Giáo trình lập trình quản lý với microsoft access 2013 toàn tập

ThS HUỲNH TÔN NGHĨA LẬP TRÌNH QUẢN LÝ VỚI MICROSOFT ACCESS 2013 TOÀN TẬP GIÁO TRÌNH BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ******************* ThS HUỲNH TÔN NGHĨA[.]

ThS HUỲNH TÔN NGHĨA

LẬP TRÌNH QUẢN LÝ

VỚI MICROSOFT ACCESS 2013

TOÀN TẬPGIÁO TRÌNH

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT

LỜI NÓI ĐẦU

Trong thời đại “kỹ thuật số”, máy tính trở thành một công cụ hỗ trợ tích cực không thể thiếu trong mọi lĩnh vực Đặc biệt đối với người làm công tác quản lý, máy tính trở thành một thiết bị cần thiết và là một lựa chọn ưu tiên hàng đầu

Hiện tại có rất nhiều phần mềm thuộc hệ quản trị cơ sở dữ liệu rất mạnh và tiện ích Việc lựa chọn phần mềm hệ quản trị cơ sở dữ liệu nào

để thiết kế chương trình quản lý cho công việc của bạn là rất quan trọng,

nó quyết định sự phát triển của hệ thống tổ chức quản lý thông tin trên máy vi tính của mỗi công ty

Giáo trình này giới thiệu về phần mềm hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Office Access 2013 – một phần mềm với tính năng nổi trội là tiện ích, dễ sử dụng Tuy nhiên Microsoft Office Access 2013 cũng chỉ dừng lại ở mức độ “Office”; nó chỉ phù hợp cho việc thiết kế các chương trình quản lý ứng dụng ở mức độ vừa phải và tính bảo mật không khắt khe lắm

Giáo trình “Lập trình Quản lý với Microsoft Office Access 2013

toàn tập” nhằm giúp cho người đọc có thể tự học, tự nghiên cứu làm chủ

được công việc của mình trong việc thiết lập một chương trình quản lý bằng Microsoft Office Access 2013

Mặc dù, đã cố gắng biên soạn nhằm cung cấp cho bạn đọc những kiến thức hữu ích nhất, dễ hiểu nhất, song chắc rằng cuốn giáo trình này không tránh khỏi những sơ sót Tác giả chân thành mong nhận được nhiều sự đóng góp của bạn đọc và đồng nghiệp để cuốn giáo trình này ngày càng hoàn thiện hơn

Cuối cùng, xin chúc quý độc giả thành công trong việc sử dụng phần mềm hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Office Access 2013 để xây dựng thành công các chương trình ứng dụng quản lý trong công việc của mình

