Giáo trình ứng dụng công nghệ thông tin trong chuyên ngành công tác xã hội

UBND TỈNH KON TUM TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG KON TUM GIÁO TRÌNH MÔN HỌC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CHUYÊN NGÀNH CÔNG TÁC XÃ HỘI NGÀNH/NGHỀ CÔNG TÁC XÃ HỘI TRÌNH ĐỘ CAO ĐẲNG (Ban hành kèm theo Q[.]

UBND TỈNH KON TUM

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG KON TUM

GIÁO TRÌNH MÔN HỌC: ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG

CHUYÊN NGÀNH CÔNG TÁC XÃ HỘI NGÀNH/NGHỀ: CÔNG TÁC XÃ HỘI

TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG

(Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-CĐCĐ ngày / / 20

của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum)

Kon Tum, năm 2021

MỤC LỤC

Trang

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT 5

TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN 6

LỜI GIỚI THIỆU 7

CHƯƠNG 1 ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC XÃ HỘI 9

1 ƯDCNTT trong Công tác xã hội 10

2 Sử dụng các ứng dụng của Google 10

2.1 Sử dụng phần mềm Google Meet 10

2.2 Sử dụng Google Drive và tạo nhóm trên Gmail 13

2.2.1 Sử dụng Google Drive 13

2.2.2 Tạo nhóm trong Gmail 16

2.3 Sử dụng Google Docs, Google Sheets và Google Forms 21

2.3.1 Sử dụng Google Docs 21

2.3.2 Sử dụng Google Sheets 23

2.3.2 Sử dụng Google Form 26

2.3 Sử dụng phần mềm Zoom 31

2.3.1 Giới thiệu về ứng dụng Zoom 31

2.3.2 Cách cài đặt và sử dụng Zoom 31

CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP THỰC HÀNH CHƯƠNG 1 37

CHƯƠNG 2 TẠO TRÌNH DIỄN VỚI MICROSOFT POWERPOINT 39

1 Một số kỹ thuật thiết kế bài trình diễn trên Microsoft PowerPoint 39

1.1 Quy trình thiết kế bài trình chiếu 39

1.2 Những lưu ý khi thiết kế trình chiếu 40

2 Thiết lập các hiệu ứng trên Microsoft PowerPoint (4) 41

2.1 Thiết lập hiệu ứng cho Slide 41

2.2 Thiết lập hiệu ứng các đối tượng trong PowerPoint 42

2.2.1 Các nhóm hiệu ứng trong PowerPoint 42

2.2.2 Thiết lập hiệu ứng cho các đối tượng 43

3 Sử dụng kỹ thuật Trigger 44

3.1 Giới thiệu 44

3.2 Kỹ thuật Trigger 45

4 Tạo liên kết trên Microsoft PowerPoint 46

4.1.Tạo liên kết 46

4.1.1 Liên kết đến một slide khác trong cùng một Presentation 46

4.1.2 Liên kết đến một slide khác bài thuyết trình 47

4.1.3 Hiệu chỉnh, xóa liên kết 47

5 Tạo Slide Master trên Microsoft PowerPoint 48

5.1 Tạo Slide Master 48

5.1.1 Mục đích của việc tạo Slide Master 48

5.1.2 Mở, đóng chế độ Slide Master 48

5.1.3 Giao diện Slide Master 49

5.1.4 Cách lưu định dạng Slide Master 51

6 Thiết kế một bài báo cáo về công tác xã hội bằng Microsoft PowerPoint 52

CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP THỰC HÀNH CHƯƠNG 2 54

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN NÂNG CAO VỚI MICROSOFT WORD 55

1 Trộn thư 55

1.1 Công dụng 55

1.2 Cách thực hiện 55

2 Tạo mục lục tự động 58

2.1 Công dụng 58

2.2 Cách thực hiện 58

CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP THỰC HÀNH CHƯƠNG 3 61

CHƯƠNG 4: SỬ DỤNG PHẦN MỀM CAMTASIA ĐỂ BIÊN TẬP PHIM BẰNG HÌNH ẢNH, VIDEO 63

1 Giới thiệu các phần mềm biên tập phim bằng hình ảnh, video 63

1.1 Phần mềm Camtasia 63

1.2 Phần mềm Format Factory 63

1.3 Phần mềm Proshow Producer 63

2 Sử dụng phần mềm Camtasia để biên tập phim 64

2.1 Quy trình biên tập một phim bằng hình ảnh, video 64

2.2 Giới thiệu các thành phần trên Camtasia 64

2.2.1 Yêu cầu phần cứng: 64

2.2.2 Cách cài đặt phần mềm Camtasia: 65

2.2.3 Các thành phần cơ bản của phần mềm Camtasia 66

2.2.4 Các thao tác cơ bản trong Camtasia 68

2.2.5 Thu âm, ghi hình trong Camtasia 68

3 Biên tập phim 69

CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP THỰC HÀNH CHƯƠNG 4 74

TÀI LIỆU THAM KHẢO 76

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

CNTT: Công nghệ thông tin

ƯDCNTT: Ứng dụng công nghệ thông tin

CTXH: Công tác xã hội

và tham khảo

Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh, thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm

LỜI GIỚI THIỆU

Hiệu quả của việc ƯDCNTT trong chuyên ngành Công tác xã hội đã và đang được khẳng định và trở thành xu thế tất yếu của giáo dục Trong những năm qua, Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum đã triển khai nhiều biện pháp quản lý, chỉ đạo nhằm đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào dạy và học Đến nay, cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho việc ứng dụng CNTT vào dạy và học đã được nhà trường quan tâm đầu tư hiện đại Hầu hết các phòng đã được trang bị máy tính, máy chiếu tương đối đầy đủ phục vụ cho việc giảng dạy và học tập; nhiều phần mềm hỗ trợ công tác quản lý, dạy học được áp dụng rộng rãi

