slide CHỨC NĂNG LÃNH ĐẠO môn quản trị học

bvthointt edu vn bvthointt edu vn CHƯƠNG 8 CHỨC NĂNG LÃNH ĐẠO bvthointt edu vn Mục tiêu Sau khi học chương này, người học có khả năng 1 Trình bày khái niệm và yêu cầu của chức năng lãnh đạo 2 Phân.Sau khi học chương này, người học có khả năng: 1. Trình bày khái niệm và yêu cầu của chức năng lãnh đạo. 2. Phân tích nội dung một số vấn đề trong tuyển dụng và đào tạo nhân viên. 3. Đánh giá các ưu và nhược điểm của các lý thuyết về động viên để đưa ra các lựa chọn phù hợp với mỗi tình huống thực tế. 4. Trình bày cách thức thông tin trong tổ chức. 5. Trình bày một số nội dung Quản trị sự thay đổi và xung đột trong tổ chức.

CH ƯƠNG 8 CHỨC NĂNG LÃNH ĐẠO

Mục tiêu

Sau khi học chương này, người học có khả năng:

1 Trình bày khái niệm và yêu cầu của chức năng lãnh đạo

2 Phân tích nội dung một số vấn đề trong tuyển dụng

và đào tạo nhân viên

3 Đánh giá các ưu và nhược điểm của các lý thuyết về động viên để đưa ra các lựa chọn phù hợp với mỗi tình huống thực tế

4 Trình bày cách thức thông tin trong tổ chức

5 Trình bày một số nội dung Quản trị sự thay đổi và

xung đột trong tổ chức

1 Khái niệm

(The definition of leading) Lãnh đạo là chức năng của quản trị liên quan tới các hoạt động hướng dẫn, đào tạo, đôn đốc, động viên và thúc đẩy những thành viên trong

tổ chức làm việc với hiệu quả cao để đạt được mục tiêu đã được đề ra

Các vấn đề liên quan

Tuyển dụng và đào tạo nhân viên

Lãnh đạo con người

Động viên con người

Thông tin hiệu quả

Quản lý sự thay đổi & xung đột

Đòi hỏi nhà quản trị:

- Có sự tỉnh táo, nhạy bén, hiểu rõ về tâm lý hành vi, giao tiếp xã hội…

- Kỹ năng nhận diện & giải quyết vấn

đề

- Phương pháp hiệu quả để đào tạo

& huấn luện nhân viên

- Sử dụng đúng phương pháp lãnh đạo

2 Tuyển dụng nhân viên

Tuyển dụng nhân viên có nghĩa là tìm một con người

phù hợp để giao phó cho họ một vị trí còn trống

Nhu cầu

& nguồn

Y cầu cv & T chuẩn NLĐ

1 Tuyển dụng

 Tuyển dụng nhân viên là tìm người phù hợp để giao phó cho vị trí còn trống

 Khi tuyển dụng cần lưu ý các vấn đề:

 Nhu cầu nhân lực và nguồn cung cấp:

• Căn cứ dự báo tác động của môi trường,

• Mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức

• Sự biến động về lực lượng lao động của tổ chức

• Nguồn tuyển dụng từ bên trong & bên ngoài

 Xác định yêu cầu của công việc và tiêu chuẩn của người tuyển dụng: Công việc  Yêu cầu công việc Tiêu chuẩn của người lao động

 Mô tả công việc: Nhận diện công

việc, tóm tắt công việc, các mối quan hệ trong công việc, chức năng & trách nhiệm, thẩm quyền, tiêu chuẩn mẫu trong đánh giá nhân viên, điều kiện làm việc

 Tiêu chuẩn của người lao động:

kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất và đặc điểm…

(Good recruitment procedure)

Trắc nghiệm thực hiện mô phỏng

(Imitation using test)

Phỏng vấn

(Interview)

Điều tra về quá trình đào tạo

(investigation of training process)

Thủ tục chọn lựa

(Selection procedure)

2 Thủ tục lựa chọn

 Là một loạt các hoạt động nhằm xác định ứng viên nào hội đủ các yêu cầu mà công việc đòi hỏi