Tác giả

Email: nghiaht@hcmute.edu.vn

MỤC LỤC

Trang

LỜI NÓI ĐẦU 3

MỤC LỤC 5

BÀI 1 TỔNG QUAN VỀ ACCESS 2013 15

1.1 KHÁI NIỆM HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU QUAN HỆ 15

1.2 GIỚI THIỆU ACCESS 2013 15

1.2.1 Xuất xứ 15

1.2.2 Bắt đầu làm việc với Access 2013 16

1.2.3 Màn hình làm việc của Access 24

1.3 KHÁI NIỆM VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS 27

1.3.1 Tập tin cơ sở dữ liê ̣u 27

1.3.2 Các thành phần trong tâ ̣p tin CSDL 27

1.3.3 Các thao tác trên file CSDL 31

1.4 THAY ĐỔI CÁCH TRÌNH BÀY CHO CÁC CỬA SỔ TRONG TRÌNH ỨNG DỤNG 34

1.5 CHUẨN BỊ MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC BAN ĐẦU 37

1.5.1 Dạng thức hiển thi ̣ số 39

1.5.2 Dạng thức hiển thi ̣ ngày 40

BÀI 2 TABLE – BẢNG DỮ LIỆU 41

2.1 CẤU TRÚC CƠ BẢN CỦA MỘT TABLE 41

2.2 TẠO TABLE 41

2.2.1 Ta ̣o table bằng phương pháp DataSheet View 41

2.2.2 Ta ̣o table bằng phương pháp Design View 44

2.3 DATA TYPE VÀ FIELD PROPERTIES 47

2.3.1 Kiểu dữ liê ̣u của field 47

2.4 CÁC PHÉP TOÁN CƠ BẢN - HẰNG - BIẾN TRONG ACCESS 54

2.4.1 Các phép toán cơ bản 54

2.4.2 Biểu thức (Expression) 56

2.5 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý 57

2.5.1 Khi tạo cấu trúc cho table 57

2.5.2 Khi nhập liê ̣u cho table 62

2.6 MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC TABLE 64

2.6.1 Các mối quan hê ̣ 64

2.6.2 Tạo quan hê ̣ giữa các table 65

BÀI 3 THAO TÁC TRÊN BẢNG DỮ LIỆU 69

3.1 HIỆU ĐÍNH MỘT TABLE 69

3.1.1 Thiết kế lại cấu trúc CSDL 69

3.1.2 Sửa đổi nội dung các mẩu tin 71

3.1.3 Thay đổi cách trình bày 73

3.2 THAO TÁC DỮ LIỆU TRONG TABLE 76

3.2.1 Tìm và thay thế 76

3.2.2 Sắp xếp dữ liệu bảng 79

3.2.3 Lọc dữ liệu trong bảng 80

3.3 IN ẤN TABLE 89

BÀI 4 QUERY – BẢNG TRUY VẤN 91

4.1 CHỨC NĂNG VÀ CÁCH TẠO LẬP QUERY 91

4.2 CÁC LOẠI QUERY 91

4.2.1 Select Query 91

4.2.2 Action query 91

4.2.3 Crosstab Query 92

4.3 CÁC HÀM THƯỜNG SỬ DỤNG 92

4.3.1 Các hàm số học 92

4.3.3 Các hàm về ngày tháng năm 96

4.3.4 Hàm định dạng 98

4.3.5 Hàm điều kiện 99

4.4 TẠO QUERY BẰNG PHƯƠNG PHÁP DESIGN VIEW 99

4.4.1 Ta ̣o select query 99

4.4.2 Ta ̣o select query có gom nhóm thống kê 103

4.5 SỬ DỤNG THAM SỐ TRONG QUERY 106

4.5.1 Ý nghĩa của viê ̣c sử du ̣ng tham số 106

4.5.2 Các bước ta ̣o tham số 106

4.6 TẠO CÁC LOẠI QUERY KHÁC 108

4.6.1 Crosstab Query 108

4.6.2 Make Table Query 110

4.6.3 Update Query 113

4.6.4 Append Query 115

4.6.5 Delete Query 116

BÀI 5 FORM – BIỂU MẪU 119

5.1 CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA FORM 119

5.2 CÁC THÀNH PHẦN TRONG MÀN HÌNH THIẾT KẾ FORM 120

5.2.1 Form header 120

5.2.2 Detail 120

5.2.3 Form footer 120

5.2.4 Các công cụ hỗ trợ trong màn hình thiết kế Form 120

5.3 CÁC DẠNG FORM 123

5.3.1 Dạng columnar (da ̣ng cô ̣t) 123

5.3.2 Da ̣ng tabular (da ̣ng danh sách) 124

5.3.3 Da ̣ng datasheet (da ̣ng dữ liê ̣u) 124

5.3.4 Dạng justified (da ̣ng hàng) 125

5.3.5 Da ̣ng main-sub (da ̣ng chính phu ̣) 125

5.4 TẠO FORM 125

5.4.1 Ta ̣o bằng Wizard 125

5.4.2 Tự thiết kế Form 128

5.4.3 Màn hình thiết kế của các da ̣ng Form 132

5.4.4 Ta ̣o main-sub Form 136

5.5 MỘT SỐ THUỘC TÍNH CƠ BẢN 141

5.5.1 Thuộc tính của điều khiển 141

5.5.2 Thuộc tính của Form 142

