Chuyên đề 5 vận dụng khoa học tổ chức trong xây dựng đảng

24 Chuyên đề 5 VẬN DỤNG KHOA HỌC TỔ CHỨC TRONG CÔNG TÁC XÂY DỰNG ĐẢNG (5 tiết) 1 VẬN DỤNG KHOA HỌC TỔ CHỨC TRONG ĐỔI MỚI, KIỆN TOÀN TỔ CHỨC, BỘ MÁY CỦA ĐẢNG VÀ HỆ THỐNG CHÍNH TRỊ 1 1 Phải nắm vững và.

Chuyên đề 5: VẬN DỤNG KHOA HỌC TỔ CHỨC TRONG CÔNG TÁC

XÂY DỰNG ĐẢNG (5 tiết)

1 VẬN DỤNG KHOA HỌC TỔ CHỨC TRONG ĐỔI MỚI, KIỆN TOÀN

TỔ CHỨC, BỘ MÁY CỦA ĐẢNG VÀ HỆ THỐNG CHÍNH TRỊ.

1.1 Phải nắm vững và vận dụng các quy luật của tổ chức

Sự hình thành, vận động, phát triển của tổ chức nói chung, tổ chức đảng nóiriêng do những quy luật quy định Từ nhận thức về các quy luật vận động của tổchức, trong việc xây dựng tổ chức Đảng cần chú ý:

(1) Đối với quy luật mục tiêu rõ ràng

Việc đầu tiên khi thành lập tổ chức là phải xác định rõ mục tiêu của tổ chức.Khi xác định mục tiêu của tổ chức cần xác định rõ mục tiêu chiến lược, cơ bản, cốđịnh, chủ yếu và mục tiêu trước mắt, cụ thể, biến động, thứ yếu để kiên định mụctiêu chiến lợc, tập trung lực lượng vào mục tiêu cơ bản, chủ yếu Mục tiêu chiến l-ược được xem là đường lối phát triển chung trong một thời gian dài Để thực hiệnmục tiêu chiến lược, người ta thường phân chia ra các giai đoạn dài ngắn khác nhau

và xác định mục tiêu của từng giai đoạn đó, gọi là mục tiêu cụ thể Như vậy, mụctiêu cụ thể là mục tiêu cần đạt được trong từng giai đoạn Trong hệ thống tổ chức,mục tiêu của hệ thống là mục tiêu chiến lược, còn mục tiêu của các đơn vị trong tổchức là mục tiêu cụ thể của hệ thống lớn Hiệu quả của tổ chức bắt đầu từ việc xácđịnh mục tiêu chiến lược và mục tiêu cụ thể, cũng như mục tiêu của hệ thống vàmục tiêu của các tổ chức hợp thành

Xác định mục tiêu là công việc khó khăn, phức tạp, đòi hỏi người lãnh đạo tổchức phải:

- Tổng kết thực tiễn, rút kinh nghiệm lịch sử và dự báo chính xác tương lai để cóthể xác định mục tiêu được đúng đắn

- Phải hiểu sâu sắc mục tiêu của hệ thống để xác định mục tiêu của tổ chức mìnhcho phù hợp với mục tiêu của hệ thống

- Số lượng mục tiêu càng ít càng tốt Tổ chức có nhiều mục tiêu thường đạt hiệuquả kém Tổ chức cơ sở chỉ nên có không quá 3 mục tiêu Khi xác định mục tiêu,nên xác định cây mục tiêu và phải lựa chọn được mục tiêu u tiên

Để tránh phạm sai lầm trong xác định mục tiêu, cần lưu ý:

- Không đặt mục tiêu cao hơn khả năng của tổ chức (và cá nhân): Khi xác định

mục tiêu phải rất chú ý tính khả thi của mục tiêu Những nghiên cứu về tổ chức đãphát hiện ra rằng những tổ chức và cá nhân có thành tích cao thường do đặt ranhững mục tiêu vừa mức khó khăn nhưng có thể nắm bắt và điều khiển được Vừamức khó khăn nghĩa là đòi hỏi tổ chức, hoặc cá nhân đó phải hoạt động rất căngthẳng mới hoàn thành được mục tiêu

- Không nhầm lẫn mục tiêu và phương tiện, xem phương tiện là mục tiêu Tổ

chức là phương tiện đạt mục tiêu nhưng do không nhận thức đầy đủ về vai trò của tổchức nên có người đã lầm lẫn coi tổ chức là mục tiêu Trong quá trình hợp tác hoánông nghiệp trớc đây, có nơi xem tỷ lệ nông dân vào hợp tác và số lượng hợp tác xãđược thành lập là mục tiêu chứ không phải hợp tác xã là công cụ để đạt được năngsuất và hiệu quả trong nông nghiệp cao hơn so với cá thể

