Quản lý và kinh doanh điện thoại TN Fone

LỜI MỞ ĐẦU Hiện nay, Việt Nam có khoảng 95% doanh nghiệp nhỏ và vừa. Phần lớn các doanh nghiệp này đều có những hạn chế nhất định về cách thức tổ chức quản lý và ứng dụng CNTT. Vì vậy đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong các doanh nghiệp, đặc biệt là đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa, là một nhiệm vụ quan trọng, đã được nêu rõ trong Đề án của Chính phủ là đưa Việt Nam trở thành nước mạnh về CNTT. Trong quá trình hội nhập quốc tế và cạnh tranh toàn cầu, khai thác hiệu quả các công cụ CNTT không chỉ nâng cao năng lực chỉ đạo điều hành của doanh nghiệp mà còn cải thiện khả năng cạnh tranh và tạo ra các cơ hội mới cho doanh nghiệp. Nhưng hiện nay, việc ứng CNTT còn hạn chế, bên cạnh đó sự liên kết giữa các doanh nghiệp và các tập đoàn CNTT chưa chặt chẽ, điều này gây nên tình trạng các doanh nghiệp gặp rất nhiều khó khăn về tìm kiếm các giải pháp ứng dụng CNTT trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Để khắc phục tình trạng trên “Chúng ta cần phải nâng cao nhận thức của cộng đồng doanh nghiệp nhỏ và vừa về vai trò, tầm quan trọng của ứng dụng CNTT trong các hoạt động sản xuất kinh doanh, để đáp ứng kịp thời nhu cầu phát triển ứng dụng CNTT trong phát triển kinh tế xã hội và hội nhập kinh tế quốc tế”. Về hoạt động kinh doanh điện thoại di động, chúng ta đã biết thị trường tiêu thụ điện thoại di động phát triển ngày càng mạnh mẽ hơn, dẫn đến việc phân phối và hệ thống bán lẽ cũng phát triển theo, nhưng hệ thống quản lý thì lại không phát triển mạnh, chủ yếu các doanh nghiệp đều quản lý bằng phương pháp thủ công. Để đáp ứng việc áp dụng CNTT vào việc quản lý cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ góp phần giảm bớt những công việc bằng tay, đem lại hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh. Em sẽ nghiên cứu và phát triển đề tài này, là một đề tài mang tính thực tế cao, và sẽ ứng dụng rộng rãi phục vụ cho việc quản lý phát triển mạnh hơn.

KHOA KHTN & CN LỚP CỬ NHÂN TIN K08

MSSV : 08103058

Buôn Ma Thuột, tháng 5 năm 2011

LỜI MỞ ĐẦU

Hiện nay, Việt Nam có khoảng 95% doanh nghiệp nhỏ và vừa Phần lớn các doanh nghiệp này đều có những hạn chế nhất định về cách thức tổ chức quản lý và ứng dụng CNTT Vì vậy đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong các doanh nghiệp, đặc biệt

là đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa, là một nhiệm vụ quan trọng, đã được nêu rõ trong Đề án của Chính phủ là đưa Việt Nam trở thành nước mạnh về CNTT.

Trong quá trình hội nhập quốc tế và cạnh tranh toàn cầu, khai thác hiệu quả các công cụ CNTT không chỉ nâng cao năng lực chỉ đạo điều hành của doanh nghiệp

mà còn cải thiện khả năng cạnh tranh và tạo ra các cơ hội mới cho doanh nghiệp Nhưng hiện nay, việc ứng CNTT còn hạn chế, bên cạnh đó sự liên kết giữa các doanh nghiệp và các tập đoàn CNTT chưa chặt chẽ, điều này gây nên tình trạng các doanh nghiệp gặp rất nhiều khó khăn về tìm kiếm các giải pháp ứng dụng CNTT trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.

