Tập bài giảng Tin học văn phòng (Nghề: Quản trị mạng máy tính - Trình độ: Trung cấp) - Trường CĐ Xây dựng Nam Định

Tập bài giảng Tin học văn phòng cung cấp cho học sinh những kiến thức nhằm giúp học sinh có khả năng soạn thảo văn bản, lập các bảng tính, khả năng sử dụng phần mềm trình diễn Power Point và khả năng sử dụng các hàm Excel thành thạo. Nội dung tổng quát của bài giảng được biên soạn thành 10 bài, mời các bạn cùng tham khảo.

BỘ XÂY DỰNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG XÂY DỰNG NAM ĐỊNH

TÀI LIỆU GIẢNG DẠY

Nam Định, 2019

Mục lục

Tên mô đun: TIN HỌC VĂN PHÒNG

Mã mô đun: MĐ07

Thời gian thực hiện mô đun: 120 giờ; (Lý thuyết: 30 giờ; Thực hành, thí

nghiệm, thảo luận, bài tập: 85 giờ; Kiểm tra: 5 giờ; Tự học có hướng dẫn: 105 giờ)

I Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của môn học/mô đun:

- Vị trí: Mô đun được bố trí sau khi học viên học xong các môn học chung, anh văn chuyên ngành, tin học đại cương và trước các môn học, mô đun đào tạo chuyên môn nghề

- Tính chất: Là mô đun kỹ thuật cơ sở nghề bắt buộc

- Ý nghĩa và vai trò của mô đun: Nhằm giúp học sinh có khả năng soạn thảo văn bản, lập các bảng tính, khả năng sử dụng phần mềm trình diễn Power Point và khả năng sử dụng các hàm Excel thành thạo

II Mục tiêu mô đun:

+ Sử dụng phần mềm bảng tính để tạo lập, biểu diễn các kiểu dữ liệu: số, chuỗi

ký tự, thời gian, biểu đồ và lập được các bảng tính

+ Sử dụng phần mềm trình diễn (Microsoft PowerPoint hoặc trình diễn trong Open Office Draw) thiết kế các bài báo cáo, chuyên đề một cách chuyên nghiệp

- Thái độ:

+ Chủ động trong học tập và nghiên cứu

+ Có trách nhiệm trong thực hành đảm bảo an toàn cho người và phương tiện học tập

III Nội dung của môn học/mô đun:

1 Nội dung tổng quát và phân phối thời gian:

Số

TT Tên các bài trong mô đun

Thời gian

Tự học Tổng

số

Lý thuyết

Thực hành, thí nghiệm, thảo luận, bài tập

Kiểm tra

1 Bài 1: Tổng quan về phần mềm

1.1 Giới thiệu về Microsoft Word

1.2 Các thao tác căn bản trên một

tài liệu

1.3 Soạn thảo văn bản

2 Bài 2: Trình bày văn bản 25 4 20 1

3.1 Chèn bảng biểu vào văn bảng

3.2 Các thao tác trên bảng biểu

3.3 Thay đổi cấu trúc bảng biểu

9 Bài 9: Hiệu ứng và trình diễn 11 4 6 1

9.1 Tạo hiệu ứng cho đối tượng

BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM XỬ LÝ VĂN BẢN (WORD)

* Giới thiệu:

- Chương trình Microsoft Office Word 2007 là chương trình ứng dụng trong công tác soạn thảo văn bản phổ biến hiện nay Bài học này sẽ giúp người học làm quen với môi trường Word 2007

* Mục tiêu:

+ Mô tả, nhận diện được chương trình soạn thảo văn bản

+ Trình bày được các thao tác tạo mới, ghi và mở văn bản trong Word

+ Soạn thảo văn bản đúng quy tắc

+ Thực hiện thao tác trên máy an toàn

* Nội dung chính:

1.1 Giới thiệu về Microsoft Word

1.1.1 Khởi động và thoát:

- Khởi động:

+ Cách 1: Nhấp đúp vào biểu tượng trên màn hình nền

+ Cách 2: Chọn menu Start, chọn Microsoft Office, chọn Microsoft Word

- Thoát:

+ Cách 1: Nhấp biểu tượng Close trên thanh tiêu đề dfdfdf

+ Cách 2: Nhấn phím Alt + F4

+ Cách 3: Chọn nút Office, chọn Close

* Lưu ý: Khi thoát nếu bảng tính chưa được lưu lại máy sẽ xuất hiện hộp thoại hỏi có lưu bảng tính không, chọn Yes để lưu, No không lưu