Tuân thủ quy luật này đòi hỏi khi đã xác định được mục tiêu, phải hình thành tổchức để thực hiện mục tiêu đó Nếu tổ chức hoạt động đạt được mục tiêu, như vậy

là thành công Ngược lại, không đạt mục tiêu là tổ chức không thành công

Tuy nhiên, tổ chức có thể đạt mục tiêu, được coi là thành công nhng lại không

có hiệu quả, hoặc hiệu quả thấp Ví dụ, khi đặt ra mục tiêu làm ra được chiếc ôtô,nhà máy làm được, đó là thành công Nhưng nếu giá thành cao quá, bán đắt hơn ôtônước ngoài thì đó là thành công nhưng không hiệu quả, hoặc hiệu quả thấp Vì vậy,khi thiết kế tổ chức, phải bảo đảm khi vận hành tổ chức để thực hiện mục tiêu thìđồng thời phải bảo đảm tính hiệu quả

Để xác định hiệu quả của tổ chức, phải xác định được ba yếu tố: yếu tố đầu vào;yếu tố quản lý vận hành và yếu tố kết quả của tổ chức Sự chênh lệch chi phí giữayếu tố kết quả và yếu tố đầu vào là hiệu quả của tổ chức Hiệu quả của các tổ chứckinh doanh được tính bằng tiền, còn hiệu quả của các tổ chức sự nghiệp tính bằngchất lượng thực hiện công việc được giao

(2) Đối với quy luật hệ thống

Trong hệ thống lãnh đạo, quản lý, sự phân công trong hệ thống đồng cấp càng rõràng thì hiệu quả quản lý càng cao Phân công và quy định rõ quyền hạn trách nhiệmcủa các cấp trong hệ thống còn cần thiết hơn Điều này sẽ quyết định hệ thống hoạtđộng bình thường hay rối loạn Nếu không quy định rõ thì sẽ xảy ra hiện tượng cấp d-ưới thì lạm quyền, cấp trên thì bao biện Trong hệ thống, khi xảy ra hiện tượng rối loạn

chức năng thì phần lớn là do hiện tượng “vừa đá bóng, vừa thổi còi”, người ra quyếtđịnh lại đồng thời là ngời thực hiện quyết định Để khắc phục tình trạng trên cần thựchiện không để người lãnh đạo hệ thống lại kiêm lãnh đạo tổ chức cấu thành hoặc điềukhiển (dù không chính thức) bộ phận cấu thành hay nhân viên trong tổ chức

Trong hệ thống tổ chức chính trị nước ta hiện nay vẫn còn những hạn chế vềtính hệ thống, biểu hiện ở tình trạng tổ chức chồng chéo chức năng, nhiệm vụ; thiếu

sự phối hợp; không ít tổ chức đảng bao biện làm thay, ngược lại một số cán bộtrong tổ chức Nhà nước lại có biểu hiện thoát ly sự lãnh đạo của Đảng, phá vỡnguyên tắc Đảng lãnh đạo, Nhà nước quản lý, nhân dân làm chủ Cần tiếp tục kiệntoàn tổ chức, bộ máy của Đảng và hệ thống chính trị theo yêu cầu của quy luật hệthống, rà soát loại bỏ hoặc kiên quyết không lập ra những tổ chức có chức năng,nhiệm vụ chồng chéo với tổ chức đã có; tách rời cơ quan quản lý Nhà nước ra khỏi

tổ chức sản xuất, kinh doanh; phân định rõ những nhiệm vụ, quyền hạn thuộc chứcnăng lãnh đạo của tổ chức đảng với nhiệm vụ, quyền hạn thuộc chức năng của cơquan Nhà nước

(3) Đối với quy luật cấu trúc đồng nhất và đặc thù của tổ chức

Sự đồng nhất là điều kiện hình thành hệ thống Những phần tử không đồng nhấtkhông thể hợp thành hệ thống Một hệ thống đa chức năng có thể có nhiều tổ chức

có chức năng khác nhau, nhng cũng phải mang tính đồng nhất, ít nhất cũng là đồngnhất về cơ chế quản lý Quy luật này vô cùng khắc nghiệt Nếu ghép những tổ chứckhông đồng nhất với nhau thì không bao giờ hình thành tổ chức mới, mà có khi cònhuỷ hoại cả những tổ chức hợp thành Thực tiễn ở nớc ta nhiều năm qua cho thấy,

do cha tôn trọng quy luật này nên không ít việc tách, nhập tổ chức không mấy thànhcông Tình trạng các bộ của Chính phủ có cả cơ quan làm chức năng quản lý nhànước và cơ quan tổ chức, quản lý sản xuất, kinh doanh; hay một tổ chức cùng lúc cóhai chức năng vừa là sự nghiệp, vừa là sản xuất, kinh doanh là những ví dụ viphạm qui luật cấu trúc đồng nhất của tổ chức