Để khắc phục tình trạng trên “Chúng ta cần phải nâng cao nhận thức của cộng đồng doanh nghiệp nhỏ và vừa về vai trò, tầm quan trọng của ứng dụng CNTT trong các hoạt động sản xuất kinh doanh, để đáp ứng kịp thời nhu cầu phát triển ứng dụng CNTT trong phát triển kinh tế xã hội và hội nhập kinh tế quốc tế”.

Về hoạt động kinh doanh điện thoại di động, chúng ta đã biết thị trường tiêu thụ điện thoại di động phát triển ngày càng mạnh mẽ hơn, dẫn đến việc phân phối và hệ thống bán lẽ cũng phát triển theo, nhưng hệ thống quản lý thì lại không phát triển mạnh, chủ yếu các doanh nghiệp đều quản lý bằng phương pháp thủ công.

Để đáp ứng việc áp dụng CNTT vào việc quản lý cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ góp phần giảm bớt những công việc bằng tay, đem lại hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh Em sẽ nghiên cứu và phát triển đề tài này, là một đề tài mang tính thực tế cao, và sẽ ứng dụng rộng rãi phục vụ cho việc quản lý phát triển mạnh hơn Dưới đây là bài báo cáo về để tài “Quản lý và kinh doanh điện thoại TN Fone” Trong qua trình tìm hiểu và nghiên cứu còn gặp nhiều khó khăn nên bài báo cáo sẽ còn nhiều thiếu sót, em rất mong được sự góp ý bổ sung của thầy và các bạn để đề tài được hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn.

Mục Lục

A Lên kế hoạch, khảo sát và phân tích hệ thống 4

1 Lên kế hoạch 4

2 Khảo sát hệ thống 4

3 Phân tích hệ thống 5

3.1 Nhập hàng 5

3.2 Bán hàng 6

B Phân tích yêu cầu 11

1 Quản lí: 11

2 Yêu cầu chức năng: 11

C Phân tích hệ thống 13

1 Xác định thực thể 13

2 Mô hình ERD 17

3 Mô tả chi tiết các quan hệ 18

4 Mô hình tổng kết 29

A Lên kế hoạch, khảo sát và phân tích hệ thống

1 Lên kế hoạch

Kế hoạch thực hiện là xây dựng một hệ thống thông tin về viêc quản lý qui trình hoạt động của một công ty buôn bán điện thoại di động nhằm mục đích quản lý hoạt động công ty một cách dễ dàng hơn.

2 Khảo sát hệ thống

Sau khi khảo sát một số công ty diện thoại di dộng bằng cách đi quan sát thực

tế Ta thấy rằng mỗi công ty có các thế mạnh và đặc điểm riêng Tuy nhiên chúng ta chỉ khảo sát một công ty mẫu Như chúng ta đã biết thế giới di động là một trung tâm mua bán điến thoại lớn với nhiều chi nhánh và nhiều hình thức khác nhau Nhìn chung các hoạt động chính của nó là nhập hàng về kho từ những nhà cung cấp khác nhau có thể trong và ngoài nước, xuất hàng từ kho ra quầy, trong đó mỗi quầy trưng bày một loại điện thoại riêng, các sản phẩm được bán ra từ quầy (bán lẻ) hay là được bán sỉ cho những khách hàng cần mua với số lượng nhiều hay là cho các đại lý buôn bán nhỏ,quản lý hoạt động của quầy, báo cáo số lượng hàng bán được trong ngày ở các quầy, lượng hàng bán được của công ty trong tháng, kiểm tra được lượng hàng nào bán chạy loại hàng nào bán không chạy trong tháng.

Cụ thể việc phân cấp quản lí từng bộ phận như sau:

 Cửa hàng trưởng: là người chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh và kế hoạch thực hiện.

 Bộ phận tư vấn khách hàng : là những nhân viên quan sát khách hàng để tư vấn khách hang.

