Microsoft Word Kế hoạch quản lý chất lượng công trình xây dá»±ng Quality Control Plan QUALITY CONTROL PLAN Page 1 of 32 QUALITY CONTROL PLAN KẾ HOẠCH QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG QUALITY CONTROL.
Trang 1QUALITY CONTROL PLAN
KẾ HOẠCH QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
Trang 2QUALITY CONTROL PLAN
KẾ HOẠCH KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG
1 GENERAL / GIỚI THIỆU CHUNG
1.1 Scope / Phạm vi công việc
The scope of this document is Project Quality Management Planning which applies
to the project This Project Quality Plan applies to the quality control and quality assurance of construction management (hereinafter such bored pile construction is referred to as Works or Construction)
Phạm vi của tài liệu này là kế hoạch quản lý chất lượng được áp dụng cho Dự án Kế hoạch quản lý chất lượng dự án được sử dụng cho dự án này để bảo đảm chất lượng của thi công
1.2 Statement of Commitment to Quality and Quality Objectives
Bản cam kết về chất lượng và mục đích chất lượng
Contractor’s Quality Policy is to provide the Employer with a good quality product through the application of technically advanced designs, high quality materials, and safe work methods utilizing skilled human resources continuously monitored by a quality assurance program established to ensure conformance to the requirements, recognized specifications of contract
Chính sách chất lượng của Contractor đó là cung cấp cho chủ đầu tư những sản phẩm tốt qua việc ứng dụng công nghệ tiên tiến, vật tư chất lượng cao, biện pháp thi công an toàn cùng lao động tay nghề cao luôn được giám sát bởi hệ thống bảo đảm chất lượng để chắc chắn đáp ứng yêu cầu của chủ đầu tư cũng như thông số kỹ thuật của hợp đồng
The responsibility of every individual assigned to the project is, therefore, to ensure that the end product will equal or better the needs and requirements of the project within the stipulated time, at a competitive price
Do vậy, trách nhiệm của mỗi cá nhân được giao trong dự án này là làm sao cho khi sản phẩm hoàn thành phải bằng hoặc tốt hơn yêu cầu của dự án trong thời gian qui định, với giá cạnh tranh
It is the responsibility of all management staff to ensure that all work is performed in full compliance with the approved Quality Plans and/or Procedures and to ensure
Trang 3that work methods employed are appropriate to produce a quality product in all respects
Trách nhiệm của các nhân viên quản lý là bảo đảm rằng mọi công việc được thực thi hoàn toàn theo kế hoạch chất lượng đã được duyệt và chắc chắn các biện pháp thi công phải thích hợp cho một sản phẩm chất lượng trên mọi khía cạnh
The QA Engineer, reporting directly to the Project Manager, and the quality assurance personnel assigned to the Project will monitor the implementation of quality assurance programs by conducting regular audits and/or reviews to ensure that the work is progressing in accordance with the procedures established
Kỹ sư tư vấn chất lượng, sẽ báo cáo với Giám đốc dự án, và nhân viên quản lý chất lượng cho dự án sẽ theo dõi giám sát việc thực thi chương trình đảm bảo chất lượng bằng cách kiểm tra thường xuyên hay kiểm tra lại để chắc chắn rằng việc thi công đúng tiến độ theo trình tự được duyệt
2 QUALITY PLANNING - QUALITY SYSTEM REQUIREMENTS
NHỮNG YÊU CẦU CỦA HỆ THỐNG VÀ KẾ HOẠCH CHẤT LƯỢNG 2.1 Responsibility of Project Manager / Trách nhiệm của Giám đốc dự án
2.1.1 Project Quality Policy / Chính sách về chất lượng dự án
The Quality Policy of the Project is to meet all of the specified requirements without fail It is important to secure the quality which will earn the satisfaction
of the client In order to realize this Quality Policy, the Project Manager has established the following goal for this Project Quality Policy:
Chính sách về chất lượng của Dự án là phải đáp ứng mọi yêu cầu cụ thể mà không có sai sót nào Điều đó rất quan trọng để đảm bảo chất lượng mà làm hài lòng chủ đầu tư Để thực hiện Chính sách này, Giám đốc dự án đã xây dựng mục tiêu cho chính sách chất lượng này như sau:
This will be achieved through the: / Nó phải đạt được những điểm sau:
A Client's Satisfaction / Sự hài lòng của chủ đầu tư
B On-Time Delivery / Thời hạn bàn giao đúng tiến độ
C Zero Defects / Không hỏng lỗi
D Zero Accident / Không tai nạn 2.1.2 Organization / Tổ chức
2.1.2.1 Responsibility and Authority / Trách nhiệm và quyền hạn
The responsibility, authority and interrelation of managing personnel who initiate work affecting quality are shown in Project Organization Chart
Trang 4Trách nhiệm và quyền hạn, mối quan hệ tương quan của nhân viên quản lý, người mà có ảnh hưởng lớn tới chất lượng công trình, sẽ được thể hiện trong biểu đồ Tổ chức dự án
2.1.2.2 Resources / Nguồn nhân lực
In order to ensure that the works comply with specified requirements, the Project Manager shall allocate qualified and/or trained personnel to each position being Contractor employees and/or local staff employed in the project area The Project Manager shall purchase material resources or employ subcontractors which are required to complete the Project
Để đảm bảo công trình thi công theo đúng những yêu cầu cụ thể, Giám đốc dự án phải định rõ vị trí của nhân viên trong dự án Giám đốc dự án sẽ mua vật tư và thuê thầu phụ để hoàn thành Dự án 2.1.2.3 Quality Control Representative / Đại diện về quản lý chất lượng
Project Manager appoints the Quality Representative with the responsibilities described in Project Organization Chart in appendix
Quản lý dự án sẽ chỉ định người đại diện về chất lượng với phần trách nhiệm sẽ được thể hiện trong biểu đồ quản lý dự án trong phần phụ lục
2.2 Quality Assurance Plan Management Policies and Procedures
Những chính sách quản lý kế hoạch đảm bảo chất lượng và quy trình
The Quality Assurance Procedure detailed herein will be an integral part of each Contractor member’s Quality System and will be reviewed, revised and developed
to be a Project Outline Quality Plan/Quality Plan/Detailed Quality Plan (after award) concurrently with Project progress to reflect work performance and Quality Plan The General Quality System Procedure Flowcharts detailed in appendix, Exhibit A, hereto are consistent with the Quality System requirements of ISO and are the basis
on which other supplemental parts of this Quality Assurance Plan such as Detailed Procedures or Quality Plans of Contract Work, Sub-Contractors, Suppliers or consultants will be prepared and incorporated
Trình tự đảm bảo chất lượng chi tiết sẽ đóng một vai trò rất quan trọng trong mỗi thành viên của hệ thống chất lượng trong Contractor và sẽ được kiểm tra và bàn bạc
để đưa ra Kế hoạch quản lý chất lượng phác thảo/Kế hoạch quản lý chất lượng/ sau
đó là Kế hoạch quản lý chất lượng chi tiết đồng thời cùng với tiến độ công trình để phản ánh việc thực thi công việc và Kế hoạch quản lý chất lượng Biểu đồ thể hiện quy trình hệ thống chất lượng ở phần phụ lục, phù hợp với những yêu cầu, Hệ thống chất lượng về ISO và là cơ sở cho những hạng mục bổ xung của Kế hoạch đảm bảo chất lượng như là Quy trình chi tiết hay Kế hoạch quản lý chất lượng về công việc hợp đồng, Thầu phụ, nhà cung cấp hay tư vấn sẽ được chuẩn bị và hợp lại
Trang 5All the elements, requirements and provisions adopted by Contractor as its Quality System shall be developed into written Quality Plan and/or procedures and/or method statements and other supplementary documents (e.g inspection and test plans, acceptance signoff checklist) that support Quality Management policies and procedures
Với tất cả yếu tố trên, những yêu cầu và điều khoản được Contractor chấp thuận như hệ thống quản lý chất lượng sẽ được trình bày bằng văn bản Kế hoạch quản lý chất lượng/ hay Trình tự/ hay biện pháp thi công và các văn bản bổ xung khác (ví dụ như nghiệm thu và thí nghiệm, bản nghiêm thu ) nó sẽ hỗ trợ cho chính sách Quản
lý chất lượng và trình tự thi công
The Quality Plan expands Project and Construction Management structure and sets