Yêu cầu về tính đồng nhất không loại trừ tính đặc thù của tổ chức Tính đặc thùtạo nên sắc thái của tổ chức, truyền thống của tổ chức Việc tách, nhập quá nhiều vàthường xuyên đổi tên làm cho nhiều tổ chức mất cả truyền thống của mình

(4) Đối với quy luật vận động không ngừng và vận động theo quy trình của tổ chức

Tuân thủ quy luật khách quan này, khi thiết kế tổ chức phải xác định cơ chế vậnhành của bộ máy tổ chức bảo đảm tổ chức vận động không ngừng và theo đúng quytrình đã xác định Trong quá trình vận hành của tổ chức cần có sự điều chỉnh bằngcác quyết định của cấp trên hay của lãnh đạo tổ chức, bảo đảm cho tổ chức vậnđộng và tự điều chỉnh không ngừng

(5) Đối với quy luật tự điều chỉnh của tổ chức

Việc Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XI của Đảng sửa đổi Điều lệ Đảng, quyđịnh: "Ban Chấp hành Trung ương căn cứ tỡnh hỡnh thực tế quyết định chỉ đạo thớ

điểm một số chủ trương mới" là cần thiết để tạo hành lang pháp lý cho việc đổi mới

sự lãnh đạo của Đảng, đáp ứng kịp thời yêu cầu của tình hình mới

Quy luật tự điều chỉnh đòi hỏi phải làm rõ quyền hạn của mỗi cấp trong giới hạncho phép tự điều chỉnh (còn gọi là “hành lang” hợp lý của tổ chức trong quá trìnhđiều chỉnh), xác định rõ chức năng, nhiệm vụ từng cấp, từng tổ chức; phải giaoquyền thật rõ cho mỗi tổ chức và mỗi phần tử của tổ chức để khắc phục tình trạng tổchức không dám tự điều chỉnh hoặc điều chỉnh vợt quá quyền hạn

(6) Đối với quy luật về tính ổn định và bền vững tương đối của tổ chức

Qui luật này đòi hỏi việc xây dựng, điều khiển tổ chức phải bảo đảm tính ổnđịnh của tổ chức, tránh vội vàng, hấp tấp, thay đổi tổ chức khi chưa nghiên cứu đầy

đủ các vấn đề và điều kiện chưa chín muồi Đồng thời phải chú ý khắc phục xu ướng bảo thủ, trì trệ, khép kín của tổ chức

h-1.2 Tiếp tục kiện toàn, sắp xếp lại các cơ quan của Đảng, Nhà nước và các

tổ chức chính trị - xã hội đảm bảo tính hệ thống, đồng nhất, khắc phục tình trạng song trùng, nâng cao hiệu quả lãnh đạo của Đảng trong tình hình mới

Quan điểm về tính hệ thống của các lý thuyết tổ chức, nhất là thuyết Chester

Barnard đó được thực tiễn khẳng định: Mỗi tổ chức là một hệ thống Nó phải được

đối xử như một thể thống nhất bởi vì mỗi bộ phận của nó đều có mối liên hệ với các

bộ phận khác trong hệ thống Bởi vậy, việc kiện toàn, sắp xếp lại các cơ quan củaĐảng, Nhà nước và các tổ chức chính trị - xã hội cần chú ý các vấn đề sau:

Cần tránh huynh hướng đồng nhất Đảng với Nhà nước theo kiểu “Nhà nướctrong Đảng” hay Đảng nhà nước và khuynh hướng tuyệt đối hoá ranh giới giữa bộ

máy đảng và bộ máy nhà nước theo kiểu tách bạch siêu hình bộ máy đảng với bộmáy nhà nước, thậm chí đối lập bộ máy đảng với bộ máy nhà nước Để đổi mới,kiện toàn tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị nói chung và tổ chức, bộ máy củaĐảng nói riêng, điều cơ bản là phải xác định rõ được vị trí, vai trò và chức năng củatừng tổ chức bộ máy thuộc Nhà nước, thuộc Đảng trong quá trình thực hiện quyềnlãnh đạo của Đảng cầm quyền