 Các vấn đề quan trọng khi nói đến thủ tục lựa chọn là:

a Hệ thống rào cản: bộ hồ sơ xin việc, phỏng vấn, trắc

nghiệm về tri thức, khám sức khỏe

b Người chịu trách nhiệm: Thông thường là bộ phận

phụ trách về tuyển dụng, tuy nhiên cần chú ý đến mối liên hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận tham mưu tuyển dụng

c Một thủ tục tuyển lựa tốt: tuyển được ứng viên tốt

nhất nhưng tốn chi phí thấp nhất

kích thức nhỏ; làm từ 2 – 4 ngày dưới sự giám sát &

đánh giá của những người chức năng

e Phỏng vấn: là khâu quan trọng nhằm tìm hiểu ứng viên

về nhiều phương diện như tướng mạo, tác phong, tính tình, khả năng hòa đồng, mức độ đáng tin cậy, xử lý vấn đề, v.v…

f Điều tra về quá trình đào tạo

3 Đào tạo, huấn luyện nhân viên

(Employee training instruction)

là yếu tố quan trọng, quyết định đến sự thoả mãn trong công việc cho nhân viên và làm cho họ gắn bó hơn với tổ chức

4 Phát triển nghề nghiệp

 Sự phát triển nghề nghiệp chủ yếu là sự chuẩn bị của quản trị đối với những biến động sẽ tới, bằng cách làm cho khả năng & nguyện vọng của tác nhân phù hợp với nhu cầu của tổ chức

 Hiệu quả của chương trình phát triển nghề nghiệp:

 Đảm bảo nguồn nhân lực cần thiết sẵn có

 Thu hút và giữ lại những nhân viên có khả năng

 Bảo đảm những thành viên được huấn luyện có đủ điều kiện phát triển

 Giảm bớt sự va chạm của nhân viên

5 Động viên tinh thần làm việc của nhân viên

Khái niệm động viên

Động viên là tạo ra sự hăng hái nhiệt tình và trách nhiệm hơn

trong quá trình thực hiện công việc của các cấp dưới, qua đó, làm cho công việc được hoàn thành với hiệu quả cao

Động cơ

Muốn động viên được nhân viên, nhà quản trị phải tạo ra được động cơ thúc đẩy họ làm việc

Động cơ ám chỉ những nỗ lực cả bên trong lẫn bên ngoài của một

con người có tác dụng khơi dậy lòng nhiệt tình và sự kiên trì theo đuổi một cách thức hành động đã xác định

Trở thành

Nguyên nhân

Dẫn đến

Tạo ra

Quan điểm này được xây dựng trên nhận thức là:

- Bản chất chủ yếu của người lao động trong xí nghiệp là lười biếng,

và các nhà quản trị rành rẽ về công việc hơn công nhân

- Người lao động chỉ có thể được động viên bằng các phần thưởng kinh tế, và bản thân họ cũng không có gì để đóng góp cho xí nghiệp ngoài sức lao động của họ

Thực tiễn quản trị tại nhiều xí nghiệp cho thấy quan điểm này

không phải là không đúng, và sự kích thích bằng tiền bạc thường cũng đưa lại sự làm việc tích cực

Lý thuyết tâm lý xã hội hay quan hệ

con người

Lý thuyết

cho thấy

Những quan hệ xã hội trong lúc lviệc đã có tác dụng thúc

đẩy hoặc kiềm hãm sự hăng hái làm việc của công nhân

Con người kém sự hăng hái khi phải thường xuyên thực hiện những công việc nhàm chán và đơn điệu

 Thừa nhận nhu cầu xã hội của họ

 Tạo điều kiện cho họ cảm thấy hãnh diện về sự hữu ích và quan trọng trong công việc chung

NQT có

thể động

viên

Những biện pháp động viên

Cho nlđ tự do hơn khi ra qđịnh lquan đến cviệc

Qtâm đến các nhóm không chính thức

Thtin nhiều hơn cho nlđ biết các khoạch và hoạt động của xí nghiệp

Các lý thuyết hiện đại về

sự động viên

Thuyết cấp bậc nhu cầu của Maslow

Thuyết hai nhân tố của F Herzberg Thuyết về bản chất của con người của

Mc.Gregor

Chân, thiện, mỹ,

tự chủ, sáng tạo, hài hước…

Tự trọng, địa vị…

Tình yêu, bạn bè, được chấp nhận …

Tự thể hiện

Tự trọng

Xã hội

An toàn Sinh lý

Đảm bảo sự tồn tại: ăn, uống…

Cần phải hiểu người lao động đang ở cấp độ nhu cầu nào?