5.6 SỬ DỤNG WIZARD ĐỂ TẠO CÁC ĐIỀU KHIỂN TRÊN FORM 143

5.6.1 Label 143

5.6.2 Textbox 143

5.6.3 Nhúng field vào Form 143

5.6.4 Combo box (hộp danh sách thả xuống) 144

5.6.5 List box (hộp danh sách) 147

5.6.6 Command button (nú t lê ̣nh) 152

5.6.7 Hyperlink 155

5.6.8 Web Browser Control 156

5.6.9 Unbound object frame 157

5.6.10 Tab control 160

5.6.11 Navigation Control 161

5.6.12 Chart 164

BÀI 6 REPORT – BÁO BIỂU 169

6.1 CHỨC NĂNG VÀ CÁC DẠNG CỦA REPORT 169

6.1.1 Chức năng 169

6.1.2 Các dạng report 169

6.2 CẤU TRÚC CHUNG CỦA MÀN HÌNH THIẾT KẾ REPORT 171

6.2.1 Report header 171

6.2.3 <group header> 171

6.2.4 Detail 171

6.2.5 <group footer> 171

6.2.6 Page footer 172

6.2.7 Report footer 172

6.3 CÁC CÔNG CỤ HỖ TRỢ TRONG MÀN HÌNH THIẾT KẾ REPORT 172

6.4 TẠO REPORT 173

6.4.1 Ta ̣o bằng wizard 173

6.4.2 Thiết kế report bằng phương pháp Design view 178

BÀI 7 TẠO TẬP LỆNH (MACRO) 195

7.1 KHÁI NIỆM VỀ MACRO 195

7.2 CÁCH TẠO MACRO 195

7.2.1 Tạo macro mới 195

7.2.2 Lựa chọn Action cho macro 195

7.2.3 Khai báo giá trị cho tham số của hành động 195

7.2.4 Tạo chú thích cho các Action trong macro 196

7.2.5 Tạo điều kiện cho các hành động trong Macro 197

7.2.6 Tạo Macro nhóm 200

7.3 CÁC THAO TÁC TRÊN MACRO 201

7.3.1 Lưu macro hiện hành 201

7.3.2 Chạy thử macro 201

7.3.3 Sửa đổi macro đã tồn tại 202

7.3.4 Chọn môt hoặc nhiều hành động trong macro 202

7.3.5 Thay đổi thứ tự hoặc xóa các action trong macro 203

7.4 MỘT SỐ HÀNH ĐỘNG THƯỜNG DÙNG 203

7.4.1 Open table 203

7.4.2 ApplyFilter: 203

7.4.3 ShowAllRecord: 204

7.4.4 OpenQuery 204

7.4.5 OpenForm 204

7.4.6 OpenReport 205

7.4.7 CloseWindow 206

7.4.8 CloseDataBase 207

7.4.9 MinimizeWindow-MaximizeWindow 207

7.4.10 RestoreWindow 207

7.4.11 Beep 207

7.4.12 RepaintObject 207

7.4.13 Refresh 207

7.4.14 FindRecord 207

7.4.15 FindNextRecord 208

7.4.16 GotoRecord 210

7.4.17 GotoControl 210

7.4.18 SetProperty 210

7.4.19 Messagebox 210

7.4.20 CancelEvent 211

7.4.21 QuitAccess 211

7.4.22 RunCode 212

7.4.23 RunCommand 212

7.4.24 RunMacro 212

7.4.25 StopMacro 212

7.4.26 StopAllMacro 212

7.4.27 Exportwithformatting 212

7.4.28 AddMenu 213

7.5 MỘT SỐ ỨNG DỤNG CỦA MACRO 214

7.5.1 Cách gán macro vào nút lệnh: 214

7.5.2 Tạo macro có điều kiện để điều khiển một Option Group 214

7.6.1 Ý nghĩa 219

7.6.2 Tạo macro Autokeys 219

7.6.3 Cách ghi phím trong cột macro name: 219

7.7 KỸ THUẬT CHẠY TỪNG BƯỚC MACRO 220

7.7.1 Ý nghĩa của việc chạy từng bước macro 220

7.7.2 Thao tác chạy từng bước macro 220

7.8 SỬ DỤNG BIẾN CỐ (EVENT) TRONG FORM VÀ REPORT ĐỂ CHẠY MACRO 221

7.8.1 Khái niệm về biến cố 221

7.8.2 Ý nghĩa của các biến cố 221

7.8.3 Cách gán macro vào biến cố của đối tượng 222

7.9 TỰ ĐỘNG MỞ FORM KHI MỞ CƠ SỞ DỮ LIỆU 224

7.9.1 Macro Autoexec 224

7.9.2 Sử dụng hộp thoại Startup 224

BÀI 8 GIỚI THIÊ ̣U NGÔN NGỮ VBA 227

8.1 GIỚI THIỆU 227

8.2 CÁC THÀNH PHẦN TRONG MỘT MODULE 227

8.2.1 Giớ i thiê ̣u về module 227

8.2.2 Cách mở cửa sổ Module để viết mã lê ̣nh 227

8.2.3 Các thành phần trong mô ̣t module 229

8.2.4 Thủ tu ̣c xử lý sự kiê ̣n (Event Procedure) 229

8.2.5 Thủ tu ̣c chung (Procedure) 232

8.2.6 Các quy ước đă ̣t tên các thành phần trong VBA 237

