Giáo trình quản lý đơn hàng ngành may (giáo trình dùng cho sinh viên ngành công nghệ may)

ThS TRẦN THANH HƯƠNG (Chủ biên) KS TẠ THỊ NGỌC NHUNG ThS PHẠM THỊ HÀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG NGÀNH MAY GIÁO TRÌNH BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM KỸ THUẬT THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ****************[.]

ThS TRẦN THANH HƯƠNG (Chủ biên)

KS TẠ THỊ NGỌC NHUNG - ThS PHẠM THỊ HÀ

QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG

NGÀNH MAYGIÁO TRÌNH

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

GIÁO TRÌNH

(Giáo trình dùng cho sinh viên ngành Công nghệ may)

NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - 2015

LỜI CÁM ƠN

Giáo trình Quản lý đơn hàng ngành may là một tài liệu giảng dạy

hết sức cần thiết đối với sinh viên ngành Công nghệ may – Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh Để hoàn tất giáo trình này, nhóm tác giả đã trải qua nhiều năm nghiên cứu và tiếp cận thực tế các doanh nghiệp may Tuy nhiên, giáo trình sẽ không thể đạt yêu cầu, nếu không có sự giúp đỡ nhiệt tình của rất nhiều bạn bè đồng nghiệp, cựu sinh viên của Nhà trường Vì thế, nhóm nghiên cứu xin gửi lời tri ân đến:

1 Cựu sinh viên ngành Kỹ thuật nữ công, khóa 1986: Nguyễn Tấn Diệu Thảo – Công ty TNHH Sumitex Việt Nam

2 Cựu sinh viên ngành Công nghệ may, khóa 1998: Đoàn Thị Ức

Mi – Công ty TNHH Oktava Việt Nam

3 Cựu sinh viên ngành Công nghệ may, khóa 2002: Phạm Thanh Phương - Công ty Cổ phần Scavi Việt Nam

4 Cựu sinh viên ngành Công nghệ may, khóa 2004: Trần Thị Pha

Lê & Nông Thị Phương Nhu

5 Cựu sinh viên ngành Công nghệ may, khóa 2006: Khuất Thị Kiều Chinh

6 Cựu sinh viên ngành Công nghệ may, khóa 2009: Tạ Thị Thu Lê

7 Cựu sinh viên ngành Công nghệ may, khóa 2010: Đoàn Thị Hoàng Hải

Bên cạnh đó, nhóm tác giả cũng nhận được lời động viên tinh thần

và sự giúp đỡ về mọi mặt của Ban Chủ nhiệm Khoa và tập thể giảng viên Khoa Công nghệ may & Thời trang, Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh, gia đình và bè bạn,… để nhóm có thể vượt qua mọi khó khăn trong quá trình soạn thảo giáo trình này

Xin chân thành cảm ơn!

Tp Hồ Chí Minh, ngày 4 tháng 9 năm 2014

Nhóm tác giả

Trần Thanh Hương

Tạ Thị Ngọc Nhung, Phạm Thị Hà

LỜI NÓI ĐẦU

Trong những năm trở lại đây, ngành may Việt Nam đã và đang có những bước phát triển vượt bậc, từ những doanh nghiệp chuyên may gia công theo dạng CM, trở thành những doanh nghiệp có khả năng tự sản tự tiêu, hoặc có khả năng nhận đơn hàng sản xuất và bán trực tiếp cho khách hàng với điều kiện FOB hoặc CIF Cùng với sự phát triển của nhiều hình thức sản xuất, ngành may đòi hỏi phải có một lực lượng cán bộ chuyên trách theo dõi đơn hàng, giữ vai trò xúc tiến giao nhận, quản lý đơn hàng giữa các đối tác trong quá trình gia công và sản xuất

Tuy nhiên, việc triển khai công tác quản lý đơn hàng, cho đến nay, vẫn chưa có những hướng dẫn một cách bài bản Mỗi doanh nghiệp, tùy theo điều kiện sản xuất, đã tự tổ chức và triển khai công tác quản lý đơn hàng một cách khác nhau, tạo nên một số khó khăn nhất định cho quá trình tiếp cận thực tế và giải quyết các phát sinh trong sản xuất may Bên cạnh đó, công tác quản lý đơn hàng còn được xem là bí quyết kinh doanh, nên mỗi doanh nghiệp thường cố gắng giữ kín các thông tin của mình, hạn chế, hoặc có biện pháp chế tài đối với những nhân viên sơ suất trong việc bảo mật thông tin Vì vậy, việc tiếp cận và tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên quản lý đơn hàng càng trở nên khó khăn

Để hỗ trợ sinh viên trong quá trình học tập, chúng tôi đã mạnh dạn biên soạn tài liệu giảng dạy môn Quản lý đơn hàng ngành may Tài liệu này đã được tổng hợp từ nhiều tài liệu tham khảo trong - ngoài nước và việc đúc kết kinh nghiệm triển khai đơn hàng của nhiều thế hệ cựu sinh viên ĐH Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

Chương 4: Trình bày thư điện tử trong công tác quản lý đơn hàng Trong đó, chương 2 giữ vai trò trọng tâm, trình bày chi tiết các công việc của nhân viên quản lý đơn hàng; các kiến thức và yêu cầu cần đạt; một số phát sinh và cách thức giải quyết của từng giai đoạn triển khai quản lý đơn hàng

Nhóm biên soạn hy vọng: tài liệu không chỉ cần thiết cho sinh viên học chuyên ngành Công nghệ may, mà còn là tài liệu tham khảo bổ ích cho các nhân viên muốn phát triển trong lĩnh vực quản lý đơn hàng ngành may

Dù đã có nhiều cố gắng, tài liệu vẫn không tránh khỏi những thiếu sót Rất mong sự đóng góp ý kiến của bạn đọc, để tài liệu dần được hoàn chỉnh hơn

Xin chân thành cảm ơn!

Nhóm tác giả

Trần Thanh Hương

Tạ Thị Ngọc Nhung, Phạm Thị Hà

MỤC LỤC

Trang

Lời cám ơn 3

Lời nói đầu 5

Mục lục 7

Bảng ký hiệu, chữ viết tắt 12

Chương 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG NGÀNH MAY 13

1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG 13

1.1 Khái niệm về quản lý đơn hàng (QLĐH) 13

1.2 Nhiệm vụ của bộ phận QLĐH trong doanh nghiệp 13

1.3 Các hình thức quản lý đơn hàng 14

2 QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG NGÀNH MAY 21

2.1 Khái niệm về quản lý đơn hàng ngành may 21

2.2 Vai trò của công tác QLĐH ngành may 21

2.3 Đặc điểm của công tác QLĐH ngành may 22

2.4 Các hình thức QLĐH trong doanh nghiệp may 22

2.5 Cơ cấu nhân sự ở bộ phận QLĐH trong doanh nghiệp may 25

2.6 Nhiệm vụ, quyền hạn của nhân viên QLĐH 26

2.7 Quy trình triển khai đơn hàng tại doanh nghiệp 36

3 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN QLĐH NGÀNH MAY 39

3.1 Yêu cầu về trình độ chuyên môn 39

3.2 Yêu cầu về trình độ ngoại ngữ 40

3.3 Yêu cầu về trình độ tin học 40

3.4 Yêu cầu về phẩm chất cá nhân và kỹ năng làm việc 40

3.5 Hòa nhập văn hóa công ty và xây dựng mối quan hệ trong công sở 41

4 GIỚI THIỆU MỘT SỐ TUYỂN DỤNG VỀ NHÂN VIÊN

QLĐH NGÀNH MAY 43

4.1 Tuyển dụng 1 43

4.2 Tuyển dụng 2 44

4.3 Tuyển dụng 3 45

Chương 2: TRIỂN KHAI CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN QLĐH NGÀNH MAY 49

