Giáo trình quản trị nguồn nhân lực

ThS LÊ TRƯỜNG DIỄM TRANG ThS PHAN THỊ THANH HIỀN GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC ThS LÊ TRƯỜNG DIỄM TRANG ThS PHAN THỊ THANH HIỀN Giáo trình QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC QUỐC GIA TH[.]

ThS LÊ TRƯỜNG DIỄM TRANG - ThS PHAN THỊ THANH HIỀN

GIÁO TRÌNH

QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

ThS LÊ TRƯỜNG DIỄM TRANG ThS PHAN THỊ THANH HIỀN

Giáo trình QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - 2016

LỜI NÓI ĐẦU

Một tổ chức, dù hoạt động trong bất kỳ lĩnh vực nào, nếu muốn tồn tại thì đều cần ba nguồn lực thiết yếu: Tài lực (nguồn lực tài chính), Vật lực (nguồn lực về cơ sở vật chất, khoa học công nghệ) và Nhân lực (nguồn lực về con người – bao hàm cả thể lực lẫn trí lực) Trong đó, nguồn nhân lực là yếu tố trung tâm quyết định sự thành bại của tổ chức

Vì con người sử dụng các nguồn lực khác để phục vụ cho mục đích của bản thân và cả tổ chức

Vấn đề đặt ra là làm sao để tổ chức có được một nguồn nhân lực đạt chất lượng và đảm bảo về số lượng? Làm sao để những người làm được việc không rời bỏ tổ chức?

Nhằm giúp sinh viên hiểu rõ được vai trò then chốt của nguồn nhân lực và hoạt động quản trị nguồn nhân lực trong các tổ chức, nhóm biên soạn thuộc Khoa Kinh tế - Trường ĐH Sư phạm Kỹ thuật TP HCM đã thực hiện “Giáo trình Quản trị nguồn nhân lực”

Tài liệu này sẽ trang bị cho sinh viên những kiến thức, công cụ, cũng như các kỹ năng cần thiết để tiến hành thu hút nhằm hình thành nguồn nhân lực; đào tạo, phát triển nguồn nhân lực và duy trì nguồn nhân lực cho tổ chức

Nội dung bài giảng được chia làm 7 chương:

Chương 1: Giới thiệu về Quản trị nguồn nhân lực

Chương 2: Hoạch định nguồn nhân lực

Chương 3: Phân tích và thiết kế công việc

Chương 4: Tuyển mộ và tuyển chọn nhân lực

Chương 5: Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Chương 6: Đánh giá thực hiện công việc

Chương 7: Đãi ngộ và quan hệ lao động

Hy vọng tài liệu sẽ giúp ích được cho bạn đọc trong quá trình học tập và làm việc Nhóm tác giả rất mong nhận được ý kiến đóng góp của bạn đọc để cuốn sách được hoàn thiện hơn trong những lần tái bản sau Chân thành cảm ơn

Nhóm tác giả

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 3

MỤC LỤC 5

Chương 1 GIỚI THIỆU VỀ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC 7

I VAI TRÒ CHIẾN LƯỢC CỦA QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC 7

II QUẢN TRỊ CHIẾN LƯỢC NGUỒN NHÂN LỰC 18

III VAI TRÒ CỦA PHÒNG NHÂN SỰ TRONG DOANH NGHIỆP 20

IV TÌM HIỂU NGHỀ NHÂN SỰ 24

TÓM TẮT CHƯƠNG 1 28

BÀI TẬP CHƯƠNG 1 29

Chương 2 HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC 31

I KHÁI NIỆM 31

II QUÁ TRÌNH HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC 32

TÓM TẮT CHƯƠNG 2 48

BÀI TẬP CHƯƠNG 2 49

Chương 3 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CÔNG VIỆC 51

I KHÁI NIỆM VÀ Ý NGHĨA CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC 51

II NHỮNG THÔNG TIN CẦN THU THẬP TRONG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC 56

III CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC 56

IV CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC 61

V PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TRONG THỜI ĐẠI MỚI 62

VI THIẾT KẾ CÔNG VIỆC 63

TÓM TẮT CHƯƠNG 3 68

BÀI TẬP CHƯƠNG 3 68

Chương 4 TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ 69

I KHÁI NIỆM TUYỂN DỤNG 69

II MỘT SỐ VẤN ĐỀ CẦN CHÚ Ý ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG TUYỂN DỤNG 84

III ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CỦA HOẠT ĐỘNG TUYỂN DỤNG 87

TÓM TẮT CHƯƠNG 4 89

BÀI TẬP CHƯƠNG 4 90

Chương 5 ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC 91

I ĐỊNH HƯỚNG NGHỀ NGHIỆP 91

II QUYẾT ĐỊNH VỀ ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC 94

IV CÁC PHƯƠNG PHÁP ĐÀO TẠO 110

V ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN QUẢN LÝ 115

TÓM TẮT CHƯƠNG 5 119

BÀI TẬP CHƯƠNG 5 120

Chương 6 ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC 121

I KHÁI NIỆM VÀ MỤC ĐÍCH 121

II QUÁ TRÌNH ĐÁNH GIÁ 122

III CÁC PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ 124

IV NHỮNG ĐIỀU CẦN CHÚ Ý KHI THỰC HIỆN ĐÁNH GIÁ 128

V ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ THCV BẰNG KPI 128

TÓM TẮT CHƯƠNG 6 133

BÀI TẬP CHƯƠNG 6 134

Chương 7 ĐÃI NGỘ VÀ QUAN HỆ LAO ĐỘNG 135

I ĐÃI NGỘ 135

II QUẢN TRỊ TIỀN LƯƠNG 142

III QUAN HỆ LAO ĐỘNG TRONG DOANH NGHIỆP 149

TÓM TẮT CHƯƠNG 7 156

BÀI TẬP CHƯƠNG 7 157

TÀI LIỆU THAM KHẢO 158

Chương 1 GIỚI THIỆU VỀ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

Mục tiêu

Sau khi học xong chương này, sinh viên sẽ:

- Nêu được khái niệm, chức năng và vai trò của công tác quản trị

nguồn nhân lực

- Đề xuất được quy mô và cơ cấu của bộ phận nhân lực cho các

doanh nghiệp

- Nắm bắt được những yêu cầu, đòi hỏi của nghề nhân sự

I VAI TRÒ CHIẾN LƯỢC CỦA QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

Trong hoạt động quản lý một tổ chức hay doanh nghiệp, các nhà quản lý phải thực hiện rất nhiều nhiệm vụ của công tác quản trị như: quản trị tài chính, quản trị sản xuất, quản trị thương hiệu, quản trị nguồn nhân lực, quản trị marketing…, trong đó quản trị nguồn nhân lực là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu bởi thực tiễn cho thấy rằng con người trong tổ chức/doanh nghiệp có khả năng giúp đạt được mục đích của tổ chức/doanh nghiệp và quản trị nguồn nhân lực là yếu tố then chốt cho thành công của tổ chức/doanh nghiệp

1 Khái niệm

Quản trị nguồn nhân lực là chức năng cơ bản của quá trình quản trị nhằm giải quyết tất cả các vấn đề liên quan đến con người bao gồm: hoạch định nguồn nhân lực, phân tích và thiết kế công việc, chiêu mộ và lựa chọn, đào tạo và phát triển, sử dụng và duy trì con người của một tổ chức/doanh nghiệp một cách hiệu quả nhằm đạt được kết quả tối ưu cho

cả tổ chức/doanh nghiệp lẫn nhân viên

thích, động viên nhiều nhất tại nơi làm việc và trung thành, tận tâm với doanh nghiệp

3 Quá trình phát triển của quản trị nguồn nhân lực và vai trò của nó trong công tác quản trị

Nguồn nhân lực đóng vai trò quyết định trong việc tạo nên hiệu quả hoạt động của tổ chức/doanh nghiệp Trước đây, quản trị nguồn nhân lực chỉ được xếp hàng thứ yếu trong tổ chức/doanh nghiệp nhưng tầm quan trọng của nó đã được nâng lên đáng kể trong vài thập niên gần đây Tầm quan trọng này bắt nguồn từ việc nhận thức ra rằng nguồn nhân lực là tài sản vô giá trong việc cải tiến năng suất cũng như người ta cũng nhận thức được hệ quả giữa các chi phí và việc quản lý nguồn nhân lực yếu kém

Từ cuối thập niên 70 của thế kỷ trước, khi mà sự cạnh tranh trên thị trường càng trở nên gay gắt cùng với sự chuyển đổi trong quá trình sản xuất từ sản xuất theo lối cổ truyền sang sản xuất theo các công nghệ kỹ thuật hiện đại, cơ cấu nghề nghiệp và việc làm cũng biến đổi, nhu cầu của nhân viên cũng ngày càng cao hơn Chính những điều này đã tạo ra cách tiếp cận mới về quản trị con người trong các tổ chức, doanh nghiệp Vấn đề quản trị con người trong tổ chức, doanh nghiệp không còn đơn thuần chỉ là quản trị hành chính nhân viên mà còn là sự phối hợp giữa các chính sách và thực tiễn quản trị nhân sự Lúc bấy giờ, nhiệm vụ quản trị con người không còn đơn thuần là của phòng nhân sự hoặc tổ chức cán bộ như trước đây mà là của tất cả các nhà quản lý Việc phân công đúng người cho đúng việc là yêu cầu quan trọng được đặt ra để tạo nên

sự phối hợp tốt giữa quản trị con người với mục tiêu phát triển của tổ chức, doanh nghiệp Thay vì trước đây các tổ chức, doanh nghiệp áp dụng biện pháp tiết kiệm chi phí lao động để giảm giá thành thì giờ đây

họ lại chuyển sang đầu tư vào nguồn nhân lực để có lợi thế cạnh tranh cao hơn, đạt lợi nhuận cao hơn và sau cùng là hiệu quả hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp cao hơn Từ đây, người ta nhận thức ra rằng con người không chỉ đơn thuần là một yếu tố của quá trình sản xuất kinh doanh mà là nguồn tài sản vô giá của tổ chức, doanh nghiệp nên thuật ngữ quản trị nguồn nhân lực đã dần dần thế chỗ cho quản trị nhân sự Quản trị nhân sự và quản trị nguồn nhân lực khác nhau như thế nào?

