Giải pháp cho vấn đề lưu trữ các tài liệu khổ lớn Mary Todd Glaser - Giám đốc phụ trách bảo quản tài liệu giấy Trung tâm bảo quản tài liệu Đông Bắc Nhiều viện nghiên cứu thường xuyên gặ
Trang 1Giải pháp cho vấn đề lưu trữ các tài liệu khổ lớn
Mary Todd Glaser - Giám đốc phụ trách bảo quản tài liệu giấy Trung tâm bảo quản tài liệu Đông Bắc
Nhiều viện nghiên cứu thường xuyên gặp rắc rối trong việc lưu trữ bản đồ, áp phích, các bản in có khổ lớn… Những tài liệu này rất cồng kềnh và dễ bị hư hỏng, nhất là khi không được đóng khung hay bọc lót phía sau để bảo quản Cách tốt nhất không phải là cuộn tròn chúng lại mà là cất chúng trong những ngăn kéo phẳng hoặc các chiếc hộp lưu trữ có đáy bằng Tuy nhiên, bên trong hộp hay ngăn kéo vẫn cần dùng thêm một số vật dụng khác để tăng cường bảo quản các tài liệu này như cặp tài liệu hoặc bao bì phù hợp Nhưng khi có những tài liệu có kích thước lớn hơn các ngăn kéo sẵn có thì người ta cần phải tìm ra những giải pháp khác Một vài giải pháp như vậy được đề cập đến
ở phần cuối của bài này
Dụng cụ lưu trữ
Tủ lưu trữ bản đồ (Hộp phẳng)
Các tủ đựng bản đồ bao gồm nhiều ngăn kéo rộng nhưng không sâu này rất cần thiết đối với các kho tài liệu ngoại cỡ Cũng giống như các tủ lưu trữ tác phẩm nghệ thuật hay tài liệu khác, cần phải lựa chọn chúng một cách kỹ càng Cúng không những phải bảo vệ tài liệu về hình thức mà còn phải được chế tạo từ nhiều vật liệu bền vững về mặt hoá học mà không gây hại cho
Trang 2giấy Tủ bằng kim loại sẽ tốt hơn tủ bằng gỗ, nhưng không phải tất cả các tủ bằng kim loại là an toàn 100% Chúng ta biết rằng tủ bằng thép có tráng men
là loại được ưa thích hơn cũng có thể sẽ gây ra nhiều vấn đề rắc rối Nếu men không được nung đủ lâu hoặc đủ nhiệt độ, nó có thể toả ra những chất dễ bay hơi như fomatđêhyt gây nguy hại cho giấy in Đã có một cuộc thử
nghiệm xem dụng cụ bằng thép tráng men có an toàn hay không Nhưng cuộc thử nghiệm này đòi hỏi nhiều thiết bị phân tích phức tạp Có một cuộc thử nghiệm khác giản đơn hơn dù ít chính xác hơn, như được đề cập đến trong Bài chỉ dẫn của NEDCC “ Storage furniture: A Brief Review of Current
Options”
Những chiếc tủ lưu trữ bằng kim loại hiện đang được nói đến được phủ một lớp bột polymer tinh khiết không tan Những chiếc tủ này rất kín Các dụng
cụ làm bằng nhôm đã ion hoá cũng là một sự lựa chọn tuyệt vời Thứ kim loại nhẹ này rất bền, và vì chúng không toả ra các khí độc nên không gây ra phản ứng Để biết nguồn cung cấp các sản phẩm này, hãy tham khảo tài liệu của NEDCC đã được đề cập đến ở phần trên
Tủ bằng gỗ với các ngăn kéo dẹt vốn được sử dụng rất phổ biến, thế nhưng
gỗ còn toả ra một lượng khí có hại với khối lượng lớn hơn rất nhiều so với tủ được tráng men Ngay cả các tủ gỗ cũ cũng có thể hỏng, nhất là tủ bằng gỗ sồi Nếu bạn có tủ bằng gỗ và chưa có đủ khả năng để thay thế chúng thì hãy ngăn các ngăn kéo bằng một số vật liệu dưới đây, và nếu có thể, gắn kín lại
để giảm thiểu sự bốc hơi
Trang 3Những vật liệu thích hợp để ngăn các ngăn kéo bên trong các tủ gỗ bao gồm phim nhựa polyester (Mylar), tấm ván 4 lớp làm từ 100% vải vụn, hoặc
Marvelseal – làm từ nhôm cán mỏng, và nhựa cứng Trong đó, Marvelseal được khuyến khích sử dụng hơn cả, vì khác với Mylar hay ván làm từ vải vụn, các loại khí hoàn toàn không thể xâm nhập qua nó được