Thuyết cấp bậc nhu cầu của Maslow

Bản chất Đặc trưng Biện pháp động viên

X

Người không thích làm việc, lười biếng, không muốn nhận trách nhiệm & chỉ làm việc khi

bị người khác bắt buộc

Kích thích bằng vật chất, giao phó công việc cụ thể, thường xuyên đôn đốc kiểm tra

Y

Người ham thích làm việc, biết

tự kiểm soát để hoàn thành mục tiêu, sẵn sàng nhận trách nhiệm, và có khả năng sáng tạo

Nên tôn trọng ý kiến của

họ, khuyến khích tính chủ động và sáng tạo trong công việc, tạo cho

họ cơ hội thăng tiến

Thuyết về bản chất con người của Mc.Gregor

Điều mà Mc Gregor coi là bản chất chỉ

có thể là thái độ lao động của con người và thái độ lao động đó tuỳ thuộc vào thái độ và cách thức họ được đối

xử trong thực tế

M ọi người lao động đều có thể làm việc một cách hăng hái, nhiệt tình nếu họ được tham gia vào các quyết định quản trị và được quan tâm đến các nhu cầu của họ

1

2

3

Thuyết hai nhân tố của F Herzberg

Bất mãn > < Không bất mãn => Nhân tố duy trì(bt) Thỏa mãn > < Không thỏa mãn => Nhân tố động viên

Các nhân tố duy trì Các nhân tố động viên

1 Phương pháp giám sát 1 Sự thách thức của công việc

2 Hệ thống phân phối thu nhập 2 Các cơ hội thăng tiến

3 Quan hệ đồng nghiệp 3 Ý nghĩa các thành tựu

4 Điều kiện làm việc 4 Sự nhận dạng khi công việc

được thực hiện

5 Chính sách công ty 5 Ý nghĩa của trách nhiệm

6 Cuộc sống cá nhân

7 Địa vị

Thuyết hai nhân tố của F Herzberg

Các nhân tố duy trì Các nhân tố động viên

Ảnh hưởng của các nhân tố

Khi đúng Khi sai Khi đúng Khi sai

Không có sự bất

Không

động viên Ảnh hưởng tiêu cực Động viên được tăng cường Không có mãn sự bất

- Không thể mong đợi sự thỏa mãn bằng cách xóa bỏ các nguyên nhân gây ra sự bất mãn

- Phải giải quyết đồng thời cả hai nhóm nhân tố duy trì và động viên

 Đầu tư vào cơ sở vật chất cần thiết để người lao động có thể làm việc với năng suất cao

 Xây dựng môi trường làm việc thân thiện, để công ty thực

sự là ngôi nhà thứ 2 của người lao động

 Nhận biết các nhu cầu của nhân viên và quan tâm tạo điều kiện giúp họ thỏa mãn

 Tạo sự gắn bó, yêu thích công việc của người lao động thông qua:

 Phân công công việc hợp lý, công bằng

 Luân chuyển công việc và mở rộng công việc

 Thú vị hóa công việc

Ứng dụng lý thuyết động viên vào

thực hành quản trị

 Đánh giá kịp thời thành tích nhân viên và khen thưởng hợp lý

 Tạo cơ hội cho người lao động được tham gia:

 Trao đổi về mục tiêu & các quyết định phát triển của

IV Lãnh đạo và phong cách lãnh đạo

 Lãnh đạo là khả năng lôi cuốn người khác đi theo mình

 Lãnh đạo là biết tạo ra một sự thỏa thuận chung của nhóm

 Lãnh đạo là biết thông tin cho nhân viên để họ biết phải làm gì

 Lãnh đạo là cách cư xử của một cá nhân khi chỉ đạo các hoạt động của nhóm để đạt mục đích chung

 Lãnh đạo là quá trình gây ảnh hưởng đến hoạt động của một cá nhân hoặc một nhóm, nhằm đạt được mục đích trong những điều kiện cụ thể nhất định

 Lãnh đạo là biết tạo ra mối ràng buộc giữa người và công việc bằng cách quan tâm cả hai

Lãnh đạo là gì ?

