Tìm hiểu về công tác Hành chính - Nhân sự của Công ty Cổ phần TMDV Trái Tim Vàng

PHẦN MỞ ĐẦU1. Lý do chọn đề tàiCó thể nói trong mỗi tổ chức, yếu tố về con người luôn là yếu tố quan trọng nhất, quyết định sự thành công hay thất bại đối với doanh nghiệp, đặc biệt trong nền kinh tế toàn cầu hiện nay. Chính vì lẽ đó các doanh nghiệp rất quan tâm đến nguồn nhân lực con người. Làm thế nào để có đội ngũ nhân viên giỏi và trung thành với công ty. Nhận thức được tầm quan trọng này, công ty cổ phần TMDV Trái Tim Vàng rất chú trọng đến công tác quản trị nguồn nhân lực, đặc biệt là công tác Hành chính – Nhân sự. Trong quá trình thực tập em được phân công vào bộ phần Hành chinh – Nhân sự của công ty, theo quan sát của cá nhân em trong thời gian thực tập, em nhận thấy công tác này còn chưa được đặc biệt chú ý, thiết nghĩ trong tương lai công ty cần phải tiếp tục hoàn thiện và nâng cao nữa công tác Hành chính – Nhân sự trong công Công tác Hành chính – Nhân sự là một trong những công tác của quản trị kinh doanh, nó là một nhân tố quan trọng quyết định đến sự phát triển của công ty. Tổ chức công tác Hành chính – Nhân sự tốt giúp doanh nghiệp đi vào nề nếp, làm cho người lao động làm việc hăng say, tăng năng suất lao động. Ngoài ra, việc quản lý tốt còn giúp tạo cơ sở hợp lý cho mọi hoạt động nhân sự trong tương lai, tạo một quy trình cụ thể góp phần phát triển bền vững cho công ty.2. Mục đích nghiên cứu:Tìm hiểu về công tác Hành chính – Nhân sự của Công ty Cổ phần TMDV Trái Tim Vàng3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:•Đối tượng nghiên cứu : hoạt động Hành chính – Nhân sự của Công ty Cổ phần TMDV Trái Tim Vàng.•Phạm vi nghiên cứu:•Phạm vi thời gian: từ 25/2/2013 đến 27/4/2013•Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần TMDV Trái Tim Vàng4. Phương pháp nghiên cứuChuyên đề thực tập tốt nghiệp này được viết ra dựa trên lý thuyết về quản lý, quản trị nguồn nhân lực. Phương pháp nghiên cứu: phân tích, tổng hợp, diễn giải các tài liệu thu được từ Công ty 5. Cấu trúc đề cương:Chương I : Giới thiệu tổng quan về Công ty Cổ phần TMDV Trái Tim VàngChương II : Tìm hiểu về công tác Hành chính - Nhân sự của Công ty Cổ phần TMDV Trái Tim VàngChương III : Mô tả nhiệm vụ được phân công và kết quả sinh viên đạt được trong quá trình thực tập.

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Có thể nói trong mỗi tổ chức, yếu tố về con người luôn là yếu tố quan trọng nhất, quyết định sự thành công hay thất bại đối với doanh nghiệp, đặc biệt trong nền kinh tế toàn cầu hiện nay Chính vì lẽ đó các doanh nghiệp rất quan tâm đến nguồn nhân lực con người Làm thế nào để có đội ngũ nhân viên giỏi và trung thành với công ty Nhận thức được tầm quan trọng này, công ty cổ phần TMDV Trái Tim Vàng rất chú trọng đến công tác quản trị nguồn nhân lực, đặc biệt là công tác Hành chính – Nhân sự Trong quá trình thực tập em được phân công vào bộ phần Hành chinh – Nhân sự của công ty, theo quan sát của cá nhân em trong thời gian thực tập,

em nhận thấy công tác này còn chưa được đặc biệt chú ý, thiết nghĩ trong tương lai

công ty cần phải tiếp tục hoàn thiện và nâng cao nữa công tác Hành chính – Nhân

sự trong công

Công tác Hành chính – Nhân sự là một trong những công tác của quản trị kinh doanh, nó là một nhân tố quan trọng quyết định đến sự phát triển của công ty Tổ chức công tác Hành chính – Nhân sự tốt giúp doanh nghiệp đi vào nề nếp, làm cho người lao động làm việc hăng say, tăng năng suất lao động Ngoài ra, việc quản lý tốt còn giúp tạo cơ sở hợp lý cho mọi hoạt động nhân sự trong tương lai, tạo một quy trình cụ thể góp phần phát triển bền vững cho công ty