Những loại kể trên đều là các tấm ngăn có tính thụ động Ngoài ra còn có nhiều loại sản phẩm làm vách ngăn khác có khả năng bảo vệ tốt hơn Đó là những loại vật liệu giấy có chưa cácbon đã hoạt hoá và hợp chất zeolite Chúng giống như một chiếc sàng phân tử có thể tách những chất khí có hại ra khỏi môi trường Vì những sản phẩm này tương đối mới nên người ta ít biết đến tác dụng lâu dài của chúng Nếu có thể, những cái sàng này sẽ được tận dụng đúng lúc Tuy nhiên, các sản phẩm như vậy có nhiều công dụng và rất đáng xem xét
Trước khi ngăn các ngăn kéo của tủ gỗ ra bằng các vách ngăn, việc gắn các khe gỗ lại cũng có thể có tác dụng bảo vệ Mặc dù không có chất phủ hoặc chất kết dính nào có thể hoàn toàn ngăn cản sự thoát hơi, nhưng polyurethane (loại nhựa tổng hợp dùng để chế tạo sơn) có thể gắn rất tốt Điều quan trọng
là cần phải mua được loại polyurethane chứa nước chứ không phải là loại chứa dầu vốn phổ biến hơn (cần tránh dùng sơn dầu hoặc các sản phẩm dầu khác trong kho lưu trữ ) Không phải mọi polyurethane chứa nước đều an toàn Hãy cùng các chuyên gia bảo quản kiểm tra xem chúng có đúng là loại
có nhãn hiệu kể trên hay không, hoặc tốt hơn hết, hãy tự kiểm tra
polyurethane Xem chỉ dẫn của NEDCC về dụng cụ lưu trữ
Trang 4Sau khi gắn các khe gỗ lại, hãy để chúng ra ngoài trời ít nhất ba tuần
Các ngăn kéo có đáy phẳng chỉ nên có chiều sâu khoảng 2 inches và không nên đựng quá đầy Những cặp tài liệu ở ngăn cuối cùng cũng cần phải được lấy ra một cách dễ dàng Các ngăn kéo nên được che bọc hoặc có mui trùm lên để ngăn chặn việc tài liệu sẽ bị hỏng do tác động từ phía sau Các ngăn kéo nên có các vòng bi để có thể kéo đẩy dễ dàng và ngăn không cho chúng
bị trượt ra khỏi tủ Điều quan trọng là phải có một mặt bàn sạch sát ngăn kéo
để có thể trải các tài liệu khổ lớn ra kiểm tra Một chiếc bàn rộng hay nóc tủ cũng có thể đáp ứng nhu cầu này Trong khu vực lưu trữ thường khó có
những chỗ rộng và sạch để làm việc này nhưng đây là điều cần thiết để đảm bảo an toàn cho các tài liệu trong quá trình tìm kiếm hoặc kiểm tra Các lối đi trong khu vực lưu trữ cũng cần đủ rộng để có thể dễ dàng lấy các tài liệu ra khỏi ngăn lưu trữ
Hộp đựng tài liệu
Mặc dù có thể lưu trữ các tài liệu khổ nhỏ hoặc vừa trong các cặp tài liệu hay những chiếc hộp loại Hollinger dựng thẳng đứng, nhưng tài liệu có khổ lớn hơn 15x9 inches thì nên được lưu trữ trên mặt phẳng nằm ngang Với các tài liệu có khổ lớn hơn 30x40 inches nên để trong các chiếc hộp vừa khít Có nhiều loại hộp với đủ kích cỡ, giá còn rẻ hơn so với các hộp phẳng Bạn nên mua những chiếc hộp không chứa chất gỗ từ các nhà cung cấp thiết bị bảo quản
Có nhiều loại hộp với kích cỡ khác nhau Loại cứng nhất là hộp Solander đen, hoặc các tủ dùng trong viện bảo tàng Chúng đủ vững chắc để chứa một
Trang 5số tác phẩm nghệ thuật đã được đóng khung Ngoài ra, các thành dày dặn của loại hộp này có thể bảo vệ tài liệu một cách tốt nhất về mặt hình thức Nắp các hộp này phải có mép để giữ tài liệu kín
Nhưng do loại hộp Solander này rất đắt, nên chúng chủ yếu được các viện bảo tàng sử dụng để lưu trữ các tác phẩm nghệ thuật hoặc tài liệu quan trọng Các kho tài liệu lưu trữ nên được đặt trong các hộp màu xám nhạt, xám đậm hoặc nâu vàng