8.2.7 Khai báo biến 237

8.2.8 Khai báo hằng 239

8.2.9 Các kiểu dữ liê ̣u đơn giản thường sử du ̣ng 240

8.2.10 Mô ̣t số quy ước khi soa ̣n thảo lê ̣nh trong ngôn ngữ VB 243

8.3 CẤU TRÚC LỆNH TRONG VBA 247

8.3.1 Cấu trúc lệnh gán 247

8.3.2 Cấu trúc điều khiển If…End If 248

8.3.3 Cấu trú c cho ̣n lựa 250

8.3.4 Cấu trúc vòng lă ̣p 252

8.4 CÁC HÀM NHẬP XUẤT DỮ LIỆU 257

8.4.1 Hàm nhâ ̣p dữ liê ̣u (InputBox) 257

8.4.2 Hàm xuất dữ liê ̣u (MsgBox) 257

BÀI 9 LÀM VIỆC VỚI ĐỐI TƯỢNG TRONG ACCESS 261

9.1 OBJECT VÀ COLLECTION 261

9.1.1 Khái niê ̣m về Object 261

9.1.2 Khái niê ̣m về Collection 262

9.2 CÚ PHÁP CHỈ ĐI ̣NH ĐẾN MỘT OBJECT VÀ CONTROL 263

9.2.1 Cú pháp chỉ đi ̣nh đến mô ̣t form 263

9.2.2 Cú pháp chỉ đi ̣nh đến subform 263

9.2.3 Cú pháp chỉ đi ̣nh đến mô ̣t report 264

9.2.4 Cú pháp chỉ đi ̣nh đến mô ̣t control 264

9.2.5 Cách thay đổi thuô ̣c tính của đối tượng 265

9.2.6 Cách go ̣i phương thức của mô ̣t object thi hành 266

9.2.7 Mô tả và gán biến đối tượng 266

9.2.8 Cú pháp lê ̣nh with 267

9.3 MỘT SỐ THUỘC TÍNH, PHƯƠNG THỨC, BIẾN CỐ CỦA MỘT SỐ ĐỐI TƯỢNG THƯỜNG DÙNG 268

9.3.1 Form 268

9.3.2 Textbox 272

9.3.3 Command button 274

BÀI 10 LÀM VIỆC VỚI ĐỐI TƯỢNG RECORDSET TRONG MÔ HÌNH DAO 277

10.1 KHÁI NIỆM 277

10.2.1 Cú pháp khai báo biến đối tượng Recordset 277

10.2.2 Cách gán biến đối tượng Recordset 278

10.2.3 Giải phóng biến đối tượng Recordset 280

10.3 CÁC THUỘC TÍNH VÀ PHƯƠNG THỨC CỦA ĐỐI TƯỢNG RECORDSET 280

10.3.1 Các thuộc tính cơ bản 280

10.3.2 Các phương thức 281

BÀI 11 LÀM VIỆC VỚI ĐỐI TƯỢNG DOCMD 293

11.1 GIỚI THIỆU 293

11.2 MỘT SỐ PHƯƠNG THỨC THƯỜNG SỬ DỤNG CỦA ĐỐI TƯỢNG DOCMD 293

11.2.1 Nhóm phương thức thêm, xóa sửa mẩu tin 293

11.2.2 Nhóm phương thức di chuyển con trỏ mẩu tin trên form hiện hành 294

11.3 CÁC PHƯƠNG THỨC ĐÓNG MỞ FORM, REPORT 297

11.4 BẬT / TẮT CẢNH BÁO KHI XÓA DỮ LIỆU CỦA HỆ THỐNG ACCESS 298

11.5 PHÓNG TO / THU NHỎ / HOÀN NGUYÊN CỬA SỔ HIỆN HÀNH 299

BÀI 12 XỬ LÝ LỖI CHƯƠNG TRÌNH 301

12.1 GIỚI THIỆU VỀ LỖI CHƯƠNG TRÌNH 301

12.2 CÚ PHÁP TẠO BẪY LỖI CHƯƠNG TRÌNH 303

12.2.1 Cú pháp tạo bẫy lỗi trong một thủ tục 303

12.2.2 Cú pháp tạo bẫy lỗi trong một hàm 303

BÀI 13 TẠO CÁC TIỆN ÍCH CHO CHƯƠNG TRÌNH 307

13.1 TẠO MACRO AUTOEXEC 307

13.2 LÀM ẨN/HIỆN CÁC OBJECT TRONG MÀN HÌNH CONTAINER 309

13.2.2 Làm Object xuất hiện trở lại 310

13.3 TẠO MENU RIÊNG CHO MÀN HÌNH LÀM VIỆC FORM 311

13.3.1 Giới thiệu 311

13.3.2 Các bước tạo menu trong chương trình 312

13.4 BỔ SUNG NÚT NHẤN VÀO QUICK ACCESS TOOLBAR 323

13.5 BỔ SUNG THẺ (TAB) VÀO THANH RIBBON 326

13.6 CÀI MẬT MÃ BẢO VỆ FILE DATABASE KHI MỞ 329

13.7 DỊCH FILE NGUỒN ACCDB SANG FILE ĐÍCH ACCDE 330

BÀI TẬP THỰC HÀNH 333

TÀI LIỆU THAM KHẢO 399

Bài 1 TỔNG QUAN VỀ ACCESS 2013

1.1 KHÁI NIỆM HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU QUAN HỆ

- Cơ sở dữ liệu (CSDL, Database): là một tập hợp các dữ liệu có

liên quan với nhau chứa thông tin về một tổ chức nào đó (như một trường đại học, một ngân hàng, một công ty, một nhà máy, ), được lưu trữ trên các thiết bị nhớ như đĩa từ, băng từ …) để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin của nhiều người sử dụng với nhiều mục đích khác nhau