Để trang bị cho sinh viên Cao đẳng ngành Công tác xã hội có thể đáp ứng được yêu cầu và những kỹ năng cần thiết khi thống kê, báo cáo, trình diễn trong công việc

và trước công chúng, chúng tôi biên soạn giáo trình này nhằm cung cấp những kiến thức cơ bản và cần thiết nhất để sinh viên vận dụng vào thiết kế các bài báo cáo điện

tử, tổ chức các cuộc họp trực tuyến, thu âm, ghi hình các sự kiện trong xã hội, tạo kĩ năng cơ bản về khai thác thông tin trên Internet, sử dụng các phần mềm hỗ trợ xử lý

âm thanh, video nhằm phục vụ trong công việc

Giáo trình Ứng dụng Công nghệ thông tin trong chuyên ngành Công tác xã hội gồm 4 chương:

Chương 1 Ứng dụng CNTT trong công tác xã hội

Chương 2 Tạo trình diễn với Microsoft Powerpoint

Chương 3 Một số kỹ năng soạn thảo văn bản nâng cao với MS Word

Chương 4 Sử dụng phần mềm Camtasia để biên tập phim bằng hình ảnh, video Trong quá trình biên soạn, nhóm biên soạn chắc chắn không thể thiếu sót, rất mong nhận được sự đóng góp của quý thầy (cô), bạn bè, đồng nghiệp và các bạn sinh viên

Nhóm biên soạn cũng xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu nhà trường, Trung tâm Tin học – Ngoại ngữ và Thư viện, Khoa Cơ bản đã tạo điều kiện để chúng tôi hoàn thành giáo trình này

Xin chân thành cảm ơn!

Tham gia biên soạn

1 Chủ biên ThS Nguyễn Văn Hào

2 Thành viên ThS Trần Thị Ngọc Hà

GIÁO TRÌNH MÔN HỌC

Tên môn học: ƯDCNTT trong chuyên ngành Công tác xã hội

Mã môn học: 61272904

Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của môn học:

- Vị trí: Là môn học bổ trợ trong chương trình đào tạo ngành Công tác xã hội Được bố trí học sau môn học Tin học hoặc sinh viên đã có chứng chỉ CNTT ứng dụng cơ bản

- Tính chất: Môn học ƯDCNTT trong Công tác xã hội là môn học tích hợp lý

thuyết và thực hành Thông qua môn học sẽ cung cấp cho sinh viên những kiến thức,

kỹ năng cần thiết để thực hiện tốt các ứng dụng công nghệ thông tin vào trong ngành công tác xã hội

Mục tiêu của môn học:

+ Tìm kiếm được thông tin cần tìm trên Internet và tải được một số chương trình; + Xây dựng được bài trình diễn sinh động theo yêu cầu bằng phần mềm Power Point

+ Sử dụng thành thạo các thao tác soạn thảo văn bản nâng cao;

+ Sử dụng được phần mềm Camtasia để biên tập phim bằng hình ảnh, video để tạo các đoạn phim

- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:

+ Mong muốn tạo ra các sản phẩm hoàn chỉnh: bài báo cáo, các đoạn phim, câu chuyện bằng ảnh động bằng các phần mềm được học;

+ Tinh thần hợp tác, đoàn kết, học hỏi trong nhóm, trong lớp;

+ Thực hiện nghiêm túc, tích cực, rèn luyện tính bao quát, tổng hợp, phân tích, cẩn thận, chính xác và linh hoạt trong học tập;

+ Chủ động tìm kiếm các nguồn tài liệu liên quan đến môn học

Nội dung của môn học:

Chương 1: Ứng dụng CNTT trong công tác xã hội

Chương 2: Tạo trình diễn với Microsoft Powerpoint

Chương 3: Một số kỹ năng soạn thảo văn bản nâng cao với MS Word

Chương 4: Sử dụng phần mềm Camtasia để biên tập phim bằng hình ảnh, video

CHƯƠNG 1 ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC XÃ HỘI

Giới thiệu: Chương này giới thiệu cho sinh viên những kiến thức, kỹ năng về

các phần mềm họp trực tuyến như Google Meet, Zoom,… và các ứng dụng trên Google để thu thập thông tin trực tuyến Nhằm đáp ứng nhu cầu hội họp trực tuyến, trao đổi thông tin, thu thập thông tin trong thời đại 4.0

Mục tiêu

- Mô tả được các ƯDCNTT trong công tác xã hội;

- Trình bày được cách để tổ chức các cuộc họp trực tuyến trên các phần mềm Google Meet, Zoom,…;

- Trình bày được các chức năng của ứng dụng Google như Google Docs, Google Sheets, Google Form,…;

- Sử dụng thành thạo các phần mềm Google Meet, Zoom để tổ chức họp trực tuyến;

- Sử dụng thành thạo các chức năng trên Google để xây dựng các phiếu khảo sát trực tuyến;

- Tìm kiếm được thông tin trên Internet và tải được một số chương trình;

- Tinh thần hợp tác, đoàn kết, học hỏi trong nhóm, trong lớp;

