UBND HUYỆN HIỆP ĐỨC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM UBND HUYỆN HIỆP ĐỨC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHÒNG NỘI VỤ Độc Lập Tự do Hạnh phúc Số 306/TB NV Hiệp Đức, ngày 23 tháng 9 năm 2015 THÔNG[.]
Trang 1UBND HUYỆN HIỆP ĐỨC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHÒNG NỘI VỤ Độc Lập-Tự do-Hạnh phúc
Số: 306/TB-NV Hiệp Đức, ngày 23 tháng 9 năm 2015
THÔNG BÁO Kết quả kiểm tra công tác nội vụ tại UBND các xã, thị trấn
Thực hiện Kế hoạch số 90/KH-UBND ngày 01/7/2015 của UBND huyện
về kiểm tra công tác nội vụ năm 2015, Phòng Nội vụ huyện đã tiến hành kiểm tra tại 12 xã, thị trấn từ ngày 28/7 đến 13/9/2015 Qua kiểm tra, Phòng Nội vụ thông báo kết quả kiểm tra như sau:
I KẾT QUẢ CÔNG TÁC KIỂM TRA
Qua các đợt kiểm tra kết hợp hướng dẫn liên tục của Phòng Nội vụ cùng
nỗ lực khắc phục tốt những hạn chế của UBND các xã, thị trấn, công tác nội vụ tuy vẫn còn một số hạn chế nhất định nhưng đã đi vào nền nếp, lãnh đạo các địa phương đã dành sự quan tâm nhất định cho lĩnh vực này Kết quả cụ thể:
1 Lĩnh vực VTLT
a) Công tác triển khai thực hiện các văn bản chỉ đạo
Thời gian gần đây, Chủ tịch UBND các xã, thị trấn có sự quan tâm nhất định đến công tác chỉ đạo, triển khai thực hiện các văn bản liên quan đến lĩnh vực văn thư, lưu trữ; bố trí người kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ tương đối phù hợp và có trách nhiệm với công việc; tạo điều kiện phối hợp với các cơ quan liên quan và bố trí thời gian cho việc kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn
thư, lưu trữ hằng năm đạt hiệu quả
b) Về thực hiện nhiệm vụ chuyên môn
- Đối với công tác văn thư, hầu hết đến nay việc thực hiện về thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản tại các xã, thị trấn tương đối tốt; sắp xếp, phân loại hồ
sơ, lập mục lục văn bản, lên cặp, hộp và lưu trữ hồ sơ hiện hành đúng theo quy định, quản lý và sử dụng con dấu được đảm bảo Tuy nhiên, có một số địa phương về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản còn hạn chế một vài yếu tố cần điều chỉnh
- Đối với công tác lưu trữ, việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu tại các xã, thị trấn
tương đối đảm bảo và đúng quy định, một số ít bộ phận đã lập được hồ sơ công việc và đưa vào lưu trữ cơ quan như: Quế Lưu, Quế Bình, Hiệp Thuận, Tân An, Thăng Phước, Sông Trà; tập lưu văn bản đi - đến của các xã, thị trấn được lên mục lục và sắp xếp lên giá, kệ để bảo quản đúng quy định; việc quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu đúng mục đích, yêu cầu
Trang 2Tuy nhiên, vẫn còn một số xã chưa lập được hồ sơ công việc và quản lý
hồ sơ còn phân tán, chưa triển khai việc nộp lưu hồ sơ đến hạn về lưu trữ cơ quan theo đúng thời gian và các quy định hiện hành
Nhìn chung, qua đợt kiểm tra, hướng dẫn cho thấy hiện nay lĩnh vực văn thư, lưu trữ ngày càng được quan tâm của các cấp lãnh đạo và trách nhiệm của CC,VC, NLĐ làm công tác văn thư, lưu trữ tại các địa phương Do vậy, công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn huyện Hiệp Đức dần đi vào nền nếp và ổn định
2 Cải cách hành chính
Qua kiểm tra, việc thực hiện cơ chế 1 cửa đã đi vào nền nếp: Tất cả các
