Chuyên đề 2 phân tích tổ chức cơ cấu tổ chức và thiết kế

Chuyên đề 2 PHÂN TÍCH TỔ CHỨC, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ THIẾT KẾ TỔ CHỨC (5 tiết) 1 PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG CỦA MỘT TỔ CHỨC 1 1 Mục đích, ý nghĩa, quan điểm và nội dung phân tích hoạt động của tổ chức 1 1 1 Mục.

Chuyờn đề 2: PHÂN TÍCH TỔ CHỨC, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ THIẾT KẾ

TỔ CHỨC (5 tiết)

1 PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG CỦA MỘT TỔ CHỨC

1.1 Mục đớch, ý nghĩa, quan điểm và nội dung phõn tớch hoạt động của tổ chức

1.1.1 Mục đớch, ý nghĩa phõn tớch hoạt động của tổ chức

Việc phân tích các hoạt động của tổ chức nhằm những mục

- Xác định cơ sở lý luận và thực tiễn để dự báo tơng lai của

tổ chức (phát triển, mở rộng quy mô, nâng cấp tổ chức; sápnhập, chia tách, giải thể )

- Đề xuất các giải pháp để kiện toàn, nâng cao chất lợng, hiệuquả hoạt động của tổ choc

1.1.2 Những quan điểm chỉ đạo quỏ trỡnh phõn tớch hoạt động của tổ chức

a) Quan điểm hiệu quả

Tính hiệu quả là một tiêu chí cơ bản để đánh giá hoạt độngcủa tổ chức Quan điểm hiệu quả trong phân tích, đánh giáhoạt động của một tổ chức đòi hỏi: không thể đánh giá tổ chứcbằng những việc đã làm trong công tác tổ chức, mà phải đánhgiá tổ chức bằng kết quả, hiệu quả kinh tế, chính trị, xã hội do

tổ chức mang lại Theo đó, khi thiết kế tổ chức, khi quyết địnhmột vấn đề về tổ chức, khi lựa chọn phơng án tổ chức phải lấykết quả, hiệu quả làm thớc đo

b) Quan điểm hệ thống

Quan điểm hệ thống đòi hỏi, khi phân tích, đánh giá hoạt

động của một tổ chức phải xem xét nó trong quan hệ với toàn

hệ thống, trong mối liên hệ phổ biến, không ngừng vận động vàphát triển của toàn bộ hệ thống mà nó thuộc vào

c) Quan điểm khách quan

Quan điểm khách quan đòi hỏi việc phân tích hoạt độngcủa tổ chức phải xem xét tổ chức nh một thực thể khách quan,tồn tại độc lập, không phụ thuộc vào ý chí chủ quan của các chủthể tiến hành phân tích hoạt động của tổ chức Tổ chứcchẳng những tồn tại độc lập, khách quan đối với mong muốn, ýchí của con ngời, mà nó còn vận động, phát triển tuân theo cácquy luật khách quan của tổ chức Nó tồn tại trong vô số các mốiliên hệ bên trong và bên ngoài của tổ chức để tạo thành một hệthống tổ chức có kết cấu chặt chẽ Bởi vậy, khi phân tích tổchức phải hết sức thận trọng, khách quan, tìm cho hết các bộphận, các yếu tố cấu thành tổ chức, các mối quan hệ của nó vàchỉ ra đợc các yếu tố, các mối liên hệ có tính bản chất nhất

d) Quan điểm kế thừa và phát triển

Khi xem xét bất kỳ một loại hình tổ chức nào, để phân tíchhoạt động của nó phải xem xét tổ chức nh một thực thể đangvận động, phát triển Sự phát triển của tổ chức trong trạng tháihiện tại của nó, là kết quả của quá trình phát triển có kế thừanhững thành tựu, cũng nh những hạn chế trớc đó của tổ chức Đó

là quan điểm xem xét biện chứng và khách quan, phù hợp với thựctại phát triển của tổ chức