a strategy to achieve its Quality System objectives
Kế hoạch quản lý chất lượng phát triển Dự án và Quản lý thi công và vạch kế hoạch
để đạt được những mục tiêu Hệ thống chất lượng
2.2.1 Organization structure activity (incorporating Quality Management)
Việc quản lý kết cấu (kết hợp với quản lý chất lượng)
2.2.2 Reporting responsibilities of the activity
Báo cáo trách nhiệm của công việc
2.2.3 Key activity responsibilities incorporating Project Management, Design
Co-ordination, Integration, review and approval, Contract Management and Construction Management;
Trách nhiệm chủ yếu là kết hợp chặt chẽ với Quản lý dự án, tọa độ thiết kế, tính toán, kiểm tra và chấp thuận, quản lý hợp đồng và quản lý thi công
2.2.4 Responsibility interfaces within an activity;
Trách nhiệm thể hiện trong công việc
2.2.5 Work/activity input and staff requirements
Công việc và nhu cầu nhân lực
2.2.6 Authorisation levels
Các cấp có thẩm quyền
2.2.7 Document registration and control of Quality Plans
Tài liệu chứng minh và Kế hoạch về quản lý chất lượng
2.2.8 Quality document registration, control and reporting of Quality records
Tài liệu chứng minh chất lượng, kiểm soát và báo cáo kết quả chất lượng
2.2.9 Internal auditing;
Trang 62.2.10 Training
Đào tạo
The Quality Plan relates to the systematic approach to activities being performed and the procedures adopted to ensure review, approval conformance and effectiveness Documented Procedures will at all times provide a consistent approach to the Quality System;
Kế hoạch quản lý chất lượng gắn liền với phương pháp có hệ thống cho công việc được thực hiện và quy trình được chấp thuận để chắc chắn hiệu quả, được chấp thuận Trình tự tài liệu luôn cung cấp cho phương pháp chính xác cho Hệ thống quản lý chất lượng
2.2.11 The Project, work or task objectives
Dự án, thi công hay mục tiêu nhiệm vụ
2.2.12 Specific allocation of responsibilities and authorities
Giao trách nhiệm cụ thể và quyền hạn
2.2.13 Specific procedures and work methods to achieve work or task objectives,
which include examination of the work and integration of design at defined stages of design product, testing, inspection, equipment testing, construction, installation and commissioning
Quy trình cụ thể và biện pháp thi công để đạt được những mục tiêu của công trình bao gồm kiểm tra công việc và sự thống nhất trong thiết kế của sản phẩm, thử nghiệm, nghiệm thu, thiết bị thí nghiệm, thi công, lắp đặt và bàn giao
2.2.14 Method for establishing, evaluating and amending procedures and Quality
Trang 7Quality System, and all elements thereof, for conformance to the requirements of the Contract, Standards, Quality Plans, Procedures, Method Statements and Work Instructions
Giám đốc dự án như đã được thể hiện trong Sơ đồ tổ chức dự án có trách nhiệm xem xét kỹ các điều kiện và trách nhiệm của hợp đồng, tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực có tay nghề cao cũng như phải bảo đảm đáp ứng đầy đủ các nhu cầu về trang thiết bị để thực hiện Dự án thành công tốt đẹp Ngoài ra, Giám đốc Dự
án phải chắc chắn các nhân viên phải được huấn luyện và thực hiện tốt các công việc thuộc phạm vi trách nhiệm của mình và còn có khả năng làm các công việc khác, mà có ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến chất lượng của Dự án, môi trường và sự an toàn của công trường.Để chắc chắn Kế hoạch quản lý chất lượng được giám sát, thực hiện đầy đủ và có hiệu quả, Giám đốc dự án sẽ bổ nhiệm Kỹ sư quản lý chất lượng giàu kinh nghiệm thực tiễn và phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về
Hệ thống chất lượng Kỹ sư quản lý chất lượng phải có đủ năng lực và quyền hạn để triển khai thực hiện và giám sát Hệ thống chất lượng Giám sát Hệ thống chất lượng bao gồm việc kiểm tra nội bộ và tất cả các yếu tố để từ đó, chỉnh sửa cho phù hợp với những yêu cầu của Hợp đồng, Tiêu chuẩn kỹ thuật, Kế hoạch quản lý chất lượng, Phương án thi công, Quy trình làm việc và các Chỉ dẫn công việc
The quality management responsibilities include, but are not limited to, the following roles, responsibilities and authorities:
Trách nhiệm quản lý chất lượng bao gồm, nhưng không giới hạn bởi, những vai trò, trách nhiệm và quyền hạn sau:
2.3.1 For Management Level 1 / Quản lý cấp 1:
Develop and maintain activity schedule by nominating responsible personnel to:
Bổ nhiệm nhân sự chịu trách nhiệm triển khai và duy trì tiến độ công việc sau:
- Achieve premised objectives
Hoàn thành mục tiêu đề ra
- Develop activities time schedules, staff, cost, time and quality
Tiến hành công việc đúng tiến độ, kinh phí, thời gian và chất lượng
- Set individual activity goals; time, cost and quality
Đặt mục tiêu, tiến độ, kinh phí và chất lượng
- Monitor activity performances
Theo dõi công việc
- Develop activity performances
Tiến hành công việc
Ensure skilled and trained personnel are available
Trang 8Đảm bảo luôn có nhân lực được đào tạo và có tay nghề
Ensure there is a safe working environment
Đảm bảo môi trường làm việc an toàn
Ensure timely activity reports are maintained
Đảm bảo luôn báo cáo công việc đúng thời gian
Ensure work objectives are met in quality, cost and time
Đảm bảo công việc đáp ứng được chất lượng, kinh phí và thời gian
Assist at all times other managers in achieving project objectives
Trợ giúp mọi lúc các quản lý khác để đạt được mục tiêu dự án
Ensure all areas of work that impact on the critical path are constantly evaluated and reported
Đảm bảo rằng tất cả khu vực thi công mà có tác động trong những thời điểm quyết định phải được kiểm tra và báo cáo thường xuyên
Develop and manage detailed procedures
Tiến hành và quản lý trình tự chi tiết 2.3.2 For Management Levels 2 and 3 / Cấp độ quản lý 2 và 3:
Ensure personnel work responsibilities and goals are defined and are achievable
Đảm bảo trách nhiệm và mục tiêu công việc của nhân viên được xác định rõ
và thực hiện được
Assist at all times other working teams and other colleagues
Luôn hỗ trợ đồng nghiệp và đội khác
Perform work activities in a timely and cost effective manner
Thực thi công việc đúng tiến độ và có hiệu quả kinh phí
Be committed to Company and Project Objectives
Luôn tận tâm với công ty và với mục tiêu của Dự án
Develop activity plans for subordinates and set achievable personal goals
Tiến hành các kế hoạch của công việc cho cấp dưới và đặt mục tiêu cho các
cá nhân,
Develop and manage “inspection test plan”
Tiến hành và quản lý “Kế hoạch thí nghiệm nghiệm thu”
Co-ordinate test and inspection program
Trang 9Kết hợp các thí nghiệm và chương trình nghiệm thu
Ensure project schedules are developed for:
Đảm bảo tiến độ cho công việc
- Work activities / Việc thi công
- Project / Dự án
Expedite interface material and services to ensure commitment support and achievement of the project objective
Đảm bảo mọi công việc và vật tư luôn hỗ trợ và đạt được mục tiêu của dự án
Develop and manage detail procedures
Tiến hành và quản lý trình tự chi tiết
Develop and manage the quality control sign off checklist (as required)
Tiến hành và quản lý biên bản quản lý chất lượng (theo yêu cầu)
Prepare, develop and report on the following types of document/data as appropriate:
Chuẩn bị tiến hành và báo cáo theo những mẫu sau:
- Daily manpower and equipment reports
Báo cáo về nhân lực và thiết bị
- Quality Records
Báo cáo chất lượng
- Certifications and reports
Các báo cáo và giấy chứng nhận
- Materials and equipment conformance records
Báo cáo về thiết bị và vật tư 2.4 Duties, Responsibilities and Authorities of Key Personnel / Nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của những nhân sự chính
2.4.1 Project Manager / Giám đốc dự án
The Project Manager shall report to the Contractor head office and is responsible in general for the overall execution and completion of the Works
in the following areas:
Giám đốc dự án sẽ báo cáo với văn phòng chính và chịu trách nhiệm chung cho toàn bộ công trinh thi công:
Trang 10- Ensuring that the Works are completed within the specified time and budget and meet all quality requirements under the Contract;
