Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý lữ khách tại công ty du lịch và thương mại công đoàn Giao Thông Vận Tải SunTravel.doc

Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý lữ khách tại công ty du lịch và thương mại công đoàn Giao Thông Vận Tải SunTravel

Phần mở đầu.

Trong giai đoạn hiện nay chúng ta đã thấy cuộc cách mạng thông tin diễn

ra sôi động đã tác động sâu sắc, trực tiếp lên mọi mặt hoạt động kinh tế xã hội Thông tin chính xác kịp thời là yếu tố quyết định đối với sự thành công của doanh nghiệp Chính vì vậy để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh chúng ta cần phải ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực kinh tế, điều này không những làm cho doanh nghiệp đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng hiện tại mà còn nâng cao năng lực xử lý thông tin của doanh nghiệp nhằm thu hút ngày càng nhiều khách hàng đến với doanh nghiệp

Lần này, nhờ thuận lợi đợc đi thực tập thực tế tại công ty, em càng nhận

rõ tầm quan trọng của tin học nói chung và hệ thống thông tin quản lý nói riêng khi

áp dụng vào doanh nghiệp Sau thời gian quan sát, tìm hiểu và học hỏi, em đã tìm hiểu đợc những đặc trng và các hoạt động chủ yếu của công ty Để xây dựng đợc một hệ thống thông tin quản lý tốt thì việc tìm hiểu hệ thống đóng vai trò quyết định

đến chất lợng của phần mềm Do đợc nhà trờng tạo điều kiện về thời gian đi thực tập này, em đã rút ra đợc những nét cơ bản về công ty SunTravel và em xin đợc trình bày qua báo cáo thực tập tổng quát này

Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của nhà trờng và đặc biệt là TS Nguyễn Thị Song Minh đã hớng dẫn em trong quá trình thực hiện báo cáo này

Chơng I.

Tổng quan về công ty.

I/ Quá trình hình thành của công ty TNHH Du lịch - Thơng mại công đoàn giao thông vận tải.

Nớc ta có rất nhiều tiềm năng lớn để phát triển du lịch và các ngành dịch vụ khác nhằm phục vụ sự phát triển của nền kinh tế quốc dân Thực hiện đờng lối mới của Đảng cộng sản Việt Nam, nền kinh tế của đất nớc có nhiều bớc phát triển mạnh Trong đó, có sự đóng góp tích cực của ngành thơng mại dịch vụ và du lịch Việt nam

Công ty TNHHDu lịch - Thơng mại Công đoàn Giao thông Vận tải trực thuộc Công đoàn Giao thông Vận tải Việt Nam, đợc thành lập tại quyết định số 13 QĐ/CĐGTVT ngày 08/01/2001 của Công đoàn Giao thông Vận tải Việt Nam, tổ chức và hoạt động hợp pháp tại Việt Nam, thực hiện các hoạt động kinh doanh theo quy định của pháp luật

Công ty SunTravel tiền thân là trung tâm du lịch dịch vụ Giao Thông Vận Tải

đợc thành lập năm 1995 Sau 6 năm hoạt động SunTravel đã đa đón đợc gần 2 vạn khách du lịch trong và ngoài nớc đảm bảo chất lợng, an toàn, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đợc giao

1.

Hình thức tổ chức

- Công ty TNHH Du lịch - Thơng mại Công đoàn Giao thông Vận tải thuộc loại hình Công ty TNHH một thành viên, là đơn vị hạch toán độc lập, có t cách pháp nhân,

có con dấu riêng, có tài khoản bằng tiền Việt Nam và ngoại tệ

- Công ty hoạt động bằng vốn do Công đoàn Giao thông Vận tải Việt Nam cấp, chịu sự quản lý, điều hành trực tiếp của Công đoàn Giao thông Vận tải Việt Nam Công đoàn Giao thông Vận tải Việt Nam chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động của

-Trách nhiệm và quyền hạn của công ty tnhh Du lịch - Thơng mại công đoàn giao thông vận tải đối với công đoàn Giao thông Vận tải Việt Nam