1 KIỂM SOÁT VÀ TRUYỀN ĐẠT THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC QLĐH 49

1.1 Thông tin trong công tác quản lý đơn hàng 49

1.2 Kiểm soát và truyền đạt thông tin trong công tác quản lý đơn hàng 51

2 LÀM VIỆC VỚI KHÁCH HÀNG 53

2.1 Cách thức tiếp cận khách hàng 53

2.2 Khách hàng đánh giá doanh nghiệp 54

2.3 Trao đổi thông tin đơn hàng 54

3 TÌM KIẾM VÀ LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP NGUYÊN PHỤ LIỆU (SUPPLIER) 70

3.1 Mục tiêu công tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp NPL 70

3.2 Giới thiệu về nhà cung cấp NPL ngành may 71

3.3 Thu thập thông tin nhà cung cấp 71

3.4 Hình thức tiếp cận nhà cung cấp 72

3.5 Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp 72

3.6 Nguyên tắc lựa chọn nhà cung cấp 73

3.7 Quy trình thực hiện công tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp 73

3.8 Sơ lược về các nhà cung cấp vải 73

4 TÌM KIẾM VÀ LỰA CHỌN CÔNG TY GIA CÔNG (SUBCONTRACTORS) 81

4.1 Khái niệm về công ty gia công 81

4.2 Phân loại công ty gia công 82

4.3 Các tiêu chuẩn lựa chọn công ty gia công 83

4.4 Thuận lợi và rủi ro trong hợp tác với công ty gia công 83

4.5 Quy trình tìm kiếm và lựa chọn công ty gia công 84

4.6 Đánh giá công ty gia công 85

4.7 Soạn thảo hợp đồng gia công đơn hàng với công ty gia công 98

5 TÍNH GIÁ CHO SẢN PHẨM MAY 108

5.1 Tổng quan về tính giá 108

5.2 Quy trình tính đơn giá cho một sản phẩm 109

5.3 Tính chi phí đặt mua vải/phụ liệu dạng tấm 110

5.4 Tính các chi phí khác 115

5.5 Cách trình bày bảng báo giá 123

6 THEO DÕI VÀ PHÁT TRIỂN MẪU 128

6.1 Nội dung, yêu cầu, ý nghĩa của công tác theo dõi và phát triển mẫu 128

6.2 Quy trình theo dõi và phát triển mẫu sản phẩm may 129

6.3 Gửi mẫu cho khách hàng trong từng giai đoạn phát triển mẫu 139

6.4 Khách hàng duyệt mẫu 140

7 ĐẶT HÀNG (ORDERING/ PURCHASING) 143

7.1 Nhiệm vụ của công tác đặt hàng 143

7.2 Thông tin cần cho công tác đặt hàng 144

7.3 Giai đoạn phát triển nguyên phụ liệu 148

7.4 Giai đoạn đặt NPL 150

7.5 Giới thiệu về bảng Lab dip 153

7.6 Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình đàm phán và thương lượng giá 155

7.7 Quy trình phát triển và đặt hàng vải 158

7.8 Quy trình phát triển và đặt hàng phụ liệu 162

8 CHUẨN BỊ TÀI LIỆU KỸ THUẬT CHO SẢN XUẤT 163

8.1 Phân nhóm tài liệu kỹ thuật 163

8.2 Bài tập phân tích/dịch tài liệu kỹ thuật 175

9 THEO DÕI NGUYÊN PHỤ LIỆU TRONG QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT 175

9.1 Cân đối NPL 175

9.2 Kiểm soát NPL 177

10 TRIỂN KHAI, THEO DÕI TIẾN ĐỘ SẢN XUẤT ĐƠN HÀNG 181

10.1 Kiểm tra và thống nhất kế hoạch sản xuất, theo dõi kế hoạch sản xuất của nhà máy – Production Plan 182

10.2 Họp triển khai sản xuất đơn hàng (PP meeting) 182

10.3 Theo dõi tiến độ sản xuất đơn hàng (WIP-work in progress) 183

11 TRIỂN KHAI, THEO DÕI CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM 185

11.1 Triển khai thông tin chất lượng sản phẩm cho bộ phận QC nhà máy 185

11.2 Theo dõi chất lượng sản phẩm tại nhà máy 189

11.3 Công tác chuẩn bị Final hàng với QC Khách hàng 190

12 THEO DÕI XUẤT HÀNG 195

12.1 Chuẩn bị tài liệu hướng dẫn đóng gói cho bộ phận hoàn thành 195

12.2 Các phương thức xuất hàng 198

12.3 Lên kế hoạch xuất hàng (Shipping plan) 203

12.4 Thông tin cần chuẩn bị cho việc khai báo xuất khẩu hàng may mặc 206

12.5 Lập Packing List thực tế 207

12.6 Các thủ tục thanh toán 208

13 LẬP BÁO CÁO TRONG CÔNG TÁC QLĐH 212

13.1 Sơ lược một số báo cáo trong quá trình thực hiện đơn hàng 212

13.2 Báo cáo trong công tác quản lý đơn hàng 214

Chương 3: CÁC ĐIỀU KIỆN THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ VÀ TRIỂN KHAI ÁP DỤNG INCOTERMS VÀO NGÀNH MAY VIỆT NAM 219

1 TỔNG QUAN VỀ INCOTERMS 219

1.1 Sự ra đời của Incoterms 219

1.2 Vai trò của Incoterms đối với hoạt động thương mại quốc tế 219

2 NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA INCOTERMS 2000, INCOTERMS 2010 220

2.1 Incoterms 2000 220

2.2 Incoterms 2010 222

3 ĐIỂM KHÁC BIỆT GIỮA INCOTERMS 2010 VÀ

INCOTERMS 2000 223

3.1 Sự ra đời của Incoterms 2010 223

3.2 Điểm mới trong Incoterms 2010 223

4 NHỮNG ĐIỀU KIỆN THƯƠNG MẠI MỚI TRONG INCOTERMS 2010 225

5 TÌNH HÌNH ÁP DỤNG INCOTERMS TRONG NGÀNH MAY VIỆT NAM 234

5.1 Thực trạng triển khai Incoterms trong ngành may Việt Nam 234

5.2 Giải pháp áp dụng Incoterms tại Việt Nam trong thời gian tới 236

Chương 4: TRÌNH BÀY THƯ ĐIỆN TỬ TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG 239

1 VĂN PHONG THƯ ĐIỆN TỬ TRONG DOANH NGHIỆP 239

2 CÁC LƯU Ý KHI VIẾT THƯ ĐIỆN TỬ TRONG DOANH NGHIỆP 240

3 CÁCH TRÌNH BÀY THƯ ĐIỆN TỬ 241

3.1 Câu chủ đề 241

3.2 Nội dung thư 242

3.3 Kết thúc thư 243

4 MỘT SỐ MẪU CÂU EMAIL CĂN BẢN THƯỜNG DÙNG 243

4.1 Các mẫu câu chung 243

4.2 Một số mẫu câu tình huống 244

5 BÀI TẬP VẬN DỤNG 246

TÀI LIỆU THAM KHẢO 249

Cutting Making Packing Thread - Sản xuất gia công

Cutting Making Thread/Trim - Sản xuất gia công

FOB Sản xuất tự tiêu - Điều kiện bán hàng FOB - Free On Board CIF Sản xuất tự tiêu - Điều kiện bán hàng CIF - Cost Insurance

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ

ĐƠN HÀNG NGÀNH MAY

1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG

1.1 Khái niệm về quản lý đơn hàng (QLĐH)

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, QLĐH nói chung, là sự quản trị toàn bộ quá trình kinh doanh đơn hàng liên quan đến chủng loại hàng hóa hay loại hình dịch vụ nào đó, từ khâu bắt đầu thiết lập đơn hàng đến khi hoàn tất, sao cho đảm bảo yêu cầu về giá cả, chất lượng, số lượng, thời gian giao hàng,… mà hai bên đã cam kết