Quản trị nhân sự Quản trị nguồn nhân lực

* Quan điểm về nhân viên trong doanh nghiệp:

- Lao động là yếu tố chi phí đầu

vào

- Nguồn nhân lực là tài sản quý báu cần được đầu tư và phát triển

* Quan hệ giữa nhân viên và chủ doanh nghiệp:

- Quan hệ thuê mướn - Quan hệ hợp tác bình đẳng, hai

bên cùng có lợi

* Cơ sở của năng suất, chất lượng:

- Công nghệ, kỹ thuật + quản trị - Quản trị + chất lượng nguồn nhân

lực + công nghệ, kỹ thuật

* Mục tiêu quan tâm hàng đầu:

- Lợi ích của doanh nghiệp - Cả lợi ích của doanh nghiệp lẫn

- Con người phục vụ cho chiến

lược kinh doanh của doanh nghiệp

- Phối hợp giữa chiến lược con người và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp

Ngày nay, các nhà quản lý đã thực sự nhận ra được hiệu quả của quản trị nguồn nhân lực có tầm ảnh hưởng quan trọng đến việc thực hiện mục tiêu đề ra của tổ chức, doanh nghiệp Nếu tổ chức, doanh nghiệp không có kế hoạch nguồn nhân lực tốt sẽ kéo theo nhiều rắc rối phát sinh như: sa thải người lao động không đạt yêu cầu làm việc, tốn hao chi phí cho thôi việc, chi phí đào tạo, Chính vì vậy mà rất nhiều doanh nghiệp xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực gắn liền với các hoạt động chiến lược khác trong toàn doanh nghiệp

Tầm quan trọng của quản trị nguồn nhân lực trong hoạt động kinh doanh quốc tế là như thế nào?

- Các công ty quốc tế thực hiện hoạt động kinh doanh của mình không còn gói gọn trong phạm vi trong nước nữa mà nó vươn ra nhiều nước trên thế giới Chính vì vậy mà nguồn nhân lực quốc tế

cũng hình thành trong các công ty này để đáp ứng cho hoạt động kinh doanh mang tầm quốc tế đó Việc phát triển nguồn tài sản tri thức toàn cầu là điều quan trọng cần phải làm đối với các công ty quốc tế Nguồn tài sản tri thức toàn cầu này bao gồm nguồn vốn con người (là vốn kiến thức mà mỗi người lao động nắm giữ và phát huy) và nguồn vốn cơ cấu tổ chức là vốn kiến thức được làm thành thông lệ trong cấu trúc, các quy trình và văn hóa của công ty)

- Hầu hết các công ty quốc tế đều thừa nhận tầm quan trọng của nguồn nhân lực có năng lực trong nỗ lực đạt được những mục tiêu kinh doanh và sự tăng trưởng ở nước ngoài Ví dụ, tại một cuộc hội nghị bàn tròn của các giám đốc điều hành bàn về các vấn đề là thế giới đang thay đổi như thế nào và công tác quản trị cần phải làm gì để thích ứng với những thay đổi đó Chủ tịch tập đoàn Unilever đã nói rằng: “Điều quan trọng nhất và duy nhất đối với chúng ta là và sẽ là cơ cấu tổ chức và con người” Sơ đồ dưới đây thể hiện tầm quan trọng của nguồn nhân lực quốc tế trong kinh doanh quốc tế:

- Nhu cầu về nguồn nhân lực có năng lực cao là cốt yếu Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải xác định nhu cầu nguồn nhân lực cho

Những tác động bên

ngoài

Hoạt động của doanh nghiệp

Mục tiêu Chiến lược

Các phương tiện thực hiện:

- Marketing

- Xuất nhập khẩu

- Sản xuất toàn cầu

- Quản lý nguồn cung ứng

- Kế toán và thuế quan

mình, sau đó thuê người lao động đáp ứng với nhu cầu đó, tạo động lực giúp họ hoàn thành tốt công việc, nâng cao kỹ năng của người lao động để họ có thể đảm đương những công việc nhiều thách thức hơn và cuối cùng là giữ chân họ

Quản trị nguồn nhân lực quốc tế khác với quản trị nguồn nhân lực nội địa ở một vài điểm sau:

- Về thị trường lao động: mỗi một quốc gia đều có một lực lượng lao động sẵn có đa thành phần khác nhau với các mức chi phí trả công lao động cũng khác nhau Các công ty đa quốc gia có được lợi thế lớn bằng cách tiếp cận nguồn lao động dồi dào này Cho

dù doanh nghiệp hay thị trường gì ở nước ngoài thì sản phẩm của doanh nghiệp đó sẽ được sản xuất ra khác nhau ở mỗi quốc gia khác nhau tùy vào đặc tính của mỗi thị trường và nguồn lực lao động ở đó

- Những khó khăn trong việc chuyển nhân viên ra nước ngoài làm việc: có rất nhiều rào cản về pháp lý, kinh tế, văn hóa mà công ty quốc tế phải vượt qua khi chuyển người lao động ra nước ngoài làm việc đặc biệt là khi doanh nghiệp cần những lao động có kỹ năng cần thiết cho hoạt động kinh doanh tại một quốc gia nào đó

- Cách quản lý theo từng quốc gia: người lao động ở mỗi nước có cách nhìn nhận về phong cách quản lý rất khác nhau Những sự khác nhau này có thể làm cho mối quan hệ giữa cấp lãnh đạo và những nhân sự hỗ trợ trở nên căng thẳng hay làm cho nhà quản lý làm việc kém hiệu quả hơn so với khi làm việc tại quê nhà Trường hợp này thì kinh nghiệm làm việc ở nhiều quốc gia khác nhau sẽ giúp cho doanh nghiệp có sự chuyển giao về phong cách quản lý thành công từ quốc gia này sang quốc gia khác

- Hướng hoạt động doanh nghiệp vào phạm vi quốc gia: mặc dù mục đích của doanh nghiệp là đạt được hiệu quả và năng lực cạnh tranh toàn cầu nhưng nguồn nhân lực của doanh nghiệp (bao gồm

cả người lao động và nhà quản lý) lại chú trọng vào lợi ích quốc gia hơn là toàn cầu Lúc này thì những đối sách trong quản trị nguồn nhân lực sẽ làm giảm đi sự lệch hướng đó

- Chiến lược và công tác quản lý: các công ty quốc tế nhận ra rằng hoạt động ở một số quốc gia vào đó có đóng góp quan trọng hơn vào sự thành công trên toàn cầu so với một số quốc gia khác Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ở mỗi quốc gia khác nhau về mức độ thâm nhập thị trường, sự phụ thuộc các nguồn

lực vào công ty chủ quản nhưng những sự khác nhau này cũng dần thay đổi theo thời gian Chính vì vậy mà cách thức và kỹ năng quản lý cần phải luôn song hành với nhu cầu của các hoạt động kinh doanh khác nhau ấy ở từng quốc gia nhằm đưa chiến lược toàn cầu của doanh nghiệp thành công

4 Chức năng cơ bản của quản trị nguồn nhân lực

Nhìn chung, hoạt động quản trị nguồn nhân lực gắn liền với tất cả các vấn đề có liên quan đến nhân viên/người lao động nhằm đạt được hiệu quả cao cho cả doanh nghiệp lẫn nhân viên Tuy nhiên, quản trị nguồn nhân lực là một lĩnh vực rộng lớn và phức tạp nên trong thực tế những hoạt động này rất đa dạng, phong phú và rất khác nhau tùy thuộc vào đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp như: cơ cấu tổ chức, công nghệ, năng lực tài chính, quy mô hoạt động, trình độ phát triển, Tuy nhiên, hoạt động chủ yếu của quản trị nguồn nhân lực có thể được phân chia theo 3 nhóm chức năng cơ bản sau:

a Chức năng thu hút nguồn nhân lực

Chức năng này tập trung vào việc đảm bảo số lượng người lao động có năng lực phù hợp với yêu cầu của công việc cho doanh nghiệp Trước khi tiến hành hoạt động tuyển dụng người lao động, nhà quản lý phải căn cứ vào nhiều yếu tố như: kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tình hình lao động hiện tại trong doanh nghiệp, chiến lược phát triển của doanh nghiệp trong tương lai… nhằm xác định chính xác

về vị trí, loại công việc, số lượng lao động, kỹ năng đòi hỏi cho công việc, Thông thường, các doanh nghiệp áp dụng kỹ năng tuyển dụng như phỏng vấn và trắc nghiệm bởi phương pháp này giúp doanh nghiệp chọn được ứng viên tốt nhất Chức năng thu hút nguồn nhân lực này thường thực hiện các hoạt động như dự báo và hoạch định nguồn nhân lực, phân tích và thiết kế công việc, phỏng vấn, trắc nghiệm, lưu trữ và xử lý các thông tin về nguồn nhân lực của doanh nghiệp

b Chức năng đào tạo và phát triển

Chức năng này tập trung vào việc nâng cao năng lực của người lao động, đảm bảo cho người lao động trong doanh nghiệp vừa có đủ các kỹ năng, trình độ chuyên môn cần thiết để hoàn thành tốt công việc vừa giúp cho họ có điều kiện phát huy tối đa năng lực của mình

- Đối với những nhân viên mới: doanh nghiệp áp dụng chương trình hướng nghiệp và đào tạo giúp cho nhân viên có cái nhìn cụ thể hơn về công việc và đây cũng là dịp để nhà quản lý kiểm định lại năng lực thực tế của nhân viên

- Ngoài ra, doanh nghiệp thường xuyên có các kế hoạch huấn luyện, đào tạo lại cho nhân viên khi có sự thay đổi về quy trình, công nghệ hay yêu cầu sản xuất kinh doanh

- Đối với cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn nghiệp vụ: doanh nghiệp sẽ có các chương trình bồi dưỡng, nâng cao chuyên môn nghiệp vụ và cập nhật kiến thức quản lý, kỹ thuật công nghệ

c Chức năng duy trì nguồn nhân lực

Chức năng này chú trọng đến việc sử dụng hiệu quả và duy trì nguồn nhân lực cho doanh nghiệp Các biện pháp thực hiện chủ yếu là kích thích, động viên tinh thần làm việc của người lao động đồng thời tạo

ra và duy trì những mối quan hệ lao động tốt trong doanh nghiệp

Để thực hiện việc kích thích và động viên người lao động hiệu quả thì doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống lương, thưởng, phúc lợi, tiêu chí đánh giá năng lực thực hiện công việc, thang thăng tiến nghề nghiệp cho thật hoàn chỉnh, hợp lý và công bằng Những chính sách đó

sẽ là động lực khuyến khích nhân viên trong doanh nghiệp làm việc hăng say, nhiệt tình và có ý thức trách nhiệm cao với công việc Ngoài

ra, những sự tuyên dương, khen thưởng kịp thời cho người lao động có sáng kiến hay có những đóng góp hiệu quả cho doanh nghiệp cũng là một biện pháp tuyệt vời để thu hút và giữ chân nhân tài cho doanh nghiệp Đôi khi các nhà quản lý cũng cần có sự cởi mở và thể hiện sự quan tâm của mình đối với nhân viên bằng cách nêu ra những nhận xét, đánh giá của mình về công việc của nhân viên làm Một lời tán dương tuy đơn giản nhưng nó có giá trị vô cùng to lớn bởi nó vừa kích thích tinh thần làm việc của nhân viên vừa tạo nên được mối quan hệ lao động tốt đẹp trong doanh nghiệp