 Chịu sự quản lý của Ban Thờng vụ Công đoàn Giao thông Vận tải Việt Nam trong việc xây dựng và thực hiện định hớng kinh doanh, cơ cấu tổ chức quản lý, chấp hành nghiêm chỉnh các nghị quyết, quyết định của Ban Thờng

vụ Công đoàn Giao thông Vận tải Việt Nam

 Sử dụng có hiệu quả, bảo toàn, phát triển vốn và các nguồn lực khác do Công đoàn Giao thông Vận tải Việt Nam cấp

 Chịu trách nhiệm báo cáo định kỳ thờng xuyên và đột xuất tình hình mọi mặt của Công ty, tạo điều kiện thuận tiện để chủ sở hữu kiểm tra giám sát hoạt động của Công ty

 Chịu trách nhiệm trình báo cáo kế hoạch sản xuất kinh doanh và quyết toán tài chính hàng năm với chủ sở hữu

 Chịu sự kiểm tra, kiểm soát của chủ sở hữu trong việc chấp hành pháp luật, Điều lệ Công ty, các nghị quyết, quyết định của Ban Thờng vụ Công

đoàn Giao thông Vận tải Việt Nam

 Trích nộp nghĩa vụ cấp trên theo quyết định của chủ sở hữu

 Mọi hoạt động của Công ty tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành và chịu sự quản lý trực tiếp của chủ sở hữu là Công đoàn Giao thông Vận tải Việt Nam

2.Tên gọi, Trụ sở chính Công ty

a) Tên Công ty:

Tên giao dịch bằng tiếng Việt : Công ty TNhH Du lịch - Thơng

mại công đoàn giao thông vận tải.

Tên giao dịch bằng tiếng Anh: transport & communication

trade union tourism trading company limited.

Tên viết tắt bằng tiếng Anh : Sun travel Co., Ltd

Trụ sở chính của Công ty : Số 1B, phố Ngô Quyền, phờng Lý Thái Tổ,

quận Hoàn Kiếm, TP Hà Nội

Điện thoại : 04.9348498

Fax : 04.9344458

Email : Suntravel@fpt.vn

3 Tổ chức thành lập Công ty (Chủ sở hữu)

Tên gọi : Công Đoàn Giao thông vận tải Việt Nam Trụ sở chính : Số 1B, phố Ngô Quyền, phờng Lý Thái Tổ, quận

Hoàn Kiếm, TP Hà Nội

Điện thoại : 04 8259718

Fax : 04 9347443

4 Ngành, nghề kinh doanh

ữ hành nội địa, lữ hành quốc tế và các dịch vụ du lịch khác.

ận tải hàng hoá, vận chuyển hành khách (chủ yếu là khách du lịch).

ại lý vé máy bay, tàu hỏa.

-Tổ chức hội chợ triển lãm, hội nghị, hội thảo trong nớc và quốc tế.

5 Tình hình kinh doanh hiện tại.

Năm 2003, mặc dù gặp nhiều khó khăn bởi ảnh hởng của nạn dịch SARS,

nh-ng với sự cố gắnh-ng khônh-ng nh-ngừnh-ng cộnh-ng với uy tín và cách đi riênh-ng của minh, Sun Travel

đã phục vụ đợc 5000 lợt khách du lịch, trong đó có 700 khách Việt Nam đi nớc ngoài

và 900 khách quốc tế đến Việt Nam Chính vì vậy, doanh thu của công ty ngày càng tăng trởng năm sau cao hơn năm trớc Năm 2001 doanh thu của công ty đạt hơn 1,7 tỉ

đồng, năm 2002 đạt hơn 4 tỉ và năm 2003 đạt hơn 7 tỉ đồng Là một đơn vị hoạt động

của mình là tổ chức tốt các phong trào thi đua, phong trào lao động giỏi, tập trung nâng cao chất lợng phục vụ để giữ chữ tín với các đoàn khách trong và ngoài nớc

