ỨNG DỤNG SHAREPOINT TRONG TỔ CHỨC HIỆN ĐẠI potx

Một trong những cách hiệu quả nhất đối với doanh nghiệp đó là nâng cao năng xuất lao động dựa vào khả năng làm việc cộng tác, xây dựng cộng đồng thông qua các công cụ như wiki, blog, sur

ỨNG DỤNG SHAREPOINT

TRONG TỔ CHỨC HIỆN ĐẠI

Tài liệu có bao gồm video hướng dẫn thực hành

NHÓM SHAREPOINT FREELANCE

January 1, 2010 Email: Sharepoint_freelance@live.com

Mục lục

Lời mở đầu 2

Part 1: Kiến trúc và cài đặt 3

Module 1: Giới thiệu kiến trúc Sharepoint Server 2010 3

Module 2 :Cài đặt Active Directory, SQL Server 2008 và Sharepoint Server 2010 6

Part 2: Triển khai môi trường làm việc cộng tác giữa các nhân viên trong công ty 28

Module 3: Quản trị thông báo cho toàn công ty 30

Module 4: Quản trị thông tin trong nội bộ công ty (thông tin về tổ chức) 54

Module 5: Diễn đàn trong công ty 89

Module 6: Khảo sát thông tin trong công ty 107

Module 7: Quản trị thư viện (tài liệu, video, hình ảnh dùng chung và có phân cấp) trong công ty 114

Module 8: Làm việc cộng tác trong nội bộ các phòng ban 126

Module 9: Chia sẽ lịch làm việc, hội họp (tích hợp Microsoft Outlook) 152

Module 10: Quản lý văn bản (công văn) 158

Module 11: Ứng dụng đơn xin nghỉ phép (có báo cáo tình hình nghỉ phép) của nhân viên trong công ty 167

Module 12: Sử dụng Sharepoint Workspace để làm việc offline 195

Module 13: Quản trị các báo cáo kinh doanh 199

Module 14: Tìm kiếm thông tin trong công ty 216

Module 15: Site cá nhân của nhân viên 224

Module 16: Kho lưu trữ tài liệu 231

Module 17: Quản lý dự án tích hợp với Project Server 2010 237

Module 18: Sử dụng Mobile để truy cập vào Sharepoint 2010 246

Module 19: Sao lưu và phục hồi hệ thống khi có sự cố 254

Module 20: Báo cáo của hệ thống 258

Module 21: Thiết lập site làm việc từ xa cho các nhân viên ở bên ngoài công ty 262

Part 3: Triển khai môi trường làm việc cộng tác với các đối tác của công ty 266

Module 22: Ứng dụng đơn đặt hàng cho đối tác 266

Part 4: Cung cấp thông tin cho khách hàng thông qua website trên Internet 285

Module 23: Website công ty 285

Lời kết: 298

Lời mở đầu

Với xu thế phát triển của thời đại và cạnh tranh toàn cầu hóa, các doanh nghiệp và tổ chức đang cần các công cụ hiệu quả để xây dựng năng lực cạnh tranh Một trong những cách hiệu quả nhất đối với doanh nghiệp đó là nâng cao năng xuất lao động dựa vào khả năng làm việc cộng tác, xây dựng cộng đồng thông qua các công cụ như wiki, blog, survey, search… Chuẩn hóa lại các qui trình trong doanh nghiệp/ tổ chức hoặc xây dựng

hệ thống hỗ trợ ra quyết định dựa vào khả năng tổ hợp thông tin đa chiều giúp lãnh đạo

có quyết định chính xác một cách nhanh chóng

Để đáp ứng tất cả nhu cầu đó và những thách thức đặc thù của từng doanh nghiệp/ tổ chức, Microsoft đã giới thiệu sản phẩm Sharepoint 2010 nhằm giúp doanh nghiệp xây dựng năng lực cạnh tranh một cách hiệu quả Ngoài ra, Sharepoint 2010 còn được tích hợp một cách chặt chẽ với những sản phẩm được dùng hằng ngày như Windows 7, Office, Outlook, Exchange và thậm chí nhân viên có thể làm việc trên mobile để tăng hiệu suất làm việc