Chức năng duy trì, phát triển các mối quan hệ lao động tốt đẹp trong doanh nghiệp của quản trị nguồn nhân lực giúp doanh nghiệp hoàn thiện môi trường làm việc và đưa những mối quan hệ trong công việc từ

ký kết hợp đồng lao động, giải quyết khiếu nại, tranh chấp lao động, y tế, bảo hiểm đến an toàn lao động,… vào guồng quay chung nhịp nhàng của doanh nghiệp trong một bầu không khí giàu tính tập thể với những con người luôn thấy thỏa mãn với công việc và doanh nghiệp của mình

5 Những thách thức đối với quản trị nguồn nhân lực

Vị trí của quản trị nguồn nhân lực và mối quan hệ của nó với các nhân tố khác sẽ được phát họa rõ ràng hơn qua mô hình sau:

Môi trường bên ngoài

↓ Doanh nghiệp

↓ Quản trị nguồn nhân lực

↓ Mục tiêu của doanh nghiệp (Mission)

↓ Chiến lược kinh doanh

↓ Chiến lược nguồn nhân lực

↓ Đấu pháp nguồn nhân lực Những thách thức đối với quản trị nguồn nhân lực ngày nay bao gồm 3 nhóm chính: thách thức từ môi trường bên ngoài, thách thức trong

cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp và thách thức từ các cá nhân liên quan đến những quyết định của doanh nghiệp có quan hệ đến nghĩa vụ và quyền lợi của người lao động:

a Thách thức từ môi trường bên ngoài

- Toàn cầu hóa: toàn cầu hóa đã làm giảm đáng kể các trở ngại trong lĩnh vực thương mại giữa các nước nhưng cũng tạo nên sự cạnh tranh khốc liệt giữa các doanh nghiệp trên thương trường Văn hóa toàn cầu đã có sự tác động mạnh mẽ đến văn hóa riêng của từng doanh nghiệp Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phải

có phương pháp quản lý chuyên nghiệp, hiệu quả để duy trì thế cạnh tranh của doanh nghiệp

- Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ hiện đại mà cụ thể là Internet đã giúp nhà quản trị nguồn nhân lực có thể tập trung nhiều vào việc quản lý do Internet giúp doanh nghiệp quản lý các hoạt động liên quan đến nguồn nhân lực nhanh và hiệu quả hơn

Vì thế, nhà quản trị nguồn nhân lực sẽ dành nhiều tâm sức hơn vào việc giải quyết những vấn đề quản lý cũng như hỗ trợ các giám đốc bộ phận trong những việc liên quan đến vấn đề nhân sự

Sự phát triển của Internet cũng phá bỏ các hàng rào trong thị trường lao động truyền thống và tạo ra thị trường lao động mở, nơi có nhiều thông tin về các ứng viên tiềm năng và các doanh nghiệp trên toàn cầu có thể tiếp cận nhanh chóng với chi phí thấp nên việc thu hút và giữ chân người tài sẽ là áp lực lớn cho doanh nghiệp

- Sự thay đổi nhanh chóng và ở phạm vi lớn của môi trường kinh doanh tạo áp lực cho cả doanh nghiệp lẫn người lao động trong việc phải linh hoạt thích ứng và đương đầu với những rủi ro

- Hệ thống pháp luật buộc các doanh nghiệp phải quan tâm nhiều hơn đến người lao động và việc bảo vệ môi trường sinh thái

- Thiếu lao động có kỹ năng làm việc cao khiến doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong việc tuyển dụng những công nhân kỹ thuật lành nghề hay chuyên viên quản lý giỏi

b Thách thức trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp

- Nâng cao vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp thông qua các biện pháp kiểm soát chi phí, cải tiến chất lượng sản phẩm, dịch vụ và tạo nên sự khác biệt vượt trội so với những doanh nghiệp khác

- Loại bỏ việc tập trung quyền lực, thực hiện các biện pháp nâng cao quyền lực, tránh nhiệm cho cấp dưới, phân quyền và thiết lập các nhóm tự quản

- Tái cấu trúc doanh nghiệp, tinh giản biên chế và phát triển các hình thức liên kết với bên ngoài nhằm cải thiện tình hình kinh doanh của doanh nghiệp

- Phát triển văn hóa của doanh nghiệp để tạo nên sự chia sẻ chung của tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp về các giá trị của công ty nhằm thích ứng với những thay đổi của môi trường bên ngoài

- Việc áp dụng những công nghệ hiện đại hỗ trợ cho hoạt động của doanh nghiệp phù hợp với những thay đổi mạnh mẽ của môi trường bên ngoài

c Thách thức từ các cá nhân

- Những vấn đề nhân sự ở cấp độ cá nhân hướng đến những quyết định thích hợp nhất cho từng nhân viên cụ thể Trong các doanh nghiệp lớn, những thách thức cá nhân này luôn phản ánh những gì đang diễn ra trong hoạt động của doanh nghiệp “Doanh nghiệp

cần đối xử như thế nào với những nhân viên của mình vốn là những người có sức ảnh hưởng lớn đối với doanh nghiệp?” luôn

là câu hỏi được đặt ra cho công tác quản trị nguồn nhân lực Chẳng hạn trong trường hợp nhân viên chủ chốt của doanh nghiệp

ra đi và về đầu quân cho doanh nghiệp đối thủ thì lúc ấy vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng ra sao?

- Thách thức trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp và thách thức từ các cá nhân có mối quan hệ hai chiều tác động qua lại lẫn nhau chứ không phải như mối quan hệ một chiều giữa thách thức môi trường và thách thức trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp Chỉ có một vài trường hợp là doanh nghiệp có sự ảnh hưởng đến môi trường mà thôi Những thách thức cá nhân quan trọng nhất ngày nay bao gồm: việc kết nối giữa người lao động và doanh nghiệp, nâng cao trách nhiệm xã hội và đạo đức trong kinh doanh, nâng cao năng suất lao động, giao quyền quyết định cho các cá nhân và thu hút chất xám

o Kết nối giữa người lao động và doanh nghiệp: chiến lược nguồn

nhân lực chỉ đóng góp hiệu quả nhất vào hoạt động của doanh nghiệp khi doanh nghiệp sử dụng những chiến lược này để thu hút và giữ chân những nhân viên phù hợp nhất với văn hóa và mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp Một cuộc nghiên cứu cho thấy rằng năng lực và cá tính của tổng giám đốc điều hành có thể gây trở ngại hay thúc đẩy hoạt động của doanh nghiệp tùy thuộc vào chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp đó Các doanh nghiệp phát triển mạnh sẽ hoạt động tốt hơn với những giám đốc

là người vốn có nền tảng về kinh doanh và marketing tốt, họ là những người sẵn sàng đương đầu với rủi ro và biết bỏ qua những điều vụn vặt nhưng những đặc tính quản lý này lại làm giảm hiệu quả hoạt động đối với những doanh nghiệp đã có vị thế trên thương trường với dòng sản phẩm nhất định nào đó và họ chỉ chú

trọng vào việc duy trì thị phần hơn là mở rộng thị phần

o Nâng cao trách nhiệm xã hội và đạo đức trong kinh doanh: ngày

nay, khái niệm trách nhiệm xã hội đã được nhiều doanh nghiệp nhắc đến như một bộ phận của lĩnh vực đạo đức Trách nhiệm xã hội ấy không chỉ đối với các nhà đầu tư của doanh nghiệp mà còn đối với nhân viên, khách hàng của doanh nghiệp, những doanh nghiệp khác, cộng đồng nói chung hay trong những cộng đồng

mà doanh nghiệp đang hoạt động Ví dụ, cách đây nhiều năm, McDonald xây dựng hệ thống nhà trọ Ronald McDonald cho

những gia đình có con em bị bệnh và phải nằm bệnh viện xa nhà

Xuất phát từ sự lo lắng về lối hành xử thiếu đạo đức của nhân viên trong doanh nghiệp, nhiều doanh nghiệp và các tổ chức chuyên nghiệp đã xây dựng những quy tắc và chuẩn mực đạo đức

để tạo nên sự kết nối với nhau giữa các nhân viên trong doanh nghiệp Riêng đối với các vị trí quản lý thì đòi hỏi phải đưa ra những quyết định thật rõ ràng, hợp lý và hợp pháp tránh sự mập

mờ hay có những quyết định thiếu đạo đức

o Nâng cao năng suất lao động: năng suất lao động là sự đo lường

giá trị đóng góp của từng người lao động vào lượng sản phẩm hay dịch vụ mà doanh nghiệp đó tạo ra Chính vì thế mà lượng hàng hóa của một người lao động làm ra càng nhiều thì năng suất của doanh nghiệp càng cao Hai yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến

năng suất lao động cá nhân là khả năng và động lực thúc đẩy

Khả năng là năng lực thực hiện công việc của người lao động Doanh nghiệp có thể cải thiện vấn đề này bằng cách thuê những lao động phù hợp nhất với công việc hay thực hiện các chương trình đào tạo và phát triển nghề nghiệp giúp nâng cao kỹ năng và trách nhiệm của người lao động trong công việc