IV Lãnh đạo và phong cách lãnh đạo

1 Lãnh đạo và người lãnh đạo

 Lãnh đạo là quá trình gây ảnh hưởng đến hoạt động của một cá nhân hay một nhóm nhằm đạt được mục đích trong những điều kiện cụ thể nhất định

 Lãnh đạo là một quá trình của việc ảnh hưởng đến con người và tạo ra những điều kiện, môi trường cho họ để đạt tới mục tiêu của nhóm hay của tổ chức

 Lãnh đạo là một quá trình trong đó một cá nhân ảnh hưởng đến các thành viên trong nhóm theo cách mà truyền cảm hứng tới họ để đạt tới các mục tiêu của nhóm

Tổng kết của Stogdill năm 1974 về những phẩm

chất và kỹ năng cần có của nhà lãnh đạo

• Thích ứng

• Am hiểu môi trường xã hội

• Tham vọng & định hướng thành tựu

• Quyết đoán

• Có tinh thần hợp tác

• Kiên quyết

• Đáng tin cậy

• Thống trị ( có nhu cầu cao trong việc ảnh

hưởng & kiểm soát người khác )

• Ngoại giao & lịch thiệp

• Diễn đạt thông tin

• Có khả năng hiểu biết về nhiệm vụ của nhóm

• kỹ năng tổ chức

• Kỹ năng thuyết phục

• Kỹ năng xã hội

được hình thành, củng cố và phát huy tác dụng theo thời gian, trên cơ sở hoạt động và thành tích mà nhà quản trị

T heo quan điểm của Kurt Lewin

Đặc điểm Ưu điểm Nhược điểm

Người lãnh đạo nắm bắt và kiểm soát các

thông tin trong tổ chức

Quyền lực được tập trung tối đa cho người

lãnh đạo

Quyết định do người lãnh đạo đưa ra trên

quan điểm của mình

Thông tin được tổ chức 1 chiều

Là phong cách trong đó nhà quản trị sẽ trực

tiếp ra các quyết định mà không cần tham

khảo ý kiến của người dưới quyền

Phong cách độc đoán

Phong cách dân chủ

Là phong cách trong đó nhà quản trị ra quyết

định sau khi bàn bạc, trao đổi và tham khảo ý

kiến cấp dưới

Thu hút nhiều người tham gia quản lý

và lãnh đạo

Ủy quyền được thực hiện rộng rãi

Người lãnh đạo ra quyết định trên cơ

sở có tham khảo ý kiến của cấp dưới

Thông tin 2 chiều

Khai thác được sáng kiến của các nhân viên trong tổ chức

Kéo dài thời gian giải quyết vấn đề

Đặc điểm Ưu điểm Nhược điểm Trường hợp áp dụng

1 Người lãnh đạo

nắm bắt và kiểm

soát các thông tin

trong tổ chức

2 Quyền lực được

tập trung tối đa

cho người lãnh

đạo

3 Quyết định do

người lãnh đạo

đưa ra trên quan

điểm của mình

4 Thông tin được

Giải quyết nhanh các vấn đề

Khơng phát huy được tính chủ động sáng tạo của nhân viên

tổ chức mới hình thành hoặc một tổ chức đang trong tình trạng trì trệ, thiếu kỷ luật,

tự giác cần chấn chỉnh kịp thời hay cơng việc đang cần phải quyết mang tính cấp bách

Phong cách độc đốn

Phong cách tự do

Là phong cách, trong đó nhà quản trị cho phép

người dưới quyền ra quyết định riêng của mình và

họ ít tham gia vào việc ra quyết định của tổ chức

Lãnh đạo ít tham gia vào hoạt động của tập

thể

Mọi thành viên được tham gia bàn bạc

công việc của tập thể

Quyết định chủ yếu do cấp dưới tự đưa

ra

Thông tin được thiết kế theo chiều

ngang

Phát huy cao sáng kiến của nhân viên Dễ sinh ra hiện tượng

hỗn loạn và vô tổ chức

1 Khái niệm thông tin

2 Những hình thức thông tin

3 Thông tin trong tổ chức

4 Những trở ngại trong thông tin

5 Quản trị thông tin

V Thông tin trong quản trị

Nhưng vẫn kiểm tra

Tự đọc

1 Khái niệm thông tin

Thông tin là quá trình trao đổi giữa người gửi

và người nhận

Vai trò của thông tin

 Để ra một quyết định đúng, nhà quản trị cần thu thập & sử lý các thông tin cần thiết