- Mô hình CSDL quan hệ: Theo mô hình này, dữ liệu bên ngoài

được đưa vào máy tính thể hiện trong các bảng Mỗi bảng gồm nhiều cột

và nhiều dòng Mỗi cột có một tên duy nhất mô tả về một thuộc tính của thực thể mà ta đang quản lý gọi là trường hoặc vùng (field) Mỗi dòng

mô tả thông tin chi tiết về các thuộc tính của một đối tượng cụ thể trong

quản lý gọi là một bản ghi hay một bộ Record

- Hệ quản trị CSDL quan hệ: là phần mềm dùng để tạo lập CSDL

theo mô hình CSDL quan hệ và thao tác trên CSDL đó

1.2 GIỚI THIỆU ACCESS 2013

1.2.1 Xuất xư ́

Access 2013 là một phần mềm hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational Database Management System: RDBMS) chạy trên môi trường Windows 2000 trở lên, thuộc bộ Office 2013 do hãng phần mềm Microsoft sản xuất

Đây là một phần mềm chuyên dùng trong quản lý, là hệ thống các chương trình hỗ trợ các tác vụ quản lý, khai thác dữ liệu lưu trữ trên máy tính theo mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ thực thể kết hợp

1.2.2 Bắt đầu làm việc với Access 2013

1.2.2.1 Khởi động Access 2013

Cách 1: Gọi từ menu Start, chọn Programs, Microsoft Office, rồi

chọn Microsoft Office Access 2013

Cách 2: Nếu đã có sẵn một Shortcut trên màn hình Desktop cho

Access 2013, double Click vào Shortcut này

Hình 1.2: Biểu tượng MS Access trên desktop

Cách 3: Gọi menu Start, chọn Run rồi gõ vào tên đầy đủ của tập tin

thực thi ACCESS.EXE

Hình 1.3: Khởi động MS Access từ hộp thoại Run

Sau khi khởi động ta có màn hình giao diện làm việc giữa người sử dụng với Access 2013 như sau:

1.2.2.2 Làm việc với màn hình giao diện ban đầu

Trang giao diện ban đầu của Access 2013 phục vụ cho người dùng

ba mục đích sau:

 Từ màn hình giao diện ban đầu này người dùng có thể làm việc với Office Online Website của hãng Microsoft về những vấn đề liên quan đến phần mềm Microsoft Access 2013 nếu máy bạn có kết nối với Internet

Hình 1.5:Màn hình Office Online Website

của Microsoft Access 2013

 Từ màn hình giao diện ban đầu này người dùng có thể mở nhanh một file cở sở dữ liệu của Access mà ta sử dụng gần đây hoặc các file cơ

sở dữ liệu đã tồn tại trên đĩa;

Ta có thể click chuột vào một trong những liên kết sau đây để tạo các file cơ sở dữ liệu theo các chủ đề của Office Online Website của hãng Microsoft

Hình 1.6: Biểu tượng để chọn mở một file cơ sở dữ liệu của Access 2013

 Từ màn hình giao diện ban đầu này người dùng cũng có thể

click chuột vào mục “Blank desktop database” để tạo một file cơ sở dữ

liệu mới của Access

Hình 1.7: Biểu tượng để tạo ra một file cơ sở dữ liệu mới trong Access

1.2.2.3 Giới thiệu về các mẫu chương trình quản lý (Templates) trong

Access 2013

Các template là các cơ sở dữ liệu đã tạo sẵn Các template nhằm

mục đích giúp người dùng tiết kiệm công sức để tạo các cở sở dữ liệu của

mình và cho phép ta có thể đi thẳng đến giai đoạn tinh chỉnh và nhập dữ

liệu thông qua bốn chủ đề chính

Ta có thể click chuột vào một tên file cần mở hoặc click chuột vào “Open Other Files” để mở các file đã tồn tại khác

Từ màn hình chính ta click chuột vào các mục chủ đề để chọn loại mẫu chương trình cần tạo lập

Hình 1.8: Mục để click vào tạo ra một file cơ sở dữ liệu mới theo chủ đề a) Tạo tập tin CSDL mới