Động lực thúc đẩy biểu hiện mong muốn của con người làm điều tốt nhất hay đạt được hiệu quả cao nhất cho công việc được giao Động lực tạo nên sức mạnh, định hướng và biểu hiện hành vi ứng

xử của con người Rất nhiều doanh nghiệp nhận ra rằng người lao động thích chọn làm việc lâu dài với những doanh nghiệp mà họ tin rằng những doanh nghiệp đó mang lại cho họ chất lượng cuộc sống công việc cao Chất lượng cuộc sống công việc cao là một

sự đo lường về mức độ cảm thấy an toàn và hài lòng của người lao động đối với công việc

o Giao quyền quyết định cho các cá nhân: là việc cung cấp cho

người lao động các kỹ năng và quyền quyết định mà trước đây thường được làm bởi các nhà quản lý Mục đích của việc giao quyền là tạo nên một doanh nghiệp với những con người giàu lòng nhiệt thành, biết tôn trọng lời hứa Họ là những người thực hiện công việc khéo léo và tài tình bởi họ tin yêu vào công việc

và thích thú khi làm việc Phân quyền có thể khuyến khích người lao động sáng tạo và biết đương đầu với rủi ro vốn là những yếu

tố cấu thành nên lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp trong môi

trường kinh doanh luôn thay đổi nhanh chóng như ngày nay

o Thu hút chất xám: đối với các doanh nghiệp có sự thành công phụ

thuộc nhiều vào tri thức được nắm giữ bởi một bộ phận nhân viên

chủ chốt nào đó thì việc lơ là với vấn đề thu hút chất xám từ các đối thủ sẽ làm cho doanh nghiệp mất đi một khối tài sản tri thức với những lao động chủ lực vào tay đối thủ Các ngành công nghiệp quan trọng như bán dẫn và điện tử chịu ảnh hưởng lớn bởi

sự nghỉ việc của các nhân viên có tay nghề cao do sự hấp dẫn của lợi nhuận, họ rời bỏ doanh nghiệp để thiết lập một doanh nghiệp

II QUẢN TRỊ CHIẾN LƯỢC NGUỒN NHÂN LỰC

Nhiều thập niên trôi qua, vai trò của quản trị nguồn nhân lực trong việc tạo ra lợi thế cạnh tranh của tổ chức vẫn đang là chủ đề gây nhiều tranh cãi Những thay đổi trong thế giới kinh doanh đang làm xuất hiện ngày càng nhiều ý kiến cho rằng nguồn nhân lực sẽ đại diện cho nguồn lực lâu dài và độc đáo tạo ra lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp trong nhiều ngành kinh doanh hiện đại

Tại sao lại như vậy? Điều gì khiến các doanh nghiệp phải quan tâm ngày càng nhiều đến quản trị nguồn nhân lực?

Có thể nói những thay đổi trong môi trường kinh doanh khiến doanh nghiệp phải quan tâm ngày càng nhiều đến nguồn nhân lực, chẳng hạn như:

- Sự thay đổi diễn ra ngày càng nhanh chóng

- Điều kiện kinh doanh chứa đựng rủi ro cao

- Chi phí gia tăng

- Tốc độ thay đổi công nghệ nhanh

- Sự khan hiếm lực lượng lao động tay nghề cao

- Sự gia tăng toàn cầu hóa trong các ngành

- Sự thay đổi của luật pháp

Mỗi một thay đổi trong môi trường kinh doanh làm tăng thêm áp lực cho các doanh nghiệp và buộc họ phải thay đổi, phải tăng tính chủ

động sáng tạo với công nghệ mới, sản phẩm mới, dịch vụ mới nhằm đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khách hàng

Nhằm đẩy mạnh tính hữu hiệu và khả năng sinh lợi của doanh nghiệp, quản trị chiến lược nguồn nhân lực (strategic human resource management) tập trung vào cách thức để tổ chức có thể cải thiện hiệu suất cạnh tranh bằng cách cân nhắc, xem xét và sử dụng nguồn nhân lực một cách hữu hiệu Đây là sự hoàn thiện hoặc phát triển tiếp theo của quản trị nguồn nhân lực, với các đặc trưng sau:

- Doanh nghiệp chú trọng đến toàn bộ các yếu tố của nguồn nhân lực khi phát triển chiến lược kinh doanh

- Doanh nghiệp có hoạch định nguồn nhân lực và các lãnh đạo trực tiếp tham gia vào quá trình này

- Mối quan hệ chặt chẽ giữa kế hoạch nguồn nhân lực và kế hoạch kinh doanh

- Mối quan hệ qua lại giữa bộ phận nhân sự và các bộ phận khác

- Cán bộ quản lý thực hiện vai trò hỗ trợ, trao quyền, khuyến khích cấp dưới nhằm phát triển tính sáng tạo

- Con người là nguồn lực chiến lược nhằm đạt được lợi thế cạnh tranh

Một số quan điểm về quản trị chiến lược nguồn nhân lực

- Tổng quát: quản trị chiến lược nguồn nhân lực là cách tốt nhất để quản trị nguồn nhân lực

- Phù hợp chiến lược: quản trị chiến lược nguồn nhân lực là tiến trình để chuyển các hoạt động nhân sự truyền thống thành một loạt các thủ tục và chính sách nguồn nhân lực thích hợp

- Nguồn nhân lực như là nhà cung cấp dịch vụ bên trong: quản trị chiến lược nguồn nhân lực liên quan đến việc kết nối những hoạt động nguồn nhân lực với chiến lược kinh doanh tổng thể của tổ chức

- Cấu trúc: quản trị chiến lược nguồn nhân lực liên quan đến việc cung cấp các dịch vụ chuyên nghiệp về nguồn nhân lực cho các đơn vị kinh doanh trong tổ chức Mục tiêu của nguồn nhân lực là nâng cao hiệu quả của các hoạt động kinh doanh

- Nguồn lực: những thành công của quản trị chiến lược nguồn nhân lực tạo ra cho tổ chức dựa trên việc thu hút, phát triển, sử dụng và duy trì nhân viên với mức độ năng lực cao liên quan đến hoạt động của tổ chức

Sự khác nhau giữa kỹ năng nguồn nhân lực theo truyền thống

và theo chiến lược

Quản trị nguồn nhân lực

truyền thống Quản trị chiến lược nguồn nhân lực

Người chuyên viên Nhà tổng hợp

Người viết các chính sách và thủ

tục giỏi

Nhà truyền thông giỏi Tập trung vào hiện tại Tập trung vào hiện tại và tương lai Chỉ nói hẹp về nguồn nhân lực Nói các ngôn ngữ kinh doanh

Tập trung vào cấp bậc quản lý Tập trung vào khách hàng, kỹ năng

Tập trung vào nội bộ tổ chức Tập trung vào nội bộ tổ chức và xã

hội bên ngoài

III VAI TRÒ CỦA PHÒNG NHÂN SỰ TRONG DOANH NGHIỆP

Vai trò cơ bản của phòng nhân sự là bảo đảm cho nguồn nhân lực của doanh nghiệp được quản lý và sử dụng có hiệu quả nhất Tuy nhiên, tùy vào tính chất đặc thù của mỗi doanh nghiệp mà bộ phận chuyên trách

về quản trị nguồn nhân lực có thể có nhiều tên gọi khác nhau, phải thực hiện những chức năng khác nhau và đóng vai trò cũng rất khác nhau trong mỗi doanh nghiệp

Giống như các phòng chức năng khác trong doanh nghiệp, phòng nhân sự vừa đảm nhận chức năng quản trị về nghiệp vụ, vừa đảm nhận chức năng quản trị về mặt hệ thống

1 Về phương diện nghiệp vụ

Quản trị nguồn nhân lực gồm có các chức năng: thu hút – tuyển dụng, đào tạo – phát triển, đánh giá kết quả làm việc của nhân viên; quản trị hệ thống trả công lao động; quan hệ lao động

2 Về phương diện hệ thống

Phòng nhân sự phải thực hiện các chức năng sau:

- Thiết lập chiến lược, chính sách nhân sự

- Thực hiện hoặc phối hợp với các phòng ban khác cùng thực hiện chức năng quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp

- Cố vấn, hướng dẫn cho lãnh đạo trực tuyến về kỹ năng và cách thức thực hiện các chức năng quản trị nguồn nhân lực

- Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện các chức năng quản trị nguồn nhân lực trong toàn tổ chức

a Thiết lập chiến lược, chính sách nhân sự

Nhân viên phòng nhân sự đề xuất hoặc cùng với lãnh đạo soạn thảo

ra các chính sách, các thủ tục cần thiết liên quan đến vấn đề quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp Các chính sách này được phổ biến cho toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp Do tính đặc thù của doanh nghiệp, các chính sách về nguồn nhân lực rất khác nhau, phụ thuộc vào ngành hoạt động, quy mô, đặc điểm, tính chất của doanh nghiệp, trình độ, năng lực và quan điểm của cán bộ lãnh đạo

Một số chính sách nguồn nhân lực quan trọng trong doanh nghiệp:

- Các chính sách về quyền hạn, trách nhiệm, quy chế hoạt động và làm việc chung của các phòng ban, nhân viên

- Các chính sách, quy chế về tuyển dụng bao gồm các tiêu chuẩn, thủ tục tuyển dụng, các quy định về thời gian tập sự, giờ làm việc, ngày nghỉ trong tuần, nghỉ lễ, nghỉ ốm, nghỉ không ăn lương, thuyên chuyển, cho nghỉ việc và tuyển lại những nhân viên cũ của doanh nghiệp

- Các chính sách và chế độ về lương bổng, phụ cấp, khen thưởng, thăng tiến gồm các quy định về cách thức phân phối thu nhập trong doanh nghiệp, các hình thức trả lương, xếp lương khởi điểm, điều kiện được tăng lương; các loại phụ cấp điều kiện, mức

độ được trả phụ cấp; các quy chế, loại hình và mức độ khen thưởng; quy chế và điều kiện được thăng cấp

- Các chính sách đào tạo quy định các loại hình đào tạo, huấn luyện; điều kiện cho nhân viên được tham gia và chi phí cho các khóa đào tạo, huấn luyện; các chế độ ưu đãi, khuyến khích đối với nhân viên có thêm các văn bằng, chứng chỉ tốt nghiệp

- Các quy chế về kỷ luật lao động và các quy định về phúc lợi, y tế, các quy định về an toàn lao động

b Thực hiện hoặc phối hợp với các phòng ban khác cùng thực hiện chức năng quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp

Các hoạt động quản trị nguồn nhân lực chủ yếu trong doanh nghiệp:

- Hoạch định nguồn nhân lực

- Phân tích công việc

- Mô tả công việc

- Phỏng vấn

- Trắc nghiệm

- Lưu giữ hồ sơ nhân viên

- Định hướng công việc

- Đào tạo, huấn luyện nhân viên

- Bình bầu, đánh giá thi đua

- Bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho cán bộ chuyên môn và quản lý