2 Mục đích nghiên cứu:

Tìm hiểu về công tác Hành chính – Nhân sự của Công ty Cổ phần TMDV Trái Tim Vàng

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

Cổ phần TMDV Trái Tim Vàng

4 Phương pháp nghiên cứu

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp này được viết ra dựa trên lý thuyết về quản lý, quản trị nguồn nhân lực Phương pháp nghiên cứu: phân tích, tổng hợp, diễn giải các tài liệu thu được từ Công ty

PHẦN 1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TMDV TRÁI TIM

VÀNG 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần TMDV Trái Tim Vàng

1.1.1 Các giai đoạn hình thành và phát triển của công ty

Giai đoạn I: từ khi thành lập đến 04/2008: Thời kỳ hưng thịnh

Công ty cổ phần TMDV Trái Tim Vàng tiền thân là câu lạc bộ YOGA SECRET được thành lập vào tháng 02/2008 Trong lúc người dân đang lo lắng vì tỷ

lệ béo phì và bệnh tật ngày càng lan tràn, họ tìm mọi cách để cải thiện sức khỏe và hình thể của người thân và chính bản thân họ nên đổ xô tham gia vào các câu lạc bộ thể dục, thẩm mỹ; tham gia luyện tập ở các công viên, khu vui chơi, vỉa hè và thậm chí là trên các đường phố Chính vì vậy việc gặp những tác dụng phụ, những chấn thương, di chứng của việc luyện tập là không thể tránh khỏi, nhất là đối với cách luyện tập đại trà, không đúng phương pháp Lúc bấy giờ Yoga đã xuất hiện khá lâu tại Việt Nam, nhưng rất ít người thật sự biết và hiểu về Yoga

Vào cuối năm 2007, Cô Sridevi – Tố Hải, sau một thời gian miệt mài học tập, nghiên cứu và giảng dạy Yoga tại nhiều nước trên thế giới đã trở về Việt Nam Với lòng yêu nghề sâu sắc và mong muốn mang Yoga đến với mọi người, xây dựng một nơi thật sự thích hợp và lý tưởng để mọi người cùng luyện tập và tìm hiểu về yoga,

cô đã thành lập YOGA SECRET CLUB tại 70 Trương Quốc Dung, P.10, Q.Phú Nhuận, TP.HCM

Với tiêu chí mang lại cho mọi người sức khỏe, niềm tin và sự thanh thản trong tâm hồn, YOGA SECRET CLUB thành lập đã đáp ứng được nhu cầu cuả thị trường hiện tại, đã thu hút được rất đông học viên đến luyện tập Mọi người đến luyện tập

và giao lưu tại YSC đều xem đây là một ngôi nhà mới, vui vẻ và thân thiện cho những ai muốn luyện tập và tìm hiểu về Yoga tại đây

Các lớp mà YSC đã mở trong giai đoạn này: Hatha Yoga, Sridevi Yoga, Beauty Yoga, Yoga trẻ em; các lớp tại gia và khai giảng khóa Huấn Luyện Viên Yoga chuyên nghiệp đầu tiên

Giai đoạn II: từ tháng 04/2008 đến 09/2009: khó khăn và thử thách.

Từ khi ra đời YSC thật sự đã tạo nên một ấn tượng sâu sắc và tốt đẹp trong lòng khách hàng cũng như trong giới thể dục và làm đẹp nói chung Từ những bước phát triển đầy triển vọng đó, YSC tiến lên thành lập công ty dưới tên là Công ty TNHH một thành viên Hải Trung Kim Công ty được thành lập là một bước phát triển mới và đầy tiềm năng ở thị trường còn mới lạ về Yoga tại Việt Nam, mà cụ thể

là tại TP.HCM Công ty cũng thu hút được nhiều hợp đồng hơn ở mảng tại gia cũng như ở các công ty, tổ chức muốn đưa yoga vào công sở của họ Cũng trong thời gian này công ty mở thêm một chi nhánh ở 42 Huỳnh Khương Ninh, p Đa Kao, Q