Đảm bảo rằng Công việc thi công hoàn thành trong thời gian và ngân sách cụ thể và đáp ứng mọi yêu cầu chất lượng theo hợp đồng
- Managing the day to day operation of the Works
Quản lý điều hành công việc thi công hàng ngày
- Developing resources, plant, machinery and equipment, manpower and Sub-Contractor to meet the contractual requirements
Phát triển các nguồn máy móc thiết bị, nhân lực và thầu phu để đáp ứng những yêu cầu theo hợp đồng
- Liaising with the Employer’s Representative on issues relating to the Works
Liên lạc với đại diện của chủ đầu tư về các vấn đề có liên quan tới công việc
- Ensuring timely claim and payment and cash flow
Bảo đảm việc thanh toán và chi trả đúng tiến độ
- Overseeing the implementation for the Project Quality Plan
Bao quát việc thực thi Kế hoạch quản lý chất lượng
- Attending principal meetings and any other meeting with the Employer and the Employer’s Representative
Tham dự những cuộc họp quan trọng và các cuộc họp với chủ đầu tư và đại diện chủ đầu tư
2.4.2 Site Managers (for each trade) / Các quản lý (cho từng hạng mục)
The Site Managers (for each trade) is appointed by the Project Manager as necessary to control the construction activities on Site The Site Managers (for each trade) is responsible to the Project Manager for the conduct of the Works under his control The Site Managers (for each trade) shall ensure that the standard of work is maintained at the level necessary to ensure the completed Works conform to the contract requirements A prime aspect of these supervisory activities is the maintenance of the required Quality Standards and the coordinates of the conduct of required tests and inspections in accordance with Contract and Quality Plan
Quản lý công trường là người mà giám đốc dự án giao trách nhiệm điều hành ngoài công trường Quản lý công trường (cho mỗi công việc) chịu trách nhiệm với Giám đốc dự án về công việc của mình Quản lý công trường phải đảm bảo chắc chắn, duy trì công việc theo hợp đồng
Trang 112.4.3 Quality Assurance/ Control Engineer / Tư vấn kiểm tra chất lượng
The QA Engineer has the authority and the responsibility for ensuring the effectiveness of Project Quality Assurance and Control System/Plan His duties include but are not limited to:
Tư vấn kiểm tra có quyền và trách nhiệm đảm bảo rằng hiệu quả của Kế hoạch hệ thống kiểm tra và an toàn chất lượng dự án Trách nhiệm của tư vấn bao gồm nhưng không giới hạn bởi:
- To ensure that the system is both efficient and effective in its control of the various activities of the Works
Đảm bảo hệ thống này vừa hiệu lực và hiệu quả trong việc quản lý các công việc tại công trình
- Plan and implement the internal audits for the Works
Lên kế hoạch và thực hiện việc kiểm tra nội bộ trong thi công
- Identify quality problems
Tư vấn chất lượng sẽ đóng 1 vai trò độc lập đối với đội thi công và sẽ chịu trách nhiệm cùng với đại diện chủ đầu tư, người sẽ được điều động theo yêu cầu hợp đồng và đưa nhận xét của mình về chất lượng cho chủ đầu tư
Trang 123.1 Procedure for Project Review / Quy trình kiểm tra dự án
3.1.1 Purpose / Mục đích
The purpose of this procedure is to establish how the Project Manager shall review the Project Quality System in order to verify the suitability and effectiveness of the system
Mục đích của quy trình này là thiết lập cho Giám đốc dự án một hệ thống kiểm tra chất lượng dự án để xác nhận sự phù hợp và hiệu quả của hệ thống này
3.1.2 Timing of Review / Kiểm tra tiến độ thời gian
The Project Review is supposedly to be carried out before construction Further review may be carried out for urgent purposes such as for the settlement of complaints from clients or for any other important reasons
Công việc này được chuẩn bị trước khi thi công Có thể có kiểm tra sau này được thực hiện vì mục đích gấp như phàn nàn của chủ đầu tư hay vì bất cứ lý
do quan trọng nào khác
3.1.3 Items to be reviewed / Những hạng mục được kiểm tra
The Project Manager reviews the effectiveness of the quality system in terms