- Quản trị tiền lương

- Quản trị tiền thưởng

- Quản trị các vấn đề về phúc lợi

- Công đoàn

- Thu hút nhân viên tham gia quản lý doanh nghiệp

- Đánh giá thực hiện công việc

- Thực hiện các chương trình thúc đẩy sáng kiến, cải tiến kỹ thuật

- Thực hiện chương trình chăm sóc sức khỏe, y tế

c Cố vấn, hướng dẫn cho lãnh đạo trực tuyến về kỹ năng và cách thức thực hiện các chức năng quản trị nguồn nhân lực

Nhân viên phòng nhân sự thường giúp lãnh đạo trực tuyến giải quyết một số vấn đề như:

- Cách thức sử dụng có hiệu quả nhất các chi phí quản trị nguồn nhân lực

- Tạo môi trường văn hóa phù hợp với chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp

- Biện pháp để khuyến khích nhân viên nâng cao lòng trung thành

và gắn bó với doanh nghiệp

- Điều tra, tìm hiểu thái độ, quan điểm của nhân viên đối với những chính sách mới dự định sửa đổi hoặc sẽ áp dụng trong doanh nghiệp, v.v

d Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện các chức năng quản trị nguồn nhân lực trong toàn tổ chức

Phòng nhân sự là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong việc đảm bảo cho các chính sách, thủ tục về nguồn nhân lực của doanh nghiệp được thực hiện đầy đủ và chính xác Để thực hiện tốt chức năng này, phòng nhân sự cần:

- Thu thập thông tin và phân tích tình hình tuyển dụng, chọn lựa, thay thế và đề bạt nhân viên nhằm đảm bảo mọi vấn đề đều được thực hiện theo đúng quy định

- Phân tích kết quả thực hiện công việc của nhân viên nhằm đưa ra các điều chỉnh hoặc kiến nghị cải tiến phù hợp

- Phân tích các số liệu thống kê về tình hình vắng mặt, đi trễ, thuyên chuyển, kỷ luật, khiếu nại, tranh chấp lao động để tìm ra các vấn đề tồn tại trong doanh nghiệp và có biện pháp khắc phục

3 Tầm quan trọng của phòng nhân sự trong doanh nghiệp

Tầm quan trọng của phòng nhân sự thể hiện thông qua công việc

mà họ đảm nhận trong doanh nghiệp với các mức độ khác nhau

Ở mức độ thấp, phòng nhân sự chỉ thực hiện các công việc đơn giản như lưu trữ hồ sơ nhân viên và thực hiện các chế độ chính sách

Ở mức độ trung bình, phòng nhân sự thực hiện các công việc mang tính nghiệp vụ, chuyên môn cao, đòi hỏi nhân viên phải có kiến thức và

kỹ năng nhất định: tuyển dụng, đào tạo nhân viên, xây dựng định mức lao động, quản trị lương bổng, khen thưởng, kỷ luật nhân viên, kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện các chính sách, quy định, duy trì quan hệ lao động tốt

Ở mức độ cao, phòng nhân sự thực hiện các công việc có tính chất chiến lược, có tầm quan trọng then chốt trong hoạt động của doanh nghiệp Công việc này phức tạp nên đòi hỏi người thực hiện phải nắm vững kiến thức, kỹ năng, chính sách nhân sự đồng thời phải có tầm nhìn

xa, hiểu biết tốt về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Các công việc cụ thể là: tham gia xây dựng chiến lược kinh doanh cho doanh nghiệp, tư vấn, hướng dẫn cho các lãnh đạo khác về nhân sự

IV TÌM HIỂU NGHỀ NHÂN SỰ

1 Thành lập bộ phận nhân sự

Công tác quản trị nguồn nhân lực luôn cần thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, tuy nhiên, việc có cần thiết thành lập một phòng chuyên trách hay không lại phụ thuộc vào quy mô của doanh nghiệp đó Theo khoản 1, điều 3 nghị định 56/2009/NĐ-CP, xét về quy mô, doanh nghiệp có thể được phân chia thành:

Tổng nguồn vốn

Số lao động

I Nông, lâm

nghiệp và

thủy sản

10 người trở xuống

20 tỷ đồng trở xuống

từ trên 10 người đến

200 người

từ trên 20 tỷ đồng đến

100 tỷ đồng

từ trên 200 người đến

200 người

từ trên 20 tỷ đồng đến

100 tỷ đồng

từ trên 200 người đến

300 người III Thương

dịch vụ

10 người trở xuống

10 tỷ đồng trở xuống

từ trên 10 người đến

50 người

từ trên 10 tỷ đồng đến 50

tỷ đồng

từ trên 50 người đến

100 người

- Đối với doanh nghiệp siêu nhỏ (tổng số lao động không quá 10 người), không cần thiết phải có bộ phận chức năng về nguồn nhân lực vì khối lượng không việc chưa đủ để thành lập một phòng

ban Thay vào đó, một quản lý trực tiếp sẽ chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự cho doanh nghiệp

- Đối với doanh nghiệp nhỏ, giới hạn trong 200 lao động, doanh nghiệp cần có một người chuyên trách, người này sẽ chịu trách nhiệm thực hiện các vấn đề liên quan đến công tác nhân sự và báo cáo trực tiếp cho Giám đốc điều hành doanh nghiệp

- Đối với doanh nghiệp vừa, giới hạn từ 200 – 300 lao động, doanh nghiệp cần thiết phải có một phòng chuyên trách Có thể là một phòng tích hợp chức năng (ví dụ như phòng hành chính – nhân sự) hoặc là một phòng chuyên trách riêng (phòng nhân sự)

- Đối với doanh nghiệp lớn, trên 300 lao động, điều thiết yếu là doanh nghiệp phải thành lập bộ phận nhân sự và bắt đầu có sự chuyên môn hóa sâu thành từng mảng nhỏ trong quản trị nguồn nhân lực như: tuyển dụng, đào tạo, chính sách, tiền lương,… Với những doanh nghiệp có quy mô lớn, tùy thuộc vào thực tế doanh nghiệp để tính toán số lượng nhân viên bộ phận chuyên trách về nguồn nhân lực như thế nào cho hợp lý Theo cách đơn giản nhất, doanh nghiệp có thể tính tỷ lệ lao động trên số nhân viên chuyên trách nguồn nhân lực là 100/1 Nghĩa là cứ 100 lao động trong doanh nghiệp sẽ cần một nhân viên nhân sự

2 Các chức danh công việc trong bộ phận nhân sự

Trong bộ phận chuyên trách, sẽ có các chức danh điển hình sau đây:

- Nhân viên hành chính – nhân sự: chức danh này xuất hiện trong các doanh nghiệp nhỏ Phụ trách công tác hành chính chung cho doanh nghiệp và kiêm cả công tác nhân sự về tuyển dụng, đào tạo, lương, thưởng, kỷ luật lao động,…

- Nhân viên nhân sự: đây là một chức danh xuất hiện trong doanh nghiệp nhỏ và vừa Người này sẽ phải phụ trách tất cả các vấn đề

về nhân sự trong doanh nghiệp

- Nhân viên tuyển dụng: phụ trách việc tập hợp nhu cầu nhân sự trong toàn doanh nghiệp, báo cáo lên cấp trên để xét duyệt, lập và thực hiện kế hoạch tuyển dụng như: quảng cáo tuyển dụng, thu nhận và sàng lọc hồ sơ, tổ chức thi tuyển và phỏng vấn,…

- Nhân viên đào tạo: chịu trách nhiệm tiếp nhận nhu cầu đào tạo, lên kế hoạch và tổ chức các chương trình đào tạo nhân sự cho doanh nghiệp

- Nhân viên chính sách phúc lợi: chịu trách nhiệm đảm bảo thực hiện các quy định của doanh nghiệp và pháp luật về chính sách phúc lợi, đề xuất cải thiện hệ thống phúc lợi trong doanh nghiệp theo hướng tạo tinh thần làm việc tích cực cho người lao động trong khả năng của doanh nghiệp

- Nhân viên tiền lương: phụ trách hệ thống lương, thưởng cho người lao động, đề xuất cải thiện hệ thống lương, cách tính lương

để đảm bảo hệ thống lương của doanh nghiệp đúng theo quy định của pháp luật và không làm bất mãn người lao động

Trong quá trình làm việc tại bộ phận chuyên trách nhân sự, xét về con đường thăng tiến, các cá nhân có thể đạt được các vị trí quản lý phòng, ban, bộ phận như: Phó phòng, Trưởng phòng, Phó giám đốc (nhân sự), Giám đốc (nhân sự)

3 Các kỹ năng cần có đối với người theo nghề nhân sự

Bất kỳ công việc nào cũng đòi hỏi người đảm nhận phải có hai nhóm kỹ năng: kỹ năng cứng (kỹ năng kỹ thuật, trình độ chuyên môn nghiệp vụ) và kỹ năng mềm (giao tiếp, làm việc nhóm, thuyết phục, quản

lý thời gian,…)

Đối với người theo nghề nhân sự, các kỹ năng cứng cơ bản bao gồm:

- Thiết kế và phân tích công việc,

- Tìm kiếm và tuyển dụng nhân sự,

- Đào tạo và phát triển nhân sự,

- Khen, phê bình: biết đưa ra những lời và cách thức khen, phê bình hợp tình, hợp lý để không xảy ra xung đột

- Giải quyết mâu thuẫn: giữ được bình tĩnh, điều khiển được cảm xúc cá nhân, tìm ra được nguyên nhân của mâu thuẫn để giải quyết

- Làm việc nhóm: sẵn sàng và có khả năng phối hợp với đồng nghiệp trong công việc

- Học hỏi: tiếp thu các ý kiến đóng góp, học tập những kiến thức,

kỹ năng từ những người có kinh nghiệm để không ngừng hoàn thiện bản thân trong công việc

cả tổ chức/doanh nghiệp lẫn nhân viên

Quản trị nguồn nhân lực bao gồm ba chức năng chính: thu hút để hình thành nguồn nhân lực, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, duy trì nguồn nhân lực

Công tác quản trị nguồn nhân lực ngày càng đối mặt với nhiều thách thức do môi trường kinh doanh biến động theo chiều hướng khó khăn hơn cho vấn đề nhân sự như: công nghệ phát triển mạnh mẽ, toàn cầu hóa, sự thay đổi của pháp luật, chi phí hoạt động kinh doanh tăng cao,…

Việc tồn tại chức năng quản trị nguồn nhân lực đã trở thành thiết yếu, tuy nhiên, có cần thành lập một bộ phận chuyên trách hay không thì còn phụ thuộc vào quy mô của doanh nghiệp đó