Trong màn hình giao diện đầu tiên ta click chuột vào nút Blank

desktop Database

Hình 1.9: Màn hình để click chọn Blank desktop Database

Trong hộp thoại File Name gõ vào tên file cần tạo (kể cả đường

dẫn nếu cần thiết hoặc click vào biểu tượng folder bên phải để chọn folder chứa file CSDL mới) Sau đó click chuột vào nút Create để tạo Mặc định khi một file Access 2013 mới được tạo lập nó sẽ tự động có tên

là DatabaseX.accdb được lưu trữ trong My Documents trên máy của bạn Tất cả các đối tượng cơ sở dữ liệu trong Access sẽ được chứa đựng trên

một file duy nhất có phần mở rộng là accdb (Chú ý: Access 2013 có thể

mở và làm việc với một file có phần mở rộng là mdb của các phiên bản Access trước 2013)

Hình 1.10: Màn hình khi click chọn Blank desktop Database

b) Mở tập tin CSDL đã có

Hình 1.12: Chọn mở file CSDL đã có ở mục Recent Database

 Từ màn hình đầu tiên ta có thể mở một tập tin cơ sở dữ liệu Access đã được tạo trước đó bằng cách click chuột vào nút Recent Trong khung liệt kê danh sách các tập tin đã được thao tác gần đây (Recently

Dadabases) để lựa chọn mở nhanh lại, hoặc click vào nút Open Other

Files, Chọn Computer, Click chuột vào nút Browse để lựa chọn các tập

tin khác để mở Sau khi lựa chọn tập tin cần mở, click nút Open

Hình 1.13: Hộp thoại Open để chọn tập tin cần mở

Hình 1.14: Màn hình làm việc khi một file cơ sở dữ liệu của

Access đang mở

Chú ý:

Trong màn hình 1.14 ta thấy có một thông báo lạ là:

Hình 1.15: Dòng cảnh báo của Access khi mở một file CSDL đã có sẵn

Nếu giữ file ở trạng thái “disabled” thì các action query, một số action trong macro, các thủ tục và hàm do người lập trình định nghĩa sẽ không hoạt động được Để ta có toàn quyền can thiệp vào dữ liệu của file

đang mở, từ hình 1.15 ta click chuột vào nút Enable Content

Để tùy chọn cho Access mỗi lần mở tự động Enable file cần mở ta thực hiện các bước chỉnh định sau:

 Từ màn hình giao diện file đang mở của Access ta click chuột

phiếu File trên thanh Ribbon sau đó click chuột vào nút Option

Hình 1.16: Hộp thoại xuất hiện khi chọn phiếu File

 Trong màn hình Access Option ta click chuột vào nút Trust

Center Settings

Hình 1.17: Hộp thoại xuất hiện khi click chuột vào nút Options

 Trong màn hình Trust center ta chọn mục Macro Settings và click vào lựa chọn Enable all macros (not recommended; potentially

dangerous code can run) Sau đó click chuột vào nút Ok

Hình 1.18: Hộp thoại Trust Center

 Thoát khỏi Access và khởi động lại thì các file khi mở sẽ tự

động Enable

1.2.3 Màn hình làm việc của Access 2013

Sau khi mở một file Access, cửa sổ chính Access xuất hiện như

sau:

Hình 1.19: Màn hình làm việc của Microsoft Access 2013

 Menu File chứa các mục lệnh tác động lên toàn bộ file cơ sở dữ liệu như: lưu file, mở file, đóng file, tạo file mới, sửa file, …

 Thanh công cụ Ribbon: Xuất hiện ở phía trên màn hình gom

nhóm các lệnh của Access lại với nhau Thanh ribbon này cho phép ta

thực hiện các tác vụ khác nhau lên file cơ sở dữ liệu

a) b)

Hình 1.21 Khung định hướng

a Khi đang thu gọn b Khi được khai triển

Khi click chuột vào nút trên thanh định hướng ta có các lựa chọn như sau:

click chuột vào đây để thu gọn hoặc khai triển

+ Các mục chọn của

Navigate To Category Custom: Các đối tượng bên

trong khung hiển thị theo sự lựa chọn của người sử dụng

Object Type: Các đối tượng

trong khung sắp xếp theo kiểu đối tượng

Tables and Related Views:

Các đối tượng bên trong khung sắp xếp theo mối quan hệ của các đối tượng khác với từng table