of the following items, based on Evaluation Criteria for Project Review
Chủ nhiệm công trình sự hiệu quả của hệ thống chất lượng trong các phần liệt kê dưới đây, dựa trên các tiêu chuẩn đánh giá của dự án
Complaints from Client / Consultant
Các phê bình của chủ đầu tư và nhà tư vấn
Nonconformities as indicated by the internal and/or external quality audits
Tình hình thực hiện hệ thống chất lượng theo các báo cáo của bộ phận chất lượng bao gồm các hiệu chỉnh và biện pháp phòng ngừa từ lần
The status of quality policy target achievement as established in "Project Quality Policy" of the Project Quality Plan
Trang 13Tình hình hoàn thành các mục tiêu chính sách chất lượng như đã thiết lập trong “chính sách chất lượng công trình” của kế hoạch chất lượng công trình
3.1.4 Evaluation – Đánh giá
The Project Manager determines whether or not Project Quality system is continuing to be appropriate and effective, based on the proceedings of the review meeting and records his remarks in the column for the evaluation of the Project Manager The Project Manager then promptly orders corrective actions, against matters which have been found to be nonconforming
Chủ nhiệm công trình xác định hệ thống chất lượng có đang được thi hành đúng mức và hiệu quả không, dựa trên các biên bản hội họp và các ghi chú trên cột Đánh giá của chủ nhiệm công trình
3.1.5 Record – Hồ sơ
The Quality Representative of this project establishes and maintains minutes
of the Project Review Board
Bộ phận chất lượng thiết lập và duy trì các biểu mẫu kiểm tra 3.2 Procedure for Drawings, Documents and Data control / Quy trình quản lý dữ liệu, tài liệu và bản vẽ
The control of documents and data shall be in accordance with the Contract requirements Document Control Procedure shall cover all fields of document control including but not limited to the drafting, reviewing/authorizing, issuing, receiving, distributing, filing, retrieving and returning the documents related to the Contract These documents include, but not be limited to;
Việc quản lý thông tin và tài liệu sẽ phù hợp với các yêu cầu của nhà thầu Thủ tục quản lý tài liệu sẽ bao gồm, nhưng không giới hạn tới, các bản vẽ thiết kế, giấy phép, tài liệu đi và hay phân phối, tài liệu có liên quan của nhà thầu, nhưng không giới hạn tới:
- Specification – Tiêu chuẩn;
- Drawing – Bản vẽ;
- Schedules – Bản tiến độ;
- Manuals – Thông tin hướng dẫn;
- Quality Plan and Procedures – Thủ tục;
- Audit and check records – Biên bản kiểm tra ghi chép;
- Inspection and test records – Biên bản thí nghiệm và nghiệm thu;
Trang 14- Progress reports – Báo cáo tiến độ;
- Minutes and instruction – Biên bản và chỉ thị
See the basic General Procedure Flowchart of Document and Data Control
on Figures 5 in appendix for development of each specific document control procedure
Tham khảo biểu đồ tiến độ trong hình 5 của phụ lục để triển khai cho mỗi quy trình quản lý tài liệu cụ thể
a Correspondence – Thư từ
The incoming project correspondence is read by the Project Manager or delegated person who identified those responsible for action required
Thư đến phải được xem xét bởi chủ nhiệm công trình hoặc là người được
ủy nhiệm, phải nhận ra được các nhiệm vụ phải hành động
b Project Documents – Tài liệu dự án
All incoming and outgoing project documents which include correspondence, drawings, reports etc., and electronic data shall be registered Project documents which are specified as outputs are verified and approved before issue
Các tài liệu đến và đi, bao gồm: thư từ, bản vẽ, báo cáo…và các thông tin điện tử được bảo đảm Tài liệu dự án được hiểu như là sản phẩm đã được thẩm tra và chấp thuận trước khi phát hành
c Controlled Documents /Tài liệu được quản lý
Controlled Documents are available at defined locations
Tài liệu được quản lý có hiệu lực ở những nơi nhất định
All Controlled Documents are issued with the latest revisions which are identified with a coding
Tài liệu được quản lý được phát hành là phiên bản mới nhất, được nhận biết bằng các ký hiệu