1.1.2 Giao diện môi trường Word 2007:

1.2 Các thao tác căn bản trên một tài liệu

1.2.1 Tạo mới văn bản

- Cách 1: Nhấp chuột vào nút Office, chọn New

Các nút điều khiển cửa sổ

(Phóng to, thu nhỏ, phục hồi và đóng)

Trỏ soạn

cuốn dọc

(Cuốn lên, cuốn xuống xem phần văn bản bị khuất)

Thanh cuốn ngang

(Cuốn sang trái, sang phải xem phần văn bản

bị khuất)

Thanh thước kẻ ngang

(Báo hiệu lề trái, phải của trang)

Thanh công cụ tắt

(Xuất hiện khi nhấp chuột phải)

Thông báo hiện trạng

đang soạn thảo tại trang

số mấy trên tổng số trang

Xuất hiện hộp thoại (Hình 1.1) chọn Blank document, chọn Create

Hình 1.1 Hộp thoại tạo một trang văn bản trắng

mở thư mục hoặc tệp

Nhấp Open mở Nhấp Cancel

hủy lệnh

 Lưu ý: Nếu file tài liệu này chưa có tên, máy sẽ xuất hiện hộp thoại Save

Nếu đã có tên rồi máy sẽ tự động lưu với tên đã có

(Mặc định, tài liệu của Word 2007 trở lên được lưu với định dạng là docx, Word 2003 trở về trước là doc)

- Bước 2: Máy xuất hiện hộp thoại Save As (Hình 1.5) Tại đây chọn các chức

năng tương ứng rồi chọn Save

Hình 1.5 Hộp thoại lưu văn bản

Gõ tên

cho văn

bản

Nhấp Cancel hủy lệnh Nhấp Save lưu

Lưu tệp

(Nếu tệp chưa có tên, máy sẽ

mở hộp thoại Save as)

Không lưu

Hủy lệnh

1.3 Soạn thảo văn bản:

- Phía trước các dấu mở ngoặc là dấu cách, phía sau gõ sát vào từ

- Phía trước các dấu đóng ngoặc phải được viết sát vào từ, phía sau nó là dấu

cách

1.3.2 Cách gõ văn bản tiếng việt kiểu Telex:

z Xoá dấu đã đặt Ví dụ: toansz = toan ] Gõ nhanh chữ ơ

w Dấu trăng trong chữ ă,

Dấu móc trong các chữ ư, ơ

W đơn lẻ tự động chuyển thành chữ ư

gõ tiếng việt, chữ E để gõ tiếng anh

* Cấu hình cho Unikey để gõ tiếng việt:

Câu hỏi ôn tập lý thuyết:

Nêu các cách khởi động và thoát khỏi chương trình Microsoft Word?

Kể tên một số thành phần cơ bản trong môi trường làm việc của Microsoft Word? Nêu ý nghĩa của việc sử dụng thanh công cụ trong soạn thảo?

Trình bày cách lưu văn bản, mở văn bản và sao chép văn bản?

Bài tập thực hành:

Yêu cầu nhập văn bản theo nguyên mẫu (Nhập đúng quy tắc)

2 Lưu văn bản với tên là Vanban1.docx vào đường dẫn

D:\Bai_tap_thuc_hanh

3 Đổi tên Vanban1.docx thành Vanban1_[họ và tên anh(chị)].docx

Bài tập thực hành số 1

BÀI 2: TRÌNH BÀY VĂN BẢN

* Giới thiệu:

- Sau khi nhập văn bản xong, để có được một văn bản đẹp theo ý bao gồm cả khung chữ, hình, hay bảng biểu thì đó chính là chức năng căn chỉnh, định văn cho một văn bản Đây là chức năng quan trọng trong kỹ năng trình bày văn bản

* Mục tiêu:

+ Thực hiện được các thao tác định dạng văn bản trong Word (căn chỉnh phông chữ, căn chỉnh đoạn, chèn các đối tượng và các hiệu ứng đặc biệt vào văn bản) + Định dạng được một văn bản đúng yêu cầu

+ Sử dụng được lệnh trên thanh công cụ hoặc trong hộp thoại

+ Thực hiện các thao tác an toàn với máy tính

* Nội dung bài:

2.1 Định dạng văn bản

2.1.1 Chọn khối và thao tác trên khối:

a) Chọn khối

- Cách 1: Nhấp chuột từ điểm đầu đến điểm cuối của văn bản cần chọn

- Cách 2: Nhấp chuột để đặt con trỏ soạn thảo ở điểm đầu, giữ phím Shift và nhắp chuột ở điểm cuối của đoạn văn bản cần chọn