Nhiệm vụ chung trên được kết hợp thực hiện bởi bộ phận kinh doanh,

bộ phận quản lý đơn hàng và bộ phận sản xuất Trong đó, bộ phận QLĐH là cầu nối quan trọng để hoàn thành mục tiêu sản xuất kinh doanh đã đề ra Tuy nhiên, tùy theo quy mô của từng công ty mà bộ phận QLĐH có thể tách riêng với bộ phận kinh doanh hay kiêm luôn chức năng của bộ phận này để triển khai thực hiện toàn bộ đơn hàng một cách hoàn chỉnh Họ cũng chịu trách nhiệm chính về doanh thu và sự tồn tại của công ty

1.2 Nhiệm vụ của bộ phận QLĐH trong doanh nghiệp

- Làm hài lòng mọi tiêu chí đánh giá nhà máy từ phía khách hàng

- Thực hiện phát triển sản phẩm và chào giá

- Liên lạc chặt chẽ với khách hàng để đáp ứng mọi yêu cầu và đạt được thỏa thuận cho mọi vấn đề

- Thực hiện ký kết hợp đồng kinh doanh

- Tính toán và lập các báo cáo về chi phí, doanh thu, bồi thường sai phạm về chất lượng và thông tin đầy đủ với bộ phận tài chính

- Liên tục cập nhật mọi thông tin về đơn hàng cho các bộ phận liên quan

- Đảm bảo nguồn đơn hàng, nguồn cung cấp nguyên phụ liệu đầy

đủ cho quá trình sản xuất được liên tục

- Lập kế hoạch cho việc triển khai thực hiện đơn hàng đúng với tiêu chuẩn chất lượng và tiêu chí đã cam kết

- Giám sát, giải quyết, báo cáo mọi vấn đề liên quan đến quá trình thực hiện đơn hàng

- Kiểm soát tiến độ sản xuất, dự phòng các giải pháp cần thiết

- Triển khai kế hoạch giao hàng đúng hạn

- Giải quyết các khiếu nại nếu có sau khi giao hàng

1.3 Các hình thức quản lý đơn hàng

1.3.1 Hình thức quản lý trực tuyến

Là kiểu quản lý, trong đó mỗi người cấp dưới nhận sự điều hành và chịu trách nhiệm trước một người lãnh đạo trực tiếp của mình Hình thức này được xây dựng trên nguyên lý sau:

- Mỗi cấp chỉ có một thủ trưởng cấp trên trực tiếp

- Mối quan hệ quản lý được thiết lập chủ yếu theo chiều dọc

- Công việc quản trị được tiến hành theo tuyến

1.3.2 Hình thức quản lý theo chức năng

Khi doanh nghiệp bắt đầu phát triển, có hai vấn đề nảy sinh, đó là:

- Phạm vi hoạt động được mở rộng

- Nhiệm vụ được mở rộng, nặng nề hơn (như doanh nghiệp không thể vừa sản xuất, vừa bán hàng khi phạm vi hoạt động của doanh nghiệp được mở rộng)

Chính vì nhu cầu đó, doanh nghiệp cần áp dụng quản lý theo chức năng, tức là phân chia nhân sự theo từng nhóm công tác chuyên môn khác nhau Cụ thể hơn, đây là hình thức quản lý mà các bộ phận chức năng được phân chia theo tính chất của tổ chức Các nhân viên được phân chia nhiệm vụ trong các bộ phận chức năng theo lĩnh vực chuyên sâu mà họ am hiểu

Hình 1.2: Quản lý theo chức năng

 Ưu điểm

- Giảm bớt nhân lực và tăng cường mối quan hệ, hợp tác trong các bộ phận chức năng

- Cho phép chia sẻ kinh nghiệm và kiến thức giữa cấp trên và cấp dưới

- Nâng cao trình độ và kỹ năng giải quyết vấn đề

- Lấy quyết định tập trung vào cấp lãnh đạo cao nhất

 Nhược điểm

- Gặp khó khăn khi chọn quyết định do phải qua nhiều cấp, tầng nấc

- Trao đổi tin tức, phối hợp hành động giữa các bộ phận gặp khó khăn

Sản xuất

Nghiên cứu

và phát triển

Chế tạo

- Tạo ra tranh chấp về thứ tự ưu tiên đối với mục tiêu của doanh nghiệp giữa các bộ phận

- Làm cho các nhà quản trị trở thành các chuyên gia trong các lĩnh vực hẹp, không có cái nhìn toàn bộ về hoạt động doanh nghiệp

Hình thức tổ chức theo kiểu chức năng có thể đem lại hiệu năng và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp vừa và nhỏ,

vì nó tập trung quyền hành và quyền ra quyết định trong tay các nhà quản trị cao cấp

1.3.3 Hình thức quản lý theo trực tuyến – chức năng

Đây là hình thức quản lý kết hợp cả hai loại quản lý trực tuyến và quản lý chức năng Kiểu này có đặc điểm cơ bản là:

- Vẫn tồn tại các đơn vị chức năng, nhưng chỉ đơn thuần về chuyên môn, không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến Các đơn vị chức năng làm nhiệm vụ tham mưu giúp việc cho nhà quản trị cấp cao

- Những người lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và được toàn quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách

 Ưu điểm

- Có những ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng

- Tạo điều kiện cho các giám đốc trẻ Phát huy khả năng nhân sự trong tổ chức

 Nhược điểm

- Nhiều tranh luận xảy ra Do đó nhà quản lý thường xuyên phải giải quyết

- Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn

- Vẫn có xu hướng can thiệp của các đơn vị chức năng Nên dễ xảy ra xung đột dọc giữa các chức năng và các bộ phận trực tuyến

Hình thức quản lý theo kiểu trực tuyến - chức năng là một hình thức quản lý thường được sử dụng trong các tổ chức có quy mô lớn, có tính chuyên môn hóa cao

Hình 1.3: Hình thức quản lý trực tuyến – chức năng

1.3.4 Hình thức quản lý theo ma trận

Đây là hình thức quản lý rất hấp dẫn hiện nay Nó có nhiều tên gọi khác nhau, như quản lý theo ma trận, bàn cờ, hay quản lý theo đề án, sản phẩm

- Cho phép cùng lúc thực hiện nhiều dự án

- Sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau

- Mỗi thành viên của bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng được gắn liền với việc thực hiện một đề án trên một khu vực nhất định

 Ưu điểm

- Đây là hình thức quản lý linh động

- Ít tốn kém, sử dụng nhân lực có hiệu quả

- Đáp ứng được tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp biến động

- Việc hình thành và giải thể dễ dàng, nhanh chóng

 Nhược điểm

- Dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa người lãnh đạo và các bộ phận

- Đòi hỏi nhà quản lý có ảnh hưởng lớn

- Phạm vi sử dụng còn hạn chế vì đòi hỏi một trình độ nhất định Quản lý theo ma trận hay thấy trong các công ty có quy mô lớn mang tính đa ngành hay đa quốc gia Hình thức này đang được chú ý vì tính linh hoạt và thích ứng trong môi trường hội nhập và cạnh tranh quốc tế

Người lãnh đạo

Hình 1.4: Mô hình quản lý theo ma trận 1.3.5 Hình thức quản lý theo sản phẩm

Hình thức này lấy cơ sở là các dãy sản phẩm hay lĩnh vực hoạt động để thành lập các bộ phận hoạt động Bộ phận phụ trách sản phẩm có trách nhiệm hoạt động trên nhiều thị trường khác nhau về sản phẩm đó

 Ưu điểm

- Phát triển tốt sản phẩm Có tầm nhìn tổng quát về thị trường 1 dãy sản phẩm nhất định

