công việc Việc lập hồ sơ hiện hành đảm bảo văn bản, tài liệu phản ánh đúng công việc, chất lượng hồ sơ Và sau đó, đến định kỳ chuyển giao những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ từ các cá nhân vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, theo quy định của pháp luật

- Quản lý và sử dụng con dấu

Người có trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu là người đứng đầu cơ quan Con dấu được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại trụ sở của cơ quan Ngoài ra, những người không có trách nhiệm không được đóng dấu

5 Thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ

- Việc thực hiện các quy định về: thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ đúng theo qui định hiện hành

Hiện tại cơ quan có 02 kho để lưu trữ hồ sơ:

a) Kho tầng lầu có DT (8,8m x 8,0)= 66,4m2 và đã có kệ sắt để lưu giữ hồ sơ b) Kho mặt đất có DT ( 3,2m x 58m)= 37,12m2, chưa có kệ sắt; Hồ sơ đang để trên nền xi măng, thường xuyên phun thuốc chống mối, mọt để bảo quản Tài liệu

- Tổng số mét tài liệu thu được đã chỉnh lý (Công đoạn 1) từ năm 2013 đến

tháng 10/2014 là: 3,2m

- Thực hiện Đề án chỉnh chính tài liệu tồn đọng từ năm 1991-2013 đã được UBND tỉnh phê duyệt ngày 25/01/2014 Tổng số mét giá thu được sau khi chỉnh lý

khoa học công đoạn 1( Từ bước 1 đến bước 5) là : 346,1m

6 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ

- Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản đi, đến

Cơ quan có 01 máy scaner và phần mềm eOffice để sử dụng cho công văn đi và đến

- Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ:

Hiện tại đang triển khai công văn số 413/SNV-CCVTLT ngày 28/3/2014 về việc triển khai đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ, nên việc ứng dụng công nghệ thông tin vào lưu trữ của đơn vị đang từng bước hoàn thiện

7 Thực hiện chế độ thông tin báo cáo thống kê đột xuất, thống kê định

kỳ công tác văn thư, lưu trữ

Theo thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ về việc qui định chế độ báo cáo thống kê cơ sơ, thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ

và tài liệu lưu trữ Sở đã thực hiện đầy đủ như:

a) Trước ngày 15/01 năm kế tiếp của năm báo cáo đối với báo cáo thống kê

cơ sở

b) Trước ngày 31/01 năm kế tiếp của năm báo cáo đối với báo cáo thống kê tổng hợp

c) Trước ngày 15/02 năm kế tiếp của năm báo cáo đối với báo cáo thống kê tổng hợp được qui định tại điểm a,c,d,g khoản 3

8 Bố trí kinh phí để thực hiện công tác văn thư, hoạt động lưu trữ

Thực hiện Điều 39 của Luật Lưu trữ, cơ quan sử dụng nguồn kinh phí được

bố trí trong dự toán Ngân sách Nhà nước hằng năm của đơn vị để trang bị cho công tác lưu trữ như: mua sắm kệ lưu trữ và thuê dịch vụ chỉnh lý tài liệu

II NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ

1 Ưu điểm :

- Đã đưa hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ ổn định lâu dài và thuận tiện việc tra cứu, khai thác khi cần thiết

2 Hạn chế

Do tính chất công việc và cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ kiêm nhiệm nên trong quá trình triển khai thực hiện chưa được thông suốt

III KẾ HOẠCH CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TRONG THỜI GIAN TỚI.

- Phổ biến, giới thiệu các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản khác của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ

- Chỉnh lý khoa học tài liệu tồn đọng công đoạn 2 ( Từ bước 6 đến bước 23)

- Đóng thêm giá để lưu trữ tài liệu (kho 2)

- Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ

IV KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT

- Tăng cường tập huấn, bồi dưỡng theo tiêu chuẩn nghiệp vụ cho công chức làm công tác văn thư, lưu trữ

Nơi nhận: P/ GIÁM ĐỐC

-Chi cục VTLT (Đã ký)

- Lưu VT U THỊ THANH