 Nhà quản trị phải truyền đạt thông tin về mục tiêu, nhiệm vụ công việc, định hướng, hay tiến độ thực hiện, các phản hồi,

…để nhân viên hoàn tốt công việc

 Không có thông tin, nhà quản trị không thể điều hành được

tổ chức

Người

gửi

Thông điệp hóa Mã Mạch

chuyển Giải mã Người

nhận

Phản hồi

Nhiễu thông tin

Quá trình truyền thông

• Giải mã là quá trình trong đó các biểu tượng được diễn đạt bởi người nhận

• Sau khi giải mã và nhận thức bản thông điệp, người nhận phản hồi tới người gửi thông điệp khác thể hiện hiệu quả của việc thông tin

• Trong việc truyền thông điệp và nhận sự phản hồi, thông điệp có thể bị nhiễu

Mô hình thông tin rút gọn

3 Thông tin trong tổ chức

Thông tin chính thức là những thông tin theo cấp hệ

Thông tin không chính thức có công dụng cho những nhu cầu của nhân viên, thường không được nhà quản trị chấp nhận

 Thông tin từ trên xuống thường ở dạng nhà quản trị giao nhiệm vụ cho cấp dưới, giải thích các mục tiêu của tổ chức, phổ biến các quy định, …

 Thông tin từ dưới lên là những thông tin phản hồi về tình hình thực hiện nhiệm vụ hay những kiến nghị của cấp dưới

 Thông tin theo chiều ngang là thông tin giữa những người đồng sự, cùng cấp

Mạng chữ

• Mạng bánh xe: Tập trung cao nhất, tất cả thông tin phải đi qua vị trí trung tâm => tuyệt vời về tốc độ và sự chính xác trong việc giải quyết vấn đề

trí có thể thông tin cho hai vị trí khác,

không ai có thể thông tin với tất cả

các thành viên trong mạng

• Mạng dây chuyền: các thành viên chỉ giao tiếp với một người gần mình

đều giao tiếp được với nhau

theo chiều dọc , không có trao đổi thông tin theo chiều ngang

4 Những trở ngại trong thông tin

a Thiếu kế hoạch đối với thông tin liên lạc

b Những giả thiết không được làm rõ

c Sự mập mờ về ngữ nghĩa

d Các thông tin được diễn tả kém

e Sự mất mát do truyền đạt thông tin và

ghi nhận kém

f Việc ít lắng nghe, và đánh giá vội vã

g Sư không tin cậy, đe dọa và sợ hãi

h Thời gian không đủ cho sự điều chỉnh

để thay đổi

5 Quản trị thông tin

VI Quản trị thay đổi và xung đột

Nhưng vẫn kiểm tra

Tự đọc

Tại sao phải thay đổi?

1 Những yếu tố gây biến động

a Những yếu tố bên ngoài

Áp lực xã hội và các chính sách

Sự thay đổi của thị trường

Sự đa dạng về

lực lượng

lao động

Sự đa dạng về lực lượng lao động: Ngày càng đa dạng về

văn hóa, khả năng chuyên môn, trình độ Do vậy, tổ chức cần phải quản lý sự đa dạng này một cách hiệu quả

Sự thay đổi và tiến bộ của khoa học công nghệ:Các tổ

chức sử dụng công nghệ như là công cụ để nâng cao năng

suất lao động và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường

Sự thay đổi của thị trường: Sự toàn cầu hóa nền kinh tế

buộc các tổ chức phải thay đổi để thích nghi với môi trường kinh doanh mới

Áp lực xã hội và các chính sách: Khuynh hướng xã hội trong những

năm đầu thế kỷ 21 đòi hỏi các tổ chức cũng phải điều chỉnh cho phù hợp