A register of controlled documents shall be maintained at the archives of the Contractor’s Project Office
Danh sách những tài liệu được quản lý sẽ được lưu tại văn phòng nhà thầu
d Control References / Quản lý tài liệu tham chiếu
A register of control reference documents and material shall be maintained
Danh sách những tài liệu tham chiếu sẽ được lưu
Trang 15e Obsolete and Superseded Documents and Data / Thông tin và tài liệu quá hạn, hủy bỏ
All obsolete and superseded documents and data are identified and marked accordingly
Thông tin và tài liệu quá hạn, hủy bỏ sẽ được nhận ra và phân loại rõ ràng
f Correspondence Identification – Phân loại thư từ
The incoming and outgoing correspondence transmitted during the Contract period shall be classified according to the respective senders/receivers such as:
Toàn bộ thư từ đến và đi sẽ được phân loại theo đơn vị gửi hoặc nhận
- Employer’s Representative – Đại diện chủ đầu tư;
- Authorities – Chính quyền địa phương;
- Suppliers/Sub-Contractors – Nhà cung cấp/ nhà thầu phụ
- Designers – Đơn vị thiết kế
- Third parties/Others – Bên thứ 3
All outgoing correspondence shall be registered and given a unique registration code
Toàn bộ thư từ đi sẽ được sẽ được ghi sổ và có mã số nhất định
g Drawings – Bản vẽ
The incoming drawings and outgoing drawings shall be controlled in similar manner as stipulated for Documents above
Toàn bộ bản vẽ đến và đi sẽ được quản lý như các tài liệu nêu trên
h Filing System – Hệ thống văn thư lưu trữ
The Administration/ Procurement Manager/ Engineer shall establish and maintain a filing system as set out in Project Document Control Procedures
Các cấp quản lý, kỹ sư sẽ thiết lập và duy trì một hệ thống văn thư lưu trữ như được trình bày trong Thủ tục quản lý tài liệu dự án
i Document and Data Changes – Thay đổi thông tin và tài liệu
Changes to documents and data must be authorised Changes to documents and data must be identified on the documents and the procedure should include the recall of obsolete documents in order that they will not be used unknowingly
Trang 16Việc thay đổi thông tin và tài liệu phải được cho phép Việc thay đổi thông tin và tài liệu phải được nhận ra trên tài liệu đó và nên bao gồm cả các tài liệu cũ để bảo đảm rằng sẽ không có sự sử dụng nhầm lẫn
j Oral Communications - Giao tiếp bằng lời nói
- Telephone conversations - Giao tiếp bằng điện thoại
When the telephone is used to give or receive an instruction, such instruction shall be recorded in writing and this record shall be treated in the same way as correspondence
Khi điện thoại được sử dụng để ra hay nhận những chỉ thị, chỉ thị này
sẽ được ghi lại và có giá trị như các văn bản khác
- Information discussions – Các cuộc thảo luận
When these discussions include the giving or receipt of an instruction, the instruction shall be recorded and treated as correspondence
Khi các cuộc thảo luận bao gồm việc ra hay nhận những chỉ thị, chỉ thị này sẽ được ghi lại và có giá trị như các văn bản khác
- Meetings – Họp
Meetings shall be minuted The form and extent of the minutes and their production will be the responsibility of the chairman where the Contractor is chairing the meeting If minutes are not to
be produced by others, then any instructions or agreements reached shall be recorded and treated as correspondence
Nội dung các cuộc họp sẽ được ghi nhận Hình thức và phạm vi của các biên bản này sẽ là trách nhiệm của người chủ tọa cuộc họp nơi nhà thầu tổ chức cuộc họp đó Nếu biên bản không phải là được tạo bởi những người khác, các chỉ thị và thỏa thuận sẽ được ghi lại và có giá trị như các văn bản khác
- Records – Biên bản
The filing system of the Contractor and the partners shall be compatible and in accordance with the Document Control Procedure
Hệ thống văn thư lưu trữ của nhà thầu và cộng sự phải tương thích và phù hợp với thủ tục quản lý tài liệu
3.3 Procedure for Material procurement & Work orders - Quy trình nhập vật tư và trình
tự công việc
3.3.1 Purpose – Mục tiêu