Tuy nhiên, để phân tích đúng đắn một sự vật buộc phải giả

định tổ chức đang trong trạng thái ổn định tơng đối và tạmthời, phải "cố định" sự vật lại để phân tích Nhng, đó là nhữngthủ pháp t duy đòi hỏi phải làm nh vậy để hiểu rõ sự vật

1.1.3 Những nội dung phõn tớch tổ chức

a) Tính hợp lý trong việc lựa chọn loại hình tổ chức

Khi chọn một loại hình tổ chức nào đó, thì cùng với nó là mộtcơ cấu tổ chức tơng ứng Các loại hình tổ chức lựa chọn gồmcó: trực tuyến, tham mu, chức năng, ma trận, tổng hợp, ủy ban,hội đồng

b) Mức độ áp dụng các trờng phái khoa học

Cổ điển, hệ thống, phân quyền, t nhân hóa, văn hóa tổchức

c) Trình độ thiết kế tổ chức

Căn cứ thiết kế (lý luận, thực tiễn, cơ sở pháp lý, tình huống),quy trình thiết kế, các bớc thiết kế, phân loại công việc, địnhmức công việc, chức danh và ngạch bậc của con ngời trong tổchức

d) Mức độ thực hiện các nguyên tắc, cơ chế vận hành tổ chức

Khi lập ra bất kỳ tổ chức nào, ngời ta đều xác định cho tổchức một hoặc một số nguyên tắc, cơ chế vận hành Bởi vậy,khi phân tích tổ chức phải chỉ rõ: sự thống nhất mục tiêu của

tổ chức đến mức nào; phạm vi kiểm tra giám sát; mệnh lệnh,quyết định của hệ thống điều khiển, lãnh đạo, chỉ huy; sự hòahợp các loại lợi ích trong tổ chức; nguyên tắc, chế độ hoạt độngchung; sự đồng bộ, nhịp nhàng hoạt động của toàn bộ cơ cấu

đ) Năng lực, hiệu lực, hiệu quả tổ chức

Quá trình phân tích cần làm rõ: đầu vào, đầu ra của tổchức; cơ cấu bên trong và cơ chế vận hành của tổ chức; những

điểm mạnh, điểm yếu của tổ chức; những thời cơ, thuận lợi vànguy cơ, thách thức của tổ chức

1.2 Phương phỏp phõn tớch hoạt động của tổ chức

Để phát triển các tổ chức xã hội, cần thờng xuyên phân tích

đúng đắn các hoạt động của nó để nhận rõ những thuận lợi,

khó khăn, mặt mạnh, mặt yếu và những bất ổn của tổ chức

để có kế hoạch khắc phục, điều chỉnh Trớc khi nghiên cứu cácphơng pháp phân tích tổ chức, cần nhận rõ lô-gích của quátrình phát triển tổ chức (xem sơ đồ 2) sau đây:

Bắt đầu từ vòng tròn thứ nhất (1) Đây là một tổ chức vừa

đ-ợc lập ra hoặc mới đđ-ợc thay đổi điều chỉnh, đang vận hànhtrong thực tế Quá trình vận hành nảy sinh những bất ổn, trụctrặc cần đợc phân tích, nhận thức Đối với vòng tròn thứ hai (2),các nhà quản lý và các chuyên gia tiến hành chẩn đoán bệnh của

tổ chức bằng cách phân tích hoạt động của nó Quá trìnhchuẩn đoán nhằm xác định nguyên nhân của những bất ổnnảy sinh Vòng tròn thứ ba (3) đã xác định đợc những nguyênnhân làm nảy sinh bất ổn, từ đó có căn cứ để lập kế hoạch giảiquyết vấn đề Vòng tròn thứ t (4), lập kế hoạch để giải quyếtnhững vấn đề bất ổn nảy sinh Quá trình giải quyết bất ổn là

quá trình điều chỉnh, xác lập lại, chuẩn hóa và hợp pháp hóa cácyếu tố đã đợc điều chỉnh Từ đó tạo ra một tổ chức mới khác tr-

ớc, vòng tròn thứ nhất (nói ở trên)

Nh vậy, quá trình phân tích hoạt động của tổ chức nằm ởtất cả các khâu của quá trình phát triển tổ chức, nhng tập trungchủ yếu ở khâu chuẩn đoán bệnh (2) và khâu xác định vấn