Cũng cần quan tâm kiện toàn tổ chức bộ máy, nâng cao chất lượng cán bộ các cơquan tham mưu của Đảng Tập trung vào giải quyết những vấn đề chủ yếu như: giảmthiểu và có thể tách hẳn chức năng ra quyết định khỏi chức năng tham mưu để các cơquan này chỉ chuyên về công tác tham mưu (vì hiện nay các cơ quan tham mưu cóquyền quyết định một số việc được cấp ủy giao) Tiếp tục nghiên cứu hoàn thiệnchức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan, cán bộ chủ chốt các cơ quan tham mưu Có

cơ chế và chính sách mạnh để thu hút cán bộ có phẩm chất, năng lực tham mưu vềcông tác tại các cơ quan tham mưu; có thể tổ chức thi tuyển công khai để chọn nhữngngười có khả năng đáp ứng tốt nhiệm vụ tham mưu để đào tạo một cách cơ bản Xây dựng, kiện toàn bộ máy Nhà nước rõ về chức năng, gọn về tổ chức, chuyên

nghiệp và hiệu quả về hoạt động Trong cơ chế kinh tế thị trường, Nhà nước không

thể ôm đồm nhiệm vụ công việc như trước đây Nhà nước ngày nay cần biết giớihạn thẩm quyền của mình, tập trung năng lực giải quyết vào nhu cầu, nhiệm vụ pháttriển mà bản thân nền kinh tế, xã hội và mỗi cá nhân không tự mình giải quyếtđược Từ những chỉ dẫn của lý thuyết cơ cấu tổ chức cho thấy sự phân định rànhmạch quyền hạn và trách nhiệm giữa hệ thống kinh tế, Nhà nước và hệ thống xã hội

là cơ sở để tinh gọn bộ máy nhà nước; nâng cao hiệu quả, hiệu lực hoạt động của bộmáy nhà nước theo đúng các yêu cầu của Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩacủa dân, do dân, vì dân

Để đúng với chức năng, Quốc hội phải tiếp tục được đổi mới mạnh mẽ cả về tổchức và hoạt động để có thể chuyển từ một Quốc hội hoạt động không thườngxuyên sang một Quốc hội hoạt động thường xuyên; từ một Quốc hội hoạt động chủyếu theo đoàn đại biểu sang một Quốc hội hoạt động dựa trên hai trục chính là đạibiểu Quốc hội và các Uỷ ban của Quốc hội; từ một Quốc hội với các hình thức hoạt

động như tham luận, chất vấn và trả lời chất vấn trên các kỳ họp toàn thể sang mộtQuốc hội với các hoạt động tranh luận và điều trần tại các phiên họp của các Uỷ banQuốc hội Để có một Quốc hội như vậy cần thiết phải nâng cao năng lực đại biểuQuốc hội theo hướng vừa đảm bảo cơ cấu đại diện vừa đảm bảo tiêu chuẩn chấtlượng, hạn chế số lượng đại biểu kiêm nhiệm và tiến dần đến chế độ đa số là đạibiểu chuyên trách Đồng thời cần thành lập thêm những Uỷ ban của Quốc hội, tạođiều kiện để các hoạt động của Quốc hội chủ yếu được thực hiện thông qua hoạtđộng thường xuyên của một hệ thống các Uỷ ban.

Chính phủ cần được cơ cấu lại cả nhiệm vụ, chức năng và tổ chức bộ máy đểthật sự là một Chính phủ năng động, đủ khả năng và điều kiện thực hiện đầy đủquyền hạn và trách nhiệm của mình theo luật định Về chức năng, Chính phủ cầntập trung xây dựng hệ thống thể chế nhằm tạo ra cơ chế quản lý vĩ mô thông thoáng

và dân chủ, tránh sa vào ôm đồm, sự vụ, trao quyền mạnh mẽ cho các cấp quản lýhành chính nhà nước Về phương diện tổ chức, bộ máy Chính phủ cần tiếp tục thugọn, phân định rõ thẩm quyền và trách nhiệm giữa tập thể Chính phủ và Thủ tướngChính phủ, giữa Chính phủ và các bộ, ngành, tạo cơ sở pháp lý để đề cao tráchnhiệm và khả năng chủ động sáng tạo của các cơ quan hành chính nhà nước và củamỗi vị trí lãnh đạo, quản lý

Đối với chính quyền địa phương cần cơ cấu lại mối quan hệ giữa cơ quan hànhchính nhà nước và cơ quan đại biểu của nhân dân để có thể xây dựng được một nềnhành chính thống nhất, đồng thời tăng cường cơ sở pháp lý của chế độ tự chủ, tựchịu trách nhiệm của các địa phương, thông qua các giải pháp phân cấp, phân quyềnhợp lý giữa các cấp chính quyền

Khắc phục tình trạng hành chính hoá trong tổ chức và hoạt động của Mặt trận

Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã hội; tăng cường, củng cố tính đại diện và tính

quần chúng của các tổ chức này trong đời sống chính trị đất nước Về tổ chức, sự

đổi mới đối với Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã hội cần tập trung vàocác phương diện sau:

- Trong điều kiện mới, cần nhấn mạnh và phát triển quan điểm: Mặt trận Tổquốc và các tổ chức chính trị - xã hội trước hết và cơ bản là các tổ chức tự nguyện

của quần chúng, thể hiện ý chí, nguyện vọng và lợi ích của các tầng lớp quần nhưngtrong mối quan hệ với Đảng và Nhà nước Trong điều kiện nhất nguyên chính trị,một đảng duy nhất cầm quyền, Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã hộiphải trở thành các yếu tố nòng cốt để thực hiện việc giám sát xã hội đối với quyềnlực của Đảng và Nhà nước, phản biện xã hội đối với đường lối, chính sách củaĐảng, pháp luật của Nhà nước trên nền tảng đối thoại dân chủ, góp phần tạo ra sự

đa dạng dân chủ trong một nền chính trị thống nhất

Để thực hiện được vai trò mới này, Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xãhội không thể tổ chức bộ máy của mình theo mô hình cơ quan nhà nước như lâu nay.Mặt trận Tổ quốc phải được tổ chức đúng với ý nghĩa của một “liên minh chính trị” vàhoạt động như một “diễn đàn chính trị” Cơ cấu tổ chức của Mặt trận Tổ quốc về thựcchất là cơ cấu của các tổ chức thành viên tham gia Mặt trận, do vậy, tổ chức bộ máyhoạt động của Mặt trận Tổ quốc phải thể hiện được đặc điểm của một “diễn đàn”

- Các tổ chức chính trị - xã hội dù được xác định là tổ chức có yếu tố chính trị,nhưng trong tổ chức và hoạt động không quá tập trung vào yếu tố chính trị mà cầnthể hiện đậm nét tính đại diện, tính quần chúng của mình Mô hình tổ chức của các

tổ chức này thật sự là mô hình xã hội, hoạt động trên các nguyên tắc xã hội, vì cácmục tiêu xã hội và phải gắn bó chặt chẽ với các hội viên Mô hình tổ chức của các

tổ chức chính trị - xã hội phải đa dạng và linh hoạt hơn, thích ứng với đặc điểm yêucầu của hội viên, thu gọn các “tổ chức cứng” mở rộng các loại hình tập hợp linhhoạt (các câu lạc bộ, đội, nhóm) hoạt động, đảm bảo hoạt động của các tổ chứcchính trị - xã hội chủ yếu là hoạt động của hội viên chứ không phải chủ yếu là hoạtđộng của các “ban lãnh đạo” các tổ chức; có thể không nhất thiết mỗi tổ chức chínhtrị - xã hội đều tổ chức theo mô hình 4 cấp như các cấp hành chính hiện nay

Đội ngũ cán bộ hoạt động trong các tổ chức Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chínhtrị - xã hội phải thật sự trở thành các nhà hoạt động xã hội, gắn bó với các quá trình vàphong trào xã hội Họ hoàn toàn khác với công chức nhà nước và không thể là côngchức nhà nước Cần phải có hệ thống các chức danh riêng cho đội ngũ cán bộ này, đảmbảo cho họ gắn bó với công tác xã hội và cống hiến cho các mục tiêu xã hội

Trong mối quan hệ với Nhà nước, Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xãhội phải thật sự là các tổ chức độc lập, không phụ thuộc vào Nhà nước về tổ chức,biên chế và tài chính Có như vậy các tổ chức này mới thực sự trở thành đối tác dânchủ của Nhà nước, tổ chức và hoạt động vì lợi ích của hội viên Do vậy, cần có cơchế chính sách để các tổ chức này giữ được vị trí độc lập của mình, đặc biệt là chínhsách về nhân sự và tài chính Các tổ chức này phải thật sự tự chủ về tài chính vớikinh phí hoạt động được cung cấp thông qua quỹ hỗ trợ tài chính từ ngân sách Nhànước và các nguồn hỗ trợ tài chính khác.