- Thực hiện nghiêm túc, tỉ mỉ trong học tập, rèn luyện tính cẩn thận Chủ động

trong tìm kiếm và nghiên cứu tài liệu

Nội dung chính

1 ƯDCNTT trong Công tác xã hội

Trong những năm qua, Trung ương đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, triển khai việc đẩy mạnh cải cách hành chính và tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện chế độ báo cáo thống kê, chuyển từ báo cáo bằng văn bản giấy sang báo cáo điện tử như: Quyết định số 559/QĐ-TTg ngày 24/4/2017 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt “Đề án đơn giản hóa chế độ báo cáo trong hoạt động của các

cơ quan hành chính nhà nước”(1); Nghị định số 09/2019/NĐ-CP ngày 24/01/2019 của Chính phủ Quy định chế độ báo cáo của cơ quan hành chính nhà nước(2); Thông

tư số 15/2019/TT-BLĐTBXH ngày 18/9/2019 Quy định chế độ báo cáo thống kê Ngành Lao động-Thương binh và Xã hội(3)

Chế độ báo cáo thống kê trong CTXH của các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp

là rất cần thiết Nhằm đẩy mạnh cải cách hành chính, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện chế độ báo cáo, chuyển dần từ báo cáo bằng văn bản giấy sang báo cáo điện tử Do đó, để triển khai thực hiện có hiệu quả và đảm bảo quy định cần đẩy mạnh “Ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện chế độ báo cáo thống kê trong các công tác xã hội”

Ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành Công tác xã hội góp phần thực hiện chế độ báo cáo, nội dung báo cáo chính xác, đầy đủ, kịp thời; các dữ liệu báo cáo được quản lý, cập nhật và khai thác sử dụng hiệu quả, biểu báo cáo được tối đa hóa, phù hợp với yêu cầu báo cáo của từng cấp quản lý

Ứng dụng các dịch vụ trong google xây dựng các biểu mẫu, báo cáo trực tuyến nhằm giảm thời gian thực hiện báo cáo, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu thập thông tin để thống kê các số liệu theo yêu cầu đảm bảo chính xác, đầy đủ, kịp thời phục vụ việc cập nhật, tổng hợp báo cáo thống kê trong các công tác xã hội

Đảm bảo hoạt động báo cáo được thực hiện theo đúng nguyên tắc, quy trình,

kỳ và thời hạn gửi báo cáo thống nhất, đồng bộ, có cơ chế chia sẻ, sử dụng hiệu quả, thống nhất nguồn số liệu thông tin từ các báo cáo, phục vụ có hiệu quả hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan hành chính và doanh nghiệp

2 Sử dụng các ứng dụng của Google

2.1 Sử dụng phần mềm Google Meet

Google Meet là một phần mềm giúp bạn tạo hội thảo online, họp online và học trực tuyến qua video Google Meet cung cấp các tính năng bổ trợ thông thường

để tổ chức một cuộc họp, giảng dạy trực tuyến

- Tổ chức cuộc họp video từ Gmail

Bước 1: Đăng nhập vào Gmail bằng tài khoản của người tổ chức cuộc họp Bước 2: Khởi động Google Meet

- Chọn Cuộc họp mới trong mục Meet

Hình 1.1 Khởi động Google Meet

- Chọn Bắt đầu ngay để vào cuộc họp mới

Hình 1.2 Chia sẽ đường dẫn để gửi lời mời đến người họp

- Chọn Gửi lời mời để gửi địa chỉ cuộc họp đến người tham gia cuộc họp

thông qua địa chỉ mail của người đó

Hình 1.3 Màn hình chính khi bắt đầu cuộc họp

Bước 3: Thực hiện các thành phần trong Google Meet

- Trong cửa sổ Meet, chọn tùy chọn tham gia cuộc họp

+ Chọn mục Micrô ( )để bật/tắt Micrô

+ Chọn mục Máy ảnh ( ) để bật/tắt Camera

+ Chọn mục Trình bày ( )để điều khiển phiên trình bày lên màn hình

Hình 1.4 Cửa sổ mục Trình bày + Chọn Tuỳ chọn khác ( )để thay đổi các tuỳ chọn theo ý của riêng mình

Hình 1.5 Cửa sổ mục Tuỳ chỉnh khác + Chọn mục Hiển thị ( )để hiện thị tất cả người tham gia cuộc họp

Hình 1.6 Cửa sổ mục Hiện thị

+ Chọn mục Trò chuyện ( ) để trò chuyện (Char) với mọi người

Hình 1.7 Cửa sổ mục Trò chuyện

- Tham gia cuộc họp video từ Gmail

Bước 1: Mở Gmail bằng tài khoản của mình

Bước 2: Tham gia vào cuộc họp

- Chọn Tham gia cuộc họp trong mục Meet, nhập mã cuộc họp do người tổ

chức cuộc họp gửi cho bạn (hoặc mở mail của người gửi tới, nhấn vào đường link

để tham gia cuộc họp)

Hình 1.8 Cửa sổ nhập đường link để tham gia cuộc họp

- Chọn tham gia để tham gia vào cuộc họp

2.2 Sử dụng Google Drive và tạo nhóm trên Gmail

2.2.1 Sử dụng Google Drive

Google Drive là một dịch vụ của Google, giúp lưu trữ trực tuyến trên nền tảng đám mây và chia sẻ tập tin, thư mục khác cho mọi người Các bạn có thể nhanh chóng tải dữ liệu quan trọng từ máy tính để lưu trữ lên Google Drive hoặc tạo các thư mục, tài liệu, bảng tính… trên Google Drive Và các bạn cũng có thể truy cập

dữ liệu trên bất kỳ thiết bị nào, các bạn sẽ có không gian lưu trữ miễn phí lên đến 15GB khi các bạn sử dụng Google Drive Các bước sử dụng Google Drive