Với sự hỗ trợ của Microsoft Việt Nam, và đặc biệt là anh Phùng Phước Linh, anh Phạm Anh Vũ và anh Trương Văn Quang, nhóm Sharepoint Freelance hân hạnh được giới thiệu với các bạn cuốn Sharepoint Lab: “Ứng dụng Sharepoint trong tổ chức hiện đại” Chúng tôi hy vọng những nội dung trong cuốn Lab này giúp các đối tác của Microsoft, các quý doanh nghiệp/tổ chức và các bạn đọc giả có được cơ sở ban đầu và động lực mạnh mẽ nhằm thay đổi và cải thiện phương thức hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Việt Nam và xây dựng được cộng đồng Microsoft Sharepoint lớn mạnh hơn

Trong quá trình xây dựng nội dung, chúng tôi khó tránh việc xảy ra sơ xót mong các bạn vui lòng góp ý về địa chỉ email: Sharepoint_freelance@live.com để chúng tôi có thể sửa chữa trong những phiên bản sau

Chúng tôi cũng nhân cơ hội này xin được cám ơn Microsoft Việt Nam, anh Phùng Phước Linh, anh Phạm Anh Vũ và Anh Trương Văn Quang đã tạo điều kiện để giúp chúng tôi hoàn thành cuốn Lab này

Trân trọng Nhóm Sharepoint FreeLance

Part 1: Kiến trúc và cài đặt

Module 1: Giới thiệu kiến trúc Sharepoint Server 2010

Hiện nay khi nói đến SharePoint thì người ta sẽ nghĩ ngay đó là một sản phẩm nền tảng cho việc trao đổi thông tin và làm việc cộng tác trong nội bộ doanh nghiệp, với các đối tác, với khách hàng thông qua môi trường Intranet, Extranet và Internet Với phiên bản mới nhất của Sharepoint – Sharepoint Server 2010, ngoài khả năng làm việc cộng tác, chúng ta còn có thể đầu tư đào sâu hơn vào việc phát triển các ứng dụng nhằm mục đích phục vụ tốt hơn cho doanh nghiệp Nói một cách khác, ta có thể xem Sharepoint như một nền tảng để ta phát triển những ứng dụng rất nhanh chóng đáp ứng hầu như tất cả các nhu cầu trong hoạt động của doanh nghiệp như: xem tình hình kinh doanh của công ty theo thời gian thực, quản

lý hồ sơ – văn bản, áp dụng qui trình vào các hoạt động doanh nghiệp,… Trong phần 1 này, chúng tôi xin giới thiệu sơ bộ về các tính năng của Sharepoint 2010, giúp cho các bạn có một cái nhìn khái quát nhất nhất về Sharepoint 2010

 Sharepoint Sites: Cung cấp cho bạn một bộ công cụ đầy đủ và

mạnh mẽ mà bạn có thể sử dụng để tạo ra bất kỳ loại site nào, đơn giản hóa việc quản lý site thông qua một cơ sở hạ tầng duy nhất.Từ site cộng tác trong nội bộ của các nhân viên, đến trang của các đối tác, tới site dành cho khách hàng, mọi người đều có thể chia sẽ và công bố thông tin thông qua việc sử dụng chung một hệ thống duy nhất và quen thuộc

 Sharepoint Communities: Đem lại cho bạn cách làm việc cộng tác

cùng nhau một cách hiệu quả nhất Như thế nào ư? Rất đơn giản, Sharepoint Communites cung cấp cho bạn công cụ cộng tác tuyệt vời mà bất kỳ ai cũng có thể dùng nó để chia sẽ các ý tưởng, tìm

người và các vấn đề, xác định các thông tin kinh doanh Thậm chí, Sharepoint 2010 cho phép bạn quản lý những công cụ này từ một nền tảng duy nhất và mạnh mẽ Với Sharepoint 2010 Communites, nhân viên của bạn có thể sáng tạo nhiều hơn và bạn hoàn toàn yên tâm khi biết rằng các nhân viên của mình đang làm việc trong một môi trường được quản lý tốt và an toàn