1, TP HCM

Tuy nhiên, đây cũng là giai đoạn đầy khó khăn và thử thách đối với công ty cũng như đối với bản thân cô Sridevi – Tố Hải Sự phát triển của một công ty tạo nên những khó khăn về tài chính và trong quản lý điều hành Mặt khác, các đối thủ cạnh tranh hiện tại đã sử dụng nhiều chiến lược khác nhau để thu hút khách hàng

Và hàng loạt các trung tâm, các câu lạc bộ về yoga ra đời Cả chuyên nghiệp lẫn đại

trà, tạo nên một sự cạnh tranh gay gắt trong thị trường thể dục, thẩm mỹ hiện tại Sự hỗn loạn trên thị trường lúc này đã kéo theo nhiều hậu quả nghiêm trọng như do tính chất không chuyên nghiệp tạo nên chấn thương cho học viên, trên báo chí và internet xuất hiện những câu chuyện không hay về yoga như: tập yoga sẽ bị “tẩu hỏa nhập ma”, các bộ phim và tư liệu về yoga khác tạo nên sự nghi ngại, lo lắng về việc tập yoga trong lòng người dân.

Trước những khó khăn và thử thách đó, Cô Sridevi – Tố Hải vẫn quyết tâm giữ vững tiêu chí hoạt động và mục tiêu của mình Với chuyên môn về yoga và quản trị được đào tạo kỹ, với nhiệt huyết tuổi trẻ và lòng yêu nghề, yêu người, cô quyết tâm đưa công ty vượt qua những khó khăn trước mắt

Trong giai đoạn này, doanh thu một tháng chỉ đạt khoảng 25 lớp/ 1 ngày Tương đương doanh thu toàn công ty khoảng 320 triệu đ/ 1 tháng

Giai đoạn III: từ tháng 09/2009 đến nay: phục hồi và có những bước tiến mới.

Để thoáng khỏi những khó khăn trước mắt, công ty đã có nhưng bước chuyển đổi mới Về tài chính, công ty chuyển đổi từ Công ty TNHH một thành viên Hải Trung Kim thành Công ty Cổ Phần TM – DV Trái Tim Vàng để giải quyết những khó khăn về tài chính

Thay đổi một vài nhân sự làm việc kém hiệu quả và tuyển thêm nhân viên trẻ

có năng lực hơn, nhiệt huyết hơn với nghề Đồng thời tiến hành cải cách lại quy chế làm việc của công ty, xây dựng lại quy trình giảng dạy cũng như đào tạo lại đội ngũ nhân viên và huấn luyện viên hiện có trong công ty

Đẩy mạnh hoạt động đào tạo huấn luyện viên chuyên nghiệp mới Tăng cường hàng loạt các biện pháp để nhằm ổn định lượng khách hàng hiện có cũng như thu hút khách hàng tiềm năng khác

Từ những thay đổi trên, công ty đang từng bước đi vào ổn định và phát triển vững chắc hơn Chính bằng sự non trẻ của chính mình, công ty đã có được những kinh nghiệm quý báu và từ đó có những bước tiến đầy triển vọng để có thể thoát khỏi những khó khăn hiện tạivà tạo dựng một hướng đi mới trong tương lai

1.1.2 Tầm nhìn

Golden Hearts JSC là doanh nghiệp uy tín dẫn đầu ngành cung cấp dịch vụ đào tạo Yoga và HLV Yoga chuyên nghiệp, tiến tới trở thành tập đoàn kinh doanh trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe

1.1.3 Sứ mệnh

Chăm sóc sức khỏe cho cộng đồng và cung cấp cơ hội việc làm cho lao động Việt Nam

1.1.4 Giá trị cốt lõi

quy chuẩn quốc tế sẽ mang lại giá trị cao nhất cho cả khách hàng và bản thân chúng tôi

TÂM trong mỗi cá nhân thông qua các hoạt động kinh doanh có ý nghĩa với xã hội

và có trách nhiệm với môi trường

thiện, cởi mở, sang tạo và nhiều cơ hội thăng tiến để thể hiện giá trị của mỗi nhân viên trong từng giai đoạn phát triển

Cộng đồng: Chúng tôi TỰ HÀO đây là nơi “Vẻ đẹp tỏa sang từ Tâm” luôn được vun đắp, nuôi dưỡng và gìn giữ