- Có khả năng tập trung nguồn lực (vốn, kỹ thuật) để cạnh tranh

- Dễ xác định được ưu thế cạnh tranh

 Nhược điểm

- Đòi hỏi trình độ quản lý khác nhau ở các dãy sản phẩm, do vậy chi phí quản lý cao Đồng thời việc đào tạo và phát triển nhân sự trong tổ chức cũng hạn chế

- Dễ dẫn tới tính cục bộ giữa các bộ phận, ít quan tâm đến sự phát triển toàn diện của tổ chức Khả năng hợp tác giữa các bộ phận kém

Y

Người lãnh đạo

X

Hình 1.5a: Hình thức quản lý theo sản phẩm

1.3.6 Hình thức quản lý theo địa lý

Hình thức quản lý theo địa lý mang tính cổ điển nhưng lại có những ứng dụng tốt trong cạnh tranh hiện nay Việc quản lý phân chia hoạt động theo từng vùng địa lý Mục đích:

- Khuyến khích sự tham gia của địa phương, khai thác ưu thế trong các hoạt động ở địa phương

- Là phương pháp khá phổ biến ở các doanh nghiệp hoạt động trên phạm vi địa lý rộng

 Ưu điểm

- Phân định nhiệm vụ rõ ràng từng khu vực

- Có khả năng thích nghi với các thay đổi nhanh về nhu cầu tiêu dùng và thay đổi môi trường

- Tăng cường sự chuyên môn hóa, nhân viên có thể tập trung vào dòng sản phẩm đang phụ trách

- Cho phép phát huy tối đa khả năng cạnh tranh hay lợi thế chiến

- Làm hạn chế khả năng giải quyết vấn đề trong một sản phẩm riêng

- Dễ gây phân tán tài nguyên, nếu không biết cách điều phối khéo léo

Hình 1.6: Hình thức quản lý theo khu vực địa lý

Tổng Giám đốc

Thu mua

2 QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG NGÀNH MAY

2.1 Khái niệm về quản lý đơn hàng ngành may

Đơn hàng ngành may là những hợp đồng sản xuất sản phẩm may

cụ thể: suit, áo khoác, quần, váy, đầm, áo kiểu, trang phục thể thao, quần

áo bảo hộ lao động, trang phục lót, balô, túi xách,

Quản lý đơn hàng ngành may là chuỗi công tác thực hiện thông qua quá trình làm việc với khách hàng bắt đầu từ giai đoạn thương mại, phát triển mẫu sản phẩm, tìm kiếm nguồn cung cấp nguyên phụ liệu, triển khai

và kiểm soát toàn bộ đơn hàng, cho đến khi hoàn thành sản phẩm theo đúng yêu cầu chất lượng, số lượng và đúng thời gian giao hàng đã ký kết trên hợp đồng với giá cả đã thỏa thuận

2.2 Vai trò của công tác QLĐH ngành may

QLĐH là bộ phận giữ vai trò cực kỳ quan trọng bởi những lí do sau:

- Chịu trách nhiệm chính, vừa là cầu nối giữa khách hàng - công

ty, bộ phận - bộ phận để có thể tiếp nhận thông tin, xử lý thông tin, chuyển giao thông tin, truyền đạt thông tin từ phía khách hàng, nhà cung cấp và các bộ phận có liên quan một cách nhanh chóng chính xác, đảm bảo sản xuất được liên tục tránh mọi sự trì hoãn Đồng thời, quản lý đơn hàng tốt, sẽ tạo thuận lợi cho các bộ phận khác sắp xếp, bố trí công việc triển khai và hoàn thành đơn hàng ở mức độ tốt nhất

- Chuẩn bị đầu vào và đầu ra cho quá trình sản xuất: tài liệu kỹ thuật, NPL, thông tin sản xuất, các thủ tục nhập và xuất hàng

- Tạo dựng mối quan hệ và làm hài lòng mọi yêu cầu của khách hàng

- Xây dựng hình ảnh, uy tín công ty

- Duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh và tối ưu hóa lợi nhuận thu được

2.3 Đặc điểm của công tác QLĐH ngành may

* Tính thích nghi và thay đổi: Chịu ảnh hưởng trực tiếp từ xu

hướng thời trang của từng mùa, từng đối tượng khách hàng, đối tượng người tiêu dùng, từng khu vực địa lý mà tính chất đơn hàng sẽ liên tục thay đổi về thành phần vải, màu sắc, kiểu dáng, phụ liệu trang trí theo kèm, quy cách may, quy cách đóng gói, Cho nên, đòi hỏi người nhân viên QLĐH phải có khả năng nắm bắt, thích nghi và thay đổi liên tục để đáp ứng yêu cầu công việc

* Tính vận động cao: Khác với đặc trưng chung của nhân viên văn

phòng thuộc các phòng ban chức năng là ngồi nhiều, tiếp xúc cả ngày với máy tính, người nhân viên quản lý đơn hàng cần thường xuyên di chuyển

để có được sự tiếp cận, giám sát thực tiễn, nhằm dễ dàng hướng dẫn cách thực hiện, nắm bắt tìm hiểu rõ nguyên nhân của mọi phát sinh liên quan đến nguyên phụ liệu và sản xuất, kịp thời giải quyết và báo cáo lên cấp trên và các bộ phận có liên quan để tìm hướng giải quyết Với những sự

cố ngoài tầm kiểm soát và không thể giải quyết nội bộ được thì bắt buộc phải báo cáo lại khách hàng để được sự đồng ý chính thức, không gây ảnh hưởng đến việc xuất hàng về sau

* Tính phụ thuộc: Đặc thù của ngành dệt may ở nước ta là chủ

yếu hoạt động theo hình thức gia công cho khách hàng nước ngoài, lệ thuộc vào nguồn cung cấp nguyên phụ liệu, vào sự chỉ định của khách hàng Do đó, trong quá trình thực hiện đơn hàng, đặc biệt là những khách hàng khó tính, đòi hỏi phải tuân thủ tuyệt đối mọi yêu cầu của khách hàng về chủng loại chất liệu nguyên phụ liệu sử dụng, nguồn cung cấp, tiêu chuẩn kỹ thuật, phương thức giao hàng, Tuy nhiên, nếu mọi sự cải tiến chủ yếu về mặt kỹ thuật trong khi thực hiện đơn hàng mang lại hiệu quả và năng suất cao hơn mà không ảnh hưởng đến thiết kế, cấu trúc và chất lượng sản phẩm, không phát sinh chi phí và quan trọng là KH không thể phát hiện, dựa trên bề ngoài sản phẩm, thì có thể áp dụng thẳng cho nhà máy Trường hợp KH có thể phát hiện, nên báo lại với KH để xin ý kiến Ngoài ra, sự phụ thuộc này còn thể hiện rõ rệt hơn từ nguyên nhân chủ quan ở cách quản lý, phẩm chất cá nhân của cấp trên

2.4 Các hình thức QLĐH trong doanh nghiệp may

Cũng như những ngành khác, công tác quản lý đơn hàng ngành may cũng có những hình thức quản lý chung như trên Tuy nhiên, sau đây là những hình thức phổ biến và thường dùng của các doanh nghiệp may hiện nay

2.4.1 Hình thức quản lý trực tuyến

Theo hình thức quản lý này, bộ phận quản lý đơn hàng sẽ được chia

ra thành nhiều nhóm nhỏ Mỗi nhóm sẽ chịu trách nhiệm quản lý một số

đơn hàng của những khách hàng nhất định Đứng đầu mỗi nhóm là nhóm trưởng, nhóm trưởng sẽ không trực tiếp quản lý đơn hàng nào cả, mà chỉ theo dõi, giám sát công tác QLĐH của các thành viên trong nhóm, giải quyết những vấn đề xảy ra trong quá trình sản xuất mà các thành viên trong nhóm không thể tự giải quyết