- Cách 3: Đặt con trỏ soạn thảo ở điểm đầu, giữ phím Shift và gõ các phím mũi tên thích hợp hoặc phím Home, End để di chuyển con trỏ soạn thảo đến điểm cuối của đoạn văn bản cần chọn

* Lưu ý: + Chọn cả văn bản, nhấn tổ hợp phím Ctl+A

+ Sau khi lựa chọn xong, khối được chọn sẽ đổi màu

+ Bỏ chọn khối: Nhấp một trong 4 phím mũi tên     hoặc nhấp chuột tại vị trí bất kỳ trong văn bản

b) Các thao tác với khối:

- Sao chép, di chuyển khối:

Copy Ctrl + C Chép đoạn văn bản đã chọn vào bộ nhớ

Clip-board

Dán đoạn văn bản có trong Clipboard vào vị trí con trỏ soạn thảo

- Xóa khối: Chọn khối văn bản cần xóa, nhấn phím Delete trên bàn phím

- Hủy bỏ hoặc gọi lại lệnh vừa làm:

tượng

Phím tương

Undo Ctrl + Z Khôi phục lại lệnh trước đó

Redo Ctrl + Y Lặp lại lệnh trước đó

2.1.2 Định dạng font chữ:

- Bước 1: Chọn khối văn bản muốn định dạng

- Bước 2:

+ Cách 1: Nhấp chọn nút lệnh tương ứng trên thẻ Home, nhóm Font

+ Cách 2: Nhấp chuột phải tại vùng chọn, chọn nút Font

 Xuất hiện hộp thoại (Hình 2.1):

Hình 2.1: Hộp thoại định dạng phông chữ

2.1.3 Định dạng đoạn văn bản:

a) Định dạng lề và khoảng cách dòng của đoạn:

- Bước 1: Chọn đoạn văn bản cần định dạng

- Bước 2: Chọn thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn chọn nút tương ứng:

Tại nút Line Spacing , nhấp chọn Line spacing Options hoặc nhấp

chọn nút của nhóm Paragraph, xuất hiện hộp thoại (Hình 2.2)

Căn trái Căn giữa Căn phải Căn đều 2 lề Chọn khoảng

cách dòng và đoạn theo ý

Chọn font chữ

Chọn kiểu chữ Chọn cỡ chữ

Chọn kiểu gạch chân chữ

Hình 2.2: Hộp thoại định dạng đoạn văn bản b) Định dạng thụt lề của đoạn trên thanh thước ngang:

- Bước 1: Chọn đoạn mà ta muốn định dạng

- Bước 2: Nhấp rê chuột tại các nút tương ứng sau:

2.1.4 Định dạng văn bản dạng cột

- Bước 1: Nhập văn bản, nhập xong nhấn Enter để con trỏ xuống hàng tạo một

khoảng trắng

- Bước 2: Bôi đen nội dung cần chia cột (không bôi đen dòng trắng ở trên và

phía dưới), tại thẻ Page Layout, nhóm Page Setup chọn nút Columns , xuất hiện các mẫu cột do Word mặc nhiên ấn định (Hình 2.3)

First line (dòng đầu của đoạn so với lề trái)

Left Indent (cả đoạn so với lề trái) Hanging Indent (các dòng còn lại của đoạn trừ

dòng đầu so với lề trái)

Right Indent (cả đoạn so với lề phải)

Hình 2.3: Các mẫu cột có sẵn của máy

Muốn định dạng cột phức tạp hơn, nhấp nút More Columns xuất hiện hộp thoại

(Hình 2.4):

+ Khung Presets: Nhấp chọn các mẫu chia cột theo ý

+ Muốn chia số cột lớn hơn 3, tại khung Number of Columns: chọn số cột cần chia

+ Line Between: Tích chọn, xuất hiện đường kẻ giữa các cột

+ Width and Spacing: Điều chỉnh độ rộng và khoảng cách giữa các cột

+ Equal column width: Tích chọn, để các cột có độ rộng bằng nhau

Hình 2.4: Hộp thoại Column

2.1.5 Định dạng phím Tab:

Chọn tab bằng cách lần lượt nhấn vào ô tab selector – là ô giao nhau giữa thước dọc và thước ngang (ở góc trên bên trái trang tài liệu) cho đến khi chọn được kiểu tab mong muốn