1.2 Chức năng, nhiệm vụ và định hướng phát triển của công ty cổ phần TMDV Trái Tim Vàng

1.2.1 Loại hình kinh doanh

• Yoga trị liệu, cân bằng cơ thể , tâm trí, linh hồn.

nhân viên tại các doanh nghiệp

• Sản phẩm liên quan Yoga như: Quần áo, thảm tập, dụng cụ tập luyện…

_ Huấn luyện huấn luyện viên Yoga

Hàng năm công ty Trái tim vàng tổ chức các khóa huấn luyện “KHÓA HUẤN LUYỆN NGẮN HẠN LẤY BẰNG HUẤN LUYỆN VIÊN YOGA ẤN ĐỘ” để huấn luyện các học viên trở thành những huấn luyên viên chuyên nghiệp để mang Yoga đến cho mọi người khắp nơi tại Việt Nam

_ Cung cấp huấn luyện viên Yoga

Ứng dụng Yoga và Thiền Định vào đời sống doanh nghiệp là chuỗi các sản phẩm dặc biệt của công ty Trái tim vàng nhằm đưa Yoga và Thiền Định đến gần hơn với doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp cùng nhân viên tạo văn hóa luyện tập cơ thể, tạo dựng sự kết nối, teamwork, xóa bỏ xung đột hằng ngày

Bên cạnh những khóa học Yoga giúp xây dựng nền tảng sức khỏe, chữa trị và phòng tránh các căn bệnh văn phòng (stress, mất ngủ, tê tay, đau lưng, suy kiệt, rối

loạn tiền đình, mất trí nhớ, ăn nhiều hoặc chán ăn…), chúng tôi còn có các khóa đặc biệt như:

1.2.4 Những lợi ích mà sản phẩm đem lại

 Lợi ích cho cơ thể: Giúp cơ thể linh hoạt, giúp cơ thể bền bỉ, phát triển các

cơ, Yoga sẽ tạo ra những bó cơ dài và chắc chắn, không còn mỡ thừa Yoga sẽ giúp tăng sự liên kết trong và ngoài vùng lưng và các bộ phận dễ chấn thương trong cơ thể Giúp nhịp thở đều đặn

 Lợi ích tinh thần: Tạo sự điềm tĩnh., giảm stress, tập luyện Yoga còn giúp tăng ý thức về cơ thể

1.2.5 Nhiệm vụ của công ty

Nhiệm vụ đầu tiên của công ty là mang sức khỏe đến với cộng đồng và đào tạo

ra đội ngũ HLV chuyên nghiệp phục vụ cho cộng đồng, cung cấp các dịch vụ về Yoga ( thảm tập yoga, trang phục tập yoga, vật dụng Yoga …)

1.2.6 Định hướng phát triển của công ty CP TMDV Trái Tim Vàng

Công ty cổ phần Trái Tim Vàng hiện tại đang phát triển thành một tập đoàn GHS Trong tương lai sẽ phát triển thương hiệu của công ty có mặt khắp 65 tỉnh thành, để phát triển lên giá trị cộng đồng là con người của GHS

1.3 Kết quả sản xuất kinh doanh

1.3.1 Tổng doanh thu của công ty trong năm 2011

_ Tổng doanh thu của công ty CP Trái Tim Vàng vào năm 2011 đã bắt đầu vào thời kỳ ổn định với doanh thu là 720, 000,000 VND

1.3.2 So sánh kết quả năm 2011 đến 2012

2 Các khoản giảm trừ doanh thu

3 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch

5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 357,264,695 280,041,311

- Trong đó: Chi phí lãi vay

11 Thu nhập khác

12 Chi phí khác

13 Lợi nhuận khác

15 Chi phí thuế TNDN hiện hành

16 Chi phí thuế TNDN hoãn lại

[Phòng Hành chính – Nhân sự]

1.4 Tình hình lao động

1.4.1 Số lượng nhân viên trong công ty

Nhân viên của công ty gồm có 10 nhân viên văn phòng, 18 huấn luyện viên, 2

lễ tân ( cá sáng và ca chiều), 1 bác bảo vệ và 1 cô lao công

1.4.2 Sơ đồ tổ chức

[Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự]