Những người có định hướng đi theo nghề nhân sự phải ý thức được những công việc, những kỹ năng và phẩm chất cần có như: thiết kế và phân tích công việc, tìm kiếm và tuyển dụng nhân sự, đào tạo và phát triển nhân sự, chính sách và quan hệ lao động, đánh giá thành tích, đánh giá năng lực, xây dựng bảng lương, trình bày văn bản, trình bày, lắng nghe, khen, phê bình, giải quyết mâu thuẫn, làm việc nhóm, học hỏi

BÀI TẬP CHƯƠNG 1

Hiện nay, trắc nghiệm tính cách MBTI đang được sử dụng rất nhiều trong các doanh nghiệp Trắc nghiệm này nhằm giúp doanh nghiệp tìm ra được những cá nhân mang tính cách phù hợp với công việc và doanh nghiệp

Trong trắc nghiệm MBTI, người ta chia tính cách con người thành

16 nhóm bằng tổ hợp của 4 xu hướng chính:

Hướng nội (I - introverted)

- Suy nghĩ, cân nhắc kỹ trước khi

hành động

- Cần có một khoảng thời gian

riêng tư đáng kể để nạp năng

lượng

- Hứng thú với đời sống nội tâm,

đôi khi tự cô lập với thế giới

- Cảm thấy khổ sở nếu bị cách ly với thế giới bên ngoài

- Hứng thú với con người và

sự việc xung quanh

- Quảng giao, thích tiếp xúc với mọi người

- Dễ bắt chuyện

Lý trí (T - thinking)

- Luôn tìm kiếm sự kiện và tính

logic để đưa ra kết luận

phần tự nhiên trong mối quan

hệ giao tiếp của con người

Tình cảm (F - feeling)

- Xem xét cảm xúc cá nhân

và ảnh hưởng của một quyết định lên người khác trước khi đưa ra quyết định đó

- Nhạy cảm trước những nhu cầu và phản ứng của người khác

- Tìm kiếm sự nhất trí và ý kiến của số đông

- Khó xử khi có xung đột hoặc có phản ứng tiêu cực khi xảy ra bất hòa

Cảm giác (S - sensing)

- Sống với hiện tại

- Thích các giải pháp đơn giản và

thực tế

- Có trí nhớ tốt về các chi tiết của

những sự kiện trong quá khứ

- Giỏi áp dụng kinh nghiệm

- Thoải mái với những thông tin

rõ ràng và chắc chắn

Trực giác (N - intuitive)

- Hay nghĩ đến tương lai

- Sử dụng trí tưởng tượng, hay sáng tạo ra những khả năng mới

- Thường chỉ nhớ đến ý chính và các mối liên hệ

- Thích làm nhiều việc cùng lúc, thích đa dạng, có thể vừa làm vừa chơi

- Chịu sức ép tốt, làm việc hiệu quả nhất khi công việc gần hết hạn

- Tìm cách tránh né cam kết nếu nó ảnh hưởng đến sự linh động, sự tự do và đa

dạng của bản thân

Theo bạn, nhóm tổ hợp tính cách nào sẽ phù hợp với nghề nhân sự nhất?

Chương 2 HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC

Mục tiêu

Sau khi học xong chương này, sinh viên sẽ:

- Nêu được khái niệm và vai trò của công tác hoạch định nguồn

nhân lực (kế hoạch hóa nguồn nhân lực)

- Biết cách thu thập thông tin cho hoạch định nguồn nhân lực

- Dự báo được cầu nhân lực

- Dự báo được cung nhân lực

- Đề xuất được các biện pháp hài hòa cung và cầu nhân lực

I KHÁI NIỆM

Trong nền kinh tế thị trường, công tác hoạch định được sử dụng nhằm làm giảm tối đa các bất trắc, rủi ro đồng thời làm giảm bớt các sai lầm và lãng phí Tuy nhiên, hoạch định không phải là những con số cứng nhắc và bắt buộc doanh nghiệp phải luôn tuân theo mà đó là quá trình suy nghĩ về phía trước, là phương pháp giải quyết những khó khăn và tìm kiếm, đưa ra đường lối phát triển theo các mục tiêu mong muốn thông qua các hoạt động hợp lý dựa trên các kiến thức biết trước Các kế hoạch dài hạn có thể được thay thế bằng hàng loạt các kế hoạch, chương trình ngắn hạn được điều chỉnh theo tín hiệu của thị trường và tình hình hoạt động thực tế của doanh nghiệp

Để đạt được thành công, các doanh nghiệp cần phải tạo sự gắn kết chặt chẽ giữa các chiến lược quản trị nguồn nhân lực và chiến thuật thực hiện với các cơ hội đến từ môi trường bên ngoài, các chiến lược kinh doanh, điểm đặc thù của doanh nghiệp và cả năng lực khác biệt của doanh nghiệp Một doanh nghiệp với chiến lược nguồn nhân lực kém hoặc chiến lược kinh doanh không gắn kết với chiến lược nguồn nhân lực sẽ trở nên mất lợi thế so với đối thủ cạnh tranh của mình trên thương trường

Về phương diện nguồn nhân lực, công tác hoạch định nguồn nhân lực giúp cho doanh nghiệp thấy rõ được phương hướng, cách thức quản trị nguồn nhân lực của mình, đảm bảo cho doanh nghiệp có được đúng người cho đúng việc, vào đúng thời điểm cần thiết và linh hoạt đối phó

với những thay đổi trên thị trường Thừa nhân viên sẽ làm tăng chi phí, thiếu nhân viên hoặc chất lượng nhân viên không đáp ứng yêu cầu sẽ ảnh hưởng đến chất lượng thực hiện công việc và bỏ lỡ cơ hội kinh doanh Vậy có phải hoạch định nguồn nhân lực chỉ là dự báo và tuyển đủ số lượng nhân viên cần thiết cho doanh nghiệp?

Hoạch định nguồn nhân lực là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu nguồn nhân lực, đưa ra các chính sách và thực hiện các chương trình, hoạt động đảm bảo cho doanh nghiệp có đủ nguồn nhân lực với các phẩm chất, kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao

II QUÁ TRÌNH HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC

Quá trình hoạch định nguồn nhân lực cần được thực hiện trong mối liên hệ mật thiết với quá trình hoạch định và thực hiện các chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp Việc lập kế hoạch là một quá trình xác định và dự đoán một số vấn đề như: Hiện tại doanh nghiệp đang ở đâu? Doanh nghiệp muốn đạt được vị trí nào? Bằng cách nào để đạt được vị trí

đó và phương pháp thực hiện cụ thể là gì? Thông thường, quá trình hoạch định nguồn nhân lực được thực hiện theo các bước sau đây:

Nguồn: Cynthia D Fisher, Lyle F Schoenfeldt and James B Shaw,“Human Resource

Management” - 4th ed, Houghton Mifflin Company, 1999, p 107

 THU THẬP THÔNG TIN

A Từ môi trường bên ngoài

2 Các kế hoạch kinh doanh

3 Nguồn nhân lực hiện tại

4 Tỷ lệ thay thế nhân viên

 DỰ BÁO NHU CẦU NGUỒN NHÂN LỰC

A Ngắn hạn và dài hạn B Vị trí tổng thể và cá nhân

 DỰ BÁO CUNG NGUỒN NHÂN LỰC

A Cung bên trong B Cung bên ngoài

 HOẠCH ĐỊNH VÀ THỰC HIỆN CÁC CHƯƠNG TRÌNH CẦN THIẾT

A Gia tăng hoặc giảm cỡ lực lượng lao động

B Thay đổi các kỹ năng C Phát triển chuỗi các chương trình quản trị

D Phát triển các kế hoạch

nghề nghiệp

 PHẢN HỒI VỀ TIẾN TRÌNH HOẠCH ĐỊNH

A Dự báo có chính xác? B Các chương trình có đáp ứng nhu cầu?

1 Thu thập thông tin

Các thông tin cần thu thập đầu tiên là về môi trường kinh doanh, làm cơ sở cho việc xác định mục tiêu, chiến lược cho doanh nghiệp Môi trường kinh doanh bao gồm môi trường bên ngoài và môi trường bên trong (môi trường nội bộ) Môi trường bên ngoài bao gồm những dữ liệu

về hoàn cảnh hiện tại và những thay đổi dự báo về nền kinh tế tổng thể, kinh tế của một ngành cụ thể, công nghệ liên quan, sự cạnh tranh, khách hàng, nhà cung ứng, các yếu tố về văn hóa, xã hội, v.v sẽ tạo ra các nguy

cơ đe dọa (Threats) và các cơ hội (Opportunities) cho doanh nghiệp Sự thay đổi của bất kỳ nhân tố nào trong môi trường bên ngoài cũng có thể ảnh hưởng đến các kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp và vì vậy ảnh hưởng đến nhu cầu nguồn nhân lực

Ví dụ một số yếu tố của môi trường bên ngoài tác động đến hoạt động quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp như: khả năng đáp ứng của thị trường lao động địa phương đối với nhu cầu của doanh nghiệp như thế nào? Ảnh hưởng của những thay đổi về mức lương tối thiểu, thời gian làm việc, thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội, v.v như thế nào đến các điều kiện làm việc của nhân viên trong doanh nghiệp? Ảnh hưởng của lạm phát đến đời sống của nhân viên và mức tăng lương, tăng phụ cấp? Môi trường nội bộ bao gồm các yếu tố thuộc về các nguồn lực bên trong của doanh nghiệp như nguồn nhân lực, tài chính, trình độ công nghệ, kỹ thuật, khả năng nghiên cứu và phát triển Đối với khía cạnh nguồn nhân lực, những nội dung quan trọng cần được xác định khi phân tích môi trường nội bộ là: trình độ năng lực của nhân viên, mức độ gắn kết của nhân viên đối với doanh nghiệp, tỉ lệ nghỉ việc, mức độ thỏa mãn trong công việc của nhân viên, năng suất lao động, v.v Những yếu tố này

có ảnh hưởng như thế nào đến việc xây dựng và thực hiện các chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp?