đề của tổ chức (3) Dới đây là một số phơng pháp phân tích

tổ chức chủ yếu sau:

1.2.1 Phương phỏp phõn tớch thực trạng của tổ chức

Phân tích thực trạng của tổ chức đòi hỏi: một là, khi phân

tích phải làm rõ những mặt mạnh, những nhân tố tích cực,những yếu tố hỗ trợ, thúc đẩy và chỉ rõ những điểm yếu,những nhân tố chi phối, cản trở, gây bất ổn và làm suy giảm

hiệu lực, hiệu quả của tổ chức; hai là, phân tích, làm rõ những

cơ hội và những nguy cơ, thách thức đối với tổ chức

1.2.2 Phơng pháp phân tích xơng cá

Phơng pháp phân tích xơng cá là phơng pháp phân tích các

tổ chức xã hội đợc xem nh phân tích một bộ xơng cá Bộ xơngcá có xơng đầu, xơng mình và xơng đuôi (xem biểu đồ 3)

Biểu đồ 3

Phần xơng nào cũng đều cần thiết và quan trọng, tuy nhiênxơng đầu đợc xem là quan trọng nhất, vì nó chứa não bộ, cơquan chỉ huy, điều khiển sự sống và vận động của con cá Việcphân tích cơ cấu tổ chức xã hội của con ngời cũng vậy, trong cơcấu tổ chức tuy có nhiều bộ phận với vị trí, vai trò, chức năngnhiệm vụ khác nhau, nhng bao giờ cũng có những bộ phận giữ

vai trò quan trọng nhất, có tác dụng quyết định chi phối các bộphận khác.

1.2 3 Phơng pháp phân tích hệ thống

Phơng pháp phân tích hệ thống xem xét tổ chức nh một cấutrúc chặt chẽ, giữa các bộ phận bên trong của tổ chức có mốiquan hệ lẫn nhau, chi phối và ràng buộc nhau, không ngừng vận

động và biến đổi Tuy nhiên, khi phân tích tổ chức, chúng tatạm thời xem xét cơ cấu tổ chức trong trạng thái tĩnh, bóc táchtừng bộ phận, từng mối quan hệ để nhận thức rõ bên trong cơcấu tổ chức Sau đó tổng hợp lại, nhìn nhận toàn bộ cấu trúc

đang trong quá trình vận động có đầu vào tổ chức và đầu racủa nó là các mục tiêu, nhiệm vụ cần thực hiện Nếu đầu ra của

tổ chức - các mục tiêu và nhiệm vụ không đạt đợc, tất phải cónguyên nhân từ bên trong tổ chức Các mối quan hệ bên ngoài

tổ chức, giữa tổ chức này với tổ chức khác, tuy không giữ vai tròquyết định nhng không thể không xem xét đến Bằng phơngpháp phân tích nh vậy, chúng ta hiểu đợc toàn bộ tổ chức, cũng

nh những bộ phận có vấn đề để khắc phục điều chỉnh

1.2.4 Phơng pháp so sánh mức độ đạt mục tiêu của tổ chức

Bất kỳ một tổ chức nào đợc lập ra, hoặc tự phát hình thành,

đều có mục tiêu hoạt động của nó Đó là lý do tồn tại của tổchức Việc phân tích tổ chức theo phơng pháp so sánh mức độ

đạt mục tiêu bắt đầu từ việc so sánh mục tiêu tổng thể, đặt ra

từ ban đầu (khi thiết kế, khi tái lập, khi bổ sung điều chỉnh ).Nếu mục tiêu ban đầu và kết quả thực hiện phù hợp nhau cónghĩa là tổ chức hoạt động hợp lý, hiệu quả cao Ngợc lại, nếuhoạt động thực tiễn không thể đạt tới mục tiêu ban đầu thì cầnxem xét lại mục tiêu đặt ra, cũng nh xem xét lại tính hiệu quảcủa tổ chức

Việc duy trì và quản lý sự phát triển của tổ chức bằng cácmục tiêu là một phơng thức quản lý khoa học, dân chủ, phát huy