1.4.3 Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận

 Phòng hành chính – Nhân sự : quản lý lưu trữ hồ sơ, tài liệu, tổ chức không gian làm việc, tổ chức hoạt động giao tiếp và lễ tân, tuyển dụng và đào tạo, tiền lương và tiền công, chính sách lương thưởng công \ty

 Phòng tài chính – Kế Toán : Theo dõi, phản ánh sự vận động vốn kinh doanh, của công ty, cố vấn cho ban lãnh đạo Tham mưu về công tác tài chính kế toán cho ban lãnh đạo Lập kế hoạch tài chính theo tháng, quý,, năm đồng thời định

kỳ báo cáo hoặc báo cáo theo yêu cầu của Ban lãnh đạo về tình hình tài chính của công ty Đánh giá hoạt động tài chính của công ty, đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả tài chính

Hội đồng quản trị Giám đốc

 Phòng kinh doanh :Tham mưu cho giám đốc và thực hiện các lĩnh vực như tiêu thụ sản phẩm, chăm sóc khách hàng Chịu trách nhiệm khảo sát, tìm kiếm và

mở rộng thị trường Lập kế hoạch marketing, quản lý bán hàng, marketing online, tư vấn cho khách hàng, giải đáp những câu hỏi của khách hàng

1.5 Tình hình tài sản và cơ sở vật chất của tổ chức

1.5.1 Tổng tài sản

Gồm nguồn vốn là 6 tỷ VND :

tồn kho (400 triệu VND) , phải thu ( 300 triệu VND )

 Trong đó 1,5 tỷ VND là tài sản dài hạn: tài sản cố định 1,5 tỷ

1.5.2 Cơ sở vật chất

Yoga Secret Club có 02 phòng tập lớn và 01 phòng tập nhỏ được thiết kế với sàn gỗ thoáng mát, sử dụng khí tự nhiên Các phòng tập đều được trang bị quạt, đèn, cửa gỗ phù hợp với lớp tập Yoga

Bên cạnh đó Yoga Secret Club tủ giữ đồ an toàn Mỗi phòng đều có 3 phòng tắm chuyên biệt , phòng thay đồ , phòng vệ sinh sạch sẽ và tiện nghi , ngoài ra các phòng đều có kệ đựng dày dép và thảm tập cho học viên

1.6 Giới thiệu hoạt động tại phòng bàn thực tập

1.6.1 Phòng Hành chính - Nhân sự của công ty CP TMDV Trái Tim Vàng

_ Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty CP TMDV Trái Tim Vàng

Trưởng phòng Hành Chính – Nhân sự

[Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự]

1.6.2 Mô tả công việc của phòng hành chính nhân sự

_ Công tác hành chính : soạn thảo văn bản, quản lý hồ sơ đến và đi, tổ chức các hoạt động giao tiếp, lễ tân, quản lý thiết bị văn phòng, xắp xếp và bố trí không gian làm việc, quản lý văn phòng phẩm và thiết bị văn phòng

- Công tác nhân sự : tuyển dụng và đào tạo, thực hiên công việc tính tiền công

và tiền lương, chính sách lương thưởng và động viên cho nhân viên

1.6.3 Chức năng và nhiệm vụ của phòng nhân sự

 Lập kế hoạch tuyển dụng và biện pháp thực hiện kế hoách

 Tiếp nhận hồ sơ và phỏng vấn người lao động xin việc

 Lập hợp đồng đào tạo, hợp đồng thử việc và hợp đồng lao động

 Kiểm tra và tính ngày công cho nhân viên khối văn phòng công ty

 Giải quyết chế độ cho nhân viên như: Nghỉ việc, ốm đau, cưới hỏi…

 Xắp xếp, bố trí văn phòng; cây cảnh, lọ hoa, tủ kệ, hồ sơ, bàn ghế, máy tính

 Tiếp nhận hồ sơ phỏng vấn

 Nhiệm vụ hành chính

 Xây dựng quy chế lương theo yêu cầu, chiến lược của công ty

 Nghiên cứu, soản thảo và trình duyệt các qui định áp dụng trong Công ty

 Lập chương trình đào tạo định kỳ tháng, năm

 Tổ chức chương trình huấn luyện cho nhân viên

 Điều động nhân sự theo yêu cầu sản suất kinh doanh

 Thống kê và quản lý tòa bộ trang thiết bị tại văn phòng

 Tiếp nhận, gửi và kiểm soát công văn đi và đến

 Đảm bảo cách bố trí và xắp xếp văn phòng một cách hợp lý, có khoa học, nhân viên cảm thấy thoải mãi