Bước 1: Đăng nhập vào Google Drive

- Truy cập trang Google Drive http://drive.google.com

- Đăng nhập bằng tài khoản Google hoặc sử dụng tài khoản Gmail

Bước 2: Tạo một thư mục mới trên Google Drive

- Chọn Mới (New), chọn Thư mục (Folder)

Hình 1.9 Cửa sổ tạo thư mục trên Google Drive

- Đặt tên cho thư mục, chọn Tạo Sau khi tạo xong, thư mục các bạn tạo ra sẽ nằm trong Drive của tôi (My Drive)

Hình 1.10 Cửa sổ đặt tên thư mục

Bước 3: Tải tập tin (file) hay thư mục (folder) từ máy tính lên Google Drive

- Chọn Mới (New), chọn Tải tệp lên (File upload) nếu muốn tải tập tin từ máy tính lên, chọn Tải thư mục lên (Folder upload) nếu muốn tải thư mục lên

- Chọn đến tập tin hay thư mục muốn tải lên, chọn Tải lên Sau khi tải xong,

dữ liệu sẽ được lưu trong phần Drive của tôi

Hình 1.11 Cửa sổ đường dẫn tải thư mục hoặc tập tin lên Google Drive

Bước 4: Chia sẻ tập tin, thư mục trên Google Drive

- Chọn tập tin, thư mục cần chia sẻ, nhấn chuột phải, chọn Chia sẻ (Share), chọn Chia sẻ

Hình 1.12 Cửa sổ chia sẻ tập tin, thư mục

- Nhập địa chỉ email người nhận, thêm ghi chú nếu muốn

Hình 1.13 Cửa sổ nhập địa chỉ mail của người nhận cần chia sẻ tài liệu

- Nhấn Nâng cao để thiết lập quyền truy cập với người nhận

Hình 1.14 Cửa sổ thiết lập quyền truy cập của người nhận

Bước 5: Tùy chỉnh cho tập tin, thư mục

- Nhấn chuột phải vào thư mục, tập tin cần tùy chỉnh, chọn thêm dấu sao, đổi

tên, tải xuống, xem, di chuyển tới…

Hình 1.15 Cửa sổ tuỳ chỉnh cho tập tin, thư mục

2.2.2 Tạo nhóm trong Gmail

Trong công việc chúng ta thường xuyên phải gửi mail cho nhiều người trong một nhóm làm việc, thay vì mỗi lần gửi email chúng ta lại phải nhập mail của lần lượt từng người thì các bạn nên tạo nhóm trong Gmail để khi gửi email tới các liên

hệ trong nhóm sẽ nhanh chóng hơn

Sau đây là các bước cách tạo nhóm và gửi mail cho nhóm trong Gmail

Bước 1: Mở danh bạ

- Chọn biểu tượng các ứng dụng của Google , chọn Danh bạ

Hình 1.16 Cửa sổ mở Danh bạ

Bước 2: Tạo nhóm mới để liên hệ

- Chọn Tạo Nhãn trong phần Nhãn để tạo nhóm liên hệ mới

Hình 1.17 Cửa sổ tạo Nhãn mới

- Nhập tên nhóm trong hộp thoại Tạo nhãn, chọn Lưu

Hình 1.18 Cửa sổ đặt tên cho Nhãn

Bước 3: Thêm người liên hệ vào nhóm

- Chọn phần Danh bạ hoặc Liên hệ khác để mở các liên hệ của bạn Nếu trong Danh bạ chưa có địa chỉ người liên hệ các bạn có thể chọn Tạo liên hệ để thêm người liên hệ vào Danh bạ

Hình 1.19 Cửa sổ thêm người liên hệ vào nhóm

- Tại tên liên hệ bạn muốn thêm vào nhóm các bạn nhấn chọn biểu tượng dấu

3 chấm và chọn tên nhóm mà các bạn vừa tạo để thêm liên hệ vào nhóm Sau đó nhấn chọn biểu tượng nhãn dán và chọn tên nhóm mà bạn muốn thêm liên hệ

Bước 4: Tùy chỉnh thiết lập cho các liên hệ trong nhóm

Các bạn có thể tùy chỉnh thiết lập cho từng người liên hệ trong nhóm như thêm hình ảnh, thay đổi tên liên hệ, các thông tin cơ bản về liên hệ như sau:

- Chọn tên nhóm phía menu bên trái, chọn người liên hệ cần chỉnh sửa nhấn vào biểu tượng cây bút để chỉnh sửa

Hình 1.20 Cửa sổ tuỳ chỉnh thiết lập người liên hệ trong nhóm

- Thực hiện các thay đổi cho liên hệ tại mục Chỉnh sửa liên hệ, chọn Lưu

Bước 5: Gửi email cho nhóm

Có hai cách gửi email cho nhóm: gửi email cho nhóm khi các bạn đang trong giao diện Google Danh bạ và gửi email cho nhóm khi các bạn đang trong giao diện Gmail Các bạn thực hiện như sau:

Cách 1: Gửi email cho nhóm khi đang trong giao diện Google Danh bạ

Đầu tiên các bạn chọn tên nhóm trong phần Nhãn ở phía bên trái

Hình 1.21 Cửa sổ chọn Nhóm để gửi tài liệu trong nhóm Danh bạ

Tiếp theo chọn vào hình đại diện của người liên hệ đầu tiên trong nhóm, lúc này hình đại diện sẽ thay bằng một hộp kiểm, các bạn đánh dấu tích chọn hộp kiểm,