xã, thị trấn đã xây dựng, cập nhật và điều chỉnh (nếu được đoàn kiểm tra nêu tại kiểm tra 2014) các văn bản triển khai thực hiện cơ chế 1 cửa: củng cố Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả khi có thay đổi nhân sự, Quy chế tổ chức và hoạt động, Quy chế quy định quy trình tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả theo cơ chế 1 cửa; duy trì tốt việc ghi chép các thông tin theo quy định vào sổ theo dõi tiếp nhận, trả hồ sơ, ghi phiếu hẹn đúng quy định, bố trí phòng làm việc cho Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả, các thủ tục hành chính được niêm yết công khai, rõ ràng và minh bạch theo quy định Đa số các xã thực hiện tốt việc chi trả chế độ phụ cấp cho thành viên BP TN&TKQ; thực hiện tốt công tác tự kiểm tra việc thực hiện cơ chế 1 cửa tại địa phương (Bình Lâm, Sông Trà, Phước Trà); thực hiện tốt công tác thông tin, tuyên truyền đến tổ chức, công dân (Bình Sơn, Bình Lâm, Quế Thọ, Tân An) Bên cạnh đó, UBND các xã, thị trấn (Bình Sơn, Hiệp Hòa, Quế Thọ ) đã khắc phục tốt các hạn chế (nội dung các văn bản phục vụ cho việc thực hiện cơ chế 1 cửa, việc mở và cập nhật sổ theo dõi, giấy biên nhận ) mà Tổ kiểm tra đã nêu tại các biên bản kiểm tra năm 2014
Tuy nhiên, vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục như: Việc lập và sử dụng Giấy biên nhận, các loại sổ theo dõi vẫn còn hạn chế ở một số địa phương (ghi gián đoạn thời gian, thiếu thông tin, thiếu lĩnh vực/công việc hoặc không sử dụng khi tiếp nhận hồ sơ – Thăng Phước, Sông Trà, Quế Lưu); trong quá trình thực hiện cơ chế “một cửa”, phần lớn các đơn vị chưa chú trọng đến công tác kiểm tra, giám sát hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cũng như chất lượng giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa” Vì vậy, nhiều vấn đề phát sinh không được phát hiện để có hướng đề xuất, giải quyết kịp thời hoặc đề xuất cấp có thẩm quyền giải quyết; công tác thông tin, tuyên truyền để tổ chức,
cá nhân biết về việc giải quyết theo cơ chế một cửa chưa được nhiều địa phương coi trọng, chưa có sự quan tâm chỉ đạo của lãnh đạo; chế độ phụ cấp cho thành viên BP TN&TKQ vẫn còn địa phương chưa chi trả (Bình Lâm) Việc niêm yết công khai ở tất cả các xã, thị trấn còn rất lộn xộn, nội dung chưa đảm bảo và không đúng so với hướng dẫn tại Thông tư 05/2015/TT-BTP
3 Công tác xây dựng chính quyền
Nhìn chung, công tác XDCQ ở cơ sở cơ bản đạt yêu cầu: Ban hành đầy đủ các Quy chế làm việc của UBND xã, Quy chế phối hợp; bố trí CBCC, NHĐKCT đảm bảo số lượng so với định biên, chất lượng được nâng lên; chế độ
Trang 3chính sách, lương, các khoản phụ cấp của người lao động được chi trả kịp thời,
cơ bản đúng quy định; công tác báo cáo, thống kê định kỳ, đột xuất được thực hiện kịp thời; nhiều xã, thị trấn đã có bản phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng
CB, CC, NHĐKCT
Tuy nhiên còn một số mặt còn hạn chế, cần khắc phục:
- Về chế độ chính sách của CB, CC, NHĐKCT: chi trả các loại phụ cấp vẫn còn sai sót và chưa kịp thời như:
- Thực hiện báo cáo định kỳ, đột xuất còn chậm (Bình Lâm, Quế Thọ, Hiệp Thuận)
- Một số địa phương chưa thực hiện tốt công tác quản lý nhà nước về Hội (Bình Sơn, Hiệp Hòa, Hiệp Thuận, Sông Trà, Phước Trà)