 Tiếp nhận hồ sơ và phỏng vấn người lao động

PHẦN 2 TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH - NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY

CỔ PHẦN TMDV TRÁI TIM VÀNG 2.1 Vai trò của công tác hành chính văn nhân sự đối với công ty

2.1.1 Vai trò của công tác hành chính văn phòng đối với công ty

2.1.1.1 Quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu, kệ sách

Quản lý hồ sơ, tài liệu bao gồm việc xắp xếp, thiết kế xem xét lại các hồ sơ, tài liệu trong tổ chức liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ xử lý, bảo quản khai thác, chỉnh lý, lưu trữ và tiêu hủy hồ sơ dữ liệu Hố sơ dữ liệu là một loại tài sản có giá trị như các loại tài sản khác của doanh nghiệp

Để tiến hành các hoạt động của doanh ngiệp, phải có hồ sơ tài liệu làm căn cứ, làm cơ sở theo dõi, sử chữa, chỉ đạo hoạt động sản xuất - kinh doanh sao đúng kế hoạch, mục đích đề ra Hồ sơ, tài liệu cpos tác dụng lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, chương trình kế hoạch hoạt động một cách đầy đủ và sinh động

2.1.1.2 Tổ chức không gian làm việc

Không gian làm việc thực sự ảnh hưởng đến năng suất và hiệu quả công việc

Tổ chức không gian làm việc sao cho đảm bảo thuận tiện, thoải mãi, an toàn cho nhân viên trong các thao tác và hoạt động thực hiện nhiệm vụ công việc là một công việc tất yếu cảu nhà quản lý cần quan tâm và đáp ứng

Không gian làm việc là môi trường rất dễ tác động đến trạng thái tâm lý làm việc cũng như hiệu quả công việc của nhân viên Do đó, tùy theo lĩnh vực công việc

mà lựa chọn những kiểu dáng và mô hình không gian làm việc thích họp

2.1.1.3 Quản lý tài sản thiết bị trong văn phòng

Quản lý thiết bị trong văn phòng bao gồm : quản lý văn phòng phẩm, quản lý thư viện của công ty,quản lý điện thoại và các máy móc trong văn phòng (gồm máy

in, photo, máy tính, máy điều hòa, bóng đèn ),quản lý bàn ghế,kiểm soát cho phí tiếp khách Tát cả các hoạt động quản lý và kiểm soát chặt chẽ

2.1.1.4 Soạn thảo văn bản

Soạn thảo văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ ở dạng viết Văn bản thường tập hợp các câu có tính tron vẹn về nội dung và hoàn chỉnh về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất định Soạn thảo văn bản được chia thành hai loại:

 Hình thức văn bản pháp quy :

- Nghị định: do Chính phủ ban hành để quy định những quyền lợi và nghĩa

vụ của người dân theo Hiến pháp và Luật do Quốc hội ban hành

- Nghị quyết: do Chính phủ hoặc Hội đồng nhân dân các cấp ban hành về các nhiệm vụ kế hoạch, chủ trương chính sách và những công tác khác

- Quyết định: do Thủ trưởng các cơ quan thuộc Nhà nước hoặc

- Hội Đồng nhân dân các cấp ban hành Quyết định để điều hành các công việc cụ thể trong đơn vị về các mặt tổ chức, nhân sự, tài chính, kế hoạch, dự án hoặc bãi bỏ các quyết định của cấp dưới

- Chỉ thị: do Thủ trưởng các cơ quan thuộc Nhà nước ban hành hoặc Hội đồng nhân dân các cấp ban hành Chỉ thị dùng để đề ra chủ trương, chính sách, biện pháp quản lý, chỉ đạo công việc, giao nhiệm vụ cho các bộ phận dưới quyền

- Thông tư: để hướng dẫn giải thích các chủ trương chính sách và đưa ra biện pháp thực hiện các chủ trương đó

- Thông cáo: thông báo của chính phủ đến các tầng lớp nhân dân về một quyết định phải thi hành hoặc một sự kiện quan trọng khác.