để gửi thư đến tất cả các liên hệ trong nhóm các bạn đánh dấu tích vào chọn tất cả ở phía trên Sau khi đã chọn xong các người liên hệ trong nhóm cần gửi các bạn chọn

biểu tượng Gửi email ở phía trên

Hình 1.22 Cửa sổ chọn những người cần gửi tài liệu trong nhóm

Xuất hiện cửa sổ soạn thư của Gmail, các bạn sẽ thấy các liên hệ trong nhóm

sẽ được hiển thị trong phần người nhận, các bạn soạn nội dung cần gửi mail và gửi mail theo thông thường

Cách 2: Gửi email cho nhóm khi đang trong giao diện Gmail

Nếu các bạn đang trong giao diện Gmail thì các bạn chỉ cần chọn Soạn thư

để mở phần soạn thư mới Trên phần Thư mới các bạn nhập tên nhóm trong phần Tới và chọn nhóm

Hình 1.23 Cửa sổ soạn thư mới gửi cho nhóm Như vậy các bạn sẽ thấy tất cả các liên hệ trong nhóm được hiển thị trong

phần Tới, các bạn chỉ cần soạn mail và nhấn Gửi để gửi email tới các người liên hệ

trong nhóm

Bước 6: Xóa người liên hệ khỏi nhóm

Trong cửa sổ Danh Bạ các bạn chọn tên nhóm để mở các liên hệ có trong nhóm Trên dòng tên liên hệ các bạn nhấn chọn biểu tượng dấu 3 chấm chọn Xóa khỏi nhãn

Hình 1.24 Cửa sổ xoá người liên hệ khỏi nhóm

Bước 7: Đổi tên hoặc xóa nhóm trong Gmail

Trong cửa sổ Google Danh Bạ các bạn chọn vào tên nhóm muốn xóa, lúc này

ở phía bên trái tên nhóm sẽ xuất hiện hai biểu tượng

- Chọn biểu tượng chiếc bút để đổi tên nhóm

- Chọn biểu tượng thùng rác để xóa nhóm

Như vậy các bạn đã biết cách tạo nhóm trong Gmail, gửi email tới nhiều người trong nhóm sẽ nhanh chóng hơn khi các bạn không sử dụng nhóm trong Gmail

2.3 Sử dụng Google Docs, Google Sheets và Google Forms

2.3.1 Sử dụng Google Docs

Google Docs là một chương trình xử lý văn bản tương tự Microsoft Word mà bạn sử dụng trên trình duyệt Web Bất kỳ ai có tài khoản Google đều có thể sử dụng miễn phí ứng dụng này (Nếu bạn có tài khoản Gmail, thì tài khoản đó chính là tài khoản Google) Vì vậy nó có thể được truy cập ở mọi nơi trên thế giới có kết nối Internet mà không phải cài đặt chương trình trên máy tính của bạn

- Tạo mới một tài liệu trực tuyến Google Docs

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Google

Bước 2: Chọn Mới, chọn Google tài liệu, chọn Tài liệu trống

Hình 1.25 Cửa sổ Tạo mới một Google Tài liệu

Bước 3: Soạn thảo như trong Word thông thường

- Mở một tài liệu có sẵn

Nếu bạn đã có sẵn những tài liệu dạng file Word thông thường và được lưu trên Drive Bạn có thể sử dụng ứng dụng Google Docs bằng cách thức như sau:

Nhấn phải chuột lên tài liệu cần mở trong ứng dụng Google Docs Sau đó chọn

Mở bằng (Open with)/ Google Tài liệu (Google Docs)

Hình 1.26 Cửa sổ Mở một tài liệu Google Tài liệu

- Chia sẻ một tài liệu trực tuyến Google Docs

+ Chia sẻ một tài liệu đang soạn thảo trên Google

Sau khi tạo xong tài liệu, bạn muốn chia sẻ file này cho mọi người tự điền thông tin như điền thông tin vào phiếu khảo sát, điền thông tin cá nhân, … Bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn nút lệnh Chia sẻ (Share) Lúc này, hộp thoại xuất hiện yêu cầu

bạn đặt tên cho tài liệu Sau khi đặt tên cho tài liệu, bạn nhấn Save để lưu tài liệu, hoặc Skip để bỏ qua

Bước 1: Tại hộp thoại chia sẻ với người khác (Share with others), bạn thao

Hình 1.27 Cửa sổ Chia sẻ Google Tài liệu

Kết quả tài liệu của bạn đã được chia sẻ và được gửi tới của những người bạn

đã chọn chia sẻ Khi di chuyển chuột vào nút Chia sẻ (Share), số người được bạn chia sẻ tài liệu này sẽ được hiển thị

+ Chia sẻ một tài liệu đang lưu trữ trên Drive

Nhấn phải chuột lên tài liệu cần mở trong ứng dụng Google Docs Sau đó chọn

Chia sẻ (Share)

Hình 1.28 Cửa sổ chia sẻ tài liệu đang lưu trữ trên Google Drive

Tại đây, bạn nhập địa chỉ mail của những người bạn muốn chia sẻ tài liệu, chọn các quyền mà những người được chia sẽ có thể được phép đối với tài liệu

- Tải tài liệu

Sau khi thu thập đầy đủ thông tin từ những người bạn chia sẽ, bạn có thể tải tài liệu này về máy bằng cách như sau:

Hình 1.29 Cửa sổ Tải tài liệu đang soạn thảo trên Google Tài liệu

Bước 1: Chọn thẻ Tệp (File)/ Tải xuống dưới dạng (Dowload)