đợc sức sáng tạo của quần chúng trong thực tiễn Tuy nhiên, để

so sánh mức độ đạt mục tiêu, phải có đợc hệ thống các mục tiêu

rõ ràng, chuẩn mực làm căn cứ Ví dụ: các tổ chức phải có mụctiêu cơ bản chủ yếu; các mục tiêu phải đợc định dạng và xác

định rõ chủ đề; các mục tiêu phải tơng đối đầy đủ; các mụctiêu phải đợc sự nhất trí, đồng tình; quá trình vơn tới mục tiêuphải đạt đợc tiến bộ đáng kể

1.3 Những yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức

Từ thực tiễn công tác tổ chức ngời ta nhận thấy, một tổ chức

đợc thiết kế hợp lý, khoa học, có chức năng và nhiệm vụ rõ ràng,

có mục tiêu rất cụ thể, không chồng chéo, trùng lắp các hoạt

động của bộ phận này với bộ phận khác cha chắc tổ chức đó

đã đạt đợc các mục tiêu dự kiến nếu nhân tố con ngời - đội ngũcán bộ, nhân viên hoạt động trong tổ chức - không có trình độchuyên môn cần thiết, thiếu nhiệt tình sáng tạo; cán bộ không

đủ năng lực quản lý điều hành Để một tổ chức hoạt động hiệuquả, có năng suất và chất lợng tốt, cần tìm ra các yếu tố chủyếu, giữ vai trò quyết định tác động đến hoạt động của tổchức ấy

Những yếu tố sau đợc xem là những yếu tố chủ yếu tác động

đến hoạt động của tổ chức:

a) Nguồn nhân lực của tổ chức

Nguồn nhân lực của tổ chức bao gồm cán bộ, nhân viên hoạt

động trong tổ chức Để tổ chức hoạt động có hiệu quả nhấtthiết phải sử dụng và phát triển nguồn nhân lực có trong đơn

vị Việc phát triển nguồn nhân lực thờng bao gồm các nội dungcông tác sau: bồi dỡng, đào tạo cán bộ, nhân viên, những tri thức

và kinh nghiệm phù hợp với công việc họ đang làm và sẽ làm; sắp

xếp, bố trí sử dụng cán bộ phù hợp với khả năng của họ; định mứclao động cho cán bộ, nhân viên; kịp thời động viên khen thởngthành tích công tác cũng nh cảnh báo, ngăn chặn những khuynhhớng tiêu cực; tạo bầu không khí làm việc thân thiện, quan hệlành mạnh và có tính xây dựng trong tổ chức.

b) Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức đợc thiết kế phù hợp với mục tiêu, nhiệm vụchủ yếu của tổ chức Sự phân công, sắp xếp các bộ phận, cácyếu tố cấu thành tổ chức, quyền và trách nhiệm của từng chứcdanh trong cơ cấu tổ chức đó đều là những yếu tố trực tiếptác động đến hiệu quả hoạt động của tổ chức Bởi vậy, khithiết kế xây dựng tổ chức phải đặc biệt chú ý các vấn đề sau:

- Xác định thật rõ nhiệm vụ, phạm vi hoạt động, thời gian cóhiệu lực của các bộ phận thành viên; tránh sự chồng chéo, trùnglắp chức năng hoạt động giữa các bộ phận đó

- Xác định đúng, đủ số ngời hoạt động trong từng bộ phậncấu thành tổ chức, đồng thời giao nhiệm vụ rõ ràng, giao quyền

và đòi hỏi trách nhiệm tơng xứng với quyền đợc giao cho cácthành viên của tổ chức

- Cơ cấu tổ chức phải tạo điều kiện cho việc tiếp nhận, xử lýthông tin giữa các bộ phận trong cơ cấu tổ chức Thông tin phảiluân chuyển, phản hồi và thông suốt từ ngời lãnh đạo, quản lý