- Một số địa phương chưa duy trì tốt chế độ họp UBND cấp xã theo QUy chế làm việc (Hiệp Thuận, Quế Lưu)
4 Thi đua - Khen thưởng
Công tác thi đua khen thưởng đã được triển khai thực hiện theo đúng Luật Thi đua-khen thưởng và các quy định của pháp luật về công tác thi đua khen thưởng Nhìn chung, UBND các xã, thị trấn đã triển khai thực hiện tốt các quy định về thi đua khen thưởng như: ban hành Quy chế thi đua, khen thưởng, củng
cố Hội đồng TĐ – KT khi có biến động về nhân sự, đăng ký thi đua ngay từ đầu năm, báo cáo các đợt thi đua đột xuất, thi đua định kỳ hàng năm đúng theo quy định Về hồ sơ, thủ tục, trình tự xét chọn khen thưởng và đề nghị cấp trên khen thưởng đảm bảo tính khách quan, dân chủ, công khai, công bằng đúng quy định Các xã, thị trấn thực hiện tốt công tác thi đua khen thưởng nói chung và chế độ báo cáo nói riêng (báo cáo đảm bảo về thời gian, chất lượng nội dung)
Bên cạnh những kết quả đạt được, vẫn còn một số hạn chế:
- Chưa quy định rõ ràng việc sử dụng kinh phí trong Quy chế TĐ – KT (Bình Sơn), sử dụng kinh phí TĐ – KT chưa đúng (Quế Lưu)
- Biên bản họp xét, bình chọn các danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng chưa đảm bảo, không thể hiện rõ tỉ lệ biểu quyết (Bình Sơn, Quế Lưu, Bình Lâm, Hiệp Hòa, Hiệp Thuận );
- Không thực hiện, thực hiện chưa tốt việc lập hồ sơ công việc, lưu trữ văn bản áp dụng về công tác TĐ – KT (Quế Lưu, Bình Lâm)
5 Công tác tôn giáo
Các xã, thị trấn đều thực hiện tốt công tác quản lý nhà nước về tôn giáo (theo dõi, quản lý chặt chẽ danh sách tín đồ), việc lưu trữ và triển khai các văn bản quản lý Nhà nước về tín ngưỡng, tôn giáo của cấp trên đảm bảo Tham mưu cho các cấp lãnh đạo chỉ đạo thực hiện đúng theo chức năng nhiệm vụ, quyền hạn được giao, hướng dẫn các tổ chức tôn giáo và đồng bào có đạo thực hiện đúng theo Pháp lệnh tín ngưỡng tôn giáo và đúng pháp luật Tuy nhiên, vẫn còn một số xã chưa lưu trữ tốt hồ sơ liên quan đến công tác tôn giáo, thiếu các văn bản áp dụng (Hiệp Thuận, Thăng Phước)
Trang 4(Có biên bản kiểm tra cụ thể từng xã, thị trấn)
II ĐỀ NGHỊ SAU KIỂM TRA, HƯỚNG DẪN
1 Đối với Phòng Tư pháp
Đề nghị Phòng Tư pháp huyện tiếp tục hướng dẫn, kiểm tra việc niêm yết
UBND các xã, thị trấn
2 Đối với UBND các xã, thị trấn
Đề nghị, Chủ tịch UBND các xã, thị trấn chỉ đạo cán bộ, công chức, người hoạt động không chuyên trách phụ trách các lĩnh vực liên quan đến công tác nội vụ kiểm tra, rà soát lại công tác nội vụ tại địa phương và có kế hoạch khắc phục các tồn tại mà Tổ kiểm tra đã kết luận tại buổi làm việc, trong biên bản kiểm tra cũng như tại Thông báo này
Trên đây là kết quả kiểm tra công tác nội vụ năm 2015, Phòng Nội vụ thông báo để các cấp theo dõi, chỉ đạo./
- Chủ tịch UBND huyện (b/c);
- UBND các xã, thị trấn;
- Sở Nội vụ (b/c);
- Lưu: NV.
Nguyễn Đức Thọ
Trang 52 Đối với việc thực hiện theo cơ chế một cửa
- Đề nghị Đảng ủy các xã, thị trấn tăng cường công tác chỉ đạo, kiểm tra, giám sát việc thực hiện cơ chế một cửa của UBND xã mình; UBND các xã định
kỳ tổ chức kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện cơ chế “một cửa” chấn chỉnh,
khắc phục những thiếu sót, khuyết điểm đã phát hiện sau khi kiểm tra.