 Sharepoint Content: Với SharePoint 2010 Content thì việc quản lý

nội dung doanh nghiệp (ECM) sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết Ngoài khả năng quản lý bao quát các nội dung số như các văn bản, bảng tính dạng Office, các hình ảnh, video, web page, file html, blogs, wiki, Sharepoint 2010 còn cung cấp khả năng áp dụng các chính sách (policy), quy trình (workflow) lên các loại tài liệu khác nhau

 Sharepoint Search: Làm thế nào để tìm kiếm thông tin cần thiết

trong một “rừng” nội dung đang chứa trong Sharepoint? Câu trả lời rất đơn giản, sử dụng khả năng search mà Sharepoint cung cấp Sharepoint Search sẽ tạo các chỉ mục cho tất cả các thông tin trên site, các file chứa trong các site, thậm chí là các thông tin people Nó giúp cho việc trả về kết quả tìm kiếm cho người sử dụng diễn ra nhanh chóng

 Sharepoint Insights: Cho phép mọi người có thể truy cập đến các

thông tin kinh doanh mà mình cần để ra được quyết định đúng đắn.Với những tính năng mạnh mẽ như biểu đồ tương tác, bảng ghi (scorecards), mọi người đều có thể sử dụng các thông tin trong cơ sở

dữ liệu, các báo cáo, và trong các ứng dụng của doanh nghiệp để đáp ứng những yêu cầu cần thiết Sharepoitn Insights sử dụng các giao diện và các ứng dụng quen thuộc giúp cho người sử dụng thoải mái ngay từ khi bắt đầu, nó giúp cho họ biết phải làm thế nào để có được những thông tin mà họ cần

 Sharepoint Composites: Cung cấp cho bạn những khối mà bạn có

thể sử dụng để lắp ráp, kết nối, và cấu hình dành cho các giải pháp cộng tác trong môi trường doanh nghiệp Từ một site đơn giản đến một ứng dụng phức tạp, bạn có thể nhanh chóng đáp ứng các nhu cầu kinh doanh cụ thể trong doanh nghiệp thông qua việc tùy chỉnh các giải pháp

Module 2 :Cài đặt Active Directory, SQL Server 2008 và Sharepoint Server

 Subnet Mask: 255.255.255.0

 DNS Server: 127.0.0.1

o Vào Administrator tool -> Server Manager

o Chọn Roles -> add Roles

o Click Next -> chọn Active Directory Domain Services (ADDS)

o Click Next -> chọn Install -> chờ install -> sau khi install xong sẽ xuất hiện thông báo install thành công Tới đây là các bạn đã hoàn thành xong việc cài đặt các dịch vụ cần thiết

để cài đặt lên Domain Controller

o Vào Start -> Run -> gõ dcpromo ->OK

o Click Next -> click Next

o Chọn “Create a new domain in a new forest” -> clik Next

o Nhập “company.com” vào ô FQDN of the forest root domain

o Chọn “Windows Server 2008” -> Click Next

o Click Next -> Chọn Yes (khi có hộp thoại thông báo về DNS)

o Để mặc định các giá trị thư mục trong hình -> click Next

o Nhập passoword restore mode -> click Next -> click Next

o Chờ hệ thống cài đặt xong -> Click Finish -> Restart máy Vậy là bạn đã cài đặt xong Domain Controller

b Cài đặt SQL Server 2008:

 Mô hình:

o Trước khi cài đặt:

Kế thừa từ mô hình phía trên (sau khi đã lên Domain Controller)

o Sau khi cài đặt:

Internal PC Internal PC Internal Laptop

Stand-o Click OK -> Chọn Install để cài đặt SQL SuppStand-ort file

o Chờ cho install hoàn tất -> Click Next

o Chọn “Enterprise Evaluation” -> Click Next

o Chọn “I accept the license terms” -> Click Next

o Chọn các thành phần như trong hình -> Click Next

o Chọn Named instance (có thể thay đổi tên nếu bạn muốn, ở đây tôi để mặc định) -> Click Next

o Click Next

o Nhập thông tin user name và password của tài khoản quản trị vào các ô: SQL Server Agent, SQL Server Database Engine, SQL Server Analysis Services, SQL Server Reporting Service -> click Next

o Add tài khoản quản trị vào ô “Specify SQL Server Administrators” - > click Next

o Add tài khoản quản trị vào ô “Account Provisioning” -> click Next

o Chọn “Install the Sharepoint Integrated mode default configuration” -> click Next

o Click Next -> click Next - > click Install -> chờ quá trình cài đặt diễn ra -> click Next -> click Close để hoàn tất quá trình cài đặt SQL Server 2008

c Cài đặt Sharepoint Server 2010:

 Mô hình:

o Trước khi cài đặt:

Kế thừa mô hình ở trên, sau khi đã cài đặt SQL Server 2008

o Sau khi cài đặt:

Internal PC Internal PC Internal Laptop

 Yêu cầu:

o Yêu cầu phần cứng:

Minimum

Processor  64-bit, four cores for small deployments

 64-bit, eight cores for medium deployments

Memory  8 GB for small deployments

 16 GB for medium deployments

 Application Server role

 Microsoft NET Framework version 3.5 SP1

 Microsoft Sync Framework Runtime v1.0 (x64)

 Microsoft Filter Pack 2.0

 Microsoft Chart Controls for the Microsoft NET Framework 3.5

o Nhập Product key (khi bạn download Sharepoint Server 2010, trên trang download sẽ xuất hiện product key) -> click Continue

o Chọn “I accept… ” -> click Continue

o Chọn Server Farm

o Chọn Complete -> Click Install Now

o Chờ cho Sharepoint cài đặt xong -> Click chọn “Run the Sharepoint Products….” -> click Close

o Click Next -> chọn Yes

o Chọn “Create a new server farm” -> Click Next

o Nhập tên database server (nếu bạn không biết chính xác thì có thể mở SQL Management Studio để em tên database server),

ở đây máy database serser của tôi là “Sharepoint2010”, nhập username và password tài khoản có quyền kết nối đến SQL, ở đây tôi nhập tài khoản quản trị của tôi -> click Next

o Nhập passpharse – là pass để cấu hình dữ liệu trong farm và dùng để joint server vào farm (nếu có) -> click Next

o Để mặc định không check ô “Specify port number” (hoặc bạn

có thể nhập port number mà mình muốn vào ô đó nếu muốn),

đây là port number của trang Sharepoint Central Administration -> chọn NTLM -> Click Next

o Click Next và chờ Sharepoint cài đặt và cấu hình -> Click Finish để hoàn tất

Part 2: Triển khai môi trường làm việc cộng tác giữa các nhân viên trong công ty

Để chuẩn bị khi thực hiện các module phía dưới, các bạn phải đảm bảo các yêu cầu sau:

a Cài đặt Microsoft Office Professional Plus 2010: hỗ trợ trong môi trường cộng tác trên Sharepoint

b Cài đặt Microsoft Sharepoint Designer 2010: hỗ trợ cho việc chỉnh sửa giao diện, thiết kế các workflow đơn giản

c Cài đặt Microsoft Visual Studio 2010: hỗ trợ việc coding trên Sharepoint

2010

d Cài đặt IE Developer Toolbar cho phiên bản IE đang sử dụng

e Tạo các user và group trên Active Directory như sau:

o Group: marketing – chứ tất cả các user của phòng marketing

o Group: truongphong – chứa các user của trưởng phòng

o Group: bangiamdoc – chứa các user của Ban Giám đốc

f Tạo record có tên “company” trong DNS Server

g Bật chức năng Search trong site Sharepoint 2010 Central Administration

h Cài đặt hot fix tại http://support.microsoft.com/kb/976394 để fix lỗi khi

sử dụng chức năng Managed Metadata Service

Module 3: Quản trị thông báo cho toàn công ty

a Kịch bản:

Giám đốc công ty mong muốn có một nơi hiển thị thông báo cho toàn thể nhân viên trong công ty có thể xem được Các thông báo này xuất phát từ phòng hành chánh, và phải qua một qui trình kiểm duyệt để có thể hiển thị ra Cụ thể qui trình như sau:

Quy trình đăng thông báo có tính chất toàn công ty

Phê duyệt

Phê duyệt

Chuyển phê duyệt

Đồng ý Không

Hiển thị thông tin thông báo cho toàn công ty

Kết thúc Đồng ý

Không

b Giải pháp:

Các bước thực hiện chính như sau:

 Vào Sharepoint Central Administration để tạo Web Application và Site Collection

 Vào DNS tạo 1 record với tên là tên mà ta đã nhập trong ô host header khi tạo Web Application

 Vào Site mà ta vừa tạo để Active 2 feature sau: Search Server Web parts và Sharepoint Server Standard Site Collection features

 Cấu hình quyền hạn truy cập vào site mà ta vừa tạo

 Tạo list “Announcements” để sử dụng làm thông báo cho toàn công ty

 Cấu hình workflow để phê duyệt thông tin

 Tạo và chỉnh sửa các view trong list “Announcements”

 Tạo trang welcome mới cho site và chọn làm trang chủ cho site

 Add web part “Thông báo chung”, và “User Task” vào site

 Nhập thông tin thông báo và xem kết quả hiển thị

Dựa theo thông tin như trên, ta thực hiện như sau:

 Vào Start -> Programs -> Microsoft Sharepoint 2010 Products -> click chọn Sharepoint 2010 Central Administration

 Click chọn “Manage web Application”

 Chọn “New” trên thanh Ribbon

 Chọn “Classic Mode Authentication” trong mục “Authentication”

 Nhập “company” vào ô “Host Header” trong mục “IIS Web Site”

 Để mặc định các giá trị trong mục “Security Configuration”,

“Public URL”, “Application Pool”, “Database Name and Authentication”, “Failover Server”, “Search Server”

 Chọn giá trị “Custom” trong ô “Edit the following group of connections” -> chọn các thành phần như trong hình bên dưới:

 Chọn “No” trong mục “Customer Experience Improvement Program”

 Click “OK”

 Click vào link “Create Site Collection”

 Gõ “eCompany” trong ô “Title” -> chọn tab “Publishing” -> Chọn

“Enterprise Wiki” -> nhập vào tài khoản mà bạn muốn làm tài

khoản quản trị chính cho site collection này, ở đây tôi chọn

“Administrator” làm tài khoản quản trị chính cho site collection này Bạn có thể nhập thêm 1 tài khoản thứ 2 làm tài khoản quản trị cho site collection này nếu thấy cần thiết trong ô “Secondary Site Collection Administrator” Để mặc định giá trị trong mục “Quota Template”

 Click “OK” để tạo site Collection -> chờ cho hệ thống tạo site collection đó -> click OK để hoàn tất

 Sau khi hoàn tất quá trình tạo site Collection -> Truy cập vào site Collection vừa mới tạo bằng cách gõ http://company vào khung

address của trình duyệt Lưu ý: vì bạn nhập host header trong

lúc tạo Web Application nên bạn phải tạo 1 record trong DNS

Server với tên là tên mà bạn nhập vào host header thì khi đó bạn mới có thể mở site collection được

 Click “Site Action” -> chọn “Site Settings” -> Chọn “Site Collection Features” -> Click vào nút “Active” 2 Features: “Search Server Web parts” và “Sharepoint Server Standard Site Collection features”

 Click “Site Actions” -> chọn “Site Settings” -> chọn “People and Groups” -> click chọn “eCompany Visitors”

 Click “New” -> Chọn -> nhập “nt” trong ô “Find” -> Chọn

“NT AUTHORITY\authenticated users” -> Click “Add” -> Chọn

OK Ở đây ta chọn “NT AUTHORITY\authenticated users” vì mục đích cho tất cả các user có tài khoản đăng nhập đều có thể vào xem được ở trang chủ

 Click OK

 Click “eCompany Members”

 Click “New” -> chọn -> nhập “hanhchanh” trong ô “Find” -> Chọn “COMPANY\hanhchanh” – đây là Group mà ta đã tạo trong Active Directory -> Click “Add”

 Nhập “giamdoc” trong ô “Find” -> chọn “Add” -> Click OK Ý đồ

ở đây của ta là chỉ cho các nhân viên của phòng hành chánh có thể tạo các thông báo và giám đốc của doanh nghiệp có quyền chỉnh sửa thông tin trên site này

 Click vào “Site Actions” -> Chọn “View All Site Content”

 Click “Create” -> chọn “Announcements” -> chọn “More Option”