đến nhân viên và ngợc lại

c) Cơ chế hoạt động và thủ tục giải quyết công việc

Cơ chế hoạt động và các thủ tục giải quyết công việc của tổchức thực chất là các quy định đặt ra bảo đảm cho toàn bộ tổchức hoạt động hiệu quả, thực hiện cho đợc các mục tiêu của tổchức Những quy định này có thể là do cơ quan cấp trên định

ra, nhng cũng bao gồm cả những quy định có từ khi thiết kế tổchức Những quy định hoạt động của tổ chức tác động trên hai

phơng diện Thứ nhất,, nó tác động trong nội bộ tổ chức, đến các bộ phận và nhân viên cấu thành tổ chức Thứ hai, nó tác

động đến các đối tợng bên ngoài tổ chức nh: đến công dân vàcác tổ chức chính trị, xã hội, kinh tế, khoa học Nếu những quy

định về cơ chế hoạt động, về thủ tục mang tính hành chínhcủa tổ chức không đúng, không hợp lý thì khó có thể hy vọng

tổ chức đó hoạt động có hiệu quả

d) Phong cách của ngời quản lý, lãnh đạo trong tổ chức

Trong bất kỳ tổ chức nào, ngời lãnh đạo, quản lý, đều luônluôn có xu hớng in dấu ấn sâu đậm lên tổ chức - nơi họ sống vàcông tác Họ là ngời chịu trách nhiệm trớc cấp trên về hoạt độngcủa tổ chức và chịu trách nhiệm trớc cấp dới về đời sống và sựtiến bộ của họ

Nhìn chung, nội dung hoạt động quản lý bao gồm: ra quyết

định quản lý; tổ chức thực hiện quy định và kiểm tra đánh giáviệc tổ chức thực hiện quyết định Để làm đợc nh vậy, ngờiquản lý (lãnh đạo) cần phải:

- Phân công nhiệm vụ, quyền hạn cho các bộ phận cấu thành mộtcách hợp lý, rõ ràng

- Bố trí sắp xếp cán bộ phù hợp với phẩm chất, năng lực và sởtrờng của họ

- Ra các quyết định mang tính nội bộ về trách nhiệm, quyềnhạn xử lý công việc, cách thức xử lý công việc nhằm tạo ra một bộmáy làm việc hiệu quả nhịp nhàng, ăn khớp giữa các bộ phận

đ) Môi trờng làm việc của tổ chức:

Môi trờng làm việc của tổ chức là kết quả của sự bố trí, sắpxếp các bộ phận, các yếu tố cấu thành tổ chức Nếu sự sắp xếpcác bộ phận bên trong của tổ chức hợp lý, khoa học; việc bố trí sửdụng cán bộ nhân viên phù hợp với năng lực, sở trờng của họ thì

tổ chức đó sẽ tạo ra môi trờng làm việc tốt Môi trờng làm việc

này là kết quả trực tiếp của các mối quan hệ tạo ra trong tổchức, nó không ngừng vận động, biến đổi theo cả hai chiềuthuận và nghịch Nó không nhất thành bất biết.

e) Cơ sở vật chất, phơng tiện làm việc của tổ chức

Cơ sở vật chất, phơng tiện làm việc là yếu tố cấu thành cơcấu tổ chức Tổ chức không thể hoạt động bình thờng nếuthiếu các điều kiện vật chất tối thiểu nh: trụ sở làm việc, phơngtiện thông tin hỗ trợ, tiền lơng và các loại phí chi trả cho cán bộ,nhân viên Đầu t cơ sở vật chất cho tổ chức là đầu t điều kiệnkhách quan tất yếu để tổ chức thực hiện mục tiêu của nó

1.4 Cỏc giải phỏp nõng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức

1.4.1 Sắp xếp, thay đổi cơ cấu tổ chức

Củng cố, kiện toàn tổ chức là biện pháp đợc vận dụng phổbiến trong thực tiễn tổ chức Bất kỳ một tổ chức nào, sau mộtthời gian hoạt động đều bộc lộ những điểm mạnh, điểm yếu,những mặt hợp lý và bất hợp lý, đòi hỏi phải đợc củng cố kiệntoàn để thực hiện tốt mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức Việccủng cố kiện toàn tổ chức thờng đợc làm nh sau:

- Bố trí sắp xếp lại các bộ phận trong tổ chức, điều chỉnhnhân sự, đổi mới trang thiết bị, phơng tiện làm việc

- Thay đổi phơng thức hoạt động, đề xuất các quy định mới,

bổ sung quy định cũ

- Chuyển đổi tính chất, nội dung hoạt động, bổ sung nhiệm

vụ mới cho tổ chức

Hoàn cảnh khách quan luôn biến đổi, nhiệm vụ của tổ chức

có sự vận động phát triển đòi hỏi tổ chức phải đổi mới, hoànthiện là lẽ tự nhiên, song tổ chức khi đã đợc lập ra thờng cókhuynh hớng "bảo thủ" so với sự phát triển của thực tiễn Tổ chứcluôn muốn duy trì tình trạng vốn có của nó, bởi vậy khi củng cố,kiện toàn tổ chức phải có sự nghiên cứu, chuẩn bị rất kỹ về mặt

lý luận cũng nh kế hoạch tổ chức thực hiện và điều kiện bảo

đảm

1.4.2 Phân cấp, phân quyền, giao quyền và ủy quyền

Phân cấp, phân quyền thực chất là sự phân chia quyền lực

trong tổ chức để bảo đảm tổ chức hoạt động có hiệu quảnhất Xu hớng chung vốn tồn tại khách quan trong các tổ chức làtập trung quyền lực và phân chia quyền lực Nhng, việc tậpquyền và phân quyền đến mức nào lại không thể căn cứ vàonguyện vọng chủ quan của ngời quản lý, lãnh đạo, nếu muốn tổchức hoạt động bình thờng và hiệu quả Việc phân quyền vàtập quyền phải dựa trên cơ sở tầm quản lý hiệu quả của tổchức Khoa học tổ chức hiện đại cho rằng: số cấp dới lý tởng đốivới mọi chức vụ giám sát là bốn và ở cấp tổ chức thấp nhất, điều

họ phải đảm đơng là chịu trách nhiệm về việc thực hiệnnhững công việc cụ thể và không phải chịu trách nhiệm về sựgiám sát của những ngời khác thì con số này có thể là tám haymời hai Nói chung, tầm quản lý càng rộng thì tình trạng quá tảitrong quản lý càng tăng, ngời quản lý khó tập trung vào quản lýnhững vấn đề cốt yếu nhất Nhng, nếu tầm quản lý hẹp, tránh

đợc sự quá tải trong quản lý sinh ra nhiều cấp quản lý trung gian,tạo ra sự quá tải về mặt tổ chức Bởi vậy, cần cân nhắc haikhuynh hớng phân cấp quản lý này để có tầm quản lý hiệu quả

Rõ ràng là, nếu tập trung quá cao quyền lực vào một cấp quản lý(hoặc một ngời sẽ dẫn đến bao biện, quá tải, chìm ngập trongcông việc quản lý, không nhìn rõ đợc những vấn đề trọng tâm,cốt yếu của toàn bộ tổ chức

Khi đã phân cấp về mặt tổ chức thì cũng phải phân quyền.Nếu phân cấp mà không phân quyền thì việc phân cấp không

có ý nghĩa thực tiễn gì, cũng giống nh việc giao chức vụ mà

không giao quyền hạn cho một ngời nào đó thì việc giao chức

vụ không có ý nghĩa thực tiễn gì

Giao quyền và ủy quyền đợc tiến hành đối với những con ngời

cụ thể Quyền hạn phải gắn với trách nhiệm tơng xứng và cụ thể.Chỉ có trách nhiệm của những cá nhân mới có ý nghĩa thựctiễn, còn trách nhiệm của tập thể là trách nhiệm trừu tợng, phải

đợc quy trách nhiệm đó cho từng ngời trong tập thể

ủy quyền là giao cho ngời khác sử dụng một số quyền của mộtchủ thể nào đó đã đợc tổ chức quy định Việc giao quyền và