- Đề nghị UBND các xã (thị trấn) đã thực hiện tốt việc ban hành các văn bản và các yêu cầu khác theo quy định phải thực hiện theo cơ chế một cửa; tiếp tục duy trì kết quả đã thực hiện và áp dụng đúng, hiệu quả khi giải quyết hồ sơ, công việc cho tổ chức, công dân, đưa công tác thực hiện cơ chế một cửa theo chiều sâu; tăng cường công tác triển khai, tuyên truyền cơ chế một cửa đối với
CB, CC, người lao động và nhân dân ở địa phương biết và thực hiện
- Chỉ đạo cán bộ, công chức phụ trách cơ chế một cửa kiểm tra, rà soát lại việc thực hiện các quy định theo cơ chế một cửa tại địa phương và có kế hoạch khắc phục các tồn tại mà Đoàn kiểm tra đã nêu tại Biên bản làm việc và tại thông báo này
- Thực hiện chế độ báo cáo kịp thời, đảm bảo chất lượng (theo Công văn
số 125/NV ngày 24/4/2014 của Phòng Nội vụ và các báo cáo đột xuất theo yêu cầu)
2 Về lĩnh vực văn thư, lưu trữ
Để phát huy những kết quả đã đạt được, đồng thời hực hiện nghiêm Quyết định số 3079/QĐ-UBND ngày 27-9-2012 của UBND tỉnh Quảng Nam về ban hành Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Chi cục Văn thư, Lưu trữ tỉnh Quảng Nam và Hướng dẫn số 2415/HD-UBND ngày
03-7-2013 của UBND tỉnh về việc thu tài liệu lưu trữ từ các cơ quan, đơn vị trực thuộc UBND huyện, thành phố về Lưu trữ Lịch sử tỉnh Quảng Nam và lưu trữ
hồ sơ, tài liệu đúng theo quy định; Phòng Nội vụ đề nghị:
1 Chủ tịch UBND các xã, thị trấn tiếp tục triển khai thực hiện các văn
bản chỉ đạo của cấp trên liên quan đến lĩnh vực văn thư, lưu trữ, đặc biệt là Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Nhà nước huyện Hiệp Đức, đồng thời chỉ đạo cho các bộ phận chuyên môn lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan khi kết thúc năm kế hoạch, người phụ trách công tác văn thư, lưu trữ
rà soát theo Danh mục hồ sơ tài liệu của cơ quan đã ban hành để thu tài liệu về lưu trữ cơ quan đúng quy định
2 Mua sắm trang thiết bị, dụng cụ phục vụ cho việc lưu trữ hồ sơ được
bảo đảm an toàn
3 Phối hợp với Phòng Nội vụ huyện (CV phụ trách công tác văn thư, lưu
trữ) để hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn giúp các xã, thị trấn trong quá trình lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan
3 Xây dựng chính quyền
4 TĐ-KT, Tôn giáo
Trang 6Trên đây là kết quả kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện cơ chế một cửa và VT-LT năm 2013, Phòng Nội vụ thông báo để các cấp theo dõi, chỉ đạo./
- Chủ tịch UBND huyện (thay báo cáo);
- UBND các xã, thị trấn;
- Sở Nội vụ;
- Lưu: NV.