Left Tab: Tab căn thẳng trái Đoạn văn bản sẽ căn thẳng trái tại vị trí đặt tab Center Tab: Tab căn giữa Đoạn văn bản sẽ nằm giữa vị trí đặt tab

Right Tab: Tab căn phải Đoạn văn bản sẽ căn thẳng phải kể từ vị trí đặt tab Decimal Tab: Tab căn thẳng theo dấu chấm thập phân của số

Bar Tab: Chèn một thanh thẳng đứng tại vị trí đặt tab

Ví dụ:

* Cách làm:

Tại vị trí văn bản cần căn chỉnh, nhấn phím Tab trên bàn phím một lần, sau đó

gõ nội dung Ví dụ với mẫu văn bản trên ta gõ như sau:

Tab  Hồ Thị Lan Tab  18 Tab  Nha Trang Tab  6.25 Enter

Tương tự gõ như vậy tại các dòng tiếp theo Kết thúc nhập dữ liệu, bôi đen toàn

bộ nội dung, nhấp chọn nút Tab tương ứng, nhấp chuột đặt nút Tab tại vị trí theo ý trên thanh thước kẻ ngang

* Gỡ bỏ nút Tab: Đưa trỏ chuột chỉ vào nút Tab cần gỡ bỏ trên thanh thước kẻ

ngang, nhấp rê kéo nút Tab ra khỏi thanh thước ngang rồi thả chuột

2.1.6 Định dạng Bullet:

Tự động chèn các ký tự đặc biệt tại đầu mỗi đoạn Cách làm như sau:

Nút định dạng Dóng trái cột Dóng phải Canh giữa

Dóng theo dấu phân cách thập phân Kích chọn đến khi xuất hiện loại Tab cần dùng

Chọn thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấp chọn nút Bullet => xuất hiện danh sách các lựa chọn (Hình 2.5), nếu muốn chọn các biểu tượng khác nhấp chọn nút

Define New Bullet => xuất hiện hộp thoại (Hình 2.6), chọn Symbol, chọn ký tự

đặc biệt theo ý

Hình 2.5: Các nút Bullet hay dùng Hình 2.6: Hộp thoại định dạng nút Bullet mới

2.1.7 Định dạng Numbering:

Tự động chèn các số, chữ tại đầu mỗi đoạn Cách làm như sau:

- Bước 1: Đánh dấu các đoạn cần định dạng

- Bước 2: Chọn thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấp chọn nút Numbering

=> xuất hiện danh sách các lựa chọn (Hình 2.7 ), nếu muốn định nghĩa lại số thứ tự

cần chèn, chọn Define New Number format => xuất hiện hộp thoại (Hình 2.8)

Nhấp nếu chọn hình khác

Hình 2.7: Các dạng numbering Hình 2.8: Hộp thoại định dạng numbering

có sẵn

2.1.8 Tạo chữ hoa thụt cấp (Drop Cap)

- Bước 1: Đánh dấu chữ cần tạo

- Bước 2: Chọn thẻ Insert, nhóm Text, chọn lệnh Drop Cap => xuất

Khoảng cách của chữ hoa thụt

cấp với văn bản phía trong

Chọn chiều cao chữ

Chọn phông chữ

 Lưu ý: Đối với văn bản vừa trình bày chia cột, vừa có tạo chữ Drop Cap:

+ Tạo: Chia cột trước, tạo chữ Drop sau

+ Hủy: Hủy chữ Drop Cap trước, hủy chia cột sau

2.2 Chèn các đối tượng vào văn bản

2.2.1 Vẽ trong Word (Drawing)

2.2.1.1 Vẽ hình

- Bước 1: Chọn thẻ Insert, nhóm IIlustrations, chọn nút Shapes

xuất hiện các lựa chọn (Hình 2.12)

- Bước 2: Chọn biểu tượng cần vẽ, đưa trỏ chuột đến vị trí thích hợp, sau đó nhấp rê chuột để thực hiện vẽ hình

 Lưu ý: Để vẽ được hình vuông, hình tròn hoặc đường thẳng, trong khi vẽ các

hình tương ứng nhấn giữ phím Shift

Hình 2.12 Các biểu tượng hình vẽ 2.2.1.2 Di chuyển và thay đổi kích thước hình:

- Bước 1: Chọn hình như sau: Nếu chỉ chọn một hình nhấp chuột vào hình cần chọn, nếu chọn nhiều hình giữ phím Shift và nhấp chuột vào các hình muốn chọn