Hiện nay, hầu như trong tất cả các doanh nghiệp may đều có hệ thống mạng làm việc trực tuyến, nên mọi thông tin liên lạc giữa nhân viên QLĐH và khách hàng đều được thực hiện qua hệ thống email Tất

cả những email mà nhân viên QLĐH trao đổi với khách hàng đều phải gửi cho trưởng nhóm QLĐH

2.4.2 Mô hình phân chia theo chức năng

Là cách thức phân chia thành các đơn vị chức năng tách biệt theo

 Phát triển các mẫu in, thêu, kết cườm, dún thun,

 Phát triển mẫu phụ liệu may: ren, thun, nút, nhãn chính, nhãn giặt, nhãn sườn,

 Phát triển mẫu phụ liệu đóng gói: thẻ bài, thẻ giá, mẫu bao nylon, thông tin in trên thùng,

2.4.2.2 Bộ phận thu mua

 Tìm kiếm nhà cung cấp vải, nguyên phụ liệu trong và ngoài nước

 Thực hiện việc đặt mua vải, nguyên phụ liệu cần thiết cho cả đơn hàng sao cho đúng yêu cầu như mẫu NPL đã được khách hàng duyệt

 Theo dõi tiến độ giao hàng của chủ hàng, đảm bảo kế hoạch vào chuyền cho nhà máy

 Theo dõi với bộ phận giám định về chất lượng, số lượng và quay lại làm việc với chủ hàng nếu có vấn đề phát sinh

 Thu mua vật tư cần thiết cho sản xuất: keo xịt, keo dán vải, hóa chất chuyên dùng tẩy sản phẩm,

 Giải quyết mọi vấn đề về chất lượng nguyên phụ liệu không hợp quy cách

 Giải quyết những thiếu hụt về NPL nảy sinh trong quá trình sản xuất

 Làm các thủ tục và theo dõi việc thanh toán cho các đơn hàng

đã đặt

2.4.2.3 Bộ phận kế hoạch

 Lên kế hoạch sản xuất cho các đơn hàng

 Cập nhật báo cáo năng suất hàng ngày, hàng tháng, báo cáo tiến

độ in thêu, đóng gói,

 Theo dõi định mức tiêu hao nguyên phụ liêu và cân đối nguyên phụ liệu

 Theo dõi tiến độ sản xuất hằng ngày sao cho kịp thời gian giao hàng

 Chuẩn bị bảng màu, tài liệu kỹ thuật sản xuất mã hàng

 Triển khai tiêu chuẩn về chất lượng sản phẩm theo yêu cầu khách hàng

 Lên kế hoạch chi tiết cho việc xuất hàng và báo cáo hàng xuất

 Thực hiện giải quyết mọi phát sinh trong quá trình sản xuất trong phạm vi trách nhiệm cho phép và báo cáo lên cấp trên

2.4.3 Hình thức quản lý theo sản phẩm

Là cách thức tổ chức theo nhóm chuyên trách từ khâu phát triển, thu mua, kế hoạch sản xuất của một vài chủng loại sản phẩm có kiểu dáng, kết cấu sản phẩm, quy trình công nghệ gần giống nhau Theo hình thức này thì bộ phận QLĐH sẽ được phân chia ra theo nhóm sản phẩm Mỗi nhóm sẽ quản lý một hoặc một số loại sản phẩm Chẳng hạn như nhóm chuyên quản lý về những đơn hàng áo Jacket, quần, đồ trẻ em,…

Mô hình này thường áp dụng ở những công ty chia nhiều xưởng may chuyên môn hóa sản xuất theo từng loại mặt hàng Ví dụ xưởng chuyên sản xuất quần tây, xưởng chuyên sản xuất áo khoác,

Theo cách tổ chức quản lý này, trình độ chuyên môn hóa cũng như khả năng giải quyết vấn đề của nhân viên QLĐH sẽ tốt hơn, vì những đơn hàng mà họ đang quản lý giống nhau về chủng loại

Tuy nhiên, thông thường cách thức quản lý này ít được sử dụng, vì mỗi khách hàng có thể có nhiều chủng loại sản phẩm, nếu phân chia quản

lý như vậy sẽ khó quản lý, khó nắm bắt thông tin đầy đủ về những mã hàng, cũng như tình hình của mỗi khách hàng

2.4.4 Hình thức quản lý theo địa lý

Theo cách thức tổ chức này, bộ phận QLĐH sẽ phân chia khách hàng theo từng khu vực địa lý để quản lý Đây là một hình thức khá phổ biến vì mỗi khách hàng ở mỗi khu vực địa lý, thị trường (châu Âu và châu Á…) khác nhau thì yêu cầu về sản phẩm, chỉ tiêu chất lượng cũng khác nhau Do vậy mà QLĐH theo khu vực sẽ giúp cho doanh nghiệp may đáp ứng tốt nhất những yêu cầu mà khách hàng đưa ra

2.5 Cơ cấu nhân sự ở bộ phận QLĐH trong doanh nghiệp may

2.5.1 Phân chia nhân sự theo nhiệm vụ cụ thể

Trong kiểu phân chia này, các nhân viên bộ phận QLĐH đều có những nhiệm vụ cụ thể khác nhau đối với mỗi đơn hàng, bao gồm:

- Trưởng bộ phận QLĐH

- Phó bộ phận QLĐH

- Các trưởng nhóm QLĐH

- Nhân viên QLĐH

2.5.2 Phân chia nhân sự theo cấp bậc quản lý trong doanh nghiệp

Dựa theo cấp bậc quản lý, nhân viên QLĐH (Merchandiser - MD) được chia thành 4 cấp như sau:

Hình 1.8: Cơ cấu nhân sự theo cấp bậc quản lý

Marketing Merchandiser QLĐH chuyên trách về thương mại

Head Merchandiser QLĐH ở cấp bậc giám đốc bộ phận, chi nhánh

Senior Merchandiser QLĐH ở cấp trưởng nhóm

Junior Merchandiser QLĐH ở cấp nhân viên

2.5.3 Phân chia nhân sự trong văn phòng đại diện

2.5.3.1 Tìm hiểu về văn phòng đại diện của thương gia nước ngoài đặt tại Việt Nam

Hiện nay, văn phòng đại diện ngành may Việt Nam có 2 loại hình:

 Văn phòng đại diện trực tiếp

Là loại văn phòng do công ty mẹ ở nước ngoài thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam Văn phòng đại diện loại này sẽ đại diện cho thương hiệu của công ty mẹ Ví dụ như văn phòng đại diện Timberland, Nike, Decathlon,… Công ty mẹ sẽ có trách nhiệm tìm kiếm, nhận đơn hàng từ các khách hàng trên thế giới Sau đó sẽ gửi đơn hàng qua văn phòng đại diện tại Việt Nam Văn phòng đại diện này sẽ có trách nhiệm tìm công ty gia công, theo dõi tiến độ thực hiện, thông báo kịp thời giải quyết các tình huống phát sinh, các sự cố, tiếp nhận các góp ý, các yêu cầu và sự thay đổi của khách hàng, chuyển giao nhanh chóng các yêu cầu

đó cho đối tác gia công, giúp quá trình nhận và thực hiện đơn hàng được chính xác, đúng thời hạn, đạt chất lượng

Tổ chức cơ cấu văn phòng kiểu này rất gọn nhẹ Gồm có: Giám đốc (người nước ngoài), trợ lý giám đốc (người Việt), trưởng bộ phận quản lý đơn hàng, trưởng bộ phận kiểm tra chất lượng (QA), các nhân viên quản lý đơn hàng, các nhân viên QA Các nhân viên có quyền tự quyết cao