II/ Cơ cấu tổ chức quản lý

1 Một số quy định quản lý công ty

1 Công ty TNHH Du lịch - Thơng mại Công đoàn Giao thông Vận tải thuộc loại hình Công ty TNHH một thành viên, đợc tổ chức và quản lý theo cơ cấu Chủ tịch Công ty và Giám đốc Chủ tịch Công ty có thể đồng thời là Giám đốc Công ty

2 Cơ quan quyết định cao nhất của Công ty là Ban Thờng vụ Công đoàn Giao thông Vận tải Việt Nam - Chủ sở hữu; chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý hoạt động của Công ty là Chủ tịch Công ty, Giám đốc Công ty chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

3 Ban Thờng vụ Công đoàn Giao thông Vận tải Việt Nam bổ nhiệm Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc, Kế toán trởng Công ty Chủ tịch Công ty bổ nhiệm các chức danh còn lại của Công ty để điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty

4 Công ty đợc mở các chi nhánh, văn phòng đại diện trong nớc và nớc ngoài khi có nhu cầu Khi mở chi nhánh, văn phòng đại diện phải đợc sự nhất trí bằng văn bản của Công đoàn Giao thông Vận tải Việt Nam và tuân theo các quy định của pháp luật

5 Công ty có thể thành lập liên doanh với các tổ chức, cá nhân trong nớc và

n-ớc ngoài khi đợc sự nhất trí bằng văn bản của Công đoàn Giao thông Vận tải Việt Nam và đợc sự chấp thuận của các cơ quan quản lý Nhà nớc có thẩm quyền

2 Các phòng ban trong công ty

Sơ đồ tổ chức của công ty Sun Travel.

Nhiệm vụ của các phòng ban

chủ tịch công ty

1 Chủ tịch Công ty là ngời trực tiếp giúp Chủ sở hữu Công ty trong việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu

2 Chủ tịch Công ty có các quyền và nghĩa vụ sau:

a) Kiến nghị với Chủ sở hữu Công ty quyết định các vấn đề thuộc thẩm quyền của chủ sở hữu

b) Kiến nghị với Chủ sở hữu Công ty về việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức giám đốc và các chức danh quản lý khác quy định tại Điều lệ Công ty; về mức lơng và các lợi ích khác của cán bộ quản lý đó

c) Tổ chức giám sát việc thực hiện các quyết định của Chủ sở hữu Công ty; báo cáo Chủ sở hữu Công ty kết quả và tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty

Giám đốc Công ty

1 Giám đốc Công ty là ngời điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty, chịu trách nhiệm trớc Chủ sở hữu Công ty về việc thực hiện các quyền

và nghĩa vụ của mình

Phòng

điều

hành

Phòng

điều

hành

Giám Đốc

Phòng thị trường

Phòng thị trường

Phòng dịch vụ.

Phòng dịch vụ.

Văn phòng

Văn phòng

Phòng kế toán Phòng kế toán nhân sự Phòng nhân sự Phòng

2 Giám đốc là ngời đại diện theo pháp luật của công ty có các quyền và nghĩa

vụ sau:

a) Nhận vốn, đất đai, nhà làm việc và các nguồn lực khác của Ban Thờng vụ Công đoàn Giao thông Vận tải Việt Nam để quản lý, sử dụng theo mục tiêu của chủ sở hữu trên cơ sở có hiệu quả bảo toàn, phát triển vốn

b) Quyết định các hợp đồng mua, bán, vay, cho vay có giá trị dới 50% tổng giá trị đợc ghi trong sổ sách kế toán của Công ty, các dự án đầu t và thanh lý tài sản dới 20% vốn Điều lệ Công ty

c) Xây dựng phơng án tổ chức kinh doanh, biên chế bộ máy quản lý, quy chế quản lý công ty trình Chủ sở hữu Công ty quyết định hoặc phê duyệt

d) Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu t của Công ty

e) Quyết định các giải pháp phát triển thị trờng, hợp tác, phát triển khoa học công nghệ

f) Ban hành quy chế quản lý Công ty đợc Chủ sở hữu Công ty chấp thuận

g) Duyệt các kế hoạch, phơng án kinh doanh của các bộ phận trong Công ty và phân công, phân nhiệm, uỷ quyền cho các bộ phận trên cơ sở các phơng án tổ chức kinh doanh của Công ty đã đợc chủ sở hữu phê duyệt