ủy quyền đều có điểm chung, thống nhất là giao cho ngời khác

sử dụng những quyền hạn của một chủ thể xác định Tuy nhiêntrên thực tế, ngời ta thờng hiểu: giao quyền là giao trọn vẹn đầy

đủ quyền hạn cho một chức vụ nào đó trong tổ chức Chức vụcần phải có những quyền hạn ấy, đã đợc tổ chức cấp trên quy

định Còn ủy quyền là thực hiện những quyền không thuộcchức vụ mà nó vốn có trong tổ chức, ủy quyền là tạm thời, có

điều kiện Dù ủy quyền hay giao quyền, thì quá trình giaoquyền từ chủ thể này đến chủ thể khác đều phải:

- Giao nhiệm vụ

- Giao quyền hạn

- Xác định trách nhiệm đối với quyền hạn đợc giao (quyền hạnphải tơng xứng trách nhiệm)

- Xác định kết quả phải đạt đợc khi thực hiện nhiệm vụ

Việc giao quyền, ủy quyền phải đợc thể hiện trên văn bản cụthể, tạo thuận lợi cho quá trình thực hiện các quyền đợc giao vàkiểm tra việc thực hiện

1.4.3 Tôn trọng các nguyên tắc hoạt động của tổ chức

và sự phối kết hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong cơ cấu tổ chức

Đối với bất kỳ một tổ chức nào, để hoạt động bình thờng, đạthiệu quả mong muốn, đều phải hoạt động tuân theo nhữngquy định mang tính nguyên tắc Có những quy định cho toàn

bộ tổ chức, gọi là nguyên tắc chung, nhng cũng có những quy

định chỉ áp dụng cho một số bộ phận trong cơ cấu tổ chức, tùytheo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận đó Tất cả các

bộ phận của tổ chức đều vận hành tuân theo những nguyêntắc chung, những quy định, những nguyên tắc đặc thù phảiphục tùng nguyên tắc chung Do có những nguyên tắc chung chiphối sự vận hành của tổ chức, nên giữa các bộ phận, tuy có sựkhác nhau về chức năng, nhiệm vụ, hình thức tổ chức và cơchế vận hành, nhng vẫn hớng vào thực hiện mục tiêu chung củatoàn bộ tổ chức Nguyên tắc hoạt động chung, mục tiêu nhiệm

vụ chung là nhân tố chủ yếu gắn kết toàn bộ cơ cấu tổ chứcphức tạp lại với nhau Tuy vậy, nếu chỉ dựa vào nguyên tắcchung, trong khi các bộ phận còn cần phải tuân theo những quy

định - nguyên tắc đặc thù, những chức năng riêng - thì cơ cấu

tổ chức vẫn cha thể gắn kết chặt chẽ, vận động linh hoạt vàuyển chuyển trong thực tiễn Tổ chức còn đòi hỏi các bộ phậnphải chủ động phối kết hợp hoạt động chặt chẽ với nhau, trao

đổi thông tin, giúp đỡ về nhân lực, vật lực, hỗ trợ các chức năng,nhiệm vụ cho nhau khi cần thiết

1.4.4 Đào tạo bồi dỡng nhân lực, giáo dục nâng cao tinh thần làm việc, ý thức trách nhiệm và đoàn kết cho các thành viên trong tổ chức

Con ngời là nhân tố trung tâm, năng động và giữ vai tròquyết định trong bất kỳ một loại tổ chức xã hội nào Khi cầnthiết con ngời lập ra tổ chức, điều hành tổ chức hoạt động, khikhông cần thì giải tán, xóa bỏ tổ chức Song đến lợt mình,những cá nhân riêng lẻ, khi tham gia vào một tổ chức nhất định

lại chịu sự ràng buộc chi phối của tổ chức Tổ chức là sản phẩmcủa ý trí, nghị lực, số đông ngời tạo thành Do vậy, khi đã thành

tổ chức, tổ chức quyết định trở lại đối với mỗi thành viên Mỗi cánhân con ngời, mỗi thành viên của tổ chức trở nên mạnh mẽ hơnkhi đứng trong tổ chức Đứng ngoài tổ chức, con ngời trở nênyếu ớt, không có đủ sức mạnh để mu cầu hạnh phúc, tự do, dânchủ và công bằng xã hội