1.3 Những chú ý trong kiện toàn, đổi mới tổ chức của Đảng và hệ thống chính trị

* Làm tốt việc phân tích, thiết kế tổ chức

Để làm sáng tỏ tính chất và hoạt động của một tổ chức cần phải phân tích tổchức ra thành các bộ phận cấu thành và phải biết các yếu tố phụ thuộc vào nhaunhư thế nào Cần vẽ thành sơ đồ để cho thấy rõ các yếu tố của một tổ chức và các

bộ phận cấu thành của tổ chức đó Ví dụ, tổ chức của một tỉnh ủy chia thành 5 ban:Ban tổ chức, ban tuyên giáo, ban kiểm tra, ban dân vận, UBKT, văn phòng Các banlại chia thành các phòng Các phòng lại chia thành các tổ

Trong bất kỳ trường hợp nào, người cán bộ tổ chức cũng phải tính toán thiết kế

sơ đồ tổ chức đến nơi đến chốn, tức là một mặt phải phân chia nó thành những yếu

tố chức năng và mặt khác phải coi sơ đồ tổ chức đó là một khối thống nhất của một

số người nhất định Bởi vậy, trong qua trình vận dụng bất kỳ một sơ đồ tổ chức nàotrong đời sống mà nói rằng Ban A được chia thành 3 phòng là chưa đủ Còn phảinói thêm rằng cần có bao nhiêu người để hoàn thành công việc của các phòng,những ai sẽ phụ trách các phòng, họ sẽ làm việc với một biên chế như thế nào, họcần những người nào để giúp việc và thực hiện, và trong những chức năng gì

* Những yêu cầu cơ bản đối với một sơ đồ tổ chức

Câu hỏi đầu tiên người cán bộ tổ chức gặp phải là: một sơ đồ tổ chức có thể thựchiện được đến mức nào nếu không có bất kỳ một sự thay đổi nào Để có thể trả lờiđược câu hỏi này thì cần sự suy nghĩ để kiểm tra sơ đồ và phải làm sáng tỏ nhữngđặc điểm cơ bản của sơ đồ đó

Đối với một sơ đồ tổ chức, có những yêu cầu sau đây: Trước hết nó phải thật sự

rõ ràng và dễ hiểu đối với mọi người Điều đó có nghĩa là chẳng những người cán

bộ tổ chức phải biết rõ sơ đồ đó bao gồm những yếu tố cấu thành nào và những yếu

tố này có quan hệ với nhau ra sao, mà sơ đồ còn phải dễ hiểu đối với mọi ngườitham gia tổ chức

Tính rõ ràng và tính đơn giản của sơ đồ rất có lợi nếu đạt được một tính đồngdạng nhất định trong cấu trúc tổ chức, nếu từng yếu tố riêng biệt của tổ chức đềugiống nhau về cấu trúc bên trong, nghĩa là tổ chức sẽ được chia ra thành một sốphòng tương tự như nhau, các phòng lại chia thành các tổ như nhau Xuất phát từquan điểm xây dựng tổ chức cân đối thì sẽ không đúng, nếu chẳng hạn, trong mộttỉnh ủy, bên cạnh các ban trực thuộc tỉnh ủy lại còn đặt ra một tổ chức nào đó cũngtrực thuộc tỉnh ủy mà không có quan hệ với một ban tương ứng

Vấn đề có ý nghĩa không kém là trong sơ đồ tổ chức cần đặt cho những người cócùng một cương vị như nhau các tên gọi giống nhau, ví dụ, trưởng phòng quản lý, v.v…

Để tạo ra sự thống nhất cần thiết trong tổ chức, một công ty đường sắt rất lớn ởchâu Mỹ đã tiến hành một cuộc cải cách như sau: trước kia trong cơ quan quản lýđường sắt có một số người giúp việc người quản lý với nhiều danh vị khác nhau, ví

dụ, người phụ trách về sức kéo, kỹ sư trưởng, thủ kho, trưởng phòng điện báo,v.v… Ban quản lý đã quyết định bỏ tất cả các danh vị này và gọi tất cả 6 nhân vậtlãnh đạo là những trợ lý quản lý Do đó tất cả giấy tờ trước kia gửi cho từng tên mộtthì nay chỉ đơn giản gửi cho một tên: “trợ lý quản lý” và ở văn phòng tổng hợpngười ta đã ấn định trước công văn ấy cần chuyển cho ai

Đảng ta thực hiện rộng rãi nguyên tắc đồng dạng về tổ chức và yêu cầu của đảngviên tham gia vào một chi bộ nào đó ngay tại nơi họ ở Đảng ta chỉ cho phép tậphợp các đảng viên theo một công thức khác và đặt trực thuộc Ban Chấp hành trungương trong một số trường hợp thật đặc biệt, ví dụ, đảng đoàn Quy định thẻ đảngviên thống nhất là một ví dụ cụ thể về việc cố gắng tiến tới tính đồng dạng cần thiếtcủa các yếu tố tổ chức

Điều quan trọng nữa là phải làm cho những cách công tác chủ yếu của từng yếu tố tổchức cũng giống như nhau, nghĩa là phải được đồng dạng hóa, ví dụ phải làm cho chế độ

trách nhiệm được thực hiện theo một kế hoạch chung, làm cho việc quản lý công tácđược thực hiện như nhau và ngay cả các hình thức bảng biểu cũng cùng một kiểu.