 Hình thức văn bản hành chính

- Công văn: là giấy tờ giao dịch về công việc của cơ quan đoàn thể, ví dụ như: công văn đôn đốc, công văn trả lời, công văn mời họp, công văn giải thích, công văn yêu cầu, công văn kiến nghị, công văn chất vấn

- Báo cáo: dùng để trình bày cho rõ tình hình hay sự việc, ví dụ như: báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề, báo cáo hội nghị

- Thông báo: báo cho mọi người biết tình hình hoạt động, tin tức liên quan tới đơn vị bằng văn bản

- Biên bản: bản ghi chép lại những gì đã xảy ra hoặc tình trạng của một sự việc để làm chứng về sau Ví dụ: biên bản hội nghị , biên bản nghiệm thu, biên bản hợp đồng, biên bản bàn giao

2.1.1.5 Tổ chức các hoạt động giao tiếp, lễ tân, buổi họp nhân viên văn phòng

Gồm việc giao tiếp qua điện thoại, đón tiếp khách tại cơ quan, tổ chức buổi họp của nhân viên trong công ty

Điện thoại được xem là phương tiện giao tiếp hàng đầu ở cơ quan, đơn vị hiện nay Điện thoại không chỉ là phương tiện thông tin mà còn là phương tiện biểu

lộ nhân cách Giao tiếp qua điện thoại còn được xem là một trong những hoạt động giao dịch thể hiện văn hóa doanh nghiệp Tất cả nhân viên cơ quan đặc biệt là thư

ký và lễ tân phải nắm bắt kỹ lưỡng nghiệp vụ hành chính này dể thể hiện thái độ văn minh và lịch sự khi giao tiếp qua điện thoại

Đón tiếp khách là một hoạt động thường xuyên của cơ quan, đảm bảo cho việc hoạt động sản xuất kinh doanh tồn tại và phát triển, thể hiện yêu cầu công tác quản lý và nhu cầu giao tiếp xã hội Tổ chức việc đón khách tiếp kiệm, hợp lý và hiệu quả sẽ giúp người quản lý tiếp kiệm thời gian để tập chung vào những việc quan trọng hơn

2.1.2 Vai trò của công tác nhân sự

2.1.2.1 Tuyển dụng

Tuyển dụng nhân sự đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của doanh nghiệp, vì vậy trách nhiệm đặt trên vai của những nhà tuyển dụng nhân sự là phải tìm ra những ứng viên sáng giá phù hợp với vị trí công việc còn trống Đây là một nhiệm vụ đòi hỏi bạn phải là người có tầm nhìn rộng, khả năng phán đoán và đặt ra những tình huống để tìm kiếm ứng viên tài năng

Các giai đoạn của cuộc tuyển dụng bao gồm : soạn thảo các thông báo, tiếp nhận CV, phân loại, đặt lịch hẹn phỏng vấn và phỏng vấn

Quy trình tuyển dụng nhân sự được thực hiện qua các bước như sau:

+ Lập kế hoạch tuyển dụng

+ Xác định phương pháp và các nguồn tuyển dụng

+ Xác định địa điểm, thời gian tuyển dụng

+ Tìm kiếm, lựa chọn ứng viên

+ Đánh giá quá trình tuyển dụng

+ Hướng dẫn nhân viên mới hòa nhập

2.1.2.2 Tiền lương tiền công

Tiền lương (tiền công) là loại phần thưởng vật chất, biểu hiện bằng tiền mà một cá nhân nhận được để đổi lấy sức lao động của mình

_ Đối với người lao động:

Tiền lương là phần cơ bản nhất trong thu nhập của lao động, giúp trang trải chi tiêu cần thiết

gia đình, địa vị của họ trong tương quan với các bạn đồng nghiệp cũng như giá trị tương đối của họ đối với tổ chức và đối với xã hội

học tập để nâng cao giá trị của họ đối với tổ chức thông qua sự nâng cao trình độ và

sự đóng cho tổ chức

_ Đối với tổ chức:

• Tiền lương là một phần quan trọng của chi phí sản xuất Tăng tiền công sẽ ảnh hưởng tới chi phí, giá cả và khả năng cạnh tranh của sản phẩm của Công ty trên thị trường.