Bởi vậy, để nhân sức mạnh của con ngời lên phải xây dựng

tổ chức thật sự vững mạnh, để xây dựng tổ chức vững mạnhphải đào tạo, bồi dỡng, giáo dục, chăm lo cho những con ngời hoạt

động trong tổ chức Đây là hai mặt của quá trình phát triển tổchức có quan hệ biện chứng với nhau

Việc chăm lo đào tạo bồi dỡng cho con ngời thuộc về chínhsách đầu t cho con ngời để phát triển tổ chức Chính sách đóbao gồm một loạt khâu công tác gắn bó chặt chẽ với nhau, từviệc: tuyển chọn cán bộ, nhân viên; bố trí sử dụng cán bộ nhânviên phù hợp với năng lực, sở trờng của họ; đào tạo, bồi dỡng nhânlực; tạo cơ hội thăng tiến trong cơ cấu tổ chức; động viên, khenthởng, đãi ngộ xứng đáng với những đóng góp của cán bộ, nhânviên cho tổ chức

Chính sách đầu t cho con ngời đúng đắn, tự nó là nguồn

động viên tinh thần to lớn cho toàn thể cán bộ nhân viên hoạt

động trong cơ cấu tổ chức, do vậy là cơ sở để bảo đảm cho

tổ chức hoạt động ngày càng có hiệu quả cao

2 CƠ CẤU TỔ CHỨC, THIẾT KẾ TỔ CHỨC

2.1 Cơ cấu tổ chức xó hội

2.1.1 Khỏi niệm

Mỗi tổ chức đều có thể đợc xem xét dới góc độ cơ cấu bêntrong của nó và mỗi hệ thống tổ chức lại đợc cấu thành bởi nhiều

hệ thống nhỏ hơn, có kết cấu bên trong phù hợp với mục tiêu, tínhchất nhiệm vụ của hệ thống mà nó thuộc vào

Cơ cấu tổ chức xã hội là một chỉnh thể gồm các bộ phậnthành viên có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệmkhác nhau cấu thành, giữa chúng có mối quan hệ phụ thuộc lẫnnhau, đợc bố trí sắp xếp thành từng cấp, từng khâu cùng hoạt

động hớng vào mục tiêu chung đã định

Quan niệm nh trên về cơ cấu tổ chức xã hội, trớc hết, cầnthống nhất nhận thức ở ba điểm sau đây:

Một là, mỗi cơ cấu tổ chức xã hội thờng bao gồm nhiều bộ

phận hợp thành, mỗi bộ phận đợc xem nh một cơ cấu thành viên

có mục tiêu riêng, nhng cùng hớng vào thực hiện mục tiêu chungcủa toàn bộ cơ cấu (tổ chức lớn)

Hai là, mỗi bộ phận thành viên của cơ cấu tổ chức (lớn) có tính

độc lập tơng đối, có chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, tráchnhiệm nhất định

Ba là, trong mỗi cơ cấu tổ chức, có các tuyến quan hệ cơ

bản Thông thờng, có hai tuyến quan hệ chính sau đây: tuyếnquan hệ ngang và tuyến quan hệ dọc Tuyến quan hệ ngang thểhiện mối quan hệ giữa các bộ phận cùng cấp độ, giống hoặckhác nhau về chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận đồng cấp.Giữa chúng (các bộ phận đồng cấp) không thể hoạt động tốtnếu không liên hệ chặt chẽ nhau về thông tin, về sự phối hợphoạt động hớng về mục tiêu chung Tuyến quan hệ dọc nhằmbảo đảm sự phục tùng theo thứ bậc của các cấp tổ chức, từ caoxuống thấp Nếu các bộ phận của cơ cấu tổ chức chỉ có liên kếtngang mà không có liên kết dọc, thì dù có chia tổ chức theo thứbậc, theo mức độ u tiên, tổ chức ấy vẫn không có hình thù,không có trung tâm lãnh đạo, quản lý hay điều khiển Liên kết