h) Kiến nghị Chủ tịch Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thởng, kỷ luật các chức danh quản lý trong Công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Chủ

sở hữu Công ty

i) Trình Ban Thờng vụ Công đoàn Giao thông Vận tải Việt Nam kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm, báo cáo các quyết toán tài chính 6 tháng, hàng năm lên Chủ sở hữu Công ty và phơng án sử dụng lợi nhuận, xử lý các khoản lỗ trong kinh doanh

k) Thực hiện kế hoạch sử dụng lao động

l) Không đợc lạm dụng địa vị và quyền hạn, sử dụng tài sản của Công ty để thu lợi cho bản thân và cho ngời khác Trờng hợp vi phạm Điều lệ Công ty, quyết

định vợt thẩm quyền gây thiệt hại cho Công ty và Nhà nớc phải chịu trách nhiệm theo qui định của pháp luật và chủ sở hữu

m) Khi Công ty không thanh toán đủ các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác đến hạn phải trả thì phải báo cáo tình hình tài chính của Công ty cho Chủ

sở hữu Công ty và chủ nợ biết; không đợc tăng tiền lơng, không đợc trả tiền th-ởng cho công nhân viên của Công ty kể cả cho ngời quản lý; kiến nghị biện pháp khắc phục khó khăn về tài chính của Công ty

n) Chủ tịch và Giám đốc hởng lơng và tiền thởng theo năm tơng ứng với hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty do Thờng trực Ban Thờng vụ Công đoàn Giao thông Vận tải Việt Nam quyết định

Văn phòng:

Trách nhiệm:

• Photo in ấn tài liệu

• Lu giữ hồ sơ, giấy tờ cần thiết

• Soạn thảo, đánh máy vi tính

• Gọi điện thoại đến các đơn vị để chào các chơng trình

• Nghe, nhận thông tin bằng điện thoại

• Quản lý các thiết bị văn phòng

• Báo cáo công việc bằng văn bản vào cuối ngày làm việc

• Tiếp khách, trực điện thoại, quản lý điện thoại , fax

• Hớng dẫn hồ sơ, thủ tục xuất nhập cảnh cho khách

Kế toán, thủ quỹ:

Trách nhiệm của kế toán:

• Thực hiện thu, chi theo đúng nguyên tắc

• Làm hợp đồng với khách hàng

• Phiếu thu, chi nội bộ và khách hàng phải đóng dấu Công ty Suntravel và ghi đúng số thứ tự

• Không thu, chi ngoài phiếu thu, chi

• Khi viết phiếu đa ký phải có chứng từ kèm theo

• Tập hợp các chứng từ sau khi kết thúc Tour và khi điều Tour, làm việc với hớng dẫn để thanh quyết toán hợp đồng và hạch toán các Tour

• Hàng tháng báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo tài chính, làm sổ sách báo thuế

Phòng điều hành.

Trách nhiệm:

Khi nhận hợp đồng Tour cần:

• Làm việc thật kỹ với ngời ký hợp đồng và tiếp thị Tour để nắm đợc tính chất đoàn và chơng trình Đặt phòng khách sạn, nhà hàng, xe Phải báo… cáo bằng văn bản cho ban giám đốc trớc khi đặt các dịch vụ

• Khi điều xong phải thông báo cho tiếp thị thông báo với khách cùng thống nhất

• Giao nhiệm vụ cho hớng dẫn cụ thể, chơng trình, những yêu cầu của đoàn khách

• Làm việc việc với hớng dẫn sau chuyến đi, kiểm tra kết quả của chuyến đi

và phần chi phí trong Tour rồi chuyển cho kế toán; cùng kế toán phối hợp

để thanh toán hợp đồng cho khách hàng và đối tác

• Xây dựng chơng trình và tính toán giá cả cho các Tour, phối hợp cùng tiếp thị để ký kết hợp đồng

phòng Dịch vụ.