Created Date: Các đối

tượng bên trong khung sắp xếp theo ngày giờ tạo lập

Modified Date: Các đối

tượng bên trong khung sắp xếp theo ngày giờ cập nhật

+ Các mục chọn của Filter by

Group Tables: Trong khung chỉ hiển thị tên các table

Queries: Trong khung chỉ hiển thị tên các query

Forms: Trong khung chỉ hiển thị tên các Form

Reports: Trong khung chỉ hiển thị tên các tên report

Macros: Trong khung chỉ hiển thị tên các macro

Modules: Trong khung chỉ hiển thị tên các module

All Access Objects: Trong khung hiển thị toàn bộ các đối tượng

Hình 1.22: Các chọn lựa khi click

chuột vào nút xổ xuống trong

khung định hường

1.3 KHÁI NIỆM VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS

1.3.1 Tâ ̣p tin cơ sở dữ liê ̣u

Microsoft Access 2013 làm viê ̣c với tâ ̣p tin CSDL (Database) có phần mở rô ̣ng là accdb Cơ sở dữ liê ̣u là tâ ̣p hợp các thông tin liên quan đến mô ̣t chủ đề quản lý nào đó

1.3.2 Ca ́ c thành phần chính trong tâ ̣p tin CDSL

 TABLES: (Bảng dữ liê ̣u) là thành phần cơ bản quan tro ̣ng nhất

của CSDL Nó được thiết kế dưới dạng bảng dùng để lưu trữ thông tin chi tiết về các thực thể mà chương trình quản lý của ta quan tâm tới Thông tin của mỗi loại thực thể được lưu trữ bên trong một table Tùy theo mỗi chương trình quản lý của ta có liên quan đến bao nhiêu loại thực thể mà ta có bấy nhiêu table để chứa thông tin tương ứng Trong các table ghi tất cả các biến động thông tin phát sinh về các thực thể trong quá trình làm việc

Hình 1.23: Cơ sở dữ liệu BANHANG.Accdb chứa table T_HosoNV

 QUERIES: (Bảng truy vấn) là công cu ̣ dùng để truy vấn dữ liê ̣u

và thực hiê ̣n các thao tác trên dữ liê ̣u của table Nó còn được sử dụng để làm nguồn dữ liệu cung cấp cho form và report có tính đi ̣nh da ̣ng cao hơn table

Hình 1.24: Query Q_Chamcong

 FORMS: (Biểu mẫu) là công cụ dùng để thiết kế màn hình nhâ ̣p

liê ̣u, theo dõi dữ liê ̣u hoă ̣c thiết kế màn hình giao diện giao tiếp giữa chương trình quản lý với người sử dụng thông qua các màn hình điều

khiển hoa ̣t đô ̣ng của chương trình ứng du ̣ng

Hình 1.25: Form F_HosoNV du ̀ ng để theo dõi và cập nhật dữ liệu cho

Hình 1.26: Form F_TienichHD du ̀ ng để điều khiển hoạt động

quản lý hóa đơn

 REPORTS: (Báo biểu) là kết xuất sau cùng của quá trình xử lý

dữ liệu từ table hoặc là dữ liệu kết quả của query để tạo ra các bảng thống kê báo cáo hoặc các nhãn biểu có thể xem trên màn hình hoặc in ra bằng máy in Báo cáo trong report có nhiều hình thức trình bày phong phú, đẹp mắt, không những gồm chữ, số mà có thể có hình ảnh, đồ thị,

Hình 1.27: Report R_Chamcong in bảng chấm công hàng tháng cho

nhân viên

Hình 1.28: Report R_theNV in bảng thẻ của từng nhân viên căn cứ vào

dữ liệu chứa trong table T_HosoNV

 MACROS: (Tâ ̣p lê ̣nh) là công cụ để tạo ra các tập lệnh

(Actions) nhằm tự động hoá các thao tác thườ ng ngày thay vì phải lặp lại một cách nhàm chán, tốn thời gian Khi chạy một macro, Access thực hiện tự động hàng loạt các thao tác đã được ghi lại trong macro Công cụ của Access giúp ta ̣o các hành đô ̣ng đơn giản khi xây dựng ứng du ̣ng mà

không cần dùng ngôn ngữ lâ ̣p trình

 MODULES: là một dạng tự động hoá cao cấp và chuyên sâu

hơn macro Đó là những hàm và thủ tục riêng của người dùng được soạn thảo bằng ngôn ngữ Visual Basic (VBA: Visual Basic for Application), dành cho các lập trình viên quản lý Ý nghĩa chung khi sử dụng tập lệnh hoặc bộ mã lệnh là để liên kết các thành phần khác nhau trong tập tin cơ

sở dữ liệu Access lại với nhau, nhằm tự động hoá các thao tác cần thiết khi có tác động của người sử dụng