Bao bì bảo vệ phía trong ngăn kéo hoặc hộp đựng tài liệu
Phía trong các ngăn kéo hay hộp đựng, từng tờ tài liệu cần được bảo vệ một lần nữa bằng cách đặt trong những chiếc cặp tài liệu, các phong bì bằng nhựa polyester hay đóng khung Các cặp giấy được sử dụng phổ biến nhất đối với kho tài liệu, trong khi đó, các khung kính chủ yếu được các nhà bảo tàng sử dụng để bảo vệ các tác phẩm nghệ thuật bằng giấy Phong bì nhựa cũng được
sử dụng để lưu trữ các tài liệu dễ gẫy hoặc các tài liệu ngoại cỡ hay được sử dụng Mỗi loại đều có ưu điểm riêng, lựa chọn loại nào là tuỳ thuộc vào công dụng của từng loại, vào nhu cầu của kho tài liệu và khả năng tài chính của từng cơ quan
Cặp tài liệu
Đây là loại bao bì có giá cả thấp nhất Cũng giống như các hộp lưu trữ, nên chế tạo các cặp tài liệu từ những vật liệu không chứa chất gỗ Loại được khuyến khích sử dụng nhất đối với phần lớn các tác phẩm bằng giấy là những chiếc cặp được làm từ một vật liệu có tính kiềm Tuy nhiên cũng có những
Trang 6vật rất nhạy cảm với kiềm, chẳng hạn như những bản vẽ thiết kế trên giấy Với những tài liệu này, các nhà bảo quản khuyến khích sử dụng các loại cặp không có chứa chất gỗ, có độ pH trung tính và không xốp Những nghiên cứu gần đây cho thấy nếu môi trường bảo quản được duy trì ở độ ẩm khoảng từ
30 đến 50% thì các cặp tài liệu không xốp có thể là không cần thiết Cả hai loại đều có thể mua từ các nhà cung cấp hoặc có thể tự làm Nếu bạn mua cả hai loại này, phải đảm bảo rằng chúng được dán nhãn cụ thể và các nhân viên trong cơ quan đều biết cách sử dụng từng loại một
Mỗi một chiếc cặp cần phải rộng hơn tài liệu đựng bên trong nó Để giữ cho tài liệu bên trong không bị trượt ra ngoài, các chiếc cặp giấy này nên có kích thước bằng với ngăn kéo hay hộp đựng bên ngoài Những tác phẩm có bề mặt
dễ bị tổn hại, những tài liệu dễ gẫy hay có khổ quá lớn nên được đựng trong từng chiếc cặp riêng Còn lại các tài liệu khác có thể được đựng chung trong một chiếc Nên xen vào giữa từng trang một lớp giấy thích hợp, đặc biệt là đối với những tài liệu có bề mặt dễ bị xước Số lượng tài liệu trong một cặp
và số lượng cặp trong một ngăn kéo hay hộp là bao nhiêu còn tuỳ thuộc vào đặc điểm và kích thước của từng loại, nhưng nói chung không nên quá nhiều Mỗi tài liệu phải được lưu trữ sao cho dễ tìm mà không bị hư hỏng
Nếu một tài liệu khổ quá lớn và dễ giòn thì những chiếc cặp nầy cần phải được chế tạo từ vật liệu chắc chắn hơn, chẳng hạn như một tấm ván có bốn lớp Chúng sẽ bảo vệ tốt hơn so với chiếc cặp giấy Một số người cho rằng nên dán nhãn vào gáy các chiếc cặp và đặt quay ra phía ngoài Bằng cách này, để có thể xem được tài liệu bên trong người sử dụng phải lấy cặp ra trước, như vậy sẽ an toàn hơn Tuy nhiên nếu lôi gáy cặp ra trước sẽ rất dễ bị
Trang 7sót tài liệu phía trong Người quản lý kho nên quyết định xem đặt các cặp tài liệu ở vị trí nào để có thể giảm thiểu rủi ro Nên viết các nhãn hiệu rõ ràng bằng mực nước hay bút chì, cũng không nên dán nhãn bằng bất cứ chất kết dính nào, vì chúng có thể xâm nhập vào bên trong cặp tài liệu Hơn nữa, chất keo dính sẽ không bền thưo thời gian
Bao bì bằng phim polyester
