PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY BK4.DOC

PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY BK4

Lời mở đầu

Ngày nay với sự phát triển của công nghệ thông tin, nền kinh tếthế giới đã có những thay đổi trong nhận thức và t duy Trớc yêucầu của cơ chế thị tr ờng các tổ chức cũng nh các doanh nghiệpphải tìm mọi cơ hội và biện pháp để tìm kiếm, xây dựng nguồnthông tin cho chính mình Để tìm kiếm đ ợc nguồn thông tin thìviệc xây dựng một hệ thống thông tin tốt nhằm khai thác tốt mọiluồng thông tin là công việc cần phải làm đối với mỗi doanhnghiệp kinh doanh Một hệ thống thông tin tốt sẽ trở thành sứcmạnh trợ giúp đắc lực cho cả hệ thống trong tất cả các quyết định

đề ra

Một khi các hoạt động tác nghiệp, giao dịch, xuất nhập hànghoá đợc tin học hoá thì việc nâng cao hiệu quả hoạt động sảnxuất kinh doanh của đơn vị điều đ ơng nhiên ứng dụng CNTT sẽmang lại những hiệu quả vô cùng to lớn trong mọi lĩnh vực, nhất

là trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh Các doanh nghiệp hàng đầuthế giới tại các n ớc Âu Mỹ đạt đ ợc nhiều thành công một phầncũng do không ngừng đầu t , cải tiến các giải pháp, các sản phẩmphần cứng cũng nh phần mềm cho chính mình nhằm cho phép nângcao hiệu quả hoạt động sản xuất-kinh doanh

Việc phát triển ứng dụng CNTT vào hoạt động kinh doanh củaViệt Nam chúng ta là một xu thế tất yếu Có không ít doanhnghiệp Việt Nam giờ đây đang có gắng ứng dụng các sản phẩmphần mềm để tiến hành quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh

của chính mình Hoà nhập cùng xu thế phát triển chung đó Công

ty thơng mại và phát triển công nghệ Bách Khoa 4 cũng đang

cố gắng từng b ớc tin học hoá, xây dựng hệ thông thông tin chuẩncho chính các hoạt động tác nghiệp của mình

Trong thời gian thực tập tốt nghiệp tại công ty, nhận biết đ ợc yêucầu đặt ra đối với công ty, đồng thời với sự đồng ý của thầy giáohớng dẫn thực tập em quyết định lựa chọn đề tài :

Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin Quản Lý

Bán Hàng tại công ty BK4Nội dung chuyên đề thực tập gồm 3 chơng :

 Chơng I : Giới thiệu công ty Th ơng mại và Phát Triển

Công Nghệ Bách Khoa 4

 Chơng II : Cơ sở lý thuyết và ph ơng pháp luận chung về

xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng

 Chơng III : Thiết kế Hệ Thống Thông Tin quản lý bán

hàng ứng dụng cho hoạt động kinh doanh tại công ty

Phần nội dung

Chơng I

Giới thiệu về công ty thơng mại và phát triển

công nghệ Bách Khoa 41.Giới thiệu sơ lợc về công ty th ơng mại và

phát triển công nghệ bách khoa 4

Công ty Thơng Mại và Phát triển công nghệ Bách Khoa 4 làdoanh nghiệp t nhân, đợc Sở Kế hoạch đầu t Thành phố Hà Nộicấp giấy phép thành lập ngày 16 tháng 04 năm 2001 theo quyết

định số : 2894/QĐ - UB của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội

 Tên công ty

Công ty thơng mại và phát triển công nghệ Bách

Khoa 4

- Kinh doanh thiết bị điện, điện tử, điện lạnh, tin học, điều

khiển tự động, máy văn phòng và các thiết bị đo l ờng

- Chuyển giao các thiết bị điện tử, tin học

- Đại lý kinh doanh các thiết bị điện tử b u chính viễn thông

- Dịch vụ sửa chữa, bảo d ỡng, bảo hành các thiết bị điện tử,tin học, thông tin, máy văn phòng

- Đào tạo và dạy nghề: Kế toán, Maketing, ngoại ngữ, điện,

điện tử, điện lạnh, tin học, thiết bị văn phòng

Phòng Hành Chính

Phòng

Kế Hoạch

Phòng

Kỹ Thuật Phòng

Kế Toán

Các phòng ban của công ty nằm ngay tại trụ sở chính đồng thời có một bộphận nằm tại các chi nhánh cuả công ty Nhân viên của các phòng ban một bộphận cố định nằm tại chi nhánh, bộ phận nhân viên còn lại thờng đợc điều

động qua lại giữa trụ sở và chi nhánh của công ty

Thông qua sự điều động này nó tạo nên sự gắn kế chặt chẽ qua lại giữa cácphòng ban cũng nh giữa trụ sở với các chi nhánh của công ty