Hình 1.30: Màn hình hiển thị các thủ tục và hàm trong bộ mã lệnh

1.3.3 Ca ́ c thao tác trên file CSDL

1.3.3.1 Tạo mới tập tin CSDL

- Chọn Phiếu File ->New->Blank desktop database

- Gõ vào tên file cần tạo trong hộp thoại File Name

- Click chuột vào nút Create

- Chọn Phiếu File ->Close

1.3.3.4 Lưu file CSDL hiện hành với phiên bản Access trước phiên bản 2013

- Chọn Phiếu File -> Save as

Hình 1.32: Giao diện khi chọn mục Save as

- Chọn phiên bản cần lưu trữ

- Click chuột vào Save As

1.3.3.5 Import các thành phần trong tập tin CSDL

- Mở tâ ̣p tin CSDL đích (CSDL cần nhâ ̣n dữ liê ̣u) Thí du ̣: BANHANG.ACCDB

Chọn phiên bản Access để lưu

Hình 1.33: Màn hình để khai triển khung Navigation Pane

- Click phải chuột vào ngăn chứa đối tượng cần Import

Hình 1.34: Short Menu xuất hiện khi click phải chuột

vào ngăn đối tượng

- Chọn mục Import / Access Database

- Chọn tâ ̣p tin CSDL nguồn trong hô ̣p thoa ̣i Import rồi bấm vào nút Import Ví du ̣ cho ̣n BANHANG.ACCDB

Click vào đây để khai triển khung định hướng Navigation Pane

Hình 1.35: Hô ̣p thoại Import Objects dùng để chọn các Object trong

CSDL nguồn

- Chọn thành phần cần Import (tables, queries,…)

- Chọn đối tươ ̣ng trong thành phần cần Import (có thể cho ̣n hết bằng cách bấm vào nút Select All) Sau đó bấm vào nút OK

1.4 THAY ĐỔI CÁCH TRÌNH BÀY CHO CÁC CỬA SỔ ĐỒI TƯỢNG TRONG ỨNG DỤNG

Từ phiên bản Access 2007 trở về sau các đối tượng như table, form, report,…mặc nhiên được trình bày dưới dạng các thẻ tài liệu (Tabbed Documents) thay cho kiểu trình bày dạng cửa sổ như các phiên bản trước đó

Hình 1.36: Các đối tượng đang mở trình bày trên màn hình dưới dạng

thẻ tài liệu

Hình 1.37: Đối tượng đang mở trình bày trên màn hình dưới dạng cửa sổ

Người sử dụng có thể thay đổi từ cách trình bày dạng thẻ tài liệu sang cách trình bày dạng cửa sổ bằng tùy chọn sau:

- Vào menu File chọn Options, trong hộp thoại Access Options chọn Current Database

Hình 1.38: Hộp thoại tùy chọn Access Option

Trong mục Document Window Options ta có 2 nút lựa chọn là:

 Overlapping Windows: Các cửa sổ đối tượng khi mở trình bày dưới dạng các cửa sổ thông thường

 Tabbed Documents: Các cửa sổ đối tượng khi mở trình bày dưới dạng thẻ tài liệu (mặc định)

- Click chuột vào nút OK để xác nhận việc thay đổi

- Đóng file cơ sở dữ liệu sau đó mở lại thì việc thay đổi mới có tác dụng

1.5 CHUẨN BỊ MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC BAN ĐẦU

Thực hiện phần này để nhập số liệu kiểu ngày theo dạng dd/mm/yy (ngày/tháng/năm) theo kiểu Việt Nam và định dạng kiểu biểu diễn của kiểu dữ liệu số

Chọn Start-> Control Panel và chọn mục Region and Language

(win7)

Hình 1.39: Cư ̉ a sổ Control Panel

- Trong cửa sổ Region and Language, click chọn nút Additional settings

Hình 1.40: Cửa sổ Region and Language

- Trong cửa sổ Customize format ta có thể chọn:

Hình 1.41: Cửa sổ Customize format

1.5.1 Da ̣ng thức hiển thi ̣ số

Chọn thẻ Numbers - Xem và hiệu chỉnh các mục sau:

Decimal symbol: Ký hiệu phân cách phần nguyên và phần thập phân

No of digits after decimal: Số ký số ở phần thập phân

Digit grouping symbol: Ký hiệu phân cách phần ngàn, triệu, List separator: Dấu phân cách dùng phân cách các đối số trong

hàm Access (dùng trong cả Excel, Word, )

Measurement system: Chọn đơn vị đo lường US (inch) hoặc

1.5.2 Da ̣ng thức hiển thi ̣ ngày

Chọn thẻ Date – Xem và hiệu chỉnh các mục sau:

Hình 1.42: The ̉ Date dùng xác lập dạng thức hiển thi ̣ ngày

Calendar: Điều chỉnh lịch (mặc định 1930-2029)

Short date Format: Định dạng ngày, có thể chọn d/M/yy (day:

ngày; month: tháng; year: năm)

Date separator: Dấu phân cách các thông số ngày

Long date Format: Định ngày dạng đầy đủ

Sau cùng click nút OK để xác nhận việc định dạng