 Bộ phận bán hàng: là những nhân viên trực tiếp bán hàng cho khách hàng tại quầy mà mình phụ trách Cuối mỗi ca phải kiểm tra lượng hàng bán được ,báo cáo và giao ca.

 Bộ phận thu ngân: Để tính tiền khách hàng sau đó nhập dữ liệu vào máy tính

 Bộ phận quản lý: Phân tích số liệu của hai bộ phận bán hàng và thu ngân Cân đối số lượng hàng hóa trên quầy và bán ra để tìm ra sai xót giữa khâu này Sau

đó sẽ chuyển số liệu sang bộ phận kế toán để tính doanh thu.

 Thủ kho: quản lý công việc xuất nhập hàng hóa trong kho.

 Bộ phận kế toán: phân tích số liệu xuất nhập hàng hóa sau mỗi tháng phải tổng kết lại doanh thu và báo cáo cho cửa hàng trưởng để có thể vạch ra kế hoạch mới cho công ty.

 Bộ phận kỹ thuật: bao gồm bộ phận kiểm tra bảo hành các loại điện thoại cho khách hàng và bộ phận nghiên cứu thị trường để có thể biết được loại mặt hàng nào đang được ưa thích hiện tại để có thể có điều chỉnh hợp lý cho công ty.

Nhờ sự phân công như vậy mà công ty có thể phát hiện dể dàng sự sai xót các khâu với nhau Việc mất mát hàng hóa và người có liên quan sẽ được phát hiện Do vậy công ty có thể phát triển hơn về nhiều mặt như việc tự giác và phong cách làm việc ở mỗi nhân viên trong công ty.

3 Phân tích hệ thống.

3.1 Nhập hàng.

Công ty có một bộ phận nhân viên nghiên cứu thị trường,bộ phận này nắm bắt nhu cầu thị trường và giá cả mặt hàng trên thị trường.Từ đó tìm những nhà cung cấp mặt hàng cho công ty.Sau khi đã tìm được nhà cung xấp thì bộ phận này sẽ đặt mua hang từ những nhà cung cấp này thong qua đơn đặt hàng như sau:

Công Ty Điện Thọai Di Động TN Fone

Công ty nhận hàng từ nhà cung cấp thông qua một phiếu nhập ghi thông tin chi tiết về việc nhập hàng từ nhà cung cấp.

Công Ty Điện Thọai Di Động TN Fone

 Hình thức thứ hai là hàng được xuất ra quầy để bán khi có sự yêu cầu của bộ phận quản lý.Trong đó quầy là nơi trưng bày nhiều mặt hàng khác nhau của từng loại mặt hàng Nghĩa là một quầy thì có một loại đặt trưng cho quầy đó để việc quản lý được dể dàng hơn đồng thời còn giúp cho khách hàng có thể dể dàng tìm kiếm mặt hàng mà mình cần

Tại mỗi quầy thì có một nhân viên phụ trách quầy Nhân viên này có nhiệm vụ quản lý quầy của mình và có nhiệm vụ bán các mặt hàng trong quầy.Khi bán được mặt hàng nào thì nhân viên phải ghi lại thông tin các mặt hàng mình bán được để khi kết thúc ca trực của mình thì họ sẽ tổng kết lại có bao nhiêu mặt hàng bán được và tồn lại trong quầy là bao nhiêu để báo cáo cho bộ phận quản lý thông qua phiếu giao ca:

Công Ty Điện Thọai Di Động TN Fone

Trong mỗi ca trực của các nhân viên phụ trách quầy thì bất cứ nhân viên nào cũng có thể đề nghị cấp hàng thêm cho quầy khi quầy đó đã hết mặt hàng nào đó hay

là mặt hàng sắp hết bằng cách yêu cầu bộ phận quản lý thông qua phiếu xin cấp hàng như sau:

Công Ty Điện Thọai Di Động TN Fone

Nhân viên phụ trách quầy

Sau khi nhận được phiếu xin cấp hàng từ nhân viên phụ trách quầy thì bộ phân quản lý bán hàng kiểm tra lại và thấy hợp lý thì họ sẽ yêu cầu quản lý kho xuất hàng

ra cho quầy.Mà hàng sẽ được xuất ra quầy thông qua phiếu xuất để có thể quản lý được số lượng xuất ra và mặt hàng nào được xuất như mẫu sau:

Công Ty Điện Thọai Di Động TN Fone

Phiếu Thông Tin Khách Hàng

Tên khách hàng :

Tên công ty :

Địa chỉ :

MST : Số điện thoại:

Hàng hóa:

Số Sim: Giá tiền:

Phụ kiện:

Quà khuyến mãi:

Quản Lý Quầy

Khi một khách hàng đã chọn được mặt hàng của mình thì nhân viên phụ trách quầy sẽ ghi lại thông tin khách hàng và đặc điểm của loại mặt hàng đó vào phiếu thông tin khách hàng Sau đó phiếu này và mặt hàng tương ứng sẽ được chuyển sang

bộ phận phận thu ngân Bộ phận thu ngân sẽ nhập mã số của mặt hàng vào máy thì máy sẽ in ra một phiếu.dựa vào phiếu đó nhân viên khác sẽ nhập mã số của phiếu đó vào máy tính sau đó máy sẽ in ra một hoá đơn cho khách hàng và giá của mặt hàng

sẽ được ghi trên hoá đơn đó như mẫu sau:

Công Ty Điện Thọai Di Động TN Fone

Hóa Đơn Bán Hàng

Ngày …… tháng …… năm ……

Quầy:

STT Mã số hàng Tên ĐVT Đơn giá lượng Số Thành tiền Ghi chú Tổng cộng : Số tiền bằng chữ:

Nhân Viên Thu Ngân Khi đã tính tiền xong thì khách hàng sẽ nhận mặt hàng của mình và một phiếu bảo hành để xác định thời gian bảo hành và điều kiện bảo hành như sau: Công Ty Điện Thọai Di Động TN Fone Phiếu Bảo Hành Ngày …… tháng …… năm ……

Mã bảo hành:

Mã hàng:

Tên khách hàng:

Thời gian bản hành:

Nhân Viên Thu Ngân

Sau mỗi ngày làm việc thì bộ phận quản lý bàn hàng sẽ cập nhật tất cả

dữ liệu có liên quan từ kho,quầy,bộ phận thu ngân để xem có sai xót không

nếu không sai xót thì sẽ nhập vào cơ sỏ dử liệu của công ty và cuối tháng

thì sẻ tổng lết lại doanh thu của công ty trong tháng và báo cáo cho cửa

hàng trưởng như phiếu báo cáo doanh thu sau:

Công Ty Điện Thọai Di Động TN Fone

Báo Cáo Doanh Thu

Ngày …… tháng …… năm ……

Tổng cộng :

Số tiền bằng chữ:

B Phân tích yêu cầu.

1 Quản lí:

a Quản lí hàng nhập:

 Nhập hàng theo đúng danh mục trong hoá đơn mua hang.

 Hàng nhập được theo dõi dựa trên :mã hàng ,nhóm hàng,chủng loại hàng số lượng, đơn giá…Số hàng nhận này có sự xác nhận của thủ kho và kế toán khi kiểm tra hàng thực nhập cho kho.

 In báo cáo nhập hàng trong kì

 Tổng hợp những phát sinh xuất nhập tồn trong kì

 In báo cáo hàng tồn và giá trị tồn kho trong kì

 In báo cáo thẻ kho từng mặt hàng

d Quản lí danh mục:

 Cập nhật danh mục hàng hoá

 Cập nhật danh mục nhà cung cấp

 Cập nhật danh mục nhân viên

 Xem danh sách các danh mục

e Quản lí quầy:

 Phiếu giao ca:

 Dựa trên số lượng tồn đầu ca và số lượng bán trong ca,cuối mỗi ca máy tính sẽ tự động xử lý và in ra phiếu giao ca cho mỗi người nhận ca mới.