4 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban

4.1 ban Giám đốc công ty

Ban giám đốc của công ty gồm có 4 thành viên, mỗi thành viên đều có vai tròrất quan trọng trong việc hoạch định chiến lợc kinh doanh của toàn công ty Các thành viên này đều đóng góp một phần rất quan trọng trong số vốn kinhdoanh của toàn công ty

Nhiệm vụ và chức năng của ban giám đốc là :

 Nghiên cứu và đề ra các chiến lợc kinh doanh ngắn hạn và dài hạn chocông ty

 Ra các quyết định quản lý

 Trực tiếp thực hiện các giao dịch lớn

 Thu nhận những ý kiến đánh giá của cấp dới

4.2 Phòng Kế hoạch

 Tham mu cho Giám đốc trong việc xây dựng chiến lợc và kế hoạchphát triển của toàn công ty, phân tích đề xuất chiến lợc phát triển kinhdoanh và chiến lợc quản lý trong từng giai đoạn

 Xây dựng kế hoạch nghiên cứu các dự án cải tiến kỹ thuật và nâng caohiệu quả của hoạt động quản lý kinh doanh

 Quản trị cơ sở dữ liệu, xuất nhập trang thiết bị, vật t, hàng hoá tại trụ sởchính cuả công ty

 Phòng kế hoạch luôn là nơi khởi động, bắt đầu của các kế hoạch nghiêncứu đào taọ, xây dựng các giải pháp kĩ thuật, thiết lập các chi nhánhmới

Tại phòng này các chiến lợc kinh doanh của BK4 trong ngắn hạn cũng nhtrong dài hạn đề đợc đề xuất và nghiên cứu Những thành viên thuộc phòngnày có thể là nhân viên trực thuộc các bộ phận khác của công ty hoặc có thể

là nhân viên thuộc các tổ chức xã hội khác

4.3 Phòng kinh doanh

Do đặc thù của mô hình kinh doanh của công ty nên số lợng nhân viên thuộcphòng này là tơng đối lớn Các nhân viên thuộc phòng này có thể làm việc tạitrụ sở công ty cũng nh có thể làm việc tại các chi nhánh Phòng Maketing th-ờng phải phụ trách các công việc nh sau :

 Lập kế hoạch quảng cáo, giới thiệu sản phẩm trong mỗi lô hàng chocác đại lý bán lẻ máy tính khác trong toàn bộ khu vực

 Trực tiếp bàn bạc, thiết lập các giao dịch đối với các đối tác trong vàngoài khu vực

 Cố vấn, tham mu cùng ban giám đốc trong vấn đề kinh doanh và giớithiệu sản phẩm

 Hỗ trợ, hợp tác cùng phòng kỹ thuật trong việc giao dịch, mua bánhàng hoá

 Thực hiện các công việc khác đợc giám đốc giao cho …

4.4 Phòng Kế toán

 Đề xuất, tham mu cho Giám đốc trong việc xây dựng: công tác quản lý,

tổ chức và nhân sự; cơ chế quản lý kế toán, tài chính; chế độ hạch toán,báo cáo thống kê; cơ chế quản lý lao động, tiền lơng của toàn công tysao cho phù hợp với quy định nhà nớc

 Xây dựng các báo cáo định kỳ cho trụ sở chính cũng nh tại các chinhánh của công ty

 Thiết kế, xây dựng kế hoạch tài chính, lao động, tiền lơng cho công ty

Tổ chức thực hiện và cung cấp chính xác, đầy đủ, kịp thời các báo cáo tàichính kế toán khi có yêu cầu

 Phối hợp với các chi nhánh trong việc triển khai, bảo trì vàlắp ráp, thực hiện các giao dịch

 Thiết lập và triển khai hệ thống kỹ thuật, trang thiết bị, chocác trụ sở cũng nh các chi nhánh

 Phối hợp với phòng l u trữ vận hành và phục hồi dữ liệu trongviệc triển khai hệ thống kỹ thuật có liên quan đến sao dữliệu

 Phối hợp với phòng kế toán tổng hợp trong công tác quản lý

tổ chức nhân sự, tiền l ơng; lập báo cáo định kỳ, khấu hao tàisản cố định, công cụ lao động, các thiết bị công nghệ chuyêndùng…

 Tổ chức quản lý, bảo trì và sửa chữa các trang thiết bị, máymóc của toàn công ty

 Thực hiện các ch ơng trình kiểm tra kỹ thuật, đào tạo cán bộcho các chi nhánh

 Lập kế hoạch công tác và báo cáo định kỳ kết quả thực hiệncho Giám đốc, đề xuất những biện pháp cải tiến về quản lý và