động giỏi, có khả năng phù hợp với công việc của tổ chức

chiến lược nguồn nhân lực và có ảnh hưởng đến các chức năng khác của quản lý nguồn nhân lực

_ Đối với xã hội:

chức khác nhau trong xã hội Tiền lương cao hơn giúp cho người lao động có sức mua cao hơn và điều đó làm tăng sự thịnh vượng của cộng đồng nhưng mặc khác có thề dẫn tới tăng giá cả và làm giảm mức sống của những người có thu nhập không đuổi kịp mức tăng của giá cả Giá cả tăng cao lại có thể làm giảm cầu về sản phẩm

và dịch vụ và dẫn tới giảm công việc làm

qua con đường thuế thu nhập và góp phần làm tăng nguồn thu của chính phủ cũng như giúp cho chính phủ điều tiết được thu nhập giữa các tầng lớp dân cư trong xã hội

2.1.2.3 Chính sách tiền lương, thưởng , động viên

Chính sách lương, thưởng, động viên là những khoảng phụ thêm ngoài tiền

công và tiền lương để thù lao cho sư thực hiện tốt hơn mức tiêu chuẩn của người lao

động Nó giúp tác động tới hành vi của người lao động, nhằm hoàn thiện sự thực

hiện công việc của người lao động, nâng cao năng suất lao động, tạo sự thích thú hơn trong công việc, động viên họ có nhiều sáng kiến góp phần phát triển công ty

và tạo tính cạnh tránh lành mạnh giữa các bộ phân , giữa các cá nhân trong công ty Gồm có các chương trình khuyến khích :

Tăng lương tương xứng thực hiện công việc: phương pháp này dựa vào đánh

giá thực hiện công việc thường kỳ đói với tất cả mọi người lao động và tỷ lệ tăng lương tương xứng Tăng lương tương xứng thực hiện công việc thường được đi kèm với tăng lương để điều chỉnh mức lương sống, tăng lương cho nâng cao trình độ, hoặc tăng lương theo thâm niên

• Tiền thưởng: dạng khuyến khích tài chính được chi ra một lần ( thường vào cuối quý hoặc cuối năm) để thù lao cho sự thực hiện công việc của người lao động Tiền thưởng cũng có thể được chi trả đột xuất để ghi nhận những thành tích xuất sắc của người lao động

• Phần thưởng: thù lao cho những lần thành tích tốt của người lao động nhưng được trả dưới dạng vật chất

• Các chế độ trả lương khuyến khích là những dạng khuyến khích tài chính có nhiều tác động đối với người lao động với điều kiện chúng phải được thiết kế một cách có tính toán và được quản lý cẩn thận

2.2 Các yếu tố ảnh hường đến công tác hành chính nhân sự văn phòng của công ty

2.2.1 Những yếu tố ảnh hưởng của môi trường bên trong

 Văn hóa doanh nghiệp: Nơi vẻ đẹp tảo sáng từ tâm Các nhân viên trong công ty làm việc bằng tâm hồn, trái tim để yêu thương và chia sẻ lẫn nhau, tạo một bầu không khí thân thiện, cảm giác như công ty là ngôi nhà thứ hai của nhân viên

 Nguồn lực về con người : gồm 11 nhân viên , 19 huấn luyện viên, 1 bảo vệ,

1 tạp vụ Đa số nhân viên văn phòng là nữ còn rất trẻ và năng đông, các huấn luyện viên gồm nhiều lứa tuổi từ 19 đến 50 tuổi

 Thiết bị văn phòng : bàn ghế, máy tính, máy lạnh, quạt, văn phòng phẩm

 Con người: Con người là một yếu tố quan trọng nhất trong quá trình sản xuất, việc xắp xếp và bố trí đúng năng lực và mong muốn của nhân viên hết sức quan trọng vì nó ảnh hưởng đến chât lượng lao động Con người cảm thấy thoải mãi

và an toàn khi làm việc họ mới phát huy được những điểm mạnh và đóng góp cho công ty

Bảng 2.2.1 Bảng trình độ lạo động của Công ty cổ phần Trái Tim Vàng năm 2013

 Văn bản hồ sơ, dữ liệu;

Các văn bản quy phạm pháp luật, các quy định chỉ thị của ban lãnh đạo doanh nghiệp….( hồ sơ nguyên tắc)