Bước 2: Bạn chọn định dạng muốn tải xuống

2.3.2 Sử dụng Google Sheets

Google Sheets là một chương trình xử lý bảng tính tương tự Microsoft Excel

mà bạn sử dụng trên trình duyệt Web Bất kỳ ai có tài khoản Google đều có thể sử dụng miễn phí ứng dụng này (Nếu bạn có tài khoản Gmail, thì tài khoản đó chính là tài khoản Google) Vì vậy nó có thể được truy cập ở mọi nơi trên thế giới có kết nối Internet mà không phải cài đặt chương trình trên máy tính của bạn

- Tạo mới bảng tính trực tuyến Google Sheets

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Google

Bước 2: Chọn Mới, chọn Google bảng tính, chọn Bảng tính trống

Hình 1.30 Cửa sổ Tạo mới một Google Bảng tính

Bước 3: Soạn bảng tính như trong Excel thông thường

- Mở một tài liệu có sẵn

Nếu bạn đã có sẵn những tài liệu dạng file Excel thông thường và được lưu trên Drive Bạn có thể sử dụng ứng dụng Google Sheets bằng cách thức như sau:

Nhấn phải chuột lên tài liệu cần mở trong ứng dụng Google Sheets Sau đó

chọn Mở bằng (Open with)/ Google Trang tính (Google Sheets)

Hình 1.31 Cửa sổ Mở một Google Bảng tính lưu trên Google Drive

- Chia sẻ một trang tính trực tuyến Google Sheets

+ Chia sẻ một trang tính đang soạn thảo trên Google

Sau khi tạo xong tài liệu, bạn muốn chia sẻ file này cho mọi người tự điền thông tin như điền thông tin vào phiếu khảo sát, điền thông tin cá nhân, … Bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Bạn kích chọn nút lệnh Chia sẻ (Share) Lúc này, hộp thoại xuất hiện

yêu cầu bạn đặt tên cho tài liệu Sau khi đặt tên cho tài liệu, bạn nhấn Save để lưu tài liệu, hoặc Skip để bỏ qua

Bước 2: Tại hộp thoại chia sẻ với người khác (Share with others), bạn thao

tác như sau:

- Mục Người (People): Bạn nhập địa chỉ mail của những người bạn muốn chia

sẻ tài liệu

- Chọn các quyền mà những người chia sẽ có thể được phép đối với tài liệu

Hình 1.32 Cửa sổ Chia sẻ một Google Bảng tính Kết quả trang tính của bạn đã được chia sẻ và được gửi tới của những người

bạn đã chọn chia sẻ Khi di chuyển chuột vào nút Chia sẻ (Share), số người được bạn chia sẻ tài liệu này sẽ được hiển thị

Hình 1.33 Cửa sổ nhập địa chỉ để chia sẻ một Google Bảng tính

+ Chia sẻ một trang tính đang lưu trữ trên Drive

Nhấn phải chuột lên trang tính cần mở trong ứng dụng Google Sheets Sau đó

chọn Chia sẻ (Share)

Hình 1.34 Cửa sổ Mở một Google Bảng tính lưu trữ trên Google Drive Tại đây, bạn nhập địa chỉ mail của những người bạn muốn chia sẻ trang tính, chọn các quyền mà những người được chia sẽ có thể được phép đối với tài liệu

Hình 1.35 Cửa sổ nhập địa chỉ để chia sẻ một Google Bảng tính

- Tải trang tính

Sau khi thu thập đầy đủ thông tin từ những người bạn chia sẽ, bạn có thể tải trang tính này về máy bằng cách như sau:

Bước 1: Chọn thẻ Tệp (File)/ Tải xuống dưới dạng (Dowload)

Bước 2: Bạn chọn định dạng muốn tải xuống

Hình 1.36 Cửa sổ định dạng một Google Bảng tính cần tải xuống

2.3.2 Sử dụng Google Form

Đây là ứng dụng cho phép người dùng soạn thảo bộ công cụ để khảo sát người dùng trực tuyến Với công cụ này người dùng sẽ thiết kế dược một bảng hỏi và gửi kèm qua email tới người được hỏi Người được hỏi trả lời trực tiếp vào bảng hỏi qua email, gửi lại.Google Form sẽ tổng hợp và thống kê kết quả trả về trên cơ sở từng câu hỏi và đưa ra bản báo cáo cuối cùng

- Tạo mới một Google Form

Bước 1: Truy cập Google.Com

Bước 2: Nhấp và biểu tượng hình vuông bên góc phải như hình sau

Bước 3: Chọn Drive

Hình 1.37 Cửa sổ Mở Google Drive

Bước 4: Tại cửa sổ Drive chọn Tạo mới

Bước 5: Chọn Tạo mới Ứng dụng khác

Hình 1.38 Cửa sổ Tạo mới một Google biểu mẫu

Bước 6: Chọn Google biểu mẫu (Google Form)

Bước 7: Tại cửa sổ biểu mẫu mới chúng ta sẽ nhập tiêu đề và mô tả cho biểu

mẫu mới này

Hình 1.39 Cửa sổ Tiêu đề mới một Google biểu mẫu

Bước 8 Tạo câu hỏi

Nhấp vào biểu tượng dấu Cộng (+) đầu tiên trên thanh công cụ để tạo câu hỏi Trong phần tạo câu hỏi mới chúng ta sẽ nhập nội dung câu hỏi và sau đó chọn loại đáp án muốn người dùng khác trả lời

Hình 1.40 Cửa sổ các Công cụ tạo câu hỏi trong Google biểu mẫu

Google cung cấp khá nhiều loại câu hỏi với mục đích khác nhau, dưới dây là giao diện của từng loại câu hỏi