 Văn phòng đại diện gián tiếp

Thương gia nước ngoài mở văn phòng kinh doanh tại Việt Nam Văn phòng sẽ trực tiếp nhận các đơn hàng và tìm các công ty gia công theo hình thức FOB hay CMPT Văn phòng đại diện trung gian thường phức tạp Có nhiều bộ phận và phòng ban hơn Đối với văn phòng lớn, ngoài bộ phận theo dõi đơn hàng, còn có cán bộ kỹ thuật, kiểm tra đơn hàng và cán bộ thực hiện công việc xuất nhập khẩu

Công việc quản lý đơn hàng tại văn phòng đại diện gián tiếp thường bận rộn hơn các văn phòng đại diện trực tiếp Nhân viên quản lý

ít quyền hạn hơn và mọi việc đều chờ ý kiến từ khách hàng

2.6 Nhiệm vụ, quyền hạn của nhân viên QLĐH

2.6.1 Nhiệm vụ của nhân viên QLĐH trong mô hình phân chia nhân

sự theo nhiệm vụ cụ thể của doanh nghiệp

2.6.1.1 Trưởng bộ phận QLĐH

 Nhiệm vụ

- Giao tiếp với khách hàng, liên hệ với các cơ sở bên ngoài Chọn khách hàng, ký hợp đồng, quảng bá và liên hệ các đơn vị trong và ngoài

nước về quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty nhằm đảm bảo nguồn hàng sản xuất ổn định cho công ty

- Cố vấn cho Ban Giám đốc về việc chọn khách hàng, nhận các đơn hàng

- Phân tích đơn hàng, lập định mức sản phẩm Trên cơ sở đó, chiết tính giá thành sản phẩm, giá bán (FOB, CMPT,…), trình Tổng Giám đốc duyệt

- Tạo mối quan hệ lâu dài với khách hàng

- Liên lạc với khách hàng để giải quyết những trở ngại trong quá trình sản xuất, kinh doanh

- Giám sát, theo dõi việc xử lý, khiếu nại của khách hàng, đo lường sự thỏa mãn của khách hàng đối với nhân viên trực thuộc

- Theo dõi kế hoạch xuất hàng kịp thời hạn

- Hỗ trợ nhân viên xử lý mọi thông tin sản xuất từ xí nghiệp

- Kiểm tra, đôn đốc các nhân viên dưới quyền thực hiện công việc được giao

- Phân công công việc phù hợp với năng lực của từng nhân viên

- Thường xuyên phối hợp với các trưởng bộ phận khác để phối hợp thực hiện tốt công việc được giao

- Báo cáo cho Ban Giám đốc về tiến độ sản xuất, tình hình sản xuất, kết quả việc thực hiện sản xuất kinh doanh

- Xin ý kiến lãnh đạo từ Ban Giám đốc về những vấn đề không giải quyết được

- Tham gia xây dựng hệ thống quản lý trong toàn công ty ISO

- Có quyền kiểm tra, chất vấn các trưởng đơn vị trong vấn đề sản xuất kinh doanh và phối hợp xử lý các sự cố trong sản xuất

- Được quyền đình chỉ sản xuất kinh doanh nếu có vấn đề phát sinh bất lợi cho công ty

- Có quyền đề xuất việc bổ nhiệm, bãi nhiệm, nâng lương, xử lý cán bộ trong phòng

- Thực hiện mọi công việc theo sự phân công của trưởng bộ phận

- Giao tiếp với khách hàng nhằm đảm bảo nguồn hàng sản xuất cho công ty

- Chịu trách nhiệm trước trưởng bộ phận và phó bộ phận về các đơn hàng được giao

- Theo dõi, giám sát, điều động các nhân viên trực thuộc theo quy định

- Kiểm tra, đôn đốc tiến độ thực hiện công việc

- Hỗ trợ công việc cùng các nhân viên trong nhóm và các nhóm khác trong bộ phận

- Liên lạc với khách hàng để giải quyết những trở ngại trong quá trình kinh doanh

- Làm cầu nối giữa các bộ phận trong công ty, đơn vị gia công với khách hàng để xử lý các sự cố trong sản xuất

- Chủ động thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với các bộ phận, đảm bảo luồng thông tin luôn xuyên suốt trong quá trình thực hiện các đơn hàng

- Cân đối nhu cầu đơn hàng: số lượng, thời gian,…

- Nhận tài liệu kỹ thuật, mẫu, rập,… từ khách hàng, kiểm tra đối chiếu với các mã hàng đã triển khai trước đó để có cái nhìn tổng quát về những mã hàng sẽ phát triển

- Phát triển mẫu

- Phân tích đơn hàng, lập định mức nguyên phụ liệu Trên cơ sở

đó, chiết tính giá thành sản phẩm, giá bán trình trưởng đại diện duyệt

- Chủ động tìm kiếm, mở rộng thị trường các sản phẩm của công ty

- Quản lý, phục vụ khách hàng tiềm năng của công ty

- Trực tiếp làm việc với khách hàng và triển khai hợp đồng

Merchandiser/Fabric and Trim

- Liên hệ với khách hàng và yêu cầu cung cấp các thông tin cần thiết cho báo giá và làm mẫu: khổ vải, giá NPL, địa chỉ nhà cung cấp,… cho các nguyên phụ liệu chỉ định, hoặc mô tả đối với những nguyên phụ liệu tự tìm kiếm

- Mua nguyên phụ liệu: liên lạc thường xuyên, hối thúc nhà cung cấp thực hiện đúng theo lịch giao hàng Thực hiện thanh toán: mở L/C hoặc đặt cọc để nhà cung cấp tiến hành sản xuất Nếu có sự cố hàng về không kịp, phải báo ngay cho đơn vị sản xuất biết để thay đổi kế hoạch

- Với trường hợp hàng phải đi gia công ngoài, nhân viên QLĐH

là người đánh giá và chọn đơn vị gia công, ký hợp đồng và xuất nguyên phụ liệu, nắm danh sách kiểm tra chất lượng, thường xuyên liên lạc với

bộ phận KCS để nắm tình hình chất lượng và tiến độ sản xuất

- Theo dõi nguyên phụ liệu về đồng bộ, báo khách hàng về sự cố của nguyên phụ liệu (chất lượng, số lượng,…)

- Theo dõi cân đối NPL tại nhà máy

- Lên kế hoạch cắt cho các đơn hàng

- Giải quyết những vấn đề phát sinh về NPL trong quá trình sản xuất

- Làm thủ tục thanh lý về nguyên phụ liệu đối với đơn vị gia công

và yêu cầu bộ phận xuất nhập khẩu làm thủ tục thanh lý NPL đối với hàng xuất

- Đôn đốc bộ phận sản xuất, đơn vị gia công thực hiện kế hoạch

- Lập báo cáo và thông báo thường xuyên về tình hình sản xuất cho trưởng nhóm và trưởng bộ phận về tình hình và tiến độ sản xuất

- Phối hợp cùng bộ phận QC tiến hành kiểm tra sản phẩm trước khi xuất hàng

- Lên kế hoạch xuất hàng

- Báo cáo tình hình sản xuất cho khách hàng, theo dõi thống kê số liệu sản xuất từ khi bắt đầu cho tới khi xuất hàng Phối hợp với nhà máy

xử lý mọi vấn đề phát sinh về chất lượng hàng

- Chủ động liên hệ với khách hàng để kịp thời nắm vững các thông tin điều chỉnh Xử lý kịp thời mọi khiếu nại từ khách hàng về chất lượng giao hàng và thời gian giao hàng