Trên cơ sở phân tích sự thay đổi và tác động của các yếu tố trong môi trường bên ngoài kết hợp với các điểm mạnh, điểm yếu của bản thân doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ xác định chính xác mục tiêu và lựa chọn được chiến lược phù hợp cho doanh nghiệp Ví dụ, những năm gần đây,

sự phát triển mạnh của ngành dịch vụ ngân hàng gây nên tình trạng khan hiếm nhân lực cao trong lĩnh vực tài chính, ngân hàng Điều này làm cho các doanh nghiệp phải có sự điều chỉnh hệ thống lương, thưởng và hình thức động viên nhân viên nhằm thu hút và giữ chân nhân tài

Các mục tiêu dài hạn trong doanh nghiệp thường được xác lập theo các lĩnh vực: mức lợi nhuận, năng suất, vị thế cạnh tranh, vị trí dẫn đầu

về công nghệ Việc phân tích và lựa chọn chiến lược của doanh nghiệp sẽ được thực hiện sau khi doanh nghiệp đã phân tích môi trường bên ngoài

và môi trường bên trong và lựa chọn các mục tiêu hợp lý Từ các mục tiêu, chiến lược chung của toàn doanh nghiệp, sẽ có các mục tiêu chiến lược chức năng như mục tiêu và chiến lược về nguồn nhân lực, tài chính, marketing, sản xuất, nghiên cứu và phát triển Đối với khía cạnh nguồn nhân lực, các mục tiêu và chiến lược sẽ chú trọng đến toàn bộ chức năng của công tác quản trị nguồn nhân lực, đó là: thu hút, đào tạo và phát triển, duy trì nguồn nhân lực nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp có thể thực hiện tốt các công việc theo chiến lược chung của toàn doanh nghiệp Ví dụ, sau năm năm nữa, đội ngũ nhân lực trong nước sẽ hoàn toàn thay thế được các chuyên gia nước ngoài trong quy trình sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp, v.v

Các mục tiêu ngắn hạn được xây dựng và phát triển trên cơ sở của các mục tiêu dài hạn Các mục tiêu này phải cụ thể, linh hoạt, định lượng được, có tính khả thi, nhất quán và hợp lý Ví dụ, giảm tỷ lệ nghỉ việc trong năm xuống còn 5%, giảm tỷ lệ nhân viên đi trễ xuống còn 2%, giảm số lượng phàn nàn của khách hàng về cung cách phục vụ của nhân viên, tăng số lượng các khóa đào tạo đạt chất lượng cao, v.v Đây là những mục tiêu ngắn hạn thường thấy trong hoạch định nguồn nhân lực Chiến lược kinh doanh và chiến lược quản trị nguồn nhân lực có quan hệ chặt chẽ với nhau Không có chiến lược nguồn nhân lực nào mà

tự thân nó là “tốt” hay “tồi” Sự thành công của chiến lược nguồn nhân lực phụ thuộc vào hoàn cảnh mà nó được sử dụng Hay nói cách khác, sự ảnh hưởng của chiến lược nguồn nhân lực lên hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp luôn phụ thuộc vào tính thích ứng của nó với các nhân tố khác Ví dụ, khi doanh nghiệp theo chiến lược đổi mới, đa dạng hóa sản phẩm, dịch vụ, chiến lược nguồn nhân lực sẽ chú trọng đến việc kích thích tính sáng tạo, đổi mới trong nhân viên Để thực hiện chiến lược này, các chính sách tuyển dụng sẽ hướng tới việc ưu tiên tuyển những ứng viên năng động, sáng tạo, có hiểu biết rộng, có nhiều kỹ năng, v.v Đối với công tác đào tạo, các chương trình đào tạo sẽ chú trọng huấn luyện nâng cao khả năng tư duy sáng tạo, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng giao tiếp, v.v Các chính sách về lương, thưởng sẽ có định hướng khuyến khích cải tiến, sáng tạo, v.v

a Mối quan hệ giữa chiến lược kinh doanh và chiến lược quản trị nguồn nhân lực

Theo Torrington và Hall, có năm mức độ phối hợp giữa chiến lược quản trị nguồn nhân lực và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp

- Không có mối quan hệ nào giữa chiến lược kinh doanh và chiến lược nguồn nhân lực của doanh nghiệp Mức độ này ít phổ biến,

có thể thấy trong một số doanh nghiệp nhỏ

- Vai trò của yếu tố nhân lực trong doanh nghiệp được đánh giá quan trọng ngang bằng với các yếu tố khác của quá trình sản xuất kinh doanh Nguồn nhân lực được coi là một yếu tố cơ bản trong quá trình thực hiện các chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp Mục tiêu kinh doanh được phân bổ ở tất cả các cấp từ cấp lãnh đạo cao nhất đến các phòng ban chức năng Ở mức độ phối hợp này, chiến lược nguồn nhân lực cũng như các chiến lược chức năng khác trong doanh nghiệp, được xây dựng sao cho phù hợp và nhằm đáp ứng các chiến lược kinh doanh của toàn doanh nghiệp

- Mối quan hệ song phương giữa chiến lược kinh doanh và chiến lược quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp đã bắt đầu thể hiện Chiến lược kinh doanh có thể cần phải được xem xét lại về mặt thực tiễn sao cho phù hợp với tình hình và đặc điểm trong phân công và sử dụng nguồn nhân lực trong doanh nghiệp

- Chiến lược kinh doanh và chiến lược nguồn nhân lực không chỉ

có mối quan hệ chặt chẽ với nhau mà còn tác động qua lại lẫn nhau Nguồn nhân lực không còn đơn thuần là phương tiện để thực hiện các chiến lược kinh doanh mà nó được xem là một lợi thế cạnh tranh then chốt của doanh nghiệp

- Nguồn nhân lực đóng vai trò quyết định trong doanh nghiệp Nguồn nhân lực là một lợi thế cạnh tranh then chốt trong doanh nghiệp và các chiến lược kinh doanh được xây dựng và phát triển dựa trên các lợi thế mà nguồn nhân lực trong doanh nghiệp có được Nguồn nhân lực trở thành động lực chủ yếu để hình thành các chiến lược của doanh nghiệp

b Các chiến lược quản trị nguồn nhân lực tương ứng theo chiến lược kinh doanh

Chiến lược quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp cần được thực hiện sao cho phù hợp với chiến lược kinh doanh tổng thể Sau đây là

ba nhóm chiến lược kinh doanh của Poter có ba nhóm chiến lược nguồn nhân lực tương ứng:

- Các doanh nghiệp áp dụng chiến lược đổi mới

 Thiết kế công việc cho phép nhân viên phát triển các kỹ năng có thể sử dụng cho nhiều vị trí, công việc khác nhau trong doanh nghiệp, đồng thời thể hiện rõ mối quan hệ và sự phối hợp giữa các nhóm làm việc với nhau

 Đánh giá thực hiện công việc theo xu hướng dài hạn và theo kết quả làm việc của nhóm

 Mức lương cơ bản có chiều hướng thấp nhưng lại cho nhân viên

có cơ hội trở thành cổ đông và được tự do lựa chọn về thưởng, phúc lợi, v.v làm cho tổng thu nhập của nhân viên cao

 Chú trọng phát triển nghề nghiệp mang tính lâu dài, đẩy mạnh tinh thần hợp tác và mối quan hệ giữa các cá nhân, dám chấp nhận rủi ro

- Các doanh nghiệp áp dụng chiến lược nâng cao chất lượng

 Mô tả công việc rõ ràng và cố định

 Đánh giá thực hiện công việc dựa trên các tiêu chuẩn cá nhân và nhóm, thường chú trọng đến các tiêu thức ngắn hạn và định hướng kết quả

 Đối xử công bằng với nhân viên, tạo ra mức độ an toàn nghề nghiệp tương đối cao cho nhân viên

 Tổ chức các khóa đào tạo về kỹ năng nhằm nâng cao chất lượng

- Các doanh nghiệp áp dụng chiến lược hạ giá/giảm chi phí

 Mô tả công việc rõ ràng và cố định giúp nhân viên hiểu rõ công việc của mình

 Công việc chuyên môn hóa hẹp giúp nhân viên giỏi nghiệp vụ và làm việc có hiệu quả

 Đánh giá thực hiện công việc chú trọng vào mục tiêu ngắn hạn và kết quả

2 Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực

Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực của doanh nghiệp thường áp dụng cho các mục tiêu, kế hoạch dài hạn Công tác này được thực hiện trên cơ

sở của các dự báo về cung cầu nhân lực Thông thường dự báo dựa vào những thông tin về quá khứ, hiện tại và các giả định về tương lai Các phương pháp dự báo nhu cầu nguồn nhân lực khác nhau đòi hỏi các giả định khác nhau

Nhu cầu nguồn nhân lực của doanh nghiệp phụ thuộc vào các yếu

tố sau:

 Khối lượng công việc phải thực hiện

 Trình độ trang bị kỹ thuật và khả năng thay đổi về công nghệ kỹ thuật

 Sự thay đổi về cơ cấu tổ chức theo hướng nâng cao năng suất lao động

 Cơ cấu ngành nghề theo yêu cầu của công việc

 Tỷ lệ nghỉ việc trong nhân viên

 Khả năng tài chính của doanh nghiệp trong việc thu hút lao động lành nghề trên thị trường

Khả năng thu hút lao động của doanh nghiệp từ thị trường lao động phụ thuộc vào các yếu tố sau:

 Mức độ chênh lệch cung cầu lao động trên thị trường

 Mức độ phát triển kinh tế trong vùng/khu vực

 Uy tín, thương hiệu của doanh nghiệp

 Chính sách tuyển dụng của doanh nghiệp

Các phương pháp dự báo nguồn nhân lực có thể chia làm hai loại: phán đoán và toán học Trong thực tế, hầu hết các tổ chức sử dụng kết hợp

cả hai phương pháp này Ví dụ: các chuyên gia có thể kết hợp kết quả của các phương pháp toán học với một vài giả định vào dự báo khách quan cuối cùng, hoặc các chuyên gia có thể ước đoán giá trị của một vài biến số

và sau đó sử dụng những giá trị này trong các phương trình dự đoán

a Các phương pháp dự báo

Các phương pháp này sử dụng những chuyên gia giỏi để dự báo tương lai Các phương pháp phán đoán xem xét các dữ liệu định lượng nhưng cho phép trực giác và ý kiến của những người chuyên môn tham gia Các phương pháp này thường được sử dụng bởi các tổ chức nhỏ hoặc các tổ chức chưa có các dữ liệu cơ sở hoặc chuyên môn về phương pháp toán học Các phương pháp phán đoán cũng có thể được ưu tiên sử dụng khi một tổ chức hoặc môi trường đang trong thời kỳ quá độ hoặc có biến động lớn, khi mà xu hướng quá khứ và những yếu tố liên quan không thể được sử dụng để dự đoán một cách chính xác về tương lai