Câu hỏi trắc nghiệm: Người dùng chọn một trong các phương án bằng các

kích chuột vào nút lựa chọn

Hình 1.41 Cửa sổ tạo câu hỏi Trắc nghiệm trong Google biểu mẫu

Câu hỏi trả lời ngắn: Người dùng sẽ trả lời trực tiếp vào ô chữ

Hình 1.42 Cửa sổ tạo câu hỏi Trả lời ngắn trong Google biểu mẫu

Câu hỏi trả lời Đoạn: Người dùng trả lời gõ trực tiếp vào hộp văn bản

Hình 1.43 Cửa sổ tạo câu hỏi trả lời Đoạn trong Google biểu mẫu

Câu hỏi đa lựa chọn: Người dùng có thể chọn nhiều phương án

Hình 1.44 Cửa sổ tạo câu hỏi Đa lựa chọn (Hộp kiểm) trong Google biểu mẫu

Câu hỏi menu thả xuống: Người dùng chỉ được chọn các đáp án có sẵn mình

đưa ra không được lựa chọn các đáp án khác

Hình 1.45 Cửa sổ tạo câu hỏi Menu thả xuống trong Google biểu mẫu

Câu hỏi lưới trắc nghiệm: Người dùng trả lời bằng cách nhấp chuột vào các

phương án cho các tiêu chí khác nhau trong câu hỏi (nội dung các dòng)

Hình 1.46 Cửa sổ tạo câu hỏi Lưới trắc nghiệm trong Google biểu mẫu

Câu hỏi phạm vi tuyến tính: Người dùng trả lời bằng cách chọn một trong

năm mức độ về vấn đề được hỏi, với 1 là thấp nhất và 5 là cao nhất

Hình 1.47 Cửa sổ tạo câu hỏi Phạm vi tuyến tính trong Google biểu mẫu

- Gửi biểu mẫu này cho người khác

Chọn chuột vào nút Gửi ở góc trên bên phải Nhập thông tin người nhận sau

đó nhấn nút Gửi ở dưới, tương tự như bạn gửi mail vậy

Hình 1.48 Cửa sổ Gửi biểu mẫu trong Google biểu mẫu

- Xem kết quả thống kế và xuất kết quả thống kê ra file Excel

Hình 1.49 Cửa sổ xem kết quả thống kê trong Google biểu mẫu

2.3 Sử dụng phần mềm Zoom

2.3.1 Giới thiệu về ứng dụng Zoom

Zoom là một ứng dụng rất nổi tiếng trong lĩnh vực họp mặt, hội thảo, đào tạo

và dạy học trực tuyến với đầy đủ các tính năng như: chia sẻ nội dung màn hình máy tính, trò chuyện trực tuyến, gọi video trực tuyến, chia sẻ tài liệu, bảng trắng cho thuyết trình, trình chiếu PowerPoint, lên lịch họp/học,…

Ứng dụng này được phát triển bởi Zoom Video Communications, Inc và phát hành hoàn toàn miễn phí cho tất cả các nền tảng hệ điều hành phổ biến hiện nay như: Android, iOS và Windows, macOS cùng hầu hết Distros của Linux, ngoài ra nó còn có

cả tiện ích mở rộng cho Office 365, Safari, Chrome, Firefox, Gmail và Outlook nữa…

Tất nhiên là vẫn sẽ có bản trả phí cho những người có nhu cầu cao hơn, ứng dụng nào muốn lớn mạnh thì cũng cần phải có gói trả phí để duy trì và phát triển để phục vụ người dùng được

2.3.2 Cách cài đặt và sử dụng Zoom

- Tải ứng Zoom mới nhất trên trang chủ Zoom có địa chỉ như sau:

https://zoom.us/support/download

Trên trang chủ Zoom sẽ xác định hệ điều hành để tự động tải bản phù hợp với

hệ điều hành của máy

- Cài đặt ứng dụng Zoom:

Sau khi tải phần mềm Zoom về có tên ZoomInstaller.exe Các bạn mở tập tin

này và thực hiện các bước theo yêu cầu là xong

- Hướng dẫn sử dụng cho người tham gia cuộc họp:

Sau khi cài đặt xong chúng ta khởi động Zoom sẽ xuất hiện hình ban đầu như dưới

Hình 1.50 Cửa sổ màn hình khởi động Zoom Nhấn vào nút Join để bắt đầu vào phòng họp

Hình 1.51 Cửa sổ kết nối để vào họp trực tuyến Nhập các thông tin cần thiết vào:

Enter Meeting ID or Personal link name: Nhập ID phòng học mà giáo viên

cung cấp cho bạn

Your name: Nhập tên hiển thị mong muốn (nếu là lớp học thì bạn nên nhập

đầy đủ họ và tên)

Don’t connect to audio: để xem hình mà không có âm thanh

Turn off my video: dùng để tắt webcam của mình

Sau khi điền các thông tin và nhấn Join để vào phòng họp (Nhập mật khẩu ở cửa sổ tiếp theo (nếu có))