Bao bì bằng phim polyester- một tấm nhựa dẻo và trong- là một giải pháp hữu hiệu cho việc lưu trữ tài liệu ngoại cỡ, nhất là khi chúng dễ bị gẫy hoặc khi chúng thường xuyên được cầm bằng tay Loại này được sử dụng rất nhiều với bản đồ hay áp phích Tài liệu được kẹp giữa hai tấm nhựa có khổ rộng hơn nó một chút Mép của chúng được gắn lại với nhau bằng một thiết bị đặc biệt hay bằng băng dính hai mặt Phim polyester được bày bán với nhãn hiệu Mylar hay Melinex không những chắc mà còn có khả năng bảo vệ tốt hơn các cặp giấy như đã nêu ở trên
Tuy nhiên loại bao bì này lại không thích hợp với những tài liệu quá giòn hay chưa qua xử lý sơ bộ vì polyester có tính chất tĩnh điện nên các chất không bền vững như phấn màu, than chì, chì mềm hay màu nước rất dẽ bị loại nhựa này làm cho phai màu Ngoài ra, các cuộc nghiên cứu tại Thư viện Quốc hội
đã chỉ ra rằng các loại giấy có chứa axit sẽ bị phá huỷ nhanh hơn trong môi trường kín như một chiếc bao bì nhựa Vì vậy các tài liệu đó cần phải được khử hết axit hoặc ít ra phải tẩy axit có trong giấy trước khi được để trong bao
bì nhựa Công việc này cần được một nhà bảo quản học thực hiện Khi cách
Trang 8này không thể thực hiện được thì việc đặt một tờ giấy xốp bên trong phong bì nhựa ở phía sau tài liệu cũng có thể chấp nhận được
Để có thêm thông tin và chỉ dẫn, hãy tham khảo tài liệu của NEDCC
“Encapsulation in Polyester Film Using Double-Sided Tape”
Khung
Khung kính đắt hơn hai loại bao bì kể trên rất nhiều, và chúng chiếm nhiều diện tích hơn Tuy nhiên, một khi đã được đóng khung thì tài liệu có thể được đem trưng bày ngay Một thuận lợi nữa là có thể cầm tài liệu đó mà không cần phải chạm vào nó Khung cũng bảo vệ tốt hơn so với cặp tài liệu
Khung có thể do bạn tự làm hay mua Tự làm sẽ tiết kiệm hơn nhưng đòi hỏi bạn phải đầu tư cho việc mua sắm thiết bị như cưa, ván, hay giá đỡ cứng và phải có đủ không gian Nếu bạn muốn đóng nhiều khung thì mua một chiếc cưa là một sự đầu tư đúng đắn Nếu bạn không thực sự khéo tay thì hãy mua một chiếc thật tốt, nó có thể đáng giá vài trăm đô la Nếu mua một chiếc
không tốt lắm, giá rẻ thì có thể bạn sẽ không thành công
Để đủ vững chắc để đỡ các tài liệu quá cỡ, những chiếc khung nên được làm
từ các tấm ván dày, bốn lớp Một cái khung theo chuẩn bảo tàng gồm có hai phần: khung kính phía trước và một cái bảng lót phía sau Chúng thường được gắn với nhau bằng một dải băng dính vải dọc theo một cạnh, thường là phía trên Tài liệu được gắn vào bảng lót bằng các bản lề ở phía góc trên Để gắn bản lề, các nhà bảo quản thường khuyến khích sử dụng giấy kozo và loại keo dán tự chế tạo từ tinh bột hay còn gọi là hồ, vì các loại keo dán bán trên
Trang 9thị trường thường không bền và dễ biến màu Thậm chí cũng không nên dùng các loại băng dính “đạt tiêu chuẩn lưu trữ” mua của các nhà cung cấp để dùng với các tài liệu có gía trị Loại keo này ít làm hỏng hiện vật hơn phần lớn các sản phẩm thương mại nhưng chưa thử nghiệm về thời gian
Trong những năm gần đây, một số cơ quan bắt đầu miễn cưỡng gắn giá đỡ vào các tác phẩm nghệ thuật và đã có kinh nghiệm với những phương pháp đóng khung khác Làm gía đỡ góc và mép phổ biến hơn cả
Để có thêm thông tin chi tiết về vấn đề này, hãy xem chỉ dẫn của NEDCC