 Thiết lập lịch công tác th ờng nhật cho các nhân viên

 Hỗ trợ, tham mu cùng giám đốc trong các vấn đề khác …

5 Lĩnh vực hoạt động hiện nay của BK4

Từ những đặc thù trên của BK4 ta dễ dàng nhận ra lĩnh vực màcông ty đang hoạt động cũng nh mục tiêu và phơng hớng trong t-

 Sửa chữa, bảo dỡng, nâng cấp các loại máy tính

 Cài đặt, cung cấp phần mềm máy vi tính, các giải pháp tổngthể về mạng

 Lập trình ứng dụng trong quản lý, kế toán…

6 Phơng hớng hoạt động trong t ơng lai

 Tiến hành mở rộng đầu t , mua sắm các phơng tiện, trangthiết bị cho các cơ sở của mình Qua đó sẽ tạo đ ợc sự gắnkết chặt chẽ giữa trụ sở với các chi nhánh cũng nh giữacác chi nhánh với nhau

Thông qua sự gắn kết này các phần của công ty sẽ dễ dàng

hỗ trợ cho nhau trong tất cả các lĩnh vực của mình

 Mở rộng các đại lý, chi nhánh trên phạm vi toàn quốcnhất là đối với khu vực phí Bắc Các đại lý này sẽ tiếnhành nhập hàng hoá tại trụ sở nh ng sẽ độc lập trong cácgiao dịch của mình Qua mức hàng hoá nhập vào củamình các chi nhánh sẽ thu về phần lợi nhuận có đ ợc thôngqua chênh lệch giữa giá mua và giá bán của hàng hoá Từng bớc thiết lập một thị tr ờng thống nhất trong lĩnh vực kinhdoanh máy tính

hoá nhập xuất, các thiết bị máy vi tính là vô cùng quan trọng.

Đối với công ty BK4 hiện nay, việc xây dựng ngay một phần mềmquản lý bán hàng, tin học hoá dần các thao tác trong giao dịchbuôn bán là một trong những giải pháp công nghệ thông tin mangtính chiến l ợc Phần mềm đ ợc xây dựng với mục đích đầu tiên làquản lý lợng hàng nhập xuất, giảm bớt các thao tác thủ công tronghoạt kinh doanh Ngoài ra phần mềm còn cung cấp các thông tin

về tình hình xuất nhập của các loại thiết bị, biến động của l ợnghàng nhập xuất, tìm kiếm các thông tin trợ giúp, giải đáp ý kiến

khách hàng cũng nh ngời quản lý Việc sử dụng phần mềm quản

lý bán hàng sẽ tăng khả năng giao dịch của công ty với khách

hàng, đối tác, giúp công ty giảm bớt đ ợc nhiều thao tác thủ công,

dễ dàng trong quản lý nhập xuất, tìm kiếm thông tin, cập nhậpthông tin về lợng hàng nhập xuất, l ợng hàng tồn kho, nhà cung cấp

và thời gian xử lý đơn đặt hàng góp phần nâng cao hiệu quả côngtác sản xuất kinh doanh Công việc của ng ời quản lý là cập nhậtthông tin các thiết bị, linh kiện, quản lý các đơn đặt hàng, góp ýcủa khách hàng quản lý hoạt động bán hàng một cách hiệu quả,bao gồm quản lý bán hàng, quản lý khách hàng, quản lý nhà cungcấp…

Đồng thời, phần mềm cũng có thể in ra các báo cáo kết quả củacác hoạt động kinh doanh, các báo cáo về các thông tin cá nhânqua đó hỗ trợ cho việc ra quyết định quản lý của lãnh đạo côngty…

Các chức năng chính cần phải có của phần mềm

1 Hoá đơn nhập xuất hàng hoá:

Phần môdule này hàng hoá nhập xuất của công ty sẽ đ ợc tiếnhành nhập số liệu Công việc này có thể tiến hành ở phòngMaketing tại trụ sở của công ty cũng nh tại các chi nhánh

2 Tính tồn kho hàng hoá theo ngày nhập, theo tên hàng hoá theo tháng quý, năm :

Thông qua các thông tin tìm kiếm đựơc nhập vào phần môdulenày sẽ tự động tra cứu trong cơ sở dữ liệu những thông tin phù hợpnhất cung cấp cho ng ời sử dụng

3 Tìm kiếm hàng theo: mã hàng, tên hàng, l ợng nhập xuất …

Các thông tin này sau khi đựơc nhập vào sẽ đ ợc máy tính tự độngtìm và phần dữ liệu phù hợp sẽ đ ợc đa ra

9 Tra cứu tìm kiếm khách hàng theo: mã khách, tên khách,

địa chỉ, điện thoại

10 In hóa đơn bán hàng, nhập hàng

Các hoá đơn đợc lập tại phần môdule nhập xuất hàng hoá sẽ đ ợc

in ra từ phầ môdule này

11 Lập hóa đơn thanh toán

12 Tra cứu tìm kiếm hoá đơn và xem hóa đơn

Từ các thông tin tra cứu đ ợc nhập vào, phần mềm này sẽ hỗ trợngời sử dụng để tìm kiếm đ ợc một thông tin phù hợp