a) Đối với hớng dẫn viên:

Trách nhiệm:

• Phải nắm đợc lịch trình và tính chất đoàn khi đi hớng dẫn

• Trớc khi đi phải tìm hiểu thật kỹ, am hiểu về địa lý, lịch sử nơi đoàn đến

• Phải nhanh nhẹn, tháo vát, ứng xử tốt, xử lý linh hoạt các tình huống xảy ra

• Có thái độ lịch sự nhã nhặn, khiêm tốn với khách

• Khi thay đổi lịch trình trong quá trình đi tour phải báo cáo cho điều tour biết để kịp thời bổ xung

• Lấy xác nhận của đoàn sau chuyến đi, phải lất đầy đủ chứng từ đặt các dịch

vụ về để quyết toán Tour

• Chốt số lợng khách đi với trởng đoàn và yêu cầu trởng đoàn ký xác nhận

số lợng khách

• Không cho số lợng ngời đi tăng mà không có kí nhận của trởng đoàn

• Khi kết thúc Tour phải báo cáo về chi phí phát sinh và kết quả cho điều Tour

• Phải thanh toán tiền tạm ứng sau khi kết thúc Tour 01 ngày

• Cùng với kế toán đi thanh lý hợp đồng

b) Đối với bộ phận còn lại.

Phụ trách visa, xếp lịch đa tiễn khách đầy đủ

Đối với phòng thị trờng.

Trách nhiệm:

• Thờng xuyên nghiên cứu thị trờng, đối tợng khách hàng cần đến tiếp thị, quảng cáo chơng trình

• Nắm bắt kịp thời các thông tin khách hàng

• Nắm toàn bộ các chơng trình, giá cả của các chơng trình

• Tìm hiểu về thông tin, giá cả cá đơn vị cho điều Tour biết để so sánh

• Cùng với ngời có thẩm quyền đi ký kết hợp đồng xong bàn giao lại cho

điều Tour

• Chịu sự phân công, quản lý của trởng bộ phận, của Ban Giám đốc

• Thông báo kịp thời cho điều Tour về tính chất, yêu cầu của đoàn, phối hợp cùng điều Tour để thực hiện Tour

• Bàn giao bằng văn bản tất cả các thoả thuận với khách hàng về hợp đồng

đã ký để kế toán theo dõi thanh quyết toán

Phòng nhân sự

• Tuyển chọn và đánh giá ngời lao động trong công ty.

• Phát triển nguồn nhân lực trong tơng lai: đào tạo lại, đào tạo thêm các kỹ năng cần thiết cho công việc

• Thuyên chuyển hay buộc thôi việc nhân viên

• Đảm bảo cấc vấn đề phúc lợi, bảo hiểm cho ngời lao động

• Báo cáo thờng xuyên cho cấp trên về tình hình ngời lao động trong công

ty và những thay đổi cũng nh quyết sách quan trọng

III/ Tình hình tin học hoá của tổ chức

Về phần cứng: Phòng thị trờng của công ty đã đợc trang bị bốn máy vi tính

và một máy in; các máy tính có cấu hình nh sau : Intel Pentium 500 MHz, 128 MB RAM, Hard Disk driver :10,2 GB QUANTUM , đều cài hệ điều hành Windows…

98, nối mạng internet và intranet, loại máy in: LaserJet 1100

Về phần mềm: Mỗi phòng ban đều có một phần mềm phục vụ công tác

chuyên môn nh phần mềm kế toán, phần mềm quản lý Visa viết bằng Foxpro Hiện trong phòng thị trờng cha có phần mềm quản lý khách hàng Mọi việc đều lu trữ bằng Word, Excel và thủ công

Chơng II

Cơ sở phơng pháp luận để phát triển một hệ thống thông tin.

Để phát triển đợc một hệ thống thông tin quản lý tốt, chúng ta cần phải nắm rõ những khái niệm cơ bản nhất trong quá trình xây dựng một hệ thống thông tin

I/ Hệ thống thông tin

1 Thông tin là gì và tầm quan trọng của hệ thống thông tin trong một

tổ chức