- Hướng dẫn đăng ký và sử dụng Zoom cho người tổ chức cuộc họp Bước 1: Sau khi đã cài đặt Zoom ta vào trang https://zoom.us/signup để đăng

ký tạo cho mình một tài khoản hoàn toàn miễn phí

Hình 1.52 Cửa sổ đăng ký tài khoản trong Zoom

Bước 2: Nhấn vào mục Đăng ký miễn phí và thực hiện các bước theo yêu cầu

về địa chỉ mail,… để đăng ký tài khoản

Hình 1.53 Cửa sổ khai báo các yêu cầu để đăng ký tài khoản trong Zoom

Bước 3: Nhập địa chỉ email và nhấn vào Đăng ký để tạo tài khoản, Zoom sẽ

gửi email về thư của bạn

Bước 4: Mở email và nhấn mục Kích hoạt tài khoản để Zoom xác định tài

khoản

Hình 1.54 Cửa sổ kích hoạt tài khoản trong Zoom

Bước 5: Sau khi nhấn nút kích hoạt chương trình sẽ yêu cầu bạn có muốn kích

hoạt cho trường hay không nếu bạn đại diện cho trường thì chọn có, nếu là cá nhân

thì chọn không như hình dưới sau đó nhấn nút Tiếp tục

Hình 1.55 Cửa sổ yêu cầu kích hoạt tài khoản trong Zoom

Nhập Tên, họ, Mật khẩu như hình dưới sau đó nhấn Tiếp tục

Hình 1.56 Cửa sổ khai báo các yêu cầu trong để đăng ký tài khoản trong Zoom Tiếp theo nhấn địa chỉ mail mời các đồng nghiệp đăng ký (nếu không muốn nhấn nút bỏ qua bước này)

Hình 1.57 Cửa sổ mời người tham gia cuộc họp trong Zoom

Bước 6: Bắt đầu cuộc họp hoặc Đến tài khoản của tôi để đăng nhập vào

cuộc họp như hình dưới

Hình 1.58 Cửa sổ bắt đầu cuộc họp trực tuyến trong Zoom

Sau khi chúng ta đăng nhập thì giao diện phần mêm Zoom như sau

Hình 1.59 Cửa sổ màn hình khởi động Zoom

New Meeting: Tạo một cuộc họp mới

Join: Tham gia vào một cuộc họp

Schedule: Lên lịch cuộc họp

Share Screen: Chia sẽ hình ảnh

Bước 7: Trước khi tạo phòng học mới thì ta phải thực hiện đặt Personal Meeting ID (PMI) làm mặt định đã PMI là một dãy số gồm 10 chữ số

Hình 1.60 Cửa sổ định dạng địa chỉ ID trong Zoom

Ta chọn use My personal meeting ID (PMI) chọn PMI setting

Hình 1.61 Cửa sổ thay đổi địa chỉ ID, mật khẩu trong Zoom

Nếu bạn muốn thay đổi Mật khẩu thì thay đổi ở ô Security sau đó chọn Save Bước 8: Sau khi đã chọn PMI làm mặc định và đặt xong mật khẩu bây giờ ta chọn New Meeting để tạo một cuộc hội thoại, một phòng học mới

Hình 1.62 Cửa sổ thông tin về người tổ chức cuộc họp trong Zoom

Để chia sẽ thông tin phòng học của bạn thì bạn phải đọc ID và Mật khẩu đã

đặt sau đó gửi cho người muốn vào phòng họp

Hình 1.63 Cửa sổ thông tin chia sẽ ID, mật khẩu cho người tham gia cuộc họp trực

tuyến trong Zoom

CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP THỰC HÀNH CHƯƠNG 1 CÂU HỎI ÔN TẬP

Câu 1: Anh (Chị) hãy cho biết các ứng dụng trên Google Drive dùng để làm

gì?

Câu 2: Anh (Chị) hãy so sánh ứng dụng Google Meet và Zoom giống nhau

và khác nhau như thế nào?

BÀI TẬP THỰC HÀNH

Bài 1 Anh (Chị) hãy chia thành nhiều nhóm, mỗi nhóm từ 3-5 sinh viên Yêu cầu:

1 Đặt tên cho nhóm, chọn nhóm trưởng và các thành viên

2 Chuẩn bị trước 1 số tài liệu/tài nguyên để chia sẻ trong cuộc họp

3 Nhóm trưởng điều hành phân chia mỗi sinh viên thay nhau đóng vai trò chủ cuộc họp tổ chức một cuộc họp trong nhóm mình trên phần mềm Google Meet, Zoom

Bài 2 Anh (Chị) hãy tạo mới một tài liệu trên Google Docs với nội dung như sau:

Yêu cầu:

1 Chia sẻ tài liệu google cho các thành viên trong nhóm, yêu cầu các thành

viên điền thông tin vào bảng đăng ký

2 Tải tài liệu về máy tính cá nhân

Bài 3 Anh (Chị) hãy tạo mới một trang tính trên Google Sheets với nội dung

như sau:

Yêu cầu:

1 Chia sẻ trang tính google cho cho các thành viên trong nhóm, yêu cầu các thành viên nhập điểm trung bình kiểm tra định kỳ của các học sinh và nhập thông

tin những học sinh không đủ điều kiện dự thi kết thúc mô đun

2 Tải tài liệu về máy tính cá nhân

Bài 4 Anh (Chị) hãy tạo mới một mẫu trên Google Form với nội dung như sau:

Yêu cầu:

1 Hãy gửi nội dung câu hỏi vừa soạn thảo tới tất các thành viên trong nhóm

2 Xem kết quả phản hồi, xuất kết quả thống kê ra file excel

Bài 5 Thảo luận nhóm để lập 1 mẫu Form nhằm mục đích thu thập thông tin

cho một cuộc khảo sát (nhóm tự chọn chủ đề khảo sát phù hợp với chuyên ngành đang được đào tạo)

Bài 6 Lập và gửi Form khảo sát ở Bài 5 đến các thành viên trong nhóm/lớp,

sau đó thực hiện thống kê kết quả khảo sát