Hoặc nhấp chọn biểu tượng Select Object trong thẻ Home rồi nhấp rê chuột bao quanh các hình cần chọn kể cả các hình ẩn phía dưới

- Bước 2:

+ Di chuyển hình: Nhấp rê chuột hình mũi tên tại hình đến vị trí mới

+ Thay đổi kích thước hình: Nhấp rê chuột hình mũi tên hai chiều tại một trong các nút xung quanh hình

+ Xoay hình: Nhấp rê chuột hình mũi tên xoay chiều tại nút màu xanh phía trên hình

Ví dụ:

2.2.1.3 Xóa hình:

Chọn hình cần xoá, nhấn phím Delete

2.2.2 Soạn thảo Text Box

Tại hộp thoại hình 2.12, nhấp biểu tượng Text Box , hoặc nhấp nút

trong thẻ Insert rồi nhấp rê chuột để vẽ hình trong văn bản

Muốn nhập nội dung vào đối tượng hình vẽ đã có sẵn, nhấp chuột phải tại đối

tượng hình vẽ, chọn Add text để nhập nội dung

Thay đổi hướng, dạng hình

Xin chào

* Ví dụ:

2.2.3 Chèn ký tự đặc biệt (Symbol):

- Đưa con trỏ nhập đến vị trí thích hợp Chọn thẻ Insert, nhóm Symbol, nhấp

chọn , nhấp chọn ký tự có sẵn hoặc chọn More Symbol , xuất hiện hộp thoại (Hình 2.13)

Hình 2.13 Hộp thoại chèn ký tự đặc biệt

+ Khung Font: Chọn phông chữ chứa nhóm ký tự cần chèn

+ Nhấn chọn ký tự cần chèn rồi chọn Insert

2.2.4 Chèn chữ nghệ thuật:

Đưa con trỏ nhập đến vị trí thích hợp Chọn thẻ Insert, nhóm Text Box, nhấp

chọn , tại đây nhấp chọn mẫu chữ nghệ thuật theo ý, xuất hiện hộp thoại (Hình 2.14), gõ nội dung cần tạo, khung Font chọn phông chữ, kết thúc chọn OK

Hình trụ Hình hộp

chữ nhật

Mũi tên

Hình 2.14 Hộp thoại gõ nội dung cần tạo chữ nghệ thuật

* Ví dụ:

2.3 Các hiệu ứng đặc biệt:

2.3.1 Tạo nhóm và gỡ bỏ nhóm:

- Bước 1: Chọn các đối tượng cần tạo nhóm hoặc gỡ bỏ chức năng nhóm

- Bước 2: Chọn thẻ Format, nhóm Arrange, chọn nút => chọn Group

để nhóm nhiều đối tượng thành một đối tượng, chọn Ungroup để gỡ bỏ nhóm 2.3.2 Định dạng khung, màu và lớp cho đối tượng

- Cách 1: Nhấp chọn đối tượng, chọn thẻ Fomat, xuất hiện thanh công cụ (Hình 2.15) tại đây có các lựa chọn như sau:

Hình 2.15 Thanh công cụ Format

+ Shape Fill: Chọn màu nền

+ Shape Outline: Chọn màu khung viền

+ Change Shape: Đổi dạng hình

+ Shadow Effects: Chọn bóng đổ cho hình

+ 3-D Effects: Chọn dạng hình 3D theo ý

+ Position: Chọn vị trí của đối tượng trên trang văn bản

+ Bring to Front: Chọn cách hiện thị của đối tượng lên phía trước các đối tượng khác hoặc văn bản

+ Send to Back: Chọn cách hiện thị của đối tượng ra phía sau các đối tượng khác hoặc văn bản

+ Text Wrapping: Chọn dạng hiện thị của đối tượng trên văn bản

+ Rotate: Xoay (lật) đối tượng

- Cách 2:

+ Bước 1: Nhấp chuột phải tại đối tượng cần định dạng, chọn Format Text Box

… hoặc Format AutoShape… xuất hiện hộp thoại (Hình 2.16)

Hình 2.16 Hộp thoại định dạng cho Text Box và các đối tượng

+ Bước 2: Nhấp chọn các thẻ định dạng tương ứng sau:

 Thẻ Colors and Lines : Chọn dạng nền (Fill) và dạng khung (Line)

 Thẻ Size: Chọn kích thước (Height-cao, Width-rộng, Rotate-góc quay)

 Thẻ Layout: Chọn dạng hiện thị của đối tượng trên văn bản (Hình 2.17)