- Lưu trữ cẩn thận các hồ sơ: hợp đồng, phụ kiện đơn hàng, tài liệu kỹ thuật, bảng màu gốc, lịch giao nguyên phụ liệu, hóa đơn, chứng

từ, biên bản final hàng,…

- Chuẩn bị và làm các thủ tục xuất hàng

- Yêu cầu khách hàng gửi các tài liệu kỹ thuật, toàn bộ thông tin

về đơn hàng, thông tin điều chỉnh,…

2.6.2 Nhiệm vụ của nhân viên QLĐH theo mô hình phân chia nhân

sự theo cấp bậc quản lý trong doanh nghiệp

* Marketing merchandiser

- Phát triển doanh số, mở rộng khách hàng và thị trường theo

phân công của Giám đốc doanh nghiệp

- Cập nhật thông tin khách hàng và chăm sóc khách hàng phụ

+ Quản lý tiến độ đơn hàng

+ Quản lý tiến độ và chi phí, kỹ thuật

+ Giải quyết các nhu cầu phát sinh

* Head merchandiser

- Xây dựng chiến lược kinh doanh

- Làm việc với ban quản lý cấp cao

- Xác định các sáng kiến nhằm thúc đẩy doanh số bán hàng, lợi nhuận và ký kết các hợp đồng gia công

- Xem xét và lập kế hoạch thực hiện đơn hàng

- Huấn luyện đội ngũ nhân viên QLĐH

* Senior merchandiser

- Duy trì những mối quan hệ với khách hàng hiện có, nhằm tiếp cận đơn đặt hàng hiện tại, cũng như tìm hiểu về thị hiếu và phương hướng phát triển trong tương lai

- Giao dịch, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, tìm kiếm khai thác khách hàng tiềm năng

- Nhận và xử lý khiếu nại của khách hàng về chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng,…

- Chăm sóc khách hàng và bán hàng theo lịch trình đã định

- Quản lý đội ngũ nhân viên trong nhóm

- Kiểm soát và hoàn chỉnh các thủ tục xuất nhập hàng hóa

- Đảm bảo tính chính xác trong thông tin liên lạc và xử lý các phát sinh trong quá trình triển khai đơn hàng

- Triển khai các thủ tục và thực hiện xuất nhập hàng hoàn tất

- Lập các báo cáo gửi lên cấp trên và lưu giữ toàn bộ hồ sơ giấy tờ

liên quan đến đơn hàng

2.6.3 Nhiệm vụ của nhân viên QLĐH trong văn phòng đại diện

2.6.3.1 Trưởng văn phòng đại diện

- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của văn phòng tại Việt Nam

- Chịu trách nhiệm quản lý, điều hành mọi hoa ̣t đô ̣ng ta ̣i văn phòng

- Quản lý, điều hành, tham gia cho ̣n lo ̣c và tuyển dụng nhân viên

- Xây dựng môi trường linh hoa ̣t , khuyến khích nhân vi ên làm viê ̣c tích cực để đa ̣t hiê ̣u quả cao trong công viê ̣c

- Hỗ trợ các phòng ban để giải quyết công viê ̣c tốt nhất

- Duy trì mối quan hệ với khách hàng truyền thống và mở rộng mối quan hệ với khách hàng mới

- Xây dựng các phương án kinh doanh, mở rộng và phát triển lĩnh vực hoạt động

- Chịu trách nhiệm mức cao nhất về doanh số cũng như kết quả, hiệu quả kinh doanh

2.6.3.2 Trưởng bộ phận

- Trưởng phòng nhân sự, hành chính/HR Manager

- Trưởng phòng tài chính/Finance Manager

- Trưởng phòng phát triển kinh doanh/Development Marketing Manager

- Trưởng bộ phận sản xuất, quản lý đơn hàng/Merchandising Manager

- Trưởng bộ phận quản lý chất lượng/QA-QC Manager

2.6.3.3 Trưởng bộ phận sản xuất, quản lý đơn hàng/Merchandising Manager

 Trách nhiệm

- Giao tiếp với khách hàng, liên hệ với các cơ sở bên ngoài Chọn khách hàng, quảng bá và liên hệ với các đơn vị trong và ngoài nước về quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của văn phòng

- Cố vấn cho trưởng đại diện về việc chọn khách hàng, nhận các đơn hàng

- Trực tiếp tiếp khách hàng và triển khai hợp đồng

- Tạo mối quan hệ lâu dài với khách hàng Chủ động tìm kiếm,

mở rộng thị trường các sản phẩm của văn phòng đại diện

- Quản lý, phục vụ khách hàng tiềm năng của văn phòng

- Liên lạc với khách hàng để giải quyết những trở ngại trong quá trình sản xuất, kinh doanh

- Giám sát, theo dõi việc xử lý khiếu nại của khách hàng, đo lường sự thỏa mãn của khách hàng đối với nhân viên trực thuộc

- Theo dõi kế hoạch xuất hàng kịp thời hạn

- Hỗ trợ nhân viên xử lý mọi thông tin sản xuất từ các doanh nghiệp

- Kiểm tra, đôn đốc các nhân viên dưới quyền thực hiên các công việc được giao

- Phân công công việc phù hợp với năng lực của từng nhân viên

- Thường xuyên phối hợp với các bộ phận khác để phối hợp thực hiện tốt công việc được giao

- Báo cáo trưởng đại diện về tiến độ sản xuất, tình hình sản xuất, kết quả việc thực hiện sản xuất kinh doanh Xin ý kiến chỉ đạo từ trưởng đại diện về những vấn đề không giải quyết được

- Tham gia xây dựng hệ thống quản lý trong công ty

- Giám sát việc thanh lý hợp đồng và thu hồi công nợ của khách hàng đối với công ty

- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của trưởng đại diện

 Quyền hạn

- Thừa lệnh trưởng đại diện, yêu cầu các phòng ban nghiệp vụ tiến hành thực hiện kế hoạch sản xuất và cung cấp những thông tin cần thiết liên quan tới khách hàng

- Có quyền chất vấn các trưởng bộ phận trong vấn đề sản xuất kinh doanh và phối hợp xử lý những sự cố trong sản xuất

2.6.3.4 Nhân viên quản lý đơn hàng

 Trách nhiệm

- Liên lạc với Head office (văn phòng chính) để nhận các thông tin

về đơn hàng (gồm: đơn đặt hàng, tài liệu kỹ thuật, các hướng dẫn khác)

- Chủ động liên hệ với các nhà cung ứng để nắm bắt giá cả nguyên phụ liệu, tính giá

- Đặt mua NPL với những nhà cung cấp hoặc nhận thông tin đặt hàng do Head office ở nước ngoài cung cấp

- Theo dõi tiến độ nguyên phụ liệu, mở L/C hoặc đặt cọc thanh toán bằng chuyển khoản, liên lạc thường xuyên, hối thúc nhà cung ứng thực hiện theo đúng theo lịch giao hàng, nếu có sự cố hàng về không kịp phải báo ngay cho đơn vị sản xuất biết để thay đổi kế hoạch và tìm giải pháp thay thế

- Nhận thông tin xuất NPL từ Head office, gửi chứng từ cho bộ phận xuất nhập khẩu để khai thác NPL nhập về

- Giám sát việc sản xuất, cung ứng và giao nhận nguyên phụ liệu

từ nhà cung ứng đến các nhà máy

- Kiểm tra số lượng, chất lượng, cân đối NPL và giải quyết các vấn đề phát sinh về thừa, thiếu NPL

- Chuẩn bị tài liệu kỹ thuật cho sản xuất: dịch tài liệu, làm các tác nghiệp, thực hiện các thực nghiệm và điều chỉnh thông số kích thước cho sản xuất

- Lựa chọn nhà máy gia công sản phẩm

- Giao dịch trực tiếp với nhà máy gia công về việc triển khai may mẫu, sắp xếp quá trình sản xuất và xuất hàng

- Làm việc với nhà máy, lên kế hoạch sản xuất và điều độ sản xuất

- Chuyển giao nhanh chóng, kịp thời tài liệu kỹ thuật, rập mẫu, mẫu chuẩn, bảng màu và các thông tin về đơn hàng đến các bộ phận có liên quan trong nhà máy

- Kiểm tra quá trình sản xuất của nhà máy, giải quyết các phát sinh, báo cáo tiến độ sản xuất