2 Giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”, cơ chế “một cửa liên thông”:
UBND các xã, thị trấn tiếp tục thực công tác tiếp nhận và trả kết quả đúng theo quy định; đã ban hành các quyết định thành lập, quyết định ban hành quy chế hoạt động, quyết định hưởng phụ cấp cho thành viên bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế “một của”, “một cửa liên thông” Một số xã, thị trấn thực hiện mở sổ theo dõi tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả và ghi chép các thông tin theo quy định; ghi phiếu hẹn hồ sơ; có phòng tiếp nhận và trả kết quả, bố trí chỗ tiếp công dân, các thủ tục hành chính được niêm yết công khai, rõ ràng và minh bạch theo quy định
Qua thực tế cho thấy, khi thực hiện giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế 1 cửa thì các thủ tục hành chính, quy trình, thời gian, mẫu đơn, mẫu tờ khai
và lệ phí được niêm yết công khai, rõ ràng tại cơ quan sẽ giúp cho tổ chức, cá nhân và doanh nghiệp hiểu rõ các thủ tục cần thiết và hồ sơ phải thực hiện, giảm phiền hà, chi phí và thời gian đi lại Tuy nhiên, phần lớn các đơn vị bố trí còn thiếu, còn mang tính hình thức, đối phó; sổ sách theo dõi việc luân chuyển hồ sơ theo cơ chế “một cửa liên thông” thực hiện chưa đầy đủ Nguyên nhân chủ yếu
do thiếu được theo dõi, nhắc nhỡ và quán triệt; phòng làm việc tại các đơn vị còn chật hẹp, phòng chưa đến 20m2 nhưng có nơi bố trí đến 3 công chức như Triệu Hòa, Triệu Long, Triệu An, Triệu Trạch, Triệu Ái, Triệu Giang…; còn lại
đa số bố trí 02 công chức là Văn phòng-Thống kê và Tư pháp-Hộ tịch, công chức Địa chính-Xây dựng ngồi riêng phòng khác để thuận lợi giao dịch
Trong quá trình thực hiện cơ chế “một cửa”, cơ chế “một cửa liên thông”, phần lớn các đơn vị chưa chú trọng đến công tác kiểm tra, giám sát hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cũng như chất lượng giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”, cơ chế “một cửa liên thông” Các đơn vị hầu như khoán trắng công việc cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, không thường xuyên tổ chức họp theo Quy chế hoạt động hoặc có tổ chức họp nhưng chất lượng cuộc họp chưa cao Vì vậy, nhiều vấn đề phát sinh chưa kịp thời xử lý, chưa phát hiện những khó khăn, vướng mắc để có hướng đề xuất, giải quyết kịp thời hoặc đề xuất cấp có thẩm quyền giải quyết; nhiều sai sót diễn ra trong thời gian dài nhưng chưa được phát hiện, giải quyết và chấn chỉnh kịp thời Việc ghi phiếu hẹn và mở sổ theo dõi hồ sơ còn nhiều thiếu sót như không thường xuyên, không có chữ ký nhận hồ sơ, không ghi ngày hẹn trả hoặc ghi ngày nhận và ngày trả kết quả không đúng theo quy định, thiếu nội dung theo hướng dẫn, …
Trang 7Hồ sơ trễ hẹn, tồn đọng ở một số đơn vị vẫn thường xảy ra, nhất là trên lĩnh vực đất đai Ví dụ ở Triệu Thượng, hồ sơ đề nghị cấp giấy chứng nhận QSD đất của ông Lê Thanh Bằng, nộp ngày 19/9/2012 đến nay vẫn chưa có kết quả; ở Triệu Long đã chuyển lên huyện 19 hồ sơ lĩnh vực đất đai, nhưng chỉ mới nhận được
06 hồ sơ, còn lại quá hạn
Kinh nghiệm cho thấy, cơ chế phối hợp giữa các cơ quan, đơn vị trong việc giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa liên thông” giữa UBND
xã, huyện, tỉnh ngày càng được củng cố, hoàn thiện và phát huy hiệu quả sẽ góp phần cải thiện môi trường đầu tư, nâng cao chỉ số năng lực cạnh tranh và cơ bản hướng đến một nền hành chính công vì dân; giảm thiểu đáng kể chi phí về thời gian, đi lại của người dân, doanh nghiệp Tuy nhiên, các xã, thị trấn vẫn còn nhiều lúng túng, khó khăn về biên chế và chưa làm rõ trách nhiệm giữa cơ quan chủ trì và cơ quan phối hợp, vẫn thường xảy ra tình trạng cả nể, dẫn đến sự tùy tiện và chất lượng trong các quan hệ phối hợp chưa cao