 Điều chỉnh hàng tồn quầy.

 Điều chỉnh lại số lượng tồn quầy nếu phát hiện số lượng tồn quầy thực

tế khác với số lượng tồn trong phiếu giao ca và in lại phiếu giao ca mới.

f Quản lí bán lẻ.

 Lập các hoá đơn bán hang.

 Báo cáo doanh thu theo từng ca,ngày tháng theo từng hàng…

g Quản lí hệ thống dữ liệu.

 Lưu trữ và phục hồi dữ liệu.

 Kết thúc chương trình.

2 Yêu cầu chức năng:

Hệ thống có khả năng bảo mật và phân quyền.

Người sử dụng chương trình: đăng kí và phân quyền cho người sư dụng chương trình giúp người quản lý có thể theo dõi,kiểm soát được chương trình.

Đổi password: người sử dụng có thể thay đổi mật mã để vào chương trình và sử dụng hệ thống dữ liệu.

Cần phân chia khả năng truy cập dữ liệu xuất cho từng nhóm người sử dụng để tránh việc điều chỉnh số liệu không thuộc phạm quy quản lý của người sử dụng,dẫn đến việc khó kiểm soát số liệu làm sai lệch kết quả kinh doanh cuối kì…

MaNCC: mã nhà cung cấp,đây là thuộc tính khóa

TenNCC:Tên của nhà cung cấp

diachiNCC:địa chỉ nhà cung cấp

FaxNCC:số Fax nhà cung cấp

EmailNCC:Email của nhà cung cấp

b Thực thể PHIEUNHAP

Là thực thể ứng với phiếu nhập mặt hàng của công ty

Các thuộc tính của PHIEUNHAP:

MaPN: mã của phiếu nhập,đây là thuộc tính khóa

NgayNhap:ngày nhập mặt hàng của phiếu nhập

TongGia:tổng giá trị mặt hàng

c Thực thể MATHANG

Là thực thể ứng với một sản phẩm của công ty,

Các thuộc tính của MATHANG:

MaMH: mã của mặt hàng,đây là thuộc tính khóa

TenMH:tên mặt hàng

Số IMEI:số imei của mặt hàng

Ở đây phân biệt các sản phẩm khác nhau,ví dụ như hai mặt hàng N72 là hai MATHANG điện thoại khác nhau,nó được phân biệt bằng thuộc tính MaMH,nhưng

nó nằm trong cùng một NHOMMATHANG đó là N72 mà ta sẽ khảo sát

d Thực thể NHOMMATHANG

Là thực thể ứng với nhóm mặt hàng của công ty

Các thuộc tính của NHOMMATHANG:

MaNMH: mã nhóm mặt hàng,đây là thuộc tính khóa

TenNMH:tên nhóm mặt hàng

Ở đây ví dụ như N72,N73,…N72,N73 thuộc cùng một HANGMATHANG nokia

e Thực thể HANGMATHANG

Là thực thể ứng với hãng mặt hàng

Các thuộc tính của HANGMATHANG:

MaH: mã hãng,đây là thuộc tính khóa

TenH:tên hãng

Ở đây ví dụ như hãng nokia,Samsung…

f Thực thể LOAIMATHANG

Là thực thể ứng với từng loại mặt hàng trong công ty

Các thuộc tính của LOAIMATHANG:

MaL: mã loại mặt hàng,đây là thuộc tính khóa

TenH:tên loại mặt hàng

Ở đây ví dụ như điện thoai,laptop,thẻ nhớ,… mỗi loại mặt hàng bao gồm nhiều nhóm mặt hàng

g Thực thể NUOC

Là thực thể quốc gia trên thế giới

Các thuộc tính của NUOC:

MaN: mã nước thuộc tính khóa

TenN:ten nước

h Thực thể KHO

Là thực thể ứng với các kho chứa mặt hàng của công ty

Các thuộc tính của KHO:

MaK: mã kho,đây là thuộc tính khóa

TenK:tên kho

Ở đây ví dụ như điện thoai,laptop,thẻ nhớ,… mỗi loại mặt hàng bao gồm nhiều nhóm mặt hàng

i Thực thể PHIEUXUAT

Là thực thể ứng với phiếu xuất mặt hàng của công ty

Các thuộc tính của PHIEUXUAT:

MaPX: mã phiếu xuất,đây là thuộc tính khóa

NgayXuat:ngày xuất mặt hàng từ kho ra quầy

j Thực thể QUAY

Là thực thể ứng với từng quầy trưng bày mặt hàng của công ty

Các thuộc tính của QUAY:

MaQ: mã quầy,đây là thuộc tính khóa

TenQ:Tên quầy

Trong công ty có nhiều quầy,mỗi quầy chỉ trưng bày duy nhất một hãng mặt

hàng ,ví dụ như quầy 1 trưng bày hãng nokia,còn quầy 2 trưng bày hãng Samsung…

k Thực thể HOADONLE

Là thực thể ứng với hóa đơn mua lẻ của từng khách hàng mua sản phẩm

Các thuộc tính của HOADONLE:

MaHDL: mã hóa đơn lẻ,đây là thuộc tính khóa

TenHDL:Tên hóa đơn lẻ

ngayHDL:ngày khách hàng mua mặt hàng

m Thực thể HOADONSI

Là thực thể ứng với hóa đơn mua sỉ của từng khách hàng mua sản phẩm

Các thuộc tính của HOADONSI:

MaHDS: mã hóa đơn sỉ,đây là thuộc tính khóa

TenHDL:Tên hóa đơn sỉ

ngayHDS:ngày khách hàng mua mặt hàng

Ở đây thông qua hóa đơn sỉ khách hàng mua một nhóm sản phẩm với số lượng lớn,mặt hàng này xuất trực tiếp từ quầy

n Thực thể NHANVIEN

Là thực thể ứng với nhân viên của công ty

Các thuộc tính của NHANVIEN:

MaNV: mã nhân viên,đây là thuộc tính khóa

TenNV:họ tên của nhân viên

DiaChiNV:địa chỉ của nhân viên

GioiTinh:giới tính nhân viên

DienThoaiNV:số điện thoại của nhân viên

NgaySinh:ngày sinh của nhân viên

o Thực thể CHUCVU

Là thực thể ứng với chức vụ nhân viên của công ty

Các thuộc tính của CHUCVU:

MaCV: mã chức vụ nhân viên,đây là thuộc tính khóa

TenCV:họ tên chức vụ nhân viên

p Thực thể KHACHHANG

Là thực thể ứng với khách hàng của công ty

Các thuộc tính của KHACHHANG:

MaKH: mã khách hàng,đây là thuộc tính khóa

TenKH:họ tên của khách hàng

DienThoaiKH:số điện thoại của khách hàng

EmailKH:Email của khách hàng

q Thực thể GIA

Là thực thể ứng giá từng nhóm mặt hàng của công ty,ví dụ nhóm mặt hàng N72

có giá là 4 triệu

Các thuộc tính của GIA:

MaG: mã giá,đây là thuộc tính khóa

TenG:tên giá

trigia:giá cả mặt hàng

NgayCapNhatG:ngày cập nhật lại giá của mặt hàng đó

r Thực thể BAOHANH

Là thực thể ứng sự bảo hành từng nhóm mặt hàng của công ty,ví dụ nhóm mặt

hàng N72 có thời gian bảo hành là 2 năm

Các thuộc tính của BAOHANH:

MaBH: mã bảo hành,đây là thuộc tính khóa

TGianBH:thời gian bảo hành

SoIMEI:số imei

ngaycapnhatBH:ngày cập nhật bảo hành của mặt hàng