- Thường xuyên liên lạc với bộ phận QC để nắm tình hình chất lượng và tiến độ sản xuất

- Làm cầu nối giữa đơn vị gia công với khách hàng để xử lý các

- Liên hệ với các ngân hàng, đảm bảo quá trình giao nhận hàng hóa và thanh toán đúng hạn

- Duy trì liên lạc với các nhà cung cấp, khách hàng và nhà máy

- Thông báo thường xuyên cho trưởng bộ phận về tình hình và tiến độ sản xuất

- Chuẩn bị cho việc xuất hàng: hướng dẫn đóng gói, kiểm tra hàng hóa trước khi xuất, liên lạc với forwader (hãng tàu) đặt tàu, chỉ định xuất hàng

- Kiểm tra việc xuất hàng, làm thủ tục hoàn tất sau khi xuất hàng: Confirm Bill, C/O, nhận chứng từ, gửi Head office

- Chịu trách nhiệm chuẩn bị các thủ tục, các chứng từ cần thiết và

xử lý các thủ tục, gởi chứng từ xuất nhập hàng (Invoice, Packing List, )

để bộ phận xuất nhập khẩu tiến hành thủ tục xuất nhập hàng

- Cập nhật hệ thống dữ liệu, liên hệ bằng điện thoại và email với văn phòng của khách hàng ở nước ngoài, các hãng tàu để nhận lệnh giao hàng

- Giao dịch và liên hệ với các nhà cung cấp và khách hàng về lịch chuyển hàng và giao nhận hàng

- Viết thư ủy quyền để giao nhận hàng và giải quyết tất cả các yêu cầu của đại lý và các khách hàng địa phương

- Chủ động liên hệ với khách hàng để kịp thời nắm vững các thông tin điều chỉnh Xử lý kịp thời mọi khiếu nại của khách hàng về chất lượng giao hàng và thời gian giao hàng

- Lưu trữ cẩn thận các hồ sơ: hợp đồng, phụ kiện đơn hàng, tài liệu kỹ thuật, bảng gốc, lịch giao NPL, hóa đơn, chứng từ, biên bản final hàng,…

 Quyền hạn

- Yêu cầu các bộ phận trong văn phòng hỗ trợ công việc có liên quan

- Hối thúc, giám sát nhà máy giao hàng đúng theo yêu cầu và đúng hạn

- Yêu cầu khách hàng gửi các tài liệu kỹ thuật, toàn bộ thông tin

về đơn hàng, thông tin điều chỉnh,…

2.7 Quy trình triển khai đơn hàng tại doanh nghiệp

Quá trình quản lý đơn hàng bao gồm rất nhiều công việc khác nhau Mỗi doanh nghiệp, lại có một mô hình phù hợp với thực tế riêng Tuy nhiên, nhìn một cách tổng thể, các doanh nghiệp cũng có chung quy trình sau:

Hình 1.9: Quy trình triển khai đơn hàng tại doanh nghiệp may

Gửi báo giá và mẫu cho KH duyệt

Bắt đầu Nhận tài liệu kỹ thuật từ khách hàng

Tính

định

mức vải

Phát triển mẫu Thực hiện tính giá sản phẩm

Tính giá vải,

phụ liệu, phí

quản lí, XNK

Phân tích quy trình công đoạn may

Phát triển các loại mẫu theo tài liệu

Thực hiện mẫu proto Lập bảng báo giá cho sản phẩm

Tìm kiếm & đặt hàng vải –phụ liệu

Gửi đơn hàng cho in, thêu, nếu cần

Lên kế hoạch tiền

sản xuất (ngày cắt,

ngày gửi in, thêu )

Nắm bắt dữ liệu chính xác

về quy trình may sp để có điều chỉnh giá thích hợp

Góp ý KH về mẫu

Chuẩn bị cho việc kiểm tra chất lượng sp (nếu KH yêu cầu) Chuẩn bị xuất hàng

Theo dõi việc thanh toán

Hoàn tất

Gửi đơn

hàng cho

công ty

Xác nhận của KH

Phát triển lại mẫu và làm lại báo giá

Đồng ý

Không đồng ý

Lên kế hoạch sản xuất đơn hàng

Đáp ứng các loại mẫu theo yêu cầu để

KH duyệt trước khi sản xuất đơn hàng

Sơ đồ tham khảo thêm: Quy trình triển khai đơn hàng tại văn phòng đại diện

Final Production of Garment (Hàng sản xuất)

Production Progress Report (Báo cáo tiến độ sản xuất)

Work In Progress Report (Báo cáo tiến độ hàng lên chuyền)

FACTORY

(ĐƠN VỊ GIA CÔNG)

Trim card (Bảng màu)

Time & Action Calendar (Thời gian và khối lượng công việc)

(Kế hoạch &thời gian hành

Size Set Samples (Các mẫu duyệt thông số)

Pre Production Samples (Các mẫu duyệt trước khi sản xuất)

PO & Tech Document (Đơn hàng và tài liệu kỹ thuật)

Factory source

(Tìm đơn vị gia công)

New Style / Design Development (Thiết kế, phát triển mẫu)

Audit Process (Kiểm tra, đánh giá, chọn nhà máy)

3 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN QLĐH NGÀNH MAY

Trong ngành may công nhiệp, quản lý đơn hàng có vai trò rất quan trọng trong quá trình sản xuất, cụ thể công tác quản lý đơn hàng được hiểu là: quá trình quản lý xúc tiến hàng hóa từ khi phát triển mẫu mã mới thông qua các giai đoạn may mẫu - tính toán NPL - chào giá cho đến khi nhận được đơn đặt hàng sản xuất hàng loạt từ khách hàng và tiếp tục triển khai thông tin tới các bộ phận sản xuất nhằm giao đúng thời hạn và đảm bảo chất lượng

Do đó mà nhân viên quản lý đơn hàng là người được tạo ra để giao dịch, thương thuyết, là cầu nối trung gian giữa khách hàng với nhà máy

và nhà cung cấp để đảm bảo tất cả các mẫu khai thác đạt chất lượng tốt

và hàng hóa được xuất đúng thời hạn theo yêu cầu của khách hàng

3.1 Yêu cầu về trình độ chuyên môn

Trong bất kỳ lĩnh vực nghề nghiệp nào thì trình độ chuyên môn là yếu tố quan trọng hàng đầu quyết định đến khả năng lĩnh hội, phân tích,

sự phản ứng, cách giải quyết công việc của người nhân viên một cách chính xác, khoa học, hiệu quả, đồng thời tiết kiệm được chi phí và thời gian làm việc Riêng trong lĩnh vực may công nghiệp nói riêng thì trình

độ chuyên môn bao gồm:

 Kiến thức về công nghệ sản xuất may công nghiệp

 Kiến thức về thiết kế rập và kỹ thuật may các loại sản phẩm may

 Kiến thức về quản lý chất lượng sản phẩm may

 Kiến thức về lập kế hoạch sản xuất may công nghiệp

 Kiến thức về nguyên phụ liệu ngành may (cấu trúc, tính chất, đặc điểm, )

Riêng với sinh viên ngành may còn đang trong quá trình học tập, khối kiến thức nghề chính là nền tảng căn bản nhất, là cơ sở, cũng là lợi thế cho quá trình phát triển năng lực bản thân sau này với tư cách là một nhân viên quản lý đơn hàng nói riêng Tuy nhiên, trên thực tế trong các công ty may hiện nay, bộ phận quản lý đơn hàng thường có sự tham gia của nhiều nguồn nhân lực với trình độ chuyên môn khác nhau như Quản trị kinh doanh, thương mại, chuyên ngành ngoại ngữ, chuyên ngành kinh tế, Đó cũng là một tất yếu trong sự đa dạng nghề nghiệp, nên đòi hỏi mỗi người phải tự phấn đấu, học tập, tích lũy kinh nghiệm để khẳng định

vị thế của mình