Sơ đồ tổ chức phải được tính toán sao cho công việc kết thúc nhanh chóng,chính xác và tiết kiệm Một khi đã đưa vào hoạt động, tổ chức đó phải hoạt độngnhư một bộ máy tự động mà không cần những thúc đẩy thêm của người lãnh đạo

Nó cần được tính toán để khi một số yếu tố hoặc một số cán bộ lãnh đạo tổ chức bấtngờ bị loại ra thì tổ chức vẫn tìm thấy những lực lượng mới để tự bổ sung và tiếptục hoạt động như một máy tự động

Nếu tổ chức đứng vững trước thử thách như vậy thì điều đó có nghĩa là nó đã đạtmột mức linh hoạt và vững vàng cần thiết và có thể được vận dụng mà không gặpkhó khăn khi các điều kiện hoạt động của nó thay đổi Người cán bộ tổ chức cầnphải suy nghĩ cẩn thận làm sao cho tổ chức có được những phẩm chất đó Cần hiểurằng tính linh hoạt là đặc điểm quan trọng đối với những tổ chức hoạt động trongmột tình huống khẩn trương và luôn biến đổi

Công việc khó hơn cả đối với người cán bộ tổ chức là làm cho kế hoạch tổ chức

về lý thuyết phù hợp với thực tế cụ thể Một kế hoạch tổ chức trước khi được thựchiện thế nào cũng còn có đôi chút sơ sài và thiếu thực tế, nên khó có thể được thựchiện đầy đủ Mặt khác, trong việc xây dựng tổ chức nếu xuất phát từ tình hình đã hìnhthành để lập nên một tổ chức, tổ chức này căn cứ trước hết vào tình hình trước mắt,thì kế hoạch tổ chức nhất định thiếu tính hệ thống và dễ sai lầm Giữa việc vạch sơ đồtrừu tượng với thực tế muôn hình muôn vể thường xảy ra mâu thuẫn như vậy

* Xây dựng tổ chức mới

Xây dựng một tổ chức mới hoặc phân chia mới lại một tổ chức hoặc chuyểnthành từng khối con cần nhiều chi phí và đòi hỏi nhiều thời gian và công sức.Nhưng đây là một cách rất đáng tin cậy và được sử dụng rất thường xuyên để đảmbảo ít nhất trong một thời gian nhất định mọi nguời sẽ tư duy chủ động thay vì xemtiền lệ là chuẩn mực cho hành động Lối suy nghĩ chủ động thường có ở những tổchức mới, đó là lý do giải thích tại sao các ngành kĩ thuật công nghệ cao luôn do cáccác công ty mới đảm trách

Khi xây dựng tổ chức mới cần xác định xem tổ chức được xây dựng ấy có hiệuquả thế nào, quan hệ của nó với các tổ chức liên quan có bị trùng lắp công việc

* Tổ chức lại một tổ chức

Nếu tổ chức lại một tổ chức đã có thì trước hết cần phải nghiên cứu kỹ càng vàchu đáo tổ chức đó Cần vạch ra sơ đồ tổ chức, nêu rõ các nhiệm vụ của tổ chức,chức năng của từng bộ phận cấu thành tổ chức, tính chất mối quan hệ giữa các đơn

vị của tổ chức; tính toán công việc phải làm và tính chất hợp lý của công việc Cũngcần xác định xem tổ chức được xây dựng ấy có hiệu quả thế nào, quan hệ của nó vớicác tổ chức liên quan có bị trùng lắp công việc hay không Cuối cùng cần đặc biệtchú ý xem sơ đồ tổ chức phù hợp với mục tiêu của tổ chức đến mức nào và văn bảnbáo cáo về công việc của tổ chức có đúng với tình hình thức tế của nó hay không Chỉ sau khi đã nghiên cứu cẩn thận một tổ chức mới có thể bắt tay vào cải tạo tổchức đó có kết quả được Cần nhớ việc tổ chức lại thường khó hơn nhiều và đòi hỏitốn kém nhiều sức lực hơn là tổ chức mới vì quá trình tổ chức lại thường có rấtnhiều lực lượng trì trệ ngăn cản thực hiện những biện pháp cải cách

Thực tế cho thấy nên tập trung vào cải tạo những bộ phận quan trọng nhất tronghoạt động của tổ chức Sau khi đã điều chỉnh và tổ chức lại công việc ở đây thì sẽchuyển sang bộ phận khác Sau đó sẽ kiểm tra lại bảo đảm thiết lập mối quan hệđúng đắn giữa các lĩnh vực công tác khác nhau và đưa toàn bộ tổ chức vào nền nếphoạt động thống nhất