Hình 2.17 Định dạng theo lớp của đối tượng trên văn bản

2.3.3 Nhập công thức toán học (Microsoft Equation):

* Ví dụ:

- Đưa con trỏ nhập đến vị trí thích hợp Chọn thẻ Insert, nhóm Symbol, nhấp chọn , chọn Insert New Equation… xuất hiện thanh công cụ (Hình 2.17)

Hình 2.17 Thanh công cụ soạn thảo biểu thức toán học

- Nhấp chuột chọn các ký hiệu toán học cần dùng trên thanh công cụ Equation

để đưa nó vào biểu thức toán học cần tạo

- Nhấp chuột vào vị trí bất kỳ ngoài khung Equation để chấm dứt việc tạo biểu

thức toán học và trở về màn hình soạn thảo văn bản thông thường

Câu hỏi ôn tập lý thuyết:

Trình bày cách căn chỉnh định dạng phông chữ, định dạng đoạn văn bản?

Kể tên một số thao tác cơ bản có thể định dạng tự động cho văn bản?

Trong quá trình soạn thảo văn bản, người ta có thể chèn những đối tượng nào vào văn bản?

Liệt kê các hiệu ứng cơ bản trong văn bản?

Bài tập thực hành:

Căn chỉnh, định dạng bài tập thực hành số 1 theo mẫu

Nhập, căn chỉnh, định dạng bài tập thực hành số 2

Thực hành chèn các đối tượng vào văn bản theo bài thực hành số 3, 4

1 Tạo các hiệu ứng theo bài tập thực hành số 5

BÀI 3: XỬ LÝ BẢNG BIỂU

* Giới thiệu:

Trong quá trình soạn thảo văn bản, bảng biểu luôn có trong nhiều mẫu văn bản

Vì vậy các kỹ năng về bảng biểu cũng hết sức quan trọng Bài này giúp người học biết cách tạo các bảng biểu

* Mục tiêu bài:

+ Thực hiện được các thao tác tạo, định dạng bảng biểu

+ Nhập, căn chỉnh được dữ liệu trên bảng biểu

+ Sử dụng được lệnh trên thanh công cụ hoặc trong hộp thoại

+ Thực hiện các thao tác an toàn với máy tính

* Nội dung bài:

3.1 Chèn bảng biểu vào văn bản

Chọn thẻ Insert, chọn nút , xuất hiện các lựa chọn (Hình 3.1)

Hình 3.1 Chèn bảng biểu trong văn bản

+ Cách 1: Nhấp rê chuột trên các ô vuông chọn số dòng, số cột theo ý

+ Cách 2: Nhấp chọn nút Insert Table xuất hiện hộp thoại (Hình 3.2) nhập

vào số dòng, số cột cần chèn

Hình 3.2 Hộp thoại Insert Table

3.2 Các thao tác trên bảng biểu (Table)

3.2.1 Thay đổi kích thước cột, dòng:

- Cách 1: Nhấp rê chuột hình mũi tên 2 chiều tại cạnh phải cột hoặc cạnh dưới dòng

- Cách 2: Đánh dấu các dòng hoặc cột cần thay đổi kích thước, chọn thẻ Layout, nhóm Cell Size

3.2.2 Nhập ô, chia ô:

- Nhập ô: Đánh dấu các ô cần nhập, sau đó chọn thẻ Layout, nhóm Merge, chọn

- Chia ô: Đánh dấu các ô cần chia, sau đó chọn thẻ Layout, nhóm Merge, chọn

nút => xuất hiện hộp thoại

Nhập số cột Nhập số dòng

3.2.3 Chèn thêm ô, cột, dòng:

- Bước 1: Đánh dấu vị trí khối ô, cột hoặc dòng cần chèn

- Bước 2: Chọn thẻ Layout, nhóm Row & Column, nhấp chọn các nút tương

ứng sau:

Hình 3.3 Hộp thoại Insert Cell (chèn ô)

3.2.3 Xóa ô, cột, dòng:

- Bước 1: Đánh dấu vị trí khối ô, cột hoặc dòng cần xóa

- Bước 2: Chọn thẻ Layout, nhóm Row & Column, nhấp chọn nút

Xuất liện các lựa chọn:

Số cột cần chia

Số dòng cần chia

Nhập các ô đánh dấu thành 1 ô trước khi chia

Chèn thêm dòng vào

phía trên vị trí bôi đen

Chèn thêm dòng vào phía dưới vị trí bôi đen

Chèn thêm cột vào bên trái vị trí bôi đen

Chèn thêm cột vào bên phải vị trí bôi đen Xuất hiện hộp thoại Chèn ô (hình 3.3)