Dự báo từ dưới lên: Dự báo từ dưới lên hay còn gọi là đơn vị

dự báo Đây là cách phán đoán đơn giản nhất Mỗi đơn vị, chi nhánh hoặc bộ phận ước tính nhu cầu nhân viên tương lai cho bộ phận của mình Các nhà quản trị kết hợp dữ liệu ước tính từ các đơn vị để dự báo nhu cầu nguồn nhân lực cho cả tổ chức Tuy nhiên, nhà hoạch định nguồn nhân lực cũng nên xem kỹ lại số liệu dự báo của từng đơn vị trước khi tổng hợp

Dự báo từ trên xuống: Phương pháp phán đoán này được thực

hiện bởi nhà quản trị và nhà điều hành cấp cao giàu kinh nghiệm Các chuyên gia này thảo luận về tác động của các yếu tố như xu hướng phát

triển ngành, kế hoạch kinh doanh, nền kinh tế và các nhân tố khác đến nhu cầu nguồn nhân lực ở các cấp độ khác nhau của tổ chức Ngoài việc

dự báo nhu cầu tương lai có khả năng nhất, các chuyên gia này còn tiến hành các dự báo khác trên cơ sở phân tích chuỗi sự kiện ở trường hợp tốt nhất và xấu nhất

Phương pháp Delphi: Đây là một hình thức dự báo nhu cầu trên

cơ sở nhận định của các chuyên gia nhưng không để họ gặp gỡ, thảo luận Bước đầu tiên trong tiến trình Delphi là xây dựng một bản câu hỏi, sau đó yêu cầu các chuyên gia lựa chọn và giải thích tại sao họ chọn ý kiến đó Kết quả của bản câu hỏi này được tổng hợp và thông báo lại cho

họ Kết quả của các chuyên gia khác sẽ giúp cho mỗi chuyên gia tự suy ngẫm, điều chỉnh lại dự báo của họ Sau vài vòng như vậy, kết quả dự báo đạt được có thể tương đối khách quan và tin cậy

Ưu điểm của phương pháp này là tính kinh tế cao nếu các chuyên gia này ở các vị trí khác nhau, tối thiểu hóa các mâu thuẫn cá tính Nhược điểm của phương pháp này là nó không thích hợp nếu tổ chức cần kết quả nhanh chóng

b Các phương pháp toán học

Phương pháp toán học đơn giản: Các phương pháp toán học

đơn giản nhất về dự báo chỉ sử dụng một nhân tố để dự báo nhu cầu Ví

dụ, để dự báo nhu cầu lao động, nhà hoạch định có thể đánh giá nhu cầu nguồn nhân lực (số lượng và chất lượng) trong khoảng thời gian vài năm Trên cơ sở phân tích các thông tin về kế hoạch kinh doanh, doanh thu dự báo, tình hình sản xuất v.v., nhà hoạch định kết hợp với các yếu tố dự báo như tỷ lệ hiệu suất, tỷ lệ nhân viên để tiến hành dự báo nhu cầu nhân lực trực tiếp cần

Năng suất: là số bình quân các đơn vị sản phẩm mà mỗi nhân

viên sản xuất ra trong năm Giả sử một công ty sản xuất ghế sofa và dữ liệu quá khứ cho biết rằng tỷ lệ hiệu suất vào khoảng 50 ghế sofa cho mỗi người lắp ráp mỗi năm Nếu phòng Sales kỳ vọng bán được 10.000 ghế sofa trong năm tới, khi đó công ty cần 10.000/50=200 công nhân lắp ráp

Tỷ lệ nhân viên: tỷ lệ nhân viên trực tiếp trên lao động gián tiếp

được sử dụng để tính toán số lượng nhân viên cần thiết ở các công việc khác nhau Ví dụ, nếu công ty sản xuất ghế sofa thường có một người giám sát cho 25 nhân viên lắp ráp, khi đó 8 giám sát viên sẽ cần cho 200 công nhân lắp ráp Kinh nghiệm quá khứ cũng cho thấy rằng cứ 50 công nhân lắp ráp, cần có 3 nhân viên làm công tác giao nhận Điều này có nghĩa là công ty cần tổng số 12 nhân viên giao nhận

Năng suất và tỷ lệ nhân viên dựa trên dữ liệu quá khứ có thể được hiệu chỉnh một cách phán đoán nếu các tỷ lệ này kỳ vọng là sẽ thay đổi

Đường cong kinh nghiệm: dự báo dựa trên tỷ lệ hiệu suất liên

quan đến việc sử dụng đường cong kinh nghiệm Giả định cơ bản của đường cong kinh nghiệm là tỷ lệ hiệu suất sẽ thay đổi với đường cong kinh nghiệm Đó là số sản phẩm sản xuất sẽ gia tăng sau giai đoạn khởi động ban đầu Việc gia tăng này xảy ra vì công nhân học được cách lặp

đi lặp lại hoạt động một cách hữu hiệu hơn và việc lập kế hoạch tiến độ cũng hiệu quả hơn

Phân tích đường cong kinh nghiệm được sử dụng nhiều nhất khi tổ chức xây dựng, sản xuất một vài hoặc nhiều chi tiết liên quan Các nghiên cứu về hiệu suất trong các ngành công nghiệp chẳng hạn như ô tô, dụng cụ âm nhạc, đồ trang sức đều chỉ ra rằng theo sau giai đoạn bắt đầu hoặc thay đổi mô hình, giờ lao động mỗi đơn vị tiếp tục giảm theo từng tháng

Để phân tích đường cong kinh nghiệm, nhà hoạch định phải tính toán chỉ số kinh nghiệm (PI: Process Index) của thời điểm phân tích so với thời điểm ban đầu PI chính là tỷ lệ phần trăm của mức độ hao phí thời gian sản xuất ra sản phẩm hoặc dịch vụ khi sản lượng tích lũy gấp đôi Chỉ số PI thường rơi vào khoảng giữa 80 và 90%, các chỉ số PI như thế chỉ ra rằng mỗi thời gian mà số lượng sản phẩm hoặc dịch vụ được sản xuất tăng gấp đôi, số giờ lao động cho ca 2 của thời gian sản xuất giảm xuống còn 80 đến 90% tổng thời gian cần thiết cho thời gian sản xuất ở ca nhất

Phương pháp toán học phức tạp: Trên thực tế, nhu cầu về số

lượng và chất lượng nhân viên cho tương lai bị ràng buộc bởi nhiều biến số do chịu sự tác động từ môi trường bên trong và bên ngoài Các

tổ chức lớn có bề dày lịch sử về công tác hoạch định nguồn nhân lực thường sử dụng kỹ thuật thống kê phức tạp trong dự báo nhu cầu nguồn nhân lực Phương pháp này được gọi là hồi quy đa biến, sử dụng một số nhân tố tương quan với cầu lao động cho việc dự báo nhu cầu lao động cho tương lai Trên cơ sở tổng hợp các nhân tố tác động vào phương trình dự báo, nhà hoạch định tiến hành dự báo nhu cầu lao động Phương pháp này chỉ có thể được áp dụng khi chuỗi dữ liệu quá khứ cho phép đạt được phương trình hồi quy ổn định, khi có mối quan hệ chặt chẽ giữa các nhân tố và cầu lao động và khi không có sự thay đổi lớn về năng suất hoặc sản phẩm

Các phương pháp các có thể được áp dụng để dự báo là quy hoạch tuyến tính và quy hoạch đa mục tiêu để xác định số lượng nhân viên tối

ưu trên cơ sở các ràng buộc Các ràng buộc có thể bao gồm ngân sách về lương, tỷ lệ tối đa hoặc tối thiểu giữa các công việc khác nhau v.v

3 Dự báo nguồn cung nhân lực

Sau khi đã tiến hành dự báo cầu nhân lực, bước tiếp theo là phải dự báo cung nguồn nhân lực (tính trước sự sẵn có của nguồn lực mình đang cần) Dự báo cung nhân lực được chia ra làm hai nguồn: cung nhân lực từ bên trong và bên ngoài tổ chức

a Dự báo cung nguồn nhân lực bên trong tổ chức:

Nguồn cung bên trong bao gồm những cá nhân và công việc hiện sẵn có ở trong công ty Thông tin về nhân lực của mỗi tổ chức được duy trì trong những hệ thống thông tin nguồn nhân lực (Human Resource Information System – HRIS) Hệ thống HRIS bao gồm một bản tóm tắt

kỹ năng: đánh giá kiến thức, năng lực, kỹ năng, kinh nghiệm và những khát vọng nghề nghiệp của từng nhân viên hiện có trong tổ chức Hồ sơ này thường xuyên được cập nhật

Bản tóm tắt này giúp cho quá trình tuyển dụng bên trong: giảm chi phí điều tra, tránh gây bất mãn cho nhân viên, làm cơ sở cho việc thuê mướn, sa thải, thuyên chuyển, đề bạt và phát triển nhân viên

Rõ ràng bản tóm tắt kỹ năng là công cụ rất hữu ích cho việc đánh giá cung nội bộ lao động Tuy nhiên điều quan trọng khi sử dụng hệ thống này là yêu cầu về độ chính xác của thông tin Thu thập và cập nhật thông tin là công việc cần nhiều thời gian và là yếu tố then chốt khi xây dựng hệ thống Những thông tin cơ bản thường được thu thập bằng phương pháp bản câu hỏi Ngày nay, nhờ sự hỗ trợ đắc lực của hệ thống máy tính nối mạng, các phần mềm quản trị, việc cập nhật hồ sơ nhân viên được thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác hơn

Ngoài ra, HRIS còn lưu trữ các thông tin khác về nguồn nhân lực, thông thường nó trích hoặc kế thừa thường xuyên từ các nguồn thông tin riêng biệt có trước và từ một vài hệ thống khác Ví dụ một tổ chức có thể

có bản tóm tắt kỹ năng, hệ thống lương và phúc lợi, cơ sở dữ liệu về công việc/vị trí sử dụng cho chiêu mộ và các hồ sơ hàng năm về đánh giá thành tích nhân viên Những hệ thống độc lập này sử dụng máy tính như

là một công cụ xử lý nhanh Một HRIS có thể được hình thành bằng cách kết hợp tất cả những loại thông tin này thành một cơ sở dữ liệu riêng Phần mềm sử dụng có thể tạo ra các bản báo cáo định kỳ về những chỉ tiêu liên quan như cơ hội làm việc công bằng, mức độ nhân viên và thống

kê về tốc độ thay thế nhân viên, dự báo chi phí lương hàng năm, Nhân viên phụ trách nguồn nhân lực có thể ra các hướng dẫn cụ thể, ví dụ: bao nhiêu nhân viên sẽ chuẩn bị về hưu?