“Matting and Framing for Art and Artifacts on Paper”
Cặp tài liệu có đính tấm phim polyeste bên trong
Loại dụng cụ này kết hợp được hai công dụng của một chiếc cặp thông
thường và một chiếc bao bì bằng nhựa Chúng được thiết kế như trong Hình
1, với một tấm phim được gắn phía trong chiếc cặp Bạn có thể mua hoặc tự làm bằng cách dùng băng dính hai mặt để gắn tấm phim vào Loại bao bì này
an toàn và phù hợp hơn bao bì thông dụng khi đựng các tài liệu chưa được xử
lý sơ bộ Với hình thức này, có thể nhìn thấy tài liệu mà không cần phải chạm vào nó và tài liệu được giữ cố định trong tấm phim Tuy nhiên, cũng không nên dùng loại bao bì này với các tài liệu giòn và dễ gãy
Còn trong Hình 2, bao bì được làm từ một tấm polyester gắn với một tấm ván
4 lớp hoặc thậm chí dầy hơn ở đầu trên bằng băng dính hai mặt Tấm bảng này vững chắc hơn cặp bằng giấy nên rất thích hợp cho các tài liệu khổ lớn
Trang 10Hình 1 Hình 2
Lưu trữ các tài liệu khổ rất lớn
Cuộn tròn
Đối với các tài liệu có khổ lớn hơn các ngăn kéo có sẵn thì cuộn tròn tài liệu lại cúng là một giải pháp Đây không phải là cách lý tưởng nhưng là cách duy nhất để ngăn không cho tài liệu bị phá huỷ trước hết là về mặt hoá học Cuộn tròn lại tiết kiệm diện tích và thích hợp cho các tài liệu đủ độ dẻo để trải ra rồi lại cuôn tròn lại Cách thức này rất thích hợp cho các bản vẽ thiết kế về kiến trúc hoặc những tài liệu ít được tham khảo Các tài liệu liên quan đến nhau có thể được cuốn lại với nhau Quan trọng là không nên cuộn quá chặt
và nên có giá đỡ Các nhà bảo quản học khuyến khích việc cuộn các tài liệu xung quanh một cái ống có đường kính ít nhất là 4 inches và không chứa chất
gỗ Cái ống này phải đủ dài để có thể bảo vệ cả các mép của tài liệu Các ống không chứa chất gỗ với đủ loại đường kính khác nhau rất sẵn có tại cửa hàng của các nhà cung cấp Nếu như bạn chưa có sẵn loại ống này, bạn có thể dùng tạm một cái ống nào đó và cuộn một tấm phim polyester hoặc giấy xốp xung quanh để ngăn cách tài liệu lưu trữ và ống đó
Trang 11Nhưng sau khi cuộn tròn tài liệu trên ống, bạn nên bọc bên ngoài bằng giấy hoặc phim polyester để tránh cho tài liệu khỏi bị xước, bụi bẩn và ô nhiễm Lớp vỏ bọc ngoài được dán nhãn, sau đó buộc chúng lại bằng một sợi vải không nhuộm hoặc sợi dây bằng nhựa trắng Dây buộc nên rộng ít nhất 1/2 inche và các chiếc ống nên được đặt nằm ngang theo một lớp Các gía để ống nên đủ sâu để các ống này không nhô ra ngoài lối đi Chúng cũng được lưu giữ bằng cách cho một cây gậy luồn vào ống và đầu gậy kia gắn vào góc đỡ trên tường Một số cơ quan còn tăng cường bảo quản bằng cách để các ống đã được cuộn tài liệu bên ngoài vào trong một cái ống khác to hơn
Hình 3
Một tấm phim polyester dày 4-5 mil cuộn tròn lại cũng là một biện pháp bảo quản tốt Cũng như bao bì bằng nhựa, các chiếc cặp polyester cuộn sẽ tăng cường bảo vệ cho các tài liệu quá cỡ Không nên đặt các vật liệu có chứa axit trong loại dụng cụ này trừ khi chúng đã được đệm bằng giấy xốp Những chiếc cặp này đươc tạo thành từ một tấm phim polyester được gấp đôi Tài liệu được đặt phía trong và cuộn lại rồi buộc lại Dây buộc có thể được gắn cố định vào hai lỗ nhỏ ở phía cuối của cuộn Có thể gắn nhãn hiệu bằng giấy vào