3 Lựa chọn những đơn vị có điều kiện áp dụng thí điểm hệ thống ISO 9001:2008:
Thực hiện Chương trình công tác trọng tâm năm 2013 của UBND huyện, sau khi hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của UBND huyện được đánh giá chứng nhận, là cơ quan thường trực Ban ISO hành chính, phòng Nội vụ tổ chức nghiên cứu, tìm hiểu, thống kê, tham mưu UBND huyện
Kế hoạch xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 ở một vài xã thí điểm, sau đó nhân rộng nếu đạt kết quả Dự kiến phạm vi áp dụng chỉ trên một vài lĩnh vực của Đề án 30, đó là lĩnh vực đất đai,
tư pháp-hộ tịch và thương binh-xã hội Tiêu chí để chọn lựa những xã làm thí điểm là sự cam kết của lãnh đạo UBND xã, sự hưởng ứng của đội ngũ cán bộ, công chức liên quan, cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu Sau khi tìm hiểu, phòng Nội vụ thống nhất chọn UBND 4 xã và 1 thị trấn làm thí điểm (có đăng ký), bao gồm: Triệu Lăng, Triệu Phước, Triệu Thành, Triệu Đông và thị trấn Ái Tử Phòng Nội vụ sẽ tổ chức lập Kế hoạch áp dụng trình UBND huyện vào giữa Quý 4 năm 2013 và tổ chức hướng dẫn áp dụng vào năm 2014 nếu được UBND huyện phê duyệt
III ĐÁNH GIÁ CHUNG
Trong thời gian qua, công tác cải cách hành chính của huyện được đẩy mạnh và có nhiều chuyển biến tích cực; Cơ chế “một cửa”, cơ chế “một cửa liên thông” được thực hiện, phát huy hiệu quả; trong đó, cơ chế “một cửa” ở cấp xã được duy trì và ngày càng nâng cao chất lượng giải quyết hồ sơ, hạn chế hồ sơ trễ hẹn và tồn đọng; Cơ chế “một cửa liên thông” tiếp tục triển khai có hiệu quả, tạo sự liên kết, phối hợp giữa các cơ quan, đơn vị, địa phương trong giải quyết thủ tục hành chính nhằm giải quyết công việc cho người dân nhanh chóng, giảm
số lần đi lại; việc nộp hồ sơ và nhận kết quả được thực hiện tại một đầu mối Bên cạnh đó, đã tác động đến tinh thần trách nhiệm, ý thức của cán bộ công chức, viên chức trong quá trình thực thi công vụ
Trang 8Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 được lãnh đạo và cán bộ, công chức UBND các xã, thị trấn hưởng ứng, đăng ký thực hiện
Tuy nhiên, trong quá trình triển khai, tổ chức thực hiện công tác cải cách hành chính nói chung và cải cách thủ tục hành chính nói riêng vẫn còn những thiếu sót, tồn tại, vướng mắc cần khắc phục trong thời gian tới:
- Công tác chỉ đạo, điều hành ở một số đơn vị đôi lúc còn chưa sâu sát; các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp xã vẫn chưa được niêm yết công khai đầy đủ, rõ ràng Một số cơ quan, đơn vị niêm yết còn hình thức, không thuận tiện cho người dân trong việc theo dõi và thực hiện
- Công tác kiểm tra, giám sát và chấn chỉnh sau kiểm tra còn bị xem nhẹ hoặc chưa được thường xuyên, liên tục nên chưa kịp thời phát hiện những thiếu sót, sai phạm
- Thực hiện cơ chế “một cửa liên thông” ở một số xã, thị trấn vẫn chưa thực hiện, còn tình trạng người dân đến nộp hồ sơ ở bộ phận 1 cửa cấp huyện (nhất là trên lĩnh vực đất đai), hoặc xảy ra tình trạng tiếp nhận hồ sơ tại cấp xã nhưng trả kết quả tại cấp huyện; ghi thời gian giải quyết không đúng theo quy định; vẫn còn tình trạng hồ sơ giải quyết trễ hẹn, tồn đọng
Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế nêu trên là:
- Lãnh đạo UBND xã, thị trấn chưa quan tâm đúng mức đến nhiệm vụ cải cách hành chính, cơ chế “một cửa”, cơ chế “một cửa liên thông”; công tác kiểm tra, giám sát và chấn chỉnh sau kiểm tra chưa được quan tâm thường xuyên; chưa kịp thời phát hiện sai sót, khuyết điểm để có biện pháp chấn chỉnh, xử lý kịp thời và ý thức trách nhiệm của cán bộ, công chức thực thi nhiệm vụ chưa đáp ứng với yêu cầu đặt ra
- Cơ sở vật chất phục vụ cơ chế “một cửa”, cơ chế “một cửa liên thông” còn chật hẹp, xuống cấp Cán bộ, công chức phụ trách công tác cải cách hành chính của cơ quan, đơn vị không ổn định, luân chuyển, thay đổi nên ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng hoạt động của cơ chế “một cửa”, “một cửa liên thông”