* Linh hoạt nhưng không lạm dụng tổ chức tạm thời

Phân chia thành các tổ chức cố định và tạm thời là cần thiết, vì cái đó ảnh hưởng

đến bản thân công việc Các tổ chức tạm thời được lập ra để thực hiện một côngviệc nhất định và thường được hoàn thành trong một thời ggian ngắn Sau khi kếtthúc nhiệm vụ của mình thì các tổ chức đó giải thể Điểm 2 Điều 14 của Điều lệĐảng do Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XI quy định: “Khi cần, cấp uỷ lập tiểuban, hội đồng, tổ cụng tỏc và giải thể khi hoàn thành nhiệm vụ” Để chuẩn bị chođại hội, các tổ chức đảng từ Trung ương đến cơ sở thường lập ra các tiểu ban chuẩn

bị văn kiện, nhân sự, phục vụ Khi có sự việc phức tạp xảy ra cần tập trung xử lý,các cơ quan lãnh đạo thường lập ra các tổ công tác

Khi lập ra các tổ chức tạm thời như vậy cần xác định một cách rõ ràng nhữngnhiệm vụ của chúng, đồng thời phải chỉ rõ thời hạn hoàn thành, thời điểm giải thể

để tránh lạm dụng kéo dài vô thời hạn sự tồn tại của các tổ chức tạm thời

Các tiểu ban tạm thời lập ra nhằm những mục tiêu đặc biệt chỉ nên lập ra trongnhững trường hợp rất hãn hữu Làm khác đi thì hệ thống hoạt động của các tổ chức

cố định sẽ bị rối loạn

Khi có một nhiệm vụ tạm thời được mệnh danh là nhiệm vụ trọng tâm đột xuất

đặt ra thì có ba khả năng tổ chức được đặt ra:

- Trước hết, chúng ta có thể thực hiện nhiệm vụ trọng tâm đột xuất nhờ bộ máy

tổ chức sẵn có mà chỉ cần tăng cường các phòng, ban nào của tổ chức đó lãnh thêmnhiệm vụ ấy Đây là phương pháp hiệu quả nhất nhưng chỉ thực hiện được khi bộmáy tổ chức mạnh

- Thứ hai, có thể lập ra tổ chức chỉ đạo đặc biệt ("bộ ba”, "bộ năm”) để lãnh đạothực hiện nhiệm vụ trọng tâm đột xuất nhưng cũng phải với điều kiện sử dụng các

tổ chức đang hoạt động Trong trường hợp này, "bộ ba”, "bộ năm” hoàn toàn khônglập ra một bộ máy riêng cho mình Hình thức tổ chức này nên áp dụng trong trườnghợp vì lý do nào đó những lãnh đạo cố định của ngành, lĩnh vực hoạt động được coi

là xung kích không hoàn toàn đủ sức bảo đảm được nhiệm vụ nhiệm vụ của họ,hoặc trong những trường hợp việc hoàn thành những nhiệm vụ trọng tâm đột xuất

có thể gây ra mâu thuẫn giữa các tổ chức thực hiện nhiệm vụ đó Trong một số vụ

án đặc biệt nghiêm trọng chúng ta đã thành lập các ban chỉ đạo theo hình thức này

- Thứ ba, có thể lập một tổ chức tạm thời đặc biệt để thực hiện nhiệm vụ trọngtâm đột xuất Ví dụ như chúng ta đã thành lập Ban Chỉ đạo trung ương 6 (lần 2) đểthực hiện Nghị quyết Hội nghị trung ương 6 (lần 2) về đẩy mạnh cuộc vận động xâydựng, chỉnh đốn Đảng, đấu tranh phòng chống tệ quan liêu, tham nhũng, lãng phí.Trong khi làm cần nhớ rằng, tổ chức lại thường khó hơn nhiều và đòi hỏi phảitốn kém nhiều sức lực hơn là tổ chức mới Trong việc tổ chức lại có rất nhiều lựclượng trì trệ ngăn cản thực hiện những cải biến trong muốn của chúng ta

Thường thường đường lối tổ chức lại đúng hơn cả là mạnh dạn cải tạo những bộphận quan trọng nhất trong hoạt động của một tổ chức Chẳng hạn như đôi khingười cán bộ tổ chức có thể gạt hẳn tất cả các bộ phận sang một bên, trừ bộ phận tàichính, hạch toán, để trong mấy tuần lễ đầu tiên và có thể, trong mấy tháng đầu tiêndồn sức chủ yếu vào làm việc trong các lĩnh vực này Sau khi đã điều chỉnh và tổchức lại công việc ở đây thì sẽ chuyển sang bộ phận khác Sau đó sẽ kiểm tra lại và