Chèn thêm ô vào vị trí bôi đen

dữ liệu sẽ bị đẩy sang phải

Chèn thêm ô vào vị trí bôi đen

dữ liệu sẽ bị đẩy xuống dưới

Chèn thêm dòng vào phía trên vị trí bôi đen

Chèn thêm cột vào bên trái vị trí bôi đen

Hình 3.4 Hộp thoại Delete Cells (xóa ô)

3.2.4 Tạo tiêu đề cho bảng

- Bước 1: Chọn các hàng muốn tạo tiêu đề

- Bước 2: Chọn thẻ Layout, nhóm Data, chọn nút Repeat Header Rows

* Lưu ý: Để xóa bỏ việc tạo tiêu đề cho bảng, ta chọn bảng, chọn thẻ Layout, nhóm Data, chọn nút Repeat Header Rows

3.2.5 Sắp xếp dữ liệu trên một bảng (Sort)

- Bước 1: Chọn khối dữ liệu cần sắp xếp

- Bước 2: Chọn thẻ Layout, nhóm Data, chọn nút Sort xuất hiện hộp thoại (Hình 3.5)

Hình 3.5 Hộp thoại sắp xếp dữ liệu

Type: Chọn sắp xếp theo kiểu dữ liệu nào Kiểu ký tự (Text), kiểu số (Number),

kiểu ngày (Date)

3.2.6 Vẽ bảng (Draw Table)

- Đưa con trỏ đến vị trí cần vẽ bảng

Xóa ô bôi đen dữ liệu

bên phải tràn về

Xóa ô bôi đen dữ liệu

phía dưới tràn lên

Xóa dòng chứa ô bôi đen

Xóa cột chứa ô bôi đen

Sắp xếp tăng dần Sắp xếp giảm dần

- Nhắp biểu tượng Draw Table trên thanh công cụ Table and Borders Sau

đó nhấn giữ phím trái và rê chuột để tạo bảng và các hàng, các cột cho bảng

* Lưu ý: Muốn xóa các hàng, các cột và toàn bảng, nhắp biểu tượng

Erase trên thanh công cụ Table and Borders và chọn đối tượng cần xóa trong bảng 3.2.7 Tách bảng (Split Table)

- Đưa con trỏ nhập vào ô muốn tách bảng

- Chọn thẻ Layout, nhóm Merge, chọn nút Split Table

3.3 Thay đổi cấu trúc bảng biểu:

3.3.1 Chuyển dạng văn bản vào bảng (Convert Text to Table)

- Chọn vùng văn bản muốn chuyển vào bảng

- Chọn thẻ Insert, chọn nút , chọn Convert Text to Table, xuất hiện hội

+ Fixed column width: Nhập chiều rộng cho các cột

+ AutoFit to contents: Tự động điều chỉnh độ rộng của cột theo nội dung

+ AutoFit to window: Tự động điều chỉnh theo chế độ cửa sổ

Nhấp chuột nút OK để chấp nhận chuyển văn bản vào bảng với thông số vừa

xác định

+ Khung Separate text at: Lựa chọn dạng phân cách giữa từng phần văn bản để

đưa vào từng cột theo từng mục (Paragaph: phân cách theo đoạn; Tab: phân cách theo phím Tab; Commas: phân cách theo dấu phẩy), riêng mục Other có thể gõ vào

ký tự phân cách bất kỳ

3.3.2 Chuyển đổi bảng thành văn bản

- Bôi đen toàn bộ bảng cần chuyển thành văn bản

- Chọn thẻ Layout, nhóm Data, chọn nút xuất hiện hộp thoại (Hình 3.7) Tại đây, lựa chọn dạng phân cách giữa từng phần của cột khi chuyển sang văn bản theo từng mục (Paragaph marks: phân cách theo đoạn; Tabs: phân cách theo phím Tab; Commas: phân cách theo dấu phẩy), riêng mục Other có thể gõ vào ký tự phân cách bất kỳ

Hình 3.7 Hộp thoại chuyển bảng sang dạng văn bản

Câu hỏi ôn tập lý thuyết:

1 Trình bày các bước tạo bảng biểu?

2 Cố định tiêu đề cho bảng biểu khi nào, cách thực hiện cố định tiêu đề cho bảng biểu?

3 Cách chuyển đổi từ dạng văn bản sang bảng biểu và ngược lại?

Bài tập thực hành:

1 Tạo bảng biểu theo mẫu bài tập số 6

2 Căn chỉnh, định dạng bảng biểu theo mẫu

3 Luyện tập các thao tác chèn ô, cột dòng và xóa ô, cột, dòng

4 Nhập, căn chỉnh định dạng hoàn thiện bảng biểu theo mẫu bài tập số 7

BÀI 4: BẢO MẬT VÀ IN ẤN

* Giới thiệu:

Sau khi nhập, căn chỉnh hoàn thiện văn bản xong trước khi in ra, ta cần xem lại tổng thể văn bản và hiệu chỉnh cân đối, hài hòa và phù hợp Đồng thời để an toàn cho văn bản chúng ta có thể đặt mật khẩu để bảo vệ văn bản không cho mở hoặc không cho sửa Ngoài ra thao tác trộn văn bản hay còn gọi là trộn thư đây là thao tác thuận tiện khi in các văn bản giống nhau và có danh sách sẵn dạng như giấy mời, Bài học này sẽ giúp hoàn học sinh thực hiện các thao tác trên

* Mục tiêu bài học:

- Thực hiện được thao tác tạo mật khẩu cho văn bản

- Chọn lựa chế độ và hiệu chỉnh văn bản trước khi in ấn

- Thực hiện được các thao tác trộn văn bản

- Thực hiện các thao tác an toàn với máy tính

4.1 Bảo mật:

- Bước 1: Mở văn bản cần đặt bảo mật

- Bước 2: Mở hộp thoại Save as, bằng cách chọn nút Office , chọn Save as

(hoặc nhấn phím F12), xuất hiện hộp thoại Save as, tại đây nhấp chọn nút Tools cạnh nút Save

Chọn General Options, xuất hiện hộp thoại (Hình 4.1), tại đây có 2 lựa chọn:

+ Password to open: Đặt mật khẩu mở văn bản

+ Password to modify: Đặt mật khẩu sửa văn bản (Ở chế độ này, khi mở nếu

không nhập vào mật khẩu người dùng chỉ có thể xem văn bản mà không được phép xóa, sửa)

* Lưu ý: Thông thường chỉ chọn một trong 2 chức năng đặt mật khẩu ở trên

Khi gõ một trong hai mật khẩu ở khung trên, chọn OK, máy xuất hiện hộp thoại (Hình 4.2) yêu cầu nhắc lại mật khẩu đã đặt, kết thúc chọn OK

Hình 4.1 Hộp thoại bảo vệ văn bản

Hình 4.2 Yêu cầu nhắc lại mật khẩu đã đặt

* Xóa bỏ mật khẩu đã đặt cho văn bản: Chọn lại bước 1 và bước 2 ở trên, tại

hộp thoại (Hình 4.1), nhấp chuột vào khung Password to open hoặc Password to modify tương ứng rồi xóa bỏ các dấu chấm trong ô đó đi, chọn OK

4.2 In ấn:

4.2.1 Định dạng trang (Page Setup):

- Nhấp chọn thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, có các lựa chọn sau:

- Để xuất hiện hộp thoại định dạng trang (Hình 4.3), nhấp nút Margins, chọn Customs margins… hoặc nhấp chọn nút mở hộp thoại

+ Thẻ Margins: Cài đặt lề, hướng giấy (Hình 4.3)

+ Thẻ Pages: Chọn khổ giấy, kích thước giấy (Hình 4.4)

Độ rộng

giấy

Chiều cao

giấy

4.2.2 Xem văn bản trước khi in (Print Preview):

Cách làm như sau: Nhấp chọn nút Office, chọn Print, chọn Print Preview

(Hình 4.5)

Hình 4.5 Chọn xem văn bản trước khi in

Chọn xong máy xuất hiện màn hình cho xem văn bản giống như khi in ra giấy

Trên màn hình này có thanh công cụ Print Preview (Hình 4.6) cho phép hiệu

chỉnh lại lề, khổ giấy lần nữa trước khi in

Hình 4.6 Thanh công cụ Print Preview

lề

Hướng giấy

Chọn tỷ

lệ xem v.bản

Chọn số trang xem trên màn hình

Ẩn, hiện thanh thước kẻ

Chuyển xem trang tiếp theo

Đóng chế độ xem

Chuyển xem trang phía trước

Chế độ xem hoặc sửa văn bản

Xuất hiện hộp thoại chọn khổ giấy