- Nhân sự thực hiện cơ chế “một cửa liên thông” còn thiếu, quãng đường
từ xã đến huyện cách xa, có nơi lên đến 20-25km, trong khi hồ sơ tiếp nhận nhiều
- Còn hiện tượng đùn đẩy công việc giữa các cơ quan và chưa làm rõ trách nhiệm giữa cơ quan chủ trì và cơ quan phối hợp
IV MỘT SỐ KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT
1 Đối với Sở Nội vụ:
Hiện nay, bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cấp xã trên địa bàn huyện bố trí 4 thành viên, bao gồm lãnh đạo UBND xã làm Tổ trưởng, các thành viên khác còn lại gồm công chức Địa chính-xây dựng, Tư pháp-hộ tịch và công chức Văn phòng-thống kê Việc bố trí lãnh đạo UBND xã làm Tổ trưởng là cần thiết,
Trang 9vì thuận tiện cho việc kiểm tra, giám sát, quản lý, chỉ đạo, điều hành và hơn nữa
là đề cao trách nhiệm của Tổ 1 cửa, trách nhiệm phục vụ, do dân và vì dân Theo quy định của UBND tỉnh, thành viên được hưởng phụ cấp của bộ phận tiếp nhận
và trả kết quả cấp xã không quá 4 người, trong khi công chức phụ trách Thương binh-Xã hội tiếp nhận thủ tục hành chính nhiều và còn thực hiện luân chuyển hồ
sơ theo cơ chế 1 cửa liên thông Vì vậy, kiến nghị Sở Nội vụ nghiên cứu, đề xuất UBND tỉnh tăng số lượng thành viên hưởng phụ cấp bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cấp xã lên 05 người để thuận tiện cho hoạt động giao dịch và phục vụ
Cũng theo quy định về số lượng thành viên Tổ tiếp nhận và trả kết quả cấp xã không quá 4 người, trong khi ở UBND thị trấn cán bộ phụ trách địa chính
và xây dựng gồm 02 người, nên phụ cấp phải chia đôi, rất thiệt thòi, ảnh hưởng đến quyền lợi và hiệu quả công tác
2 Đối với Sở Khoa học và Công nghệ:
Để giúp UBND huyện thuận lợi trong việc áp dụng thí điểm hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 ở một số xã, thị trấn, đề nghị
Sở Khoa học và Công nghệ tạo điều kiện hướng dẫn các căn cứ pháp lý, kinh phí thực hiện, đào tạo, chứng nhận
3 Đối với các phòng ban cấp huyện
3.1 Văn phòng UBND huyện:
- Tổ chức kiểm tra, đánh giá thực chất tình hình thực hiện cơ chế “một cửa”, cơ chế “một cửa liên thông” của UBND huyện; chấn chỉnh, khắc phục
những thiếu sót, khuyết điểm đã phát hiện sau khi kiểm tra.
- Chỉ đạo bộ phận tiếp nhận và trả kết quả UBND huyện thực hiện nghiêm túc Quy chế tổ chức hoạt động, chấn chỉnh việc tiếp nhận hồ sơ, thực hiện nguyên tắc hướng dẫn 1 lần, ghi phiếu hẹn, vào sổ theo dõi, phát phiếu điều tra mức độ thỏa mãn của khách hàng, theo dõi việc luân chuyển hồ sơ
- Hiện nay, danh sách thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp huyện đã có nhiều thay đổi, vì vậy nội dung các thủ tục hành chính tại bảng niêm yết của UBND huyện không còn phù hợp, đề nghị Văn phòng UBND huyện tổ chức cập nhật, niêm yết mới
- Để góp phần thực hiện cơ chế “một cửa liên thông” hiệu quả, thuận lợi, nên nghiên cứu thực hiện biện pháp hợp lý hạn chế việc người dân nộp hồ sơ tại
bộ phận 1 cửa cấp huyện mà lẽ ra phải nộp ở bộ phận 1 cửa cấp xã theo quy định
- Phối hợp với Chi cục thuế tổ chức việc cấp hóa đơn thu phí, lệ phí cho
bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cấp xã để thuận lợi cho việc thực hiện cơ chế
“một cửa liên thông” khi tiếp nhận hồ sơ tại cấp xã
3.2 Phòng Tài nguyên-Môi trường:
Tổ chức theo dõi chặt chẽ việc luân chuyển hồ sơ trên lĩnh vực đất đai đúng quy định tại Quyết định 950/QĐ-UBND ngày 31/5/2013 của UBND tỉnh
Trang 104 Đối với UBND cấp xã
- Định kỳ tổ chức kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện cơ chế “một cửa”,
cơ chế “một cửa liên thông”; chấn chỉnh, khắc phục những thiếu sót, khuyết
điểm đã phát hiện sau khi kiểm tra.