13 Thống kê

Chơng II

Một số vấn đề cơ bản về hệ thống thông tin

1 Khái niệm về Hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là một tập hợp những con ng ời, các thiết bịphần cứng, phần mềm, dữ liệu …thực hiện hoạt động thu thập,

lu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc

đợc gọi là môi tr ờng

Nó đợc thể hiện bởi những con ng ời, các thủ tục, dữ liệu vàthiết bị tin học hoặc không tin học Đầu vào(Inputs) của hệthống thông tin đ ợc lấy từ các nguồn(Sources) và đ ợc xử lý bởi

hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã đ ợc lu trữ từ trớc.Kết quả xử lý (Outputs) đ ợc chuyển đến các đích (Destination)hoặc cập nhập vào kho dữ liệu(Storage)

Mọi hệ thống thông tin đều có bốn bộ phận : bộ phận đ a dữ liệuvào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đ a dữ liệu ra Ta cóthể thấy rõ hơn đợc vấn đề trên thông qua hình vẽ minh hoạ sau:

Ví dụ 1

Hệ thống trả lơng truyền thống thu thập dữ liệu về thời gian đãlàm việc, xử lý chúng cùng với các dữ liệu lâu bền đ ợc ghi trêncác hồ sơ, tạo ra các tờ séc trả l ơng hoặc thực hiện việc gửi tiền

tự động vào các tài khoản của nhân viên ăn l ơng và chuyển cácthông tin về khoản tiền đó cho ng ời đợc lĩnh Vây đây là một hệthống thông tin

Hệ thống trả lơng có thể đợc thực hiện một cách thủ công hoặcbằng phơng tiện máy móc Đó có thể là ph ơng tiện cha tự độnghoá hoặc tự động hoá hoàn toàn nh maý tính bỏ túi và máy chữ,hoặc có thể là một máy tính điện tử gắng với một số đĩa từ vàmáy in laser Hệ thống thông tin này cũng chịu sự ràng buộc cóthể là những thoả thuận giữa chủ và nhân viên, các thoả thuận

về thời điểm trả l ơng cho từng nhóm công nhân

Việc ghi chép của ông chủ tịch một công ty về ứng xử củacộng sự gần gũi, về hiệu quả công tác của họ và mức độ tự chủtrong công việc Việc sử dụng những ghi chép đó vào nhữngthời điểm đề bạt, xét cho tham gia vào các công việc hoặc xéttăng lơng… tạo ra một hệ thống thông tin Trong trờng hợp này

ông chủ tịch vừa là ng ời sử dụng thông tin vừa là ng ời tạo rathông tin Phơng tiện sử dụng chỉ đơn giản là một quyển sổ ghichép cá nhân Mặc dù vậy thì đây vẫn đ ợc coi là một hệ thốngthông tin hội đầy đủ các tiêu chuẩn về hệ thống thông tin

Qua hai ví dụ trên ta thấy có hai loại Hệ Thống Thông Tin khác nhau (1)Hệ thống chính thức, (2) Hệ thống không chính

2 Phân loại hệ thống thông tin tại trong một

nhau nhng chúng phân biệt nhau tr ớc hết bởi loại hoạt động

mà nó trợ giúp Theo cách này có năm loại :

 Hệ thống thông tin xử lý giao dịch

 Hệ thống thông tin quản lý

 Hệ thống trợ giúp và ra quyết định

ở mức tác nghiệp Có thể kể đến các hệ thống thuộc loại này nh :Hệ thống trả lơng, lập đơn đặt hàng, làm hoá đơn, theo dõi kháchhàng, theo dõi nhà cung cấp, đăng kí môn học của sinh viên, chomợn sách và tài liệu trong một th viện, cập nhập tài khoản ngânhàng và tính thuế phải trả của những ng ời nộp thuế

-b hệ thống thông tin quản lý MIS(Managerment

information System)

Là hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, cáchoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiểnquản lý hoặc lập kế hoạch chiến l ợc Chúng dựa chủ yếu vàocác cơ sở dũ liệu đợc tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng nh

từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức Nói chung chúng tạo ra cácbáo cáo cho các nhà quản lý một cách định kì hoặc theo yêucầu Các báo cáo này th ờng có tính chất so sánh, chúng làm t -

ơng phản tình hình hiện tại với một tình hình đã đ ợc dự kiến

tr-ớc, tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời củamột công ty trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiệnthời và các dữ liệu lịch sử

c Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS(Decision Support System)

là hệ thống đợc thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp cáchoạt động ra quyết định Quá trình ra quyết định th ờng đợc môtả nh một quy trình đ ợc tạo thành từ 3 giai đoạn : xác định vấn