- Thường xuyên rà soát các thủ tục hành chính để đề xuất, kiến nghị cấp
có thẩm quyền quyết định Công bố đầy đủ đường dây nóng, mức thu phí, lệ phí tại bảng niêm yết thủ tục hành chính
- Thực hiện chế độ báo cáo kịp thời, đảm bảo chất lượng (mỗi quý 2 báo cáo, bao gồm báo cáo tình hình cải cách hành chính và báo cáo tình hình thực hiện Quyết định 945/QĐ-TTg ngày 20/6/2011 của Thủ tướng Chính phủ và số liệu TTHC đã giải quyết trong mỗi Quý)
- Ngoài ra, UBND một số xã sau đây cần khắc phục một vài thiếu sót cụ thể được Đoàn kiểm tra phát hiện để thực hiện đảm bảo yêu cầu:
+ UBND các xã Triệu An, Triệu Vân, Triệu Phước, Triệu Đại, Triệu Hòa, Triệu Tài, Triệu Long cần ban hành kịp thời Kế hoạch cải cách hành chính năm
2013 và tổ chức thực hiện UBND các xã Triệu Thành, Triệu Trung, Triệu Giang, Triệu Thượng cần bám sát đầy đủ kế hoạch cải cách hành chính của Ủy ban nhân dân huyện để bổ sung vào Kế hoạch cải cách hành chính năm 2013 của mình
+ UBND xã Triệu Vân cần tổ chức thực hiện việc tiếp nhận và trả kết quả đảm bảo quy định
+ UBND xã Triệu Lăng cần tuyên truyền cho người dân biết hoạt động của cơ chế “một cửa liên thông” để thuận lợi trong việc nộp hồ sơ
+ UBND xã Triệu Phước, Triệu Đại và Triệu Hòa cần bám sát Quyết định 950/QĐ-UBND ngày 31/5/2013 của UBND tỉnh khi thực hiện cơ chế “một cửa liên thông” trên lĩnh vực đất đai đúng quy định về thời gian, các bước thực hiện
và ghi phiếu hẹn
+ UBND xã Triệu Sơn, Triệu Tài cần thực hiện cơ chế “một cửa liên thông” trên lĩnh vực đất đai đảm bảo quy định
+ UBND xã Triệu Giang cần ban hành quyết định cấp phụ cấp cho các thành viên bộ phận tiếp nhận và trả kết theo quy định của UBND tỉnh
- Đối với việc gặp khó khăn về thời gian và biên chế khi thực hiện cơ chế
“một cửa liên thông” đối với thủ tục đăng ký thế chấp và một số vướng mắc trong việc xác nhận hồ sơ đăng ký chuyển nhượng khi trích lục bản đồ, lập biên bản thỏa thuận giữa hộ gia đình khi có thành viên đi vắng hoặc định cư nơi xa…, đề nghị UBND thị trấn và các xã liên quan nghiên cứu, lập tờ trình gửi Phòng kiểm soát thủ tục hành chính thuộc Văn phòng UBND tỉnh để được hướng dẫn
Trên đây là báo cáo kết quả kiểm tra công tác Cải cách hành chính năm
2013 tại UBND các xã, thị trấn Phòng Nội vụ báo cáo Ủy ban nhân dân huyện
để có biện pháp chỉ đạo, giải quyết./